Activo como dinero convertido en Sistemas Activos de producción y/o prestación (página 2)

Ejemplos: en un terreno urbano se construye un Cine,
un hotel, una biblioteca. Se prepara un terreno rural para
producir vegetales, criar animales o practicar deportes. Una
montaña para la explotación minera. Un edificio es
utilizado por el Estado para un destacamento
policial.

Podemos generalizar diciendo que cada Sistema Activo
aparece en nuestro mundo como un Medio apto para alcanzar un Fin
específico y pasa a ser un sistema más, en la
complejidad socioeconómica de toda comunidad organizada.
Genéricamente se les denomina empresas,
compañías, instituciones, negocios, clubes,
complejos.

Aún cuando algunos componentes de los Activos,
puedan ser tomados de la naturaleza en forma gratuita. Por
ejemplo: cursos de agua, árboles, animales salvajes,
piedras, etc. En su mayoría es necesario obtenerlos en la
forma de Bienes y Servicios, es decir, pagando un precio por
ellos. Precisamente la Contabilidad solo incorpora al Sistema los
Bienes y Servicios obtenidos a cambio de un precio, o bien
recibidos por aporte, donación, contribución,
subsidio.

Capacidad y
Funcionalidad de cada Sistema Activo

En cada Sistema Activo es posible visualizar su
capacidad y funcionalidad para el objetivo que se han
propuesto los responsables de cada Proyecto..

La idea de capacidad, nos advierte que todo
Sistema Activo tiene límites en el volumen de actividad
que puede alcanzar. Un Supermercado tiene una capacidad superior
a una Despensa atendida por su dueño.

La idea de funcionalidad, nos lleva a la
relación entre el esfuerzo humano y los medios que lo
facilitan. Hace falta al menos un mínimo grado de
funcionalidad para ejercer la actividad a la que está
destinado cada Sistema Activo. Por ejemplo: no podemos concebir
una Carnicería, sin mostrador, equipo de frío,
balanza, cuchillos, sierra, moledora de carne. Ni un centro
asistencial sin camillas, instrumental médico,
artículos de limpieza y desinfección.

La comprobación delas condiciones de capacidad y
funcionalidad, que presentan los Sistemas Activos en
relación a sus respectivos objetivos, permiten destacar a
su vez y como aporte teórico a la Contabilidad, otras tres
condiciones observables:

• 1. Presencia: todo Sistema
  Activo ocupa un espacio y un tiempo en el devenir
  socioeconómico de nuestro mundo;

• 2. Dependencia: todo
  Sistema Activo depende hasta su construcción y luego
  durante su accionar, del contexto socioeconómico del
  que forma parte;

• 3. Identidad: cada Sistema
  Activo es único, aún cuando guarde similitud
  con otros. Una Farmacia es similar (nunca igual) a otra. Pero
  muy diferente de un Cine o una Bodega.

En recuadro tenemos que decir que la Contabilidad es
solo una HERRAMIENTA del Contador, quien no enfrenta Cuentas y
Valores, sino que las utiliza para conocer y comprender mejor
cada realidad que se está manifestando en nuestro mundo
real.

Cuando un Sistema Activo ha alcanzado su capacidad y
funcionalidad, esto es: surge como un sistema apto para la
actividad de………

Estamos frente a una INVERSIÓN DE DINERO
en una actividad del mundo empresario. O bien, ante una
ASIGNACIÓN DE RECURSOS en una actividad o particular sin
fines de lucro.

Puesto en marcha un Sistema Activo, se va modificando
con movimientos de Entradas y Salidas. La Contabilidad es la
ciencia que estudia los procesos de transformación pero no
lo hace como una totalidad indefinida. Sino mediante el
seguimiento de los respectivos procesos de varios Subsistemas
(ver punto 5. Siguiente), que reconoce como "órganos
vitales" de cada Sistema Activo. Única forma de obtener
información útil a la Gestión de cada
Proyecto.

Los conocimientos contables deben aportar a la
conducción de cada Proyecto, importantes datos monetarios
que le permiten mantener y aún mejorar la capacidad y
funcionalidad de cada uno de los Subsistemas para la eficiencia
del Sistema Activo.

