Pronósticos de ventas

Pronósticos de
ventas

El pronóstico de ventas pertenece al
llamado Plan estratégico de mercadeo y este a su vez
está incluido en el Plan estratégico de la
compañía.

El plan estratégico de una
compañía está compuesto de varias partes o
informaciones, estas son:

• Análisis del entorno:
  -Económico, – Político, -Social, – Legal,
  -Ambiental, etc.

• Situación competencia

• Matriz DOFA

• Pronóstico de ventas

El pronóstico de ventas siempre
será la parte más importante de un plan de mercadeo
y aún del Plan estratégico de la
compañía, ya que toda la empresa se moverá
para adaptarse a la cifra futura de ventas del próximo
periodo; la división de Producción deberá
prepararse para poder fabricar las nuevas cantidades informadas
por la división comercial o de mercadeo, esto puede
implicar aumento de capacidad, la cual se puede conseguir o con
compra de más maquinaria o con tercerización
(outsourcing), la división de Finanzas deberá
apropiar los recursos necesarios para la compra de la maquinaria
o de las unidades adicionales en la tercerización , y la
división de Personal o Recursos Humanos a su vez
deberá contratar personal adicional para dicho aumento de
capacidad.

Debido a la importancia de los
pronósticos de venta es necesario hacerlos de la mejor
forma posible, para ello hay dos grupos de
métodos:

• Métodos Subjetivos

• Métodos Objetivos

Métodos subjetivos:

• Comité ejecutivo: Consiste en
  reuniones con los ejecutivos del primer y segundo nivel de la
  compañía (Presidente y Vicepresidentes) para ,
  con base en la información de cada departamento,
  llegar a una cifra de ventas para el periodo
  próximo.

• Delphi ó Delfos: Es reunir a
  unos expertos externos para , previo estudio de las cifras de
  la empresa, que expresen sus opiniones sobre la cifra a
  vender en el período siguiente.

Este método tiene la ventaja de que
estos expertos normalmente conocen muy bien el entorno en el que
se desenvuelve la compañía pero no conocen las
ventajas internas de esta, como si lo pueden conocer los
ejecutivos en el método anterior.

• Vendedores: La opinión de los
  vendedores tiene la ventaja de que son ellos los que tienen
  la mejor información del mercado ya que están
  en permanente comunicación con los clientes, el
  único defecto de este método es lo
  conservadores que tienden a ser los vendedores ya que con
  base en la cifra de ventas es que le fijan las cuotas a cada
  vendedor y ya mayor parte de ellos buscan tener una cuota
  baja de cumplimiento que les facilita la labor de
  evaluación y control en le futuro.

Métodos objetivos:

Son esencialmente métodos
matemáticos, el principal que se utiliza es el de las
series de tiempo, el cual se basa en el análisis de
las cifras antiguas de ventas para proyectar las cifras
futuras.

En este procedimiento se parte de la base
que todo número tiene 4 ingredientes o componentes
así:

• Tendencia (T),

• Estacionalidad (E),

• Ciclicidad (C)

• Incertidumbre o Irregularidad
  (I)

Qué es Tendencia? Son cambios
continuos, tanto positivos como negativos, que ocurren en un
período de tiempo determinado.

Estacionalidad: Son cambios fuertes,
positivos o negativos, que se presentan en ciertas épocas
del año y se repiten en los años siguientes, las
épocas mencionadas pueden ser: día del amor y la
amistad, día del padre, día de la madre, temporada
escolar, semana santa, navidad, etc.

La estacionalidad sólo se puede dar
para períodos superiores a un año.

Ciclicidad: Son cambios continuos que
ocurren en períodos largos de tiempo, cuya principal
característica es que se conoce el inicio pero no se
conoce el final, principalmente son ciclos económicos y se
repiten con el transcurrir de los años.

Incertidumbre: Son alteraciones
súbitas o fuertes que se presentan por situaciones ajenas
a la compañía y que no se conoce si ocurrirá
nuevamente, principalmente se presenta por fenómenos
naturales como: terremotos, huracanes, o crisis en servicios
públicos que pueden beneficiar a terceras personas o
compañías.

El método se inicia con una
modificación a la llamada ecuación de la recta: y=a
+bx, donde Y y X son las variables, siendo X la variable
independiente y Y la dependiente, y las incógnitas a
buscar serían a y b , siendo b la pendiente de la recta,
si es positiva será una recta en crecimiento y si es
negativa será una recta en decrecimiento.

La nueva ecuación será V=
a+bt, donde V es ventas y t es tiempo.

El pronóstico de ventas es
igual a T x E, o sea Tendencia x Estacionalidad

Cómo encontramos T (tendencia)?
Partiendo de unos períodos de tiempo, podemos calcular la
ecuación necesaria mediante el sistema de mínimos
cuadrados.

