Reforzar el rol del Archivo General de la
Nación como órgano rector del Sistema Nacional
de Archivos y mejorar el funcionamiento del mismo, velando
por la conservación y custodia del patrimonio
documental de la Nación.Asegurar la atención y bienestar de los
cesantes y jubilados del Archivo General de la
Nación.
2.2 PARCIALES
Mejorar la eficiencia de los Sistemas
administrativos en apoyo a la gestión
archivística e institucional.Asegurar la modernización del Archivo General
de la Nación y considerando los procesos
técnicos y optimizar los servicios
archivísticos en salvaguarda del Patrimonio Documental
de la Nación.Continuar y apoyar la capacitación y
formación archivística del personal de archivos
a nivel nacional, con el propósito de lograr su
especialización y
profesionalización.
2.3 ESPECÍFICOS
2.3.1 GESTION ADMINISTRATIVA
Intensificar acciones en la mejora del desarrollo de
los sistemas
Administrativos en apoyo a los programas a cargo de la
institución.
2.3.2 VIGILANCIA Y CONSERVACION DE
DOCUMENTOS
Ampliar la cobertura de capacitación al
personal archivero para incrementar la
Producción.
Velar por la defensa y protección de los
documentos, y mejorar la
Organización y funcionamiento de los archivos a
nivel nacional a través de Normas archivísticas y
reuniones técnicas, supervisión y asesoramiento
de Archivos.
2.3.3 OBLIGACIONES PREVISIONALES
Asegurar el pago de pensiones, beneficios a cesantes
y jubilados.
OBLIGACIONES QUE ESTABLECE EL SNA
Los archivos integrantes del Sistema Nacional de
Archivos están obligados a cumplir las directivas, normas,
disposiciones y lineamientos de política dictados por el
órgano rector del Sistema.
Los funcionarios públicos, sea cual fuere su
nivel, no podrán conservar en su poder documentos
generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a
remitirlos al archivo correspondiente.
NORMAS
La administración de archivos es un
conjunto de principios, métodos y procedimientos
orientados a lograr una eficiente organización y
funcionamiento de los archivos. Es función
archivística la gestión de documentos desde su
elaboración hasta la eliminación o
conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.Se
entiende por documento a toda información registrada en
cualquier soporte, sea textual, cartográfico, audiovisual,
automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que
se generen en los organismos y reparticiones del Sector
Público Nacional, como resultado de sus
actividades.
NORMAS GENERALES
El Programa de Control de Documentos (PCD)
es un documento de gestión archivística que
establece las series documentales que produce o recibe una
entidad pública como resultado de sus actividades
precisando el número de años que deben conservarse
y los períodos de retención en cada nivel de
archivo hasta su transferencia al Archivo General de la
Nación o su eliminación.Para la formulación
del PCD se tendrán en cuenta los valores temporal y
permanente de los documentos. Los documentos de valor temporal
son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y
sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal,
contable, legal y otros que los originaron. Son documentos de
valor permanente:a) Los relativos a los asuntos administrativos,
fiscales, contables, legales, financieros y otros indispensables
para la entidad de origen o para otras entidades.b) Los
referentes a la protección de los derechos ciudadanos.c)
Los que reflejan la evolución de la entidad en
términos de sus atribuciones y las funciones establecidas
por la ley, la estructura orgánica, los planes operativos
y los procedimientos administrativos. d) Los que aportan una
contribución sustancial al estudio y a la
investigación en cualquier campo del
conocimiento.
NORMAS COMPLEMENTARIASEl
Órgano de Administración de Archivos o el que haga
sus veces propondrá al CED las normas internas
complementarias que se consideren necesarias para la mejor
aplicación de la presente Directiva
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El PCD estará conformado por el Inventario de
las Series Documentales, la Tabla General de Retención de
Documentos y el Índice Alfabético de las Series
Documentales.
2. El Comité de Evaluación de
Documentos (CED) designado por la más alta autoridad
institucional es el encargado de conducir el proceso de
formulación del PCD. El Comité estará
integrado por:a) Un representante de la Alta
Dirección de la entidad, quien la
presidirá.b) El Jefe de la Oficina de
Asesoría Jurídica o su representante.c) El
Jefe de la unidad orgánica, cuya documentación
será evaluada.d) El Jefe del órgano de
Administración de Archivos quién actuará
como secretario.
3. Los jefes de las unidades
orgánicas de la entidad en coordinación con el jefe
del órgano de administración de archivos del nivel
central o desconcentrado, elaborarán el inventario de las
series documentales correspondientes a su unidad y lo
remitirán al CED para su aprobación.
4. Al elaborarse el inventario de series
documentales. Deberá describirse cada serie en hojas
diferentes a fin de facilitar su actualización.Serie
documental es el conjunto de documentos que poseen
característica comunes, el mismo tipo documental
(informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo
asunto y que por consiguiente, son archivados, usados y pueden
ser transferidos, conservados o eliminados como
unidad.
5. Los inventarios de las series
documentales serán analizados por el CED. A fin de
determinar el valor de cada una de las series e indicar sus
períodos de retención en los niveles de archivo
correspondientes.
6. La Tabla General de Retención de
Documentos y el Índice alfabético de las series
documentales. Se elaborarán luego del estudio referido en
el punto anterior.
7. El PCD, constituido por el inventario de
las series documentales y el índice alfabético de
las series documentales, serán aprobados por
resolución del titular de la entidad con el dictamen
favorable del Archivo General de la Nación. 8. El PCD
aprobado deberá ser remitido al Archivo General de la
Nación en un plazo no mayor de 10 días
útiles a partir de la fecha de su aprobación, bajo
responsabilidad del Presidente del CED.
9. La modificación del Programa de
Control de Documentos procederá: A.-Al producirse cambios
sustantivos en las funciones del a unidad orgánica, cuyo
resultado origine modificaciones u omisiones de las series
documentales.B.- Al promulgarse los dispositivos legales que
modifiquen los criterios de valor temporal o valor permanente de
las series documentales del PC.
10. Toda modificación del PCD se
ceñirá a los procedimientos señalados en la
presente Directiva.
Autor:
Peter Pinglo Purizaca
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