Contabilidad administrativa. Planeación y control de presupuestos
Introducción
Es frecuente encontrar empresarios que resaltan el
éxito de sus empresas sin necesidad de recurrir a los
presupuestos. Sin embargo, esta apreciación no es cierta
porque de alguna manera u otra, consciente e inconsciente acuden
a ellos porque consultan sus elementos esenciales, aunque en la
estructura organizacional no haya una instancia encargada del
trabajo presupuestal. La presupuestación ocurre en el
momento de estimar el valor de la nomina, de precisar la
cuantía de las facturas de las ventas o cuando estudian
las condiciones de los créditos o empréstitos, en
cuanto a sus repercusiones sobre los pronósticos de
efectivo.
Para los directivos de la empresa donde se otorga la
debida importancia a los buenos presupuestos, para quienes no lo
utilizan y para quienes deseen implantar el sistema en cualquier
organización, se presentan orientaciones de indudables
beneficios.
En la actualidad se ha venido desarrollando una serie de
investigaciones que ayudan a las empresas proyectar sus ingresos
y sus ganancias, y fruto de esto aparecen los presupuestos
conocidos como MAESTROS, los cuales son documentos completos de
la planeación que incluyen varios presupuestos
individuales. Normalmente, incluye los presupuestos de ventas,
producción, materiales directos, mano de obra directa,
gastos de fabricación, gastos de ventas y
administración, entre otros.
En el desarrollo de nuestro tema me enfocare a la
elaboración del presupuesto de producción, pero se
tomara en cuenta el presupuesto de ventas; ya que este de mucha
importancia para la elaboración de los demás
presupuestos.
Presupuesto
maestro
Este presupuesto deberá cubrir proyecciones de un
trimestre o semestre del siguiente periodo. Generalmente cubre
etapas de doce meses, con base en el año fiscal o el
calendario de la empresa, denominándose presupuesto
continuo, debido a que es sometido a un proceso de
actualización por lo cual sus cifras deben ser
flexibles.
Es un documento completo de planeación que
incluye varios presupuestos individuales. Normalmente, incluye
los presupuestos de ventas, producción, materiales
directos, mano de obra directa, gastos de fabricación,
gastos de ventas y de administración, al igual que un
estado de resultados presupuestado y un estado de
situación financiera presupuestado.
La preparación paso a paso de los diversos
segmentos del presupuesto del presupuesto maestro exige
consideraciones cuidadosas por parte de la gerencia, con muchas
decisiones claves relacionadas con la fijación de precios,
líneas de producto, programación de la
producción, gastos de capital, investigación y
desarrollo.
El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro
es el pronóstico de ventas. El proceso termina con la
elaboración del estado de ingresos presupuestado, el
presupuesto de caja y el balance general
presupuestado.
En esencia hay dos extremos en el desarrollo del
presupuesto maestro:
1) El enfoque de la alta gerencia, los
principales funcionarios, como los altos ejecutivos de
ventas, producción, finanzas y administración,
pronostican las ventas con base en su experiencia y
conocimiento de la compañía y de la
industria.2) El enfoque de la base de la
organización, el pronóstico empieza desde
abajo con cada uno de los vendedores.
Presupuesto de
operación
Son estimados que en forma directa en proceso tiene que
ver con la parte Neurológica de la empresa, desde la
producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el
producto o servicio.
Son componentes de este rubro:
Presupuesto de Venta
Presupuesto de producción
Presupuesto de requerimiento de
materialesPresupuesto mano de obra
Presupuesto gastos de fabricación
PRESUPUESTO DE VENTAS
El primer paso en el proceso para elaborar el
presupuesto incluye la preparación de los
pronósticos de ventas y la elaboración de un
presupuesto de ventas. Este presupuesto es el primero ya que no
se puede preparar los otros presupuestos sin antes calcular las
ventas.
Por ejemplo, los administradores que preparan el
presupuesto de producción deben tener un cálculo de
ventas futuras antes de poder determinar el nivel de
producción que necesitaran para satisfacer la
demanda.
Las compañías de gran envergadura usan
varios métodos sofisticados para calcular sus ventas, como
contratar economistas, los cuales usan modelos matemáticos
muy complicados para determinar el pronóstico de ventas de
una manera cuasi-exacto. Y también existen empresas
pequeñas que pueden desarrollar sus pronósticos con
base al análisis de la tendencia de su propia
información de ventas. Existen periódicos o
revistas para todas las industrias y pueden proporcionar
información útil para el desarrollo de los
pronósticos de ventas. El personal de ventas puede ser
otra buena fuente de información para elaborar el
pronóstico de ventas.