Subsistemas con
funciones específicas que conforman cada Sistema
Activo

Para lograr un Sistema Activo que tenga la capacidad y
funcionalidad exigida por su objetivo, deben resolverse
diferentes problemáticas. Cada problemática tiene
por solución la construcción de un SUBSISTEMA con
función específica.

Casa Sistema Activo resulta por lo tanto un conjunto de
Subsistemas específicos. Recordemos que un sistema,
es un "conjunto de partes o elementos organizados y
relacionados que interactúan entre sí para lograr
un objetivo".

Sistemas Activos conformados por sus diferentes
Subsistemas, están en nuestro mundo cumpliendo sus
respectivos roles en una sociedad organizada. La propiedad de los
mismos puede ser heredada de una a otra generación o
cambiar de propietarios, sin que esto necesariamente afecte su
existencia y funcionalidad.

La Contabilidad ha reconocido en Rubros y Cuentas del
Activo los Subsistemas con funciones específicas,
pero en la teoría no ha profundizado en los porqués
y cómo de la presencia de cada uno. Respuestas
básicas a todo conocimiento científico.

A la enseñanza de la Contabilidad se ha
trasladado la idea del aprendizaje de la técnica de la
Partida Doble, sin que sea lo suficientemente
acompañado con conocimientos de la realidad
socioeconómica de las organizaciones. Es más,
creemos que la técnica debe ser propuesta sobre estos
conocimientos y no al revés.

En el punto 6 siguiente, intentamos demostrar que el
RESULTADO con sus Ingresos y Egresos, así como los COSTOS,
son también SUBSISTEMAS de un Sistema Activo. Aunque a
diferencia de los Subsistemas del Activo, de presencia
permanente, Resultado y Costo se manifiestan en forma
temporal y presentan características
distintivas.

Si bien se justifica que Resultado y Costo se los
presente como datos paralelos al Activo. No se justifica que se
los considere una realidad en sí mismo y no una parte
necesaria de la realidad de cada Sistema Activo.

Ejemplo: cuando observamos como dato la CUENTA
SUELDOS…..$———–, nos vemos inducidos a pensar
que es dinero Gastado (o perdido), cuando el dato sigue siendo
relativo a DINERO INVERTIDO en el Sistema Activo, con una
característica especial:

dinero que transitoriamente esta siendo destinado
a Sueldos (y se está recuperando con los
Ingresos que se están generando).

Tengamos en cuenta además, que la naturaleza de
los bienes o de los servicios, no es la que determina el
Subsistema al que debe incorporarse. Porque no es la cualidad
intrínseca de los mismos, sino la función que
pueden cumplir para el Proyecto. Así una computadora puede
corresponder en un caso a Bienes de Uso y en otro a Bienes de
Cambio. El pago de un servicio de transporte de carga, puede
asignarse a Resultado, Bienes de Cambio o Bienes de Uso,
según el caso.

En su mayoría cada Sistema Activo está en
permanente desarrollo, por una Gestión preocupada por
mejorar sus Subsistemas, en la búsqueda de mayor
eficiencia, de aumentar la capacidad y/o mejorar la
funcionalidad.

A continuación trataremos de explicitar las
funciones básicas y universales de los Subsistemas,
observables en Sistemas Activos en cualquier tiempo y
lugar.

• a) Funciones específicas de
  transacciones

Una parte de la inversión total de cada Proyecto
se debe mantener en la forma de DINERO DISPONIBLE. El
Subsistema Dinero Disponible adquiere complejidad cuando
no es suficiente el dinero efectivo y surge la necesidad de
disponer de una o más cuentas bancarias, administrar
valores, hacer transferencias, mantener moneda extranjera,
etc.

El dinero debe formar parte de todo Sistema Activo
porque cumple varias funciones: comprar para reponer stocks,
incorporar bienes duraderos, cancelar compras anteriores.
También para comprar insumos operativos como reparaciones,
mantenimientos, etc. a los que luego nos referiremos.

• b) Funciones específicas de
  producción y/o ventas

Salvo para los proyectos cuyo fin es el Servicio, por
ejemplo: una compañía de seguros. Todo Proyecto que
tenga como fin la venta de bienes producidos o de reventa, exige
una Inversión de dinero en un SUBSISTEMA de STOCKS
o de existencias que conforman el inventario de
mercaderías, materiales, materias primas.

