Diseño de la estructura organizativa y distribución física de planta en la empresa construcciones Carlos Muñoz

Resumen

En el siguiente trabajo se efectuó el
Diseño de la Estructura Organizativa y se mejoró la
Distribución Física Actual de la Planta en La
Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A. El estudio se
realizó aplicando un diseño de campo bajo el
esquema de investigación de tipo descriptiva no
experimental. Dicha investigación sirvió para
establecer una base teórica-práctica actual en
cuanto a la organización y distribución de la
planta, que permita establecer y llevar a cabo los cambios
necesarios para obtener una estructura organizacional y
productiva acorde a las necesidades actuales de La Empresa. Los
resultados reflejaron la necesidad de llevar a cabo dichos
cambios y que específicamente se debería establecer
un mayor énfasis en el enfoque organizativo y de
distribución física de equipos y áreas de
trabajo. A partir de esto se elaboró un Manual de
Organización que contiene los requerimientos necesarios
para cumplir las metas y objetivos que se ha planteado
Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., así mismo se
propone una serie de modificaciones que deberán realizarse
a las instalaciones de manera que se aumente la eficiencia
productiva y se logre maximizar los recursos
disponibles.

Palabras Clave: Organización, Organigrama,
Manual, Distribución, Diagrama, Proceso,
Planta.

Introducción

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.,
esta dedicada al diseño, fabricación e
instalación de estructuras metálicas y productos a
fines, así como también ofrece servicios de
mantenimiento, construcción y trabajos
eléctricos.

Debido a las exigencias del mercado actual,
Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., tomó la
iniciativa de mejorar su eficiencia productiva, basándose
en la estructuración de su organización y
redistribución de su planta física cumpliendo con
el objetivo de Diseñar La Estructura Organizativa y
Mejorar la Distribución Física Actual de Planta en
la empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., para lograr
con ello una organización capaz de afrontar los nuevos
retos que presenta una economía deteriorada y cambiante,
que exige usar los recursos tanto humanos como materiales de la
mejor manera posible, y permitiendo a La Empresa disminuir sus
costos por concepto de reproceso, demoras, condiciones de
trabajo, entre otros.

Este estudio se desarrolló aplicando un modelo de
investigación de campo, que basa su desarrollo en
técnicas de recolección de datos, tales como
encuestas y entrevistas al personal, observación directa,
revisión de fuentes bibliográficas y datos
estadísticos tanto administrativos como de la
producción en sí. Lo que permitió obtener un
diagnóstico de la situación actual que presenta la
organización tanto a nivel administrativo como de sus
instalaciones físicas, y a través de ello presentar
una estructura organizativa y una mejor distribución y
aprovechamiento de los equipos e instalaciones físicas de
La Empresa.

A través de este informe se presenta el resultado
de la investigación en los siguientes capítulos. En
el Capítulo I, se detallan los aspectos generales de La
Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A. En el
Capítulo II, se expone el problema objeto de la
investigación. En el Capítulo III se muestra el
basamento teórico a estudio de Organización y
Distribución de Planta. En el Capítulo IV, se
muestra el diseño metodológico que se siguió
para la realización del estudio en cuestión. En el
Capítulo V, se presenta la situación actual de La
Empresa en lo referente a organización y
distribución física de planta. En el Capitulo VI se
desarrolla la propuesta de la Estructura Organizativa con su
respectivo Manual de Organización, de igual forma se
presenta el proceso de redistribución física de las
instalaciones y equipos. Seguidamente se exponen las conclusiones
y recomendaciones. Y finalmente se presenta la
bibliografía y apéndice.

CAPÍTULO I

Generalidades de la
Empresa

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., se
origina en el año 1989 en la región de Guayana de
las ganas de independizarse del propietario, aprovechando el
crecimiento de la región para ser parte de su desarrollo
económico y social, además de tener el objetivo
tanto personal como de conseguir una estabilidad
económica, teniendo así la facilidad de iniciar La
Empresa debido a que contaba con conocimientos previos y
capacitación obtenida en el trabajo anterior del Sr.
Carlos Muñoz, el cual desempeñaba labores en
área de soldadura y fundición en La Empresa
SIDOR.

