Gestión de monitoreo en la ejecución de proyectos agropecuarios

Presentación

Este documento es una guía
práctica de apoyo para el trabajo de los profesionales y
técnicos encargados de monitorear la ejecución de
proyectos o programas agrícolas, pecuarios y
otras.

El monitoreo es una herramienta de gestión para
controlar el avance de los proyectos en ejecución,
según la idea básica de comparar su
desempeño efectivo con los planes, y medir los resultados
reales en función de los previstos.

El monitoreo es parte integrante de la ejecución
de proyectos, no siendo más que una forma para controlar
el avance de los proyectos en forma eficaz y proporcionar
información sistemática, uniforme y fiable sobre el
avance de los mismos.

Una vez establecido, el plan de monitoreo le ahorra
tiempo y trabajo al jefe o al supervisor del proyecto, facilita
el control y preparación de los reportes
correspondientes.

Proporciona información para presentarla ante las
entidades financieras, en reuniones periódicas y para
realizar reportes mensuales del avance físico y
financiero.

Facilita una base para la toma de decisiones sobre las
modificaciones que sea necesario hacer al proyecto, ya que tal
vez haya que reajustar la utilización de recursos,
modificar la escala de prioridades e introducir actividades
nuevas. Así se le da mayor flexibilidad y agilidad a la
gestión del proyecto.

Bases generales de la
Administración de Proyectos

1. ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Es la planeación, organización,
dirección y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo.

También se dice que la administración de
proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una
atención especial para conducir actividades no repetitivas
con el propósito de lograr un conjunto de
metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de
administradores que actúan como agentes unificadores para
proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos
existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos
humanos y tecnología.

La gestión es la acción y el efecto de
administrar o como la acción principal de la
administración, es decir, gestión y
administración son términos complementarios y deben
ser entendidos como parte de un proceso integral.

Por tanto, la gestión es el proceso mediante el
cual el gerente o jefe de proyecto determina las acciones a
seguir (planificación), según los objetivos
institucionales, necesidades detectadas, cambios deseados, nuevas
acciones solicitadas, implementación de cambios de mandos
o necesarios y la forma como se realizaran estas acciones
(estrategias, acción) y los resultados que se
lograran.

2. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

La administración de proyectos implica una gran
importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de
campos; desde Proyectos Agrícolas, Ganadería,
Piscicultura, Unidades Educativas, Organizaciones
Económicas Campesinas (OECAs), Minería,
Hidrocarburos, en la dirección de instituciones
públicas y privadas, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de
introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias
de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan
el fluido de operaciones en una organización, provocando
que los métodos administrativos convencionales sean
inadecuados. Por esta razón la administración de
proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organización.

3. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION

La administración general, como la
administración de proyectos en particular, se norman por
principios que son el fruto de la experiencia en el manejo
institucional y que según el carácter de la
institución de que se trate se priorizan unos u otros. En
el contexto de la Administración de proyectos destacamos
los siguientes:

• División del trabajo: En
  función a los objetivos y necesidades del proyecto o
  empresa. Tiene por objeto llegar a producir más y
  mejor con el mismo esfuerzo.

• Autoridad y Responsabilidad: Es esencial en
  toda institución que alguien asuma el rol de autoridad
  responsable de la misma. Esta autoridad puede ser permanente
  o transitoria, e investirse del suficiente poder.

• Disciplina: Entendida como respeto al
  reglamento de trabajo

• Orden: La adecuada distribución y el
  uso conveniente de la infraestructura y recursos, constituye
  el orden material. La organización y
  sincronización del accionar de las personas para su
  mejor desempeño, constituye el orden
  social.

• Estabilidad: En la tenencia del cargo o
  puesto siempre que cumpla los deberes con
  idoneidad

• Equidad: Trato de benévolo y
  justiciero de los administradores hacia sus
  subalternos

• Iniciativa: El administrador debe permitir a
  sus subalternos el ejercicio de las más sutiles
  satisfacciones que el hombre inteligente puede
  experimentar.

• Espíritu de grupo: Como materializado
  del ideal de "la unión hace la fuerza". Proporciona el
  trabajo en grupo

Estos principios son validos en la administración
moderna. Todo administrador, público o privado, debe
conocer y practicarlos flexiblemente en razón de su
realidad

4. ADMINISTRACION INSTITUCIONAL

4.1 Concepto de Institución

Es un ente a través del cual se busca lograr
ciertos objetivos concretos , puede tratarse de una empresa, un
gremio, OECAs, etc.

4.3 Efecto de la Administración

La administración permite integrar los recursos y
las acciones destinadas a lograr las metas y objetivos de la
institución

5. FUNCIONES BASICAS DE LA
ADMINISTRACION

La administración procura siempre el
máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su
utilización eficiente. Las principales funciones de la
administración se engloban en dos: en la mecánica
(planificación, organización) y en la
dinámica (dirección, control y
evaluación):

• Planificación

Durante la planeación se decide anticipadamente
qué, quién, cómo, cuándo y por
qué se hará el proyecto. Las tareas más
importantes de la planeación son determinar el status
actual de la organización, pronosticar a futuro,
determinar los recursos que se necesitarán, revisar y
ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y
coordinar durante todo el proceso de
planeación.

• Organización

La organización realiza actividades en grupo, de
asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad
necesaria para llevar a cabo las actividades.

Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el
trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se
proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de
autoridad.

• Ejecución

Es la etapa mediante la cual se pone en acción o
funcionamiento lo planificado y organizado a través de
diferentes estrategias y acciones específicas. La
ejecución es un proceso integrado de comunicación
(informar, hacer saber lo que se debe hacer), coordinar (tomar
acuerdos y concertar instancias), dirección (dirigir, dar
pautas de acción), acción (operar, ejercer,
ejecutar, actuar, desarrollar, procesar), mantenimiento e
incentivación de las buenas relaciones humanas (integrar
al personal psicológica, afectiva, profesional y
socialmente) y asesoramiento o supervisión en la
realización de las tareas (vigilar, ayudar, cooperar,
aconsejar, asesorar el trabajo a realizar). En esta fase se da
énfasis en las funciones de dirección y
operación

La función de dirección es uno de
los campos más importantes del proceso administrativo. Por
ejemplo, para que el trabajo se realice dentro de un marco de
cooperación, es necesario establecer direcciones claras
sobre el curso de la acción, el momento en que debe ser
iniciada y la coordinación que ha de regular los
esfuerzos.

La función operativa se refiere a la
puesta en marcha de los proyectos (plan de acción) lo cual
es competencia de los responsables asignados para cada tarea. Es
muy importante en esta fase la coordinación y
comunicación entre la dirección y la
operación (quien dirige y quienes realizan las tareas),
que tiene que ser en doble flujo, ascendente y descendente, para
asegurar el éxito en el trabajo.

• Control y Evaluación

Por último se encuentra el control, que se
encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las
metas fijadas. En caso de existir desviaciones, se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario (seguimiento y
monitoreo)

En el proceso de control y evaluación se da
respuestas a preguntas tales como:¿Cuál debe ser la
calidad de trabajo?, ¿con que calidad se está
llevando a cabo?,¿ qué acciones correctivas deben
introducirse en la fase de ejecución?, si el
trabajo¿ está realizando en el tiempo previsto y
los costos son razonables? .Por tanto , el control y
evaluación implica: verificar, valorar y retroalimentar en
el proceso administrativo.

Finalmente, la administración es un proceso
circular que está constituido de: Planificación,
Organización, Ejecución, Control y
Evaluación se repite indefinidamente

6. QUE ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTO

El administrador de proyectos puede ser definido como el
sujeto que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos
dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto
específico. Esta persona enfrenta un conjunto de
circunstancias único en cada proyecto.

7. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE
PROYECTO

El administrador de proyectos opera independientemente
de la cadena de mando normal dentro de la organización.
Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear,
proponer e implementar políticas de administración
de proyectos, asegurar la finalización del proyecto
mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son: desarrollar y
mantener los planes del proyecto, definir el calendario y
financiamiento adecuado al proyecto, evaluar y reportar su
avance.

