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Manual de operaciones para un banco de programas y proyectos en Colombia



Partes: 1, 2

  1. Aspectos
    generales
  2. Operación
    del banco de programas y proyectos
    departamental
  3. Flujograma de los
    procesos para los proyectos de inversión
    departamentales
  4. Cuándo se
    deben actualizar los proyectos
  5. Seguimiento
  6. El banco de
    programas y proyectos como apoyo al POAI
  7. Apoyo a los
    municipios

1. ASPECTOS
GENERALES.

1.1 QUÉ ES EL BANCO DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS:

DEFINICIONES:

LEY 38 DE 1989. Art. 32. "Es un conjunto
de actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas
social, técnica, económicamente registradas y
sistematizadas en el Departamento Nacional de
Planeación."

DECRETO 841 DE 1990. Art. 3 "Es un
sistema de información que registra proyectos de
inversión seleccionados como viables, susceptibles de ser
financiados con recursos del Presupuesto General de la
Nación, previamente evaluados técnica,
económica y socialmente, administrado por el
DNP."

LEY 152 DE 1994. Art. 27. "Es un
instrumento para la planeación que registra los programas
y proyectos viables técnica, ambiental y
socioeconómicamente, susceptibles de financiación
con recursos del Presupuesto General de la
Nación."

ORDENANZA 50 de 1995. "Un instrumento
sistematizado y dinámico de la planeación que
registra los programas y proyectos viables técnica,
ambiental y socio – económica y legalmente susceptibles de
ser financiados con recursos públicos en el territorio
departamental."

PLANEACIÓN NACIONAL. "Manual de
Operaciones y Metodologías 1991." "
Es un sistema
de información que permite, mediante el uso de criterios
técnicos y económicos comúnmente aceptados,
definir los requisitos para la realización de proyectos de
inversión y adelantar un seguimiento sistemático de
cada una de las etapas de los proyectos en
desarrollo."

PLANEACIÓN NACIONAL. " RED NACIONAL DE
BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS 1995."

"Es una herramienta del sistema de planificación
que permite tomar decisiones a lo largo de todo el ciclo de vida
de la inversión; permite mejorar la eficiencia de la
inversión pública proveniente de los distintos
niveles de gobierno, para el crecimiento y desarrollo integral; y
permite realizar el monitoreo y el seguimiento a las
inversiones."

1.2 PARA QUÉ SIRVE EL BANCO DE
PROGRAMAS Y PROYECTOS:

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A. PLANEACIÓN.

La ley 152 de 1994, Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo determinó que todo plan de desarrollo
constará de dos partes, un componente general de
carácter estratégico y otro que contenga el plan de
inversiones. Es función de Planeación Departamental
coordinar, concertar y orientar la correcta
elaboración de los planes departamentales y municipales
bajo esta determinación.

Los planes de desarrollo están conformados por
programas, subprogramas y proyectos; en ellos se priorizan
los problemas a resolver buscando organizar y dar racionalidad a
las acciones, optimizando los recursos para lograr metas y
objetivos. Los programas y proyectos son la base de
ejecución de los planes de desarrollo.

El Banco de Programas y Proyectos cuenta con
información detallada de los proyectos que solicitan
recursos del Departamento, así como del estado de
ejecución en que se encuentra cada uno, pueden ingresarse
las solicitudes anuales por proyecto y por secretaría. Es
por lo tanto una herramienta que proporciona información
oportuna y verás de los requerimientos de
inversión

Monografias.com

La utilización del Banco de Programas y Proyectos
implica que los proyectos registrados han identificado
adecuadamente el problema a resolver y mediante una correcta
formulación determinaron la alternativa más
viable técnica, institucional, económica, social,
ambiental, legal y política, para solucionarlo.

El proceso de planeación se fortalece cuando la
ejecución se realiza acompañada de un
seguimiento al desarrollo de las actividades,
obtención de productos, objetivos específicos y
generales del proyecto. Los ajustes realizados aquí
permitirán que las programaciones futuras de proyectos
similares sean cada vez más ajustadas, mejorando todo el
proceso de ejecución de los programas y proyectos
públicos.

El mayor aporte a la planeación lo hace la
evaluación posterior del proyecto, en la medida que
confirma o niega la validez del proyecto para solucionar los
problemas identificados en la formulación y permite
reafirmar o en su defecto reorientar las estrategias y programas
propuestos inicialmente.

B. PROPÓSITO DE
GOBERNAR.

A partir de la utilización del Banco de Programas
y Proyectos se gestan procedimientos administrativos que
garanticen de manera efectiva la realización de los planes
de gobierno, consignados en los planes de desarrollo.

