Procedimiento de las tarjetas prepagadas para combustibles en la ERMP Cienfuegos

RESUMEN

Cada día las empresas cubanas
perfeccionan su forma de operar, debido a los cambios
económicos provenientes de los avances
tecnológicos; de esta forma se ha creado en nuestro
país una conciencia de estructurar, perfeccionar nuestros
sistemas económicos dando un paso adelante para enfrentar
las situaciones causadas por el bloqueo y el crecimiento
internacional.

Con el fin de organizar y establecer una
descripción precisa de cómo debe desarrollarse las
actividades de nuestra empresa surge la necesidad de implantar su
Manual de contabilidad.

El presente trabajo titulado" Procedimiento
de las tarjeta prepagadas para combustibles en la ERMP
Cienfuegos, tiene como objetivo establecer el procedimiento para
la adquisición, carga, entrega y control a seguir con las
tarjetas prepagadas de combustible para el parque de
vehículos automotor asignado a las entidades.

Con este trabajo logramos elaborar un
documento con las particularidades de la empresa, el cual es
utilizado internamente y por lo auditores externos esclareciendo
cualquier duda surgida en el desempeño de sus funciones.
Este procedimiento es parte del Manual de Contabilidad de la ERMP
Cienfuegos.

INTRODUCCIÓN

Este trabajo se realizo en la Empresa de
Recuperación de Materias Primas de Cienfuegos, la misma
fue creada el 7 de noviembre de 1962 por el Comandante. Ernesto
Guevara de la Serna (Che), representada en este territorio por
una Brigada, la cual se convirtió en 1988 en Base Mixta
Regional de la Antigua Provincia de las Villas. Adquiriendo
carácter de Empresa el 23 de agosto de 1996 por
Resolución 289 del Ministro de Economía y
Planificación, actualmente subordinada a la Unión
de Empresas de Recuperación de Materias Primas.

El objetivo es Establecer el Procedimiento
para la adquisición, carga, entrega y control a seguir con
las tarjetas prepagadas de combustible. El mismo consta de una
primera etapa que es el estudio y análisis de las
resoluciones, decretos ley, y procedimientos generales
relacionados con los términos a tratar, para así
llegar a implantar el procedimiento antes referido.

El Objeto Social Modificado de la ERMP
Cienfuegos segun Resolución 91/08

Recuperar, procesar y comercializar de
forma mayorista todo tipo de desechos, envases, artículos,
equipos y otros que se generan en la esfera industrial comercial
y productos en los servicios, en el consumo social, que pueden
ser reutilizados en la economía como materias primas
secundarias, en pesos cubanos y en pesos convertibles,
según nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio
Interior.

Comercializar de forma mayorista partes,
piezas, componentes, equipos y materiales reciclables
secundarios, en pesos cubanos y en pesos convertibles,
según nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio
Interior.

Ofrecer servicio de recogida,
distribución y transportación especializada de todo
tipo de producto reciclado, en pesos cubanos y en pesos
convertibles.

Ofrecer servicios de desmantelamiento de
instalaciones industriales, comerciales y de servicios, en pesos
cubanos y en pesos convertibles.

Brindar servicios especializados de
oxicorte y soldadura, en pesos cubanos y en pesos
convertibles.

Brindar servicios de alquiler de equipos
especializados para la recepción e izaje de productos
reciclables, en pesos cubanos.

Ser la encargada de efectuar la recogida de
la materia prima a la población.

Brindar servicios de alojamiento
turístico y alimentación asociada a este a las
entidades del sistema de la Industria Sidero Mecánica y
Empresas de Materias Primas, en pesos cubanos y en pesos
convertibles, según nomenclatura del Ministerio del
Comercio Interior.

Brindar servicios de Comedor y
Cafetería a los trabajadores de la entidad, en pesos
cubanos.

Brindar servicios de transportación
del personal, en pesos cubanos.

Brindar servicios de transportación
de carga, cumpliendo con las regulaciones establecidas al
respecto por el Ministerio del Transporte, en pesos
cubanos.