Además, el administrador de proyecto debe
resolver las siguientes preguntas:¿ Qué se va a
hacer ?,¿ Cuándo se va a hacer ?,¿
Por qué se va a hacer ?, ¿ Cuánto
dinero está disponible para hacerlo ?, ¿
Qué tan bien se está haciendo el
proyecto ?

Planificación
de programas y Proyectos

1. CONCEPTOS BASICOS DE
PLANIFICACION

La planificación es un proceso de
preparación de decisiones referentes al futuro del sistema
a dirigir con lo que se condicionan-posibilitan futuras
decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico,
previamente elaborado según métodos
específicos y se articula, basándose en
competencias especializadas, según las áreas de
actividad del sistema; por ejemplo: planificación
financiera, planificación de personal,
planificación de la producción de bienes o
servicios, planificación de seguimiento y control
operativo de proyectos agrícolas etc.

La planificación es entendida aquí como el
conjunto de actividades en que se prepara, por reflexión y
trabajo metódico de preparación y se toman
decisiones sobre alternativas de solución de problemas que
posibiliten, enmarquen y ayuden a la futura toma de decisiones y
lanzamiento de actividades del sistema a planificar (por ejemplo:
planificación financiera; de producción, personal,
de cooperación entre empresas, unidades de la
Administración etc.).

La planificación debe entenderse siempre como la
primera dimensión de un proceso de organización que
debe ir acompañado por el Con trolling-sin ese control
racional de lo que se prepara y realiza, ni puede hablarse, en
estricto sentido "organizacional", de una
planificación.

La planificación es el Proceso de
formulación y definición de objetivos y prioridades
a nivel macro social (Nacional, Departamental, Mancomunidad y
municipal), o bien en relación a una rama o sector
(económico, social o cultural), es un proceso de tipo
global, que se formula en función de las demandas sociales
y del programa de gobierno.

El planeamiento se clasifica según los niveles
operacionales: en plan, programa, proyecto, actividades y tareas,
según la cobertura temporal: Largo, mediano y corto
plazo.

2. NIVELES OPERACIONALES Y TEMPORALES DE
PLANIFICACION

La planificación se enmarca en una visión
estratégica de desarrollo humano y pone en práctica
los principios fundamentales de la integralidad y la
participación social, definidos en el Sistema Nacional de
Planificación (SISPLAN) y se concreta considerando el
tiempo y el espacio.

2.1 Niveles Operacionales

Los términos plan, programa y proyecto se
utilizan con alcances diferentes en el lenguaje de la
planificación. De acuerdo a Ander-Egg cada uno de estos
términos indica distintos niveles de
concreción:

a) Plan: Es un término de carácter
global, hace referencia a las decisiones de carácter
general que expresan los lineamientos políticos
fundamentales, las prioridades que se derivan de esas
formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas
prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de
medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las
metas y objetivos propuestos. Tiene por finalidad trazar el curso
deseable y probable del desarrollo nacional o de los desarrollos
departamentales o regionales (PGDES, PDD, PEI, PDM), que
está constituido de programas y proyectos.

b) Programa: Hace referencia a un conjunto
organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o
procesos expresados en un conjunto de proyectos, relacionados,
coordinados entre sí y que son de determinada
naturaleza.

c) Proyecto: Conjunto de actividades concretas,
interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan
con el fin de producir determinados bienes y servicios, capaces
de satisfacer necesidades o resolver problemas. Si bien el
programa y el proyecto se concretan a través de un
conjunto de actividades organizadas y articuladas entre
sí, la diferencia radica en la magnitud, diversidad y
especificidad. (Programa es un conjunto de proyectos)

d) Actividad: Es el medio de intervención
sobre la realidad secuencial e integrada de diversas acciones
necesaria para alcanzar las metas y objetivos específicos
de un proyecto.

e) Tarea: Acción que tiene el
máximo grado de concreción y especificidad, un
conjunto de tareas configura una actividad entre las muchas que
hay que realizar para concretar un proyecto.

