Plan de acciones para perfeccionar la comunicación interna de la brigada “José Martí” (página 2)

Son jóvenes talentosos, en edades comprendidas entre 19 y 26 años, en los que predomina el sexo femenino. Su nivel técnico es elevado y están insertados en escuelas primarias, secundarias, círculos infantiles, preuniversitarios y en las comunidades de los consejos populares.

Para dar feliz cumplimiento a los objetivos para los que fue creada la Brigada, debe destacarse por la unidad interna y la sinergia de todos sus miembros.

La autora, considera que la comunicación es base del perfeccionamiento de la organización y es el hombre quien puede llevar a lograr sus objetivos en la medida en que este se motive e implique más el identificarlos con sus objetivos personales, de esta forma aumentarán la eficacia, en el seno de su organización, y se observa que está fallando el proceso de la comunicación interna entre sus miembros y directivos.

Se considera que la falta de coordinación y cooperación en la comunicación interna, los errores en la organización y en la estructura, impiden la búsqueda de alternativas para el mejoramiento de la cultura organizacional y por ende, los resultados del trabajo se ven afectados, por ello, muchos estudiantes han abandonado la carrera.

Se hace necesario, entonces, aprovechar la existencia de disímiles medios y canales de comunicación, mejorar el clima interno, armónico y de alto sentido de pertenencia para potenciar la utilización de una mejor comunicación interna, y emprender acciones encaminadas al mejoramiento del enfoque sinérgico que debe provocar mayor unidad de acción. Esta es la situación problemática que motiva la investigación.

Se determinó el siguiente problema científico a investigar: Las limitaciones en la comunicación interna dentro de la Brigada "José Marti", afectan la calidad de su cultura organizacional.

Para dar solución al problema planteado, la investigación se propuso como objetivo general: elaborar un plan de acciones que contribuya a mejorar la comunicación interna de la Brigada "José Marti", en la Isla de la Juventud.

Tipo de Investigación: La investigación es de tipo descriptiva.

Métodos de Investigación

Se empleo la filosofía Marxista Leninista y dentro de ella su concepción materialista dialéctica, como base metodológica de toda la investigación.

Muestra:

Para su selección, se escogió una técnica no probabilística, y dentro de ellas el muestreo intencional o deliberado, pues se seleccionó explícitamente a los 40 Instructores de Arte que pertenecen a la manifestación artística de Teatro, para obtener mayor cantidad de información. La muestra representa el 54,8 % de la población.

Dentro de la comunicación organizacional se distinguen dos sistemas de comunicación (Interna y externa) interdependientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada.

La primera trabaja en la concepción y el desarrollo de la cultura corporativa, es decir, aquellas ideas y conceptos cualitativos que definen a la organización. La segunda se encarga de gestionar la imagen que la empresa u organismo requiere ofrecer al mercado o a la sociedad. El objetivo de ambas es colaborar en alcanzar los niveles de rentabilidad previstos.

Los procesos comunicativos realizados en el interior del sistema organizativo, constituyen la organización interna, dirigida a conseguir una estabilidad en la organización; a través de ella se logra crear y mantener una cultura en la organización. Definida de forma simple, la comunicación interna es el patrón de mensaje compartido por los miembros de la organización, es la integración humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las mismas. Su estudio centra su interés en los procesos y subprocesos por medio de los que se procura que los miembros de la organización cumplan las tareas encomendadas.

Teniendo en cuenta esta función principal, se puede afirmar que la comunicación interna permite:

• Construir una identidad de la organización en un clima de confianza y motivación.

• Profundizar en el conocimiento de la organización como entidad.

• Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes, pero que hacen que se bloqueen entre si.

• Informar individualmente a los empleados.

• Hacer públicos los logros conseguidos por la organización.

• Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y esto cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización.

• Promover una comunicación a todas las escalas.

Se debe recordar que el diálogo entre la dirección y los trabajadores ha de ser constante. El feed back, es fundamental en este tipo de comunicación. Y se plantea esto porque todavía existen organizaciones que confunden la comunicación con la información. La diferencia está muy clara: mientras que esta última consiste en la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación, se necesita una respuesta por parte del receptor.