La existencia de una Red Nacional de Bancos de Programas
y Proyectos facilitará y garantizará a los
funcionarios públicos de cada nivel administrativo, la
coordinación de sus planes de gobierno con los
planes de desarrollo, los planes de acción y presupuestos
y de éstos con los correspondientes de los demás
niveles.

La información que genera el Banco de
Programas y Proyectos va desde el detalle mismo de la
programación, ejecución y evaluación de los
proyectos, hasta los informes consolidados por programas,
subprogramas, entidades, etc., lo cual permite tener diferentes
visiones gerenciales de las acciones que se adelantan. El Banco
al contener la totalidad de requerimientos de inversión
del departamento, facilita la adopción de decisiones de
inversión, la búsqueda de recursos complementarios
que permitan cumplir con las metas propuestas en dichos proyectos
y la generación de estadísticas e
indicadores.

C. PRESUPUESTO.

El conjunto de proyectos permite realizar un
diagnóstico de las necesidades de inversión
pública en los diferentes sectores; facilita la
elaboración de los presupuestos sectoriales e
institucionales.

La elaboración del Presupuesto Anual y del Plan
Operativo Anual de Inversiones se facilita por la
utilización del programa "Sistema de Seguimiento y
Evaluación de Proyectos de Inversión" SSEPI,
el cual trae un módulo específico para procesar
esta información.

D. PARTICIPACIÓN
CIUDADANA.

Este aspecto cobra gran importancia con la
implementación del Banco de Programas y Proyectos. Es la
comunidad la que convive con las necesidades y quien conoce
más a fondo la problemática que los afecta y
mediante sus solicitudes a las administraciones municipales,
departamentales o nacional dan origen a los
proyectos.

La veeduría ciudadana toma verdadero
sentido y se concreta a través de los proyectos, cuya
ejecución debe ser controlada por asociaciones
comunitarias.

La comunidad también participa directamente en la
ejecución de los proyectos, en la medida que aporta
recursos
materiales, humanos, financieros etc. Esta
situación le genera a la comunidad un sentido mayor de
pertenencia hacia el proyecto, garantizando el éxito en la
operación del mismo.

Cualquier persona natural o jurídica tiene
libre acceso para consultar la información
contenida en el Banco de Programas y Proyectos, lo cual da
transparencia a todo el proceso y fortalece el papel de veedor de
la comunidad.

1.3 QUÉ ES UN PROYECTO Y
QUÉ ES UN PROGRAMA:

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DEFINICIÓN DE PROYECTO:

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN,
"Manual metodológico para la identificación,
preparación y evaluación de
proyectos."

"El proyecto es la unidad mínima operacional que
vincula recursos, actividades y componentes durante un
período determinado y con una ubicación definida
para resolver problemas o necesidades de la
población."

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE
ANTIOQUIA.

Un proyecto es un conjunto de componentes y actividades
que demandan el consumo de recursos humanos, técnicos y
físicos, programados en el tiempo para alcanzar unas metas
físicas, las cuales llevan al cumplimiento de un
propósito y una finalidad.

DEFINICIÓN DE
PROGRAMA:

Monografias.com

ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO, art.
14.

"Son programas los constituidos por las apropiaciones
destinadas a actividades homogéneas en un sector de
acción económica, social, financiera, o
administrativa a fin de cumplir con las metas fijadas por el
Gobierno Nacional, a través de la integración de
esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros
asignados".

DNP, DIVISION ESPECIAL DE EVALUACIÓN,
"PLAN INDICATIVO, UNA HERRAMIENTA DE
GESTIÓN":

"Una estrategia de acción cuyas directrices
determinan los medios que, articulados gerencialmente, apoyan el
logro de uno o varios objetivos de la parte general del Plan
Nacional de Desarrollo. La ejecución de un programa
está a cargo de una unidad de gestión".

MANUALES METODOLÓGICOS DEL BPIN,
GLOSARIO:

"Un programa es una estrategia de acción cuyas
directrices determinan los medios que articulados gerencialmente
permiten dar una solución integral a los problemas. Como
estrategia, un programa contiene los objetivos y metas, el
conjunto de proyectos elegibles y el plan de inversiones. Los
programas se definen en términos de objetivos de
carácter multisectorial".

RED NACIONAL DE BANCOS Y PROYECTOS,
"NORMAS MODELO":

"El conjunto de actividades articuladas
entre sí, dirigidas al logro de un propósito que,
por su amplitud, requiere de la ejecución de varios
proyectos".

DNP, "DEL PLAN DE GOBIERNO AL PLAN
DE DESARROLLO MUNICIPAL":
"Un conjunto de disposiciones
referido a una actividad, a un sector o a un espacio. El programa
debe hacer referencia a un contenido homogéneo, de modo
que pueda ser operativo y producir los efectos
esperados".

