La gestion documental en Colombia

Con el fin de facilitar a NUESTROS CLIENTES la consulta
y el conocimiento sobre la LEGISLACION ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL
COLOMBIANA, COLARCHIVOS LTDA, entrega la presente
guía, que servirá como material de apoyo
didáctico y a la vez orientará la adecuada
implementación de los programas de gestión
documental PGD para nuestros clientes.

Objetivos

Informar sobre la normatividad vigente, relacionada con
los archivos y reflexionar sobre las consecuencias que implica su
incumplimiento.

Brindar lineamientos generales sobre la importancia y
adopción de los programas de gestión
documental.

JUSTIFICACIÓN:

El Archivo General de la Nación de Colombia
mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la
Contraloría General de la República propenden
porque los archivos de las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas estén organizados,
conforme a los principios y procesos archivísticos,
estableciendo directrices básicas para la
elaboración e implementación de programas de
gestión documental, que contribuyan a la
racionalización del uso de recursos destinados a espacios,
muebles, equipos y tecnologías en los archivos.

De igual forma el AGN y la Contraloría
velarán por el cumplimiento de las normas
archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada
organización, conservación, uso y acceso de la
información.

Sensibilización y normatividad
archivística

Este tema tiene como finalidad hacer un recorrido por
las principales normas que regulan la función
archivística del país, partiendo del marco
constitucional, las leyes y decretos y los desarrollos
reglamentarios del Archivo General de la Nación y de la
Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos.

Para que el Programa de Gestión Documental pueda
ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad
responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la
entidad, por el Archivo General de la Nación, así
como las demás normas aplicables a la entidad. A
continuación se señalan las normas de
carácter general relacionadas con la gestión
documental:

NORMATIVIDAD GENERAL

Constitución Política de
Colombia.

Artículo 8. "Es obligación del
Estado y de las personas proteger las riquezas culturales
y

Naturales de la Nación".

Artículo 15. "Todas las personas tienen
derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y
el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo,
tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de
datos y en archivos de entidades públicas y
privadas. 

En la recolección, tratamiento y
circulación de datos se respetarán la libertad y
demás garantías consagradas en la
Constitución. 

La correspondencia y demás formas de
comunicación privada son inviolables. Sólo pueden
ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la
ley. 

Con el fin de prevenir la comisión de actos
terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y
condiciones en que las autoridades que ella señale, con
fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la
correspondencia y demás formas de comunicación
privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la
Procuraduría General de la Nación y control
judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas
siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno
rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de
esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que
se refiere este artículo incurrirán en falta
gravísima, sin perjuicio de las demás
responsabilidades a que hubiere lugar". (Reforma Acto Legislativo
02 de 2003).

Artículo 20. "Se garantiza a toda persona
la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la
de informar y recibir información veraz e imparcial, y la
de fundar medios masivos de comunicación".

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se
garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de
equidad. No habrá censura".

Artículo 23. "Toda persona tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de
interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su
ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los
derechos fundamentales".

Artículo 27. "El Estado garantiza las
libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación
y cátedra".

Artículo 63. Los bienes de uso
público, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio
arqueológico de la Nación y los demás bienes
que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables.