Estudio organizacional y propuesta de manual de organización en la empresa de servicios médicos Famisalud

RESUMEN

En el siguiente Trabajo de Investigación se
presentan los resultados de un estudio organizacional y una
propuesta de manual de organización para la empresa
Famisalud. En general dicho estudio está orientado a la
definición del modelo funcional a seguir la cual se
desarrolló inicialmente con un diagnóstico a la
situación actual aunado a observaciones directas de las
actividades, aplicación de encuestas y revisión de
los formatos físicos de los procedimientos realizados en
la empresa, así como el sistema de información
empleado. El estudio realizado permitió identificar las
deficiencias e incumplimiento de los principios administrativos y
organizacionales, también permitió el
establecimiento de estrategias a partir de un análisis de
los aspectos externos e internos de la empresa. El manual de
organización propuesto, presenta en forma detalla la
estructura organizacional, relaciones, objetivos, línea de
mando y recurso humano de la empresa, también las
especificaciones y responsabilidades de cada unidad y cargo. Este
aporte permite a la empresa cumplir con los objetivos propuestos
a fin de asegurar la operatividad de la misma.

Palabras Claves: Estudio Organizacional, Manual
de Organización, Planificación de actividades,
Control de procesos, Análisis FODA, Modelo Funcional,
Organigramas, Descripción de Unidades y Cargos.

INTRODUCCIÓN

Famisalud es una Empresa de servicios médicos,
cuyo objetivo principal es suministrar a empresas, cooperativas,
asociaciones civiles y público en general, planes
corporativos y familiares, que solucionen las patologías
que afectan el bienestar familiar, sin olvidar la
prevención de las mismas; contado para ello con moderna
infraestructura, médicos y personal especializado en
medicina general, integral y familiar con el apoyo de las
diferentes especializaciones medicas.

La necesidad de llevar a cabo en la empresa Famisalud un
plan de desarrollo organizacional es el fundamento principal de
éste trabajo de investigación, dicho plan de
desarrollo es consecuente con el crecimiento que va tomando la
empresa y con la aplicación de herramientas y
técnicas de organización, como el análisis
FODA y Empowerment (Empoderamiento); que fortalece a la empresa a
través del trabajo en equipo y la
motivación.

La realización de cualquier trabajo en equipo
requiere del establecimiento de pautas en relación a que
corresponde hacer cada quien, esta repartición del trabajo
introduce la forma más simple de organización al
dividir que debe hacerse y asignar responsabilidades a cada
miembro del grupo, igualmente aparece la figura del líder
o coordinador del grupo para satisfacer las necesidades de
comunicación y armonizar esfuerzos. Este plan de
desarrollo organizacional involucró y fue dirigido al
personal que labora directamente en la organización, ya
que siendo una empresa de servicios de salud considera entonces
al personal médico, administrativo y asistencial,
analizando puestos de todos los niveles entre ellos el gerente,
director médico, etc.

El contenido de este estudio basado en un estudio
organizacional y propuesta de manual de organización, el
cual permitió a través de encuestas, diagramas y
métodos de análisis de información, definir
el modelo funcional de la empresa y establecer los
parámetros organizacionales a seguir; se constituyó
en seis capítulos los cuales están comprendidos de
la siguiente manera. El Capítulo I que contiene el
planteamiento del problema, sus objetivos tanto generales como
específicos. El Capítulo II expone la
presentación de la empresa, y su información en
general. El Capítulo III contiene el marco teórico
donde se exponen las referidas bases teóricas en las que
se fundamenta el estudio. El Capítulo IV explica en la
metodología utilizada en el proyecto, el tipo de
investigación, la población utilizada para la
muestra. El Capítulo V, consiste en el análisis de
la situación actual de la empresa, donde se detallan
condiciones referentes a metodologías, medidas, mano de
obra y materiales utilizados en el área en estudio. El
Capítulo VI, donde se detalla la situación
propuesta, en este se detallan todos los aspectos referentes al
estudio organizacional y manual de
organización.

