RESUMEN
EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación se
constituyó en dos fases, de tal manera que el lector vaya
adquiriendo en cada una de ellas una noción de los
componentes teóricos y prácticos de cualquier
sistema administrativo contable. De esta forma, en la primera
fase que corresponde al primer capítulo, estudiamos los
sistemas, analizamos los datos y la información,
señalamos las tecnologías de la información
y consideramos a las computadoras y los programas como elementos
que conforman los cimientos del concepto que
estudiamos.
Ahora la informatización de un proceso o
actividad en cualquier empresa pasa por varias etapas: las
primeras son la evaluación de necesidades de
información y análisis de sistemas, la
definición de necesidades de software y la
definición de necesidades de hardware. Si, tras
evaluar estas necesidades, se precisa adquirir unos equipos o
unos programas, se debe propender a que éstos sean
utilizados al máximo de su capacidad. En las etapas
posteriores se instala, opera y mejora el sistema.
Es muy frecuente olvidar que la primera fase, la de
análisis y definición de necesidades de
información es la más importante. Y, hoy en
día, en vista de que existen nuevas categorías de
necesidades ligadas al uso de información, que causa un
profundo debate, quizá provoque que debamos ampliar el
contenido de lo que entendemos por Contabilidad.
Es por esta razón, que nos fue indispensable
estructurar un claro concepto de la Contabilidad y enfocarla como
un sistema de info rmación ya que captura,
procesa, almacena y distribuye un tipo
particular de datos, la información financiera,
vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. En las
empresas, el sistema informativo contable actual se basa en los
ordenadores como pieza clave del mismo.
LA CONTABILIDAD
COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN
A continuación, en la segunda fase que
atañe al segundo capítulo, profundizamos en las
características de los subsistemas de información
en la empresa y estudiamos las metodologías que permiten
transformar los datos contables en información y
ésta en conocimiento, no sin antes, resaltar las
condiciones intelectuales que debe poseer el profesional
contable, en especial, la concerniente a su rol de administrador,
diseñador, y evaluador de los sistemas de
información dentro de la empresa.
PIRÁMIDE
DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En la parte medular del presente trabajo investigativo,
revisamos las características de los Sistemas
Administrativos Contables (SAC), entendiéndose que
éstos:
Más que programas de ordenador son sistemas de
información que integran aplicaciones informáticas
para gestionar todos los departamentos y funciones de una
empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas,
producción, mantenimiento, logística, recursos
humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos,
ventas y cobros, bancos, tesorería, cartera,
gestión de proyectos, etc.
Por último, revisamos las condiciones generales
de la necesidad de establecer una metodología de
Documentación de Procesos, con el objeto de compilar el
conocimiento y organización esparcidos en toda la
empresa.
MODELO
TEORICO
1. ASPECTOS
TEORICOS GENERALES
1.1 LOS SISTEMAS
1.1.1 Definición
La literatura en el área de sistemas es bastante
amplia y extensa, y enfoca la definición de lo que
constituye un sistema:
Según Raymond Mcleond es "un grupo de elementos
que se integran con el propósito común de lograr un
objetivo".
Según Fernando Catacora es "un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan por
ciertos atributos identificables que tienen relación entre
sí, y que funcionan para lograr un objetivo
común".
La palabra "sistemas" es un término ancho que
sirve para describir un gran número de cosas, objetos,
métodos o grupos. Un grupo ordenado de hechos, principios,
doctrinas, creencias, y tradiciones; por ejemplo, el sistema de
gobierno democrático, se describe como un
sistema.
El sistema respiratorio de un ser viviente es un
conjunto de órganos o partes que desempeñan una o
más funciones vitales. Este sistema puede mantener vivo al
ser, el que a su vez puede ser considerado como un sistema. Una
organización compuesta por personas, dinero,
métodos, materiales y máquinas, constituye un
sistema comercial. Un equipo de computación, que comprende
cierto número de máquinas impresoras y lectoras de
disquetes, unidades de memoria, elementos de control,
dispositivos de cintas y muchos otros dispositivos de
procesamiento, a menudo recibe el nombre de sistema, porque
representa un grupo de objetos relacionados entres si que forman
una red unificada.