En sus inicios, La Empresa realizaba pequeños
trabajos de soldadura así como también trabajos
eléctricos. En 1991, por motivos profesionales se toma la
decisión de mudar La Empresa a la ciudad de Upata, con el
objetivo de prestar sus servicios en una región que se
encontraba en un constante crecimiento industrial, comercial y
poblacional, por lo que se necesitaba contar con empresas
capacitadas en el área de la metalmecánica, de
allí surge el establecimiento definitivo de la
pequeña empresa, donde actualmente sigue laborando,
contando ahora con personal capacitado por el propietario,
realizando trabajos en hierro forjado, estructuras
metálicas y todo lo referente a construcciones, así
como también reparaciones en dichos trabajos, lo cual
demuestra el crecimiento de La Empresa a lo largo de los
años.

1.2 UBICACIÓN

Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., esta ubicada
en la urbanización Coviaguard, calle Falcon, casa D-15,
entrada Nueva Imataca, Upata, estado Bolívar.

1.3 MISIÓN

Diseñar, producir y ofrecer al mercado
estructuras metálicas de excelente calidad y al mismo
tiempo prestar el mejor servicio de mantenimiento,
reparación y construcción a nuestros
clientes.

1.4 VISIÓN

Incorporación de adelantes técnicos e
innovaciones para el diseño de estructuras,
consolidación económica, conceptual y física
como el mejor logro de la capacidad de producción e
impacto comercial en el área de la construcción y
metalmecánica en gran escala.

1.5 OBJETIVO DE LA EMPRESA

El objetivo principal de La Empresa Construcciones
"Carlos Muñoz" C.A., es ofrecer y vender un servicio de
calidad, productos metálicos que cumplan las normas y
procedimientos que aseguren la calidad de los mismos y así
garantizar que La Empresa obtenga la rentabilidad adecuada para
permitir la continuidad de producción.

1.6 PROCESO PRODUCTIVO

El proceso de las estructuras metálicas se basa
en la selección de la materia prima (Hierro) de calidad a
precios estandarizados en el mercado. Una vez seleccionado el
material, es trasladado hasta el lugar de almacenamiento
destinado por La Empresa. Correspondientes a los trabajos a
realizar, el operario selecciona la materia prima para luego ser
trabajada. El proceso consta de varias etapas para la
elaboración, primero se toma el material, se mide, se
corta, para luego ser trasladada al área de
fundición. En la misma se funde de manera que satisfaga el
trabajo a realizar, dándole la forma deseada conjuntamente
con el proceso de forjado. Luego el material se deja reposar
hasta que disminuya su temperatura de tal manera que el operario
pueda tomar y transportar el producto hacia el área de
soldadura donde según la orden de servicio se suelda,
taladra y/o remacha algunas pletinas, luego se traslada al
área de esmerilado para darle un buen acabado superficial
a la estructura. Concluida esta etapa, el operario lleva el
producto al área de pintado para suministrarle
anticorrosivo, se revisa que la misma cubra todo el material para
evitar la oxidación. Se deja reposar para garantizar el
secado total y luego según la orden de servicio se pinta
de acuerdo al color exigido por el cliente, se deja secar para
luego ser trasladado al área de almacenamiento temporal
para su posterior entrega e instalación.

CAPÍTULO II

El
problema

2.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., es una
Empresa metalmecánica que presta diversos servicios, desde
construcción y trabajos de electricidad hasta el
diseño, creación, instalación y posterior
mantenimiento de estructuras metálicas, siendo ésta
ultima actividad la de mayor importancia para La Empresa, debido
a que está mas especializada en el área de las
estructuras metálicas las cuales son las de mayor
demanda.

Durante los últimos años se han realizado
algunos estudios técnicos en La Empresa, éstos
enfocados principalmente en el área de producción
de estructuras metálicas, como la aplicación de los
7 pasos para el Mejoramiento Continuo al proceso del acabado
superficial de las estructuras metálicas, el
establecimiento de Indicadores de Gestión en el proceso
productivo, en el proceso de pedido y recepción de materia
prima y en la entrega del producto terminado, dichos indicadores
establecidos en los parámetros de eficiencia, eficacia,
calidad y economía. Así como también se
realizaron estudios de Tiempo y movimiento, distribución
de maquinaria y reubicación de almacenes de materia
prima.

