2) La Planeación en Mercadotecnia.
b) ¿A qué precio se venderá?
c) ¿Qué se hará para que el cliente acepte el producto y lo compre?
3) La Planeación en Finanzas.
b) Conocer qué hacer con el dinero.
c) ¿Cuánto necesita de dinero y en que utilizar?
4) La Planeación en Recursos Humanos.
a) Define la cantidad de empleados que necesitará la empresa.
b) Determina el pago de sueldos y salarios para los trabajadores.
c) Definir las actividades que realizaran cada uno de los trabajadores.
2.2.1. Factores que debe tener en cuenta la Micro Empresa.
1. MEDIO AMBIENTE EXTERNO. Afecta de manera directa a la empresa, sea positiva o negativamente, por lo tanto los elementos que participan deben ser tomados en cuenta, estos son los siguientes:
a) Económicos: pudiendo ser:
1) Participación en el mercado.
2) Localización de materia prima y mano de obra.
3) Recursos financieros.
4) Inflación.
5) Gasto publico.
6) Costo de vida.
7) Ingreso personal.
b) Sociales: se consideran a:
1) Tasa de crecimiento de la población.
2) Oferta y demanda de Recursos Humanos.
3) Movimientos estacionales del mercado.
4) Imagen que proyecta la empresa.
5) Tipo de inversionista.
6) Gustos y preferencias del consumidor.
c) Políticos: constituyen las:
d) Tecnológicos; se consideran:
1) Tecnología
2) Transporte.
3) Sustitución de materia prima.
2. MEDIO AMBIENTE INTERNO. Se debe considerar ciertos factores, estos factores son de vital importancia de tal manera que la empresa pueda tener mayores posibilidades de crecimiento y así obtener mayor rendimiento. Estos factores internos se encuentran íntimamente relacionados con las funciones de mercadotecnia, producción, personal, contabilidad y finanzas y todos los recursos materiales y humanos necesarios para realizar de manera adecuada las actividades. Los factores internos en la microempresa son los siguientes:
a) Comunicación y ambiente del trabajo.
b) Cantidad de trabajadores.
c) Relaciones entre el empresario, proveedores y consumidores.
d) Localización de la empresa.
e) Delegación de autoridad al personal que trabaja en la microempresa.
2.2.2. Proceso de Planeación en la Micro Empresa.
Para una micro empresa, el proceso de planeación consiste en el seguimiento de los pasos que se debe realizar para lograr el objetivo. Estos pasos son los siguientes:
1. Establecer una o varias metas. Cuando la microempresa necesita algo.
2. Definir la situación actual. Disponibilidad de recursos y analizar la situación actual para el futuro.
3. Identificar ayudas y obstáculos de las metas. Identificar qué factores internos o externos ayudaran a la micro empresa a lograr las metas.
4. Desarrollar un plan o medios de acción para alcanzar las metas. Describir las diversas opciones para alcanzar las metas deseadas, evaluarlas y escoger la más apropiada.
5. Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales o paralelas; donde se indique: tiempo de inicio y duración, Responsable y equipo de trabajo y Recurso necesarios.
6. Indicar el sistema que evaluara y controlara el logro de los objetivos y resultados concretos.
2.2.3. Proceso de Toma de Decisiones en la Micro Empresa.
El micro empresario debe contar con un proceso adecuado de toma de decisiones, de tal manera que le sirva de guía. Los pasos básicos de la toma de decisiones son los siguientes:
1. Diagnosticar y definir el problema. Permite encontrar el origen real del problema.
2. Obtener y analizar los hechos más relevantes. Debe decidir qué hechos necesita para la decisión correcta y luego obtener la información necesaria.
3. Desarrollar las opciones. Debe desarrollar todas las opciones y luego proponer la o las opciones.
4. Evaluar las opciones. Evaluar todas las opciones y ver su efectividad.
5. Seleccionar la mejor opción. En base a la información obtenida seleccionar la opción apropiada.
6. Analizar posibles consecuencias de la decisión. Conocida la mejor opción, se debe anticipar a los problemas a presentarse con la decisión adoptada.
7. Poner en práctica la decisión. Completar la decisión con un calendario de acción, los procedimientos de control y establecer un sistema de previsión de posibles problemas en la acción.
2.2. La Organización en una Micro Empresa.
La organización permite que una micro empresa coordine todas sus actividades o tareas que se realizan para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación. Lo que busca es que las partes de una empresa (producción, finanzas, compras, ventas y otras) unan sus esfuerzos para alcanzar los objetivos. Al organizar una empresa, el micro empresario debe considerar los factores externos y anticiparse a cualquier cambio de ellos.
2.2.1. Proceso de Organización de una Micro Empresa.
La micro empresa en su organización debe considerar dos aspectos. La empresa o grupo funcional y luego el proceso de organizar o disponer el trabajo y asignar el personal para lograr los objetivos. Del mismo modo, se considera los siguientes pasos:
1. DETALLE DEL TRABAJO. Describir las actividades de la empresa, además el personal capacitado, los productos que se vendaran, los vendedores y las maquinarias. Del mismo modo, conocidas las actividades se debe repartir los puestos. (Que trabajos se hacen, cuales los procedimientos, con que se realiza y donde se realizara el trabajo).
2. DIVISIÓN DEL TRABAJO. Permite repartir el trabajo y ordenar los puestos, agrupándolos de diferentes maneras, de acuerdo a las características de la empresa. Para ello debe definir qué es lo principal para la empresa: Clientes, Producto, Proceso de producción, Lugar de la empresa o la combinación de los mismos. Esta depende de la cantidad de tareas y del número y calidad de los empleados.
3. COMBINACIÓN DE TAREAS. Conocido como departamentalización, Cuando la empresa crece y contrata más personas para desarrollar sus actividades, es necesario agrupar a los trabajadores cuyas tareas se encuentren relacionadas entre sí, como ser: Ventas, Producción, Contabilidad, Mercadeo y Personal. A esta combinación del trabajo se lo llama departamentalización. Posteriormente, se debe efectuar el Organigrama de la empresa donde se describa al responsable, al trabajador y la cantidad con el que cuenta, que actividades realizan y el nivel de las actividades.
4. COORDINACIÓN DEL TRABAJO. Conocido el aporte del trabajador a la micro empresa y el enlace de los trabajos que realizan, que no existe retrasos y que se realiza el trabajo de la mejor manera posible a esto se lo denomina la Coordinación en el trabajo. Por ello, la coordinación es importante en toda la empresa, mas aun cuando el empresario brinda cierta libertad a sus trabajadores para que realicen sus trabajos sin su vigilancia estrecha. Finalmente, se dice que la Coordinación es la unión de todos los trabajos para alcanzar la meta. Entonces: Si se tiene Ventas, Compras y Producción; existen los objetivos particulares: objetivo de ventas, objetivos de compras y objetivo de producción, entonces estos confluyen en el objetivo de la empresa.
5. SEGUIMIENTO Y REORGANIZACIÓN. Se ha visto que la organización es un proceso continuo, es decir es hacer periódicamente una evaluación de los cuatros pasos anteriores. Sin embargo, cuando las micro empresas crecen y la situación cambia, entonces la estructura de la empresa tiene que ser evaluada nuevamente, para asegurarse de que corresponde a una operación efectiva y eficiente para llenar las necesidades actuales.
