Resumen
inicial
El siguiente ensayo tiene como objetivo la
presentación de las tres principales actividades
directivas que realiza todo administrador, en este caso, director
de alguna organización o empresa.
A lo largo del mismo se explicará de forma
sintética cada una de las características de las
tres actividades, así como la importancia, su
aplicación y las diversas teorías que dieron
nacimiento a los conocimientos esenciales de la
dirección.
Así se busca dar una visión general de lo
importante que es para todo administrativo, más
allá de si es o no un director, el saber la
aplicación de éstas y el dominio de las
mismas.
Introducción
La labor de un dirigente no es sencilla, se necesitan
conocimientos teóricos, técnicos y administrativos
con los cuales puede realizar sus actividades y
desempeñarse de forma productiva.
Primeramente aquí está una
definición de dirección: "la dirección es la
ejecución de los planes mediante la guía y
orientación del capital humano y el ejercicio del
liderazgo hacia el logro de los fines organizacionales".
(Münch, 2005, p. 11).
Siendo una labor por demás ingeniosa se lleva a
cabo a través de la utilización de actividades que
facilitan el realizarla, tales como la comunicación, la
motivación y el liderazgo sin las cuales sería
imposible ser un directivo eficaz y eficiente, de allí la
importancia que tiene el conocer en qué consisten y
cómo se desarrollan estas actividades, con la finalidad de
ser un experto en el manejo de las mismas.
A continuación se explicarán bajo tres
enfoques distintos cómo es que se concibe la
comunicación, motivación y liderazgo con el
propósito de entenderles mejor y contar con los
conocimientos básicos en materia de
dirección.
Actividades de la
Dirección
3.1 Comunicación
De primera instancia cabe destacar la importancia,
innegable, que tiene la comunicación dentro de nuestras
vidas en sociedad, es decir, ésta es básica dentro
de nuestro ejercicio cotidiano, ya que es a través de ella
que logramos entendernos, trabajar en conjunto y lograr metas,
que de lo contrario serían imposibles que
alcanzar.
Es por ello que la comunicación se hace presente
dentro de todos los campos en los que nos desarrollamos,
incluyendo las empresas, donde el proceso de comunicación
se lleva a cabo de forma constante, allí recae la
importancia de hacerla efectiva y eficiente para así
lograr los objetivos de la organización.
Haciendo énfasis en lo anterior, Joaquín
Rodríguez Valencia enuncia que "toda función
administrativa involucra alguna forma de comunicación, ya
sea indirecta o directa" (Rodríguez, 2006, p. 179) y que
"las organizaciones no pueden existir sin comunicación"
(Rodríguez, 2006, p. 180). A su vez, la
comunicación se define, según Lourdes Münch,
como "el proceso por medio del cual se transmite y se recibe
información" (Münch, 2005, p. 31). Stephen P. Robbins
agrega además que ésta "involucra la transferencia
de significado. Si no se transmiten ideas o información,
no se da origen a la comunicación". (Robbins, 2002, p.
553). Se puede decir, a partir de ello, que es por medio de la
comunicación que una organización puede funcionar y
que se requiere de la correcta transmisión y entendimiento
del mensaje para que ésta sea efectiva.
Conozcamos ahora los tipos de comunicación que
existen de acuerdo a diversos enfoques. De acuerdo a Lourdes
Münch, la comunicación puede ser vertical,
horizontal, verbal y escrita (Münch, 2005; p.31), a
diferencia de Rodríguez que nos habla de una
comunicación formal o informal, ascendente o descendente y
horizontal (Rodríguez, 2006; pp. 188-192) y que coindice
con Robbins al afirmar que los medios de comunicación son:
oral, escrita, no verbal (lenguaje corporal y entonación)
y los medios electrónicos.
Ahora bien, habiendo comprendido lo que es la
comunicación se ciñe el deber de entender
cómo es que se lleva a cabo y qué factores
intervienen en el proceso de la misma. Para describir este
proceso se acudirá a dos fuentes distintas, las cuales
proponen, con ciertas variaciones, cómo es que se
efectúa la comunicación.