Estos estudios no han sido implementados por La Empresa,
por lo que se han venido realizando las actividades de la misma
manera, sin experimentar los cambios que puede traer la
aplicación de las mejoras propuestas en estos estudios,
por lo que cualquier cambio o alteración en la planta y en
el proceso productivo puede estar afectando a La Empresa sin que
esta lo note.

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.,
cuenta con una organización no estructurada en la cual no
se definen las funciones ni los objetivos de los respectivos
cargos, además existe duplicidad de funciones, generando
confusión y problemas en el ambiente de trabajo por no
tener especificadas claramente las funciones correspondientes a
los diferentes cargos. Además de contar con poco personal
para cubrir la demanda de pedidos, tanto a nivel de
producción de estructuras metálicas como en el
área de servicios de construcción y trabajos de
electricidad, saturando de trabajo al personal existente y por
consiguiente se producen fallas en los tiempos de entrega de los
pedidos por la paralización del proceso productivo para
realizar distintas labores al mismo tiempo.

Las empresas metalmecánicas se dedican a la
transformación de los metales por medio de la
deformación mecánica, para la obtención de
piezas intermedias o terminadas. La distribución
física de la planta juega un papel determinante en el
proceso productivo de dichas empresas, ya que la misma permite la
ubicación adecuada de la maquinaria y herramientas que se
utilizan en la línea de producción.

En Venezuela, específicamente en el Estado
Bolívar existe gran demanda en la industria
metalmecánica y de construcción, debido a la
facilidad de obtención de la materia prima y a la demanda
generada por el creciente parque industrial en el
estado.

En sus comienzos, La Empresa contaba con poca capacidad
de producción, pero con la experiencia adquirida en cada
trabajo sumado al potencial recurso humano, La Empresa crece y es
capaz de realizar trabajos de mayor complejidad técnica,
así como aumentar el campo de trabajo, por esa
razón es necesario diseñar la estructura
organizativa de la empresa y mejorar la distribución
física de la planta, y así ésta pueda
cumplir con los objetivos planteados de una manera mas eficiente,
aumentando la productividad para que continúe siendo una
empresa competitiva en el mercado.

2.3 ALCANCE

La Investigación se realizará en La
Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., enfocando el
estudio hacia la estructura organizativa, con un análisis
de funciones, objetivos y cargos actuales de La Empresa,
adicionalmente la redistribución física de las
áreas de trabajo, equipos, herramientas y almacenes de
materia prima en la planta de producción de dicha
empresa.

2.4 DELIMITACIONES

La investigación tendrá lugar en las
instalaciones físicas de La Empresa Construcciones "Carlos
Muñoz" C.A., abarcando por completo el área
correspondiente a la planta de producción.

2.5 LIMITACIONES

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., no
tiene un diseño organizacional definido, por lo tanto no
se cuenta con un manual de organización, la
información disponible en físico es poca, por lo
que el estudio esta limitado a la información que se pueda
recolectar, de igual forma el tiempo empleado para el
levantamiento y recopilación de información puede
ser una restricción en el estudio.

2.6 JUSTIFICACIÓN

La importancia de la realización de esta
investigación radica en que por medio de ella se obtiene
un nivel organizacional acorde a las funciones y objetivos de La
Empresa, creando una estructura y jerarquización necesaria
para cumplir con las exigencias y características de La
Empresa, conociendo de forma detallada cuales son las
responsabilidades y actividades que tiene cada uno de los
trabajadores de La Empresa, mejorando las relaciones internas en
el ambiente de trabajo.

El estudio va a permitir mejorar la eficiencia laboral
de la planta y el aumento de la capacidad productiva al realizar
la redistribución física de los equipos,
herramientas y áreas de trabajo, haciendo una mejor
utilización del espacio físico.

