Materiales de apoyo a la capacitación a distancia

Resumen

La capacitación a distancia debe sobreponerse a
las barreras que han obstaculizado su aceptación y
evolución en las organizaciones. En este sentido se deben
desarrollar acciones que permitan incorporar y relacionar los
proyectos de capacitación a distancia, al actuar diario de
la entidad y de los trabajadores. Los videotutoriales que se
publican en internet, han sido una de las vías no formales
de capacitación más utilizadas por los miembros de
las entidades. Por tal motivo se propone como proyecto el
diseño de videoturiales en aquellas temáticas que
estén directamente relacionadas a la adquisición de
conocimientos y habilidades reproductivas por parte de los
participantes. El proyecto tiene como objetivo utilizar las
herramientas ya instauradas y dominadas por los miembros de la
organización, específicamente la plataforma ENTRA,
utilizada en la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba como Portal
del Trabajador, para ir creciendo en el proceso de
aceptación y adaptación en la Empresa.

Introducción

Una de las tendencias que acaparó grandes
expectativas en las organizaciones respecto a la
capacitación de sus trabajadores fue la educación a
distancia (e-learning), la cual significó para muchas
organizaciones la solución ideal para disminuir lo gastos
asociados al desarrollo del personal. Sin embargo, a pesar de que
esta modalidad representa una ganancia a mediano y largo plazo,
aún el mundo empresarial evidencia no estar preparado para
un cambio de tal magnitud. A pesar de que existen referencias
mundiales de empresas que hoy son líderes en la
preparación de su personal a través de las
modalidades del e-learning, de manera general se registran
más de un 80 % de fracaso en la gestión de los
cursos a distancia y más de un 60% de abandono de los
estudiantes en los cursos (Cebrián, 2003).

Existen elementos que forman barreras o que enlentecen
el proceso de aceptación y evolución del
aprendizaje no presencial:

Cumplimiento de metodologías y estándares:
La necesidad de cumplir con metodologías y con principios
de la didáctica clásica llevada a esta nueva
modalidad, hicieron una compleja ciencia dentro del mundo de la
capacitación a distancia en las empresas (Cabero Almenara,
Julio, 2006). Es vital la metodología en la
capacitación, la formación de instructores, la
elaboración de proyectos y programas sobre principios
científicos, sin perder de vista que el objetivo no es
ciencia, sino preparar personas para operar, vender,
gestionar.

Diseño y desarrollo de plataformas virtuales: Los
estándares y principios antes mencionados, exigían
un entorno donde se agruparan los elementos capaces de apoyar el
proceso docente educativo, foros, correos internos (paralelos a
los que ya existían por la organización)
páginas de contenidos, control de visitas, agenda de
encuentros, sistemas de chats, sistemas de evaluación,
entre otros (fig 1). Esto crea un andamiaje de alta complejidad
para los usuarios, los cuales para poder ser alumnos de un curso,
debían primero participar en el curso de
introducción a la plataforma, la cual no llegaban a
dominar incluso después que finalizaba la
capacitación. En este caso no se tuvo en cuenta un
principio muy elemental, Einstein planteaba "…para que se
aprenda fácil, hay que hacerlo sencillo…", buscar una
vía a través de la cual el alumno adquiera los
conocimientos de la manera más fácil.

Figura 1. Entornos Virtuales de
Aprendizaje. Fte: Plataformas de Entornos Virtuales de
Aprendizaje en la educación superior y su relación
con el diseño. Universidad de Chile. 2010.

Diseño del contenido: En los entornos virtuales
de aprendizaje (EVA), nombre que adoptan las plataformas de
educación a distancia, se incluyen los contenidos que
deben incorporar los alumnos, sin embargo la presentación
de estos conocimientos carece en muchos casos de
motivación, dejando el contenido en texto plano o
hipertexto a lo máximo. Rubio (2003) realiza una
disertación sobre la evaluación de los modelos y
dele-learning de manera en general, y establece los principios
que deben cumplir los materiales que se
diseñen.

Rechazo al cambio: Todo cambio viene con un grado de
rechazo incorporado, si a este sumamos los elementos
técnico – metodológicos y tecnológicos antes
mencionados, esta dosis de rechazo al cambio tiende a aumentar.
La inercia de participar en acciones formativas presenciales,
aludiendo a que "nada supera al contacto con el docente" es una
frase muy conocida cuando se invita a un participante a un curso
a distancia, la labor del docente es insustituible, el
aprendizaje está históricamente relacionado a la
instrucción por parte de un docente y no de la
lectura.