DESARROLLO

A continuación se muestra la
Estructura del Procedimiento:

1. Objetivo

2. Alcance

3. Referencia

4. Definiciones

5. Procedimientos de Control
Interno

5.1 Responsabilidades

5.2 Sobre la Adquisición de las
Tarjetas Prepagadas para Combustible.

5.3 Demanda mensual de combustible y aval
del consumo.

5.4 Procesos de Asignación del
combustible en las tarjetas prepagadas

5.5 Sobre la entrega y control de las
TPC

5.6 Sobre la liquidación del
combustible consumido

6. Procedimiento Contable.

7. Referencia
Bibliográfica

8. Documentación
vinculada

9. Responsabilidades

10. Archivo y conservación de
documentos

11. siglas utilizadas

12. Fecha de vigencia

13. Anexos

1. TPC-01 "Entrega- recepción TPC
nueva"

2. TPC-02 "Registro General de Control de
TPC"

3. TPC-04 "Asignación de Carga de
las TPC"

4. TPC-05 "Entrega y devolución de
las TPC Carga"

5. TPC-06 "Listado de Personas Autorizadas
a recoger las TPC"

6. TPC-07"Entrega –
Liquidación de Tarjetas Prepagadas para
Combustible"

7. TPC-08 "Registro de las TPC
individuales"

8. D04-28 "Autorización de
combustible de Tránsito"

9. D04-29"Control de Anticipos a
Justificar"

1. OBJETIVO:

Establecer el procedimiento para la
adquisición, carga, entrega y control a seguir con las
tarjetas prepagadas de combustibles para el parque de
vehículos automotor asignado a las entidades.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable a todas las
Direcciones Funcionales y Unidades Empresariales de Base de la
ERMP Cienfuegos

3. REFERENCIA:

3.1 Decreto Ley No. 92, Consejo de Estado,
de 1986.

3.2 Resolución No. 294, Ministerio
de Finanzas y Precios, de 20/12/2005.

3.3 Resolución No. 224, Ministerio
de Transporte, de 24/09/2001.

3.4 Principios y Normativas de Control
Interno Inherentes al Subsistema de Caja y Banco.

3.5 Subsistema de Control Interno de Caja y
Banco.- Finanzas al Día.

3.6 Carta Circular No. 08/2000, Ministerio
de Finanzas y Precios, de 31/10/2000.

3.7 Carta Circular No. 03/2001, Ministerio
de Finanzas y Precios, de 15/06/2001.

3.8 Procedimiento SIME 07-01-11-01 General
de Caja y Banco, de 01/06/2006

3.9 Procedimiento 07.01.15.00 del Manual de
Contabilidad del SIME.

3.10 Procedimiento de control y registro de
la Tarjetas Prepagadas para combustible. 07.04.13.04 del
procedimiento de caja y banco.

3.11 Resolución 60/2009 Norma
Especifica de contabilidad No. 4 Control de las Tarjetas
Prepagadas de combustible.

4. DEFINICIONES:

Tarjeta Prepagada: Pieza rectangular, de
plástico, dotada con componentes electrónicos que
la convierten en una tarjeta inteligente para ser usada como
medio de pago, conteniendo todos los datos pertinentes a esta
función.

Emisor: Personas jurídicas
autorizadas que realizan la actividad financiera no bancaria de
emitir y administrar tarjetas prepagadas de
combustible

Autoridad de carga: Personas naturales
autorizadas por el CLIENTE para efectuar el proceso de carga de
las tarjetas prepagadas de su entidad.

Cuenta de Carga del CLIENTE: Cuenta abierta
en los Sistemas de Registro del EMISOR, a la que se acreditan los
fondos previamente depositados por el CLIENTE en la cuenta del
EMISOR y a la que están asociadas las Tarjetas del CLIENTE
para su carga. Esta cuenta se llama, Cuenta 1.

Número de Identificación
Personal (NIP): Código numérico secreto asignado a
cada tarjeta mediante el cual el CLIENTE puede operar
estas.

Carga de Tarjeta: Proceso de traspaso de
fondos de la cuenta abierta al CLIENTE (Cuenta 1) por el EMISOR
hacia las Tarjetas del CLIENTE (Cuenta 2), previo el
depósito de fondos en la cuenta bancaria del EMISOR como
se indica en el Contrato por el CLIENTE.

Carga de Flota: Proceso mediante el cual
una persona a la cual el CLIENTE ha dado facultades para efectuar
la carga de un conjunto de tarjetas (Autoridad de carga) realiza
físicamente la carga de las tarjetas que se le han
confiado.

Carga individual: Proceso mediante el cual
una persona a la cual el CLIENTE ha dado facultades para efectuar
la carga de las tarjetas de la entidad (Autoridad de carga)
realiza físicamente la carga de las tarjetas que se le han
confiado.