DNP, "NOTAS SOBRE LAS DIFERENTES
APLICACIONES DE LOS CONCEPTOS DE PROGRAMA Y PROYECTO DE
INVERSIÓN".

"Un programa es una manera de agrupar
proyectos o acciones, que contribuyan

de manera individual al cumplimiento de un objetivo, y
que requiere la aplicación de todas las acciones de manera
integral para el cumplimiento de dicho objetivo, generalmente
sectorial."

Para registrar programas en el Banco de
Programas y Proyectos del

Departamento, se pueden presentar dos
opciones:

• En la primera, el programa tiene identificados
claramente y de manera anticipada los componentes y las
actividades, a su vez es posible medirlas, cuantificarlas y
valorarlas. Se conocen las acciones a desarrollar no importando
que el programa se ejecute en todo el departamento o parte de
él. En estas condiciones es factible diligenciar
adecuadamente el proyecto como programa, así como hacerle
seguimiento y evaluación en su totalidad. Se tendrá
un sólo registro en el Banco.

• En la segunda opción no se pueden
identificar anticipadamente los componentes y actividades del
proyecto, ni cuantificarse o valorarse, y los servicios son
demandados gradualmente por los municipios; sólo en ese
momento se conoce verdaderamente la magnitud del proyecto. En
este caso se registrará en el Banco, el programa con la
información básica y cuando la demanda se haga
efectiva se formulará cada proyecto y se radicará
con su propio código. El seguimiento en el SSEPI se
efectuará por proyecto y será función de la
Secretaría respectiva hacer por fuera del sistema la
evaluación del programa.

1.4 ETAPAS DE UN
PROYECTO:

Todo proyecto de inversión para
lograr los objetivos propuestos debe pasar por cuatro etapas:
Preinversión, Inversión, Operación y
terminado.

PREINVERSION

Se refiere a todas las acciones relacionadas con la
formulación (identificación y preparación)
y/o la evaluación de un proyecto. En este estado deben
desarrollarse todos los elementos de juicio necesarios para tomar
una decisión técnica, institucional,
económica, social, ambiental, legal y política de
adelantar o acometer un proyecto.

Las tres actividades principales que deben desarrollarse
en la etapa de preinversión son: identificación del
problema, la preparación de la o las alternativas de
solución y evaluación ex – ante.

En la preinversión se encuentran diferentes
niveles de estudio, los cuales se deberán realizar o no,
dependiendo del nivel de complejidad del proyecto que se
está evaluando. Los niveles de estudio considerados en la
etapa de preinversión pueden ser:

Idea: Identificación de un problema o
necesidad que se hace necesario solucionar, se definen las
posibles alternativas mediante las cuales se le puede dar
solución. Con la información obtenida en esta etapa
no es recomendable que se lleve a cabo un proyecto.

Perfil: Evaluación de las diferentes
alternativas de solución y selección de la
alternativa viable que sea más apropiada. Utiliza
información secundaria y valores promedio, incorpora
información técnica y de mercado.

Prefactibilidad: Evaluación con mayor
profundidad que en la etapa de perfil. Las alternativas viables
se estudian con mayor detalle evaluando sus bondades
económicas y técnicas. Se pueden aceptar
prediseños a criterio del viabilizador.

Factibilidad: Se perfecciona la alternativa
seleccionada como más rentable con base en
información preparada exclusivamente para este fin. En
esta etapa deben estudiarse más detalladamente los
aspectos de localización, tamaño y momento
óptimo de materializar el proyecto. Se pueden preparar
diseños preliminares.

INVERSION

En la etapa de inversión se ejecutan o aplican
los recursos del proyecto. Puede incluir los estudios
específicos que conforman el diseño definitivo del
proyecto. En esta etapa se realiza el seguimiento físico –
financiero que garantiza la correcta aplicación de los
recursos asignados, mediante la determinación de las
causas de las variaciones presentadas en la programación y
la introducción de los ajustes pertinentes.

Las siguientes son las etapas de la
inversión:

Diseño: Una vez decidida la
ejecución de un proyecto y garantizado su financiamiento,
se elaboran los diseños definitivos.

Ejecución: Corresponde a la
materialización del proyecto y se concreta en la
construcción de una obra, la adquisición de un
equipo, la ejecución de un plan etc.

Terminación de la obra: Se
encontrarán en esta etapa aquellos proyectos de
infraestructura que habiendo completado la etapa de
ejecución de la obra no se han puesto en
marcha.

OPERACIÓN

En esta etapa el proyecto se pone en marcha y se generan
los beneficios para los cuales se diseñó. Para una
correcta operación, se recomienda realizar seguimiento y
evaluación de resultados al proyecto. El proyecto se
ejecutó y entra en funcionamiento.

Nota: No todos los proyectos atraviesan todas las etapas
anteriormente descritas. Es posible que de una etapa inicial de
perfil, el proyecto pase a la etapa de diseño o
ejecución directamente.

