RESUMEN
En el siguiente trabajo se
diseñó un Sistema Automatizado para el seguimiento
y control de los Procesos de Gestión del Departamento de
Mantenimiento de Control e Instrumentación de la
División de Planta Macagua de CVG EDELCA, alineado a los
Documentos normalizados para el Sistema de Gestión de la
Calidad certificados con la norma COVENIN – ISO
9001:2000. El presente estudio obedece a
una investigación no experimental, de tipo
Descriptivo-Evaluativo-Aplicada, donde se realizó un
diagnóstico de la situación actual de los Procesos
de la Gestión del Departamento que permitió
afianzar y determinar la descripción de los procesos a
través de flujogramas. Se detectaron las no conformidades
a través de un Diagrama Ishikawa, se realizó una
encuesta estructurada para conocer los requerimientos del
personal en cuanto a la propuesta del diseño y
posteriormente se desarrollaron las herramientas de modelado
lógico de datos y el diseño físico de
éste a través del Software Dreamweaver8®. El
Diseño de este Sistema mostrará un aporte de
solución y una herramienta eficaz que para mejorar en los
Procesos de Gestión del Departamento a fin de cumplir con
los estándares actuales establecidos en la empresa,
proporcionar al usuario los Reportes y Programas necesarios para
llevar el control eficaz de su Gestión y de esta manera
dar avances en sus metas y reflejar cada día la
política de la calidad de CVG EDELCA.
Palabras claves: Procedimientos, procesos,
flujogramas, Ishikawa, Control, Gestión de Mantenimiento,
Gestión Administrativa, Software Libre, OpenOffice,
Sistema Automatizado, Dreamweaver, Reportes, Programa.
CVG EDELCA
INTRODUCCIÓN
CVG Electrificación del
Caroní C.A. (EDELCA), es una empresa de generación
hidroeléctrica del estado venezolano perteneciente a la
Corporación Venezolana de Guayana adscrita al Ministerio
del Poder Popular para las Industrias Básicas y
Minería; la División de Planta Macagua
perteneciente a esta empresa esta formada por siete
Departamentos, entre ellos el de Mantenimiento de Control e
Instrumentación, actualmente, necesita controlar las
actividades que realiza su personal en su Gestión
Administrativa y de la Gestión de Mantenimiento, de manera
que se puedan conocer las horas invertidas por trabajador en cada
tipo de actividad, así como también el tiempo de
disponibilidad que poseen. A pesar de que el Departamento cuenta
para ello, con una diversidad de documentos de control en
físico y en digital, su búsqueda y almacenamiento
para su seguimiento resultan complejos, presentándose
entonces la dificultad en la ubicación de la
información requerida por los programadores, documentos no
actualizados, la duplicidad y altos costos en el manejo de los
mismos.
La empresa cuenta con la Intranet la cual
ayuda a la publicación de información seleccionada
de la Organización y para la tramitación de
Servicios internos. Sin embargo, tal sistema no cumple con las
necesidades que éste requiere, las cuales abarcan el
diseño de un sistema Automatizado para llevar el
seguimiento y control de los procesos de Gestión que
realiza su personal, tanto Administrativos como de
Mantenimiento.
El presente trabajo de investigación
tiene como objetivo "Diseñar un Sistema Automatizado para
el Control de los procesos de Gestión del Departamento de
Mantenimiento de Control e Instrumentación", cuya
importancia radica en la mejora del manejo, seguimiento y control
de los documentos; para obtener la información deseada y
en los documentos adecuados además de facilitar
1
Introducción
CVG EDELCA el acceso a la
información de forma oportuna, confiable y segura,
enmarcado en sus usuarios, disminuyendo así, el trabajo
manual y el uso de programas de ofimática para su
realización.
El presente estudio obedece a una
investigación no experimental, de tipo
Descriptivo-Evaluativo-Aplicada; donde se describe la
situación actual de los Procesos de la Gestión del
Departamento realizando entrevistas no estructuradas al personal
y revisando la documentación del Departamento existente
que permitió afianzar y determinar la descripción
de los procesos a través de flujogramas, el desarrollo de
las herramientas del modelado lógico de datos del sistema
y el diseño físico (interfaz) de éste a
través del software Dreamweaver8® el cual
conducirá al mejoramiento de los Procesos de
Gestión.
A través de este informe se presenta
el resultado de la investigación realizada en los
siguientes capítulos:
En el Capítulo I se expone el
planteamiento y la formulación del problema, los objetivos
generales y específicos, así como también el
alcance, delimitaciones, limitaciones, justificación e
importancia de la investigación.
En el Capítulo II se describen las
generalidades de la empresa, así como también las
del Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación de la División de Planta
Macagua.
En el Capítulo III se presenta el
marco teórico, el cual contiene los conceptos
básicos requeridos para la elaboración de la
investigación.
En el Capítulo IV se muestra el
Marco Metodológico, el cual presenta la metodología
utilizada para la recopilación de la información
necesaria para la elaboración de la
investigación y los pasos necesarios para su
realización.