Joaquín Rodríguez Valencia nos habla de
siete factores que se inmiscuyen en el proceso, estos son: el
emisor, el mensaje, canal, receptor, ambiente, respuesta y
retroalimentación, sin dejar de mencionar el ruido como
uno de los inconvenientes que se interpone en el correcto
entendimiento del mensaje (Rodríguez, 2006; p. 187). De la
misma forma, Stephen P. Robbins apunta a siete elementos
básicos que se encuentran dentro de la
comunicación: la fuente de la comunicación, el
mensaje, la codificación, el canal, la
decodificación, receptor y retroalimentación, y
todo el proceso es susceptible al ruido (Robbins, 2002, p. 553),
factor en el que coinciden ambos autores.
Se explicará ahora los cinco elementos en los que
ambos autores coindicen, los cuales son:
Emisor o fuente de la comunicación: es la
persona en la que se inicia y quien dirige la
comunicación, es decir, en quien nace la necesidad de
transmitir un mensaje.Mensaje: es el objetivo de la comunicación, o
sea, lo que se busca transmitir y se desea
comprender.Canal: el medio a través del cual se trasmite
el mensaje, en el que se lleva a cabo la comunicación,
por ejemplo el aire o el papel.Receptor: es a quién se dirige el
mensaje.Retroalimentación: es la respuesta por parte
del receptor al mensaje comunicado.
Como se dijo anteriormente, el ruido es una
interferencia que puede provocar que el mensaje no se logre
comprender totalmente, sin embargo se pueden identificar otras
circunstancias que afectan la comunicación, conforme a
Rodríguez (2006) y Robbins (2005), las principales son: el
filtrado, el lenguaje, las emociones, las indicaciones no
verbales, estereotipos, las restricciones de tiempo y
demás, que hacen que el mensaje no se logre comprender de
una forma correcta. Es así como ellos hacen su propuesta
sobre las formas de vencer estas barreras, comenzando con
realizar la retroalimentación, simplificar el mensaje,
escuchar activamente y limitar las emociones, es decir, si
utilizamos un lenguaje apropiado a la persona con la cual nos
dirigimos, evitamos que las emociones se apropien de nosotros al
comunicar, escuchamos con atención y nos cercioramos de
que la persona entendió nuestra idea podremos reducir el
margen de error dentro de la comunicación.
Para finalizar se hará énfasis entonces a
las habilidades interpersonales que debe tener todo buen
dirigente y que se refuerzan de una adecuada comunicación,
de acuerdo a Robbins, estas son: para escuchar activamente, de
retroalimentación, para delegar, disciplinarias, el manejo
de conflictos y la negociación (Robbins, 2002; pp.
561-584)
3.2 Motivación
Dentro de las organizaciones, en este caso, de las
empresas, la comunicación surge de la necesidad de
transmitir ideas, pensamientos, incluso órdenes, pero no
se trata tan solo de decir un "algo" para que se entienda y
acate, sino que el verdadero aprovechamiento de la misma
está en lo que se dice y lo que se espera lograr en el
receptor a partir del mensaje, es decir, es posible a
través de una comunicación eficaz lograr conductas
favorables para la empresa. Es allí donde entra en
acción la motivación que de acuerdo a Lourdes
Münch, "es el proceso por medio del cual se logra la
satisfacción del personal y se impulsa su conducta hacia
el logro de los objetivos de acuerdo con los estándares
deseados" (Münch, 2005, p. 25).
Sin embargo, la motivación no consiste tan solo
en decir palabras de aliento y superación, sino que se
basa en un conocimiento profundo de la naturaleza humana. Es por
ello que se analizarán a continuación las
teorías de motivación más importantes en las
cuales coindicen los tres autores de los que se ha hablado:
Robbins, Münch y Rodríguez.