Preparación de los tutores: Pieza fundamental en
la capacitación a distancia, la interacción de los
tutores con los alumnos o participantes de la acciones en esta
modalidad puede llegar a definir la participación de los
alumnos en el curso, el conocimiento técnico –
metodológico del roll de tutor o teleformador en la
capacitación a distancia exige docentes más
competentes que para la enseñanza presencial
(Fernández Gutierrez, 2004). Este elemento es muy
difícil de lograr en las organizaciones, ya que el
objetivo central no es la educación propiamente y contar
con tutores.

Dirección: La primera barrera en la
organizaciones, y a su vez el primer gran reto es el
interés de la alta dirección de la
organización en la implementación de la
capacitación a distancia. Sin una política hacia la
necesidad de potenciar el e-learning, y más aún,
sin un actuar y un control sobre el como se implementa en la
organización la modalidad no presencial y el control de
los resultados, las áreas de formación no
tendrán oportunidad de evolucionar en el desarrollo de
proyectos e-learning.

A pesar de estas barreras, se considera que se debe
seguir apostando por la capacitación a distancia, con la
vista en la utilización, en primera instancia, de recursos
ya comunes en las organizaciones, estableciendo solo las bases
metodológicas necesarias para llevar a cabo el proceso
docente y estableciendo las premisas necesarias para lograr que
la información sea atractiva (Esquivel 2009) y
solucionando así la aceptación de la modalidad no
presencial, principal problemática existente en la
organización, continuando más adelante con el
estudio e introducción de un entorno virtual que se adecue
a las especificidades de la organización. Debemos dar
solución a la aceptación de la modalidad dentro de
la organización antes de planificar su
evolución.

En este sentido la investigación realizada ha
arrojado el crecimiento de una nueva modalidad de
capacitación, la auto preparación, la cual
clasifica como una de la vías no formales de
formación, debido a que las organizaciones usualmente no
la contemplan dentro del plan de formación de sus
trabajadores, ya que no se establece un programa, plan
temático formativo ni sistema de evaluación o de
control. Sin embargo, intrínsecamente, la auto
preparación está presente dentro del quehacer
diario de cada uno de nosotros, en la lectura de un libro, de los
documentos normativos de nuestra actividad que son elaborados o
actualizados, así como a través de internet
mediante tutoriales, libros y videoturoriales, estos
últimos surgidos en un primer momento para la
promoción y propaganda a través de internet,
evolucionando después como un medio de video mensajes y en
la actualidad para el desarrollo de cursos a través de la
Web, lo cual, fusionado con la existencia en la empresa de un CMS
propio, además de una intranet con más de 5 000 PC
se convierte en un escenario viable para desarrollar el proyecto
de "Videotutoriales como materiales de apoyo a la
capacitación empresarial" el cual pretende cumplir
con los siguientes objetivos específicos:

• Definir los criterios para seleccionar los cursos
  que puedan ser diseñados como
  videotutoriales.

• Definir los requisitos técnico materiales,
  así como el tiempo de diseño y desarrollo de un
  cursos a través de un de videotutoriales.

• Establecer la vía para la impartición
  de los cursos.

• Definir la plantilla de programa y
  evaluación, requerida para el desarrollo de un curso a
  través de un videotutorial.

Desarrollo

Aunque la introducción del vídeo en la web
fue una estrategia comercial, magnificada por youtube, en
principio para la compartición de vídeos de
música, en la actualidad casi la mitad de la
información que se encuentra en formato de vídeo
para web (flv – flash vídeo) corresponde a videotutoriales
de cursos. El videotutorial se puede clasificar como una
modalidad asíncrona de la capacitación a distancia,
permitiendo al alumno manejar y administrar los tiempos que le
dedica al aprendizaje, en relación al contenido, a su
conveniencia (González, 2007), además es una
elemento diseñado principalmente para la auto
formación y no para la colaboración.