2.7 OBJETIVO GENERAL

Diseñar la Estructura Organizativa y Mejorar la
Distribución Física Actual de Planta en La Empresa
Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

2.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Realizar un diagnostico organizacional en La Empresa
  Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Identificar los niveles jerárquicos que posee
  actualmente La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz"
  C.A.

• Analizar las funciones de los cargos pertenecientes
  al personal que labora en La Empresa Construcciones "Carlos
  Muñoz" C.A.

• Efectuar un estudio de la distribución actual
  de la planta, que incluya equipos y herramientas,
  áreas de trabajo, mano de obra y almacén de
  materia prima.

• Proponer una estructura organizativa acorde con las
  necesidades y características de La Empresa
  Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Elaborar un Manual de Organización para La
  Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Diseñar la redistribución
  física de la planta en La Empresa Construcciones
  "Carlos Muñoz" C.A., utilizando los métodos de
  diseño de planta.

CAPÍTULO III

Marco
teórico

En el presente capítulo se realiza una
descripción de los fundamentos teóricos que fueron
de importancia para la realización del presente trabajo,
describiendo cada uno de los puntos y términos que se
consideraron necesarios al momento de desarrollar este tema de
investigación.

3.1 DEFINICIÓN DE
ORGANIZACIÓN.

La organización consiste en un número muy
reducido de superiores o jefes que regulan las actividades de un
número muy grande de subordinados, con una definida
tendencia de flujo de autoridad casi exclusivamente de arriba
hacia abajo. En la cima de esa organización se toman todas
las decisiones, se fijan las metas, para ser obedecidas y
logradas por los últimos.

La teoría clásica concibe la
organización como una estructura. A manera de resumen, la
organización es un armazón o integración
particular, especial y armónica de unidades estructurales
de la organización, las cuales mantienen una
disposición de interdependencia. Se crea para realizar las
funciones, las actividades, y para cumplir los deberes y
responsabilidades de los componentes sociales de la
organización.

Propósitos de la
Organización.

• Permitir el logro de los objetivos primordiales de
  la empresa, lo más eficientemente posible y con un
  mínimo esfuerzo.

• Eliminar duplicidad de trabajo.

• Establecer canales de
  comunicación.

• Representar la estructura oficial de la
  empresa.

Principios de Organización.

• Unidad de mando. Un subordinado sólo
  deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando
  no se respeta este principio se generan fugas de
  responsabilidad, genera confusión y se produce una
  serie de conflictos entre las personas.

• Especialización. Consiste en agrupar
  las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que
  se pueda crear la especialización en la
  ejecución de las mismas.

• Paridad de Autoridad y Responsabilidad. La
  autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por
  ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la
  responsabilidad.

• Equilibrio de Dirección –
  Control. Consiste en diseñar una estructura, de
  tal forma que permita coordinar las acciones y al mismo
  tiempo evaluar los resultados de la misma.

• Definición de puestos. Se debe definir
  con claridad el contenido de los puestos en relación a
  los objetivos de los mismos.

Elementos Básicos para el Proceso de
Organización.

• Estructura. La organización implica el
  establecimiento del marco fundamental en el que habrá
  de operar el grupo social.

• Sistematización. Todas las actividades
  y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente
  a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

• Agrupación y asignación de
  actividades y responsabilidades. Organizar; implica la
  necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de
  promover la especialización.

• Jerarquía. La organización,
  como estructura, origina la necesidad de establecer niveles
  de autoridad y responsabilidad dentro de la
  empresa.

• Simplificación de funciones. Uno de
  los objetivos básicos de la organización es
  establecer los métodos más sencillos para
  realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la
importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo.

• Es un medio a través del cual se establece la
  mejor manera de lograr los objetivos del grupo
  social.

• Suministra los métodos para que se puedan
  desempeñar las actividades eficientemente, con un
  mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
  reduciendo los costos e incrementando la
  productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
  delimitar funciones y responsabilidades.

3.2 ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN.