2.3. La Dirección de una Micro Empresa.
La dirección se la considera como la capacidad para guiar y motivar a los trabajadores para lograr los objetivos de la empresa, mientras que, al mismo tiempo, se establecen relaciones duraderas entre los empleados y la empresa. Sin embargo, en esencia la dirección implica el logro de objetivos con y por medio de personas. Por lo tanto, un dirigente debe interesarse por el trabajo y por las relaciones humanas. En pocas palabras, el micro empresario es un dirigente que maneja su propia empresa y debe buscar una dirección eficaz.
Elementos de la Dirección.
La función de dirección, en la empresa, tiene tres elementos importantes, que son: liderazgo, motivación y comunicación.
1. EL LIDERAZGO. Es la capacidad de persuadir a otro buscar con entusiasmo objetivos bien definidos. La persona que dirige a otras debe tener algo especial que haga que los demás ejecuten lo que ella diga. El micro empresario debe tener ciertas cualidades para dirigir a las personas de su empresa y alcanzar los objetivos que se haya fijado. El jefe de una micro empresa es un líder y estos líderes tienen diversas características. Esta pueden ser:
a) Líder Autocrático. Se le conoce también como autoritario, se caracteriza por centralizar el poder y la toma de decisiones, el que imparte una instrucción u orden de manera vertical y espera su cumplimiento, se obedece las ordenes y decide por todos.
b) Líder Democrático. Se caracteriza por descentralizar la autoridad y comparte responsabilidades, además de ello, es democrático porque considera la opinión o las ideas de los trabajadores y a partir de ello se toman las decisiones entre todos.
c) Líder Liberal. Su característica radica en que los trabajadores son libres de hacer lo que puedan hacer, es decir que no existe autoridad alguna y se deja que los trabajadores resuelvan sus problemas y toman sus propias decisiones como puedan. El líder no se preocupa de nada y delega todo en sus trabajadores sin que le importen los resultados de esa delegación.
El liderazgo implica que el líder debe tener poder para ajustarse a las situaciones que se presentan en la empresa, es importante conocer los principales tipos de poder y sus fuentes:
a) Poder Personal. Cuando se observa la aptitud individual del líder para poder obtener o conseguir seguidores en base a su propia personalidad. Tiene el magnetismo personal, aire de confianza y convicción en sus objetivos que atrae y retiene a sus seguidores.
b) Poder Legítimo. Cuando el trabajador acepta las normas internas y acepta la influencia de un superior (Jefe), éste tiene poder legitimo sobre el subordinado. Le concede el dueño (os) de una empresa a una persona en un puesto determinado sobre sus compañeros de trabajo (Gerente, Supervisor, etc.).
c) Poder Coercitivo. Cuando se tiene fuerza y capacidad de imponer castigos o reprimendas en contra de los trabajadores para que estos realicen sus tareas. Crea alineación, alejamiento u hostilidad agresiva.
d) Poder del Conocimiento. Cuando se observa el mayor conocimiento, especialización, capacidad, entrenamiento o experiencia demostrada en ciertas áreas o actividades. Es el poder del conocimiento y la información que tiene una persona, que permite seguir a una persona.
Funciones de la conducta del líder. El comportamiento del líder suele desempeñar cuatro importantes funciones:
a) El Apoyo: "Conducta que intensifica los sentimientos de otros en cuanto a su valor personal e importancia".
b) La Simplificación de las interacciones: "Conducta que estimula a los miembros del grupo para crear relaciones mutuamente satisfactorias".
c) El Énfasis en las metas: "Conducta que estimula el entusiasmo por lograr la meta del grupo o un desempeño excelente".
d) La Simplificación del trabajo: "Conducta que ayuda a alcanzar las metas por medio de actividades como la planeación y la coordinación y de recursos idóneos como instrumentos, materiales y tecnología".
Los diferentes tipos de situación tienen distintos estilos de liderazgo que son eficaces o aceptados, por ejemplo podemos citar lo siguiente:
i) Parece que el tamaño de la unidad organizacional influye en el estilo de liderazgo que los seguidores están dispuestos a aceptar.
ii) Los diferentes tipos de situación de la misma clase de empresa requieren distintos estilos de liderazgo.
2. LA MOTIVACIÓN. Es el impulso de una persona para entrar en acción, porque desea hacerlo para satisfacer sus necesidades. Es decir consiste en encontrar las necesidades de un trabajador y ayudarlo a satisfacer, de tal manera que sienta ganas y deseos de trabajar. Del mismo modo, cabe mencionar que la motivación humana se basa en necesidades, sean consciente o inconscientemente. Por tanto, la motivación es el reflejo de los deseos.
Estas necesidades, son: Primarias como los requerimientos fisiológicos de agua aire, alimentos, sueño y abrigo. Segundo como autoestima, estatus, asociación, afecto, generosidad, realización y afirmación personal. Desde luego, estas necesidades varían en intensidad y el transcurso del tiempo en las personas.
También existen los motivadores, se las define como cosas que inducen a las personas a alcanzar un alto desempeño. Son las recompensas o incentivos ya identificados que intensifican el impulso a satisfacer los deseos.
Existen diferentes teorías de la Motivación: Teoría X (pesimista, estática y rígida), Teoría Y (optimista, dinámica y flexible) (McGregor), Jerarquía de Necesidades (Maslow), Motivacional de la expectativa (Vroom), Equidad, Reforzamiento (Skiner), Necesidades sobre motivación (McClelland).
Es necesario considerar las técnicas motivacionales, pese a que es tan compleja e individualizada, podemos mencionar algunas técnicas:
i) El Dinero
ii) La Participación
iii) La Calidad de Vida Laboral.
3. LA COMUNICACIÓN. Es la transferencia de la información, de ideas, conocimiento o emociones mediante símbolos convencionales, el cual permite el entendimiento entre una persona y otra. Desde ya, las organizaciones no pueden existir sin comunicación, si esta no existe los trabajadores no podrían saber lo que hacen sus compañeros, la gerencia tampoco recibiría entrada de información. Para que existe una coordinación de actividades debe existir una buena comunicación. La comunicación debe ser en dos sentidos: se comunica algo, se recibe el mensaje y se debe contestar. Si se da en un solo sentido, es una orden.
a) Pasos en la Comunicación: El proceso de comunicación considera:
i) Elaboración de una idea
ii) Codificación
iii) Transmisión
iv) Recepción
v) Descodificación
vi) Uso.
b) Barreras en la Comunicación: Cuando el receptor recibe el mensaje, existe interferencias que limitan su comprensión, estas son las barreras y pueden ser:
i) Personales
ii) Físicas
iii) Semánticas.
c) Técnicas de Comunicación: Pueden ser:
i) Retroalimentación
ii) Comunicación cara a cara
iii) Lenguaje simple
iv) Uso de redundancias
v) Comunicación de apoyo.
d) Formas de Comunicación: La comunicación en una empresa puede ser:
i) Vertical (ascendente, descendente)
ii) Horizontal de coordinación entre departamentos.
4. LAS RELACIONES HUMANAS. Todas las personas interactúan constantemente entre sí. Desde ya, muchas necesidades intelectuales, emocionales, físicas y económicas se satisfacen a través de la asociación con otras personas. A partir de ello, es importante que el empresario desarrolle su potencial en el campo de las relaciones humanas. Esta actividad permite que el trato y la relación entre los trabajadores de una empresa, sean las más cordiales y desde luego permitan desarrollar sus actividades dentro del marco de la cordialidad, el respeto y el apoyo de todos los trabajadores.
i) Las Relaciones Humanas son las encargadas de crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.
ii) Las Relaciones Públicas por su parte, buscan insertar a la organización dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses.