Adjudicación de saldos:
Acción de transferir el saldo disponible de una tarjeta
averiada a la cuenta de carga del CLIENTE.

Autorizaciones de consumo: Acción y
efecto de autorizar por parte del comercio el consumo en el
mismo, de una tarjeta averiada, según los procedimientos
establecidos.

Comprobantes de pago: Son los vales que
documentan el consumo en cantidad e importe por la compra del
combustible, los cuales son proporcionados por los Serví
centros.

7. PROCEDIMIENTO DE CONTROL
INTERNO:

5.1 La operatoria de uso de estas tarjetas
prepagadas formará parte de las operaciones de Caja de la
entidad, así como, su control y custodia responderá
a este enunciado.

5.2 El Director General de la entidad
asigna esta responsabilidad al personal y área que decida,
garantizando los procedimientos de control y supervisión
que correspondan.

RESPONSABILIDADES

5.3 Es responsabilidad del Director General
de la entidad que adquiera el combustible a través de
Tarjetas Prepagadas para Combustibles (TPC) exigir por el control
y uso de estas según lo establece este
procedimiento.

5.4 Es responsabilidad del Director General
de la entidad designar a la Autoridad de Carga de acuerdo a las
características de la entidad para realizar los
trámites relacionados con las TPC en cuanto a la carga,
recarga, deterioro o pérdida de las mismas.

5.5 Es responsabilidad del Área
Económica llevar a cabo el control y chequeo del uso de
las Tarjetas Prepagadas para Combustible (TPC), como
mínimo una vez al mes dejando evidencia documental, a
partir del documento de conciliación entre la caja y
contabilidad.

5.6 Es responsabilidad del Custodio de la
Caja en él área de transporte del patio de chatarra
llevar a cabo la custodia de las TPC adquiridas por la entidad
para el consumo de combustible.

5.7 Es responsabilidad de la Autoridad de
Carga (Balancista Distribuidor) de realizar la carga, recarga;
así como de reclamar en los casos de deterioro o
pérdida de la misma, además de llevar el control de
la fecha de vencimiento.

5.8 Es responsabilidad de chofer de
custodiar la tarjeta una vez recibida por el TPC-07 el cual es el
documento que fija la responsabilidad material del
mismo.

SOBRE LA
ADQUISICIÓN DE LAS TARJETAS PREPAGADAS PARA
COMBUSTIBLE

5.9 La Dirección de la UEB de
Aseguramiento y Servicio de la Empresa es la Responsable mediante
TPC de establecer relaciones contractuales con la entidad
encargada de la venta y carga de las mismas, de acuerdo a lo
establecido en la Resolución No. 2253 del Ministerio de
Economía y Planificación, de fecha
08/06/2005.

5.10 La compra de las TPC por la entidad,
solo se podrá efectuar después de que se reciba la
autorización por parte del organismo superior, de la cual
debe quedar evidencia documental en el Área de
Contabilidad.

5.11 En la Caja central de la Empresa
perteneciente en la oficina central se debe controlar por sus
códigos y sus importes las TPC de gasolina por tipo de
combustible que deben estar custodiadas en ella, así mismo
en el área de Transporte ubicada en el patio de chatarra
se controlara las TPC de diesel por su numero; ambas cajas
cumplirán las mismas funciones, se encargarán de la
entrega y control de las TPC; dejando constancia de la entrega y
devolución en el Registro habilitado al efecto.

5.12 Una vez realizada la compra de las
Tarjetas Prepagadas para Combustible estas serán
depositadas en la Caja central de empresa y en la caja ubicada en
le patio de chatarra (en el área de transporte), mediando
un documento firmado por quien recibe y quien entrega (TPC-01).
Véase anexo #1.

5.13 Se habilitara en ambas cajas un
registro de control de Tarjetas Prepagadas para
Combustible

(TPC-02) véase anexo #2.

DEMANDA MENSUAL DE
COMBUSTIBLE Y AVAL DEL CONSUMO

5.14 La entrega de los modelos CDA-001 y
CDA-002 debe enviarse acompañada de la presentación
del certifico, que se anexa a este procedimiento.
(INST-MEP-01/08).