Un estudio de organización es la
aplicación de métodos y técnicas para
diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales,
mediante el uso efectivo y económico de los recursos
humanos necesarios para el cumplimento de las funciones de
planificación, ejecución y control, propias de
cualquier núcleo organizativo. En dichos estudios de
estructuras organizativas están involucrados importantes
condiciones de tipo humano, debido a esto es de gran importancia
que los problemas de estructuras sean tratados con una
metodología adecuada en los cuales se sigan unos
procedimientos adecuados de análisis y
síntesis.

Para establecer la organización que se necesita
se debe:

• Organizar sobre la base de los objetivos, recordando
  que toda unidad o cargo debe estar destinado a facilitar el
  logro de los objetivos de la empresa y aportar de forma
  eficiente su contribución.

• Organizar el trabajo tanto de arriba hacia abajo,
  como de abajo hacia arriba, estableciendo, revisando y
  agrupando las funciones de ambos sentidos, analizar el puesto
  del director o gerente general, y establecer las delegaciones
  que pueden realizar en orden descendente hasta llegar al
  nivel más bajo. Revisar las funciones de los grupos de
  ejecución, desarrollar y visualizar la labor de los
  niveles superiores, verificando que a través de ella
  la empresa puede lograr los objetivos planteados.

• Agrupar en un solo conjunto los trabajos
  relacionados entre sí, esto permite disponer el
  trabajo para la conformación de cargos, para
  posteriormente agrupar los mismos para conformar las
  unidades.

• Equilibrar los agrupamientos, debe verificarse que
  el agrupamiento realizado este bien balanceado y que se
  corresponda con la concepción de unidad que se
  está manejando para que de esta manera se garantice
  que en un nivel jerárquico todas las unidades tengan
  igual rango de categoría.

• Establecer un alcance adecuado de
  supervisión, en esta etapa se debe dar cumplimiento al
  principio de ámbito de control, sabiendo que en los
  niveles más altos es conveniente una
  supervisión directa de alrededor de 6 personas,
  mientras que en los niveles operativos se pueden establecer
  grupos con más de 10 personas.

3.3 METODOLOGÍA GENERAL DE LOS ESTUDIOS DE
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

La metodología de los estudios de
organización y sistemas es el procedimiento
sistemático y ordenado para desarrollar estudios de
mejoramiento administrativo. Su característica principal
es la retroalimentación permanente, esto significa que el
avance de cada etapa del trabajo va permitiendo obtener nuevos
conocimientos que ratifican o rectifican informaciones obtenidas
previamente o definiciones ya realizadas. Entre las etapas que
comprenden esta metodología se tienen:

Preparación del Estudio.

La ejecución de un estudio de organización
y sistemas pueden originase de diversas formas:

• Dirección de la Empresa.

• Jefes de Línea.

• Unidad interna de Organización y
  sistemas.

• Consultores externos.

La etapa de Preparación comprende a su vez de
tres fases:

Definición del Objetivo

Si bien muchas veces se posee una idea más o
menos concreta de lo que se desea, en otras se hace referencia a
las consecuencias de un problema sin poder identificar con
precisión la causa que lo provoca. Para conocer los
motivos que determinaron la decisión de realizar el
estudio, se desarrollan entrevistas personales con la
dirección de la empresa, en las cuales se busca obtener
información suficiente que permita al analista conocer en
la medida de lo posible:

• ¿Cuál es el problema y de donde
  proviene?

• ¿En que se basa el deseo de la empresa de
  fomentar un cambio?

• ¿Cuáles son las motivaciones
  reales o potenciales de la empresa en pro o en contra del
  cambio?

• ¿Cuál es la meta u objetivo que la
  empresa persigue con el estudio?

Las respuestas a estas preguntas permiten conocer el
origen del estudio y definir metas, objetivos primarios,
provisorios, tentativos, que se irán ratificando con los
pasos sucesivos de la metodología a seguir.

Las entrevistas con la dirección adecuada
permitirán también obtener otras definiciones de la
empresa que resultan necesarias para encarar el
estudio:

• Extensión de Trabajo.

• Limitaciones a tener en cuenta.

• Relaciones consultor-empresa.

