La Ley de Costos y Precios Justos y las empresas prestadoras de Servicios de Salud

La Ley de Costos y Precios Justos y
las empresas prestadoras de Servicios de Salud

Indudablemente que la reciente promulgación de la
Ley de Costos y Precios Justos ha causado un gran revuelo en el
país. Sin embargo, y abstrayéndonos de los
planteamientos y consecuencias económicas y
políticas que conlleva su aplicación y considerando
solamente lo referente a la obligación de determinar una
estructura de costos por parte de todas las empresas, y aunque
los planteamientos expresados a continuación son
aplicables a toda la industria manufacturera, me voy a referir en
este artículo, en particular, a las empresas prestadoras
de servicios de salud.

En la mencionada ley se indica en el artículo 17
que:

"Para la determinación del precio justo de
bienes y servicios el órgano o ente competente
podrá fundamentarse en: 1. Información suministrada
por los administrados. . . . (y que) dicha
información debe estar conforme a sus estructuras de
costos directos, indirectos, gastos generales, de
administración, de distribución y venta, cuando
procedan, así como la utilidad esperada. . . . 2.
Elementos que, por su vinculación con el caso sometido a
consideración para determinación del precio justo
de determinado bien o servicio, hagan mérito para
presumirse válidos para la determinación de los
aspectos que conforman el precio, o el costo que lo
compone".

Adicionalmente la ley nos indica que: "Los costos
y gastos informados al Sistema Automatizado de
Administración de Precios no podrán exceder a los
registrados contablemente" (art. 19)

Pues bien, visto desde el punto estrictamente
técnico, deberíamos aprovechar esta oportunidad
para pensar en un sistema de mejora continua y desarrollo de
nuestra economía empresarial, al implementar un sistema de
costos eficaz, ya que el mismo serviría no solamente como
base para fijar precios, sino también para lograr una
mejor gestión de nuestras empresas e incorporarlas a las
modernas tendencias gerenciales y empresariales que están
en boga a nivel mundial; tal hecho nos permitiría
desarrollar empresas altamente competitivas y productivas, y a
través de este mecanismo, lograr disminuciones de costos y
a su vez, fijar los mejores precios y tarifas del mercado, y todo
ello tendría a favorecer a los pacientes. Este proceso de
mejora continua será una realidad a partir de la
determinación del grado de improductividad existente en
nuestras empresas (productos y servicios fuera del
estándar de calidad, pérdidas excesivas de
materiales y tiempo en la producción del producto o
servicio, exceso de personal por mantener organizaciones mal
diseñadas o por la carencia de sistemas de
información adecuados a la prestación del servicio
y como consecuencia de ello, también el exceso de personal
que se requiere para procesar la información,
pérdida de horas hombre como consecuencia de la mala
organización, la contratación de personal carente
de las competencias requeridas para desempeñar el cargo
correspondiente, entre otras situaciones que generan
improductividad). Donde todos estos elementos dan lugar a
productos y servicios de baja calidad y los encarecen.

Pues bien, si obviamos los aspectos políticos de
la ley y nos concentramos a ver la oportunidad que se nos
presenta: la de desarrollar sistemas eficaces de costos dentro de
nuestras empresas con el objetivo de mejorar todos nuestros
procesos y la calidad de nuestros productos y servicios, no
solamente podremos conseguir un menor costo, sino también
una mayor rentabilidad.

Nos llama la atención que cuando en el sector
salud se plantea la necesidad de presentar la estructura de
costos de los centros de atención, nos informen que la
misma está conformada, de una manera imprecisa,
por[1]

• Consumibles: 30%

• Personal: 30% 40%

• Otros: 20% – 30%

• Utilidad: 10% – 5%

La ley nos indica que la estructura de costos debe estar
conformada por: costos directos, indirectos, gastos
generales, de administración, de distribución y
venta y elementos que hagan mérito para presumirse
válidos para la determinación de los aspectos que
conforman el precio, o el costo que lo
compone.

Como podemos apreciar una cosa es la información
que solicita la ley y otra es la información presentada
por el sector salud. Yo me pregunto, ¿cómo podemos
determinar el costo, o fijar el precio o tarifa de una hora de
quirófano o de un día de hospitalización con
la información antes presentada?