Inicialmente los videotutoriales se centraron en
presentaciones de diapositivas con voz en off o fusionadas con el
docente y con vídeos de ejemplos prácticos para
cursos de las temáticas de marketing, recursos humanos,
contabilidad, dirección, sin embargo a través de
las herramientas creadas para la captura en vídeo de los
movimientos en las pantalla del ordenador, se crearon nuevas
especialidades de las práctica de videotutoriales, cursos
de programación, cursos de suites ofimáticas y
sistemas operativos, cursos de operación de programas
gráficos, e incluso aplicaciones o acciones tan complejos
como la instalación de un Sistema Operativo o la
implementación de un sitio web. Por lo que podemos decir
que son pocos los campos en que no se pueda aplicar como un
elemento de apoyo a la preparación la elaboración
de un videotutorial, además de ofrecer:

Durabilidad: Se puede utilizar el recursos tantas veces
sea necesario. Elemento que permite independizar al alumno del
docente.

Modificable: Con la ayuda de los programas de
edición, se puede modificar el contenido siempre que se
desee guardando la base matriz.

Aprendizaje individualizado: Como todo vídeo, el
alumno tendrá la oportunidad de repetir el contenido
tantas veces lo necesite, ya sea una definición, la
instalación de un programa, o el manejo de una
aplicación.

Multiplataforma: El videotutorial como material de apoyo
no solo puede utilizarse a través de la web, puede
utilizarse un CD/DVD o cinta de vídeo, puede colocarse en
un FTP o simplemente se puede proyectar a través de una
red lan o un equipo de vídeoconferencia, además es
independiente a cualquier sistema operativo que se
utilice.

No es la primera vez que en la Empresa se utiliza el
vídeo como material de apoyo a la capacitación, en
el año 2005 se realizó de conjunto con el
área de cuadros una serie de vídeos para la
capacitación de los directivos, los cuales fueron
incluidos en los curso de habilidades directivas. También
la Ms.C Marie Esquivel, especialista del grupo de
tecnología educativa del Centro Nacional de
Capacitación, ha escrito sobre las experiencias de los
vídeos de las conferencias de directivos de alto prestigio
en la entidad, colocados en la plataforma SEPAD (Esquivel, 2009),
obteniendo resultados positivos en la preparación de los
trabajadores de la organización. Igualmente se han
realizado, por el área de comunicación,
vídeos que muestran los actos y actividades que se
desarrollan en la organización. Sin embargo se considera
que es necesario un gran impacto para alcanzar una mayor
aceptación de la capacitación a
distancia.

Criterios de
selección de cursos para su diseño como
videotutoriales

Ya se conoce que el videotutorial puede ser material de
apoyo para la realización de una acción de
capacitación a distancia asíncrona en el puesto de
trabajo, la cual estará en función de que el
participante aprenda un conocimiento útil para su
desempeño, según el objetivo final y los niveles de
aprendizaje que se desee alcanzar.

Figura: 2 Niveles del aprendizaje.
fte:Didáctica. Editorial Pueblo y Educación
2004.

Los acciones que se conciban en la modalidad a
distancia, utilizado videotutaoriales estarán mayormente
en el los niveles 1 y 2 de aprendizaje, por lo que podemos
establecer que las acciones que puedan realizarse a través
de esta modalidad de autopreparación serán aquellas
en donde se cumpla que:

• Los objetivos estén dirigidos a la
  adquisición de habilidades en la operación y
  gestión de aplicaciones o sistemas
  informáticos, a través de métodos
  reproductivos fundamentalmente para alcanzar los dos primeros
  niveles de aprendizaje, familiarización y
  reproducción.

• Los objetivos estén dirigidos a la
  instrucción teórica de contenidos de una
  especialidad a través de un método expositivo,
  buscando una actualización en procedimientos o
  metodologías de trabajo, en este caso puede aplicarse
  a los cuatro niveles del aprendizaje.

• Los objetivos estén dirigidos a familiarizar
  a los participantes respecto a un conocimiento
  tecnológico o metodológico a través del
  método expositivo.

Como se observa la propuesta de utilización de
los videotutoriales está dirigida principalmente a la
adquisición Atendiendo a lo anterior podemos proponer un
grupo de temas que puedan impartirse a través de
videotutoriales.

• Actualización de procedimientos.

• Marketing y ventas.

• Ofimática, básica y
  avanzada.

• Desarrollo Web. Básico y Avanzado.

• Trabajo en Sistemas y aplicaciones
  informáticas.

• Capacitación de directivos

• Comunicación y organización
  empresarial.