Por último se presentan las conclusiones y las
recomendaciones para implementar el proyecto y mantenerlo a lo
largo de los años en aplicación.

CAPÍTULO I

EL
PROBLEMA

Este capítulo define el problema, objetivos,
justificación e importancia, alcance y delimitaciones del
estudio realizado, las cuales contienen las terminologías
clave y principios esenciales del mismo.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Famisalud fue fundado por el médico internista
Fernando Rivas, surgió como una empresa de servicios
médicos orientada a ofrecer planes corporativos y
familiares de atención médica al público en
general, tratando y diagnosticando, en función de los
medios disponibles en las empresas, las diferentes
patologías de la población de Guasipati. Dicha
empresa estableció una estructura organizacional definida
pero informal, en ese sentido todos los integrantes de la
organización conocían sus funciones, pero se
presentaban distorsiones en lo referente a la toma de decisiones
como consecuencia de una gestión deficiente a nivel
gerencial, lo que generaba desorden en las disposiciones y
responsabilidades. Además no existía un
diseño formal de los puestos, por lo que era un
diseño conceptual y general.

El problema radica en el crecimiento vertiginoso de la
empresa en los últimos años en
función de una
estructura administrativa deficiente, donde ha surgido el
reto y la necesidad de enfrentar dicho crecimiento manteniendo la
racionalidad en las funciones y generando un equipo de
profesionales de alto nivel que sean líderes en sus
áreas profesionales. Además de implementar una
infraestructura adecuada para
el trabajo que se genere considerando el aumento de
actividades y funciones y el crecimiento de la
organización.

Las deficiencias de la empresa en el ámbito
organizacional generaban consecuencias a nivel de control
administrativo, donde no se contaba con un manual de
organización establecido formalmente. En este sentido no
se tenía establecido la división de los trabajos a
realizar en tareas y departamentos específicos, tampoco se
habían asignado las tareas y responsabilidades
relacionadas con empleos individuales, no se contaba con una
coordinación de la diversas tareas organizacionales, no se
habían agrupado los trabajos en unidades, ni se
habían establecido líneas formales de autoridad,
aunado a irregularidades en la distribución y
organización los recursos organizacionales.

Con el designio de solucionar los problemas antes
mencionados y contar con una gestión de
organización y métodos de asistencia y
asesoría a nivel gerencial en la empresa, lo que
incrementaría la eficiencia administrativa mediante la
elaboración de estudios técnico-administrativos que
buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y
sistemas de trabajo, surge la necesidad de un estudio
organizacional y propuesta de manual de organización en la
empresa de servicios médicos Famisalud.

2. OBJETIVOS

Este trabajo de investigación
está fundamentado en los siguientes objetivos:

2.1. OBJETIVO GENERAL

Realizar un Estudio Organizacional y una
propuesta de Manual de

Organización en la empresa de
servicios médicos Famisalud.

2.2. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS

1. Diagnosticar la situación actual
de la empresa de servicios médicos

Famisalud

2. Conocer cuáles son los
requerimientos y expectativas exigido por la dirección
general de la empresa

3. Definir Modelo Funcional de la
empresa

4. Realizar un examen minucioso de todos
los elementos administrativos que se encuentran establecidos
dentro de la empresa

5. Realizar una encuesta al personal de la
empresa

6. Formalizar y esquematizar la
información recaudada

7. Describir y evaluar los diferentes
cargos en la empresa

8. Describir y evaluar las normas y
procedimientos en las diferentes funciones administrativas de la
empresa

9. Elaborar los diferentes
organigramas.

10. Realizar un análisis
FODA

11. Desarrollar y aplicar un manual de
organización

3. JUSTIFICACIÓN E
IMPORTANCIA

Considerando las perspectivas y el proyecto
integral de reorganización e implementación en la
empresa, era imprescindible que la estructura organizativa
sufriera cambios e incremente sus actividades y funciones, esto
debido a que el área administrativa es el soporte de las
actividades operativas y de
producción de la empresa de manera que fue de suma
importancia que dicha área fuera debidamente preparada
para brindar el soporte adecuado a una nueva estructura de

producción de servicios médicos.

