q q q q q “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHUPICCHU PARA EL
MUNDO” MINISTERIO DE EDUCACION DIRECCION REGIONAL DE
EDUCACION PUNO INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION PUBLICO AYAVIRI
ARE DE FORMACION TECNOLOGUICA CARRERA PROFECIONAL DE COMPUTACION
E INFORMATICA TEMA: AREA DE ALMACEN PRECENTADO POR: CAMPOS
AGUILAR, JHOVITHA MILAGROS AGUILAR QQUEA, ALEJANDRO MAMANI
LLACSA, YESSICA PINEDA AGUILAR, HUGO G. GUTIERREZ MIRANDA, YANET
Z.
PRECENTACION El presente trabajo es el resultado de lo realizado
en las clases desarrollando en la asignatura de análisis y
diseño de sistemas con los diferentes temas. El esfuerzo
se debe precisamente a la labor del estudiante, siempre con el
propósito de nuestra superación, así como
también con miras en bien en la sociedad y así de
esa manera con las finalidades lograr el objetivo trazado, lo
cual ha optado por esta carrera profesional Cumpliendo con uno de
los requisitos que establece las reglas o normas de las
instituciones superiores pedagógicos hago presente el
siguiente trabajo para dar a conocer lo realizado en las
subsiguientes paginas.
agradecimiento Este presente trabajo agradecemos a nuestros
padres y familiares por que nos brindaron su apoyo tanto moral y
económicamente para seguir estudiando y lograr el objetivo
trazado para un futuro mejor y ser orgullo para ellos y de toda
la familia . Al Instituto Superior Público Ayaviri, alma
mater de la ciencia y la tecnología porque nos esta
formando para un futuro como técnico en
computación. De igual manera a mis queridos formadores en
especial al Docente del modulo de análisis y diseño
de sistemas de la carrera de computación e
informática pues ellos fueron quienes guiaron para hacer
el presente trabajo. Gracias………..
dedicatoria El presente trabajo de análisis y
diseño de sistemas dedico a mis progenitores por
innumerables motivos hayan logrado encaminarme por el buen camino
y así lograr el objetivo deseado. Dedico también a
mi profesor de análisis y diseño de sistemas por la
guía y la orientación prestado a si lograr el
presente proyecto. Gracias……
? ? ? ? ? TITIULO DE LA ENVESTIGACION La implementación
del software para contabilizar los bienes del área de
almacén, en la ISEPA durante el año
académico 2011 DATOS GENERALES DEL PROYECTO 2.1 NOMBRE DE
LA EMPRESA: Instituto Superior de Educación Publico
Ayaviri. (ISEPA) ? . ? 2.2 ENCARDADO DE LA AREA DE ALMACEN:
Gregorio Cucho Huaynacho. 2.3 EJECUTORES: Los estudiantes dela
carrera de Computación e Informática semestre
III.
q q q q q CAMPOS AGUILAR, JHOVITHA MILAGROS AGUILAR QQUEA,
ALEJANDRO MAMANI LLACSA, YESSICA PINEDA AGUILAR, HUGO G.
GUTIERREZ MIRANDA, YANET Z.
? ? DATOS DE LA EMPRESA: Instituto Superior de Educación
Publico Ayaviri (ISEPA ) ? UBICACIÓN: Avenida basas pata
Km 2 salida a juliaca . ? Distrito: Ayaviri ? Provincia: Melgar ?
Departamento: Puno
? ? DATOS DEL SOFTWARE: Es un programa para la área de
almacén que contabiliza la entrada y salida de los bienes
del almacén que funciona mediante un registro de
códigos en el siguiente imagen damos una referencia de
cómo sería el programa.
SOFTWARE DE CONTABILIDAD
. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Instituto Superior de
Educación Pública Ayaviri cuenta con el área
de almacén lo cual no tiene con un sistema de contabilidad
para registrar los bienes de ISEPA en cual si la dirección
ordenaría el registro de la entrada y salida de los bienes
el encargado se demora en dar un información del registro
de los bienes. Como estamos viendo, el abastecimiento, almacenaje
y control de mercancías y bienes debe ajustarse a unas
normas y principios pero estará en función del
espacio disponible, del sistema de producción de cada
empresa y de la disponibilidad de proveedores en el instituto en
concreto. Una vez tengamos claro cuál es el movimiento o
flujo que sigue cada tipo de mercancía, según su
valor (alto, bajo, fijo o variable), su disponibilidad en el
plantel (muchos o pocos proveedores), su período de
caducidad,… Establecería las políticas de
aprovisionamiento, almacenaje y control de productos y
materiales. Estas políticas son las grandes directrices
que guiarían todo el proceso, nuestras prioridades,
pensando en la naturaleza del cuidar el estado de los bienes, en
el local o lugar de almacenaje y en el funcionamiento de ISEPA
(proveedores y clientes).