TERMINACIÓN:

Momento en el cual se considera llega a su etapa final
el proyecto y por consiguiente se han alcanzado la totalidad de
los beneficios y las metas para los cuales se planteo el
proyecto. En este momento se efectúa la verdadera
evaluación ex-post, sobre los efectos, impactos y
resultados.

1.5 FUENTES DE FINANCIACIÓN.

Las principales fuentes de financiación de los
proyectos a las cuales pueden acceder las administraciones
públicas departamentales y municipales son:

• Recursos propios.

• Transferencias de la Nación ( Ley
60/93).

• Sistema Nacional de
Cofinanciación.

• Fondo Nacional de Regalías (Ley
141/94).

• Red de Solidaridad Social.

• Recursos del Crédito (interno y/o
externo).

• Sector privado.

• Cooperación técnica
internacional.

• Institutos y programas.

RECURSOS PROPIOS.

Nacionales, departamentales y municipales, se componen
de los ingresos tributarios (Impuestos) y no tributarios (Tasas y
tarifas). Constituyen la fuente primaria de los gastos
públicos de cada nivel.

TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN.

Están destinadas a los departamentos y
municipios, provienen de los ingresos corrientes que recauda la
Nación, se entregan bajo dos formas: el situado fiscal y
las participaciones de los municipios. El primero financia los
programas de educación (60%) y salud (20%), dejando el
restante 20% como de libre inversión en educación
y/o salud.

La participación en los ingresos corrientes de la
nación se distribuye un 60% por criterios de equidad (
NBI, grado de pobreza) y el 40% restante según datos
poblacionales y eficiencia administrativa. Financia la
educación , la salud, los proyectos de agua potable y
saneamiento básico, la recreación y la cultura y
un

20% de libre inversión.

SISTEMA NACIONAL DE
COFINANCIACIÓN.

Financia parcialmente proyectos regionales o locales
acordes con políticas nacionales. Lo conforman cinco
fondos de financiación cada uno de los cuales tiene su
propia área de acción, estos fondos son:

• El Fondo de Inversión Social, FIS que
cubre los sectores de educación y salud.

• El Fondo de Infraestructura Vial, FIV, atiende la
vías secundarias.

• El Fondo de Caminos Vecinales, FCV, cubre las
necesidades de vías terciarias.

• El Fondo de Infraestructura Urbana,
FIU, que como su nombre lo indica da solución a las
necesidades de servicios públicos y de escenarios
urbanos.

• El Fondo de Desarrollo Rural Integrado, DRI, para
proyectos de inversión rural.

FONDO NACIONAL DE REGALÍAS.

De esta contraprestación económica por la
explotación de los recursos no renovables se
benefician:

• Los puertos marítimos y fluviales por
donde se transportan estos productos, 8%.

• Los municipios productores, 12.5%.

• Los departamentos productores, 47.5%

• El Fondo Nacional de Regalías,
32%.

RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL.

Se centra en programas de beneficio social, como son el
empleo, asistencia alimentaria, apoyo a mujeres cabeza de
familia, vivienda etc. Primero se asignan los recursos en la
mesas regionales de trabajo y luego se formulan los
proyectos.

RECURSOS DEL CRÉDITO.

Son potestad de cada entidad territorial y dependen de
su capacidad de endeudamiento, se destinan exclusivamente a
inversión. Pueden ser internos o externos.

SECTOR PRIVADO.

Existen fundaciones y organismos no gubernamentales que
financian diferentes sectores según sea su área de
acción. Generalmente son recursos no reembolsables y no
exigen contrapartida.

COOPERACIÓN TÉCNICA
INTERNACIONAL.

Al igual que en el sector privado nacional, en el
exterior existen organismos y fundaciones que hacen donaciones
para financiar proyectos locales. Tienen sus propios manuales y
formatos para la solicitud de recursos. Son fuentes de
financiación poco utilizadas en nuestro
departamento.

INSTITUTOS Y PROGRAMAS.

Instituciones del orden nacional que administran sus
propios recursos y que previo acuerdo con las secretarías
y entidades departamentales, pueden asignar recursos a proyectos
de interés localizados en el departamento. También
existen programas específicos de cobertura nacional que
orientan algunos ministerios y que invierten recursos en los
departamentos y municipios, tales como "Plante y pa' lante"
etc.

Cuando se formula un proyecto deben evaluarse todas
estas posibles fuentes y no centrarse en una o unas
pocas.

2.
OPERACIÓN DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
DEPARTAMENTAL.

Los proyectos pueden ingresar al Banco de Programas y
Proyectos de Inversión Departamental -BPPID-, provenientes
de tres fuentes: Los municipios, las Secretarías y las
Entidades descentralizadas departamentales.