El Estudio de organización y métodos
permitió representar el análisis de los problemas
estructurales y de los sistemas de trabajo de la
administración, con el propósito fundamental de
asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de
sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo
de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr
eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus
funciones.

En este sentido, una propuesta de manual de
organización y funciones permitió unificar
criterios en lo que respecta a normas de trabajo,
organización de departamentos y planificación
estratégica. En él se contempla la
organización, la estructura, las funciones y las tareas
específicas que desarrolla el personal administrativo y
directivo de la empresa Famisalud, todo con el propósito
de contribuir al cumplimiento de los objetivos, misión y
visión de la misma.

El manual de organización es de suma importancia
ya que integra en un solo documento, la información
básica relativa a los antecedentes, marco jurídico-
administrativo, atribuciones, estructura orgánica, el
objetivo y las funciones de la empresa; contribuyendo a la
orientación del personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas unidades de
adscripción y a la vez de la proporción de un
esquema funcional a efecto de realizar estudios de
reestructuración administrativa.

4. ALCANCE DE LA
INVESTIGACIÓN

El alcance de este estudio de organización y
métodos comprendió desde los cambios estructurales
de la organización, hasta las menores modificaciones
introducidas en los métodos de trabajo de una
pequeña unidad administrativa, fue desde la
simplificación de trámites hasta la reforma total
de la organización.

El estudio de toda la organización se
realizó a nivel general de toda la empresa,
comprendió un examen minucioso de todos los elementos
administrativos que se encuentran establecidos dentro de la
empresa, entre los que destacan objetivos, políticas,
organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos,
etc.

5. DELIMITACIONES DE LA
INVESTIGACIÓN

La presente investigación está
circunscrita a la empresa de servicios médicos Famisalud
ubicada en Guasipati, siendo objeto de estudio los diferentes
departamentos que componen la empresa.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE
LA EMPRESA

Este capítulo presenta generalidades
de la empresa Famisalud CA, mostrando una breve
descripción de la misma y su ubicación
geográfica.

1. BREVE DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA

Famisalud es una Empresa de servicios médicos,
cuyo objetivo principal es suministrar a empresas, cooperativas,
asociaciones civiles y público en general, planes
corporativos y familiares, que solucionen las patologías
que afectan el bienestar familiar, sin olvidar la
prevención de las mismas; contado para ello con moderna
infraestructura, médicos y personal especializado en
medicina general, integral y familiar con el apoyo de las
diferentes especializaciones medicas.

2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

La empresa de servicios médicos Famisalud, a
nivel macro está ubicada en la República
Bolivariana de Venezuela, Estado Bolívar, en la capital
del municipio Roscio, Guasipati (ver Figura 1). Esta
población se ubica entre el río Guarichapo y el
río Macorumo, la población tiene 3 poblaciones
satélites y estas son: Carapo, Tupuquén y Divina
Pastora, la población se ubica casi al lado de El Callao,
ciudad capital del municipio homónimo, está entre
10 y 20 km de distancia entre ambas poblaciones. La empresa
está localizada en la Calle Sucre Nº 23 – cruce con
Juncal. (ver Figura 2).

Figura 1. Ubicación
Geográfica de la Población de
Guasipati

Fuente: Internet, imágenes en
Google

Figura 2. Empresa de Servicios
Médicos, Famisalud

Fuente: Internet, Página Oficial de
la Empresa

CAPÍTULO III

MARCO
TEÓRICO

En este capítulo se presenta el marco referencial
el cual hace explícitos los conceptos y supuestos que dan
origen a la investigación, y pretende dar a la misma un
sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que
permitan abordar el problema. Es decir, integrar al problema
dentro de un ámbito donde éste cobre sentido,
incorporando los conocimientos previos referentes al mismo y
ordenándolos de modo tal que resulten útiles en
nuestra tarea.