4.1. Relación existente entre las relaciones humanas y las relaciones públicas
Existe una gran confusión entre estas dos disciplinas, e inclusive, en los programas de estudio de algunas instituciones se las menciona como si fueran análogas o tuvieran la misma significación.
El propio nombre de cada una de estas disciplinas ya nos está indicando una diferencia importante:
i) Relaciones Humanas son vinculaciones entre los seres humanos o personas.
ii) Relaciones públicas se establecen relaciones entre las personas (individuo) o una organización (grupo)
Esto quiere decir, que en las Relaciones Públicas uno de los extremos de la relación es siempre un grupo. Mientras que en el caso de las Relaciones Humanas, en ambos extremos de la relación existe una persona individual.
Para llegar a las Relaciones Públicas es preciso primeramente pasar por las Relaciones Humanas, en efecto es muy difícil proyectar una imagen favorable de la organización si esta no conforma un grupo homogéneo, en el que impera un sentimiento de simpatía, colaboración y entendimiento entre sus miembros. Toda campaña de relaciones públicas planificada adecuadamente debe iniciarse con una intensa actividad de Relaciones Humanas.
2.4. El Control en una Micro Empresa.
El Control, básicamente, consiste en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados para su logro. Del mismo modo, tiene como fin señalar las debilidades y errores con el propósito de rectificarlos e impedir su repetición. Cuando los planes son más claros, completos y coordinados, el control es mucho más eficiente. Finalmente, el control en una micro empresa se puede realizar de diferentes maneras, que van desde las más sencillas hasta las más complejas. El micro empresario puede observar directamente a sus empleados, con la, ayuda de personal especializado o por medio de contactos informales, visitando la empresa mediante una observación directa de cómo se llevan a cabo las actividades, de acuerdo a la especificación del puesto que previamente indico al trabajador.
2.4.1. Elementos del Control.
Los elementos del control en la micro empresa pueden ser de diferente naturaleza, sin embargo los más importantes son los siguientes:
1. CANTIDAD. Es el número de unidades producidas.
2. CALIDAD. Es el grado de eficiencia de los trabajadores y cumplimiento de parámetros definidos.
3. TIEMPO. Es el plazo o tiempo que incurre la fabricación o venta de un producto.
4. COSTO. Es el monto de fabricación y no sobrepase el estipulado en un periodo normal de trabajo.
Por lo mencionado, el empresario debe controlar todas las actividades que realiza la micro empresa, como por ejemplo: producción, ventas, control financiero y de personal; cumpliendo así con los factores de cantidad, calidad, tiempo y costos.
Proceso del Control.
Durante el proceso del control el empresario debe llevar a cabo de manera precisa y adecuada; los pasos seguidos le dan un proceso lógico y de fácil comprensión. Por lo tanto, estos pasos son los más básicos que permiten definir la calidad de la empresa, el mismo que dará una imagen real de la misma. Los pasos básicos son los siguientes.
1. ESTABLECER ESTÁNDARES. Permite identificar lo realizado de tal manera que no sólo se mida, sino que se evalúe lo medido y en todos los niveles de la empresa. Esto significa emplear parámetros o medidas para evaluar las funciones y actividades, tanto actuales como futuras, asegurándose que estas medidas sean efectivas. Puede realizarse mediante: recolección de datos, graficas, datos históricos o estadísticos, cuestionarios, informes verbales o escritos, procedimientos, normas y otros.
2. APLICACIÓN DE LOS ESTÁNDARES. Significa utilizar y aplicar las técnicas adecuadas para ejercer el control, conforme a las normas establecidas; desde luego de acuerdo a la situación específica del trabajo que se realiza o se va a realizar.
3. COMPARACIÓN DEL ESTÁNDAR Y LO REAL. Permite comparar el funcionamiento actual de las actividades a controlar, con el patrón o estándar previamente establecida. Durante este proceso si existen diferencias se debe establecer su importancia mediante el juicio del que ejerce la función de control de acuerdo a la actividad a controlar.
4. UTILIZACIÓN DE MEDIDAS EFECTIVAS. Es la etapa más importante para el proceso de control, el esfuerzo se encuentra encaminado a que los resultados corresponden a los estándares. Cuando se descubre desviaciones se toma una acción correctiva el mismo que lleva a cabo el propietario de la empresa. Sin embargo, esta acción puede ser prevista, anticipándose a los hechos y poner en práctica una acción preventiva y correctiva.
Control Administrativo General.
En el control administrativo de la empresa, es necesario considerar la interrelación que existe entra las funciones o áreas de la micro empresa y los elementos del control (cantidad, calidad, uso del tiempo y costo). Estas relaciones son:
1. INTERRELACIÓN DE CONTROL-VENTAS. En esta área se considera lo siguiente:
a) Control de Cantidad: ¿El volumen de ventas es el esperado?
b) Control de Calidad: ¿El producto vendido representa el equilibrio satisfactorio con otros?
c) Control del Tiempo: ¿El vendedor realiza las visitas diarias respectivas?
d) Control de Costo: ¿Satisface el costo de publicidad y fuerza de ventas a la empresa?
2. INTERRELACIÓN DE CONTROL-PRODUCCIÓN. Se debe considerar lo siguiente:
a) Control de Cantidad: ¿Satisface la producción de la empresa?
b) Control de Calidad: ¿Se alcanza las especificaciones respecto a materia prima o insumos?
c) Control del Tiempo: ¿Se concluyen los productos y se despachan en el tiempo establecido?
d) Control de Costo: ¿Satisfacen los gastos de mano de obra directa y materia prima?
3. INTERRELACIÓN DE CONTROL-FINANZAS. Se debe considerar lo siguiente:
a) Control de Cantidad: ¿Es suficiente el capital de trabajo para necesidades de la empresa?
b) Control de Calidad: ¿Se utilizaran los bonos o acciones de la empresa?
c) Control del Tiempo: ¿Deben efectuarse préstamos a corto o largo plazo?
d) Control de Costo: ¿El interés está de acuerdo con el mercado corriente?
4. INTERRELACIÓN DE CONTROL-PERSONAL. Se debe considerar lo siguiente:
a) Control de Cantidad: ¿Es adecuado la mano de obra en la empresa?
b) Control de Calidad: ¿Hay en la empresa y se utiliza la especialización del trabajo?
c) Control del Tiempo: ¿Se miden las tareas y funciones del trabajador adecuadamente?
d) Control de Costo: ¿Es adecuado la estructura de sueldos de la empresa?
Tipos de Control.
En el proceso de efectuar el control de las actividades administrativas y operativas es importante conocer y determinar los tipos de control que se realizaran en la micro empresa, puesto que la aplicación de las mismas permitirá que la micro empresa logre los objetivos planificados en principio. Los tipos de control, generalmente utilizados, son los siguientes:
1. CONTROL GENERAL. Se encarga de revisar que todas las operaciones de la micro empresa se apeguen a los objetivos y metas trazadas. Este control es efectivo para evaluar y medir el desempeño de las funciones principales de la administración de la micro empresa; son útiles porque permiten localizar rápidamente las áreas de peligro, además de ahorrar tiempo y esfuerzo. Ejemplo: Si la micro empresa tiene como objetivo hacer llegar su producto a gran parte de las personas a precio bajo y buena calidad, se debe verificar que todas las actividades de la empresa se orienten a ello. Uso de Estados Financieros.