Asimismo, como todos sabemos, no todos los sistemas
tienen un solo objetivo. A menudo un sistema incluye varios
subsistemas (componentes de un sistema más grande,
generalmente llamado supersistema) con subobjetivos, los cuales
contribuyen a lograr el objetivo principal. Los subsistemas
pueden recibir la entrada de otros sistemas o subsistemas, y
transferir una salida a éstos.
Un automóvil es un sistema formado por sistemas
subsidiarios como el sistema del motor, el sistema de la
carrocería y el sistema de la suspensión. Cada uno
de estos sistemas se compone de sistemas de un nivel más
bajo. Por ejemplo, el sistema de motor es una combinación
de un sistema de carburador, un sistema de generador, un sistema
de combustible, etc. Estos sistemas podrían subdividirse
en sistemas de un nivel todavía más bajo o partes
elementales.
Análogamente, y aplicando el concepto de sistema
en las organizaciones, la obligación principal de un
gerente es asegurar que la compañía alcance sus
objetivos. Sus labores estarán encaminadas a hacer que las
diversas partes de la compañía funcionen juntas de
la manera correcta. El gerente es el elemento de control del
sistema, el que mantiene su rumbo en el camino hacia lograr sus
objetivos.
Al igual que todos los sistemas, el de la
compañía existe dentro de uno o más sistemas
del entorno mayores o supersistemas. Si la empresa es un banco,
por ejemplo, forma parte de la comunidad financiera;
también forma parte de la comunidad de negocios, la
comunidad local y la comunidad global.
El sistema de la compañía también
incluye sistemas más pequeños o subsistemas. Los
subsistemas del banco podrían ser departamentos como el de
ahorros, el de depósitos, y el de préstamos a
plazo. Aunque cada uno de estos subsistemas tiene sus propios
objetivos, estos objetivos subsidiarios apoyan y contribuyen a
los objetivos globales de la compañía.
1.1.2 El enfoque
de sistemas
Es verdaderamente necesario entender los sistemas y
trabajar con ellos en forma inteligente. Por esta razón es
preciso aplicar el enfoque de sistemas para conocer las
características significativas de uno de ellos, las que a
su vez sugerirán los cambios que pueden ser introducirlos
para mejorarlo. Además, la aplicación del enfoque
de sistemas implica que los componentes del sistema
se distribuirán e integrarán de manera que su
efectividad general sea óptima. Es decir, la
aplicación del enfoque de sistemas permite lograr un
efecto sinérgico, de manera que la acción unificada
de las diferentes partes del sistema produzca un efecto mayor que
la suma de sus partes.
El enfoque de sistemas es una filosofía que se
emplea ampliamente en la actualidad para dirigir la
estructuración global de las actividades del procesamiento
de datos, necesarias para satisfacer las necesidades de
información de organizaciones modernas. En esta
sección se dará una introducción a la
filosofía de sistemas y un análisis de su
aplicación en la práctica: el análisis de
sistemas. En la actualidad el análisis de sistemas se
utiliza mucho como técnica general para resolver
problemas, lo mismo que como método para desarrollar
sistemas de información.
1.1.2.1 La filosofía del enfoque de
sistemas
El enfoque de sistemas es una filosofía, o una
manera de concebir una estructura, que coordina de manera eficaz
y óptima las actividades y operaciones dentro de una
organización o sistema. Un sistema puede definirse como un
conjunto articulado de componentes o subsistemas ideados para
alcanzar un objetivo. La definición de sistema es una
diferenciación lógica que se puede relacionar o no
con las diferenciaciones reales que se encuentran en el mundo
físico. El enfoque de sistemas se interesa por la
componente individual y hace énfasis en la función
que cumple dentro del sistema, más que la función
que cumple como entidad individual. El empleo del enfoque de
sistemas para describir la realidad puede reportarle grandes
ventajas al usuario. La eficacia de los componentes, considerados
colectivamente como un sistema, puede ser mayor que la suma de
los rendimientos de cada componente considerados por separado.