1. DEFINICIÓN DE
ORGANIZACIÓN.

Se trata de determinar qué recurso y actividades
se requieren para alcanzar los objetivos de la
organización. Luego se debe de diseñar la forma de
combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura
departamental de la empresa. De la estructura establecida es
necesaria la asignación de responsabilidades y la
autoridad formal asignada a cada puesto. El resultado a que se
llegue con esta función es el establecimiento de una
estructura organizativa.

2. PROPÓSITOS DE LA
ORGANIZACIÓN

? Permitir el logro de los objetivos
primordiales de la empresa, lo más eficientemente posible
y con un mínimo esfuerzo.

? Eliminar duplicidad de
trabajo.

? Establecer canales de
comunicación.

? Representar la estructura oficial de la
empresa

3. PRINCIPIOS DE
ORGANIZACIÓN

? Unidad de mando: Un subordinado sólo
deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no
se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad,
genera confusión y se produce una serie de conflictos
entre las personas.

? Especialización: Consiste en agrupar las
actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda
crear la especialización en la ejecución de las
mismas.

? Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad
se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe
mantener un equilibrio entre la autoridad y la
responsabilidad.

? Equilibrio de Dirección – Control:
Consiste en diseñar una estructura, de tal forma que nos
permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los
resultados de la misma.

? Definición de puestos: Se debe definir con
claridad el contenido de los puestos en relación a los
objetivos de los mismos.

4. PASOS BÁSICOS PARA
ORGANIZAR

Los pasos a seguir para iniciar un proceso de
organización son:

4.1. DIVISIÓN DEL TRABAJO

Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsables de
una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la
producción hasta la administración se pueden
subdividir. La división del trabajo crea tareas
simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa
velocidad, y por consiguiente permite la especialización,
ya que cada persona se convierte en experta en cierto
trabajo.

4.2. DEPARTAMENTALIZACIÓN

Se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades
de trabajo que son similares o tiene una relación
lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante
cuadros se representan los diferentes departamentos que integran
la organización.

4.3. JERARQUÍA

Desde los primeros días de la
industrialización los gerentes se preocupan por la
cantidad de personas y departamentos que podrían manejar
con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control
administrativo. Cuando se ha dividido el trabajo, creados
departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden
seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que
especifique quien depende de quién. Estas líneas de
dependencia son características fundamentales de cualquier
organigrama para representar la jerarquía.

4.4. COORDINACIÓN

Consiste en integrar las actividades de departamentos
interdependientes a efecto de perseguir las metas de
organización con eficiencia, sin coordinación los
miembros de la organización perderían de vista sus
papeles dentro de la misma y enfrentarían la
tentación de perseguir los intereses de los departamentos,
a expensas de las metas de la organización.

4.5. ELEMENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE
ORGANIZACIÓN

? Estructura: la organización implica el
establecimiento del marco fundamental en el que habrá de
operar el grupo social.

? Sistematización: Todas las
actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse
racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la
eficiencia.

? Agrupación y asignación de actividades y
responsabilidades: Organizar; implica la necesidad de agrupar,
dividir y asignar funciones a fin de promover la
especialización.

? Jerarquía: La organización, como
estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

? Simplificación de funciones: Uno de los
objetivos básicos de la organización es establecer
los métodos más sencillos para realizar el trabajo
de la mejor manera posible.

5. IMPORTANCIA DE LA
ORGANIZACIÓN

Los fundamentos básicos que
demuestran la importancia de la organización
son:

? Es de carácter
continuo.

? Es un medio a través del cual se
establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.

? Suministra los métodos para que se
puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzos.

? Evita la lentitud e ineficiencia en las
actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.

? Reduce o elimina la duplicidad de
esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

6. ETAPAS DE LA
ORGANIZACIÓN

El proceso de Organización esta
conformación por las siguientes etapas:

6.1 DIVISIÓN DEL TRABAJO

Es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo,
dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el
trabajo.