2. CONTROL DE CANTIDAD. Determina la cantidad a manejar en un área de la empresa, pueden ser cuantificables en términos unitarios, así mismo se evalúan dichas cantidades para encontrara variaciones de volumen lo real y lo planeado. Es aplicado en las áreas de producción y ventas, puesto ésta manejan cantidad de productos. Se aplica éste control en: Unidades vendidas, Nivel de inventarios, Materiales requeridos, Horas de mano de obra y otros.
3. CONTROL DE CALIDAD. Proceso continuo o periódico que se realiza en la micro empresa con el propósito de que el producto cumpla con los estándares considerados óptimos y de calidad para satisfacer al cliente. En una micro empresa no se realiza de manera particular a una persona, sino que se lo debe realizar junto a otras actividades. Para definir si el producto es bueno o malo, la micro empresa debe utilizar como base un método científico, muestras, análisis y otros o en el peor de los casos aplicar métodos empíricos. Los requisitos básicos para un adecuado y buen Control de Calidad son: Investigación de Mercados, Objetivos, Programa, Diseño, Producción, Distribución, Servicio y Clientes.
4. CONTROL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Se encarga de revisar diferentes actividades o funciones que se realizan en la empresa así mismo se verifican que se realicen de la mejor forma posible. Las auditorias son un control parecido a un control general, se revisa y evalúa la administración de la empresa. Los beneficios de la auditoria administrativa son: Revisión de nuevas políticas de la empresa e Identificación de áreas principales que requieren atención.
5. CONTROL DE PRESUPUESTOS. El presupuesto consiste en establecer en unidades el comportamiento esperado de una variable. En otras palabras, es lo que se espera que ocurra. La mayoría de los presupuestos son evaluados en unidades monetarias, también en horas, cantidades, volúmenes y otros. La forma de elaborar y controlar un Presupuesto es el siguiente: Primero se consideran todos los ingresos o entradas, Segundo se consideran todos los gastos o salidas y Tercero se efectúa la diferencia entre ambos para obtener el resultado final de sobrantes o faltantes del periodo respectivo, es decir el superávit o déficit de la micro empresa.
6. CONTROL DE COSTOS. Es la evaluación de tipo comparativo de los costos actuales, en relación a un patrón apropiado de estándares, los mismos que puedan facilitar una constante y permanente evaluación y especificación de las medidas correctivas. Es importante que el empresario realice el control, de tal manera que el manejo contable y financiero sea el más adecuado.
7. CONTROL DE INVENTARIOS. Busca tener un sistema adecuado de control de inventarios, es decir tener los productos o artículos adecuados, en las cantidades adecuadas y en el momento y lugar adecuado y preciso. Además el control de inventarios, busca: Disminuir la inversión en inventario y Disminuir los costos de almacenamiento, en una micro empresa. Finalmente, un buen control de inventarios permite reducir los retrasos en la producción y evita que se agote la mercadería en almacén.
Los tipos de control mencionados se pueden realizar cada cierto periodo de tiempo, de acuerdo a las características y necesidades de la micro empresa. De acuerdo a la aplicación que se efectúa, pueden ser: Continuos, Periódicos y Eventuales.
a) Es Continuo. Cuando se realiza de manera frecuente. Ejemplo: Control diario o semanal.
b) Es Periódico. Cuando se realiza cada determinado tiempo. Ejemplo: Mensual, Semestre, Trimestre, Cuatrimestre o anual.
c) Es Eventual. Cuando se realiza sólo si es necesario, porque surge una necesidad de hacerlo. Ejemplo: diario, quincenal, mensual otra periodo de tiempo.
2.4.5. Herramientas del Control.
Las herramientas prácticas del control sirven para ayudar al micro empresario a llevar adelante a cabo un control más específico y detallado de sus actividades que desarrolla en su empresa. Por lo tanto las herramientas más comunes son las siguientes:
1. EL PRESUPUESTO. Este nos permite conocer de manera anticipada los Ingresos, los Egresos y el Saldo, en todas las actividades a llevarse a cabo en la micro empresa. Como ejemplo se puede citar a los presupuestos: económicos, de volumen (Materia prima, insumos), de producción, costos de producción, de ventas, planes de pago y otros.
2. LAS GRAFICAS. Esta son herramientas que permiten describir las actividades de la micro empresa de manera grafica y esquematizada de tal manera que el control de actividades sea la más adecuada y correcta posible. Como ejemplo se tiene a: Diagramas de Proceso, Graficas de Gantt, Flujogramas de proceso, Graficas PERT, CPM y otras.
3. LOS REGISTROS. Permiten que la micro empresa registren todas sus actividades, sean administrativas y operativas, de tal manera que se tenga escrita y documentada para cualquier requerimiento. Como ejemplo se pueden citar: libros contables, libros de novedades, libros de actividades u órdenes, manuales administrativos y otros.
4. LOS ESTÁNDARES. Estos permiten definir los parámetros de medición o control en las actividades de la micro empresa, así como en los productos que elabora la empresa, ya que en función a sus características y especificaciones técnicas se podrá evaluar la fabricación de un bien en particular. Los estándares o parámetros son normalmente cuantitativos. Como ejemplo pueden ser: Peso, cantidad, volumen, medidas, costos, de inventarios y otros.
Finalmente a manera de resumen podemos mencionar lo siguiente. En la Teoría Neoclásica se la denomina Escuela Operacional o Escuela del pensamiento administrativo, porque concibe a la administración como el proceso de aplicar principios y funciones para la consecución de los objetivos. Así, MANECK WADIA, menciona: "Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas; cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo".
Desde luego, el proceso no puede ser inmutable ni estático: es móvil que no tiene inicio ni final, ni secuencia fija de acontecimientos. Una función administrativa no es una entidad aislada, sino parte integral de un conjunto mayor conformado por varias funciones relacionadas entre sí.
Cada función administrativa, repercute en la siguiente y determina su desarrollo: Planeación-Organización-Dirección-Control. El desempeño de estas funciones administrativas, forma el denominado Ciclo Administrativo. La siguiente grafica explica lo descrito.
II. LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN LA MICRO EMPRESA.
En esta segunda parte, se pretende que las actividades de una micro empresa sean conocidas de manera clara y concreta. A partir de lo mencionado se describirán las funciones de: Producción, Comercialización, Finanzas y Recursos Humanos.
1. ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN.
La producción es la transformación de insumos, de recursos y físicos en productos deseados por los consumidores, estos pueden ser: bienes y/o servicios. Normalmente, se denomina solamente producción a la elaboración de bienes, sin embargo el concepto de manufactura es quien abarca de manera exclusiva a la elaboración de estos y a la producción de servicios se denomina prestación de servicios o servucción.
La manufactura es una forma especial de producción, mediante el cual la materia prima y los materiales semiterminados son procesados y convertidos en productos terminados. A partir de ello, se deduce que la producción engloba a un todo: además de producir bienes se puede producir servicios. A partir de ello, un sistema productivo puede elaborar bienes como servicios.