Este efecto cinergético se suele describir afirmando que
"el todo es mayor que la suma de sus partes". Una de las
tendencias de las organizaciones modernas consiste en la
creciente especialización. Las componentes de una
organización tienen a evolucionar en grupos relativamente
autónomos. Cada grupo tiene sus propios objetivos y
sistemas de valores, por lo que se puede perder de vista la
manera en que se interrelacionan sus actividades y objetivos con
los de la organización en general. La implantación
del enfoque de sistemas rompe de manera radical las líneas
funcionales tradicionales de la organización para lograr
una optimización de la organización
completa.
Por lo general, en la mayoría de las
organizaciones, existe un conflicto interno entre las distintas
funciones. Idealmente, los problemas de cada área
funcional se deben resolver de acuerdo con los objetivos de la
organización global. Los requerimientos de la
optimización total incluyen:
? Consideración de todas las
alternativas,
? Consideración de todos los eventos,
y,
? Maximización de las funciones
objetivas de toda la organización.
Para mostrar este conflicto interno entre las
áreas funcionales se tomará como ejemplo el
problema de control de inventario.
Por lo general, el departamento de ventas desea contar
con un inventario extenso de diversos productos para lograr un
nivel óptimo de servicio a los clientes. Este objetivo del
departamento de ventas es impracticable y, en consecuencia,
antagoniza con el objetivo global de la organización. Por
otra parte, el departamento de producción tal vez desee
producir en lotes de gran tamaño para reducir costos de
producción, pero esta reducción en los costos de
producción puede originar un aumento en los inventarios de
materia en proceso y requerir de mayor capital activo. El
objetivo del funcionario ejecutivo de finanzas consiste en
reducir al mínimo la inversión del inventario. El
administrador del almacén tiene a su vez un punto de vista
diferente; su objetivo radica en establecer métodos de
rutina para el manejo, recepción y envío del
inventario y, de esta manera, reducir los costos de manejo. Por
consiguiente, se puede observar que existen funciones distintas y
conflictivas en una organización que es necesario
coordinar para lograr una optimización total.
1.1.2.2 El enfoque de sistemas en la
administración
En las grandes y complejas organizaciones actuales la
función de la administración consiste en coordinar
e interrelacionar las actividades de las diferentes áreas
funcionales y optimizar los objetivos de toda la
organización. En consecuencia, la filosofía del
enfoque de sistemas es la manera en que la administración
concibe la interrelación entre los subsistemas de la
organización. El administrador eficiente debe formar un
sistema integrado, partiendo de estos subsistemas individuales, a
menudo conflictivos, de tal manera que todos los subsistemas
trabajen juntos para alcanzar los objetivos de la
organización.
Existen algunas directrices que se pueden aplicar para
utilizar este concepto en general:
Integración: Los diferentes subsistemas
del sistema se deben integrar de tal manera que se aprovechen las
interrelaciones y la interdependencia entre los
elementos.
Comunicación: Los canales de
comunicación entre los subsistemas deben estar abiertos
todo el tiempo.
Método científico: El
método científico se debe aplicar utilizando
las diferentes técnicas de la ciencia
administrativa.
Orientación hacia las decisiones: A fin de
hacer más eficaz la función administrativa de
planeación y control, la toma de decisiones programada se
desarrolla cuando es conveniente. El objetivo radica en programar
sistemas de decisiones bien definidos, tales como
elaboración de horarios y sistemas logísticos,
hasta el punto en que sean autorregulados. Este enfoque
descargará a la administración de muchas de las
actividades rutinarias y diversionistas que de otra manera
estaría obligado a realizar. El tiempo que quede
disponible debido a este enfoque permitirá a la
administración concentrar sus esfuerzos en la toma de
decisiones que todavía no está estructurada ni
programada.