La división del trabajo, en sentido estricto,
significa para la organización la base para determinar las
distintas actividades que se van a realizar, los deberes y las
relaciones entre ellas. Esa división y asignación
de actividades y tareas es el producto de dividir el trabajo
total que va a realizar la empresa, en función de los
fines y objetivos. El trabajo ya dividido se le asigna al
personal correspondiente. Cuando se establecen las actividades,
como resultado del fraccionamiento y parcelamiento del trabajo
total, surgen las unidades estructurales de la. Estas expresan
una actividad o un conjunto de ellas, debidamente clasificadas y
calificadas para facilitar la designación de las personas
que van a realizarlas, quienes deben responder, según su
capacidad y especialidades, a las características y
exigencias de esas unidades estructurales de la
organización.

Para dividir el trabajo es necesario seguir
una secuencia que abarca las siguientes etapas:

6.1.1.
Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o importancia. Los
niveles jerárquicos son el conjunto de órganos
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad
que poseen, independientemente de la función que
realicen.

La jerarquización implica la definición de
la estructura de la empresa por medio del establecimiento de
centros de autoridad (comunicación) que se relacionen
entre sí con precisión. Los niveles
jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social,
deben ser los mínimos e indispensables. Se debe definir
claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional
y/o staff).

La jerarquía cuando se individualiza
podría definirse como el status o rango que posee un
trabajador dentro de una empresa, así el individuo que
desempeña como gerente goza indudablemente de un
respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este
individuo en su cargo también condicionará su mayor
o menor jerarquía dentro de una empresa.

La jerarquía cuando se usa como instrumento para
ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida
como jerarquía estructural de la organización. Este
tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones
que debido a ella existen sino también del grado de
responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por
ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un
presidente en su desempeño, este cargo posee
intrínsecamente determinadas y complejas funciones,
responsabilidades y un alto grado de autoridad.

Se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en
las organizaciones:

? Jerarquía dada por el cargo

Este tipo de jerarquía es la que constituye los
diferentes niveles estructurales de la organización, se
expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de
organización. Se encarga de la clasificación de las
distintas posiciones de la estructura de la organización,
tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes
a un cargo o posición determinada.

Esta modalidad jerárquica favorece la
clasificación de personas en grupos, series y clases,
según sea la naturaleza, características,
obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos,
pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas
similitudes.

? Jerarquía del rango

Este tipo de jerarquía no se establece sobre el
fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas.
Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que
se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es
utilizada en las organizaciones militares para establecer los
distintos grados por los que se van a regir.

? Jerarquía dada por la
capacidad

Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con
cada individuo. Las personas están previamente
clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente
de su condición de clase en la sociedad, es decir, el
individuo asciende en la organización de acuerdo a su
capacidad.

? Jerarquía dada por la
remuneración.

Este tipo de jerarquía está determinada
por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor
salario), la antigüedad en la empresa o porque se es
empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del
individuo. La jerarquía de un empleado en una empresa se
basa en el grado de especialización que posea pero su alta
ubicación dentro de la organización también
depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas
empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy
importante, su status llega a ser mayor que un gerente de
finanzas. En cualquier compañía fundamentalmente
operativa, por ejemplo, la explotación petrolera en
nuestro país un campo donde generalmente existen
dinámicos y poderosos sindicatos, el responsable por la
función de personal es un ejecutivo de alta valía e
influencia llegando a tener el cargo de
vicepresidente.

6.1.2. Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de
las funciones y actividades en unidades específicas, con
base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia:

– Listar todas las funciones de la
empresa.

– Clasificarlas.

– Agruparlas según un orden
jerárquico.

– Asignar actividades a cada una de las
áreas agrupadas.

– Especificar las relaciones de autoridad,
responsabilidad, y obligación entre las funciones y los
puestos.

– Establecer líneas de comunicación e
interrelación entre los departamentos.

– El tamaño, la existencia y el tipo de
organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades
específicas de la empresa y las funciones
involucradas.

6.2. COORDINACIÓN

La coordinación es la sincronización de
los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de
lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el
desarrollo y la consecución de los objetivos.

