Modelo para auditar la gestión de mantenimiento de PDVSA

Resumen:

El presente trabajo de investigación tuvo como
objetivo general: Diseñar un Modelo para Auditar la
Gestión de Mantenimiento de PDVSA. Este modelo
planteó la visión de diseñar una herramienta
gerencial que permita determinar la gestión, el grado de
madurez e identificar las áreas de mejora potencial de la
organización de mantenimiento, permitiendo a la Gerencia
tomar decisiones que lleven a optimar el desempeño de la
organización y la consecución de sus objetivos,
garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los
recursos. Esta enfocado en la Filosofía de W. Edwards
Deming de mejoramiento continuo, visualizando la unidad de
estudio de forma sistemática y basándose en los 4
pasos: 1. Planificar. 2. Hacer. 3. Verificar. 4. Actuar. El tipo
de investigación utilizada es Proyecto factible, ya que
propone un modelo operativo viable, se realizó una prueba
piloto en la Refinería San Roque mediante una
investigación de campo, que permitió a
través de observaciones de los procesos, entrevistas y
encuestas realizadas a todo el personal de la organización
de mantenimiento evaluar si la gestión de mantenimiento
cumple con lo establecido en la Norma de PDVSA MM-01-01-00
"Modelo de Gerencia de Mantenimiento", para lo cual se
diseñó un instrumento de medición basado en
la Norma COVENIN 2500-93 y también determinó
cualitativa y cuantitativamente el grado de madurez de la
organización a través de metodologías
existentes. De esta forma se identificaron oportunidades de
mejora de la Gestión de Mantenimiento proponiendo un plan
de acción (objetivos y metas) que debe cumplir la gerencia
auditada para encaminar su gestión a lograr el
Mantenimiento Clase Mundial.

Motivación:

La Gestión de Mantenimiento es de vital
importancia para el proceso productivo de la Corporación,
puede llegar a convertirse en un elemento generador de valor
agregado, ya que una adecuada gestión de mantenimiento
garantiza la utilización de los activos de modo eficaz,
seguro y rentable, sin afectar la continuidad operacional. Las
consecuencias de la Gestión de Mantenimiento desde el
punto de vista operacional podrían resumirse en: fallas de
equipos, caída del desempeño, aumento de costos de
producción por paradas de plantas, efectos en el ciclo de
vida de los equipos, inadecuada inversión de capital e
incumplimiento de leyes, lo que impacta directamente sobre el
riesgo operacional, cantidad y calidad de producción,
publicidad adversa, costos operacionales, seguridad y medio
ambiente.

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) a
través de la Gerencia Corporativa de Auditoría
Interna elabora un plan anual de auditoría por medio del
desarrollo de un análisis de riesgos aplicando la
metodología COSO (Committee Of Sponsoring Organizations).
Este análisis de riesgo se desarrolla para identificar los
procesos de mayores riesgos de la empresa. Un riesgo que no tiene
un efecto significativo sobre la entidad y una baja probabilidad
de ocurrencia, generalmente no justifica atención seria,
sin embargo, cuando presenta una alta probabilidad de ocurrencia
usualmente demanda considerable atención. Este plan anual
2010, detectó que una de las organizaciones con mayores
riesgo tanto operacional, financiero, estratégico y de
cumplimiento para la Corporación, es la Gerencia de
Mantenimiento. En Febrero del 2011 durante la ejecución de
una Auditoría de la Gestión Operacional
Refinería San Roque perteneciente a PDVSA
Refinación Oriente, la Gerencia de Auditoría
Interna de Puerto La Cruz, determinó que uno de los
mayores costos operativos esta directamente relacionado con la
gestión de la Gerencia de Mantenimiento siendo una amenaza
directa para el proceso productivo.

Esto hace necesario la generación de
metodologías y herramientas que auditen la Gestión
de Mantenimiento a fin de localizar el problema, evaluar las
causas y buscar una mejora sustancial que permita obtener
resultados operacionales y financieros, analizando no solo lo que
hace mantenimiento si no qué tan bien lo hace. La
auditoría de la Gestión de Mantenimiento
permitirá diagnosticar el pasado, apreciar el presente y
asesorar sobre la evolución futura; evaluando
constantemente la gestión de mantenimiento para tomar
decisiones que permitan implementar un sistema adecuado de
gestión.