Teoría de la jerarquía de necesidades
de Abraham Maslow. En la cual se habla de que la
motivación de las personas depende de la
satisfacción de cinco tipos de necesidades, las cuales
son: fisiológicas, de seguridad, afecto, estima y de
autorrealización.Teoría X y teoría Y de Douglas
McGregor. En ella se habla de la naturaleza del ser humano,
la cual tiene un lado negativo y poco provechoso con respecto
al trabajo (teoría X) y el positivo, en la que el
trabajador se siente comprometido a su labor y la realiza de
forma natural (teoría Y).Teoría de motivación-higiene de
Herzberg. Nos dice que los factores de higiene ayudan a
mantener un buen ambiente de trabajo, mientras que los
motivadores mejoran notablemente el desempeño en el
trabajo.Teoría de tres necesidades de McLelland. Nos
habla de tres motivos o necesidades relevantes en las
situaciones laborales, las cuales son: a) poder, b)
afiliación y c) logro.Teoría de fijación de objetivos: nos
dice que las metas específicas incrementan el
desempeño y que las metas difíciles, cuando se
aceptan, provocan un desempeño superior que el que se
deriva de metas fáciles.Teoría del reforzamiento. Sostiene que el
comportamiento tiene causas externas controladas por
reforzadores, es decir, consecuencias que, cuando siguen de
inmediato a una respuesta, aumentan la probabilidad de que se
repita este comportamiento.Teoría de la equidad. Indica que los
empleados perciben lo que ellos obtienen de una
situación, en relación con sus esfuerzos, y
luego comparan la relación aportaciones-resultado con
otras personas de una función o puesto
similares.Teoría de las expectativas. Nos dice que un
individuo tienden a actuar en cierta forma, con base en la
expectativa de que a ese acto le seguirá un resultado
determinado, y lo atractivo de ese resultado para el
individuo.
Ahora bien, una vez que se ha logrado entender con
claridad cada una de estas teorías, podremos ejercer una
motivación eficiente, acompañada de un conocimiento
profundo de la situación específica de la
organización, lo cual traerá sino beneficios a la
organización que se verán reflejados en el buen
desempeño de la misma en cuestión. Sin embargo, no
se debe decir que la motivación lo es todo al incrementar
el desempeño, ya que "la motivación es sólo
uno de los elementos importantes que contribuyen a incrementar el
desempeño y la productividad" (Rodríguez, 2006, pp.
154-155), es decir, en él intervienen también la
capacidad, las habilidades y la utilización de los medios
correctos. Considerando también que "para llevar al
máximo la motivación entre la fuerza laboral
diversificada de hoy en día, la administración
necesita pensar en términos de flexibilidad" (Robbins,
2002, p. 507).
De similar modo a la comunicación, debemos
conocer los tipos de motivación existentes y su proceso.
Así se conocen dos tipos de motivación, externa,
también conocida como extrínseca y la interna,
llamada también intrínseca.
La externa es la que es ajena al individuo, es decir,
está fuera de su alcance y por lo tanto depende del
dirigente llevarla a cabo. Ésta consiste en el
otorgamiento de recompensas, así como de penalizaciones,
tales como los despidos, sanciones, amonestaciones y otros. La
aplicación de recompensas como de castigos debe tener un
límite, es decir, debe dosificarse, y su objetivo
principal es lograr comportamientos deseables y corregir ciertas
desviaciones del mismo.
La motivación interna es "aquella que se origina
en el entorno de un clima favorable que permita al trabajador
desarrollar su trabajo con total independencia de premio o
castigos, simplemente, por el hecho de considerar que eso es lo
que debe realizar" (Rodríguez, 2006, p. 158).
Conforme al proceso se identifican tres elementos: la
necesidad, conducta y el objetivo. A continuación se
estudiarán más a fondo cada uno de
ellos.
La necesidad, ya que el origen de cualquier
motivación es la necesidad de un algo, partiendo del hecho
de que el ser humano está plagado de un sinfín de
necesidades que pretende cubrir y se esfuerza por lograr
satisfacer. La tarea es entonces, encontrar aquellas necesidades
que mueven a las personas a actuar como lo son: la subsistencia,
la seguridad, el sentimiento de pertenencia, la afiliación
y otras.