Si se tuviera un software con procedimientos, diseñamos
con los formatos para registrar ordenadamente los movimientos:
fichas de productos y proveedores, vales de pedido, vales de
devolución, hojas de control de mantenimiento, hojas de
chequeo de inventarios,… se podría ver todos estos
detalles con facilidad. Por lo visto hasta ahora, no cuentan con
un software de contabilidad de bienes para hacer los listados: un
primer listado con los sistemas, formatos, procedimientos o
cuestiones que ya funcionan en el instituto; un segundo listado
con las cosas que aún no se implementan en el instituto o
que piensa que se necesitarían en el instituto para llevar
un mejor aprovisionamiento y control de productos y materiales.
Organización del espacio dedicado a almacenaje Como
introducíamos en el anterior, en el almacén se
guardan o custodian los bienes desde su adquisición a los
proveedores hasta su uso o venta y nos debe asegurar una buena
conservación y protección, su fácil y segura
identificación, su rápido manejo y el máximo
aprovechamiento del espacio esto sería gracias a un
software.
6. FORMULACION DEL PROBLEMA. ¿Cuál es la eficacia
dela implementación del software para contabilizar los
bienes del área de almacén, en la ISEPA durante el
año académico 2011?
JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION. Los programas de software de
contabilidad en los últimos años han tenido un
crecimiento severo esto hace que las instituciones tanto privadas
como públicos que tienen la área de almacén
obtienen un software de contabilidad de bienes Este crecimiento,
exigiendo soluciones innovadoras que hagan uso apropiado y
beneficioso de la actual tecnología de programas.
Ahora la necesidad de brindar información rápida y
confiable de los almacenes que prestan el servicio en el
Instituto Superior de Educación Publico Ayaviri, hace que
los sistemas de información llamados software de
contabilidad es de vital importancia en los interés del
almacén de este rubro para que de esta manera puedan
brindar su información y ser localizados
rápidamente por parte de la administración mediante
un sistema de búsqueda y ubicación de los registros
de bienes del almacén.
Por otro lado la adopción de software de contabilidad de
bienes permite un mejor uso y difusión de
información que actualmente no se tiene pero no son de
acceso remoto é inmediato para los usuarios que requieren
esta información de los almacenes del instituto, lo cual
empujaría a presentar una diversidad de servicios de este
sector, lo que sé traduciría como la diversidad y
el crecimiento de la mejor información a los interesados.
Con la implementación de un software se busca que la
información sea más rápida de la entrada y
salida de los bienes del área del almacén
Implementar un paquete de software de contabilidad de bienes a
Instituto Superior de Educación Ayaviri al área de
abastecimiento de almacén
8.- OBJETIVOS DE LA ENVESTIGACION. 8.1.- OBJETIVO GENERAL
Determinar la eficacia dela implementación del software
para contabilizar los bienes del área de almacén,
en la ISEPA durante el año académico 2011. 8.2.- 9.
Análisis de requerimientos .Esta caso tuvo como objetivo
establecer lo que el sistema debe hacer OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Verificar la eficacia dela implementación del software
para contabilizar los bienes del área de almacén,
en la ISEPA durante el año académico 2011.
Registrar la eficacia dela implementación del software
para contabilizar los bienes del área de almacén,
en la ISEPA durante el año académico 2011.
Determinar la eficacia dela implementación del software
para contabilizar los bienes del área de almacén,
en la ISEPA durante el año académico 2011
Según la especificación de requerimientos, este
análisis consiste en describir lo que el software de
contabilidad, proporcionará en términos de
funcionalidad, el cual define requisitos funcionales y operativos
del sistema. En esta disciplina se ha trasladado los
requerimientos en especificaciones de implementación, para
tal efecto se ha transformado los CU en diagrama de clases
mediante el diagrama de secuencias, colaboración y el de
actividades en los casos de uso.