Por tal motivo este trabajo propone un
Modelo para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA,
caso de estudio: Refinería San Roque, generando

una metodología que sirva de instrumento de
colaboración en la toma de decisiones que le
permitirá a la Gerencia disponer de él en un
momento determinado, implantar estrategias destinadas a mejorar
de manera sistemática los niveles de calidad y
productividad y aplicar nuevas técnicas que les permita
ser altamente competitivos.

La aplicación del modelo requiere del compromiso
por parte de la dirección de la Corporación, no
sólo necesita disponer de una serie de recursos, sino que
además necesita ser impulsada desde la propia
Dirección General hacia todos y cada uno de los
responsables de la gestión de mantenimiento.

Este Modelo orienta sus esfuerzos a crear el orden
necesario que permita responder las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son los procesos que conforman la
Gestión de Mantenimiento en PDVSA? ¿Qué
metodología utiliza PDVSA para realizar auditorías?
¿Qué metodologías, técnicas y
herramientas se utilizan para auditar el mantenimiento?
¿Cómo y bajo qué metodología
funcionará el diseño del modelo?
¿Cuál es la importancia de generar un Modelo para
Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA?

Antecedentes:

Actualmente las auditorías de mantenimiento en
PDVSA son enfocadas al proceso de mantenimiento preventivo,
mientras que esta idea es enfocada en la gestión de la
gerencia de mantenimiento o un departamento de esta evaluado de
forma sistémica.

Descripción del diseño o
desarrollo: VISIÓN ESPERADA DEL MODELO

"Ser una herramienta gerencial que permita
determinar la gestión, el grado de madurez e identificar
las áreas de mejora potencial de la gestión de
mantenimiento, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones que
lleven a optimar el desempeño de la organización y
la consecución de sus objetivos, garantizando la
continuidad operacional y el uso eficiente de los recursos".
FILOSOFÍA DEL MODELO

Este modelo esta enfocado en la Filosofía de W.
Edwards Deming, que se resume de la siguiente manera: "Mediante
la adopción de los principios adecuados de gestión,
las organizaciones pueden aumentar la calidad y al mismo tiempo
reducir los costos". La clave está en la práctica
de la mejora continua y pensar en la unidad de estudio como un
sistema. Por tal motivo se basa el modelo en la
metodología de mejoramiento continuo, diseñada por
el Dr. Walter Shewhart en 1920 y presentada por Deming a partir
del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos:
Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act),
también conocido como Circulo de Deming y cuya
aplicación continua hasta la fecha.

OBJETO DEL
MODELO

Disponer de una herramienta eficaz y
confiable en apoyo de las políticas y controles de
gestión de mantenimiento, proporcionando
información sobre la cual la Gerencia de Mantenimiento
puede actuar para mejorar su desempeño. OBJETIVOS DEL
MODELO

Los objetivos del Modelo para Auditar la Gestión
de Mantenimiento en PDVSA son:

a. Evaluar la gestión de mantenimiento mediante
la Norma PDVSA MM-01-01-

00, apoyándose en la Norma Covenin
2500-93.

b. Determinar el grado de madurez del sistema de
gestión de mantenimiento.

c. Identificar las áreas de mejora potencial del
sistema de gestión de mantenimiento.

METODOLOGIA DE
FUNCIONAMIENTO DEL MODELO

La metodología para desarrollar el modelo para
auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA, se desglosa
en los pasos del círculo de Deming. En la siguiente figura
se muestra la metodología del modelo para auditar la
Gestión de Mantenimiento de PDVSA.

1. Planificar: Designación del líder del
equipo auditor, Selección de auditores, Definición
del Alcance, Definición de los criterios y Establecimiento
de recursos.

2. Hacer: Elaboración de programa de actividades
de auditoría en sitio, Establecimiento del contacto con el
auditado, Revisión de la documentación,
Determinación de la viabilidad auditoría,
Asignación de las tareas al equipo auditor,
Preparación de los documentos de trabajo,
Realización de la reunión de apertura y
Realización de trabajo de auditoría en
sitio.