En general, los presupuesto de ventas son parte ciencia
y parte arte. En si, los pronósticos de los modelos
matemáticos más sofisticados se ajustan tomando
como base el juicio profesional de administradores con
experiencia.
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
Las cantidades del presupuesto deben estar estrechamente
con las del presupuesto de ventas y los niveles de inventario
deseado. Básicamente el presupuesto de producción
es el presupuesto de ventas ajustado por los cambios en el
inventario.
Antes de adelantar el trabajo en el presupuesto de
producción, debe determinarse si la fábrica puede
producir las cantidades estimadas en el presupuesto de ventas. La
producción debe planearse a nivel eficiente. Si los
inventarios son demasiados bajos la producción puede
interrumpirse, si son muy altos, los costos de manejo pueden ser
excesivos
El presupuesto de producción se puede elaborar
una vez que se ha preparado el presupuesto de ventas. Para decir
cuánto producir, los administradores tienen que tomar en
cuenta cuánto esperan vender, cuánto hay en el
inventario inicial y cuánto desean tener en el inventario
final.
La cantidad que deben producirse se puede calcular con
la siguiente fórmula:
A continuación se detallan algunos presupuestos
que están correlacionados con el presupuesto de
producción, estos son:
El presupuesto de compras de materiales
directos,El de mano de obra directa
El de gastos de fabricación.
PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES DIRECTOS
Este es uno de los primeros presupuestos de costos que
debe prepararse, puesto que las cantidades por comprar y los
programas de entrega deben establecerse rápidamente para
que los materiales directos estén disponibles cuando se
necesiten. Por lo general, se dispone de una hoja de
especificación o fórmula para cada producto que
muestra el tipo y la cantidad de cada material directo por unidad
de producción.
Con base en esta hoja, el departamento de compras
prepara los programas de compra y entrega que deben estar
estrechamente coordinados con el presupuesto de producción
y con los programas de entrega del proveedor.
La cantidad de materiales directos que se deben comprar
depende de la cantidad necesaria para la producción y la
cantidad necesaria para el inventario final. Obviamente una
empresa necesita tener ciertos materiales directos a la mano al
final del periodo para utilizarlos en la producción en el
inicio del siguiente periodo.
La cantidad que deben producirse se puede calcular con
la siguiente fórmula:
PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA
Por lo general, los ingenieros fijan las necesidades de
mano de obra directa con base en los estudios de tiempo. El
presupuesto de la mano de obra directa debe estar coordinado con
los de producción, de compras y con las demás
partes del presupuesto maestro. La mano de obra indirecta se
incluye en el presupuesto de costos indirectos de
fabricación. El departamento de personal deberá
expresar en los presupuestos de mano de obra directa e indirecta
los tipos y la cantidad de empleados requeridos y cuando se
necesitan. Si el programa de producción demanda mas
trabajadores de los que están realmente empleados, el
departamento de personal hará una lista de los
trabajadores que deben ser suspendidos después de tener en
cuenta sus habilidades y los derechos de antigüedad de cada
uno de ellos, de acuerdo con la política de la
compañía o el convenio colectivo entre el sindicato
y la empresa.
El costo de la mano de obra directa se calcula
multiplicando el número de unidades producidas por las
horas de la mano de obra por unidad y la tarifa por
hora.
PRESUPUESTO DE GASTOS DE FABRICACIÓN
Los jefes de departamento deben ser responsables de los
costos incurridos por sus respectivos departamentos. Cualquier
costo asignado al departamento debe mostrarse por separado de
aquellos de los que el jefe de departamento es directamente
responsable. Por lo general, el jefe de departamento preparara
los presupuestos del departamento correspondiente al periodo
presupuestado. Después de la revisión efectuada por
el comité de presupuesto, al jefe de departamento se le
solicita verificar y comentar cualquier revisión antes de
su aprobación final. Para un mejor control de los costos
fijos y variables se separan como sigue: los costos fijos tienen
valores totales asignados en soles, en tanto que a los costos
variables se les asignan tasas, por ejemplo, con base a las horas
de mano de obra directa.
El costo por unidad de producción de cada partida
de costo variable se multiplica por la cantidad producida en cada
periodo.
Grafico de algunos componentes del
Presupuesto Maestro
PRESUPUESTO DE INVENTARIOS FINALES:
Las cantidades del inventario presupuestado al final de
mes se necesitan para el inventario de materiales directos y de
artículos terminados en el presupuesto del costo de
artículos y el balance general presupuestado.
FORMULA:
Costo del inventario final
presupuestado = inventario final*costo estándar por
unidad
PRESUPUESTO DEL COSTO DE ARTICULOS VENDIDOS:
Las partes que constituyen el presupuesto del costo de
los artículos vendidos pueden tomarse de presupuestos
individuales previamente descritos y ajustados por los cambios en
inventario.