La coordinación nace de la necesidad de armonizar
los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Si durante
la primera etapa del proceso de organización se realiza la
división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes,
es indispensable que ésta se complemente con la
coordinación, que no es más que el lograr la unidad
de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se
desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se
sincronicen.

La eficacia de cualquier sistema organizacional
estará en relación directa con la
coordinación, misma que se obtiene a través del
establecimiento de líneas de comunicación y
autoridad fluidas. Su función básica es lograr la
combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y
balanceados en el grupo social.

Es el proceso de integrar las actividades de la
organización para alcanzar las metas establecidas,
dónde el grado de coordinación depende de la
naturaleza de las tareas a realizar y el grado de
interdependencia que existe entre las personas de las diversas
unidades que las realizan.

7. TÉCNICAS DE
ORGANIZACIÓN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una
organización racional; son indispensables durante el
proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son las
siguientes:

7.1. LOS ORGANIGRAMAS

Conocidos también como gráficas de
organización o cartas de organización, los
organigramas son representaciones gráficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos,
las obligaciones y la autoridad.

La efectividad de un organigrama, para una
organización, se fundamenta en la condición de
reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus
verdaderas implicaciones y relaciones; además, sus
estratos jerárquicos. Pero tal propósito no resulta
fácil, porque el organigrama es una figura plástica
que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera
organización. En consecuencia, no está exento de
interpretaciones erróneas. Los colores se usan en la
pintura para dar movimiento, vida y sentido a las cosas y a los
hechos; pero los organigramas no pueden utilizar esos medios, por
las limitaciones que les imponen las normas y condiciones que
rigen su funcionamiento y elaboración.

El organigrama, aparte de los diferentes fines para los
cuales se utiliza, según se ha señalado, tiene
alcances mayores y otros propósitos; por ejemplo, para
relaciones públicas, para formación de personal,
fiscalización e inspección de la
organización, evaluación de la estructura,
reorganización, evaluación de cargos,
etc.

Los organigramas tienen diversas clasificaciones de
acuerdo a ciertos criterios y factores:

Según la forma como muestran la estructura,
son:

– Analíticos: Son los específicos,
los cuales suministran una información detallada; incluso,
se complementan con informaciones anexas y por escrito,
símbolos convencionales de referencia con datos
circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos
y personal del estado mayor.

– Generales: facilita una visión muy
sucinta de la Organización; se limita a las unidades de
mayor importancia. Se les denominan generales por ser los
más comunes.

– Suplementarios: se utiliza para mostrar una
unidad de la estructura en forma analítica o más
detallada. Tales unidades pueden ser una dirección, una
división, un departamento, una gerencia, etc. Son
complementos de los analíticos.

Según la forma y disposición
geométrica de los organigramas estos pueden
ser:

– Verticales (Tipo Clásico): es el de uso
más frecuente. Presenta con toda fidelidad una
pirámide jerárquica, ya que las unidades se
desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en
una gradación jerárquica descendente.

– Horizontales: son una modalidad del Organigrama
vertical, porque representa a la estructura sin mayor
alteraciones, pero con una disposición en el espacio, de
izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo. Este organigrama
consiste en que los hombres de las figuras tienden a ser
colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras
geométricas (rectángulos o cuadrados).
También es usual describir las funciones principales de
las unidades más importantes en forma escrita y en el
mismo dibujo que muestra la estructura.

– Horizontal con variante: es igual que el
anterior pero con el nombre de las unidades colocado en
recuadros.

– Escalar: este organigrama no utiliza los
recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino
líneas encima de las cuales se colocan los nombres.
Además, en un mismo plano se pueden colocar organigramas
suplementarios de cada una de las unidades principales, si se
desea. Este tipo de organigrama tiene el inconveniente de que no
puede mostrar las relaciones funcionales.

– Circulares o concéntricos: en este tipo
de organigrama los niveles jerárquicos se muestran
mediante círculos concéntricos en una
disposición de dentro a afuera y en orden de importancia.
Se colocan en círculos concéntricos las unidades de
Igual jerarquía Este tipo de organigrama es recomendado
por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la
imagen de subordinación que traducen los organigramas
verticales y tradicionales con esa forma de disposición de
las unidades, las cuales están colocadas una arriba y otra
abajo.