Examen Preliminar o
Prediagnóstico

La dimensión del examen preliminar estará
condicionada por las características del estudio, sin
perjuicio de lo cual debe precisarse, no debe entrarse en
detalles, considerando únicamente la realidad de la
empresa en forma genérica.

El examen preliminar que debe ser suficientemente
completo, se efectúa a través de entrevistas con
los responsables del área en estudio, las mismas
permitirán definir el marco de trabajo para la
ejecución del estudio.

Planificación del Trabajo

Implica determinar las actividades a realizar, su
secuencia y el tiempo que demandará cada una, los
productos a obtener en cada etapa de trabajo, los métodos
a utilizar, así como los recursos humanos, materiales,
tecnológicos y financieros necesarios.

Recopilación de
Información.

En esta etapa se realiza la percepción de hechos
y capacitación de los elementos que permiten conocer lo
que realmente sucede en la organización.

3.4 METODOLOGÍA PROPUESTA PARA REALIZAR
ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN.

Para realizar un estudio de organización deben
cumplirse con los siguientes pasos:

• 1. Definir la necesidad de realización
  del estudio de organización o reorganización,
  recopilación de datos y realización de
  entrevistas preliminares.

• 2. Describir la situación actual de la
  empresa, enumerando sus problemas y situaciones conflictivas
  o potenciales de conflicto.

• 3. Realizar un estudio diagnóstico que
  incluye el análisis de esta situación en el
  cual se debe considerar detalladamente todos los factores o
  aspectos que influyen en el desenvolvimiento de la
  organización. Estudiar y analizar los factores
  externos e internos, realizar un análisis FODA
  (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) de la
  situación y establecer estrategias.

• 4. Analizar toda la información, hacer
  un examen crítico de todos los aspectos investigados
  para así identificar problemas o causas, posibles
  contradicciones y plantear posibles soluciones. Realizar el
  análisis de la estructura actual, cambios de sucesos y
  situaciones de mayor relevancia que influyan en el logro de
  los objetivos.

• 5. Definir el ámbito funcional que debe
  tener la unidad estudiada.

• 6. Determinar las macrofunciones de la unidad,
  que consiste en incorporación de actividades y
  funciones afines, considerando el criterio de
  departamentalización funcional.

• 7. Establecer los lineamientos a aplicar para
  la reorganización.

• 8. Definir la estructura macro propuesta.
  Presentar las propuestas de organización posibles y
  comparar las alternativas de acción con sus
  respectivas ventajas y desventajas, así como los
  resultados que se esperen obtener.

• 9. Describir las unidades que conforman la
  estructura propuesta.

• 10. Determinar y describir los cargos
  requeridos en cada unidad para garantizar el logro de los
  objetivos.

• 11. Dimensionar los cargos, definir la cantidad
  de posiciones requeridas para cada cargo.

• 12. Evaluar los cargos propuestos, se le
  asignará el valor del cargo en relación a los
  demás cargos existentes en la organización de
  acuerdo con el método que adopte la empresa para tal
  fin.

• 13. Elaborar el manual de organización,
  consiste en la compilación de cada una de las
  técnicas aplicadas con el fin de describir la
  organización propuesta, contempla la
  información relativa al proceso de organización
  de detalle en cada área y deberá
  contener:

• a) Diagrama Funcional.

• b) Organigrama funcional.

• c) Lineamientos de
  organización

• d) Organigrama de misión.

• e) Organigrama de posición
  dimensionado.

• f) Descripción de Unidades.

• g) Descripción de cargos.

• h) Resumen de evaluación de
  cargos.

• 14. Establecer conclusiones y recomendaciones
  en todos los aspectos estudiados.

Dicho todo lo anterior, ha quedado claro que el primer
paso que se debe realizar al iniciar un estudio de
organización es describir la situación actual de la
empresa, enumerando sus problemas o situaciones
conflictivas.

Luego se debe realizar un estudio diagnóstico que
incluye el análisis de esa situación, en el cual se
deben considerar detalladamente todos los factores o aspectos que
influyen en el desenvolvimiento de la
organización.