No obstante, si se realiza los cursos con un mayor nivel
de preparación y apoyándose en la transferencia de
documentos mediante el correo electrónico y el intercambio
en los foros de discusión que se generen en la Web, pueden
alcanzarse los niveles superiores en el aprendizaje. Dentro de
las temáticas de cursos antes mencionadas podemos
determinar a nivel macro cuales acciones se podrán
diseñar, se puede establecer una jerarquía en la
selección utilizando los siguientes criterios:

• Acciones formativas demandadas cada año y
  cuyos contenidos no varían con frecuencia.

• Acciones formativas con alcance nacional, y que su
  impartición implique más de una
  edición.

• Acciones formativas para la inducción o
  introducción a cargos o puestos de trabajo.

De esta forma podemos seleccionar que temas y acciones
concretas, podemos realizar a través de videotutoriales.
Es importante en cada caso definir la prioridad ya que la
realización de este tipo de modalidad requiere de mucho
tiempo de preparación y edición del
contenido.

Requisitos
técnicos – materiales y tiempo de desarrollo

Un equipo de trabajo para el diseño de
videotututoriales puede estar conformado por tres personas como
mínimo:

• Coordinador general: cumple la función de
  realizar el levantamiento de las acciones de los planes de
  capacitación que pudieran realizarse sobre
  videotutoriales, establece las coordinaciones de los
  encuentros con los especialistas de las áreas para el
  desarrollo de los contenidos así como, asesora en el
  diseño y construcción de los contenidos
  (Diseño de diapositivas, gráficos,
  vídeos y demás elementos), diseña los
  guiones de cada presentación o grabación.
  Participa en la filmación o grabación de los
  especialistas que imparten los contenidos. Publica los
  contenidos en la web o ftp para su
  utilización.

• Diseñador de Contenido: Filma y graban los
  especialistas que imparten el contenido, editan los
  vídeos con las grabaciones realizadas y las
  presentaciones o imágenes diseñadas. Publica
  los vídeos en los formatos requeridos según el
  medio de transmisión que se utilice.

Debe existir un coordinador general y dos
diseñadores de contenidos, y en ambos casos deben
seleccionarse especialistas con conocimiento de
informática, diseño de presentaciones y
edición de vídeo, de ser posible que tengan un
dominio general sobre las actividades de la empresas y con
dominio de didáctica y metodología de la
educación.

Para la realización de un videotutorial no es
necesario un gran desglose de aparatos tecnológicos o
súper computadoras. Si tomamos como referencia un equipo
formado por tres especialistas con las características
mencionadas, y concebimos que son ellos los que se mueven
hacía los especialistas que desarrollan el contenido,
elemento fundamental a la hora de exponer una materia, ya que el
instructor tendrá dominio de la actividad y el control de
los recursos necesarios, podemos listar los recursos
mínimos necesarios:

Tabla: 1 Relación de
tecnología para un equipo de diseño de
vídeo

Fuente: Elaboración
Propia.

Los elementos técnicos propuesto son suficientes
para editar cualquier tipo de videotutorial, y permiten
movilidad, capacidad y rapidez en el desarrollo de los
mismos.

Recomendamos para la edición gráfica y de
vídeo la utilización de estos programas, divididos
por sistemas operativos.

Tabla: 2 Relación de programas por
sistemas operativos

Fuente: Elaboración
Propia.

Es importante que los especialistas seleccionados
dominen los programas antes mencionados en ambos sistemas
operativos. Podemos calcular el tiempo que demoraría la
realización de un videotutorial, si definimos los pasos o
etapas necesarias para su producción.

Tabla: 3 Etapas de un proceso de
grabación.

Fuente: Manual Grabación. ICTR.
1996

El principio es que por cada hora de clase (tiempo de
duración del videotutorial) será necesario 3 horas
de edición, incluyendo la reproducción del material
en formato web. Como promedio un cursos de 40 horas (una semana)
llevará un tiempo de realización de 7 semanas. De
las actividades a realizar las que requieren mayor tiempo de
detalle y ocupación son:

• Elaboración de material de apoyo en texto
  plano.

• Elaboración de imágenes o
  diapositivas.

• Grabación.

• Edición.

• Reproducción.

Vías para la
impartición de los cursos

Como se plantea al inicio del trabajo la
realización de un curso puede realizarse utilizando los
videotutoriales al 100 %, en función del objetivo que se
quiera lograr, pero también pueden utilizarse solo como
material de apoyo, fusionando su utilización con la
entrega de documentos y el intercambio a través de foros
de discusión. Para esto no es necesario crear una
plataforma con grandes prestaciones, la empresa cuenta en la
actualidad con un gestor de contenidos
(CMS[2]propio de la entidad, el cual cuenta con
los elementos que permiten la gestión de
información y contenido, ENTRA, que en estos momentos
aloja a los diferentes portales de las unidades organizativas de
la entidad.