METODOLOGÍAS A UTILIZAR

Todo proyecto debe ser presentado en los "Manuales
Metodológicos para la identificación,
preparación y evaluación de proyectos" del Banco de
Programas y Proyectos de Inversión Nacional -BPPIN-,
acompañados siempre por la ficha de Estadísticas
Básicas de Inversión – EBI – (ver anexo N°
1).

Los manuales metodológicos que ha desarrollado
Planeación Nacional son en total 27, de ellos se utilizan
16 en la presentación de proyectos al Banco de Programas y
Proyectos del Departamento de Antioquia, como se muestra en el
siguiente cuadro:

CODIGO METODOLOGIA

028 SIN METODOLOGIA BPIN. METODOLOGIA
GENERAL.

000 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE
PEQUEÑA IRRIGACION. METODOLOGIA PARA PROYECTOS REGIONALES
DE COMERCIALIZACION.

001 METODOLOGIA DE PROYECTOS PARA CUARTELES
DE POLICIA.

012 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE MEDIO
AMBIENTE

013 METODOLOGIA PARA ESTUDIOS DE
INVESTIGACION

014 METODOLOGIA PARA PROYECTOS
MENORES

017 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA MENOR Y SERVICIOS DEL SECTOR
AGROPECUARIO

018 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE
ELECTRIFICACION RURAL

019 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE AGUA
POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO

020 METODOLOGIA PARA MANTENIMIENTO DE
INFRAESTRUCTURA VIAL NO URBANA

021 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA VIAL NO URBANA CON BAJOS NIVELES DE
TRANSITO

022 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA VIAL NO URBANA CON ALTOS NIVELES DE
TRANSITO

023 METODOLOGIA PARA ESTUDIOS DE
PREINVERSION

024 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE
PRESTACION DE SERVICIOS EDUCATIVOS

025 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE ATENCION
DEL PRIMER NIVEL DE SALUD

Existen cuatro metodologías que no
pertenecen a ningún sector específico, la
metodología General 001 (A y B), la metodología
para estudios de investigación

018 y la metodología de Proyectos Menores 019. En
lo que respecta a la General y proyectos Menores, para saber
cuándo se aplican, el Banco de Programas y Proyectos del
Departamento de Antioquia definió los siguientes
criterios:

• Todo proyecto cuyo costo total sea inferior a 250
salarios mínimos mensuales legales vigentes, se
presentará en la metodología de Proyectos Menores.
Si el formulador lo prefiere puede utilizar, si existe, el manual
metodológico sectorial.

• Cuando el costo total del proyecto iguale o
supere los 250 salarios mínimos, deberá presentarse
el proyecto en el manual metodológico sectorial
correspondiente. En caso de no existir ningún manual, se
utilizará el general

001 (A o B).

• El General A para proyectos donde
sólo se generarán beneficios cuando se termine la
inversión.

• El General B para proyectos donde
los beneficios se generan a medida que se efectúa la
inversión.

DÓNDE SE PRESENTAN?

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De acuerdo a las fuentes de financiación
definidas en la formulación del proyecto, se determina si
este se radica en la Unidad Departamental de
Cofinanciación – UDECO-, en las Secretarías
departamentales respectivas o en otras entidades
financiadoras.

En el primer caso se radicarán los proyectos que
soliciten recursos de cofinanciación nacional, aunque
también soliciten recursos departamentales, estos
proyectos siguen los procedimientos establecidos por el Sistema
Nacional de Cofinanciación. Finalmente estos proyectos
mediante un proceso interno quedarán registrados en el
Banco de Programas y Proyectos del Departamento.

Si únicamente se solicitan recursos
departamentales o departamentales y municipales, se inscriben en
la Secretaría o Instituto Descentralizado departamental
según el sector con el que se relacione el
proyecto.

Cuando se requieran recursos del Presupuesto General de
la Nación para proyectos de interés del
Departamento, la secretaría o entidad descentralizada
departamental formula el proyecto en el manual sectorial
correspondiente y lo entregará a la entidad nacional del
sector, quien previo acuerdo lo inscribirá en el
BPPIN.

Cuando se soliciten recursos a otras entidades
públicas o privadas, nacionales o internacionales , se
aplicarán las metodologías y procedimientos
establecidos por ellas.

HASTA CUÁNDO?

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El Banco de Programas y Proyectos Departamental recibe
proyectos para radicación y registro durante todo el
año.

No obstante lo anterior, existe una fecha límite,
30 de Mayo, para que los proyectos presentados al Banco
puedan acceder a los recursos del Departamento de la vigencia
inmediatamente posterior, de tal forma que se permita su
revisión, ajuste, viabilización y
registro.

