EL CASO MULTI
PROJECTS INC.
RESUMEN
La organización de proyectos al interior de una
empresa implica responder como tomara cada uno de sus integrantes
una situación real de decisión, el manejo adecuado
de las situaciones, como resolver los problemas, ventajas y
desventajas según el tipo de
organización.
En un caso tomado del libro de Adam, Everett E. Jr.
& Ebert, Ronald J. Administración de la
producción y las operaciones: Conceptos, modelos y
funcionamiento. En su capítulo 13 "Tipos de
organización de Proyectos" , se toma la empresa Multi
Projects Inc.. Luego se plantean cuatro interrogantes y
finalmente sus respectivas respuestas
PALABRAS CLAVES:
Multi projects, organización matricial,
proyecto
ABSTRACT:
The organization of projects within a company involves
responding as take each of its members a real decision situation,
proper handling of situations, how to solve the problems,
advantages and disadvantages depending on the type of
organization. In one case from the Book of Adam, Everett E. Jr.
& Ebert, Ronald J. Production Management and Operations:
Concepts, models and performance. In Chapter 13 "Organizational
Types of Projects ", take the Multi Projects Inc. company. Then
he raised four questions and their answers finally
KEYWORDS:
Multi projects, matrix organization, project.
EXPOSICIÓN
DEL CASO MULTI PROJECTS INC.
PREGUNTAS DEL
CASO
¿Por qué esta tan ansioso
Jeff para comenzar el proyecto Growin? ¿ Por qué
esta mal el enfoque de Jeff para manjar esta situación?
¿ Que debe hacer Jennifer para resolver este problema?
¿Qué ventajas y desventajas de la
organización matricial aparecen en este
caso?
RESPUESTAS A PREGUNTAS DEL CASO MULTI
PROJECTS INC.
1. ¿Por que esta tan ansioso Jeff
para comenzar el proyecto Growin?
Para responder esta pregunta partamos de la
estructura organizacional planteado en el caso de
aplicación
Proyecto Goodold Inc.
El proyecto Growin tiene una estructura
jerárquica similar donde Jeff es el Gerente del proyecto,
pero no posee ingeniero de proyecto. Jeff es un Ceo muy ambicioso
que desea destacarse en forma rápida al interior de Multi
Projects Inc… Para ello, no le importa faltar a la ética
profesional de un PM, ya que utiliza todos los medios para
vincular a su proyecto a Tyler Bonilla:
Promete a la empresa contratante,
ponerse al frente del proyecto en compañía de
Tyler Bonilla.No respeta las reuniones de sus colegas
y los interrumpe en forma alevosa y descarada.Desconoce la cadena de mando al
interior del proyecto GoodOLd.Aprovecha que Julie Capriolo no
está en la ciudad para citar a reunión con
Tyler Bonilla y su jefe técnica y Jennifer
Fernández.Incide altamente en la decisión
de Tyler para decir: "No estoy aprendiendo nada nuevo, quiero
decir está bien pero me gustaría un
cambio"
La ética en la administración de proyectos
cubre múltiples áreas de conducta personal y
profesional. Como en toda ciencia un profesional involucrado en
proyectos debería tener un código de ética,
establecido al interior de la organización un
código de ética al interior de la
organización. Retomemos el siguiente código de
ética para el administrador de proyectos:
1. "Aceptar la responsabilidad de sus
acciones
2. Efectuar los proyectos y aceptar la
responsabilidad solo si están calificados por su
capacitación o experiencia.
3. mantener actualizadas sus actitudes
profesionales
4. Aumentar la integridad y el prestigio de
la profesión, ejerciéndola dignamente.
5. Apoyar este código y recomendarlo
a sus colegas y colaboradores.
6. Apoyar la sociedad profesional con su
participación.
7. Obedecer las leyes del país en el
que se efectué el trabajo.
8. Ejercer liderazgo necesario para el
proyecto.
9. Tratar con equidad todos los integrantes
del equipo
10. Proteger a los integrantes del equipo
de cualquier daño físico o mental.
11. Buscar, aceptar y ofrecer criticas
honestas del trabajo
12. Mantener a resguardo la
información sobre asuntos empresariales o los procesos
técnicos del patrón
13. Informar de cualquier circunstancia
capaz de crear un conflicto de intereses.
Las obligaciones del profesional de la
administración de proyectos son:
La sociedad en general o el
interés publicoLos patrones del profesional de
administración de proyectos.Los empleados que trabajan para los
profesionales de la administración de
proyectos.Los integrantes de cualquier equipo de
proyectos.Los colegas profesionales."1
La ansiedad de Jeff parte de que cuenta con
unas semana para preparar con su equipo de trabajo la respuesta
formal a los directivos de Goodold Company.
2. ¿ Por qué esta mal el
enfoque de Jeff para manjar esta situación?