Caso de uso del almacen
DIAGRAMA DE SECUENCIA DEL ALMACEN caja : ALUMNO 1: cancela en
efectivo 2: entrega un baucher 3: entrega de baucher 4: entrega
de chompa almacenista
CASO DE SUSO DE LA SOLICITA UNA INFORMACION DE LOS MOVIMIENTOS
DEL ALMACEN
DIAGRAMA DE CECUENCIA DE INFORMACION DEL MOVIMIENTO DEL ALMACEN :
DIRECTOR Secretaria Administracion Almacenista 1: inventario de
los bienes 2: inventario de los bienes 3: inventario de los
bienes 4: hace entrega del inventario 5: recepcionael informe 6:
rechasa el informe 7: loreace el inventario 8: entregael
inventario 9: acepta el informedel inventario 10: recepciona el
informe de inventario
DIAGRAMA DE CECUENCIA DEL INGRESO DE BIENES AL A INSTITUCION :
DIRECTOR Secretaria Administracion Almacenista 1: inventario de
los bienes 2: inventario de los bienes 3: inventario de los
bienes 4: hace entrega del inventario 5: recepciona el informe 6:
rechasa el informe 7: lo reace el inventario 8: entrega el
inventario 9: acepta el informe del inventario 10: recepciona el
informe de inventario
DIAGRAMA DE GANTT ENTREVISTA REQUERIMIENTOS ANALISIS DEL SISTEMA
DISEÑO DEL SISTEMA IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE
PRUEVAS
10.- Marco teórico 10.1.- Antecedentes de la
investigación. Los antecedentes que guardan
relación con el presente trabajo de investigación
son los siguientes.
10.2.- EL TITULO El presente trabajo de investigación es:
“LA IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE PARA CONTABILIZAR
LOS BIENES DEL ÁREA DE ALMACÉN, EN EL ISEPA DURANTE
EL AÑO ACADÉMICO 2011”. En el año 2011
cuyos autores son: CAMPOS AGUILAR, Jhovitha Milagros; MAMANI
LLACSA,Yessica determinar el nivel de eficacia de la
implementación del software la hipótesis que se
plantean es: La implementación del software para
contabilizar los bienes del área de almacén, en el
ISEPA durante el año académico 2011. Llegando a la
conclusión el software que se va implementar es de suma
importancia para esta área de almacén Establecer
normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la
Administración de los Almacenes. Llevar un control
estricto de los ingresos y salidas de bienes de los almacenes
periféricos, para evitar perdida y establecer las
responsabilidades correspondientes, si hubiera lugar.
Las normas contenidas en la presente Directiva, serán de
aplicación de la Oficina de Administración y
Finanzas, Unidad de Logística, Almacén Central,
todos los Almacenes Periféricos, y todas la Oficinas que
conforman el Proyecto de implementación. El Almacén
es un área física seleccionada bajo criterio y
técnicas adecuadas, destinada a la custodia y
conservación de los bienes que van a emplearse en la
diferentes Obras. Las actividades que en él se realizan
esencialmente son las que corresponden a los Procesos
Técnicos de Abastecimiento Presenciar, verificar y
suscribir la Conformidad sobre el Ingreso y Egreso de Bienes
Velar por la Seguridad y mantenimiento del Local y Equipos de los
Almacenes. Seguridad El lugar Geográfico y el Local deben
reunir condiciones que eviten el deterioro o merma ocasionado por
Agentes Atmosféricos, así como preservar la
Integridad Humana y Física ante acciones de terceros
ó de desastres naturales. Infraestructura Disponible
Considerar Áreas o edificaciones que por sus
características resulten apropiadas y que además el
Costo de acondicionamiento resulte económico.