5.15 El jefe que firme los documentos de la
presentación de la demanda, entre ellos los modelos
CDA-001 y CDA-002, debe ser del primer nivel de dirección
de cada entidad, entendida esta desde la unidad mínima de
control hasta las empresas, uniones, grupos u otros, y lo
hará certificando (ANEXO I) que ha revisado cada uno de
los datos expresados en los modelos y ha comprobado personalmente
con la suficiente evidencia, que son reales y verídicos,
así como que existen registros primarios que lo avalan,
garantizando que el combustible se empleó y/o
empleará en las actividades que se expresan en los
modelos. (INST-MEP-01/08).

PROCESO DE ASIGNACIÓN DEL
COMBUSTIBLE EN LAS TARJETAS PREPAGADAS

5.16 Una vez llegado el plan operativo
aprobado por el nivel superior de cada entidad a consumir en TPC,
el área de Ingeniería y la UEB de aseguramiento y
servicio es responsable de asignar el combustible de forma
individual procederá a informar a la Autoridad de Carga
mediante un documento oficial el desglose de combustible
autorizado a carga en cada TPC (TPC-04). Véase anexo #
3.

5.17 El responsable de asignar el
combustible de forma individual en cada entidad deberá
tener en cuenta: actividad a desarrollar, nivel de actividad,
índice de consumo real de equipo automotor, inventarios
disponibles de meses anteriores.

5.18 Las Tarjetas Prepagadas para la
adquisición de combustible que al concluir el mes tengan
saldos, podrán ser recargadas por la diferencia hasta
completar la asignación, teniendo en cuenta el desglose
realizado para cada una de ellas de acuerdo al nivel de
actividad, asignación mensual y saldo final.

5.19 Deberá dejarse constancia
documental de las bases de cálculo realizadas para
determinar la asignación de combustible de cada TPC,
así como de los cambios que se propongan, las cuales
podrán ser verificadas por los auditores y visitas de
supervisión que se realicen, por las diferentes
instancias. duda

SOBRE LA CARGA DE LAS TARJETAS PREPAGADAS
PARA COMBUSTIBLE:

5.20 Esta definido por escrito las personas
autorizadas a realizar la carga de las tarjetas (autoridad de
carga) y copia de esta autorización deberá
permanecer en la Caja, en el área de transporte y
archivada junto a este Procedimiento de para el control de las
tarjetas prepagadas para combustible.

5.21 La asignación de carga de las
TPC se realizará por parte de la Dirección de
Ingeniería después de recibir de su organismo
superior la comunicación por escrito de la cifra aprobada
como plan operativo.

5.22 Para cargar las Tarjetas Prepagadas
para la adquisición de combustible, estas serán
extraídas de la caja por la persona autorizada por la
dirección de la entidad mediante un documento firmado por
la persona encargada del control o el receptor (TPC-05),
véase anexo # 4.

5.23 Para la carga de las TPC se establece
la entrega adelantada del cheque certificado por el
Banco.

5.24 Después de la entrega del
cheque por la autoridad de carga al suministrador recogerá
la firma de quien lo recibió en el modelo D04-23 "ENTREGA
DE CHEQUE", el cual entregará a la vuelta al Área
de Contabilidad.

5.25 Al realizarse la carga en las TPC se
dispondrá de un comprobante que acredita la
operación realizada.

5.26 Una vez cargadas las TPC, éstas
serán entregadas en la CAJA mediante un documento firmado
por

quien recibe y quien entrega
(TPC-05).véase anexo #4.

5.27 La autoridad de carga entregara en
contabilidad la factura con los comprobantes de cada tarjeta para
contabilizar y actualizar el saldo de las tarjetas.

SOBRE LA ENTREGA Y CONTROL DE LAS TARJETAS
PREPAGADAS COMBUSTIBLE

5.28 El Director General de la Entidad
deberá aprobar el listado de las personas autorizadas a
recoger las TPC (TPC-06), en el caso del diesel se asignara por
actividad al responsable de la misma y se desglosara en el TPC-06
y aprobara el listado de personas la directora de
ingeniería; copia de la cual deberá ser entregada
al Custodio de la CAJA en el caso de la gasolina y en el
área de transporte el diesel, véase anexo #
5.

5.29 El encargado de entregar y custodiar
la recogida de las tarjetas debe contar con un listado de las
personas autorizadas a la recogida de las
tarjetas.(TPC-06)

5.30 Para la entrega y control de las
tarjetas Prepagadas para la adquisición de combustible, el
encargado del control deberá contar con un listado
actualizado del combustible asignado a cada tarjeta.

5.31 El encargado del control de las
Tarjetas Prepagadas para Combustible habilitará un
registro (TPC-08) para cada una de ellas, véase anexo #
7.