3. Verificar: Notificación de avance durante la
auditoría y Evaluación y comprobación de la
información.

4. Actuar: Generación de observaciones de la
auditoría, Elaboración de documentos de
observaciones de la auditoría, Discusión del
documento de observaciones, Preparación del informe final
de auditoría, Aprobación del informe de
auditoría, Realización de la reunión de
cierre y Finalización de la auditoría

Resultados y
discusión:

Se aplico el modelo en la Refinería
San Roque de la siguiente manera:

UNIDAD DE ESTUDIO:

Fuerza laboral adscrita al Departamento de
Mantenimiento de la Refinería San Roque y procesos de
Mantenimiento. (27 mantenedores y 3 administradores)
VARIABLES:

1. Filosofía de gestión
(nivel estratégico), 2. Dinámica organizacional
(nivel táctico), 3. Procesos de mantenimiento (nivel
operativo), 4. Mantenimiento operacional, 5. Mantenimiento
predictivo, 6. Mantenimiento preventivo, 7. Sistema de control y
gestión de mantenimiento, 8. Planificación y
programación de mantenimiento, 9. Personal
(Captación, formación e incentivos), 10. Costos de
mantenimiento, 11. Repuestos, 12. Ordenes de Mantenimiento (ODM).
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Observación: Mediante una
Guía de Observación para la Medición de
la

Norma PDVSA MM-01-01-00.

Cuestionario: Mediante la
aplicación de los cuestionarios MES, MQS

Entrevista no Estructurada: Mediante
la aplicación de la Matriz de factores MCM.

TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE
DATOS

Estadística Descriptiva:
Frecuencias Acumuladas y relativas, promedios y gráficos
radar.

RESULTADOS

Resultados de la aplicación del
instrumento de medición de la Norma PDVSA
MM-01-01-00:

Resultados de la aplicación del
cuestionario MES:

Gráfico Radar MES:

Resultados de la aplicación del
cuestionario MQS:

Gráfico radar de MQS

Resultados de la aplicación de la
Matriz de Factores MCM:

Gráfico radar MCM:

Resumen de hallazgos obtenidos:

Finalmente se presenta un informe con un
plan de acción (objetivos y metas) a corto y mediano plazo
para cerrar las brechas detectadas durante la
auditoría.

Conclusiones:

Auditar la gestión de mantenimiento permite
diagnosticar la situación actual de la organización
de mantenimiento, determinando el grado de madurez de la
gestión, identificando los hallazgos y proponiendo
acciones que permitan a la organización planear, ejecutar,
evaluar y corregir situaciones prioritarias que repercuten en su
eficiencia y competitividad.

Auditar la gestión de mantenimiento es un examen
crítico, sistémico y sistemático de cada
área de la organización que permite comprobar
cómo se gestiona cada uno de los subprocesos de
mantenimiento, mientras que la metodología de
Auditoría Interna utilizada actualmente en PDVSA es para
realizar Auditorías de los Sistema de Control Interno
(SCI), evaluando el cumplimiento de los objetivos en las
siguientes categorías: efectividad y eficiencia de las
operaciones (solo orientada a los objetivos básicos de
negocios de una entidad, incluyendo los objetivos de
desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos),
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento
de las leyes y regulaciones aplicables.

El modelo para Auditar la gestión de
mantenimiento esta enfocado en la filosofía del
Mejoramiento Continuo, basado en los cuatro (4) pasos del circulo
de Deming: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, y hace
referencia a la Norma ISO 19011 (Directrices para la
auditoría de los sistemas de gestión de la calidad
y/o ambiental), también determina si la
organización de mantenimiento auditada cumple con las
normativas de PDVSA y las mejores prácticas de
Mantenimiento Clase Mundial.

El modelo de auditoría de Gestión de
Mantenimiento propuesto, es flexible y adaptable al contexto
donde se aplique, producto de que las organizaciones de
mantenimiento son dinámicas, interactivas y responde a los
cambios.

El éxito de la aplicación del modelo
depende de la veracidad del dato, por lo tanto es importante al
realizar las actividades de auditoria en sitio, no solo contar
con las fuentes de información de datos históricos
e información de los auditados, sino contar con la
experiencia y nivel técnico del equipo auditor.