3.5 ASPECTOS QUE INFLUYEN EN EL DESENVOLVIMIENTO DE
LA ORGANIZACIÓN.

Aspectos Estructurales.

• Definición de objetivos y Roles.

• Macro Funciones.

• Funciones de unidades.

• Funciones de los cargos.

Aspectos Decisorios.

• Autoridad delegada.

• Manejo de información.

• Facultad para controlar y verificar.

• Sistema de administración
  (Planificación, organización, dirección
  y control).

• Dificultad para alcanzar los objetivos y cumplir con
  las responsabilidades asignadas.

Aspectos Normativos.

• Políticas.

• Objetivos Corporativos.

• Procedimientos.

• Normas.

• Instructivos.

• Practicas de Trabajo.

• Disposiciones legales.

Aspectos Ambientales.

• Organización de las tareas.

• Métodos de trabajo.

• Instalaciones y equipos.

• Tecnología empleada.

• Condiciones físicas.

• Desarrollo técnico.

• Clima organizacional.

Aspectos Tecnológicos.

• Preparación técnica del
  personal.

• Tecnología empleada y posibilidades de
  desarrollo.

• Equipos utilizados y mejoras necesarias.

• Desarrollo tecnológico.

Aspectos Psicodinámicos.

• Existencia y características de los
  grupos.

• Relaciones de los grupos.

• Cooperación.

• Poder.

• Autoridad.

• Resistencia a los cambios.

• Clima de trabajo.

Aspecto Datos y Resultados

• Personal: cantidad, educación, experiencia,
  antigüedad.

• Producción: Calidad, cantidad, oportunidad,
  servicios recibidos y Prestados.

• Organización vigente y evolución
  histórica.

• Informes de Gestión y Logros de la
  organización.

• El análisis de la situación actual
  incluirá la presentación de toda la
  información recolectada relacionándola con la
  problemática encontrada en cuanto a estudiar:
  Agrupación de funciones y áreas funcionales,
  Problemas funcionales a nivel general y en cada área,
  Solapamiento de funciones, Duplicidad de funciones, Funciones
  nuevas, Funciones modificadas, Funciones que no corresponden
  al área en cuestión, Grado de definición
  de las funciones.

3.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Los manuales de organización son documentos
detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática,
información acerca de la organización de la
empresa.

La tarea de elaborar manuales administrativos se
considera como una función de mantener informado al
personal clave de los deseos de cambios en las actitudes de la
dirección superior, al delinear la estructura
organizacional y poner las políticas y procedimientos en
forma escrita y permanente. Un manual claramente redactado puede
ser un valioso instrumento administrativo para la
ejecución y control de las funciones de cada unidad o
cargo.

En este sentido, contribuyen a formular y crear la
organización, así como el análisis de
éste, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o
totales. Tal como ocurre en la revisión de
responsabilidades evaluación de cargos, reubicación
de unidades, estudio de relaciones ínterestructurales e
ínter unidas.

Constituyen los manuales, un complemento ideal de los
organigramas, o mejor dicho, se complementa recíprocamente
para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de
las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en
los organigramas solamente con su título, pero el manual
de organización las describe con detalle, en todo lo
relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y
funciones.

Objetivos de los Manuales de
Organización.

Los manuales permiten alcanzar los siguientes
objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la
  entidad.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
  administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
  duplicaciones y detectar omisiones.

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como
  objetivos, funciones, políticas, procedimientos,
  normas, etc.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la
  ejecución del trabajo, evitando la repetición
  de instrucciones y directrices.

• Proporcionar la información básica
  para la planeación e implementación de medios
  de modernización administrativa.

• Facilitar el reclutamiento y selección del
  personal.

• Ser útil para la orientación e
  información al público.

Ventajas de contar con un Manual de
Organización.

• Contribuye a formular y crear la
  organización, así como el análisis de
  esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o
  totales.

• La descripción de los puestos y unidades de
  la organización contribuye a facilitar el conocimiento
  parcial de los fines y objetivos de la empresa o
  institución.

• Constituye un medio eficaz de la dirección de
  personal para la preparación de cuadros directivos y
  empleados.