2.2 Dimensiones Temporales y
Espaciales

La planificación se realiza con éxito,
cuando se toma en cuenta la dimensión temporal y espacial
o territorial:

a) Dimensión
Temporal

Comprende la planificación a largo plazo, a
mediano plazo y a corto plazo.

Largo Plazo: La planificación a largo
plazo es de mucha importancia para el desarrollo de un
país, departamento, regiones y municipales, por que
orienta y da continuidad al proceso. Generalmente es normativo y
abarca periodos de tiempos mayores a cinco
años.

Mediano Plazo: Al igual que el anterior, es
normativo y orientador del desarrollo de regiones. Se desarrolla
en periodos de tiempo variable entre tres a cinco años.
Los fines están definidos en forma de objetivos generales,
los mismos que se fijan como metas propuestas y expresadas en
forma cualitativa y cuantitativa.

Corto Plazo: Es eminentemente operativo y
generalmente, comprende periodos de un año. Se define con
objetivos concretos y metas alcanzables, considerando que la
ejecución responda a lograr acciones estratégicas
en detalle.

b) Dimensiones espaciales o
territoriales

La planificación tiene también su
aplicabilidad no solo en el tiempo, sino también en el
ámbito territorial, el cual determina su alcance,
abarcando aéreas geográficas en el que se
desarrolla la planificación del desarrollo rural. Siguen
las normas de SISPLAN se han establecido
básicamente tres niveles: Nivel nacional, Departamental y
municipal. A esto se suman otros ámbitos como mancomunidad
de municipios y territorios de pueblos indígenas y
originarios.

A nivel nacional

La planificación nacional, responde al desarrollo
de políticas de estado plurinacional. En municipal y
autonomías regionales, el estado estable por ley que se
debe desarrollar una política de desarrollo que norme las
acciones que se deben realizar. La Ley de autonomías
Regionales y Ley Orgánica de municipalidades.

Esl sistema depende del Ministerio A nivel
departamental

Producto de la descentralización administrativa
se reorganiza los gobiernos autónomos departamentales y se
desarrollan planes de desarrollo a nivel departamental. En el
sector productivo" el nivel departamental tiene
jurisdicción y competencia en el territorio del
departamento respectivo". En el área productiva existe la
Secretaria Departamental de Desarrollo Productivo y Servicio
Departamental Agropecuario (SEDAG), para atender las demandas en
todo el departamento creándose una estructura
administrativa conformada por secretarios, directores de
unidades, jefes de unidades y responsables de área,
quienes tienen la jurisdicción y competencia sobre el
desarrollo productivo agropecuario en las comunidades campesinas
e pueblos indígenas y originarios.

A nivel municipal

Los municipios son unidades autónomos de
administración y planificación territorial, que
cuentan con metodologías de planificación
participativa para organizar la gestión en el territorio
municipal. El sistema de planificación señala que
la planificación participativa municipal es un conjunto de
reglas atreves de las cuales se establece procedimientos,
mecanismos de operación, definiciones técnicas y
administrativas y el marco institucional para el proceso de la
planificación del desarrollo municipal y el
desempeño de roles y funciones de los actores
involucrados.

3. NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE PLANIFICACION
NACIONAL

La planificación en Bolivia esta rígida por las
normas legales establecidas por el Sistema de
Planificación (SISPLAN),que se define "un conjunto de
proceso que se expresa en normas y procedimientos de cumplimiento
general, de orden político, técnico y
administrativo, que establece la forma y 1os mecanismos de
participación de los niveles nacional, departamental y
municipal en la racionalización de la toma de decisiones
para la asignación de recursos públicos y en la
definición de políticas de desarrollo.

El SISPLAN tiene su base legal en la Resolución
Suprema No 216779 y norma la realización de planes y
proyectos de desarrollo a mediano y largo plazo en los niveles:
nacional, departamental y municipal. A demás se relaciona
con la Ley de autonomías, la Ley de
Descentralización Administrativa y la Ley
1178(SAFCO).