Figura No 3. Propuesta de Portal de
Gestión del Conocimiento de ETECSA. Proyecto portal de
gestión del conocimiento.

El CMS ENTRA (Soler, 2010), cuenta con módulos
que bien utilizados, pueden fungir como herramientas de apoyo a
los cursos no presenciales.

Módulo Documentos: Permite la
categorización de documentos según el criterio
establecido por el web editor o administrador, cada carpeta
podría ser un curso y dentro de este desglosado por temas
o capítulos relacionados a cada videotutorial

Módulo Multimedia: Permite incluir vídeos
en formato web (flv) y categorizarlos por carpetas igual que el
módulo de documentos.

Módulo de foros de discusión: Permite a
través de temas establecidos por el web editor o
administrador espacios de discusión e intercambio entre
los usuarios.

Módulo de encuestas: Permite a
construcción de encuesta de diferentes tipo de
selección de respuestas, dando la posibilidad de medir la
satisfacción de los materiales del curso, el contenido y
demás elementos que se consideren necesarios.

Figura No 4. Propuesta de encuesta para
el videotutorial del cursos básico de Ubuntu.

Con estos componentes del "CMS ENTRA" podemos obtener
una gran parte de los recursos que prestan los entornos virtuales
de aprendizaje para la gestión de cursos a distancia. Esto
posibilita que los cursos estarán incluidos en un entorno
informático ya conocido por los miembros de la
organización lo que significa una fortaleza un gran por
ciento de permanencia en los mismos.

Propuesta de
plantilla de programa y evaluación, requerida para el
desarrollo de un curso a través de un
videotutorial

La empresa ya tiene experiencia en el diseño de
modelos que permitan dar seguimiento a modos de formación
similar a la auto preparación, específicamente el
entrenamiento en el puesto, aunque no es impresionable establecer
un modelo para cada alumno que participe en un videotutorial si
no se requiere, un trabajador puede libremente descargar los
temas, vídeos y estudiar de manera independiente. Los
modelos estarán dirigidos a aquellos trabajadores que
requieran la acción formativa para su desempeño y
por ende deben de ser tutoreados y evaluados.

Los tutores deberán ser seleccionados por el
área rectora de la actividad en la organización, y
una vez que esté finalizado el proyecto revisarlo y
estudiarlo antes de publicarlo, los tutores juegan un gran papel
cuan los videotutoriales son acciones que están dirigidas
a trabajadores que requieren el conocimiento para realizar sus
funciones, ya que deben satisfacer las preguntas de los
participantes del curso ante cualquier duda, propiciar el
intercambio en los foros, por correo, la lectura de los
documentos y el estudio de los vídeos. En principio se
propone un modelo individual para cada uno de los participantes
especificando la evaluación en cada contenido, de forma
tal que se tenga bien definido tanto la descripción de los
conocimientos y habilidades que se deben adquirir en el curso
como la evaluación obtenida.

Nombre y Apellidos del
Trabajador:_____________________________________

Código / Nombre del Curso:
__________________________________________

Tutor:
____________________________________________________________

Nota Final:__________ Firma del
Tutor:__________________

Bibliografía

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• Soler López, Norge, (2010) Tesis de
  MaestríaPropuesta de sistema de Gestión de
  Contenido CMS ENTRA, para la Empresa de Telecomunicaciones de
  Cuba. UH. Facultad de Comunicación.

Autor:

Lic. Alain Díaz.

Especialista Dirección de
Capacitación. ETECSA.

Ing. Manuel Costales.

Especialista. Jefe de Cátedra de
Informática. Centro Nacional de Capacitación
ETECSA.

21/10/2011

[1] Editores de pantalla.
http://www.genbeta.com/imagen-digital/

[2] Consiste en una interfaz que controla una
o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio.
El sistema permite manejar de manera independiente el contenido
y el diseño. Así, es posible manejar el contenido
y darle en cualquier momento un diseño distinto al sitio
sin tener que darle formato al contenido de nuevo,
además de permitir la fácil y controlada
publicación en el sitio a varios editores. Un ejemplo
clásico es el de editores que cargan el contenido al
sistema y otro de nivel superior (directorio) que permite que
estos contenidos sean visibles a todo el público (los
aprueba)