Por no ser ético y querer tener a
Tyler Bonilla como su Ingeniero de proyectos. El no es claro que
entre mayor sea su responsabilidad, mayor será su
obligación ética. La lectura no menciona si existe
en Multi Projects un código de ética que autoregule
a todos los profesionales. Ya que cualquier violación a
este código, podría ser castigado por un jefe
superior a Jeff. "El castigo por las violaciones a un
código de ética es un proceso largo y áspero
y desgantante. Es mejor evitar las violaciones mediante un
programa de educación y enfatizar la necesidad de apegarse
a las reglas. Cuando ocurran pequeñas faltas deben
imponerse mediadas correctivas para evitar una violación
mayor" "Ética y Profesión
El profesional en su diario vivir no solo
confronta problemas con relación a su trabajo, sino
también en su profesión de día a día
con las personas que le rodean, esto hace que muchas veces
cometamos errores sin darnos cuenta que estamos pisando la
línea d la moralidad y el diario vivir.
Desde la revolución francesa, donde
se proclamó la igualdad de derechos, existen personas,
hombres y mujeres que llevan en su carga la economía y la
estabilidad de cualquier país. Desde tiempos muy antiguos
nos hemos topado con diferentes profesiones y unto a estas
siempre existen reglas que marcan y rigen el desempeño de
dichas profesiones.
1 Clelland & Ireland, Manual
Portátil del Administrador de Proyectos (2001)., seccion
1.29 a 1.31
Los hombres y mujeres enfrentan problemas
que de una manera u otra podrían poner en tela de juicio
su debida conducta, muchas veces ellos mismos dudando de su
propia profesionalidad, pero teniendo siempre en cuenta que
existen desde tiempos remotos deberes y derechos que cada cual
sabe donde clasificarse"
3. ¿Que debe hacer Jennifer para resolver este
problema?
Seguir el conducto regular o sea localizar a la gerente
del proyecto Goodold, Julie Capriollo para ponerla al tanto del
incidente, y que ella tome cartas en el asunto. Otra alternativa
es proceder a los conceptos básicos de negociación
y conciliación.
El manejar equipos de trabajo exige a un CEO
líder, habilidades estratégicas. Entre ellas se
encuentran el saber cuando negociar y conciliar, a través
de todos los tiempos ha sido una gran preocupación de los
diferentes Estados, en reglamentar unas políticas, que
sirvan para solucionar los referidos conflictos, surgiendo de
esta manera los mecanismos alternativos de solución de
conflictos, por ello es tema de gran interés, indagar
sobre los mismos, con el fin de alimentar o complementar lo que
hasta el momento se ha producido, con el propósito de que
sea tenido en cuenta como un instrumento facilitador para la
convivencia social.
No solo en el sector privado la conciliación es
un factor importante en la resolución de conflictos, el
sector publico desde sus ranas jurídica, legislativa y
ejecutiva en conjunto han categorizado en su verdadera
dimensión la conciliación. Veamos este
ejemplo:
"Con la entrada en vigencia de la Constitución
Política de 1991, la conciliación adquirió
fundamento constitucional gracias a la disposición del
Art. 116 cuyo cuarto inciso se transcribe: "Los particulares
pueden ser investidos transitoriamente de la función de
administrar justicia en la condición de conciliadores o en
la de árbitros habilitados por las partes para proferir
fallos en derecho o en equidad en los términos que
determine la ley". En desarrollo de este artículo, y con
fundamento en el Art. 5 transitorio de la Carta, se
expidió el decreto 2651 ampliando el campo de
acción de la conciliación y reforzando su
regulación. Más adelante, se expide la ley 446 de
1998 que impone como legislación permanente las normas
sobre conciliación iniciadas por el decreto en
mención. Finalmente, se expide en 2001 la ley 640 que
regula mas profundamente lo relativo a la conciliación y
establece la obligatoriedad de acudir a ella como requisito de
procedibilidad.
Aunque, como se ve, la figura de la conciliación
tiene pocos años de existencia en nuestro país, su
crecimiento ha sido exponencial como lo demuestran estas
proyecciones de las audiencias realizadas por la Cámara de
Comercio de Bogotá; el centro de conciliación
más utilizado de la ciudad, que empezó a funcionar
en 1993"
4. ¿Qué ventajas y desventajas de la
organización matricial aparecen en este
caso?
Ventajas:
Existe un rasgo de responsabilidad
implícita en la actitud tomada por Jeff.Al interior de cada proyecto
están claramente establecidas las
jerarquías
Desventajas:
No se comprenden las funciones
individuales y colectivas de Jeff, Julie y Tyler.Se carece de confianza, integridad,
lealtad y compromiso por parte de los integrantes.No se permite el desarrollo del equipo
Multi Projects.No se definió claramente la
autoridad y responsabilidad de los CEO Jeff, Julie y
Tyler.
Cabe recordar que no se especifica en la
lectura si la oficina de administración de proyectos de
Multi Projects Inc. cumple con los cinco elementos básicos
de una cultura de dirección de proyectos:
1) Una metodología del proyecto
regularizando las más grandes fuentes de
frustración encima de la ineficacia y variabilidad en las
mentiras de resultados del proyecto ,en la falta de un
acercamiento consistentemente aplicado al proceso de ejecutar los
proyectos..