Sistemas de Costos

Debemos considerar que los sistemas tradicionales de
costos fueron desarrollados entre 1870 y 1930, en pleno
desarrollo de la segunda revolución industrial, y todos
ellos estuvieron orientados para dar respuesta a la
situación industrial y empresarial existente en esa
época: la producción de bienes tangibles; ya que el
desarrollo de los servicios era bastante precario. Lo importante
era producir bienes y no los servicios. Adicionalmente, son
sistemas orientados a medir exclusivamente los costos de producir
un bien y no están en capacidad de medir la incidencia de
los gastos de administración, mercadeo y financieros sobre
la estructura de costos de los productos, por tal motivo son
denominados, al día de hoy, "sistemas de costos
parciales". Después de casi una centuria las
tendencias de producción de bienes y servicios a nivel
mundial y nacional ha cambiado: a nivel macroeconómico
apareció una epidemia, la cual en nuestro caso
país, se ha convertido en una endemia: la
inflación. A nivel microeconómico, los servicios
surgieron como la actividad que capta la mayor cantidad de mano
de obra y la mayor demanda de la sociedad. Adicionalmente, tanto
en la producción de bienes tangibles como en la
prestación de servicios, son los costos indirectos,
aquellos que no se aplican directamente en la producción
del bien o servicio y representados por materiales, mano de obra
y la tercerización de otras actividades, los que
están acaparando el mayor componente del costo dentro de
la estructura del precio de los bienes y servicios.

Ante tal situación, los sistemas de costos
tradicionales (sistemas de costos parciales) han venido
perdiendo vigencia como sistemas adecuados para medir los costos
de los productos y servicios dentro de una margen de
confiabilidad aceptable.

No es hasta finales de la década de los ochenta,
del siglo pasado, y más específicamente, a
principios de los noventa, cuando surgen metodologías
apropiadas al reto planteado. Robert S. Kaplan[2]y
Robin Cooper[3]desarrollaron la metodología
de Costos Basados en Actividades ("sistemas de costos
globales") y los mismos opinan de la siguiente manera:
"Utilizamos dos conceptos muy importantes – primero, la
medición precisa de los costes de las actividades, y
segundo, la reducción de los costes por medio de mejoras
continuas y de la reingeniería – que permiten que la
función contable pase de ser un informador pasivo del
pasado, a ser algo que influye de manera proactiva en
futuro" [4]

Es a través de una metodología de
"sistemas de costos globales", que podemos medir con
mayor eficacia todos los costos directos e indirectos que forman
parte de la estructura de costos de un bien o servicio, tal como
es requerido por la ley de Costos y Precios Justos.

Por consiguiente, cuando nos referimos a la estructura
de costos, en términos de la nueva ley, debemos
identificar:

• Cuál es el objeto de costo: producto o
  servicio específico que satisface la necesidad del
  cliente: hora quirófano, día
  hospitalización, costo equipo, entre otros.

En este punto debemos destacar que actualmente los
centros de salud privados incluyen en su facturación, una
serie de conceptos que constituyen elementos que conforman el
costos del servicio prestado, más no son de por sí,
objetos de facturación, específicamente me refiero
a todos esos servicios, que si bien son necesarios para la
prestación del servicio y generan unos costos, los mismos
forman parte de los servicios principales prestado a los
pacientes, y no deben ser facturados separadamente sino que deben
formar parte de la tarifa que se cobra por esos servicios
principales, los cuales si son facturables, me refiero a los
servicios de admisión a la clínica, admisión
al quirófano, servicio de lencería (cuando no sea
la desechable) servicio de televisión y otros por el
estilo.

• 1. Cuáles son los materiales que
  directamente se consumen para elaborar el producto o prestar
  el servicio y que son objeto de facturación, por
  ejemplo: medicamentos, material médico
  quirúrgico (Materiales Directos)

• 2. Cuáles son los procesos o actividades
  que se requieren realizar indirectamente para llevar a cabo
  el servicio, y por consiguiente, son generadores de
  costo:

• Actividades de apoyo: lencería, camareras,
  farmacia, logística (Gastos generales de materiales y
  mano de obra indirecta)

• Actividades administrativas: Gerencia,
  Administración, Recursos Humanos, Mantenimientos, y
  otros (materiales y mano de obra indirecta)

• Otros Costos: intereses, pérdidas por
  incobrables y otros.

• Costos Genéricos, los cuales lo constituyen
  todos los servicios o suministros externos que son necesarios
  para la prestación de los servicios de la
  institución y cuyo consumo es por la totalidad o la
  mayoría de las unidades que conforman la
  organización: electricidad, teléfonos,
  vigilancia (servicio externo) y otros. (Materiales y Mano de
  Obra Indirecta).