El sistema depende del Desarrollo Sostenible y Medio
Ambiente. A nivel normativo está conformado pòr las
siguientes instancias.

• El Comité de Desarrollo
  Nacional(CODENA)

• El Plan General de Desarrollo Económico y
  Social de la República(PGDES)

• El Plan de Desarrollo Departamental(PDD)

• Plan de Desarrollo Municipal(PDM)

El SISPLAN comprende los siguientes sistemas:

• El sistema Nacional de Inversión
  Publica(SNIP)

• El Sistema de Contabilidad Integrada(SCI)

• El Sistema de Programación de
  Operaciones(SPO)

Para lograr una gestión eficiente el SISPLAN se
plantea como objetivos:

a) Institucionalizar el proceso de planificación
mediante normas y procedimientos que orienten la
elaboración de los planes de desarrollo.

b) Garantizar la elaboración y formulación
de planes y programas de mediano y largo plazo a nivel nacional,
departamental y municipal, como instrumento de política de
gestión pública, para organizar el uso adecuado de
los recursos públicos y orientarlos hacia el logro del
desarrollo sostenible.

c) Asegurar la compatibilidad de los planes y programas
de mediano y largo plazo a nivel nacional, departamental y
municipal entre sí y con los lineamientos establecidos por
el Plan General de Desarrollo Económico y Social de la
República.

d) Efectuar la programación de mediano y largo
plazo para establecer los lineamientos del programa anual de
inversiones.

e) Determinar, a través de los planes y programas
de mediano y largo plazo, las actividades del Sistema Nacional de
Inversión Pública, del Sistema de
Programación de Operaciones y del Sistema de
Presupuesto.

f) Establecer un marco de referencia para la
inversión privada y generar condiciones adecuadas para la
misma.

g) Canalizar y sistematizar la oferta estatal en procura
de lograr la máxima satisfacción de las prioridades
de la demanda social establecidas por las instancias
competentes.

h) Establecer los mecanismos para la adaptación
continua de los planes mediante la concertación de
acciones de planificación con los actores de la sociedad
civil y la promoción de su participación en el
logro de los objetivos del Plan General de Desarrollo
Económico y Social de la República.

3 ENFOQUES DE PLANIFICACION

Una de las alternativas para superar la
planificación verticalista, tecnocrática y
tradicional, es la planificación estratégica, que
viene cobrando vigencia en el seno de las instituciones,
públicas y privadas.

Por eso, los planes de desarrollo rural en el
ámbito nacional y municipal, se enmarcan en la actualidad
dentro de un enfoque estratégico de planificación
que se proyectan en el mediano y largo plazo, tomando en encuenta
la planificación como una instancia de concreción
de los programas quinquenales y lo proyectos de comunidades de
desarrollo comunal.

a) Planificación
Estratégica

El término estrategia viene del griego
strategos que significa "un general". A su vez, esta
palabra proviene de raíces que significan "ejercito" y
"acaudillar". El verbo griego, stratego significa
"planificar la destrucción de los enemigos en razón
del uso eficaz de los recursos"[1]

En el caso de los empresarios modernos con
inclinación competitiva, las raíces del concepto de
estrategias se presentan con un atractivo evidente. Aunque los
estrategas de las empresas no proyectan la destrucción de
sus competidores en el mercado, sí tratan de vender
más que sus rivales y obtener más y mejores
resultados que ellos.

Peter Drucker, en su libro The Practice of
Management (1954), afirmaba que la estrategia requiere que
los gerentes analicen su situación presente y que la
cambien si es necesario. Parte de su definición
partía de la idea que los gerentes deberían saber
qué recursos tenía su empresa y cuáles
debería tener.