Nadie inaugura un nuevo negocio sin este subsistema ya
conformado. Porque sabemos que un Subsistema de Stocks no es
simplemente una cantidad de cosas de diferentes marcas,
tamaños, colores, sabores, precios, modelos, etc. Es una
manifestación física planificada que ha demandado
una importante Inversión de Dinero.

Esta inversión exige la reposición
periódica de lo vendido, para mantener la funcionalidad.
Para estas reposiciones se establecen contactos habituales con un
mercado proveedor, al que se integra cada Proyecto.

La Contabilidad es una herramienta de análisis
que puede aportar conocimientos importantes a la Gestión
de cada Proyecto, aportando datos, no solo de Saldos de
Mercaderías, Materiales o Materia Prima, sino de
Procesos de Compras y de Ventas analizados
comparativamente mes a mes, trimestre a trimestre, año a
año.

• c) Funciones específicas de
  cobranzas

En todo Proyecto que haga ventas en cuenta corriente u
otras formas de crédito, aparece una forma de Activo que
podemos reconocer como SUBSISTEMA DE CRÉDITOS Y
COBRANZAS, reconocido por la Contabilidad como Cuentas de
Deudores por Ventas, Documentos por Cobrar, Tarjetas de
Crédito, etc.

Así como en el grupo anterior, aparecía la
necesidad de mantener un Stocks. En este subsistema aparece la
necesidad de decidir ventas a créditos y administrar las
cobranzas.

A su vez, el monto de la Inversión en
Créditos por Cobrar produce efectos sobre otros
Subsistemas del Sistema Activo. Por ejemplo: puede disminuir las
disponibilidades, imposibilitar reposiciones, aumentar
compromisos externos, dificultar inversiones en bienes duraderos.
El seguimiento de la política de créditos puede
recibir un importante aporte informativo desde la
Contabilidad.

• d) Funciones específicas de capacidad
  instalada

La instalación física de un Proyecto suele
estar conformada por inmuebles, muebles, máquinas,
rodados, sistemas, herramientas, oficinas, playas de
estacionamiento, etc. La capacidad instalada aparece como un
SUBSISTEMA INSTALADO para funcionar como: Estación
de Servicio, Frigorífico, Fábrica de Dulces, Playa
de Estacionamiento, Librería, Fotocopiadora.

Por lo tanto cada uno de estos Subsistemas no son
simples inventarios de cosas, sino construcciones aptas para
fines específicos. Estos Subsistemas Instalados adquieren
un valor que puede ser muy superior a la suma del valor de las
cosas incorporadas.

Subsistemas
Operativos, con Dinero a cambio de Bienes y Servicios, para
tramos de actividad del Sistema Activo

Todo Sistema Activo necesita para el desarrollo de la
actividad a la que está destinado, del auxilio de
sucesivos SUBSISTEMAS OPERATIVOS, obtenidos con Bienes y
Servicios.

Cada Proyecto pone en marcha su Sistema Activo para una
actividad que si bien permanente, va cumpliendo sus fines en
forma sucesiva. Algunas actividades necesitan largos
períodos de tiempo para alcanzar el fin propuesto, por
ejemplo: plantaciones de cereales, verduras, árboles.
Otras, lo alcanzan con cada artículo o producto vendido,
servicio prestado.

La Contabilidad debe establecer la relación
lógica entre los Fines y los Medios utilizados para
alcanzarlos. Así cada Subsistema Operativo debe
determinarse válido solo para el mismo tiempo en el que
consigue sus fines. La relación medios a fines hace que
para la Contabilidad no existan "cortes" en forma arbitraria,
sino lógicas y verificables en la realidad de cada
Proyecto.

Cada Subsistema Operativo se construye con mano de obra,
suministros, provisiones, insumos, reparaciones, impuestos, etc.
Permiten lograr para cada tramo de actividad la plataforma
operativa que necesita el Sistema Activo, para los fines de
ese tramo.

La Contabilidad no se limita a la obtención de
listados de diferentes tipos de "Egresos", para un ejercicio.
Hace el armado de estas plataformas operativas, generalmente en
tiempos más cortos, para estudiarlas en su
composición relativa, compararlas entre sí y con
los fines alcanzados.