5.32 El proceso de entrega de la tarjeta
Prepagadas es personal e intransferible excepto en los casos en
que se cuente con la correspondiente autorización del
usuario de la misma por causas plenamente justificadas. Se
podrá utilizar como documento de autorizo el modelo
SC-4-10 "Autorizo de Cobro", para delegar en otra persona su
responsabilidad de recoger y entrega las TPC, véase Anexo
# 8.

5.32 El control del uso de las tarjetas
Prepagadas para la adquisición de combustible, se
llevará mediante la entrega de los comprobantes que avalen
el consumo total de combustible al final del mes, los cuales, al
dorso deberán estar firmados por el chofer del
vehículo y contener el número de chapa del auto que
fue serviciado, para que el responsable del control realice las
anotaciones correspondientes y los entregue en el área
contable.

5.34 La entidad debe diseñar un
documento primario de entrega-recepción de tarjetas
Prepagadas para combustible (TPC-07), donde se recoja la suma de
los comprobantes de pago durante el mes. Véase anexo #
6.

5.35 Para la entrega de combustible de
tránsito será necesario una autorización del
Director del área el cual será presentado en la
caja y en el área de transporte según corresponda,
mediante modelo D04-28 Autorización de combustible,
véase anexo # 9.

5.36 El encargado de control de la TPC
habilitara el modelo D04-29 Control de anticipos a justificar de
las TPC , véase anexo #10

5.37 En caso de extravío de
algún comprobante de pago será necesario una
declaración al respecto del jefe inmediato superior de la
persona que incurrió en ello, y una verificación
con el emisor del comprobante extraviado, con el objetivo de
poder contar con el justificante del consumo real de combustible
y realizar la liquidación a final del mes.

5.38 El último día laborable
del mes se entregarán las tarjetas del combustible que
aún no se hayan entregado al responsable del Registro de
TPC en cada área con todos los vales del combustible
consumidos, en orden. De extraviarse alguno, el Jefe Superior de
la persona, deberá explicar lo que pasó mediante
documento firmado y acuñado, de ser reiterativo,
adjuntará la medida disciplinaria aplicada, así
como la aplicación del Decreto Ley No. 249/07. En todos
los casos debe siempre tramitarse la búsqueda de la copia
en el servícupet donde se realizó la
operación.

5.38 El Responsable del Registro de las TPC
de cada área, al recibir los vales para la
liquidación, debe sumar todos los comprobantes para
verificar el importe total consumido. En los casos que se reporta
en el modelo que ha sido totalmente consumido la tarjeta
verificar que el último comprobante tenga saldo
"0",

5.39 Mensualmente se realizará la
conciliación por el Área de Contabilidad y las
encargados de custodiar las TPC donde conste las tarjetas que han
tenido movimiento en el mes y su cuadre con el saldo final, de lo
cual dejarán constancia escrita firmada por ambas partes.
A su vez quedará constancia en dicho Registro del cuadre
del saldo de las tarjetas con el saldo del cierre de la
Contabilidad en la cuenta 102/300 de efectivo en caja de TPC y el
reporte del sistema del área de transporte y cotejar con
el saldo de las TPC de la caja de la oficina central. Así
como listar la cuenta de Pagos Anticipados correspondiente al
Recargo de las Tarjetas magnéticas.

5.40 Como parte de las acciones de Control
y Supervisión, deberá llevarse a cabo el control y
chequeo del uso de las tarjetas prepagadas para la
adquisición de combustible, como mínimo una vez al
mes dejando evidencia documental.

5.41 Para facilitar las acciones que se
requieran ejercer sobre el control de consumo de combustible a
partir de la información que brindan las tarjetas
prepagadas, por las áreas destinadas al control de
portadores energéticos, podrá hacérseles
llegar copia del resumen del registro contable.

5.42 Las tarjetas destinadas a la Reserva,
permanecerán bajo custodia en la caja, hasta tanto se
realice la entrega de la misma cumpliendo todos los requisitos
comprendidos en la Norma.

SOBRE LA
LIQUIDACIÓN DEL COMBUSTIBLE CONSUMIDO

5.43 Los usuarios de las TPC deben entregar
las tarjetas y los comprobantes a la caja tan pronto sea
consumida totalmente, no debiendo esperar al final del mes para
la devolución de las mismas.

5.44 La liquidación se
realizará por los comprobantes de pago (vales de consumo)
que emiten los servicentros o por documento de
entrega-liquidación (TPC-07) que confeccione la entidad,
en el mes en que fue consumido el combustible.

5.45 Si se utiliza un documento de
entrega-liquidación (TPC-07), se adjuntarán a este,
los comprobantes de pago (vales de consumo) que emiten los
servicentros.

5.46 El Área de Contabilidad
realizará una vez al mes una verificación de la
CAJA con el fin de comprobar por códigos e importes, las
TPC que se encuentran bajo su custodia.

6. PROCEDIMIENTO CONTABLE

6.1. A todos los fines se le dará
tratamiento de documento de valor a las tarjetas prepagadas que
se utilicen para el pago del consumo de combustible y se
aplicarán las normas establecidas para el control del
efectivo en las entidades.

6.2 En el momento de la adquisición
de las tarjetas prepagadas para combustible, se reconocerá
como Gasto Financiero el monto pagado por la compra de
éstas al emisor.

6.3 El pago del combustible al emisor de
las tarjetas prepagadas del monto correspondiente al plan
operativo aprobado se reconocerá como Pago
Anticipado.

6.4 Una vez, efectuada la carga en las
tarjetas del combustible, se procederá a cancelar el Pago
Anticipado y reconocer dentro del Efectivo en Caja, como
documento de valor, el importe correspondiente por concepto de
Tarjetas Prepagadas de Combustible.

6.5 Al efectuarse la entrega de las
tarjetas Prepagadas para combustible a las personas autorizadas,
se procede a reconocer un Anticipo a Justificar.

6.6 En el momento de la liquidación,
por los comprobantes de pago o por el documento primario que se
diseñe, se procederá a cancelar al Anticipo a
Justificar y reconocer el gasto incurrido por el consumo real
efectuado dentro del período que corresponda:

– En el caso de los centros de costo
productivos:

– En el caso de los centros de costo
indirectos:

– En el caso del transporte
obrero:

6.7 En los casos en que se le pierda la
Tarjeta Prepagada para Combustible a la persona
asignada.

6.8 En los casos en que quede demostrado
que se consumió totalmente el saldo y se aplique
responsabilidad material, se procederá conforme se estable
en el Procedimiento 07-04-14 del Manual de Contabilidad del
SIME.

6.9 En los casos en que quede demostrado
que se no se consumió el saldo y el suministrador habilite
dicho saldo en otra TPC. En este caso se revierte el asiento
6.7.

7. REFERENCIA
BIBILIOGRAFICA

Procedimiento SIME 07-04-01 General de Caja
y Banco

Procedimiento SIME 07-04-14 Ajuste por
Faltantes, Pérdidas y Sobrantes de Efectivo

8. DOCUMENTACIÓN
VINCULADA

Modelo TPC-01 Entrega-Recepción TPC
Nuevas. Modelo TPC-02 Registro General de Control de las TPC
Modelo TPC-04 Plan Mensual de Carga de las TPC Modelo TPC-05
Entrega-Devolución de las TPC Carga

Modelo TPC-06 Listado de Personas
Autorizadas a Recocer las TPC en Caja

Modelo TPC-07 Anticipo y Liquidación
de las TPC

Modelo TPC-08 Registro de Control de las
TPC Individuales

Modelo SC-4-10 "Autorizo de Cobro" D04-28
Autorización de combustible

D04-29 Control de números
consecutivos de anticipos y liquidación de las TPC
Comprobantes de Consumo de Combustible que emite el
Servicentro.

D04-23 ENTREGA DE CHEQUE

9. RESPONSABILIDADES

9.1 Es responsabilidad de su
actualización, la Dirección de Contabilidad de esta
Empresa.

9.2 Es responsabilidad de la
aprobación de las actualizaciones, el Director General de
la Empresa.

9.3 Es responsabilidad de su
implementación y cumplimiento los Directores de UEB y
Directores

Funcionales.

9.4 Es responsabilidad de la
Dirección de Contabilidad y Finanzas, de La
Dirección de la UEB de Aseguramiento y Servicio y de la
Dirección de Ingeniería de esta Empresa la
supervisión y verificación del cumplimiento de este
procedimiento por parte de las UEB y Direcciones
Funcionales.

10. ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS:

10.1 Este procedimiento debe ser archivado
y conservado por un término de cinco (5) años a
partir de la fecha de cierre del ejercicio contable en que se
deroga. (Resuelvo Octavo, Resolución 54/05,
MFP).