La planificación estratégica parte del
análisis de la realidad social, económica y
política del medio, lo que permite establecer las
necesidades prioritarias de los beneficiarios. Es una poderosa
herramienta de diagnostico, análisis, reflexión y
toma de decisiones colectivas, acerca del quehacer actual y el
camino que deben recorrer en el futuro las comunidades,
organizaciones económica productivas e instituciones. En
resumen podemos decir gráficamente que
planificación es el proceso que permite construir un
puente entre:

• Proceso de Planificación
  Estratégica

El proceso de la planificación estratégica
consiste básicamente en la toma de decisiones sobre cada
uno de estos elementos. Esto implica un trayecto que empieza con
el análisis de la situación actual
¿Dónde estamos?, la definición de un futuro
deseado ¿hacia dónde queremos ir? Y una vez que se
determina esto, definir el ¿Qué hacer? Y como
hacerlo?

• Características del enfoque
  estratégico

El plan estratégico produce beneficios
relacionados con la capacidad de realizar una gestión
más eficiente, liberando recursos humanos y materiales, lo
que redunda en eficiencia productiva y en una mejor calidad de
vida y trabajo para los miembros de la
organización.

• Ayuda a establecer con claridad la visión, la
  misión y las estrategias con la participación
  de los actores involucrados

• Permite la conformación y el desarrollo de
  equipos de trabajo en un ambiente de compromiso y
  responsabilidad para el logro de las metas institucionales
  del sector..

• Permite aprovechar mejor y lograr más con los
  recursos existentes (humanos, materiales, financieros,
  etc.)

• Se elaboran propuestas de desarrollo regional
  consensuadas con la participación de actores sociales
  que responden a las necesidades, demandas y aspiraciones
  propias de cada sector.

• Son propuestas regionales y sectoriales son de largo
  plazo

• Pasos en la planificación
  estratégica

Las actividades de planificación
estratégica exige la necesidad de conformar un equipo de
planificación, en el que estén representados por
los actores sociales. El equipo de planificación
estratégica es el responsable de participar en todo el
proceso y seguir los siguientes pasos:

• Realizar el diagnostico del municipio,
  mancomunidades o regiones

• Elaborar el marco conceptual del desarrollo rural
  del sector

• Elaborar la visión y misión del
  documento

• Generación de estrategias y líneas de
  acción

• Elaboración del documento final

b) Planificación Operativa

La planificación operativa constituye el nivel de
planificación mas analítico y detallado, implica la
elaboración de planes y proyectos de acción, a
partir de los problemas priorizados, la demanda consolida y las
necesidades de desarrollo de los municipios y regiones. En la
elaboración de estos planes se toman en cuenta las
decisiones con respecto a los objetivos a lograr en cada
área de gestión, las actividades y los recursos
necesarios para llevar a cabo.

Los planes operativos constituyen los instrumentos de
planificación a través de los cuales se concretan
la visión y misión de cada institución u
organización productiva.

La planificación operativa: Se establece a corto
plazo, es específica y está orientada a la
consecución del objetivo determinado. La
planificación operativa convierte los conceptos generales
del plan estratégico en cifras claras, en pasos concretos
y en objetivos evaluables a corto plazo. La planificación
operativa demanda una aplicación de recursos que sea
eficiente y efectiva en costes en la solución de problemas
y consecución de los objetivos establecidos.

c) Planificación Participativa

La planificación participativa es un hecho social
y su propósito es encontrar los mejores procedimientos
para la solución de problemas con la intervención
de todos los actores. Este aspecto está apoyado en las
nuevas leyes que crean y consolidados con las nuevas unidades de
gestión publica.

En este sentido, la planificación participativa
es el instrumento metodológico que efectiviza la
participación de la sociedad civil en los proceso de
elaboración de Planes Estratégicos
Instituciones(PEI),Planes de Desarrollo Departamentales (PDD),
Planes de Desarrollo Municipal(PDM) y Planes de desarrollo
sectoriales.

Para que la planificación sea participativa y se
haga efectiva, se crean nuevas instancias y actores locales,
involucrando a toda las organizaciones económica y
sociales en el diseño y manejo de su propio destino y
desarrollo.