Existen diversos criterios para clasificar los
organigramas. Una gran cantidad de tactos se limita a describir
muchos tipos de organigramas, sin exponer la esencia y finalidad
de los mismos. Son muchas las formas utilizadas y que se pueden
utilizar para representar una estructura de la
organización, pero se entiende que son formas caprichosas
y particulares, la mayoría de ellas utilizadas por
propietarios que desempeñan las formas clásicas y
más conocidas.

En este caso, para la elaboración de los manuales
de organización debemos utilizar:

• Diagrama Funcional

Establece la dirección del área estudiada,
sus macrofunciones, las relaciones de estas con el contexto
interno y externo á la empresa, y su objetivo funcional o
razón de ser.

• Organigrama Funcional

Permite diferenciar las funciones básicas de
dirección y de cada una de las macro-funciones que han
sido determinadas.

• Organigrama de misiones:

Es un modelo que expresa gráficamente cada una de
las áreas de línea y staff que conformarán
la unidad objeto de estudio con sus respectivas misiones. El
diagrama de Misiones constituye una herramienta útil
para:

– Evitar solapamiento entre las misiones de las
áreas definidas.

– Asegurar que todas las misiones establecidas
correspondan y contribuyan al logro de la misión de la
unidad, y en consecuencia, al logro de la misión de la
empresa.

• Organigrama de Posición
Macro:

Contempla los cargos con sus respectivos niveles
jerárquicos, considerando las diferentes nomenclaturas
para las distintas áreas de la empresa.

• Organigrama de Posición
dimensionado:

Se presenta en forma completa la estructura organizativa
del área correspondiente en todos sus niveles, incluyendo
el número de personas para cada cargo.

7.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es aquel que expone en detalle los criterios
organizativos que regulan el funcionamiento de la empresa,
estructura, organigramas estructurales jerárquicos, los
grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y
actividades de los órganos de la empresa.

Los manuales de organización exponen con detalle
la estructura de la empresa y señala los puestos y la
relación que existe entre ellos para el logro de sus
objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad
y responsabilidad.

En este sentido, contribuye a formular y crear la
organización, así como el análisis de
éste, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o
totales. Tal como ocurre con la revisión de
responsabilidades, evaluación de cargos,
reubicación de unidades, estudios de relaciones
ínter estructurales e ínter Constituye un
complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se
complementan recíprocamente para dar informaciones claras
y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran.
Estas unidades se señalan en los organigramas solamente
con su titulo, pero el manual de organización las describe
con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas,
atribuciones, deberes y funciones.

Los manuales administrativos permiten alcanzar los
siguientes objetivos:

1.- Presentar una visión de conjunto de la
entidad.

2.- Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.

3.- Instruir al personal, acerca de aspectos tales como:
objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas,
etc.

4.- Permitir el ahorro de tiempo y
esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la
repetición de instrucciones y directrices.

5.- Proporcionar la información
básica para la planeación e implementación
de medios de modernización administrativas.

6.- Facilitar el reclutamiento y selección del
personal.

7.- Ser útil para la orientación e
información al público.

7.3. ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN

El establecimiento de una estructura organizativa, ya
sea en una empresa por crear o en una unidad estructural en
funcionamiento, es un problema que induce a realizar un estudio
de organización.

Cuando una empresa presenta problemas en alcanzar sus
objetivos o se perciben dificultades en el desempeño
diario de las actividades es necesario revisar su forma de
funcionamiento y en especial la estructura organizativa que
posee. Los problemas que pueden dar aviso a la necesidad de un
estudio de organización son muchos, destacan la duplicidad
de funciones, conflictos entre el personal, incumplimiento de las
metas y objetivos planteados, dificultades para el control de
gestión. También puede ser necesario un estudio de
organización por necesidades de crecimiento de la empresa
o por cambios en su misión dada las nuevas exigencias del
entorno.