Tecnología: Siempre que sea posible, el
analista deberá utilizar la tecnología moderna como
un auxiliar en la implantación de las técnicas que
se originan a partir de las cuatro directrices anteriores; por
ejemplo, la computadora mejora de manera significativa la
integración, la comunicación, el método
científico y la toma de decisiones programada.
1.1.2.3 Análisis de sistemas y
la resolución de problemas
Una búsqueda del origen de un proceso
sistemático para resolver problemas nos lleva a Jhon
Dewey, profesor de filosofía de Columbia University a
principios del siglo XX. En un libro publicado en 1910, Dewey
identificó tres series de juicios que intervienen en la
resolución satisfactoria de una controversia:
? Reconocer la controversia
? Sopesar aseveraciones alternativas
? Emitir un juicio
Dewey no utilizó el término enfoque de
sistemas, pero reconoció la naturaleza secuencial de la
resolución de problemas: comenzar con el problema,
considerar diferentes maneras de resolverlo, y finalmente
seleccionar la solución que parezca la mejor.
El esquema de Dewey estuvo casi en el olvido durante
muchos años, pero a finales de la década de 1960 y
principios de la de 1970 el interés en la
resolución sistemática de problemas alcanzó
nuevas alturas. Los fabricantes de computadoras,
científicos en administración y especialistas en
información estaban buscando formas de usar la computadora
para resolver los problemas del gerente. El esquema recomendado
para usar la computadora recibió el nombre de enfoque de
sistemas; una serie de pasos para asegurar, primero, que se
entienda el problema, que se consideren soluciones alternativas y
que la solución escogida funcione.
1.1.2.4 Análisis de sistemas y el
desarrollo de un sistema de
información
Por lo común la aplicación del
análisis de sistemas al desarrollo de un sistema de
información abarca un periodo más largo que el que
se requiere para la resolución de problemas en general. Es
obvio que esto no ocurre necesariamente en todos los casos.
Además, en cierto sentido el desarrollo de un sistema de
información se puede denominar como la solución a
un problema: la necesidad de saber. Sin embargo, para describir
mejor las actividades que se llevan a cabo durante el desarrollo
de un sistema, es posible identificar algunas etapas que
serán tratadas en las páginas
posteriores.
1.1.2.5 La importancia del enfoque de
sistemas
El enfoque de sistemas considera las operaciones de
negocios como sistemas incrustados en un marco ambiental mayor.
Esta es una forma abstracta de pensar, pero puede ser valiosa
para el gerente.
El enfoque de sistemas, también llamado
visió n de sistemas o razonamiento de sistemas:
? Evita que el gerente pierda la
complejidad de la estructura de la organización y los
detalles del trabajo.
? Reconoce la necesidad de tener buenos
objetivos.
? Destaca la importancia de que todas las
partes de la organización colaboren.
? Reconoce las interconexiones de la
organización con su entorno.
? Asigna mucho valor a la
información de retroalimentación que sólo
puede obtenerse con un sistema de ciclo cerrado.
1.1.3
Clasificación de los sistemas
No existe una clasificación definida que sea
aceptada como única, y esto por una sola razón, la
variedad y la multiplicidad de sistemas hacen
prácticamente imposible dicha labor. Sin embargo,
citaremos dos clasificaciones básicas:
1.1.3.1 Clasificación cabal
Este modo de clasificar a los sistemas es de acuerdo a
los elementos que lo conforman:
Sistema físico: Se refiere a que sus
componentes son recursos físicos.
Sistema conceptual: Es un sistema que usa
recursos conceptuales –información y
datos- para representar un sistema físico.
