Manual de normas y procedimientos para la unidad central de servicio comunitario UNEXPO (página 2)

El Área de Ejecución de Proyectos de
Servicio Comunitario, es el área fundamental de la Unidad,
pues le corresponde la Ejecución de los Proyectos de
Servicio Comunitario, objetivo general de la Unidad. Los
proyectos contemplan el 80% de la gestión de las Unidades.
Su desempeño está basado en el Plan Operativo de la
Oficina de Servicio Comunitario. Esta área, en la
actualidad presenta un descontrol en cuanto a la ejecución
de los proyectos, retrabajo, falta de motivación del
personal, incumplimiento en las metas propuestas; debido al
desconocimiento y la falta de normalización de los
procesos.

A simple vista se observa la necesidad latente en la
Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO, de crear y bajar a
sus Unidades Regionales lineamientos que dirijan sus labores
hacia la calidad en todos sus procesos, por lo que la
implementación de un Manual de Normas y Procedimientos
sería un paso hacia adelante en esta meta.

Para llevar a cabo el presente estudio, se desglosaron
las actividades en varias fases. La primera fase de este estudio
sirvió para determinar de manera general como está
constituida la unidad y que actividades se llevan a cabo en la
misma.

Conocida la situación actual de la unidad y como
resultado de la investigación realizada, se
estableció para el correcto cumplimiento de las funciones
de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, el siguiente
procedimiento:

• 1. Proceso de Pre-inscripción de
  Proyectos: incluye actividades como programar la
  planificación de prestación de servicio
  comunitario, diseñar proyectos, asignar tutores para
  los proyectos, preparar la pre-inscripción de la
  prestación de servicio comunitario, evaluación
  de recaudos y selección por prioridad,
  publicación de prestadores de servicio comunitario,
  proyectos a ejecutar y tutores designados.

• 2. Proceso de Inscripción de
  Proyectos: corresponde a la asignación e
  inscripción de proyectos de servicio comunitario,
  participación en el seminario de servicio comunitario,
  elaboración, presentación y evaluación
  de anteproyectos de los prestadores de servicio
  comunitario.

• 3. Proceso de Ejecución de
  Proyectos: En esta etapa se debe preparar el inicio
  de proyectos, ejecutar seguimiento y supervisión a los
  proyectos de servicio comunitario, evaluar funcionamiento de
  equipos de prestadores de servicio comunitario, participar en
  actividades de cierre de proyectos de servicio comunitario.
  (entrega de resultados a la comunidad, informe final),
  control y evaluación de ejecución de proyectos
  de servicio comunitario.

• 4. Proceso de Culminación de
  Proyectos: Incluye la elaboración y
  publicación de listados de estudiantes que culminaron
  satisfactoriamente el servicio comunitario, el
  análisis de resultados (retroalimentación),
  elaboración de estadísticas, mejoras,
  elaboración de informes de gestión y
  publicación de resultados.

Luego se procedió a analizar los resultados de
cada una de las preguntas realizadas en la encuesta, con el fin
de organizar y estudiar los datos obtenidos, posteriormente se
graficaron y tabularon los resultados.

En principio lo más importante era verificar que
el encuestado tuviera relación directa con la unidad, por
lo tanto hacia ese punto fue dirigida la primera pregunta de la
encuesta, Se encuestaron a dieciocho (18) estudiantes que
actualmente están realizando su Servicio Comunitario,
siete (7) docentes tutores de proyectos comunitarios y cinco (5)
empleados de la Unidad Regional y Central. En total treinta (30)
personas directamente relacionadas con los procesos que
desarrolla la Unidad Regional de Servicio Comunitario Puerto
Ordaz, como se muestran en el Grafico N°4.1.

Grafico Nº 1: Resultados
Pregunta Nº 1.

La segunda pregunta de la encuesta fue redactada para
conocer la percepción del encuestado acerca del
funcionamiento de la unidad en una escala del 1 al 10, en la
Tabla N° 4.2 se pueden observar los valores que dieron al
funcionamiento de la unidad y la cantidad de personas por cada
valor numérico.

Tabla N° 3: Análisis
Pregunta Nº 2.

Luego se muestran los resultados, visualizando quienes
(empleados, tutores o estudiantes) seleccionaron determinado
valor.

