Procedimiento para perfeccionar el sistema de información de la Agencia de Viajes Cubatur Trinidad

Síntesis

La Agencia de Viajes Cubatur es una de las
comercializadoras fundamentales del producto turístico en
Trinidad. Actualmente el sistema de información con las
técnicas de información empleadas en los buroes de
venta, de acuerdo al diagnóstico realizado, no resulta el
más apropiado para lograr la plena satisfacción de
los clientes. Por eso es de suma importancia la
implementación de un procedimiento que haga más
efectiva la manera en que esa información se trasmite,
para influir en la toma de decisiones de los clientes sobre la
compra de los servicios que necesitan. En la investigación
realizada se reflejan los resultados del diagnóstico
organizacional, así como los aspectos que han
caracterizado el sistema de información en la agencia de
viajes, y toma como base los principales postulados formulados al
respecto por diversos autores, y a partir de los resultados
obtenidos en la aplicación de diversos instrumentos, tanto
a los clientes externos como a los internos, se propone un
procedimiento encaminado a perfeccionar dicho sistema a partir de
las características propias de la entidad, en la cual
juega un rol fundamental la preparación del capital humano
para poder llevar adelante este cometido. Se considera como
principal objetivo diseñar un procedimiento en la agencia
de viajes, que recoja y procese toda la información
necesaria y de interés para la toma de decisiones en la
actividad comercial. En el mismo se proponen diferentes
métodos, técnicas y procedimientos, integrados de
manera que perfeccionan el sistema de información, y
mejorar cada uno de sus elementos.

SUMMARY

Cubatur Travel Agency is one of the most important
tourist enterprises in Trinidad. Nowdays the information sistem
applied in the tourism desk is not the most appropiate to satisfy
the expectations of the clients. That' s why is very important to
set a procedure to make more effective the way the information is
given to the clients for them to decide and buy the services they
need. This research shows the results of the organizational
diagnosis, as well as the feautures of the information sistem in
the travel agency. It' s intend a procedure to improve the sistem
taking into account the opinion of different authors and the
application of some instruments applied to internal and external
clients, as well as the characteristics of the agency. The human
resources play an important role in this sense. The main
objective is to design a procedure in the travel agency to
process all the information to take decisions in the commercial
activity. It' s intend integral methods, technics and procedures
to make better the information sistem.

Introducción

El turismo es una actividad que involucra anualmente
más de 3 500 millones de personas, incluyendo tanto los
que viajan dentro y fuera de sus países, como los que
garantizan los servicios necesarios al turista.

Una actividad de tan extraordinaria importancia como el
turismo para la economía mundial y la doméstica de
muchos de nuestros países, requiere urgentemente de un
carácter sostenible para su desarrollo, lo cual implica la
preservación del patrimonio cultural y natural de los
destinos, una gestión comercial y económica
adecuada y la satisfacción y participación de las
poblaciones implicadas en el proyecto turístico, y
garantizar así los tres pilares de la sostenibilidad: el
ecológico, el económico y el social.

Cada vez es más difícil lograr por las
organizaciones que los demás se interesen por lo que
hacen. De ahí que deben ser las propias organizaciones las
encargadas de despertar la atención de los demás
sobre su propia obra. Las organizaciones no pueden subsistir
aisladas; dependen de todos los agentes de su entorno interno y
externo. Su trabajo, sus ganancias y su futuro están en
relación directa con el entendimiento que logren con su
entorno, y es lógico que existiendo esta interdependencia
mutua, deben procurar que las entiendan y las aprecien.
Además de hacer bien lo que sea, deben hacerlo conocer. Si
nadie sabe lo bien que hacen algo, no tendrán clientes, ni
la sociedad sabrá lo que en su beneficio pueden
aportar.

La Agencia de Viajes "Cubatur Trinidad" es una de las
comercializadoras fundamentales del producto turístico en
la región central del país. Se funda como agencia
receptiva desde el año 1994, y tenía como actividad
fundamental la atención, asistencia y
representación de los clientes que viajaban a
través de Cubatur en la modalidad de circuito y estancia.
Contaba sólo con dos trabajadores. Ya en octubre de 1998
se inaugura en la propia ciudad de Trinidad la Oficina Central y
cambia su estructura y funcionamiento. En la actualidad opera con
diecinueve trabajadores y cuenta con dos oficinas en la propia
ciudad de Trinidad, una en la ciudad de Cienfuegos y una en la
ciudad de Sancti-Spíritus, así como los puntos de
venta en los hoteles "Ancón", "Brisas Trinidad del Mar" y
"Jagua".

Opera con una amplia gama de públicos, tanto
internos como externos, como una entidad intermediaria. Es por
ello que la comunicación social e interpersonal y la
fluidez y accesibilidad a la información, así como
la coordinación entre los factores implicados, es de suma
importancia para lograr la satisfacción plena del
cliente.