Se seleccionaron los instrumentos de medición de
la metodología MES, MQS y MCM porque permiten determinar
el grado de madurez de la gestión de mantenimiento
evaluando todos los procesos de mantenimiento y todo el personal
implicado en ellos, desde la perspectiva del personal
gerencial/administrativo y ejecutor, comparando los resultados
con la percepción del equipo auditor.

Los instrumentos de medición seleccionados para
realizar el diagnóstico de la situación actual de
la gestión de Mantenimiento de la RSRQ, dieron resultados
muy similares, evidenciándose así la
correlación entre estos instrumentos y su
efectividad.

Aun cuando el modelo se concibió para ser
aplicado bajo la responsabilidad de la Gerencia de
Auditoría Interna, la Gerencia de Mantenimiento
podría aplicarlo directamente como herramienta gerencial
para evaluar la gestión de todos sus procesos, visualizar
oportunidades de mejora, tomar decisiones apropiadas, adoptar la
filosofía de Mejoramiento Continuo, Confiabilidad
Operacional y llevar sus prácticas hacia el Mantenimiento
Clase Mundial.

Según el diagnóstico aplicado en este
trabajo de investigación, la Gestión de
Mantenimiento de la Refinería San Roque se encuentra en
una etapa de conciencia, por lo que existe un sistema de
mantenimiento básico, pero se desconocen las mejores
prácticas de Mantenimiento Clase Mundial o de las
Filosofías de Mantenimiento existente, por lo tanto se
considera que su gestión carece de procesos definidos que
les permita controlar la Gestión a través de los
Sub-Procesos de Mantenimiento definidos en la Norma de PDVSA
(MM-01-01-00, Modelo de Gerencia de Mantenimiento); por lo tanto
implantar esta propuesta representa oportunidades de
mejora.

Con la implantación del Modelo para Auditar la
Gestión de Mantenimiento de PDVSA propuesto, se
logrará una visión de carácter gerencial,
que le permita capturar las oportunidades de mejora de la
organización para:

Asegurar la disponibilidad máxima de las Plantas
Operacionales, al menor costo dentro de los requisitos de
confiabilidad, cantidad y calidad de producción, costos
operacionales, seguridad y medio ambiente.

Aumentar los tiempos entre fallas de equipos
críticos.

Incrementar el Mantenimiento Preventivo y
disminuir el Mantenimiento

Correctivo.

Prolongar la vida útil de los
activos.

Adecuar la estructuración de la Base
de Datos de Mantenimiento para la generación de los
informes de Gestión.

Maximizar la productividad.

Bibliografía:

? Norma COVENIN 93-2500

? Norma ISO 19011-2002

? Normas PDVSA:

MM-01-01-00 Modelo de Gerencia.

MM-01-01-01 Definiciones.

MM-01-01-02 Indicadores de
Gestión.

MM-01-01-03 Niveles.

MM-01-01-04 Guías de los
niveles.

MM-01-01-05 Roles y
responsabilidades.

MM-01-01-07 Estructura de
activo.

MM-01-01-08 Guía para estructura de
activo.

MM-02-01-00 Contexto operacional (Cap y
diag).

MM-02-01-01 Jerarquización
según criticidad (Cap y diag).

MM-02-01-02 Avisos de mantenimiento (Cap y
diag).

MM-02-02-00 Análisis de la
función del activo.

MM-02-02-01 Elaboración de planes de
mantenimiento preventivo.

MM-02-02-02 Administración de planes
de mantenimiento preventivo.

MM-02-02-03 Ordenes de mantenimiento
(Planif).

MM-04-00-00 Ejecución de
mantenimiento ordinario.

? Metodología MES.
HTTP://WWW.MARSHALLINSTITUTE.COM).

? Metodología MQS.
HTTP://WWW.ABSCONSULTING.COM/SVC_TRAININGPT.CFM).

? Metodología MCM. ELABORADA POR RRG
– RELIABILITY AND RISK GROUP JBFA TRAINING.

Respaldo de la
propuesta:

Se anexa en otro archivo, el documento completo del
modelo con los anexos: instrumento de medición para la
norma PDVSA MM-01-01-00, las metodologías MES, MQS y MCM
existentes.

Autor:

Emiro J. Vásquez
G.

C.I.: 8.394.659

Sallik T. Villamizar R.

C.I.: 11.021.860