Por tanto, la planificación en los niveles
nacional, departamental y municipal, ya no debe ser un proceso
vertical, centralizado y sectorializado, sino mas bien debe ser
un proceso participativo que involucra a los actores de la
sociedad en todas las fases y etapas del proceso de
planificación con el fin de definir los objetivos
estratégicos y priorizar y concertar la demanda social
para alcanzar el desarrollo sustentable.

4. INSTRUMENTOS DE PLANIFICACION

Los programas y proyectos productivos y agropecuarios
que promueve el Ministerio de Desarrollo Rural y tierras,
Gobiernos autónomos departamentales y Municipios,
constituyen la instancia en la que los actores sociales tienen la
oportunidad de participar en todas las fases y etapas del proceso
de planificación.

Estos programas y proyectos constituyen los instrumentos
de planificación participativa en los departamentos y
municipios del país, los cuales hacen posible que los
gobiernos municipales, planifiquen, ejecuten y evalúen las
acciones de los proyectos en el ámbito municipal

5. TECNICAS DE PLANIFICACION Y CONTROL

Son herramientas técnicas que constituyen para la
ejecución eficiente de los proyectos y para aprovechar al
máximo el factor tiempo y recursos disponibles:

a).Diagrama de Gantt: es un diagrama cartesiana,
que partiendo de dos ejes se puede estudiar la relación
existente entre actividades y duración de las mismas en el
tiempo.

-Como medio de control demuestra el estado actual del
proyecto en cada una de sus actividades y permite comparar con el
estado actual propuesto

–Muestra la magnitud de los retrasos existentes, permite
una apreciación visual de todo el proyecto

b) Programa Evaluacion and Revier Technique:
PERT– Se emplea para proyectos de tipo
probabilístico, es decir para actividades desconocidas y
pone especial énfasis en los eventos que deben ser
alcanzados

-Establecer secuencias lógicas

-Permite al programador una mayor adaptación a
los cambios en las premisas.

c)Critical Paht. Method: CPM.- Se emplean para
proyectos en los cuales ya se conozcan antecedentes y sus
actividades son conocidas.

La gestión de
proyecto

1. EL DOCUMENTO DEL
PROYECTO

El documento del proyecto, que se elabora
en la etapa final de preparación del mismo, es una
descripción sistemática de dicho proyecto,
incluido. un presupuesto y un cronograma establecido, y tiene por
objeto orientar la fase de ejecución.

Constituye asimismo la base para los convenios oficiales
que las entidades celebran con instituciones financiadoras
nacionales e internacionales.

2. PREPARACION DE PLAN DE EJECUCION Y PRESUPUESTOS
ANUALES

El documento del proyecto abarca el plazo
de este en su totalidad, y para traducirlo en programación
operativa se debe desglosar en planes de trabajo y presupuestos
anuales. Las tareas, actividades y gastos se programan en forma
anual (o abarcando otro plazo elegido). De hecho, el plan de
trabajo es un calendario de las actividades que deberán
realizarse en un cierto período, y del gasto financiero
estimado relacionado con dichas actividades, y en él se
identifica asimismo al responsable de su
ejecución.

El plan de trabajo y el presupuesto anual pasan a formar
la base para el Seguimiento del avance del proyecto.

3. RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE
PROYECTO

Para que un proyecto pueda ejecutarse en forma exitosa,
los gerentes deben asumir las siguientes
responsabilidades:

• administrar todos los recursos;

• producir los resultados (previstos) del
proyecto;

• realizar un monitoreo tanto técnico como
financiero;

• alertar a la alta gerencia cuando

– existe incertidumbre en cuanto al logro de los
resultados esperados

– el proyecto adolece de problemas capaces de poner en
peligro el logro de su objetivo

– hay cambios en el entorno del proyecto que repercuten
negativamente sobre éste; recomendar ajustes y medidas
correctivas.

4. EL MARCO LOGICO

El Marco Lógico para la gestión de
proyectos proporciona los elementos básicos necesarios
para diseñar proyectos complejos y facilitar su
ejecución, monitoreo y evaluación. Es una
herramienta que facilita la gestión de
proyectos.