Esta fecha considera los tiempos necesarios para la
elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones y del
Presupuesto del Departamento, a los cuales el Banco de Programas
y Proyectos contribuye con su información. Los tiempos y
las actividades que se realizan se pueden observar en el
cronograma que se presenta más adelante.

Un proceso similar se da en la consecución de
recursos del Presupuesto General de la Nación, por lo cual
si el Departamento está interesado en acceder a recursos
propios de las entidades nacionales con asiento en el
departamento, deberá tener listos los proyectos y realizar
todas las gestiones en los meses de noviembre y
diciembre.

Según lo establece el decreto 841 de 1990 en su
art. 23, para que un proyecto pueda ser tenido en cuenta en el
Plan Operativo Anual de Inversiones de la Nación,
deberá ser registrado a más tardar el 1° de
Febrero del año anterior al que se está
programando; esto deja sólo el mes de enero para su
viabilización y registro en el BPIN, a menos que el
proyecto ya esté registrado con anterioridad.

Los proyectos que atienden situaciones de emergencia no
se someten a los trámites regulares, pueden incorporarse
primero al presupuesto y luego de tres meses, radicarse en el
Banco de Programas y Proyectos para su seguimiento. Deben eso
sí, presentarlos en los manuales definidos para cada
caso.

Las fichas EBI y el seguimiento a los proyectos que
adelanten los municipios exclusivamente con sus recursos propios,
se remitirán al Banco de Programas y Proyectos, para
efectos de la evaluación de los planes de desarrollo que
debe adelantar Planeación Departamental, máximo
hasta terminar el mes de Septiembre.

CRONOGRAMA PARA FORMULACION, VIABILIDAD
Y REGISTRO DE PROYECTOS

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3. FLUJOGRAMA DE
LOS PROCESOS PARA LOS PROYECTOS DE INVERSION
DEPARTAMENTALES.

Formulado el proyecto en el manual metodológico
correspondiente y para los casos en que sólo requiera
recursos departamentales o departamentales y municipales, el
proyecto se entrega en la oficina de Planeación de la
entidad o la encargada de la coordinación de los proyectos
en cada Secretaría o entidad descentralizada
departamental.

La inscripción no se hace en el SSEPI, sino en
una base de datos independiente con el fin de tener un registro
de las solicitudes hechas al Departamento, así no se
financien todas. Los proyectos recepcionados desde los municipios
por la secretaría o entidad descentralizada, se clasifican
por programa y se entregan a la respectiva dependencia que lo
coordina, donde se confronta con el Plan de Desarrollo
Departamental y sectorial si existe, para determinar la
elegibilidad y posibilidad de cofinanciación. En caso de
no ser elegible se notificará tal decisión al
funcionario municipal que lo presentó, quien a su vez la
comunicará a la comunidad.

Si la decisión es positiva los técnicos de
la dependencia verifican que el proyecto haya sido presentado en
el manual definido y cumpla las demás condiciones exigidas
en el mismo. En caso negativo, se devuelve con las observaciones
al municipio para que realice los ajustes. Cuando la iniciativa
del proyecto fue de una dependencia de la entidad que coordina el
programa, la revisión conjuntamente con la
viabilización, la efectúa la oficina de
Coordinación o Planeación de la entidad.

Ajustados los proyectos se entregan a la oficina de
Coordinación o Planeación de la secretaría,
quien diligencia la ficha de radicación de los proyectos
en el formato que elaboró la Red Nacional de Bancos de
Proyectos para el efecto (ver anexo N°

2). Las fichas se entregan a la Dirección del
Banco de Proyectos, quien los radica

y asigna un código de identificación de 11
dígitos, cuya estructura es la siguiente:

CAMPOS NÚMERO DE DIGITOS

Años 2

Departamento 2

Municipio 3

Número de radicación
4

Sólo los proyectos que sean radicados hasta mayo
30 tendrán la oportunidad de acceder al presupuesto
departamental de la vigencia siguiente.

Asignado el número de radicación el
proyecto vuelve a la oficina de coordinación o de
planeación de las Secretarías o Entidades
descentralizadas cuyo personal está en posibilidad de dar
la viabilidad técnica, ambiental, institucional y
socioeconómica de los proyectos, tanto de iniciativa
municipal como de su misma institución, viabilidad
delegada por Planeación Departamental. Cualquier ajuste
que se deba realizar se notificará al municipio o
funcionario de la entidad quien lo formuló.

Un proyecto será viable cuando " todos los
elementos, actividades y procedimientos planteados son necesarios
y suficientes para que con su aplicación se garantice el
logro de la situación planteada como deseada y como
objetivo del proyecto, siempre que este objetivo sea pertinente
en términos de desarrollo económico".

Al dar la viabilidad de un proyecto el
funcionario deberá considerar como mínimo los
siguientes puntos:

VIABILIDAD TÉCNICA

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• Está completa y clara la situación
a transformar por el proyecto?