En el Capítulo V se presenta la
situación actual, la cual muestra la descripción
del entorno actual de los procesos de Gestión de
Mantenimiento y de los procesos de Gestión Administrativa
(Adiestramiento, Vacaciones, Permisos, Reposos y Actividades
semanales) del Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación Macagua.
En el Capítulo VI se presentan los
análisis y los resultados de los problemas hallados de la
situación actual con respecto a los procesos de la
Gestión del Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación Macagua.
En el Capitulo VII se expone la
situación propuesta, donde se plantean las alternativas de
solución de las no conformidades detectadas en el
diagnóstico de la situación actual, mediante las
propuestas de la adquisición y distribución de
hardware actualizado (computadoras) y la creación de un
Sistema Automatizado en Dreamweaver8® donde se llevará
el seguimiento y control de los procesos de la Gestión
Administrativa y de la Gestión de Mantenimiento, como
herramienta de gran utilidad para personal del Departamento; para
indagar sobre los requerimientos del personal se realizó
una encuesta estructurada; con los resultados de la misma se
desarrollan las herramientas de modelado lógico y
físico del prototipo del Sistema; y finalmente, se
presentan las conclusiones, recomendaciones, glosario de
términos y bibliografías consultadas.
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
1.1 Antecedentes
CVG EDELCA es una empresa
hidroeléctrica de generación, transmisión y
distribución de energía eléctrica de manera
confiable, segura y en armonía con el ambiente; integrada
por mujeres y hombres con el más alto nivel ético y
humano; quienes con su esfuerzo contribuyen con el desarrollo
social, económico, endógeno y sustentable del
País.
La Central Hidroeléctrica Antonio
José de Sucre (Macagua) forma parte de esta importante
empresa, la cual opera con tres Casas de Máquinas con
veinte (20) Unidades Generadoras en total, de acuerdo con los
estándares de calidad establecidos; actualmente posee la
certificación de la norma COVENIN – ISO 9001:2000 en el
proceso de Producción de Energía
Eléctrica.
La División de Planta Macagua esta
estructurada por siete (7) Departamentos, entre ellos el
Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación, el cual realiza la Gestión tanto
Administrativa como de Mantenimiento de los equipos y sistemas
electrónicos, electromecánicos y mecánicos
de instrumentación y control, requeridos para la
producción de potencia y energía; cumpliendo con el
mejoramiento continuo y de esta manera poder incrementar la
ventaja competitiva, asegurar al cliente el
suministro continuo de energía eléctrica y
alcanzar la excelencia.
El personal del Departamento realiza sus
procesos de Gestión Administrativa y de Mantenimiento, de
forma tal, que se necesita que sus programadores de
Mantenimiento, Adiestramiento y de Vacaciones conozcan la
disponibilidad de tiempo del personal para una fecha
específica, además conocer la cantidad de horas
hombres invertidas por el mismo en cada uno de los procesos de
Gestión que realizan; también deben mantener
actualizados los programas mensuales y anuales de mantenimiento a
partir de la ejecución de las actividades contenidas en el
programa semanal de mantenimiento; pero éstos no son
realizados de forma eficaz y eficiente.
Para cumplir con la mejora continua de los
Procesos de Gestión del Departamento, se necesita contar
con un Sistema de suministro adecuado de la información
para mantener el control de la Gestión de los Procesos,
considerando en todo momento que los mismos sean obtenidos con la
calidad, oportunidad y confiabilidad, según los
lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la
Calidad de la División de Planta Macagua; además de
proporcionar seguridad en el resguardo de informaciones
importantes para el Departamento.
De este modo, la empresa cuenta con el
Intranet de CVG EDELCA para la publicación de
información importante y para el trámite de
Servicios internos para sus trabajadores. Sin embargo, los
requerimientos del Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación para el cumplimiento de las actividades de
la Gestión Administrativa y de la Gestión de
Mantenimiento no son cubiertos con este sistema. Esto debido,
principalmente, a las normativas que se han dado para el
desarrollo de sistemas en la empresa y a la migración de
todos los Documentos a los programas de Software libre
(OpenOffice.org2.0).
Según lo descrito anteriormente, es
necesario el desarrollo de una herramienta que funcione en el
Sistema Operativo de Software Libre, que permita facilitar la
Gestión en los procesos Administrativos y de Mantenimiento
y a su vez obtener las programaciones y reportes necesarios para
llevar el seguimiento y control de los mismos. Por tal motivo el
Departamento tiene la necesidad de diseñar un sistema
automatizado para llevar el control de la Gestión de los
Procesos de a fin de reducir la cantidad de trabajo manual,
tiempo de trabajo, ahorro de materiales, contar con
información actualizada y confiable, además del
resguardo de la información que se genera en los procesos
mencionados anteriormente.