Presupuesto del costo de artículos
vendidos = Presupuestos de consumo de materiales directos +
Presupuestos de mano de obra directa + Presupuesto de costos
indirectos de fabricación + Inventario inicial de
artículos terminados – Inventario final de
artículos terminados
PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA
Los gastos de venta están formados por diferentes
partidas, algunas fijas y otras variables. Los principales gastos
fijos son salarios y depreciación; los principales gastos
variables, como comisiones y publicidad, se basan en las cifras
de dólares por concepto de ventas y, por tanto
varían directamente con las ventas.
Presupuesto de gastos de venta= Gastos fijos
totales por ítem + (ventas en dólares * tasa de
gastos variables % por ítem)
PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS:
Los gastos en esta categoría deben clasificarse
de tal manera que a los individuos de la organización
encargados de su incurrimiento y control de gastos
específicos se les cargue la responsabilidad. En algunos
casos, una parte de estos gastos puede asignarse a operaciones
como compra o investigación, pero en este caso
consideraremos todas las partidas como gastos fijos no asignable.
Puesto que son gastos fijos, será necesario tener un solo
presupuesto para cada unos de los meses del primer
trimestre
Presupuesto de gastos administrativos = Suma de
los gastos fijos
ESTADO DE INGRESOS PRESUPUESTADO:
El resultado final de todos los presupuestos operativos,
como ventas, costo de los artículos vendidos, gasto de
ventas y administrativos, se resume en el estado de ingresos
presupuestado. Allí se presenta el resultado neto de las
operaciones del periodo presupuestado
Presupuesto
financiero
Es una herramienta mediante el cual se planea la
estructura financiera de la empresa, es decir, la mezcla o
combinación optima de créditos de terceros y
capital propio de accionistas, bajo la premisa de establecer lo
que puede funcionar en la empresa.
PRESUPUESTO DE CAJA:
El presupuesto de caja se reconoce como una herramienta
gerencial básica, y la cuidados planeación del
efectivo se considera un elemento de rutina en una gerencia
eficiente. Los buenos presupuestos de caja contribuyen en forma
significativa a la estabilización de los saldos de caja y
a mantener estos saldos razonablemente cercanos a las continuas
necesidades de efectivo, por lo general los presupuestos de caja
ayudan a evitar cambios arriesgados en la situación de
efectivo que puedan poner en peligro la posición de
crédito de la compañía o posiblemente violar
las provisiones de un contrato de valores. Debe hacerse una
cuidados planeación del efectivo, en especial para las
grandes salidas de caja, como pagos de préstamos
bancarios, retiros de títulos valores, adquisiciones de
otras compañías, gastos de capital
PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS:
En el presupuesto de ingreso y egresos los
administradores planean en monto y el tiempo de los flujos de
efectivo. La información de este presupuesto es un
suplemento necesario a la información que aparece en el
estado de resultados presupuestado. Es posible que una
compañía proyecte un monto importante de ingreso
neto y aun asi pueda enfrentar riesgos financieros debido a que
todos sus planes puedan implicar mas flujos de salida que de
entrada. Por ejemplo, se puede reconocer una cantidad
considerable de ingresos cuando se realiza una venta importante,
sin embargo el efectivo que se recibe como pago por la venta
puede no llegar en muchos meses. Considere también el caso
de una compañía que hace una compra importante de
equipo. Aun cuando las reservas de efetivo se pueden reducir de
inmediato por el costo total del equipo, el ingreso del periodo
en curso solamente se reducirá por una fracción del
costo del equipo ( es decir por el monto de la
depreciación). Al planear con cuidado el recibo o
desembolsos de efectivo, las compañías pueden
preveer la escacez de efectivo y pueden hacer los arreglos para
pedir prestados fondos o mejorar su posición de efectivo.
O talvez si se provee un excendete de efectivo, la
compañía puede buscar oportunidades de
inversión adicionales o estudiar un pago de dividendos
mayor a sus accionistas
PRESUPUESTO DE SITUACION FINANCIERA:
El ultimo componente del presupuesto maestro es el
estado de situación financiera presupuestado. El
presupuesto es simplemente el estado de situación
financiera planeado (algunas veces llamado estado de
situación proforma). Los administradores pueden usar este
presupuesto para valorar el efecto que las decisiones que han
planeado tendrán sobre la futura posición
financiera de la empresa.
Autor:
Mario Alonso Rodríguez
Morillas
DOCENTE: Vergara Gamarra, Julio
Cesar
CICLO: III
2010
