Diseño de un sistema de control de gestión de la superintendencia de planificación

AUTORA: AURYMAR CEDEÑO DISEÑO DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO
C.V.G. CARBONES DEL ORINOCO C.A. U N E X P O Tutor
Académico: Ing. Iván Turmero MSc. PUERTO ORDAZ,
OCTUBRE 2004

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN LA
SUPERINTENDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE
MANTENIMIENTO EN C.V.G. CARBONORCA PROBLEMA EMPRESA DISEÑO
METODOLÓGICO SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

EL PROBLEMA SubPlanteamiento del Problema Objetivos
Específicos

Planteamiento del Problema La Superintendencia de
Planificación y Programación de Mantenimiento de
C.V.G. CARBONORCA, necesita de algún instrumento que le
permitan evaluar de manera permanente las posibles desviaciones
que se presentan dentro de su núcleo de operaciones, por
ello es indispensable diseñar y validar un Modelo De
Control de Gestión, utilizando la herramienta de Tablero
de Control, para la administración y seguimiento del
sistema de gestión. EL PROBLEMA

Objetivos Específicos Elaborar el Diagnóstico de la
Gestión de la Superintendencia de Planificación y
Programación de Mantenimiento. Analizar el Plan
Estratégico de la Superintendencia para efecto del
diseño del Control de Gestión. Caracterizar cada
uno de los procesos asociados con la actividad de la
Superintendencia. Definir los indicadores más adecuados
para cada proceso. Cont.

Objetivos Específicos Establecer para cada indicador, sus
niveles de referencia y evaluación actual. Escoger el
instrumento de control, que se aplicará a la
gestión del proceso. Implementar el Diseño del
Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia de
Planificación y Programación de Mantenimiento, en
un determinado Software. MENÚ PRINCIPAL

SubPolítica de Calidad Proceso Productivo Niveles
Jerárquicos LA EMPRESA

Política de Calidad “En C.V.G. CARBONORCA, nuestro
compromiso es producir y comercializar de manera rentable,
ánodos de carbón para plantas reductoras de
aluminio, satisfaciendo los requerimientos de nuestros clientes,
mediante el mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de
Gestión de Calidad.” EMPRESA

MATERIAS PRIMAS PLANTA DE MOLIENDA Y COMPACTACIÓN MEZCLADO
COMPACTACIÓN BLOQUE ANÓDICO COCCIÓN Equipos
de caracterización Físico-química Triturador
de mandíbula, cono, rodillo e impacto. Cribas vibratorias
Molino de bola Ciclones Secador Mezclador continuo Balanza
Vibrocompactador Transportador de cadenas Enfriamiento y
Almacenamiento EMPRESA

Junta Directiva Presidencia Consultoría Jurídica
Contraloría Interna Gerencia Administración y
Finanzas Gerencia Planificación y Sistemas Gerencia de
Personal Gerencia de Logística Gerencia General Planta
Gerencia de Producción Gerencia de Mantenimiento Gerencia
Técnica MENÚ PRINCIPAL

DISEÑO METODOLÓGICO SubTipo de Estudio
Población y Muestra Procedimiento

Diseño Metodológico Tipo de Estudio
Descriptivo-evaluativo Población y Muestra
Superintendencia de Planificación y Programación
Mantenimiento. DISEÑO METODOLÓGICO

Procedimiento Selección y Delimitación del tema a
estudiar. Recopilar información correspondiente a la
Superintendencia de Planificación y Programación de
Mantenimiento para conocer su estructura organizativa y objetivos
funcionales y procesos claves de la misma. Definir y formular el
problema tomando en consideración el Modelo de Control de
Gestión de la Superintendencia. Analizar los procesos, de
la gestión de procura, que realiza la Superintendencia.
Cont.

Procedimiento Determinar los indicadores de gestión a
partir de los procesos claves, objetivos funcionales, productos,
servicios y clientes de la unidad. Proponer los indicadores que
conforman el Sistema de control de Gestión. Diseñar
el Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia y
el reporte de los indicadores. Presentar el Diseño del
Sistema de Control de Gestión, utilizando como herramienta
el Tablero de Control, con todos los indicadores, para su
validación y aplicación en la Superintendencia de
Planificación y Programación de Mantenimiento.
MENÚ PRINCIPAL

SITUACIÓN ACTUAL SubEvaluación Actual del Sistema
de Control de Gestión en la Superintendencia

Maquinaria Mano de Obra Método SIMI Obsoleto
Módulos Inactivos Vehículos Insuficientes
Computadoras Insuficientes Falta de personal (Transcriptor)
Descuido del Trabajador Desconocimiento del Personal
Realización de Actividades Adicionales Descontrol de
Solicitudes de Trabajo Recibidas Procedimiento Transgredido
Omisión de Reuniones de Programación
Planificación y Programación Deficientes Repuestos
Adjudicados Inoportunamente Control Insuficiente de Material
Solicitado INEXISTENCIA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN EN LA SUPERINTENDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y
PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO MENÚ PRINCIPAL

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SubIndicadores de Eficacia
Indicadores de Calidad Normalización de Indicadores
Tablero de Control

Indicadores de Eficacia Indicadores de Eficacia Oportunidad de
las Reuniones de Programación. Cumplimiento de las
Solicitudes de Pedido. Cumplimiento de las Solicitudes de
Inclusión. Cumplimiento de los Reportes. Cumplimiento de
las Solicitudes de Trabajo. Cumplimiento en la Entrega de
Materiales. Oportunidad en la Entrega de Reportes. SCG