El cerebro del gerente, como cifras o líneas en
una hoja de papel, o en la forma electrónica del
almacenamiento de la computadora.
La computadora es un sistema físico (hardware),
pero los datos y la información que se almacenan en ella
pueden considerarse como un sistema conceptual (software). Los
datos e información representan uno o más sistemas
físicos. La forma en que están almacenados los
datos y la información no es importante. Lo que sí
es importante es lo que los datos y la información
representan. El sistema físico es importante por lo que
es; el sistema conceptual por su representación del
sistema físico. Por ejemplo, si la memoria de la
computadora indica que hay setenta espacios en la bodega, una
inspección en ésta deberá revelar esos
sesenta espacios.
1.1.3.2 Clasificación
formal
Un modo formal de clasificar los sistemas,
se basa en dos criterios distintos, que son los
siguientes:
Nivel de predictibilidad: Este criterio
está basado en un doble esquema: determinista y
probabilista.
Nivel de complejidad: Adoptando este criterio, es
posible clasificar los sistemas en tres categorías:
sencillos, complejos y sumamente complejos.
Cuando es posible pronosticar con certeza la manera en
que responderá un sistema, o cómo funcionará
en circunstancias diferentes, decimos que un sistema es
determinista. No hay duda alguna sobre los resultados. Dado el
estado último del sistema y la cantidad de
información actualmente presente y determinada,
será posible predecir, sin riesgo de equivocarse, el
estado subsecuente del sistema. A la inversa, cuando no es
posible pronosticar con certeza los resultados de un sistema en
particular, dicho sistema es probabilista. Podría aducirse
que un sistema probabilista es un sistema determinista que no
logramos entender del todo.
Un sistema determinista sencillo es aquel que contiene
pocos subsistemas e interrelaciones y revela un comportamiento
enteramente predecible. Unos autos en una pista de carrera dan
ejemplo de un sistema determinista sencillo. Sin embargo, una vez
que los autos salen de la pista, sus caminos se vuelven
probabilistas. Una hilera de máquinas en la línea
de producción se puede estudiar y disponer de manera que
se reduzca al mínimo la distancia que recorran los
materiales. Cuando se hace necesario estudiar lo que ocurre
realmente cuando los materiales comienzan a fluir, el sistema se
torna inmediatamente probabilista.
Las mismas consideraciones son aplicables cuando
estudiamos un sistema determinista complejo. La computadora es un
sistema complejo; pero es determinista en el sentido de que
hará aquello para lo cual fue programada. Un
almacén automatizado es complejo, pero también
determinista. Cuando el comportamiento de un sistema determinista
complejo deja de ser predecible por completo, significa que
simplemente ha habido alguna descompostura o falla.
Un sistema sencillo también puede ser
probabilista. Por ejemplo, lanzar al aire una moneda es un
sistema sencillo; pero es a la vez notoriamente probabilista. Un
sistema de control de calidad que pronostica el número de
piezas defectuosas en un conjunto, es un sistema sencillo pero al
mismo tiempo probabilista.
Una empresa es un sistema probabilista complejo cuyo
objetivo es la obtención de utilidades. Se toman
decisiones que influyen en varios de los subsistemas que componen
el sistema, y la influencia de tales decisiones modifica hasta
cierto punto las operaciones de la empresa con el fin de alcanzar
cierto nivel de utilidades, todo lo cual es
probabilista.
Un sistema tan complicado que resulte casi
indescriptible será sumamente complejo. Debido a que esta
quinta categoría es tan compleja, en consecuencia no
podrá ser determinista. Por tanto, no existe la
clasificación sistema determinista sumamente
complejo.
Sin embargo, en la categoría probabilista
sumamente complejo, los resultados son diferentes por completo.
Por ejemplo, la economía nacional es tan compleja y tan
probabilista que nunca llegará a ser descrita del
todo.
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