1.1. Clasificación de Bienes y Servicios.
El producto es el resultado final de un proceso de producción, pudiendo ser: Bien o Servicio. Un Bien es algo tangible que se mide, pesa o cuenta, además de que debe obtener un beneficio, interés o fruto. El Servicio, es la utilidad, provecho o beneficio que obtiene una persona o un grupo de personas del trabajo que otra u otras realizan. Por ejemplo:
BIEN BENEFICIO Refrigerador: Mantiene en buen estado los Alimentos y decora la cocina. Libro: Interés del lector | SERVICIO UTILIDAD Corte de Cabello: Satisfacción, buena apariencia del Cliente. Elaborar un Sistema Moderniza la empresa y hace mas Computacional. Eficiente y rápidas sus operaciones. |
Existen bienes y /o servicios que pueden combinar entre si y aprovechar dentro de un sistema de producción de bienes, prestar servicios como algo adicional o viceversa.
1.2. Planeación de la Producción.
La planeación de la producción en una empresa es la aplicación de una técnica o herramienta necesaria y adecuada que permite prever cada etapa de todas las operaciones separadas o integradas de un proceso productivo y su producto.
1. PRONOSTICO DE VENTAS. Es importante conocer si la cantidad planeada a vender será producida con la capacidad que tiene la empresa, o sea: conocer la cantidad del producto y en el tiempo determinado. Así mismo la empresa de servicio, es difícil determinar la cantidad de servicio que puede ofrecer, en este caso se debe medir los insumos o recursos con que cuenta la empresa.
Ejemplo: Un carpintero hace 5 sillas al día y debe vender 35 sillas dentro de 4 días; no podrá cumplir su compromiso de venta y debe rechazar el pedido o en su caso modificar el plazo de entrega a 7 días. Del mismo modo, si una Carnicería desea vender 100 kilos de carne a la semana y solo puede conseguir 85 kilos; no podrá cumplir con su pronóstico.
Por lo mencionado, el pronóstico de ventas no consiste sólo en determinar si se puede o no cumplir con el pedido; lo más importante consiste en planear para que ese pronóstico se cumpla.
2. MANO DE OBRA. Se refiere a la cantidad de personas que forman parte del proceso productivo y que con esfuerzo transforman la materia prima y logran el producto terminado. Por lo tanto, planear la mano de obra para producir significa definir las características que, respecto al trabajo, debe tener la persona. Ejemplo: Si una empresa ofrece servicio reparación de tubería de agua; necesita plomero y no albañil.
3. MATERIA PRIMA. Son elementos, partes o sustancias del que está compuesto un producto terminado. Para considerara dentro de la planeación de la producción, se debe considerar lo siguiente:
a) Cuánta materia prima se requiere para la elaboración de un producto,
b) Cuál el tiempo requerido de la materia prima y
c) Inventario de producto terminado, la existencia o disponibilidad del producto terminado.
1.3. Localización y Almacenamiento del trabajo.
La Localización del trabajo es el lugar o espacio físico donde se reúnen personas, equipos, herramientas, materia prima y otros, de tal manera que se forme un producto terminado. En el caso de una micro o pequeña empresa, es probable que inicialmente se realice en el domicilio del empresario o un lugar alquilado; sin embargo, la importancia del lugar de trabajo radica en que sea en el mismo lugar de tal manera que se puedan evitar pérdidas de tiempo y esfuerzo al trasladar de un lugar a otro. Al margen de ello, el lugar de trabajo debe ser el más adecuado posible y debe contar con las condiciones mínimas que requiere una empresa, como ser: iluminación, ventilación, servicios básicos y agradables de tal manera que las personas que trabajen se sientan a gusto y en condiciones de poder trabajar.
El Almacenamiento de la materia prima debe ser adecuada y cerca al lugar de trabajo, además contar con las condiciones y requisitos mínimos.
La Localización de una empresa de servicios es importante, mas aun tratándose de servicios a la comunidad; esto quiere decir que la empresa se instala en función a la necesidad del servicio, también debe ser de fácil acceso y contar con todos los servicios básicos y públicos, ello le permitirá incrementar sus clientes.
La Distribución Física del lugar de trabajo es necesaria e importante, ya que permitirá la adecuada distribución de maquinas, herramientas, equipos y otros elementos; así como el almacén de materia prima y productos terminados, de tal manera que se efectúe el menor recorrido posible en la distancia: Almacén de materia prima, proceso de producción y almacén de productos terminados.
La Seguridad en el trabajo, respecto a la maquinaria, depende de una correcta instalación, que no exista cambios constantes, lugar especifico de diseño y uso. Del mismo modo, la seguridad de las personas es más importante ante todo, es decir, proporcionar las medidas de seguridad mucho más aún si existe algún riesgo en el trabajo que realizan.
Las herramientas, son un instrumento del trabajo que auxilian a una persona y evitan el trabajo manual; facilitan el trabajo en el proceso de producción; éstas para su uso deben ubicarse en el lugar de trabajo, se debe contar con todas las herramientas necesarias y en buen estado; ello permitirá que el proceso productivo no sea interrumpido y se obtengan los resultados.
1.4. Compra de Materia Prima.
La compra de la materia prima es importante, puesto que la responsabilidad de gastar los ingresos de la empresa significa definir el control de los gastos. Por lo tanto, el efecto de una buena compra, económicamente, es más significativo que el de una venta, puesto que cada peso ahorrado en la compra, es un peso que forma parte de la utilidad. En cambio, un peso en ventas, por el que se paga impuestos, genera menor beneficio.
1. POLÍTICA DE COMPRAS. Para efectuar las compras, se deben contar con las políticas de compras, especialmente por los cambios de precios y la escasez de materiales y otros. Para ellos se considera:
a) Producir o comprar; decidir si se compra o se produce en la empresa
b) Compra: cantidad pequeña e intervalo frecuente o Compra: cantidad mayor y menos frecuente
c) Compra por contrato; basado en un acuerdo con el vendedor quien provee los materiales y otros por un periodo determinado.
2. FUNCIÓN DE COMPRAS. La empresa debe considerar:
a) Establecer especificaciones de lo que se comprara
b) Determinar cantidad mínima de compra (inventario) y precio y tiempo de entrega
c) Elección de proveedor, de acuerdo a: experiencia, calidad, precio, descuentos, cumplimiento y puntualidad de entrega y otros aspectos que permita elegir al proveedor
d) Orden de compra, luego de elegir al proveedor se le comunica la compra de materiales
e) Seguimiento de compra, verificación de documentos (orden, registro, fecha entrega, comunicación anticipada, precio, etc.)
1.5. Manejo y Control de Materiales.
El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar donde se encuentra los materiales y la cantidad de existencias, de tal manera que se determine el momento o punto de compra.
El Control de Material, se inicia cuando ingresa a la empresa y termina a la salida del producto terminado. En este tiempo, el material recorre todo el proceso de producción, para ello se debe efectuar un manejo y control de materiales, de manera especial en:
1. La Localización, conocer el lugar de materiales (Almacén de materia prima, de materiales en proceso y materiales que forman el producto terminado) y asignar responsabilidad y custodia de los materiales
2. La Cantidad, conocer cantidad y lugar de materiales para:
a) Evitar robo y mal uso,
b) Determinar cuánto y cuándo se necesita,
c) Determinar consumo de materiales en cantidad y costo.
El Control de Inventarios; es la cantidad de materiales que se encuentra en almacén, si no mantienen inventarios o no hay buen control la empresa presenta dos situaciones:
1. Que el inventario este por debajo del consumo; o sea se tiene menor cantidad de lo que se consume en un periodo determinado, la producción se detienen y no se entrega el producto.