Indicadores de Calidad Calidad de las Órdenes de Trabajo.
Nivel de Satisfacción de los Usuarios. Calidad en la
Planificación de las Paradas de Planta. Calidad en la
Entrega de Materiales. Promedio de Asistencia. Número de
Horas Extras. Indicadores de Calidad SCG

Normalización de Indicadores Definición. 1.1
Expresión Conceptual. 1.2 Expresión
Matemática. 2. Objetivos. 3. Niveles de Referencia. 4.
Árbol de Factores. 5. Reportes y Consideraciones de
Gestión. 5.1 Consideraciones de Gestión. 5.2
Periodicidad e Intensidad. 5.3 Responsables. 6.
Información y Datos. 6.1 Tipo y Forma de Medir. 6.2
Formato de Registro de Información. 6.3 Formato de
Cálculo. 6.4 Punto de Información. 6.5 Punto de
Control.

1. Definición. 1.1 Expresión Conceptual. El
indicador expresa el porcentaje de Cumplimiento de las
Solicitudes de Trabajo, mediante la relación del
número de solicitudes de trabajo procesadas y el total de
solicitudes de trabajo recibidas en la Superintendencia de
Planificación y Programación de Mantenimiento. 1.2
Expresión Matemática. SOLICITUDES DE TRABAJO
CUMPLIMIENTO DE LAS NORMALIZACIÓN

2. Objetivos. Medir el cumplimiento de las Solicitudes de Trabajo
recibidas en la Superintendencia. Controlar el número de
Solicitudes de Trabajo procesadas. Evaluar el comportamiento de
las Solicitudes de Trabajo en las tareas de mantenimiento.
CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO
NORMALIZACIÓN

3. Niveles de Referencia. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE
TRABAJO NORMALIZACIÓN

Falta de equipos y computadoras 4. Árboles de Factores.
CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO Fallas en el SIMI
Sistema de información obsoleto Disponibilidad de los
proveedores Exceso de carga de trabajo Falta de recursos
NORMALIZACIÓN

5. Reportes y Consideraciones de Gestión. 5.1
Consideraciones de Gestión. CUMPLIMIENTO DE LAS
SOLICITUDES DE TRABAJO 5.2 Periodicidad e Intensidad. MENSUAL 5.3
Responsables. NORMALIZACIÓN

6.1 Tipo y Forma de Medir. 6.1.1 Punto de Información.
6.1.2 Formato de Registro de Información. 6.1.3 Formato de
Cálculo. 6.1.4 Punto de Control. CUMPLIMIENTO DE LAS
SOLICITUDES DE TRABAJO 6. Información y Datos

6.1.1 Punto de Información. CUMPLIMIENTO DE LAS
SOLICITUDES DE TRABAJO … VOLVER

6.1.2 Formato de Registro de Información. CUMPLIMIENTO DE
LAS SOLICITUDES DE TRABAJO … VOLVER

6.1.3 Formato de Cálculo. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES
DE TRABAJO … VOLVER

6.1.4 Punto de Control. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE
TRABAJO SCG

Tablero de Control MENÚ PRINCIPAL

Conclusiones Se determinó que la implantación del
Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia de
Planificación y Programación de Mantenimiento,
permitirá facilitar detecciones de desviaciones a tiempo y
tomar las medidas necesarias para el logro de los principales
objetivos de la unidad. La automatización del Sistema de
Control de Gestión no se pudo lograr en su totalidad
debido a la falta de un personal con conocimiento en el manejo de
redes y programación, es decir, un Ingeniero
Informático. Los indicadores de eficiencia y efectividad
no fueron establecidos debido a la inexistencia de
información necesaria para llevar a cabo estos
indicadores. Cont.

Conclusiones Existe cierto desconocimiento por parte del personal
de la superintendencia de la entrada y procesamiento de la
información. El Sistema de Control de Gestión, se
desarrollo solo para el año en curso, en este se presentan
todas las pautas a seguir para la activación de los
años sucesivos. La normalización de los
indicadores, se realizo con la intervención y consenso del
personal que labora en la Superintendencia. MENÚ
PRINCIPAL

Recomendaciones Difundir el Sistema de Control de Gestión
entre todo el personal que labora en el Departamento, para que
éstos tomen conciencia de la importancia y trascendencia
que éste tiene para establecer un esquema de control claro
y sencillo. El personal de la Superintendencia debe proporcionar
los mecanismos necesarios, para transformar o modificar el
Sistema de Control de Gestión aquí presentado, para
poder satisfacer las nuevas necesidades que puedan surgir debido
a que los procesos industriales están evolucionando
constantemente. Cont.

Recomendaciones Examinar anualmente los indicadores que conforman
el Tablero de Control, con la finalidad de que éste sea
representativo de la gestión que se esta llevando en el
Departamento. Implementar mecanismos que permitan verificar que
la información que se registra en el Sistema de Control de
Gestión, sea representativa de la realidad, para realizar
el control y la toma de decisiones oportunas. Realizar la
automatización del Sistema de Control de Gestión,
la cual permitirá que el mismo sea mas dinámico y
simple para la ejecución del control. Capacitar al
personal de la Superintendencia, en cuanto a la
utilización del Sistema de Control de Gestión.