• 3. Cuáles son los servicios principales
  o actividades finales: cirugía,
  hospitalización, exámenes de
  diagnóstico, uso de equipos médicos, entre
  otras. Las cuales constituyen los bienes y servicios objeto
  de facturación (materiales y mano de obra
  directa)

Debemos considerar que no solamente el objetivo del
sistema de Costeo Basado en Actividades (ABC), como lo dijimos
anteriormente, está orientado a la medición de los
costos de los servicios prestados, sino que en el marco de una
estructura de información estadística, nos
suministrará información que nos permitirá
determinar el nivel de productividad o improductividad de las
diferentes las áreas o actividades de la
organización, y adicionalmente, podremos tener la
información sobre la trazabilidad del costo, a
través del cual podremos conocer cuáles son y en
qué cuantía los componentes básicos del
costo de cada servicio principal u objeto de costo facturable:
Materiales, mano de obra directa, mano de obra indirecta, gastos
generales discriminados, gastos de las diferentes unidades de
administración, de la unidad recursos humanos y otras
unidades de la organización y gastos financieros entre
otros.

A través de la trazabilidad podemos convertir el
sistema de costos históricos en un modelo de
simulación, en donde podremos realizar análisis de
costos futuros a partir de variaciones estimadas en sus
componentes básicos, por ejemplo, cuáles
serán los costos esperados de los diferentes servicios si
la inflación del año próximo es de un 30%
ó 35%; o si aumentamos el sueldo del personal en un 10%.
En otras palabras aprovechar la oportunidad para obtener algo
más que el costo de los productos o servicios, ir
más allá, un sistema de costos es tener una
herramienta de gestión empresarial que nos permita lograr
una mejora continua en nuestras organizaciones, mejorar nuestros
procesos de negociación de tarifas y una mejor toma de
decisiones

Requerimientos para desarrollar un sistema de costos
hospitalarios basados en la metodología de
ABCosting:

• Un sistema de contabilidad adecuado que nos permita
  obtener la información necesaria para procesar los
  costos de los servicios y productos, en donde se desarrolle,
  entre otros, un plan de cuentas contables y procedimientos de
  contabilidad apropiados para una gestión de Costos.
  Debemos recordar que la ley de Costos y Precios Justos nos
  indica que "Los costos y gastos … no
  podrán exceder a los registrados
  contablemente".

• Un sistema de nómina que nos permita agrupar
  los gastos de personal por centros de costos.

• Una plataforma Tecnológica apropiada: Redes,
  equipos, servidores, base de datos, entre otros.

• Diseño de un sistema de información
  estadístico que nos permita obtener información
  de las actividades médico
  asistenciales(patologías y tiempos de
  ejecución, entre otros)

• Incorporación de un sistema de costos
  ABC

• Un equipo multidisciplinario proactivo para la
  implantación, puesta en marcha y seguimiento del
  proyecto.

Para finalizar, hasta hace poco esta metodología
era de difícil aplicación en nuestro país,
por carecerse del conocimiento y un soporte técnico
necesario representado en un software o sistema
informático especializado y personal capacitado, sin
embargo, en el marco de la globalización, ya esta
tecnología está al alcance en el mercado
venezolano.

Al día de hoy es posible tener un sistema de
costos hospitalarios instalado y mostrando sus resultados en el
marco de la ley de Costos y Precios Justos en un término
de tiempo de unos seis u ocho meses, en lo concerniente a una
primera etapa básica.

Autor:

Lic. Víctor García
Castro

Contador Público

Administrador Comercial

Diplomado en Gerencia Estratégica, Gerencia de
Centros de Salud, profesor universitario en la Cátedra de
Contabilidad y Costos Hospitalarios en la Universidad Alejandro
de Humboldt. Caracas. Venezuela. Consultor Gerencial.

Tlf. (0416) 724.24.99

[1]
http://www.venamcham.org/index.php?option=com_content&view=article&id=681:comite-de-salud-agosto-2011-ley-de-costos-y-precios-justos-en-la-cadena-de-valor-del-sector-de-salud-privada-en-venezuela&catid=8:comite-al-dia.

[2] Catedrático de la Harvard Business
School

[3] Profesor de Dirección y
Gestión en el Peter Drucker Graduate Management Center
en la Claremont Graduate School

[4] Coste y Efecto, Kaplan y Cooper,
Gestión 2000, 1998, prólogo.