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Los Servicios Generales en la empresa moderna (página 2)




Enviado por Manuel Antonio Pulgar



Partes: 1, 2

Como podemos observar, Los SG dentro de la
organización cumple un papel fundamental, para el
funcionamiento de la organización, por lo cual se hace
cada día más necesario la profesionalización
de este departamento. Ya que es tomado como la cenicienta de la
organización, pero la correcta utilización de los
recursos materiales, servicios, la equitativa distribución
del recurso humano, hace que este departamento sea más
eficiente y reduzca los gastos de la organización. Este
manual de instrucción se basa en la experiencia acumulada,
por más de 15 años en empresas de diferentes
áreas, desde manufacturas, servicios, seguros,
telecomunicaciones, etc. Donde se han aplicado las
técnicas administrativas, de gestión y control, con
certificaciones obtenidas en de ISO 9000, donde los departamentos
aprenden a documentar, planificar y controlar todas sus
actividades además se reorientar la verdadera funciones e
importancia del departamento de Servicios Generales dentro de la
Organización, amigo lector le invitamos a cambiar el
paradigma y hacer de nuestro departamento un modelo a seguir de
organización y eficiencia administrativa.

Servicios
Generales en la empresa moderna

Los SG en la empresa moderna, cobra cada día
mayor importancia, hasta hace unos años era considerado la
cenicienta de la organización, pero cada día se
hace más indispensable para el funcionamiento de las
empresas, manufactureras, prestadoras de servicio y gobierno,
grandes o medianas, hasta el punto que se hace necesario elevarla
de nivel, ya que es el apoyo logístico para las
actividades de los distintos departamentos de la
organización.

Como también es cierto este departamento crece
según va creciendo la organización, ¿pero de
que forma ha crecido?, ¿Cómo se han formado los
departamentos de SG?, ¿Quién ha dirigido estos
departamentos?, ¿Por qué surge la necesidad de
hacerlos más eficientes?, ¿Por qué se hace
necesario capacitar al personal de SG?, ¿en que contribuye
los SG al funcionamiento optimo de la empresa y a reducir
gastos?,

Estas y otras preguntas nos hacemos quienes hemos tenido
esta responsabilidad de dirigir este departamento en la
organización, y nos hemos encontrado con el desastre
administrativo más grande, que nadie sabe nada, ni donde
está, que fue lo que se hizo o se dejo de hacer, donde
esta la información de los proveedores de servicios,
facturas y pare de contar, además por ser la cenicienta
también los recursos para nuestra parte administrativa
también son escasos ya que para los demás entes
estos no son necesarios , pero a la hora de pedir cuentas salimos
muy mal parados, y trabajamos con las uñas, hay muchos
casos que ni una computadora auque sea viejita contamos, tampoco
en los desarrolladores de sofwere administrativos aparecemos, y
entre otras cosas amigo lector las cuales ha vivido en este
departamento, además de llevar sobre los hombros un peso
grande de que todo lo malo el culpable es SG.

Bueno podemos definir a los SG como el apoyo de
logístico de la empresa, organización,
fábrica, etc. El cual interactúa con el cliente
final (llámese caliente final a todos los miembros que
conforman la organización, y visitantes) de manara de
garantizar que el ambiente de trabajo se desarrolle en forma
organizada, eficiente, en armonía y estimule al trabajador
a la excelencia, a la empresa mostrar su calidad y
prestigio.

Como pueden analizar en la definición anterior,
los SG son un elemento importantísimo en la
organización, ya que de nuestro buen trabajo dependen que
los demás hagan el suyo más eficiente, sobretodo en
cuidar todos los detalles, de manera que el empleado se sienta
cómodo y bien atendido en sus necesidades, (ojo no
confundir necesidades con caprichos), para ello se da a conocer
en toda la organización cuales son las responsabilidades
de los SG, de manara que hacer entender que el personal de SG, no
es el que tiene que buscar el desayuno, hacer los pagos de
servicios a los empleados, sacar las fotocopias etc. Es decir el
sirviente de un particular, para esas actividades individuales la
empresa no esta pagando a ese empleado lo que representa una
perdida del recuso humano.

La
organización de Servicios Generales

La organización del departamento, gerencia o la
definición que tiene esta actividad dentro de la
organización, varia dependiendo del tamaño y del
volumen de actividades propias de la empresa organismo, o
sociedad, en la mayoría de las empresas este depende de la
gerencia de compras, administración , recursos humanos o
de mantenimiento, en escasas empresas estas tienen
autonomía, pero de igual forma si somos los responsables
de esta actividad debemos tener nuestro propio organigrama y
definir cada una de las funciones que lo miembros que la
integran.

Para desarrollar este tema podemos citar una
organización típica de manera que sirva de
orientación para el desarrollo de nuestro propio
organigrama.

Para organizar nuestro departamento es necesario tener
presente los siguientes aspectos:

Misión y visión de la
compañía.

Valor y visión del departamento

Funciones y atribuciones del departamento

Áreas de acción y
responsabilidades

Definición
de las actividades de SG

Con esta recopilación de información
procederemos definir y determinar las funciones y
responsabilidades del personal.

  • a) El encargado del departamento: este tiene
    como responsabilidad del funcionamiento optimo de todas las
    áreas de la compañía y mantener un
    ambiente adecuado para que el personal de la empresa preste
    su mejor servicio. Además de planificar las
    actividades, de mantenimiento preventivo y correctivo,
    contratación de servicios, control de gestión,
    evaluación de proveedores de servicios,
    supervisión de personal interno y contratado a
    terceros, etc. Además de implementación de
    políticas se seguridad física industrial, y de
    ahorro de recursos en la organización

  • b) Jefes o supervisores : estos son los
    encargados de realizar, ejecutar todas las actividades
    programadas a su área de acción, así
    como llevar el control en el cumplimiento de las metas por el
    personal bajo su cargo ( reporta al gerente o encargado del
    departamento)

  • c) Personal ejecutor es el que esta de forma
    directa con los clientes internos y ejecutan la acción
    la cual son supervisado por los jefes de su área y su
    responsabilidad se limita a la acción para la cual fue
    asignado no pudiendo realizar otra actividad sin que sea
    autorizado por su supervisor.

Esto no es una receta de cocina y que la misma depende
del tamaño de la organización y del movimiento de
la misma, simplemente es una guía, esto se puede englobar
en máximo 3 jefaturas supervisoras para le ejemplo
anterior, en otras organizaciones puede llegar a mas 10 y se
puede manejar hasta mas de 500 personas.

Conclusiones

Podemos concluir que los Servicios Generales son la
pieza fundamental para el funcionamiento de toda
organización, bien sea grande o pequeña de
manufactura o de servicios, siempre la responsabilidad de los
Servicios Generales es propiciar el mejor ambiente de trabajo, el
servicio al cliente y la mejor imagen a nuestros trabajadores
como a nuestros visitantes, aunque estemos detrás de la
organización, sin los SG, la empresa no puede realizar sus
actividades, ya que nos compete desde la limpieza , la seguridad
física de nuestros trabajadores, clientes, y del
patrimonio de la organización, mejorar los procesos de
ahorro de recursos, y velar por el correcto uso de las
áreas y materiales de oficina, talleres, depósitos,
almacenes, etc., por eso se hace cada día más
importante la especialización en esta área ya que
la misma es siempre ocupada por personal de bajo nivel y a la
cual se le debe diseñar sistemas y procedimientos que
hagan de este departamento mas eficiente acorde con la
evolución de la empresa moderna.

Bibliografía

  • 1. Centro de investigación y Estudios
    Avanzados del Instituto Politécnico Nacional
    México , Departamento de Servicios Generales…..
    año 2009. Pagina Web WWW.cinvestav.mx.

  • 2.  L.Tawfik y A.M. Chauvel,
    Administración de la Producción, Editorial
    Interamericana, México 1984.

  • 3. Weston Coperland, finanzas en
    administración, Octava Edición volumen 1, Mac
    Graw Hill 1991

Seminario de Técnicas de Gestión de los
Servicios Generales en la Empresa Moderna.

 

 

Autor:

Econ. Manuel A. Pulgar

Partes: 1, 2
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