11.- CONCLUSIONES El proyecto que realizamos ha contribuido de
manera muy importante para identificar y resaltar los puntos que
hay que cubrir y considerar para llevar a cabo una
implementación exitosa de la implementación de un
software. Nos deja muchas cosas importantes quiere flexionar y
muchas otras las ha reforzado como puntos angulares para llevar a
cabo una buena implementación. Dentro de los puntos que
consideramos tienen más importancia dentro de un proyecto
de esta naturaleza son el detectar cuáles son las
necesidades reales de las personas que trabajan día a
día con los sistemas, que los procesos operativos de una
empresa se Apaguen a la realidad del trabajo diario y no sean un
obstáculo burocrático, que se Involucre a los
usuarios en el proceso de implementación de los sistemas
de manera que se sepa que es lo que ellos esperan y qué es
lo que no esperan de él, definir de manera clara y lo
más tangible posible los beneficios económicos,
laborales, y de cualquier otra índole que se piensan
alcanzar con los sistemas nuevos, de manera que las personas
dentro de la empresa sepan cómo se van a ver beneficiados
particularmente. Como mencionamos a lo largo de este documento
una de los problemas más frecuentes para que un sistema no
cumpla con el objetivo para el cual fue adquirido es que la
implementación del mismo no sea exitosa, y la mayor
causa para que una implementación fracase es hacer a un
lado a los que trabajan en la operación diaria de la
empresa, ya que entonces el sistema es desarrollado e
implementado sin saber cuáles las necesidades
básicas dentro de la organización perdiendo de
vista el objetivo general de la misma, teniendo como resultado un
gasto en lugar de una inversión. En la introducción
de este documento hablamos sobre cuáles son los objetivos
que se desean lograr con el proyecto, y mencionamos que una parte
importante de la vida cotidiana de las empresas automotrices es
brindar un servicio de calidad integral al cliente, ya que es
más caro conseguir nuevos clientes que mantener a los
actuales. Los sistemas por sí solos no van a ser que se
mejore la calidad en el servicio al cliente, sin embargo, en este
caso son una herramienta importante que le permite a la gente
dedicar más tiempo a tareas productivas más que a
las administrativas. De manera estricta si la
implementación de estos sistemas permite que la gente
pueda dedicarse más a cumplir con las expectativas de
servicio al cliente podemos decir que entonces el proyecto ha
sido exitoso. Otro punto que consideramos clave para llevar a
cabo un proyecto como este, consiste en dar una buena
capacitación a los usuarios de los sistemas, si hacemos
todo correctamente para desarrollar e implementar los sistemas
pero no le damos herramientas a la gente para que trabaje con
ellos es muy probable que todo el trabajo realizado se venga
abajo y encuentren la manera de realizar sus tareas sin usarlos;
haciendo que todos los beneficios
que se tenían en mente no solo no se cumplan sino que tal
vez empeoren. Si la gente ya expresó qué es lo que
necesita como herramientas de apoyo para trabajar y además
tiene la capacidad para hacer uso de éstas es muy probable
que las tareas se realicen con mayor confianza y exactitud.
Muchas veces el miedo a equivocarse es lo que provoca que no usen
los sistemas, pero con el adecuado entrenamiento no debe existir
tal miedo. Conforme fuimos realizando este proyecto nos fuimos
percatando de muchas cosas que antes no habíamos
considerado, que ignorábamos. Pudimos percatarnos como lo
hemos venido mencionando de la importancia de saber las
necesidades de la gente, pero también pudimos detectar
algunos puntos clave para afianzar muchos procesos, detectar
áreas de oportunidad para mejorar el servicio al cliente
en distintos departamentos de la empresa, tener una visión
más clara de la funcionalidad de la empresa, saber que
existen gastos que se pueden disminuir, y sobre todo del tiempo
que la gente utiliza en encontrar información para poder
resolver problemas o tomar cierto tipo de decisiones. Muchas de
las veces el obtener algún reporte con ciertas
características les lleva la labor de un día. La
información es uno de los recursos más importantes
que tienen las empresas y muchas no le dan la debida importancia
que merece, se realizan varias erogaciones en maquinaria,
remodelaciones y en muchos otros conceptos,
sin embargo, en muchos casos no tienen en cuenta lo importante
que es asignar un presupuesto para el mantenimiento y
protección de su información, de sus sistemas de
información. Pudimos ver lo importante que es dar un
mantenimiento a los sistemas computacionales de una empresa, a
que deben revisarse constantemente y que hay veces que se
requiere de inversiones para poder tener la seguridad y confianza
de que los sistemas van a funcionar correctamente y no van a
generar caos.