• Están identificadas las causas que
generaron el problema?

• Cuáles son los efectos negativos generados
por estas causas?

• El objetivo se relaciona con dicha
situación, es razonable y posible?

• El logro del objetivo se puede
medir? Cómo? O es del tipo mejorar, desarrollar,
sensibilizar?

• Las metas son coherentes con relación a la
situación y al objetivo?

• Las cifras presentadas y los
parámetros utilizados en esta información son
correctos?

• Son comparables las alternativas
presentadas?

• Se identifica el o los productos de cada
alternativa? Se pueden cuantificar?

• Si es una sola alternativa, es apropiada?
Podrían considerarse otras?

• Las dimensiones, especificaciones
técnicas y demás características son
correctas?

• Las actividades y elementos que
conforman la alternativa son suficientes y necesarias?

• Las condiciones para su ejecución son
apropiadas?

• Se consideran todos los componentes
y actividades dentro del cronograma de ejecución? Los
componentes y actividades se pueden cuantificar y
valorar?

• El tiempo considerado para cada actividad es
razonable?

• Se presenta análisis de
costos unitarios? Son correctos? Si no, los parámetros
utilizados son correctos?

• La estructura de costos está completa y
clara? Los componentes están ordenados? No se excluye
ninguna actividad? No se incluyen otras no definidas en la
descripción de las alternativas?

• En general el costo total de la
alternativa es razonable?

VIABILIDAD AMBIENTAL

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• El proyecto requiere licencia
ambiental? Se presenta dicha licencia?

• El proyecto tiene algún
impacto negativo sobre los recursos naturales?
Cuál?

• Se presentan medidas de
prevención, mitigación o compensación
coherentes con los impactos descritos?

• Los proyectos, al igual que en el
medio físico – natural impactan al medio antrópico
con igual o mayores consecuencias, lo cual amerita empezar a
pensar en los componentes y atributos tales como la cultura, la
tecnología, los valores etc.

VIABILIDAD INSTITUCIONAL

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• El mecanismo de ejecución del
proyecto es eficiente y garantiza su correcta
ejecución?

• La entidad ejecutora está en
capacidad de aplicar dicho mecanismo?

• El personal y el apoyo
logístico es suficiente y necesario?

• La entidad operadora del proyecto
está en capacidad técnica y financiera para operar
el proyecto?

• Se incluye algún programa de
fortalecimiento institucional relacionado con la ejecución
del proyecto? Es adecuado?

• El costo administrativo de la
ejecución y supervisión del proyecto es
correcto?

VIABILIDAD SOCIOECONÓMICA

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• Se estimaron adecuadamente los beneficios
económicos del proyecto?

• Se consideraron adecuadamente los
efectos positivos sobre la vida de la
población?

• Se estimaron adecuadamente los
costos del proyecto? (incluye costos ambientales e
institucionales)

• Se consideraron adecuadamente los
efectos negativos sobre la vida de la
población?

• La relación beneficio/costo es
favorable?

• Los indicadores utilizados son adecuados? Su
resultado es favorable?

Se recomienda que en cada entidad utilizando el programa
SSEPI, se conforme una matriz de costos sectorial que puedan
consultar todos los funcionarios de la misma entidad que deban
formular proyectos. Igual recomendación es válida
para ampliar los indicadores sectoriales que presenta el
SSEPI.

Realizados los ajustes y emitida la viabilidad, se
remiten los proyectos al Banco de Programas y Proyectos para su
registro, lo cual tiene como plazo máximo hasta
junio 30. El BPPD lista los registrados hasta esta fecha, que
pueden ser iguales o inferiores a los radicados a mayo 30 (en
caso de no viabilizarse todos los radicados) y los entrega a cada
Secretaría o Entidad descentralizada, según su
competencia. Estos proyectos tienen la posibilidad de ingresar al
POAI del siguiente año.

La oficina de Coordinación o de Planeación
de cada Secretaría o Entidad descentralizada,
conjuntamente con el Secretario o Director, aplica criterios de
priorización para definir el POAI. Los lista e informa a
cada una de sus dependencias cuales proyectos serán
financiados, los funcionarios de estas oficinas a su vez
informarán a los municipios y éstos a la
comunidad.

Según el documento " Viabilidad, elegibilidad y
prioridad en la gestión de proyectos de inversión "
de la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, por
prioridad se entiende " Mecanismo de ordenamiento de los
proyectos a ser financiados, dentro de una muestra de proyectos
viables y elegibles para su financiación".