2) las definiciones del trabajo y
expectativas de las personas en los proyectos Ellos
3) La habilidad individual
edificiointeligente de los elementos es crucial para el
crecimiento continuo y desarrollo de todos los involucrados en el
trabajo del proyecto.
4) Actuación del proyecto que
proyectan la actuación son la llave a la mejora continua
en la ejecución del proyecto.
5) Una cultura orgánica está
a favor del elemento más difícil para
cumplir.
De otro lado la lectura no plantea si Multi
Projects adopto algún modelo de madurez sobre proyecto,
por tanto no se puede emitir opinión sobre el
tema.
Al interior de Multi Projects existe un
problema en la Utilización y aplicación de glosario
"El idioma y glosario proporcionan el mecanismo de la
vinculación entre los valores y la sociedad, la
aplicación de la metodología y entrenado dentro de
una organización. Las tantas corporaciones han descubierto
que para invertir el tiempo y esfuerzo consolidando
metodología y esfuerzos de un glosario a crear, un
ambiente del proyecto deseado. El costo de no hacer puede ser de
miles de colones en el entrenamiento gastado y tiempo del
empleado. Como cualquier idioma, es imposible de detener su
evolución. El uso diario de condiciones de
dirección de proyecto, sin tener en cuenta el tipo de la
metodología, la diseminación a través de
entrenar. Estableciendo un sistema de configuración eficaz
para ocuparse de los proyectos. Esta forma de idioma que planea
facilitara las metas de aplicación de metodología a
largo plazo y los requisitos de comunicación de los
stakeholders"2
2 Speaking the same language – The
importance of having a glossary of commonly used terms or
"jargon" when implementing a project management methodology and
managing projects. By Jane E. Morgan, Management
Consultant/Trainer, FI Group Inc.
También necesita Multi Projects
rápidamente un proceso de revisión del
proyecto
"La revisión normal tiene tres
fases: La iniciación, revisión y reporte. Durante
la fase de iniciación, la fecha de la revisión,
tiempo y situación con el proyecto y su análisis de
calidad son compromiso del equipo de trabajo y el equipo de
revisión. El proceso de revisión o
investigación dura aproximadamente dos semanas. El informe
final se escribirá durante la última
fase"3
Jeff necesita recordar que la
dirección de proyectos es también una labor
ejecutiva "Generalmente, los mayores ejecutivos buscan la
información para ayudarles a tomar las decisiones
comerciales legitimas así como su crecimiento personal y
profesional. Por ejemplo, ellos buscan las maneras para medir y
aumentar el retorno de las inversiones de su organización
y reducir los gastos. La estrategia de las ventas exitosas
incluyen un acercamiento para activar una necesidad en el
comprador, una contestación preparada que sitúa el
producto como la mejor solución"4
Todo el equipo de Multi Projects debe
saber: "Ética es nuestra preocupación por el buen
comportamiento, nuestra obligación es considerar no solo
nuestro bienestar personal, sino el de los otros seres humanos.
La ética de los negocios implica la capacidad de
reflexionar sobre los valores en el proceso de toma de
decisiones, determinar como estos valores y decisiones afectan a
los grupos interesados, y establecer como los gerentes pueden
utilizar estas observaciones en el manejo de la
compañía día a día"5
Dentro de las probabilidades, esta que al
interior de Multi Projects este instituida la teoría del
liderazgo situacional, que es uno de los principales abordajes en
la gerencia moderna para el logro de resultados en las
organizaciones. Se distingue de otras teorías porque el
estilo de liderazgo que ejerce el líder está
definido por los seguidores, en vez de por el líder mismo.
Es popular en la práctica organizacional, porque cumple
dos condiciones básicas para un modelo útil: es
fácil de comprender y funciona la mayor parte del tiempo.
Se puede aplicar al liderazgo en cualquier ambiente: laboral,
social, familiar, comunitario, etc.
3 Best Practices: Project review process.
By Timothy Briscoe, Cristian Bacinelli an d James
Chambless.
4 Selling Project Management to Senior
Executives:What"s the Hook? Kam
Jugdev,PMP,MEng,MHSA,BSc,BSc,Project Manager, IBM Canada Ltd.
Janice Thomas,Ph.D.,MBA,BSc,University of Calgary
5 CERTO, Samuel. ADMINSTRACIÓN
MODERNA. Pearson Educación. Pag. 65
BIBLIOGRAFÍA
Adam, Everett E. Jr. & Ebert, Ronald J.
Administración de la producción y las operaciones:
Conceptos, modelos y funcionamiento. Cuarta Edición.
Editorial Prentice may Hipanoamericana S.A. México
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Cleland, David I. y Ireland, Lewis R.
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ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA. McGraw Hill, Tercera
Edición KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinz. Elementos de
Administración. McGrawHill.
México. 1991. Cap. 03. Project
Management Office. By John F. Filicetti, PMP, MBA
Autor:
Carlos Alberto Palacio
Londoño
Economista, M. Sc. Administración de
Proyectos , UCI de Costa Rica Institución Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia Unidad de Emprendimiento