11.- CONCLUSIONES El proyecto que realizamos ha contribuido de
manera muy importante para identificar y resaltar los puntos que
hay que cubrir y considerar para llevar a cabo una
implementación exitosa de la implementación de un
software. Nos deja muchas cosas importantes quiere flexionar y
muchas otras las ha reforzado como puntos angulares para llevar a
cabo una buena implementación. Dentro de los puntos que
consideramos tienen más importancia dentro de un proyecto
de esta naturaleza son el detectar cuáles son las
necesidades reales de las personas que trabajan día a
día con los sistemas, que los procesos operativos de una
empresa se Apaguen a la realidad del trabajo diario y no sean un
obstáculo burocrático, que se Involucre a los
usuarios en el proceso de implementación de los sistemas
de manera que se sepa que es lo que ellos esperan y qué es
lo que no esperan de él, definir de manera clara y lo
más tangible posible los beneficios económicos,
laborales, y de cualquier otra índole que se piensan
alcanzar con los sistemas nuevos, de manera que las personas
dentro de la empresa sepan cómo se van a ver beneficiados
particularmente. Como mencionamos a lo largo de este documento
una de los problemas más frecuentes para que un sistema no
cumpla con el objetivo para el cual fue adquirido es que la
implementación del mismo no sea exitosa, y la mayor causa
para que una implementación
fracase es hacer a un lado a los que trabajan en la
operación diaria de la empresa, ya que entonces el sistema
es desarrollado e implementado sin saber cuáles las
necesidades básicas dentro de la organización
perdiendo de vista el objetivo general de la misma, teniendo como
resultado un gasto en lugar de una inversión. En la
introducción de este documento hablamos sobre
cuáles son los objetivos que se desean lograr con el
proyecto, y mencionamos que una parte importante de la vida
cotidiana de las empresas automotrices es brindar un servicio de
calidad integral al cliente, ya que es más caro conseguir
nuevos clientes que mantener a los actuales. Los sistemas por
sí solos no van a ser que se mejore la calidad en el
servicio al cliente, sin embargo, en este caso son una
herramienta importante que le permite a la gente dedicar
más tiempo a tareas productivas más que a las
administrativas. De manera estricta si la implementación
de estos sistemas permite que la gente pueda dedicarse más
a cumplir con las expectativas de servicio al cliente podemos
decir que entonces el proyecto ha sido exitoso. Otro punto que
consideramos clave para llevar a cabo un proyecto como este,
consiste en dar una buena capacitación a los usuarios de
los sistemas, si hacemos todo correctamente para desarrollar e
implementar los sistemas pero no le damos herramientas a la gente
para que trabaje con ellos es muy probable que todo el trabajo
realizado se venga abajo y encuentren la manera de realizar sus
tareas sin usarlos; haciendo que todos los beneficios que se
tenían en mente no solo no se cumplan sino que tal vez
empeoren. Si la gente ya expresó
Qué es lo que necesita como herramientas de apoyo para
trabajar y además tiene la capacidad para hacer uso de
éstas es muy probable que las tareas se realicen con mayor
confianza y exactitud. Muchas veces el miedo a equivocarse es lo
que provoca que no usen los sistemas, pero con el adecuado
entrenamiento no debe existir tal miedo. Conforme fuimos
realizando este proyecto nos fuimos percatando de muchas cosas
que antes no habíamos considerado, que ignorábamos.
Pudimos percatarnos como lo hemos venido mencionando de la
importancia de saber las necesidades de la gente, pero
también pudimos detectar algunos puntos clave para
afianzar muchos procesos, detectar áreas de oportunidad
para mejorar el servicio al cliente en distintos departamentos de
la empresa, tener una visión más clara de la
funcionalidad de la empresa, saber que existen gastos que se
pueden disminuir, y sobre todo del tiempo que la gente utiliza en
encontrar información para poder resolver problemas o
tomar cierto tipo de decisiones. Muchas de las veces el obtener
algún reporte con ciertas características les lleva
la labor de un día. La información es uno de los
recursos más importantes que tienen las empresas y muchas
no le dan la debida importancia que merece, se realizan varias
erogaciones en maquinaria, remodelaciones y en muchos otros
conceptos, sin embargo, en muchos casos no tienen en cuenta lo
importante que es asignar un presupuesto para el mantenimiento y
protección de su información, de sus sistemas de
información. Pudimos ver lo importante que es dar un
mantenimiento a los sistemas computacionales de una empresa, a
que deben revisarse constantemente y que hay veces que se
requiere de inversiones para poder tener la seguridad y confianza
de que los sistemas van a funcionar correctamente y no van a
generar caos.