10.2 El mismo debe ser archivado en la
Carpeta que conforma el Manual de Contabilidad de la

Empresa.

10.3 Las condiciones del archivo deben
responder a las acciones preventivas tomadas ya sea en soporte
magnético o escrito, debiendo ser las adecuadas para su
custodia e impedir su deterioro.

11. SIGLAS UTILIZADAS:

TPC: TARJETA PREPAGADA DE
COMBUSTIBLE.

12. FECHA DE VIGENCIA: A partir del
01 de junio del 2009

ANEXOS

Anexo # 1

METODOLOGIA DEL LLENADO.

1) Nombre de la entidad que lo
emite.

2) Nombre del modelo

3) Código del
modelo

4) Fecha de emitido el
modelo

5) Numero de la TPC establecido por
Cupet o Fincimex

6) Tipo de combustible según
clasificación existente (Diesel, gasolina especial-
regular-B83 etc.)

7) Nombre y apellidos de quien
entrega las TPC compradas.

8) Firma de quien entrega las
TPC

9) Nombre y apellidos del persona
encargada de custodiar las TPC( la cajera o persona o área
designado por la empresa)

10) Firma de quien recibe las
TPC.

Anexo #2

METODOLOGIA DEL LLENADO.

1) Nombre del modelo

2) Código del
modelo

3) Organismo a que pertenece la
entidad

4) Nombre de la entidad que lo
emite.

5) Marcar con una X el Tipo de
combustible según clasificación existente (Diesel,
gasolina especial- regular-B83 etc.)

6) Numero consecutivo de las
tarjetas registradas.

7) Numero de identificación
de la TPC.

8) Código numérico
secreto asignado a cada tarjeta para operar las
mismas.

9) Fecha de vencimiento de la
TPC.

10) Aclaraciones sobre la tarjeta
registrada.

Anexo # 3

METODOLOGIA DEL LLENADO.

1. Nombre del Modelo

2. Código del
modelo

3. Nombre de la empresa.

4. Fecha de emitido el
modelo.

5. Marcar con una X el Tipo de
combustible según clasificación existente (Diesel,
gasolina especial- regular-B83 etc.)

6. Cantidad de tarjetas a
cargar.

7. Cantidad de litros a
cargar.

8. Importe de litros a
cargar.

9. Nombre y apellidos de quien lo
elabora.

10. Firma de quien lo
elabora.

11. Cuño de La
Dirección que elabora el modelo.

Anexo # 4

METODOLOGIA DEL LLENADO.

1. Nombre del Modelo

2. Código del
modelo

3. Nombre de la empresa.

4. Fecha de emitido.

5. Marcar con una X el Tipo de
combustible según clasificación existente (Diesel,
gasolina especial- regular-B83 etc.)

6. Precio del combustible.

7. Numero de la TPC.

8. Cantidad de litros en la
tarjeta.

9. Importe de litros.

10. Nombre y apellidos de quien la
entrega.

11. Firma de quien lo
entrega.

12. Nombre y apellidos de quien la
recibe.

13. Firma de quien lo
recibe.

Anexo #5

Metodología del
llenado

1. Nombre del Modelo

2. Código del
modelo

3. Nombre de la empresa.

4. Fecha de emitido.

5. Nombre y Apellidos de la persona
autorizada a recoger la TPC O actividad.

6. Chapa del
vehículo.

7. Nombre del centro de
costo.

8. Tipo de combustible según
clasificación existente (Diesel, gasolina especial-
regular- B83 etc.)

9. Asignación en
Litros.

10. Importe de los litros
asignados.

11. Nombre y apellidos de quien lo
elabora.

12. Cargo de quien lo
elabora

13. Firma de quien lo
elabora.

14. Nombre y apellidos de quien lo
aprueba.

15. Cargo de quien
aprueba.

16. Firma de quien lo
recibe.

Anexo #6

Metodología del
llenado

1. Nombre de la empresa.

2. Nombre del Modelo

3. Código del
modelo

4. Chapa del vehículo

5. Centro de costo

6. Numero de la tarjeta

7. Tipo de Combustible según
clasificación existente (Diesel, gasolina especial-
regular-B83 etc.)

8. Saldo inicial en
pesos.

9. Total de suma de los comprobantes
en importe.

10. Diferencia entre Saldo inicial y
el consumo.

11. Aclaraciones sobre el uso de la
tarjeta prepagada en caso de que se servicie varios equipos
especificar la chapa.

12. Nombre y apellidos de quien lo
entrega.

13. Nombre y apellidos de quien lo
recibe

14. Asiento contable de
liquidación y Firma de quien lo contabiliza.

15. Firma de quien
entrega.

16. Firma de quien lo
recibe.

17. Fecha de realizado el
anticipo.

18. Número consecutivo del
anticipo.

19. Nombre y apellidos de quien lo
liquida.

20. Nombre y apellidos de quien lo
recibe.

21. Asiento contable de
liquidación y Firma de quien lo contabiliza.

22. Firma de quien lo
liquida

23. Firma de quien lo
recibe.

24. Fecha de
liquidación.

25. Número consecutivo de la
liquidación

Anexo # 7

Metodología del
llenado

1. Nombre de la empresa.

2. Nombre del modelo.

3. Código del
modelo.

4. Número de la
TPC.

5. Seleccionar con una X el Tipo de
Combustible según clasificación existente (Diesel,
gasolina especial- regular-B83 etc.)Marcar con una X.

6. Saldo Inicial en Litros e Importe
en las columnas relacionadas respectivamente.

7. Recarga de las TPC, cantidad en
litros e importe en las columnas relacionadas al mismo
respectivamente.

8. Cantidad de Litros e Importe
consumidos, en las columnas relacionadas
respectivamente.

9. Saldo Final en litros e importe,
en las columnas relacionadas respectivamente.

10. Numero de la entrega y
Liquidación separados por una línea diagonal
(/).

11. Fecha de entrega de la
TPC.

12. Fecha de Liquidación de
la TPC.

13. Nombre y apellidos de quien
recibe la TPC.

14. Centro de Costo, relacionado a
la que pertenece la persona autorizada a recoger y entregar la
tarjeta.

Anexo # 8

Metodología del
llenado

1. Nombre del Modelo.

2. Código del modelo.

3. Nombre de la empresa.

4. Fecha de emisión del
modelo.

5. Marcar con una X el tipo de
combustible.

6. Chapa del vehiculo autorizado a consumir
el combustible.

7. Lugar de destino.

8. Actividad a realizar.

9. Litros autorizados.

Anexo # 9

Metodología del
llenado

1. Nombre del Modelo.

2. Código del modelo.

3. Nombre de la empresa.

4. Mes de trabajo.

5. Año en curso.

6. Día de emitido el
anticipo.

7. Nombre y apellidos a quien se
realiza el anticipo.

8. Centro de costo al que
pertenece.

9. Numero Consecutivo del
anticipo.

10. Numero Consecutivo de Liquidado
el anticipo relacionado en la columna 9.

CONCLUSIONES

Este trabajo cumplió con el objetivo
trazado logrando integrase al Manual de contabilidad de la
empresa un Procedimiento para la tarjetas de combustible que
cumple con los objetivos y la particularidades de la empresa
constituyendo una herramienta de trabajo tanto interna como
externa.

RECOMENDACIONES

– Continuar con las elaboraciones de otros
procedimientos para otros subsistemas contables.

– Mantener actualizado este procedimiento
según las regulaciones vigentes.

BIBLIOGRAFIA

-? Decreto Ley No. 92, Consejo de Estado,
de 1986.

-? Resolución No. 294, Ministerio de
Finanzas y Precios, de 20/12/2005.

-? Resolución No. 224, Ministerio de
Transporte, de 24/09/2001.

-? Principios y Normativas de Control
Interno Inherentes al Subsistema de Caja y

Banco.

-? Subsistema de Control Interno de Caja y
Banco.- Finanzas al Día.

-? Carta Circular No. 08/2000, Ministerio
de Finanzas y Precios, de 31/10/2000.

-? Carta Circular No. 03/2001, Ministerio
de Finanzas y Precios, de 15/06/2001.

-? Procedimiento SIME 07-01-11-01 General
de Caja y Banco, de 01/06/2006

-? Procedimiento 07.01.15.00 del Manual de
Contabilidad del SIME.

-? Procedimiento de control y registro de
la Tarjetas Prepagadas para combustible.

07.04.13.04 del procedimiento de caja y
banco.

-? Resolución 60/2009 Norma
Especifica de contabilidad No. 4 Control de las

Tarjetas Prepagadas de
combustible.

Autor:

Lic. Mayelin Iglesia
Rodríguez