Como se mencionó en el párrafo anterior,
para satisfacer una necesidad se necesita actuar, de esta forma
se genera una conducta, que según Rodríguez
Valencia se define como "la manifestación externa de lo
que un sujeto está dispuesto a realizar para lograr un
determinado objetivo" (Rodríguez, 2006, p. 161). A
través de la motivación es donde se logra generar
conductas positivas.
Y finalmente el objetivo, con respecto a ello,
Rodríguez Valencia nos dice que "cuando una persona
consigue su objetivo habrá satisfacción, es decir,
habrá una conducta satisfecha, motivada; por el contrario
si la persona no consigue su objetivo habrá
frustración" (Rodríguez, 2006, p. 161).
Con lo anterior queda establecido que motivar no es una
actividad sencilla, sino que se necesitan conocimientos profundos
de las teorías y de la propia empresa, que nos den
resultados positivos; si se logra ser un buen motivador se
logrará también ser un líder.
3.3 Liderazgo
El liderazgo está muy lejos de ser una actividad
simple y mucho menos dentro de una empresa, la dirección y
el liderazgo no van de la mano, es decir, no todo directivo es un
líder y no todo líder puede ser directivo, de
acuerdo a Robbins, "a los administradores se les nombra. Tiene
poder legítimo, que les permite premiar y castigar. Su
habilidad para influir descansa en la autoridad formal que es
inherente a sus puestos. En contraste, a los líderes se
les puede nombrar o pueden surgir del grupo. Los líderes
pueden influir sobre otras personas para que se desempeñen
más allá de las acciones que dicta la autoridad
formal" (Robbins, 2002; p. 521). Lo ideal sería entonces,
ser un dirigente que a su vez funja como líder de la
organización.
Para Lourdes Münch el liderazgo "consiste en
inspirar y guiar a los subordinados hacia el logro de los
objetivos de la organización" (Münch, 2005; p.
32).
Se dice que el liderazgo es el medio por el cual
lograremos los objetivos, sin embargo, para ser un líder
se necesitan una serie de requerimientos básicos, algunos
líderes nacen con esa habilidad, pero también hay
que saber aprovecharla y pulirla. Entre los elementos
básicos están: la inteligencia, el constante
aprendizaje y la capacidad de detectar oportunidades.
Ahora bien, las habilidades de liderazgo requeridas son:
para las relaciones humanas, técnicas, y conceptuales.
Dentro de las características del perfil del líder
de acuerdo a Lourdes Münch se enlistan las siguientes:
confianza y dominio de sí mismo, visión,
iniciativa, sentido común, comunicación, optimismo,
don de mando, justicia, sinceridad, lealtad, disciplina,
espíritu de logro, respeto, sencillez y humildad,
(Münch, 2005; pp.46-48).
Así mismo Rodríguez nos explica las
diversas funciones del líder, las cuales son: percibir el
cambio, es decir, percibir y promover los cambios que son
necesarios producir en la empresa; crear una nueva visión,
cuando la percibieron el cambio entonces son capaces de procesar
la información y formular un proyecto que responde a las
demandas de sus seguidores. Una vez creada la visión,
establece el cambio y el rumbo que deberá seguir. Otras
funciones son: analizar el cambio y establecer prioridades,
movilizar a los seguidores, resolver las tensiones y conflictos,
mantener y fortalecer la cohesión del equipo y conseguir
los objetivos propuestos, (Rodríguez, 2006; p.
263).
Como en el caso de motivación, se
estudiarán algunas de las teorías del liderazgo,
esto con el fin de entender mejor cómo se lleva a
cabo.
Teorías de las características. Estas
teorías aíslan las características que
distinguen a los líderes de los que no lo son.
Mencionando que hay seis rasgos que distinguen a los
líderes: el impulso, deseo de dirigir, honradez e
integridad, autoconfianza, inteligencia y conocimientos re
relación con el puesto.Teorías del comportamiento. Identifican los
comportamientos que distinguen a los líderes efectivos
de los ineficaces.Teorías de contingencia. Como el modelo de
contingencia de Fiedler que nos dice que los grupos efectivos
dependen de una vinculación correcta entre el estilo
del líder de interactuar con sus subordinados y el
grado hasta el cual la situación proporciona control e
influencia al líder.Teoría trayectoria-meta. Dice que el
comportamiento de un líder es aceptable para sus
subordinados hasta en tanto la vean como una fuentes de
satisfacción, ya sea inmediata o futura.Modelo de líder-participación.