Para dar respuesta a los diversos problemas
que se presentan en la organización pueden realizarse
estudios para:

• Adecuarse al proceso productivo.

• Adecuarse a los procesos
especializados.

• Garantizar una carga o distribución normal
del trabajo.

• Garantizar una mejor función
administrativa de dirección, coordinación,
planificación y control de gestión.

• Reducir costos y lograr mejor empleo,
productividad y efectividad en el uso de los recursos.

• Mejorar el aprovechamiento de una infraestructura
técnica o administrativa en beneficio de otras
áreas, evitando así la duplicidad.

• Adecuarse a las políticas o estrategias de
la empresa.

• Mejorar los métodos.

• Obedecer a planes organizacionales.

Un Estudio de Organización es la
aplicación de métodos y técnicas para
diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales,
mediante el uso efectivo y económico de los recursos
humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de
planificación, ejecución y control, propias de
cualquier núcleo organizativo. En los estudios de
estructuras organizativas están involucrados importantes
condiciones de tipo humano, debido a esto en los problemas de
estructuras es importantes tratarlos con una metodología
adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de
análisis y síntesis.

Existen varias técnicas para recolectar la
información que se necesita en un estudio de
organización, a continuación se presentan
algunas:

La entrevista consiste básicamente en reunirse
con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para
obtener mayor información. La entrevista puede agrupar a
directivos y empleados de una misma área. La entrevista
debe ser una conversación formal y cordial entre el
analista y los miembros de la organización que facilitaran
la información.

El cuestionario es un instrumento para obtener la
información deseada en forma homogénea. Este
método consiste en hacer contestar por los empleados y/o
supervisores una serie de preguntas relativas a los datos que
según la finalidad del análisis se consideren
interesantes.

La observación directa, en la observación
directa el analista s dirige al lugar donde se desarrolla el
trabajo y constata las labores realizadas así como la
dinámica de la organización en estudio. Antes de
iniciar las observaciones se de recolectar información
sobre el flujo del trabajo, procedimientos, y
técnicas.

Las técnicas mixtas, constituye una
combinación de la entrevista, el cuestionario y la
observación.

8. EMPOWERMENT

Es un proceso estratégico que busca una
relación de socios entre la organización y su
gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y
compromiso para servir mejor al cliente.

8.1. QUE ES UN EQUIPO CON EMPOWERMENT

Son grupos de trabajo con empleados responsables de un
producto, servicio que comparten el liderazgo colaboran en el
mejoramiento del proceso del trabajo planean y toman decisiones
relacionadas con el método de trabajo.

8.2. CARACTERÍSTICAS DE EQUIPOS
CON EMPOWERMENT

1. Se comparten el liderazgo y las tareas
administrativas.

2. Los miembros tienen facultad para
evaluar y mejorar la calidad del desempeño y el proceso de
información.

3. El equipo proporciona ideas para la
estrategia de negocios.

4. Son comprometidos flexibles y
creativos.

5. Coordinan e intercambian con otros
equipos y organizaciones.

6. Se mejora la honestidad las relaciones
con los demás y la confianza.

7. Tienen una actitud positiva y son
entusiastas.

CAPÍTULO IV

MARCO
METODOLÓGICO

En este capítulo se exponen de forma precisa el
tipo de datos que se requiere indagar para el logro de los
objetivos de la investigación, así como la
descripción de los distintos métodos y las
técnicas que posibilitarán obtener la
información necesaria. Se detallan minuciosamente cada uno
de los aspectos relacionados con la metodología que se ha
seleccionado para desarrollar la investigación, donde cada
aspecto está sustento por el criterio de autores de libros
de metodología. En este capítulo se evidencia el
"cómo" de la investigación.

1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para la realización de este proyecto, se
aplicaron diversos tipos de investigación en
función de la naturaleza de los objetivos y el nivel de
conocimiento deseado, se pueden definir los siguientes tipos de
investigación:

Según el propósito, la
investigación es de tipo: