Las Organizaciones y la necesidad de administrarlas (página 2)

Partes: 1, 2

Planeación: La determinación de
los objetivos y elección de los cursos de
acción para lograrlos, con base en la
investigación y elaboración de un esquema
detallado que habrá de realizarse en un
futuro.
Organización: Organización es
el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos, mediante la
determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación de
actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social.
Dirección: Esta etapa del proceso
administrativo, llamada también ejecución,
comando o liderazgo, es una función de tal
trascendencia, que algunos autores consideran que la
administración y la dirección son una misma
cosa.
Control: Los Gerentes siempre han encontrado
conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta
haciendo para asegurar que el trabajo de otros está
progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas para ese plan y la
ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la
empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al
gerente para que se emprenda una acción
correctiva.

El Proceso Administrativo en la
práctica

Es más fácil entender un proceso tan
complejo como la administración si se descompone en partes
y se identifican las relaciones básicas entre cada una de
ellas.

Este tipo de descripciones llamadas modelos han sido
usadas desde hace mucho tiempo.

En la práctica, el proceso de administrar no
entraña cuatro series de actividades independientes, o
ligeramente relacionadas, sino un grupo de acciones
interrelacionadas.

Por ejemplo, las medidas correctivas que presentamos
como una actividad de control, muchas veces entraña un
ajuste de los planes.

Los Catorce
Puntos de Deming

William Edwards Deming, uno de los más
grandes genios de la administración del siglo pasado, en
su libro: "Fuera de la Crisis" plantea estos
catorce (14) puntos para mejorar las empresas y su
administración. Aunque no es fácil ejecutar estas
transformaciones, es bueno prestar atención a los
consejos.

1. Constancia: El propósito es
mejorar constantemente los productos y servicios de la
empresa, teniendo como objetivo la consecución de la
competitividad permaneciendo en el mercado para proporcionar
empleo por medio de la innovación, la
investigación, el mejoramiento continuo y el
mantenimiento adecuado.
2. Nueva Filosofía: Se trata de
adoptar una nueva filosofía de empresa ya que estamos
viviendo una nueva era económica (mucho más
ahora) en que los Gerentes deben tomar conciencia de sus
responsabilidades y afrontar la cuota de liderazgo que les
cabe para lograr el cambio.
3. La Inspección: Se debe dejar
de depender de la inspección masiva para alcanzar la
calidad, hay que eliminar la inspección en masa a
través de la integración del concepto de
calidad en todo el proceso de producción, lo cual
aminora costos y permite aumentar calidad.
4. Las compras: Hay que eliminar la
práctica de comprar basándose exclusivamente en
el precio, ya que los departamentos de compras tienden a
elegir al proveedor con los precios más bajos. En su
lugar, se deben concentrar esfuerzos en minimizar los costos
totales, creando relaciones sólidas y duraderas con un
solo proveedor para cada materia prima, basándose en
la fidelidad y la confianza.
5. Mejoramiento continuo: La
búsqueda por mejorar debe ser continua, no
momentánea ni estática, se deben mejorar los
procesos productivos, el servicio y la planeación,
además la administración debe propender por la
minimización de costos a través de la
reducción de pérdidas y mermas y productos
defectuosos.
6. Entrenamiento: Se debe instituir el
entrenamiento y la capacitación de los trabajadores
como una de las tareas del diario acontecer, con esto no
sólo se consiguen mejores empleados sino mayores
resultados en cuanto a calidad y costos.
7. Liderazgo: Las organizaciones deben
adoptar e instituir el liderazgo, de manera que la labor de
los supervisores o jefes no se limite a dar órdenes o
impartir castigos, sino que más bien se convierta en
un orientador que le ayude a la gente a hacer mejor su
trabajo y que identifique quiénes son las personas que
necesitan mayor ayuda para hacerlo.
8. El Miedo: Las firmas deben desterrar
el temor y el miedo de todos sus niveles, hay que generar
confianza entre la gente de manera que no sientan temor de
opinar o preguntar, esto permite mayor efectividad en el
trabajo y permite que las personas se esfuercen porque
quieren que la empresa alcance el éxito.
9. Barreras: Romper las barreras que
existan entre los diferentes departamentos y su gente, no
crear competencias que las hagan chocar sino más bien
generar la visión de largo plazo que les permita a
todos trabajar por conseguir los mismos objetivos,
permitiendo así la colaboración y la
detección temprana de fallos,
10. Slogans: Hay que borrar los slogans
o las frases preestablecidas, estos no sirven y lo que causan
es relaciones adversas que redundan en pérdidas de
competitividad y calidad.
11. Cuotas: Deben eliminarse las cuotas
numéricas, tanto para trabajadores como para Gerentes.
Las cuotas sólo toman en cuenta los números, no
los procesos, los métodos o la calidad y por lo
general, se constituyen en garantía de baja calidad y
altos costos. Las cuotas se deben sustituir con liderazgo,
eliminando el concepto de gerencia por objetivos.
12. Logros Personales: Hay que derribar
las barreras que le quitan a las personas el orgullo que les
produce su trabajo, eliminando los sistemas de
comparación o de méritos, estos sistemas
sólo acarrean nerviosismo y disputas
internas.
13. Capacitación: Se debe
establecer un programa interno de educación y
automejoramiento para cada quien, hay que permitir la
participación de la gente en la elección de las
áreas de desarrollo.
14. Transformación: Todos,
absolutamente todos los miembros de la organización
deben esforzarse por alcanzar la transformación en
cuanto a calidad, procesos, productos y servicios, la
transformación es el trabajo de todos, pero eso si,
hay que basarse en un equipo que reúna condiciones
suficientes de capacidad y liderazgo.

Aunque no es fácil implementar estos consejos, es
importante que sean tenidos en cuenta y así sea
lentamente, aplicarlos en las organizaciones.

Roles
Gerenciales

Teniendo en cuenta el concepto de Rol, desde el punto de
vista social el cual no es más que la función que
desempeña cada uno en el seno de una sociedad o
institución, o también es la conducta que se espera
de un individuo en relación con aquella
función.

Después de este concepto a mi parecer, el Rol
Gerencial es lo que los miembros de la empresa esperan obtener de
los más altos funcionarios de la empresa, ya sea un
Gerente de Primer Nivel o de Gerente Medio. En este caso me
pareció más acertado señalar el rol
interpersonal sin olvidar los demás. Ya bien este me
llamó la atención ya que dicho rol es el contacto
mas directo que tienen los Gerentes de la empresa con sus
empleados y con sus socios, en pocas palabras una buena
comunicación es la mejor herramientas para llevar una
empresa y manteniendo el humanismo, porque no solo por el hecho
de ser Gerentes nos da derecho de solo dar órdenes sin
oír a los demás.

La inmensa mayoría de profesiones y ocupaciones
precisan de una continua y particular tarea: la
comunicación con los demás. Comunicación con
clientes, proveedores, usuarios; o comunicación con
personas que trabajan en la misma empresa: el equipo del
departamento, el jefe, los colaboradores.