Se espera que los proyectos diseñados con el
enfoque de marco lógico tengan objetivos bien
Formulados y metas cuantificables, para posibilitar el monitoreo
de su avance físico-financiero y la evaluación de
sus resultados. Hay que establecer indicadores, determinar
medios de verificación y definir
supuestos en forma explícita.

CUADRO No 1 ENFOQUE DE MARCO LOGICO PARA LOS
PROYECTOS

Fuente: Formulación y
Administración de Proyectos (2005)

5. HASTA DONDE LLEGA LA RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE
PROYECTO

La matriz del Marco Lógico
también define las responsabilidades relativas a un
proyecto.

Los niveles más bajos de la jerarquía
definida por el Marco Lógico, que abarcan hasta los
resultados esperados inclusive, están bajo el control de
la gerencia. Por consiguiente, el gerente del proyecto es
responsable del logro de los resultados esperados, debiendo dar
cuenta de ello. Es lo que a veces se denomina contrato de
gestión.

A su vez, el logro del propósito del proyecto
depende en parte de factores que escapan al control del gerente
del proyecto, por lo que este no puede hacerse responsable, ni
rendir cuenta del logro del propósito del proyecto y,
menos aún, del logro del fin. No obstante, el gerente del
proyecto se compromete a trabajar en pro del logro de la
finalidad y la meta del proyecto, y a informar a sus superiores
si hay evidencias o probabilidad que lleve a temer por ese
logro.

CUADRO No 2 MML Y RESPONSABILIDADES A
UN PROYECTO

Fuente: Formulación, Gestión y
Evaluacion de Proyectos(2008)

Ciclo de proyecto y
el empleo de herramientas de evaluación

1. CICLO DE VIDA DE PROYECTO

Durante el desarrollo del proceso del proyecto, estos
pasan por tres estados, en los cuales se plantean importantes
consideraciones económicas, técnicas y
presupuestarias.

Estas fases con sus etapas pueden ser recorridas por un
proyecto dependiendo de su complejidad, el volumen de
inversión comprometido o las pautas establecidas por los
organismos encargados del financiamiento.

CUADRO No 3 FASES DE CICLO DE UN
PROYECTO

Fuente: Formulación, Gestión y Evaluacion
de Proyectos (2008)

a) Pre inversión:

Consiste en el proceso de elaboración y
evaluación del proyecto que se llevará a cabo para
resolver el problema o atender la necesidad que le da origen. La
pre inversión se desagrega en las siguientes etapas: Idea
del Proyecto, Perfil, Pre-Factibilidad, Factibilidad, en los
proyectos de inversión pública solo se desagrega en
dos: Estudio Técnico Económico Social y Ambiental
(TESA) y Estudio de Identificación (EI)

b) Fase de Inversión

En este estado ya está tomada la
decisión de implementar el proyecto, existiendo
además el financiamiento para ello.

Donde se realizan todas aquellas acciones pendientes a
ejecutar físicamente el proyecto, en el tiempo y costo que
fue especificado en el estado de pre inversión.

En este estado, un equipo multidisciplinario distinto se
hace cargo del proyecto, cuya experiencia y/o
especialidad está relacionada con los problemas que
plantea a desarrollar y coordinar múltiples actividades
que presentan la ejecución de un proyecto, tales como
ingeniería. Adquisiciones, construcciones, etc. En este
estado se distinguen dos etapas: Diseño Final y
Ejecución

c) Estado de Operación

Es la puesta en marcha o funcionamiento del proyecto,
donde empieza a generar los beneficios identificados y estimados,
es decir, el proyecto comienza a producir cantidades constantes
de productos o servicios para el mercado.

El proyecto se convierte en una unidad transformadora de
operación permanente, mientras subsiste la necesidad o
problemas que pretende atender. El proyecto se 'institucionaliza"
mediante la creación de una organización
responsable por su operación en el tiempo, o mediante la
transferencia de dicha responsabilidad a una entidad
existente.

1. TIPOS DE EVALUACION ASOCIADOS AL
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO