También es destacable la condición
separada e identificable de los fondos, lo cual está
soportado mediante el Plan Único de Cuentas para
cooperativas establecido según la Resolución 1515
de 2001 emanada de Supersolidaria, que hace obligatorio revelar
al final del ejercicio, los resultados operacionales y no
operacionales.
Relacionado con esto mismo, el parágrafo del
art. 15 del decreto 4400 de Diciembre de 2004, sobre
Régimen Tributario Especial para Entidades sin
Ánimo de Lucro, dispuso lo siguiente: "El registro
contable de la ejecución del beneficio neto o excedente,
deberá realizarse en cuentas separadas por período
gravable, de manera que se pueda establecer claramente el monto,
destino de la inversión y nivel de ejecución
durante cada período gravable. Igual procedimiento se debe
observar cuando el beneficio neto se ejecute a través de
proyectos o programas específicos".
Supongamos ahora la siguiente
transacción:
2- La Cooperativa Paraíso
Caribeño, el Lunes 3 de Enero de 20X1 registra la
nacionalización de los recursos provenientes del
contrato de asistencia técnica brindada por el
programa de fomento cooperativo de la International Mutual
Cradle Co. hasta por la suma de $ 60.000.000 para el
diseño y formulación del proyecto
arquitectónico de la sede de la cooperativa a nombre
por concepto de asistencia técnica
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/12/20X1 | 1105 | Caja | 60.000.000 | |||
2320 | Banco de la República | 60.000.000 | ||||
3- Ese mismo Lunes registra la
transacción de terminación de la
Operación Repo Activo con FOGACOOP por la suma de $
260.000.000 al 18% en cinco días y recibe los
títulos emitidos por la suma de $ 312.000.000, que
había sido realizada en 29/12/20X0
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/12/20X1 | 1105 | Caja | 263.900.000 | |||
1211 | Compromisos de Reventa I.N. | |||||
121125 | Títulos emitidos por FOGACOOP | 260.000.000 | ||||
4210 | Ingresos Financieros | |||||
421005 | Intereses | 3.900.000 | ||||
9110 | Bienes y Valores en Garantía | 312.000.000 | ||||
9605 | Acreedoras contingentes contra | 312.000.000 | ||||
4- El día miércoles
registra los intereses recibidos en 3 de Enero del presente
año, correspondiente al segundo mes anticipado del CDT
pactado a tres meses por valor de $ 135.000.000 al
18%.
La retención en la fuente se puede registrar como
un anticipo de impuestos para solicitar la compensación
tributaria, o si así se conviene, podría
registrarse como un gasto.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
05/01/20X1 | 1105 | Caja | 1.944.000 | |||
5110 | Gastos | |||||
511002 | Impuestos | 81.000 | ||||
4210 | Financieros | 2.025.000 | ||||
Es importante mencionar que el Art. 14 del Decreto 4400
de 2004 aclara que "estarán sometidos a retención
en la fuente únicamente los pagos o abonos en cuenta a
favor de los contribuyentes con régimen tributario
especial, por concepto de ventas provenientes de actividades
industriales y de mercadeo y de rendimientos
financieros".
5- El siguiente Lunes registra la
transacción de terminación de la
Operación Repo Pasivo con el Banco de Colombia por la
suma de $ 50.000.000 al 15% en cinco días y entregando
como garantía colateral títulos emitidos por el
Banco de la República por la suma de $ 60.000.000, que
había sido realizada en 04/01/20X1
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
10/01/20X1 | 2205 | Compromisos de Recompra I.N. | ||||
220505 | Bancos | 50.000.000 | ||||
5305 | Gastos Financieros | |||||
530520 | Intereses | 625.000 | ||||
1110 | Bancos | 50.625.000 | ||||
Al recibir los títulos al cabo de los cinco
días que duraría la operación con pacto de
recompra, estos vuelven a su normalidad, es decir, con
posibilidades de nuevas negociaciones.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
07/12/20X1 | 1205 | Inversiones temporales | 60.000.000 | |||
120550 | Títulos emitidos en otros entes | |||||
1226 | Derechos de Recompra I.N | |||||
122645 | Títulos emitidos en otros entes | 60.000.000 | ||||
6- Registra operación repo pasivo
con el Banco de Colombia por $ 40.000.000 durante cinco
días al 24% entregando como garantía el titulo
emitido por el Banco de la República previamente
adquiridos para garantizar hasta un 20% más sobre el
valor de la transacción.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
20/01/20X1 | 1105 | Caja | 40.000.000 | |||
2205 | Compromisos de Recompra I.N. | 40.000.000 | ||||
1226 | Derechos de Recompra I.N | 48.000.000 | ||||
1211 | Compromisos de reventa I.N. | 48.000.000 | ||||
7- Registra la transacción de
terminación de la Operación Repo Pasivo con el
Banco de Colombia por la suma de $ 40.000.000 al 24% en cinco
días y entregando como garantía colateral
títulos emitidos por el Banco de la República
por la suma de $ 48.000.000, que había sido realizada
en 20/01/20X1
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
25/01/20X1 | 2205 | Compromisos de Recompra I.N. | ||||
220505 | Bancos | 40.000.000 | ||||
5305 | Gastos Financieros | |||||
530520 | Intereses | 133.000 | ||||
1110 | Bancos | 40.133.000 | ||||
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
25/01/20X1 | 1211 | Compromisos de reventa invers. | 48.000.000 | |||
121125 | Títulos emitidos FOGACOOP | |||||
1226 | Derechos de recompra | 48.000.000 | ||||
122609 | Títulos emitidos FOGACOOP | |||||
8- Registra los intereses recibidos el 3
de Febrero, correspondientes al tercer mes anticipado del CDT
pactado a tres meses por $ 135.000 al 18%
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/02/20X1 | 1105 | Caja | 1.944.000 | |||
5110 | Gastos Varios | |||||
511002 | Impuestos | 81.000 | ||||
4210 | Financieros | 2.025.000 | ||||
9- Registra la redención del
título en su vencimiento el 3 de Marzo, un CDT pactado
a tres meses, intereses anticipados, por $ 135.000 al
18%
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/03/20X1 | 1105 | Caja | 135.000.000 | |||
1205 | Inversiones temporales | |||||
120511 | Títulos de entidades financieras | 135.000.000 | ||||
10- La Cooperativa Paraíso
Caribeño, registra el primero de dos contados anuales
de recursos monetarios de la donación en que se ha
trocado la anterior asistencia técnica, tras la
presentación requerida del proyecto
arquitectónico respectivo, para la construcción
de la sede principal por parte del programa de fomento
cooperativo de la International Mutual Cradle Co. por la suma
de $ 60.000.000
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/04/20X1 | 2320 | Banco de la República | 30.000.000 | |||
3405 | Auxilios y donaciones | |||||
340510 | Entidades extranjeras | 30.000.000 | ||||
1710 | Construcciones o montajes en curso | |||||
171005 | Construcciones en proceso | 30.000.000 | ||||
4510 | Ingresos reales | |||||
451002 | Fondo común | 30.000.000 | ||||
11- La empresa registra el recaudo de
las contribuciones en efectivo obtenidas en los diferentes
servicios de la cooperativa para sus
asociados.
Las aplicaciones de aportes a la corriente de ingresos
ordinarios, al igual que otras aplicaciones, corresponden a
autorizaciones de utilización de los recursos financieros,
por lo tanto se registran en cuentas de ingresos y gastos y no
como fondos patrimoniales.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
22/06/20X1 | 1105 | Caja | 1.575.000.000 | |||
4170 | Otras actividades de servicios | |||||
4190 | Administrativos y sociales | |||||
419005 | Cuotas de admisión y/o | 1.200.000.000 | ||||
4295 | Diversos | |||||
429505 | Aprovechamientos | 100.000.000 | ||||
429509 | Donaciones y subvenciones | 275.000.000 | ||||
LA CONTABILIDAD
DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL
La Contabilidad aplicada a la ejecución del
presupuesto recibe a veces el nombre de contabilidad
presupuestaria. Su principal característica radica en que
los resultados no se miden por la obtención de un
determinado nivel de rentabilidad, sino por la eficiencia,
eficacia y destino correcto del gasto.
2.1. La Reserva
Presupuestal
El proceso de reserva presupuestas consiste en el
reconocimiento de los compromisos internos de los recursos en el
sistema contable desde antes de su gasto real, para así
tratar de evitar gastos excesivos.
12- La empresa registra los recursos
reservados para la adquisición de bienes y servicios
requeridos por las operaciones durante el
periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
17/04/20X1 | 5190 | Cargas y gravámenes | ||||
519001 | Fondo restringido | |||||
51900101 | Educación cooperativa | 580.920.000 | ||||
51900102 | Protección financiera | 375.000.000 | ||||
51900103 | Solidaridad cooperativa | 145.000.000 | ||||
51900104 | Educación formal | 75.000.000 | ||||
519002 | Fondo común | |||||
51900201 | Sede principal | 190.000000 | ||||
51900202 | Recreación y turismo social | 185.000.000 | ||||
519003 | Fondo abierto | |||||
51900301 | Mercadeo de productos | 135.000.000 | ||||
1625 | Anticipos de contratos | 1.685.920.000 | ||||
13- Registra la imputación
presupuestal que hará posible la adquisición de
los productos y servicios de los requerimientos
operacionales
Cuando la orden de servicios o de compra ha sido
recibida, la cooperativa registra el gravamen en sus cuentas de
gastos y, posteriormente, al recibirse la cuenta de cobro, el
gravamen original es cancelado y se registra el pago del gasto y
sus relacionados en efectivo.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
27/04/20X1 | 1625 | Anticipos de contratos | 1.436.920.000 | |||
5190 | Cargas y gravámenes | |||||
519001 | Fondo restringido | |||||
51900101 | Educación cooperativa | 537.920.000 | ||||
51900102 | Protección financiera | 360.000.000 | ||||
51900103 | Solidaridad cooperativa | 75.000.000 | ||||
51900104 | Educación formal | 57.000.000 | ||||
519002 | Fondo común | |||||
51900201 | Sede principal | 175.000.000 | ||||
51900202 | Recreación y turismo social | 128.000.000 | ||||
519003 | Fondo abierto | |||||
51900301 | Mercadeo de productos | 104.000.000 | ||||
Los recursos asignados a los fondos restringido y
común deben gastarse durante el periodo considerado, sin
embargo pudiera ocurrir que las entidades dispongan de
algún tiempo adicional prudencial para perfeccionar las
transacciones que han dejado sobrantes o faltantes (VIDAL A.
2002).
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | |
19/05/20X1 | 5110 | Gastos Generales | |||
511091 | Fondo restringido | ||||
51109132 | Suministros | 1.029.920.000 | |||
511092 | Fondo común | ||||
51109232 | Suministros | 303.000 | |||
511093 | Fondo abierto | ||||
51109332 | Suministros | 104.000 | |||
1105 | Caja | 1.133.920.000 | |||
2435 | Proveedores | 303.000.000 | |||
14- Registra los ingresos generados por
actividades de servicios de recreación y turismo
social patrocinadas por los asociados
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
09/12/20X1 | 1105 | Caja | 223.950.000 | |||
4170 | Servicios comunes, sociales y | |||||
417040 | Entretenimiento y esparcimiento | 223.950.000 | ||||
15- Registra los ingresos generados por
fuentes a las que tienen acceso los no
asociados.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
22/12/20X1 | 1105 | Caja | 160.000.000 | |||
4135 | Comercio al por Mayor y menor | |||||
413556 | Cacharrerías y | 160.000.000 | ||||
16- Registro de gastos requeridos por
las funciones de los fondos que no habían sido
presupuestados
Los ingresos por intereses devengados, cuando no hacen
parte del objeto social de la entidad, son integrados y gastados
en el grupo de los fondos comunes o corrientes.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
23/12/20X1 | 4210 | Financieros | ||||
421005 | Intereses | 7.950.000 | ||||
4510 | Ingresos reales | |||||
451002 | Fondo común | 7.950.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
551002 | Fondo común | 920.000 | ||||
5110 | Gastos generales | |||||
511002 | Fondo común | |||||
51100202 | Impuestos | 162.000 | ||||
5305 | Financieros | |||||
530520 | Intereses | 758.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
551003 | Fondo abierto | |||||
55100301 | Gastos operacionales | 6.000.000 | ||||
1795 | Depreciación acumulada | 6.000.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
551003 | Fondo abierto | |||||
55100301 | Gastos operacionales | 80.000.000 | ||||
1305 | Bienes no transformados | 80.000.000 | ||||
2.1. Los asientos de cierre del
periodo
El control de la ejecución presupuestal
seguirá hasta el cierre del periodo para incluir en su
finiquito el estado final de inventarios y el análisis de
los costos ejecutados.
17- La empresa inicia el proceso de
cierre del periodo, efectuando los siguientes
asientos.
FONDO RESTRINGIDO
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | |
26/12/20X1 | 4190 | Administrativos y sociales | |||
419005 | Cuotas de admisión y/o | 1.200.000.000 | |||
4295 | Diversos | ||||
429505 | Aprovechamientos | 100.000.000 | |||
429509 | Donaciones y subvenciones | 275.000.000 | |||
451001 | Ingresos reales fondo restringido | 1.575.000.000 | |||
452001 | Ingresos presupuestados fondo | 1.580.000.000 | |||
4390 | Ingresos Presupuestarios | ||||
439001 | Ingresos de fondo restringido | ||||
43900101 | Contribuciones de los asociados | 1.580.000.000 | |||
5390 | Gastos Presupuestarios | ||||
539001 | Egresos de fondo restringido | ||||
53900101 | Educación cooperativa | 700.000.000 | |||
53900102 | Protección financiera | 400.000.000 | |||
53900103 | Solidaridad cooperativa | 150.000.000 | |||
53900104 | Educación formal | 80.000.000 | |||
5520 | Gastos presupuestados | 1.330.000.000 | |||
552001 | Fondo restringido | ||||
5510 | Gastos reales | ||||
551001 | Fondo restringido | 1.175.920.000 | |||
5110 | Gastos Generales | ||||
511091 | Fondo restringido | ||||
51109132 | Suministros | 1.029.920.000 | |||
5190 | Cargas y gravámenes | ||||
519001 | Fondo restringido | ||||
51900112 | Educación cooperativa | 43.000.000 | |||
51900113 | Protección financiera | 15.000.000 | |||
51900114 | Solidaridad cooperativa | 70.000.000 | |||
51900115 | Educación formal | 18.000.000 | |||
3390 | Fondo Presupuestario | ||||
339001 | Fondo restringido | 1.580.000.000 | |||
452001 | Ingresos presupuestados fondo | 1.580.000.000 | |||
5520 | Gastos presupuestados | ||||
552001 | Fondo restringido | 1.330.000.000 | |||
3390 | Fondo Presupuestario | ||||
339001 | Fondo restringido | 1.330.000.000 | |||
1625 | Anticipos de contratos | ||||
16250112 | Educación cooperativa | 43.000.000 | |||
16250113 | Protección financiera | 15.000.000 | |||
16250114 | Solidaridad cooperativa | 70.000.000 | |||
16250115 | Educación formal | 18.000.000 | |||
451001 | Ingresos reales fondo restringido | 224.000.000 | |||
FONDO COMUN
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
26/12/20X1 | 4170 | Servicios comunes, sociales y | ||||
417040 | Entretenimiento y esparcimiento | 223.950.000 | ||||
451002 | Ingresos reales fondo común | 223.950.000 | ||||
452002 | Ingresos presupuestados fondo | 258.000.000 | ||||
4390 | Ingresos Presupuestarios | |||||
439002 | Ingresos de fondo común | |||||
43900201 | Recreación y turismo social | 258.000.000 | ||||
5390 | Gastos Presupuestarios | |||||
539002 | Egresos de fondo libre | |||||
53900201 | Sede principal | 200.000.000 | ||||
53900201 | Recreación y turismo social | 90.000.000 | ||||
5520 | Gastos presupuestados | |||||
552002 | Fondo común | 290.000.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
5510002 | Fondo común | 375.000.000 | ||||
5110 | Gastos Generales | |||||
511092 | Fondo común | |||||
51109232 | Suministros | 303.000.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | |||||
519002 | Fondo común | |||||
51900211 | Sede principal | 15.000.000 | ||||
51900212 | Cultura y recreación | 57.000.000 | ||||
3390 | Fondo Presupuestario | |||||
339002 | Fondo común | |||||
452002 | Ingresos presupuestados fondo | 258.000.000 | ||||
5520 | Gastos presupuestados | |||||
552002 | Fondo común | 290.000.000 | ||||
3390 | Fondo Presupuestario | |||||
339002 | Fondo común | 290.000.000 | ||||
FONDO ABIERTO
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