La comunicación formal e informal: La comunicación formal esta perfectamente definida, es la que sigue la línea del organigrama, que ofrece una visión clara de los cauces de traslado de la información. La comunicación informal es algo mas vaga, se manifiesta de muchas maneras y de forma muy concreta en los rumores, funciona en la organización en un flujo incontrolado. Las mismas aportan incuestionables beneficios a las personas implicadas en ellas, pero también pueden ser útiles a la organización, si se aprovechan la potencialidades de la comunicación que se desarrolla en contexto de grupos informales en terminas de reforzamiento de la cohesión grupal, o para generar y fortalecer la cultura de la organización, o como medio para aclarar comunicaciones formales ambiguas o deficiente.

Resultados del diagnóstico

Como se declaró inicialmente, la población estaba integrada por los miembros de la Brigada de Instructores de Arte, "José Marti", en la Isla de la Juventud y los 3 directivos de la misma; se seleccionó mediante el muestreo intencional, pues se escogieron los 40 Instructores de Arte que pertenecían a la manifestación artística de Teatro, para obtener mayor cantidad de información. La muestra representó el 54,8 % de la población.

Se realizó un intercambio inicial con miembros de la brigada, integrantes de la muestra y se analizaron las principales debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades con que cuenta el funcionamiento de la Brigada. De este debate inicial surgieron los siguientes elementos:

Debilidades:

• 1. Deficiente planificación de la comunicación

• 2. Desbalance entre los elementos del proceso comunicativo.

• 3. Falta de coordinación y cooperación en la comunicación.

Amenazas:

• 1. Poca atención metodológica al trabajo de instructores, por parte de los asesores y especialistas de cultura.

• 2. Mal funcionamiento del sistema de ubicación.

• 3. Escaso conocimiento de los directivos sobre las diferentes especialidades en el trabajo del instructor.

Fortalezas:

• 1. Reconocen la importancia de la comunicación.

• 2. Aprovechamiento de algunos medios de comunicación.

Oportunidades:

• 1. Inclinación al clima interno armónico.

• 2. Alto sentido de pertenencia.

Una vez obtenidos estos resultados la investigadora, procedió a entrevistar a los directivos de la Brigada para conocer como percibían el estado de comunicación interna entre sus miembros y su repercusión en el funcionamiento de la organización.

Entrevistas a directivos: (Ver anexo 1)

La entrevista buscaba caracterizar el estado de la comunicación en el seno de la Brigada de Instructores de Arte, "José Marti" según la opinión de su dirección. El 100 % (3) de los directivos la evaluó de regular, aduciendo entre otras razones que no existe un buen funcionamiento de los flujos de comunicación y que hay demora en la llegada de la información. La autora, considera que lo que sucede está dado por la escasa relación que se establece con los demás miembros de la organización, por ende, la misma queda retenida a nivel de directivos y esto sucede cuando no se informa adecuadamente en el propio entorno laboral.

Cuando se les preguntó si algún departamento o grupo se encargaba de la comunicación en la brigada, uno respondió que sí y 2 que no. Evidentemente el que respondió que sí, está desinformado. La investigadora, considera que al no existir un departamento o un espacio de intercambio, se manifiesta claramente la ausencia del estudio de la comunicación interna, para buscar alternativas de mejoramiento en el trabajo y crear las redes que planifiquen, organicen, relacionen y hagan fluir la comunicación para potenciar la retroalimentación.

En la pregunta 3, se buscaba indagar si existía otra estructura para buscar alternativas en el mejoramiento de la comunicación interna. De los 3 directivos entrevistados, uno respondió que sí y 2 que no. Nuevamente se manifiesta que en la dirección no hay unidad de criterios y que no se comprende la importancia de la comunicación, ni se emplean los grupos de estudio con la utilización de las vías y canales establecidos, por tanto, no hay una adecuada planificación y organización de la comunicación, ni para determinar si el trabajo se realiza correctamente.

Cuando se les interrogó sobre los objetivos, planes o estrategias de comunicación en la brigada, nuevamente 1 respondió que si los tenían y 2 que no. Como se observa, el 66.6 % de los entrevistados reconoce que no existen y esta carencia incide en la poca comunicación de los jefes con sus subordinados; al no definirse muchas veces se omite todo tipo de información y esto sucede entre otros aspectos porque la brigada no cuenta con un personal calificado para la formulación de objetivos y su cumplimiento y porque solo se centran en el cumplimiento del plan de trabajo.