Iniciemos el método, supongamos que
tenemos las ventas de 10 períodos de tiempo
así:

Y nos piden pronosticar las ventas para los
períodos 11-12 y 13

Cómo hallamos la ecuación?
Por los mínimos cuadrados cuya fórmula
es:

Reemplazamos valores en b
así:

Los valores hallados son T (Tendencia), que
significa que si todo sigue igual , se deberían vender
estas cantidades en los períodos 11-12 y 13

Ahora debemos buscar la E
(Estacionalidad)

Buscando quitarle irregularidad a las
ventas, que en matemáticas se llama achatar, utilizaremos
una herramienta llamada Promedio Móvil, este puede ser
impar o par, es más utilizado es el Promedio Móvil
base 3, y consiste en sacar un promedio primero de las tres
cifras iniciales de ventas, o sea sumar y dividir por 3, luego se
hace lo mismo

con el segundo, tercer y cuarto
período, y así sucesivamente.

El resultado de la primera suma de los 3
periodos iniciales quedará ubicado en el segundo
período, el cual corresponde a la mitad visual de 3 cifras
(1+2+3)/3= 2

Revisando: 37.67 es el resultado de
(45+38+30)/3, y luego (38+30+29)/3=32.33 y asi
sucesivamente.

Qué hemos hecho hasta
ahora?

Pasos:

• 1) Calculamos a y b

• 2) Definimos la
  ecuación

• 3) Conseguimos la tendencia de los
  períodos a pronosticar y esa es T

• 4) Sacamos promedio móvil
  de las ventas, para suavizar la gráfica (sugiero
  graficar las ventas contra el tiempo y en la misma
  gráfica colocar el promedio móvil con el tiempo
  y se podrá observar que el promedio móvil ha
  suavizado la gráfica inicial). En matemáticas
  el proceso de suavizar la gráfica se llama
  deflactar.

Esta columna del promedio móvil se
llamará TC, por qué, de los cuatro conceptos: T, E,
C e I, hemos quitado la E y la I que eran los que tenían
irregularidades (ver gráfica de cada uno)

Ahora vamos a dividir las ventas (que
tienen los 4 conceptos incluidos o sea ventas=TECI) entre TC,
resultado TECI/TC= EI (se cancelan las T y las C)

Hemos añadido dos pasos
más:

• 5) La columna resultante del
  promedio móvil se llamará TC

• 6) Dividimos Ventas (TECI)/TC y
  obtenemos EI y seguiríamos con el paso 7:

• 7) Ahora ubicamos EI en sus
  respectivos períodos

Hasta el momento no habíamos hablado
de períodos de tiempo, llego el momento de hacerlo, como
habíamos informado, sólo se puede trabajar en
series de tiempo para períodos totales mayores a un
año, debemos repasar como podemos dividir el
año:

Semestres=2

Cuatrimestres=3

Trimestres=4

Bimensual=6

Meses=12

Supongamos que para este ejemplo el primer
período o sea las ventas de 45 corresponden al tercer
cuatrimestre del año 2009, entonces tendríamos lo
siguiente:

Comenzamos en el 3 período ya que me
informan que las ventas del primer período son las del 3er
cuatrimestre.

Paso 8) Sacamos promedio aritmético
de cada período:

O sea sumamos cada columna y la dividimos
por el número de cifras que tiene cada período,
ejemplo 1ª columna: (1.01+0.76+0.71)= 2.48, esto dividido
entre 3= 0.83

• 9) La suma de los promedios
  aritméticos obtenidos debe ser igual al número
  de períodos , en este caso 3, si no lo es, debemos
  hacer regla de 3

Como el resultado dio 3.03, hacemos regla
de 3 con cada período, (si 0.83 nos da 3.03 como
resultado, cómo hacemos para que de 3? = 0.82

• 10) Los resultados obtenidos
  serán E, o sea 0.82-0.96 y 1.22, por qué E?
  porque con el promedio aritmético le quitamos la
  irregularidad (I) a los períodos, luego EI se
  transforma en E.

• 11) Ubicamos E en los
  períodos respectivos:

Importante tener en cuenta que colocamos
1.22 en el primer período, la cual corresponde a la E del
período inicial que en este caso era el 3er cuatrimestre,
cuál será la E que le corresponde al período
11 a pronosticar? La que le sigue a 1.22 o sea 0.82

• 12) Colocamos la E de los
  períodos a pronosticar:

• 13) Multiplicamos T x
  E:

• 14) La suma de T x E (en este caso
  43,41) debe ser igual a la suma de T (44,24 en este caso), si
  no lo es, hacemos regla de 3 así:

• 15) Los resultados obtenidos
  serán el pronóstico final de ventas para los
  períodos 11-12 y 13

Autor:

José Eduardo García
I.