El mismo documento afirma que el ejercicio de la
priorización puede ser muy sencillo o muy complejo,
dependiendo de las variables que se consideren para calificar los
proyectos y cambian con cada sector. Algunas de las variables a
tener en cuenta para determinar los criterios de prioridad pueden
ser:

• Grado de bienestar común que proporciona
el proyecto. Aunque este criterio es de difícil
cuantificación, se puede estimar con base en el deseo
manifiesto de la comunidad por la ejecución del
proyecto.

• Orden de necesidades o problemas de la comunidad
a los que responde el proyecto. Este criterio se relaciona con
los análisis de los diagnósticos (municipales o
departamentales) y el número de beneficiarios en
comparación al número de habitantes de la localidad
del proyecto. Es decir, define la importancia relativa en
términos de beneficiarios.

• Grado de contribución del proyecto al
desarrollo de la economía local. Esta variable se estima
mediante los resultados de la evaluación económica
y social del proyecto.

• Características de los beneficiarios del
proyecto. Esta variable puede tenerse en cuenta cuando se
pretende dar prioridad a grupos especiales.

• Beneficios indirectos del proyecto. Esta variable
puede considerarse como criterio de prioridad, teniendo en
cuenta, no solamente el objetivo del proyecto sino los posibles
impactos indirectos.

• Impactos ambientales. Teniendo en cuenta que los
proyectos contienen el respectivo análisis de los impactos
ambientales, se puede dar prioridad a aquellos cuyo impacto sea
positivo o mínimo en comparación con otros
similares.

• Aquellos propios del sector que se consideren
pertinentes.

Cada instancia, municipal y departamental, una vez
asignados los recursos ejecuta los proyectos de su iniciativa y
genera informes periódicos de seguimiento que son
entregados a la oficina de Coordinación o
Planeación de la secretaría o Entidad
descentralizada departamental, quien con la ayuda del SSEPI los
ingresa al sistema del Banco.

La ordenanza 42 de 1995 Estatuto Presupuestal
Departamental, en su artículo 84, estipuló que " No
se podrá ejecutar ningún programa o proyecto que
haga parte del Presupuesto General del Departamento hasta tanto
se encuentren evaluados por el Departamento Administrativo de
Planeación y registrados en el Banco Departamental de
Programas y Proyectos"

La evaluación ex-post de los proyectos
será responsabilidad de la dependencia que maneja cada
programa en la secretaría o institución, enviando
un informe al Departamento Administrativo de Planeación en
los términos en que éste
reglamentará.

En el Departamento se creó el "Comité del
Banco de Programas y Proyectos de

Inversión" , en el cual cada secretaría e
instituto descentralizado tiene un representante, cuya
función es coordinar todas las actividades que se
relacionen con Ia formulación de los proyectos y el buen
funcionamiento del Banco de Programas y Proyectos en su
entidad.

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4. CUÁNDO
SE DEBEN ACTUALIZAR LOS PROYECTOS.

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1. El Banco de Programas y Proyectos cada dos
años actualizará la base de datos, excluyendo los
proyectos que en este período no hayan recibido recursos
del Departamento y que según concepto de la
Secretaría o Instituto Descentralizado, hayan perdido su
vigencia.

Para ello el Banco en el mes de diciembre del año
que corresponda, listará dichos proyectos y los
entregará a cada dependencia, donde harán la
evaluación y por escrito remitirán los nombres de
los que deben continuar en la base de datos.

2. Cuando la programación de recursos para cada
vigencia presupuestal y/o las fuentes de financiación
originalmente identificadas han cambiado, sin que el costo del
proyecto varíe.

3. Cuando los costos del proyecto han variado con
respecto a lo calculado inicialmente, independientemente de la
inflación.

4. Cuando los componentes o actividades han
variado.

Si en un proyecto cambian los objetivos y las metas, se
considera que es un proyecto nuevo y se debe formular y evaluar
siguiendo todo el proceso descrito anteriormente.

Se remitirán al Banco de Programas y Proyectos
sólo los formatos que hayan sufrido cambios, incluyendo el
presupuesto y la programación cuando sea del
caso.

5.
SEGUIMIENTO.

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El seguimiento es una actividad que fundamentalmente la
desarrollan las Secretarías, Entidades descentralizadas
departamentales y la UDECO, con la información directa de
los interventores de obra o ejecutores en los
municipios.

Básicamente se le hace seguimiento a la
programación físico – financiera, a la
obtención de los productos planteados en el proyecto y a
los índices de resultado del proyecto que se fijan en cada
objetivo específico.

La herramienta principal para el seguimiento es el
software "Sistema de Seguimiento y Evaluación de Programas
de Inversión" SSEPI, desarrollado por La Red Nacional de
Bancos de Proyectos. Es un software diseñado en lenguaje
Foxpro para Windows, en su versión 2.6, que permite el
manejo y administración de la información contenida
en los proyectos. La versión del software es
multiusuario.

Partes: 1, 2

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