Cuando se indagó sobre los medios de comunicación mas utilizados por ellos para interactuar con sus subordinados, 2 mencionaron las reuniones y la comunicación cara a cara y 1 planteó que emplean la radio y la televisión.

En relación al lugar que le confieren a la comunicación interna, 1 de los directivos opina 1 que es primordial y 2 que es secundario.

De todas las respuestas la autora, infiere las siguientes problemáticas.

• No existe unidad de acción ni de criterios entre los directivos de la Brigada.

• La comunicación que predomina es la formal y existen problemas en el flujo de la información.

• Al no existir una estrategia de comunicación se han afectado las relaciones interpersonales y el balance entre los tipos de comunicación, mensajes, flujos, redes y niveles de información.

Encuesta a brigadistas: (Ver Anexo 2)

Cuando se preguntó sobre como ellos percibían la importancia que le concedían los directivos a la comunicación, de los 40 encuestados, 23 (57.5%) respondieron que le dan mucha importancia, 11 (27.5%) consideran que poca y 6 (15%) que ninguna.

Aunque la mayor parte dicen que le dan mucha importancia, los item negativos suman 17 (42.5) si a esto se une el que de los 3 directivos entrevistados, 2 plantean concederle un valor secundario, se comprende que este proceso no funciona acertadamente en la brigada y se puede inferir que no existe una coherencia entre la percepción que tienen los directivos y la de los subordinados (instructores).

Al indagar en la pregunta 2 sobre las relaciones interpersonales de los brigadista con sus directivos, 30(75%) lo evalúa de bien 8(820%) de regular y solo 2(5%) de mal. Por tanto, no solo las relaciones interpersonales con los directivos las que limitan la comunicación.

La pregunta 3 estuvo dirigida a buscar los niveles de afectación en las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo, 38(95%) las califican de buenas, 1 regular de mal, lo que representa el 2.5% respectivamente. Se considera que existen buenas relaciones interpersonales entre los brigadista y por consiguiente, tampoco este es un indicador que afecte la comunicación interna.

Cuando se le preguntó acerca de la manera en que recibían las orientaciones de sus directivos, si estas eran claras y precisas, 30(75%) miembros de la brigada manifestaron que si y 10(25%) que no. Se infiere que las reuniones y las informaciones cara a cara reconocidas por los directivos, son bien aceptadas. La autora considera que en la brigada funcionan los flujos formales ascendentes.

En la pregunta 5, se averiguaba si se tienen en cuenta sus opiniones para la toma de decisiones en la brigada, 22 (55%) brigadistas respondieron que si y 18 (45%) que no. Las respuestas aunque en su mayoría son positivas reflejan en un porciento elevado que no está fluyendo la retroalimentación, (feek back), lo que afecta la comunicación interna de la organización. Se considera que se deben realizar acciones encaminadas a lograr espacios de participación en la toma de decisiones en los que se gestione mejor la comunicación.

La pregunta 6, estuvo dirigida a evaluar si los canales, flujos, redes, vías de comunicación eran efectivos en la medida en que se recibía o no la información. 19 (47,5%) planteó que si, y 21 (52,5%) dijo que no.

Estos resultados se contradicen con los de la pregunta 4 en que manifestaron que recibían las orientaciones de forma clara y precisa. Ahora más de la mitad señala que las informaciones no les llegan. Se evidencia que realmente no hay efectividad en el proceso comunicativo.

Al analizar la pregunta 7 el 100% de los brigadistas coincidió en señalar que la comunicación contribuye a fortalecer las relaciones entre trabajadores y directivos.

Por último, se les preguntó su valoración acerca del estado de la comunicación interna en la brigada, 10 (25%) la evaluaron de bien, 26 (65%) de regular y 4 (10%) de mal.

Del análisis de los instrumentos se pudieron derivar las siguientes regularidades del proceso de comunicación organizacional.

• 1. Los directivos no reconocen la importancia estratégica de una buena comunicación interna para el desarrollo del trabajo y la creación de una imagen corporativa.