No estamos proponiendo eliminar Conceptos como RESULTADO
o COSTOS. Simplemente nos estamos ocupando de observar y
profundizar en la realidad monetario-contable de los proyectos
organizacionales, para comprender qué es y porqué
esta parte del fenómeno observable.

Conocimientos
Financieros sobre el dinero invertido en cada Sistema
Activo

La Contabilidad, hace el seguimiento FINANCIERO
de cada Proyecto, con datos contables que agregan una
información posible y a su vez útil a la
Gestión de los Proyectos.

Queremos decir con esto, que cualquiera sea el origen
del dinero invertido en un Proyecto, en nada cambia el
análisis que hemos estado haciendo sobre los Sistemas
Activos.

En otras palabras, contabilizar datos del origen del
dinero y del valor adeudado de bienes y servicios incorporados o
consumidos, aporta a la Contabilidad DATOS FINANCIEROS que se
traducen en información financiera útil a la
Gestión.

La información financiera es importante porque
favorece la utilización inteligente de la CAPACIDAD
FINANCIERA para asumir compromisos que alcance cada Proyecto.
Ejemplo: plazos con Proveedores, que permiten compras y
cancelaciones periódicas sin variaciones en el nivel de
las Deudas.

Teniendo en cuenta que las Deudas no son "la parte
negativa del Patrimonio", sino una posibilidad de utilizar dinero
ajeno en forma ventajosa para el Proyecto.

Es posible asociar determinados procesos financieros,
con uno o más Subsistemas funcionales específicos
que se están desarrollando. A partir de este
análisis podríamos hablar de CAPACIDAD FINANCIERA
de un Proyecto, que asume compromisos calculados en
función de ventas, cobranzas, etc.

Desde la teoría contable suelen aparecer "ruidos
extraños", que no aportan claridad a la comprensión
del tema monetario-contable que nos ocupa. En la medida en que se
establecen extrañas asociaciones entre el Sistema Activo y
el problema Financiero que ayuda a resolverlo.

Algunos ejemplos:

– las Deudas forman parte del Patrimonio y son la parte
negativa del mismo; cuando podría afirmarse que indican
dinero que momentáneamente esta siendo utilizado en el
Sistema Activo.

– el Activo menos las Deudas determinan el Patrimonio
Neto; cuando podemos decir que Deudas mas Patrimonio Neto
explican la totalidad del dinero invertido en la
actividad.

-las Ganancias aumentan el Patrimonio Neto. Cuando
podría decirse que el dato Ganancias, señala el
mejor origen de un dinero incorporado al Sistema Activo, la
autofinanciación de un Proyecto.

• 1. Para la Contabilidad, Activo es dinero
  convertido en un SISTEMA ACTIVO de PRODUCCIÓN y/o
  PRESTACIÓN

A modo de conclusión de este trabajo, tenemos que
afirmar que para la Teoría Contable, la realidad monetaria
de los Proyectos Organizados, aparece como un mundo artificial
observable y verificable. Que se presenta como el objeto de
conocimiento que la Contabilidad, que debe estudiar y comprender
porqué, cómo y para qué.

Reducir a datos monetarios cada una de estas
manifestaciones, sigue siendo el instrumental al alcance del
Contador. Datos que pueden ser mejorados y aumentados, pero
también interpretados cada vez mejor, para descubrir
fallas, anomalías, tendencias, incidencias, que puedan
traducirse en INFORMACIÓN útil a la
Gestión.

Tengamos en cuenta que la información puede y
debe ser mucho más rica que el dato.

Porque una buena información ayuda a corregir,
cambiar, agregar, quitar, insistir. A un Proyecto como "paciente"
no le importa el nombre del "remedio", pueda llamarse Activo,
Pasivo, NIC, NIFF le importa "sanar o prevenir
enfermedades".

También cuando un tercero se vincula a un
Proyecto, necesita certezas, conocimientos que le den seguridades
al momento de involucrarse.

La idea es entonces, seguir profundizando en el
conocimiento de los Sistemas Activos de Producción y/o
Prestación. A la vez que seguir mejorando las herramientas
contables de seguimiento y configuración en datos
relevantes.

Autor:

José Gabriel Ortega Paredes