• Presenta una visión de conjunto de la
  Dependencia o Entidad y de las unidades
  administrativas.

• Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a
  la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar
  omisiones y deslindar responsabilidades.

• Colabora en la ejecución correcta de las
  actividades encomendadas al personal y proporciona
  uniformidad en su desarrollo.

• Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la
  ejecución de las funciones, evitando la
  repetición de instrucciones y directrices.

• Proporciona información básica para la
  planeación e instrumentación de medidas de
  modernización administrativa.

• Sirve como medio de integración al personal
  de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e
  inducción a las distintas áreas.

• Es instrumento útil de orientación e
  información sobre el quehacer de las unidades
  responsables.

Desventajas del uso de un Manual de
Organización

• La elaboración de un manual de
  organización es costada y requiere de tiempo, en
  consecuencia, no todas las empresas pueden contar con este
  instrumento.

• En virtud de que la organización es
  dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye
  su actualización; ya que el manual debe mantener ese
  mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que posible porque es
  muy arduo el proceso burocrático requerido para
  cambiar un puesto, ponerlo al día, oficializarlo y
  hacer efectivos esos cambios. Esto contribuye a aumentar la
  estructura de costos de la empresa y a suscitar dificultades
  en el seno de la organización.

• Cuando los manuales son excesivamente descriptivos y
  circunstanciales tiene efecto negativo sobre el personal, que
  no llega a entender de manera clara sus funciones y
  además se encuentra atado al perjuicio de su
  iniciativa; contrariamente, pueden resultar muy
  esquemáticos y en consecuencia no explicar debidamente
  las funciones y las actividades; de igual manera es posible
  que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza
  resulte imposible describirlas

Aspectos generales que un Manual de
Organización debe tener.

• Identificación. Nombre oficial del
  organismo o unidad a que se refiere, título y
  extensión del manual. Debe incluirse la
  codificación correspondiente de acuerdo a los
  lineamientos establecidos en la empresa.

• Índice o tabla de contenido. Consiste
  en una relación de las partes que conforman el
  manual.

• Introducción y objetivos del Manual.
  En la introducción debe incluirse información
  general de la empresa e identificar los objetivos y el
  alcance del manual, la empresa y las unidades que sé
  consideran en él. Debe contener una explicación
  al usuario acerca de lo que es el documento, de la
  ocasión en que se elabora o se efectúa la
  última revisión. La introducción debe
  ser lo más breve posible.

• Distribución y uso del Manual. Se
  indicara en este apartado la lista de unidades y cargos que
  tendrán asignado un ejemplar del manual así
  como el uso que puede hacerse del mismo.

• Control de cambios del Manual. Se debe
  incluir un apartado para reportar todas las modificaciones de
  la que ha sido objeto el manual, explicando las razones y los
  responsables de la realización de los
  cambios.

• Antecedentes históricos. En esta parte
  se debe dar una breve reseña histórica de la
  empresa o de la unidad orgánica descrita en el manual,
  en la que se indique la ley o decreto por el cual fue creada
  e incluir información sobresaliente sobre el
  desempeño de la empresa en su desarrollo
  histórico.

• Diagrama funcional. Establece la
  dirección del área estudiada, sus macro
  funciones, las relaciones de estas en el contexto interno y
  externo de la empresa, y su objetivo funcional o razón
  de ser. El diagrama funcional debe elaborarse para la unidad
  estudiada y para cada una de sus macro funciones. Es una
  representación gráfica de las áreas
  funcionales o de la unidad actualizada apoyada y derivada de
  las políticas, objetivos, normas, lineamientos, con un
  objeto funcional definido, así como la
  expresión de las relaciones internas y
  externas.

• Organigramas. Es una técnica o
  herramienta necesaria para llevar a cabo una
  organización racional, es indispensable durante el
  proceso de organización, es aplicable de acuerdo con
  las necesidades de cada grupo social.

• Organigrama Funcional. Permite diferenciar
  las funciones básicas de dirección y de cada
  una de las macro funciones que han sido determinadas para la
  unidad estudiada.

Partes: 1, 2, 3