• 2. No se da importancia a la retroalimentación (feek back), lo que afecta los niveles de motivación de los integrantes de la organización.

• 3. Predominan los mensajes de tarea y no se combinan eficientemente las diferentes formas de la comunicación interna.

• 4. No se promueve el trabajo en equipo y con enfoque sinérgico.

• 5. No se realizan estudios del clima interno como elemento de la cultura de la organización, en la Brigada ese clima manifiesta contradicciones palpables.

• 6. Las organizaciones e instituciones que dirigen y coordinan la actividad de los Instructores de Arte no poseen un trabajo coordinado, lo que afecta la estabilidad de la organización.

• 7. Las relaciones interpersonales de los brigadistas entre si y para con sus directivos es una fortaleza, que puede contribuir a establecer una comunicación interna adecuada.

• 8. La no existencia de espacios de orientación profesional e intercambio ha provocado desmotivación.

Propuesta de un plan de acciones para perfeccionar la comunicación interna de la brigada de instructores "José Martí" ,en la Isla de la Juventud

La autora concuerda con Cirigliano (s/f) quien al proponer un plan de acción para gestionar la comunicación interna recomienda:

a. Hay que reconocer la organización, realizar un diagnostico. En este caso se trata solamente de la comunicación interna se debe:

• Realizar un análisis de las ofertas y demandas de comunicación´'

• Entrevistas a estudiantes.

• Análisis de documentos: Por documentos se define todo material normativo o de difusión que utiliza la organización en sus diversos formatos y soportes .

• Observación.

• Diagramar una DAFO (Análisis de Fortalezas , Oportunidades , Debilidades y Amenazas ) .

Una vez concluida esta etapa, se analizará el material procesado. De la interpretación de datos:

• Se identificarán cuales son los actores generadores y receptores de información , los flujos informativos , el volumen y tipo de información que reciben y generan , y las demandas potenciales

• Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones .

• A través de la Gestión en la Comunicación Interna se facilita el despliegue de todo el aparato comunicacional destinado al personal con el objeto de

• Promover la comunicación entre los miembros

• Facilitar la integración entre las realizaciones personales y las instituciones

• Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesión de los miembros

• Contribuir a la creación de espacios de información , participación y opinión.

• Para que el proceso de perfeccionamiento marche es imprescindible la participación de todos los integrantes, y no se reduce solamente a saber lo que ocurre.

• La previsión de espacios de comunicación que facilite formar, tener y tomar parte de los procesos orientados a la creación de valores en la organización, sentimientos de pertenencia y valoración del integrantes como recursos humanos .

En otras palabras, se trata de involucrar, persuadir, en lugar de conservar e imponer, de fomentar la toma de decisiones a partir de la experiencia de sus propios integrantes , de favorecer la integración entre los dos objetivos institucionales y los individuales de contar con el personal como recurso estratégico y no solamente como un eslabón en la cadena de montaje

Diagnóstico y Planificación

OBJETIVO: Conocer la situación de la comunicación interna dentro de la brigada de instructores de arte "José Martí", y como estas dificultades repercuten en su accionar dentro de la sociedad.

Acciones

• Identificar rasgos, atributos y valores de la organización.

• Evaluar el clima interno teniendo en cuenta las relaciones interpersonales.

• Identificar el liderazgo, su participación.

• Identificar los actores responsables de las tareas de comunicación en la brigada

• Reconocer la percepción de otros miembros de la organización y sus interlocutores.

• Identificar y analizar las relaciones entre los grupos de la organización.

• Analizar el contenido y las formas de los mensajes.

• Evaluar los flujos y recursos comunicacionales.

Conclusiones

• Los fundamentos que sustentan la propuesta del plan de acciones para perfeccionar la comunicación interna de la Brigada "José Marti", en la Isla de la Juventud, se encuentran en la Filosofía Marxista Leninista y su método dialéctico materialista, en las teorías acerca de la comunicación en las organizaciones y específicamente, en los elementos que caracterizan la comunicación interna.

