Sistema de cuentas entre Dependencias

Resumen

El Sistema de Gestión auxiliar de operaciones
entre dependencias que se ha diseñado, basado en
técnicas de "Software libre", permite el registro
y seguimiento contable por Notas de
débito/crédito, tanto las "emitidas" como las
"recibidas" y su "cuadre contable" con la Contabilidad
General.

Aunque su diseño original esta concebido para que
"corra" sobre el Sistema Operativo Windows (XP o posterior),
puede rediseñarse para que lo haga sobre Linux.

El Sistema asume una serie de premisas para su
diseño, pero éstas pueden ser ampliadas o cambiadas
según necesidades del usuario.

El diseño incluye una serie de "Consultas"
típicas para un Sistema de este tipo, y pueden
diseñarse otras, para satisfacer las necesidades del
usuario. Entre ellas se destaca la correspondiente a "Nota de
débito/crédito por dependencia", que viabiliza la
confección de las Notas de
débito/crédito para los distintos
destinatarios.

Introducción

Está generalizado que las organizaciones
empresariales se acomplejen con la creación de Grupos
Empresariales, Empresas y Unidades Empresariales de Base y otras
dependencias.

La edición de Balances Financieros por cada uno
de los diferentes niveles mencionados exige que de los mismos se
"eliminen" algunas cuentas: el Grupo Empresarial no incluye las
cuentas entre filiales, y las Empresas no incluyen las cuentas
entre dependencias.

Lo anterior exige que el Ministerio de Finanzas y
Precios incluya en su Nomenclador de Cuentas los grupos de
cuentas para el registro de operaciones entre diferentes niveles,
de forma tal que, al presentar los Balances Financieros, el nivel
Empresa pueda "eliminar" las cuentas entre dependencias
correspondientes, y el Grupo Empresarial pueda eliminar las
cuentas entre filiales.

Esto exige que previo a la confección de los
Balances Financieros hay que "sufrir" un proceso de
conciliación de saldos entre Dependencias/Filiales, ya que
si no hay coherencia en lo registrado en los diferentes niveles,
no se pueden "eliminar" los saldos de las cuentas involucradas
sin introducir un "descuadre".

El Sistema diseñado está enfocado
a formalizar las relaciones entre Dependencias a través de
Notas de débito/crédito y a su registro
y/o control usando técnicas informáticas, que
faciliten la edición de dichas Notas de
débito/crédito, y su "conciliación" al
cierre de cada período.

Conceptos
generales

En la organización adoptada por una empresa
pueden existir dependencias que constituyen centros contables, y
las relaciones entre ellas se ha normado que se registren a
través de cuentas específicas, de forma tal que se
pueda "conciliar" entre los distintos centros contables todas las
operaciones hechas en uno de ellos por cuenta de otro y
estén registradas antes de emitir los balances
financieros.

Existen empresas donde sus dependencias están
situadas en localidades geográficas muy distintas y esta
conciliación, en el breve tiempo que media entre el
último día del mes y la fecha de
presentación de balances, hace que esta operación
sea a veces muy limitante.

A los efectos de este trabajo, se adopta el criterio que
en la organización general se ha creado una unidad que
llamaremos "casa matriz" y otras que llamaremos "dependencias",
que es lo que resulta más típico en el caso de
empresas con Unidades Empresariales de Base (UEB) u otro tipo de
dependencia.

Los conceptos por los cuales surgen las "operaciones
entre dependencias" pueden ser muy variados, y dependen en gran
medida de las interrelaciones propias de las operaciones entre
ellas, y del grado de centralización de algunas
operaciones en uno de los centros contables. Como ejemplo podemos
señalar la existencia de cuentas bancarias centralizadas
(cobros y pagos), compras de suministros centralizadas, bienes
intermedios servidos entre dependencias, entre otras.

Cuando en la casa matriz o en una dependencia se origina
un hecho económico: recepción de un
producto/servicio con reconocimiento de deuda, cobro/pago de un
producto/servicio/deuda, envío hacia otra unidad de un
medio básico en calidad de traslado, entre otras, surge la
necesidad de registrar una "operación entre dependencias".
En estos hechos siempre hay dos actores: la unidad donde se
origina el hecho económico (la que emite) y la unidad para
quién se realiza el hecho económico (la que
recibe).

Lo anterior resulta importante para definir quién
inicia el registro contable y emite la documentación
necesaria, de forma tal que la unidad para quien se realiza el
hecho económico reciba dicha documentación y
registre contablemente la misma. Si lo anterior se cumple con
rigor y en los Manuales de Normas y Procedimientos Contables se
establece quien inicia y quien registra después, no deben
darse casos de que un mismo hecho sea iniciado por dos unidades
distintas, por el simple hecho de conocerlo.