2. Que el inventario este por encima del consumo; o sea existe mayor cantidad de lo que se consume en un periodo determinado, costo de mantener inventarios.
El Control de Inventario, tiene por objetivo mantener la cantidad optima de materiales o un inventario promedio, de tal manera que haya disponibilidad en el momento oportuno y no afecte económicamente a la empresa. Para ello, se debe establecer una cantidad mínima de inventario y volver a comprar Punto de orden o reorden.
Ejemplo: Si se consume 1000 unidades al mes del material "X" para elaborar un producto; el proveedor tarda n semanas en su entrega después de la compra. Cuál es la cantidad mínima o punto de orden para volver a comprar.
1.6. Proceso Productivo.
El proceso de productivo es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para elaborar un producto. En él se juntan la maquinaria, la materia prima y las personas.
La base principal para definir el proceso productivo de una empresa, es el tipo de producto a fabricar, los productos se clasifican en Estándar y Por Pedido. Y el tipo del proceso de producción puede ser: Continuo e Intermitente.
1. Productos Estándar. La empresa fabrica el producto para el público en general. Tiene nombre o marca y las especificaciones del producto lo establece la empresa. El producto normalmente se almacena. El tipo de proceso de producción es Continuo; puesto que dura mucho tiempo, donde las maquinas no se detienen en cierto tiempo (meses, años). Ej: Fabrica de automóviles.
2. Productos por Pedido. Estos producto se fabrican a pedido y el cliente es quien proporciona la especificación, pudiendo fabricarse con el material del mismo cliente. El tipo de proceso de producción es Intermitente, puesto que los periodos de producción son cortos; es común que las maquinas se detengan para ajustar y usar en la fabricación de otro producto. Ej. Fundición.
1.7. Control de Producción, Control de Calidad y Productividad.
El Control de Producción. Este tiene como objetivo el de coordinar todos los elementos del proceso de producción (Materia prima, trabajadores, maquinaria, recursos económico-financieros, energía, información, etc.). El control de la producción se utiliza de acuerdo al tipo de proceso de producción de cada empresa. El control en las empresas que producen de acuerdo a órdenes del cliente se aplica el Control de Órdenes y el control en las empresas que producen para almacenar se aplica el Control de Flujo.
El Control de Calidad. Es el proceso que permite, mediante un programa, elaborar el producto de acuerdo a las especificaciones técnicas de diseño. La relación de calidad del producto respecto a la especificación se basa en la precisión que busca el cliente y la exactitud que se logra con las personas, maquinarias y herramientas que cuenta la empresa. Para controlar se debe considerar los términos cuantitativos y cualitativos. Es relativamente sencillo controlar la calidad de un producto con estándares Cuantitativos (Ej.: Tornillo de 2 plg.) porque se pueden ver y medir. En cambio, es difícil controlar la calidad del producto con estándares Cualitativos (Ej.: Fiesta infantil) porque no se puede contar ni establecer un punto especifico.
La Productividad. Es la medida de la eficiencia con que una empresa produce bienes o servicios; es decir es la relación entre la producción de bienes y servicios y los insumos utilizados en los procesos productivos (humanos y no humanos). Una forma más utilizada para medir productividad es la razón de productos terminados entre insumos que utilizaron en su elaboración. Ej.: Un Centro médico (insumo) atiende 100 consultas médicas por día (producción o producto terminado); la productividad será del 12,50. Otro consultorio tiene 15 médicos y atiende 125 consultas diarios. Ahí la productividad es de 8,33. Se concluye que el primer consultorio es más productivo, pese a que son menos médicos.
Finalmente, los factores que afecta la productividad son tres que aumentan o disminuyen por hora-empleado, estos son:
1. El Aumento de inversión en capital,
2. La Innovación tecnológica y
3. La Automatización.
2. ADMINISTRACIÓN COMERCIAL.
El objetivo de la Comercialización, es aprender a manejar adecuadamente las actividades en la micro empresa encaminadas a vender los productos o servicios que ofrece, así como las formas de organizar, reclutar, capacitar, motivar y evaluar al personal de ventas de la empresa.
2.1. El Producto.
Según STANTON y ETZEL: "El producto es un conjunto de atributos fundamentales unidos en una forma identificable. Cada producto se identifica por un nombre descriptivo (o genérico) que el común de la gente entiende, como hacer, seguro, raquetas de tenis, etc."
Cuando un cliente adquiere una Silla, lo considera como un medio para descansar, pero también lo ve como un objeto para decorar su sala. Por ello, el producto representa un conjunto de satisfacciones para el consumidor. Todas las empresas se encuentran relacionadas con la producción de bienes y/o servicios.
1. CLASES DE BIENES. La mayoría de las empresas adquieren materia prima y las transforman en productos Industriales o de Consumo.
a) Bienes Industriales. Son productos que se utilizan para producir otros bienes; algunos de ellos entran directamente al proceso productivo, como materia prima, producto semiproducido y otros utilizan equipos productivos que requieren mantenimiento y reparación.
b) Bienes de Consumo. Son aquellos que son utilizados por los consumidores finales para satisfacer sus necesidades personales. Se clasifican en bienes duraderos y no duraderos.
i) Son bienes Duraderos; los productos de consumo que duran un periodo relativamente largo pese a su uso frecuente.
ii) Son bienes No Duraderos; aquellos que tienen una vida mucho más corta.
2. CICLO VITAL DEL PRODUCTO. Debido a los cambios en el estilo de vida de los consumidores o los adelantos tecnológicos, las empresas desarrollar nuevos productos para atender mejor al consumidor. En virtud a ello, una empresa debe enfrentar al Ciclo de vida del producto y su obsolescencia que requiere modificación o eliminación. El cambio a lo largo de la vida del producto se denomina ciclo vital, en la misma se puede distinguir las siguientes etapas:
a) Introducción
b) Crecimiento
c) Madurez
d) Saturación
e) Rechazo u obsolescencia.
3. MARCA, ETIQUETA Y EMPAQUE DEL PRODUCTO. La venta de un producto se facilita cuando el cliente conoce el producto y los solicita por su nombre. A partir de ello, se considera la marca, la etiqueta y el empaque.
a) Marca. Es un nombre, termino, signo, símbolo o diseño, o combinación de los mismos, que permite identificar los bienes o servicios de una empresa y los diferencia de los de sus competidores.
b) Etiqueta. Son las formas impresas que lleva el producto o paquete para dar información al cliente o consumidor, de tal manera que le ayude a tomar una decisión de compra. Mediante palabras, letras o número, una etiqueta indica la categoría o calidad del producto y brinda la información sobre su cuidado, uso y preparación; también describe sus atributos más importantes.
c) Empaque. Conocido también como recipiente es proteger su contenido, el trabajo de protección se inicia cuando el producto es empacado y concluye luego de consumido el producto. El empaque debe ayudar la venta del producto, más aun cuando adquiere el consumidor final. Además de ello debe servir como publicidad, incrementando el valor del producto ante el cliente.
2.2. La Distribución.
STANTON y ETZEL, mencionan: "La distribución consiste en hacer llegar el producto a un mercado meta. La actividad más importante para llevar un producto al mercado es la de arreglar su venta y la transferencia de derechos del productor al cliente final. Otras actividades (o funciones) comunes son promover el producto, almacenarlo y asumir parte del riesgo financiero que surge durante el proceso de distribución".
La distribución permite hacer llegar el producto al mercado; para ello se debe definir las rutas o medio por el cual se desplazaran los productos desde el lugar de su producción hasta el lugar de su consumo. Las rutas o medios se los conoce como canales de distribución. El canal de distribución responde según el bien sea industrial o de consumo.
1. FACTORES PARA ELEGIR CANAL DE DISTRIBUCIÓN. Para elegir los canales de distribución se debe considerar los siguientes factores: mercado, intermediario, producto y medio ambiente.
a) El Mercado. Se considera la concentración de clientes, pudiendo utilizar un canal corto, en cambio cuando existe dispersión se utilizan varios canales.
b) El intermediario. Se considera el número de intermediarios o eslabones de cadena requeridos para llevar el producto de la fábrica al consumidor.
c) El Producto. En función a sus características físicas, se puede usar canales de distribución cortos para evitar inventarios elevados y también para productos a pedidos.
d) El Medio Ambiente. Se considera las condiciones sociales políticas, económicas y tecnológicas obligan seleccionar ciertos canales de distribución.
2. CANALES DE DISTRIBUCIÓN. Para una adecuada distribución de un producto se consideran ciertos tipos de canales de distribución, tanto para los bienes industriales como para los bienes de consumo.
a) Bienes Industriales.
i) Productor – Consumidor Industrial.
ii) Productor – Agente – Consumidor Industrial.
iii) Productor – Distribuidor Industrial – Consumidor Industrial.
iv) Productor – Agente – Distribuidor Industrial – Consumidor Industrial.
b) Bienes de Consumo.
i) Productor – Consumidor Final.
ii) Productor – Minorista – Consumidor Final.
iii) Productor – Agente – Minorista – Consumidor Final.
iv) Productor – Mayorista – Minorista – Consumidor Final.
v) Productor – Agente Mayorista – Minorista – Consumidor Final.
3. VENTAS. Durante el proceso de distribución de los bienes del productor al consumidor final, es muy importante considerar y distinguir a las ventas, entre las que podemos mencionar ventas al mayor y al detalle.
a) Venta al Mayor. Considera a empresas comerciales que compran y venden mercancías a minoristas, comerciante, consumidores industriales, pero en grandes cantidades al consumidor individual. Se consideran a: Comerciante mayorista y Corredor.
i) Comerciante mayorista.
1) Mayorista General. Ofrece una línea completa de servicios a sus clientes. Compra del productor y almacena en cantidad para su entrega posterior a sus clientes.
2) Mayorista Especializado. Vende o distribuye el producto de una misma línea, su esfuerzo se orienta a ciertos clientes, al que ofrece desde la venta hasta los servicios de apoyo a la misma. Se consideran a: Comisionistas, Fleteros, Mayorista demostrador y Mayorista comprador.
ii) Corredor. Se responsabilizan por el producto que maneja, actúa como representante de otro proveedor. Se consideran a:
1) Agente de venta. Representa a pequeños fabricantes, no deciden los precios.
2) Agente productor. Representa a más de un fabricante y vende línea de productos.
3) Comerciante por comisión. Contratado para efectuar un transacción por comisión.
4) Agente. Hace contacto entre vendedor y comprador, no es parte de la venta física.
b) Venta al Detalle. Compra mercancía de consumo a proveedores, sea productor o detallista. Es conocido como Detallista. Se clasifican considerando lo siguiente.
i) Por línea de productos. Empresas que vende líneas de productos en general.
ii) Por clase de propiedad. Empresas que venden productos que compran.
iii) Por localización geográfica. Empresas agrupadas en centro comercial para vender productos.
iv) Por tipo de operación. Empresas que no tiene posición fija para vender productos.
2.3. La Publicidad.
En principio es importante mencionar lo siguiente: "La función de promoción es cambiar la localización y forma de la curva de la demanda para el producto de una compañía. Mediante la promoción, una empresa trata de aumentar el volumen de ventas de su producto a cualquier precio determinado".
STANTON y ETZEL, mencionan: "La publicidad consiste en todas las actividades que atañen a presentar, a través de los medios de comunicación masivos, un mensaje impersonal, patrocinado y pagado acerca de un producto, servicio u organización".
Por lo tanto, la publicidad es cualquier tipo de presentación de ventas no personal, pagada por un patrocinador determinado. El mensaje de la publicidad contiene las palabras habladas o escritas del anuncio. La función de la publicidad es atraer la tensión de los clientes hacia los productos o servicios que elabora o presta una empresa y motivarlos para que los compren.
1. OBJETIVOS. La publicidad tiene dos amplios objetivos: Promover el conocimiento y venta de los bienes o servicios de la empresa conocido como Publicidad promocional o de productos y Construir una imagen de la empresa conocido como Promoción institucional.
a) PUBLICIDAD PROMOCIONAL. Conocido también como publicidad de productos, consiste en lograr un efecto directo sobre el cliente para que compre un producto con la finalidad de incrementar las ventas. Para ello, el empresario debe priorizar:
i) Incitar a posibles compradores del producto y
ii) Promover compras inmediatas mediante anuncios publicitarios.
b) PUBLICIDAD INSTITUCIONAL. Se encuentra dirigida a proporcionar al público en general la información sobre la empresa. A partir de ello se creara una confianza en la imagen de la empresa ante la comunidad, busca mejorar el nivel de las relaciones de su empresa con su medio demostrando que es un miembro y activo de la comunidad.
2. MEDIOS DE PUBLICIDAD. Mediante la publicidad el empresario da a conocer la información sobre los productos que ofrece y para ello utiliza ciertos recursos como los medios de publicidad, entre ellos son el periódico, la radio y los volantes.
a) EL PERIÓDICO. Es el medio de publicad más importante para la micro empresa, pues su circulación cubre un área geográfica o territorio seleccionado; además los anuncios del periódico llegan a personas de todas las clases económicas.
b) LA RADIO. Este medio ofrece la oportunidad de exponer masivamente los mensajes publicitarios, este medio puede estar dirigido a un mercado particular, sea de un pueble o una ciudad. El micro empresario que va a utilizar la publicidad por radio, debe evaluar el área del mercado y elegir la estación que tiene la programación adecuada para atraer audiencia a donde desea llegar.
c) EL VOLANTE. Es un medio impreso y económico, por el cual se efectúa la publicidad de un producto; estos volantes son distribuidos por personas (dueños o empleados) de la empresa, de puerta a puerta, en lugares elegidos, entregados al posible cliente y otras formas adecuadas.
2.4. El Precio.
STANTON y ETZEL, mencionan: "El precio es la cantidad de dinero u otros elementos de utilidad que se necesitan para adquirir un producto. La utilidad es un atributo con el potencial para satisfacer necesidades o deseos".
Al trasladar los bienes o servicios del productor al consumidor, ocurre un intercambio llamado compra-venta; el comprador entrega algo de valor a cambio de los bines y servicios. Este valor normalmente es Dinero y la cantidad que se paga por el bien o servicio corresponde a su precio.
El precio del producto proporciona al vendedor su ganancia y refleja la satisfacción y utilidad del comprador por la compra realizada. Además, en la mayoría de las empresas el precio determina el volumen de ventas.
1. OBJETIVOS DEL PRECIO. La determinación del precio en una empresa debe reflejar sus objetivos específicos de mercadotecnia y otros. Los objetivos son los siguientes:
a) Obtener un margen de ganancia sobre el costo.
b) Estabilización de precios.
c) Mantener la participación en el mercado.
2. POLÍTICA DE PRECIOS. Son guías que establece una empresa para fijar sus precios. Si se diseñan cuidadosamente, ofrecen seguridad de que se toman decisiones uniformes de precios dentro de la empresa. Algunas políticas de precios son: precio alto, precio competitivo y precio bajo; precio singular o impar, precio con entrega; precio fijo versus precio variable; precio líder y precio de enganche y política de descuento.
a) Precio alto, precio competitivo y precio bajo.
b) Precio selectivo contra precio de penetración.
c) Precio singular o impar.
d) Precio con entrega.
e) Precio fijo versus precio variable.
f) Precio líder y precio gancho.
g) Política de descuento.
3. FACTORES PARA FIJAR PRECIOS. Son dos métodos básicos que permiten determinar el precio de venta: De costo y De mercado o competitivo. Un tercer método es la combinación de ambos.
a) Método de Costo. Es cuando se fija un precio luego de determinar el costo del producto. Esto significa que le permite cubrir sus costos y brinde ganancia, la mayoría utilizan variantes. Los enfoques de costo incluyen el margen de ganancia sobre el costo total, la fijación de precios en base de la tasa de rendimiento, los costos variables, el análisis del punto de equilibrio y los costos promedio.
b) Método de Mercado. Es cuando se fija el precio de acuerdo a los precios que existen en el mercado para artículos o productos similares.
4. FACTORES DE MERCADO. El precio de mercado, para un producto anterior lo constituyen los precios de los productos similares o iguales a los anteriores. A partir de ello se consideran los siguientes factores:
a) Precio prevaleciente en el mercado
b) Precio habitual o conveniente
c) Precio de producto sustituto
d) Precio soporte de mercado
e) Liderazgo del precio.
2.5. ADMINISTRACION DE VENTAS.
Las ventas son una de las funciones básicas de la empresa, pues de nada sirven el mejor sistema contable, la mejor publicidad y el mejor método de producción, si no hay ventas. Existen dos formas para promover la venta de bienes o servicios. Personales y publicidad.
1. Las ventas personales, son presentaciones orales de un bien o servicio ante uno o más compradores probables, cuyo propósito es realzar una venta.
2. La Publicidad, es la forma de presentación de ventas que no es personal y es pagado por un patrocinador.
Las ventas se organizan en una empresa considerando los siguientes aspectos.
a) La situación geográfica
b) La línea de productos
c) Los clientes.
1. INVESTGACION DE MERCADOS. La investigación de mercados es el proceso de recopilar, registrar y analizar datos sobre un mercado especifico al cual la empresa ofrece sus productos. Los datos deben incluir: posible identificación del mercado, número y nivel de ingreso de los clientes, gustos y hábito del consumidor, competencia, orientación económica y la información necesaria para investigar opiniones y actitudes del cliente. Estos datos y la investigación permitirán determinar:
a) Beneficios razonables del mercado
b) Producto adecuado a la demanda del mercado
c) Precio del producto si es compatible a la demanda del mercado
d) Resistencia del cliente
e) Cualidades y bondades de la empresa.
Para realizar una investigación de mercado, se deben considerar los siguientes aspectos:
a) Identificación de Clientes. Se debe realizar las siguientes preguntas:
i) ¿Qué tipo de empresa tengo?
ii) ¿Qué tipo de producto vendo?
iii) ¿Cuál la competencia a enfrentar?
b) Procedimiento de la Investigación. Los pasos para investigar el mercado son los siguientes:
i) Reconocer el problema
ii) Investigar y planificación preliminar
iii) Recopilar la información objetiva
iv) Clasificar, analizar e interpretar la información
v) Conclusiones.
c) Fuentes de Información. Las fuentes de información para investigar mercados son las siguientes:
i) Archivos internos
ii) Archivos externos
iii) Banco de datos
iv) Agencias estatales
v) Instituciones comerciales
vi) Proveedores
vii) Medio de información (periódico, radio, televisión, revista, etc.)
viii) Bancos.
d) Formas de Información. Las formas básicas para obtener información, son los siguientes:
i) La Observación
ii) La Entrevista
iii) La Encuesta.
En una sociedad, sea individuo o empresa pública o privada, debe tomar decisiones sobre el manejo económico, financiero y contable de sus recursos. A partir de ello, en una empresa, la administración financiera y la contabilidad es el proceso de ayudar a tomar decisiones mediante el registro, clasificación, transacciones e interpretación de sus operaciones.
Mediante esta información financiera y contable, se podrá llevar a cabo un control adecuado sobra cada una de las operaciones que realiza la empresa, realizando así un análisis de lo hecho, de lo que se espera, de las oportunidades, de los problemas, de las alternativas y otras para tomar una mejor decisión.
En el ámbito financiero de una empresa, la contabilidad es la herramienta más importante pues permite facilitar la toma de decisiones, así como mantener en forma ordenada el registro de todas las operaciones realizadas en cierto periodo de tiempo (día, semana, mes). La importancia de la contabilidad, no radica en dar una respuesta a la empresa para tomar una decisión, sino que proporciona las herramientas necesarias para determinar su curso de acción, su posición económica y los datos suficientes para tomar la decisión. La contabilidad nace ante la necesidad de llevar un seguimiento y control sobre las transacciones y operaciones diarias que se realizan en una micro empresa de tal manera que en cierto momento se pueda conocer cuántas operaciones se efectuaron en cierto periodo, cuánto se gasto, cuánto se deben, cuantas utilidades se generaron.
EL objetivo final de la contabilidad es facilitar la toma de decisiones a sus diferentes usuarios, así como mantener en forma ordenada el registro de cada operación realizada durante un cierto periodo (día, semana, mes). Para una mejor comprensión de todos y cada uno de los temas contables, es importante conocer algunos términos que el empresario los podrá utilizar y mencionar constantemente; estos términos son los siguientes:
1. Activo. Referido a los bienes y derechos con el que cuenta la empresa.
2. Activo corriente. Activos que se convertirán en efectivo o utilizaran en operaciones corrientes.
3. Activo fijo. Activos durables utilizados para producir un bien o servicios.
4. Activo intangible. Aquellos que benefician a la empresa por los derechos u obligaciones.
5. Balance General. Documento que muestra el activo, el pasivo y el capital de la empresa.
6. Estado de Resultados. Documento que muestra los ingresos y egresos de la empresa en un periodo.
7. Balance de comprobación. Permite comparar los saldos del debe y el haber.
8. Capital social. Aportes de los socios para el funcionamiento de la empresa, (efectivo, valores y bienes)
9. Ciclo contable de operaciones. Tiempo para la preparación y presentación de los estados financieros.
10. Costo. Erogación económica (dinero) para la compra de un activo.
11. Cuenta. Operación en una transacción, asignado por un número y nombre para su registro clasificado.
12. Cuentas por pagar. Pasivos (mercadería acredito, deudas del negocio)
13. Debe. Partida contabilizada a lado izquierdo (Debito).
14. Haber. Partida contabilizada a lado derecho (Crédito).
15. Partida doble. Transacciones y operaciones realizadas una de entrada otra de salida.
16. Gasto. Es el costo a la empresa en la producción y venta de un bien o servicio.
17. Inventario. Mercadería, MP, etc. en existencia para la venta, convertido a dinero en cierto tiempo (un año)
18. Pasivo. Total deuda de la empresa a proveedores (acreedores), monto por pagar.
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