• El diagnóstico realizado a directivos y brigadistas arrojó que poseen una fortaleza que son sus relaciones interpersonales, mientras que las debilidades están dirigidas a que los directivos no reconocen la importancia estratégica de una buena comunicación interna para el desarrollo del trabajo y la creación de una imagen corporativa, no se le da importancia al (feek back), lo que afecta los niveles de motivación de los integrantes de la organización, predominan los mensajes de tarea y no se combinan eficientemente las diferentes formas de la comunicación interna, no se promueve el trabajo en equipo y con enfoque sinérgico, no se realizan estudios del clima interno como elemento de la cultura de la organización, las organizaciones e instituciones que dirigen y coordinan la actividad de los Instructores de Arte no poseen un trabajo coordinado, lo que afecta la estabilidad de la organización y no existen espacios de orientación profesional e intercambio lo que ha provocado desmotivación.

• La propuesta de acciones, se estructuró a partir del ciclo directivo para que el sistema actué sobre los problemas detectados en la comunicación interna de la Brigada de Instructores de Arte "José Martí", en la Isla de la Juventud. Se caracteriza por poseer una estructura, establecer relaciones que determinan sus contradicciones y por tanto su desarrollo. Es flexible, pues debe adecuarse al contexto y es perfectible.

Recomendaciones

• El plan de acciones presentado esta sujeto a su perfeccionamiento continuo, por lo que el sistema de acciones puede ser enriquecido, esto permitiría actuar con mayor precisión sobre la comunicación interna.

• Para introducir los resultados de la investigación en la práctica se recomienda emplearla en la brigada que fue objeto de estudio al menos por un año y luego evaluar su efectividad.

• El plan de acciones diseñado para perfeccionar la comunicación interna de la Brigada "José Marti", es aplicable a otras organizaciones que poseen igual problema. Es necesario complementar esta concepción teórica incluyéndola en la superación de sus miembros y directivos, para, sobre esa base, realizar propuestas más particulares que le den alternativas de solución a los problemas que se dan en la comunicación organizacional.

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Anexos

ANEXO 1

ENTREVISTA A LOS DIRECTIVOS.

Compañeros: Para culminar los estudios de la licenciatura en Comunicación Social, necesitamos de usted su colaboración para evaluar el estado de la comunicación interna en la Brigada de Instructores de Arte, "José Martí". Rogamos la más absoluta sinceridad.

• 1. ¿Como caracteriza la comunicación que se establece con los Instructores de la Brigada "José Marti"?

Bien __________ Mal _____________ Regular __________

• 2. ¿Existe algún departamento o grupo que se encargue de la comunicación en la brigada?

Si ______________ No ___________

• 3. ¿Mantienen una estructura para buscar alternativas en el mejoramiento de la comunicación interna?

Si _______________ No ____________

• 4. ¿Existen objetivos, planes o estrategias de comunicación en la brigada?

Si _______________ No ____________

• 5. Enuncie los medios de comunicación mas utilizado por ustedes para interactuar con sus subordinados.

• 6. ¿Qué lugar vendría ocupando la comunicación en la brigada?

ANEXO 2

ENCUESTA A LOS INSTRUCTORES.

Compañero brigadista, como parte de la culminación de mis estudios estoy investigando el estado de la comunicación interna en la organización a la que usted pertenece. Rogamos responda con la mayor fidelidad posible.

• 1. ¿Qué importancia le conceden los directivos a la comunicación?

Mucha____________ Poca _____________ Ninguna __________

• 2. ¿Cómo son las relaciones interpersonales con tu jefe?

Bien ___________ Regular ____________ Mal ________

• 3. ¿Como te relacionas con tus compañeros de trabajo?

Bien ___________ Regular ____________ Mal __________

• 4. ¿Las orientaciones que recibes de tu jefe son claras y precisas?

Si __________ No ________

• 5. ¿Se tienen en cuenta tus opiniones para la toma de decisiones en la brigada?

Si ____________ No _______

• 6. ¿Siempre te llega la información?

Si ____________ No ________

• 7. ¿La comunicación contribuye a fortalecer las relaciones entre trabajadores y directivos?

Si ___________ No ____________

• 8. ¿Como valoras el estado de la comunicación interna en la brigada?

Autor:

Lic. Susana Álvarez Benito

Enviado por:

Fidel Vega

Escuela de Instructores de Arte

"Martha Machado"

Isla de la Juventud

Nueva Gerona

2010