Teoría de liderazgo que proporciona un juego de reglas
para determinar la forma y cantidad de la toma de decisiones
participativas en diferentes situaciones.Teoría de atribución del liderazgo.
Esta teoría propone que le liderazgo es simplemente
una atribución que la gente hace respecto a otros
individuos.Teoría del liderazgo carismático.
Propone que los seguidores hacen atribuciones de habilidades
heroicas o extraordinarias del liderazgo, cuando observan
ciertos comportamientos.
Ahora como se observa en la Figura 1, éstos son
los factores que se inmiscuyen en la eficacia del rendimiento del
líder.
Figura 1. Factores que influyen en la
eficacia del liderazgo.
Para finalizar hablaremos de las herramientas del
liderazgo, conforme a Rodríguez "todo administrador o
líder dispone de dos herramientas básicas para
desarrollar el ejercicio de su liderazgo, éstas son: el
poder y la autoridad" (Rodríguez, 2006; p.
284).
Ser un líder no es un trabajo sencillo y el poder
de inspirar a nuestros compañeros es una tarea ardua, sin
embargo con una comunicación eficiente y una
motivación activa se pueden lograr resultados
positivos.
Conclusiones
A partir de lo analizado en el ensayo en cuestión
se puede percatar de lo esencial que resulta el manejo de estas
tres actividades dentro de la labor empresarial.
Como se pudo observar, es evidente la complejidad de las
mismas, comenzando por la comunicación. Siendo ésta
una actividad constante y muchas veces inconsciente, es oportuno
hacer énfasis en las repercusiones que tiene el no
realizarla de forma adecuada, es decir, debemos procurar mantener
siempre una comunicación eficiente, en la cual el mensaje
llegue a su destinatario y se entienda de la forma correcta, de
no ser así, se da paso a la mal interpretación que
a su vez desemboca en un posible conflicto, y debido precisamente
a la cotidianeidad con la que se lleva a cabo este proceso, es
que se debe estudiar a fondo cómo es que funciona y
cómo podemos evitar que nuestra comunicación sea
"improductiva".
De la mano a la comunicación se encuentra la
motivación, que como se explicó es la forma en que
nosotros influenciamos en las personas con el fin de lograr
alguna conducta favorable. Usualmente cuando trabajamos lo
hacemos por rutina, es decir, porque es nuestro "deber" pero si
en verdad lográramos que los trabajadores lo hicieran con
compromiso y entusiasmo seguro los beneficios serían
mayores; ahí es donde entra en juego la motivación
como estrategia para lograr que las personas trabajen
incentivadas y que generen una empatía por su labor dentro
de la empresa.
Por último, pero no menos importante, encontramos
el liderazgo, que más que una actividad podría
concebirse como una cualidad que todo administrador debiese tener
y, de no ser así, fomentar. Ser un líder no implica
únicamente dar órdenes, como algunos "creen", se
trata de saber dirigir a los demás, de contar con la
capacidad de "mover" a las personas aunado a un profundo
conocimiento de la teoría y de su misma
empresa.
Si puede dominar estas tres actividades directivas
estará seguro de que es usted un "gran
directivo".
Bibliografía
Münch, L. (2005). Liderazgo y dirección.
México: TrillasRodríguez, J. (2006). Dirección
moderna de organizaciones. México: CENGAGE LEARNING
EDITORESRobbins, S. (2002). Administración
teórica y práctica. México: Mc Graw
Hill
Anexo
Comunicación
Figura 2. Redes de
comunicación
Motivación
Figura 3. El sistema de motivación
del ser humano
Liderazgo
Figura 4. Habilidades de liderazgo
requeridas en distintos niveles de la
organización
Autor:
Elvira Monserrat Villarruel
López