1.2
Formulación del Problema
CVG EDELCA es una empresa que se
caracteriza por normalizar los procedimientos de manejo de
documentos, ayudada con la incorporación de una
tecnología de vanguardia que permita administrar,
almacenar, centralizar, integrar, distribuir y proveer un acceso
rápido y seguro de la información. La empresa
cuenta con la Intranet de CVG EDELCA que permite la
publicación de información de interés para
todos los integrantes de la organización, tales como
enlaces con algunos Servicios, Noticias y Medios, así como
también enlaces con organismos e Instituciones del Estado.
Este sistema esta definido bajo ciertas políticas y
normativas que se deben cumplir, que no permite actualmente, el
registro y actualización de información de la
gestión de procesos y no genera reportes necesarios para
controlar y evaluar la Gestión Administrativa y de
Mantenimiento, pertenecientes a cada uno de los procesos
involucrados en el estudio (Mantenimiento, adiestramiento,
permisos, vacaciones, reposos y actividades
semanales).
En virtud de lo antes descrito, el
Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación
de la División de Planta Macagua se ha dispuesto el
diseño de un Sistema Automatizado que cumpla con
éstas exigencias.
1.3
Objetivos
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un Sistema Automatizado para
el seguimiento y control de los Procesos de Gestión
realizados por el Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación de la División de Planta Macagua,
consolidando los requerimientos y que reúna a las
áreas involucradas en los Procesos de Mantenimiento y
Administrativos del mismo, con el fin de cumplir con los
requisitos establecidos por la norma COVENIN – ISO 9001:2000,
bajo la cual están certificados.
1.3.2 Objetivos
Específicos
? Realizar el diagnóstico de la
situación actual del Departamento de
Mantenimiento de Control e
Instrumentación Macagua.
? Presentar el análisis del
diagnóstico realizado para determinar las no conformidades
de los procesos de Gestión del Departamento.
? Realizar una nueva distribución de
las oficinas del Departamento y de sus secciones, de acuerdo a la
adquisición de nuevos equipos.
? Proponer el diseño de un Sistema
Automatizado para el seguimiento y control de las actividades que
realiza el personal inherente a cada Proceso de
Gestión.
? Realizar sesiones de trabajo con el
personal del Departamento y una encuesta estructurada a fin de
detectar los requerimientos y la perspectiva de cada uno de ellos
en referencia a la creación del Sistema Automatizado para
el seguimiento y control de sus actividades.
? Determinar los requerimientos de los
usuarios y la información a manejarse en el Sistema
Automatizado según el análisis de la encuesta
realizada.
? Desarrollar las herramientas de modelado
lógico de datos necesarios para el diseño del
sistema.
? Desarrollar las herramientas de modelado
físico del sistema según los
Estándares para el Desarrollo de Aplicaciones Web
v1.0.
? Realizar una prueba piloto y validar el
diseño del sistema propuesto con el usuario.
1.4
Alcance
El estudio se concentró en el
diseño de una nueva distribución de oficinas
según la cantidad de computadoras propuestas las cuales
generarán un desarrollo eficaz de las actividades del
Personal; y en el Diseño de un Sistema Automatizado de
acuerdo al diagnóstico de la situación actual, que
permita el control de los procesos de la gestión
realizados en el Departamento de Mantenimiento Control e
Instrumentación Macagua de CVG EDELCA, la cual se
aplicará para todas las actividades relacionadas con los
Procesos de Gestión Administrativa así como
también las relacionadas con la Gestión de
Mantenimientos de control e instrumentación.
A través de la aplicación
será posible visualizar por pantalla y en vista de
impresión los siguientes formatos y será de gran
utilidad para el personal del Departamento: Programa anual de
mantenimiento (PRG-654-012), Programa Mensual de Mantenimiento
(PRG-654-006), Programa Semanal de Mantenimiento (PRG-654-017),
Reporte de Trabajo Ejecutado (FOR-654-007), Control
del Plan de Desarrollo del personal (FOR-650-054), Plan Anual de
Vacaciones (FOR-650-029), Reporte de Solicitud de Permisos
(FOR-034-018 o FOR-034-014), Reporte de Actividades
Semanales (FOR-654-029).
1.5
Delimitación
Este proyecto está enfocado
específicamente en el análisis y estudio completo
de los Procesos de Gestión de Mantenimiento y de los
Procesos de Gestión Administrativa (Adiestramiento,
Vacaciones, Permisos, Reposos y Actividades semanales) del
Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación
Macagua, tomando en cuenta sus actividades, el personal, equipos
en su fase estructural y operativa hasta la parte del
diseño de un sistema automatizado a través del
programa Dreamweaver8®.
1.6
Limitaciones
La implementación de un Sistema
Automatizado dentro de los procesos del Departamento de
Mantenimiento Control e Instrumentación Macagua de CVG
EDELCA, no es tan fácil, puesto que primero debe
realizarse un periodo de evaluación y
transformación para realizar el diagnóstico antes
de ser implementado en su totalidad según las adecuaciones
de la empresa y de las áreas involucradas dentro del
mismo.
El presente texto es solo una selección del trabajo
original.
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opción Descargar del menú
superior.