Grafico Nº 2: Resultados de
la Pregunta Nº 2.

Como se observa en el Gráfico N° 4.2, las
diecinueve (19) personas que representan la mayoría, son
el 63.32 % de los encuestados e indicaron en una escala del 1 al
10 que el funcionamiento de la unidad en estaba entre 6 y 7, un
valor por encima de la mitad, pero que evidencia fallas en el
proceso, sobre todo para el grupo de los estudiantes.

La tercera y la cuarta pregunta se redactaron para
indagar en los puntos que el encuestado considera que la unidad
debería mejorar, para lo cual se elaboro una tabla con las
respuestas más frecuentes de los encuestados:

Tabla Nº 2. Resultados
Pregunta Nº 3 y 4.

En la Tabla N° 4.2 se observa que los encuestados
independientemente del grupo al que pertenecen, coinciden
en:

• Las solicitudes no se atienden a tiempo

• Se debe mejorar el tiempo de respuesta con respecto
  a las solicitudes.

A través de las respuestas obtenidas en la
encuesta y comparando los resultados con la situación
actual de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, queda en
evidencia que la unidad no cuenta con la organización
necesaria para su correcto funcionamiento, por lo que se ve
afectado el cumplimiento de sus objetivos.

Ya detectados los puntos débiles del
funcionamiento en la unidad, fueron redactados cada uno de los
procedimientos para dar la revisión final al material y
corroborar la información contenida en estos y así
obtener procesos claros, veraces y actualizados, que garanticen
el buen funcionamiento de la unidad.

Ya adecuados, actualizados y definida la estructura
definitiva de los diferentes procedimientos se procedió al
diseño del Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad
Regional de Servicio Comunitario, utilizando el formato exigido
por la Unidad Regional de Planificación y Desarrollo de la
Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio
José de Sucre". Para cada procedimiento fueron definidos
objetivos y alcance, además se plantearon las normas que
rigen su realización.

CAPÍTULO V

Diseño

Descripción del Diseño

El presente Manual de Normas y Procedimientos de la
Unidad Central de Servicio Comunitario "Antonio José de
Sucre" fue diseñado utilizando el formato exigido por la
Unidad Regional de Planificación y Desarrollo de la
Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio
José de Sucre". Tomando como base la información
contenida en el Manual de Organización y Los procesos
establecidos en el Sistema de Gestión existente en la
Unidad.

Se desarrollaron instrucciones de uso, el control de
Copias y de las Modificaciones, para cada procedimiento fueron
definidos objetivos y alcance, además se plantearon las
normas que rigen su realización.

Este Manual de Normas y Procedimientos tiene como
objetivo principal presentar de manera clara la
descripción de los procedimientos ejecutados por la Unidad
Regional de Servicio Comunitario, así como los
instructivos y los formatos empleados en cada procedimiento, en
la parte inicial de este Manual encontramos claras y acertadas
instrucciones de uso del mismo, una explicación detallada
de los formatos utilizados en su diseño, el control para
la distribución de este y por último las
instrucciones para la realización de las actualizaciones y
revisiones que pudiera necesitar este Manual.

Luego de esta parte introductoria y explicativa se
presentan los cuatro (4) procedimientos llevados a cabo en la
Unidad Regional al momento de la realización del Manual,
Los procedimientos contemplados en el manual son:

La propuesta que se presenta a continuación es
totalmente viable, ya que el análisis de la
situación actual de la unidad mostro la necesidad de su
implementación, dadas las fallas en cada proceso; lo cual
se confirmo con los resultados de la encuesta
realizada.

Su aplicación es para todas las Unidades
Regionales de Servicio Comunitario, ya que cada una debe realizar
exactamente el mismo procedimiento para que cada estudiante
cumpla con su Servicio Comunitario como lo exige La Ley de
Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior
y para lo cual fueron creadas cada una de estas
unidades.

El personal que labora tanto en la Unidad Central como
en la Regional de Servicio Comunitario, está totalmente
abocado a mejorar y optimizar los procesos, con la
intención de certificarlos y realizar un Sistema de
Gestión de la Calidad, por lo que existen muchas
posibilidades de que se apruebe dicha propuesta.

A continuación se presenta el Manual de Normas y
Procedimientos de la Unidad Central de Servicio Comunitario
UNEXPO "Antonio José de Sucre":