Los organigramas y su importancia

El Organigrama tiene doble finalidad:

*Desempeña un papel informativo, al permite que
los integrante de la organización y de las personas
vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus
características generales

INTRODUCCIÓN

Es la representación gráfica de la
estructura organizativa. El Organigrama es un modelo abstracto y
sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca
de un organización. Si no lo hace con toda fidelidad,
distorsionaría la visión general y el
análisis particular, pudiendo provocar decisiones
erróneas a que lo utiliza como instrumento de
precisión. El Organigrama tiene doble finalidad:
*Desempeña un papel informativo, al permite que los
integrante de la organización y de las personas vinculadas
a ella conozcan, a nivel global, sus características
generales. * de instrumentos para análisis estructural al
poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones
gráficas, las particularidades esenciales de la
organización representada.

CLASIFICACIÓN DE LOS
ORGRANIGRAMA

La clasificación que se hará tiene,
más que todo, una finalidad pedagógica.
La-clasificación del organigrama se hace tomando en cuenta
una serie de criterios y factores En consecuencia, procedemos a
establecer las bases para posteriormente caracterizar cada tipo
en particular. Según la forma como muestran la estructura
son;

o Analítico

o Generales

o Suplementarios

ANALÍTICOS Son los organigramas
específicos, los cuales suministran una información
detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por
escrito, símbolos convencionales de referencia con datos
circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos
y personal del estado mayor.

GENERAL: Este tipo de organigrama facilita una
visión muy sucinto de la organización: se limita a
las unidades de mayor importancia. Se le denomino general por ser
las más comunes.

SUPLEMENTARIOS Estos organigrama se utilizan para
mostrar une unidad de la estructura en forma analítica o
más detallada, tales unidades pueden ser una
dirección, una división, un departamento, una
gerencia, etc. son complemento de los
analíticos

Según la forma y disposición
geométrica de los Organigramas, éstos pueden
ser:

Verticales. Tipo clásico

Horizontales.de izquierda a derecha

Escalares.

Circulares o concéntricos

ORGANIGRAMAS
VERTICALES.

Este tipo de Organigrama es el de uso más
frecuente y al cual están acostumbradas la mayoría
de las personas. Este Organigrama representa con toda fidelidad
una pirámide jerárquica, ya que las unidades se
desplazan según su Jerarquía de arriba abajo en una
gradación jerárquica descendente. Los organigrama
vertical o Clásicos, tiene una modalidad para
disposición de sus unidades y consiste en lo siguiente a
partir del nivel técnico (departamentos, de gerencia,
etc.), .la unidades subsiguientes de los distintos niveles no se
desplazan horizontalmente (de izquierda a derecha o viceversa),
sino en estricto sentido vertical esta modalidad o variante se
utiliza economizar espacio.

Organigramas Horizontales

Son una modalidad del organigrama vertical, porque
representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con
una disposición, en el espacio, de izquierda a derecha y
no de arriba hacia abajo. Este tipo de organigrama tiene algunas
variaciones con respecto al vertical, las cuales consisten en que
los nombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo,
sin recuadros o figuras geométricas (rectángulos o
cuadrados). No pueden ser colocados los nombres en
recuadro.

Organigrama Escalar

Este modelo de organigrama es muy utilizado en los
EE.UU., pero entre nosotros es poco conocido. Las
características principales del mismo son, entre otras que
no utiliza lo recuadros para los nombres de las unidades de la
estructura, sino líneas de la cuales Además, en un
pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las
unidades principales, si se desea.

Circulares o Concéntricos

En este organigrama, los niveles jerárquicos se
muestran mediante círculos concéntricos en una
disposición de dentro a fuera y en orden de importancia.
También se utilizan los organigramas funcionales aquellos
que muestra nada más que las relaciones de este tipo. La
técnica de elaboración de estos organigramas
consiste en colocar en círculos concéntricos las
unidades de igual jerarquía.

Se puede adoptar dos normas para identificar las
unidades, que son: se ponen los nombres de las unidades en los
recuadros y se colocan éstos encima de cada círculo
concéntricos; o bien, se le pone un numero de

referencia a cada cuadro y luego se identifica el nombre
con el número; esos nombres se mencionan aparte en una
hoja adicional, o en la misma del dibujo. Este tipo de
organigrama, como el lineal y el escalar es poco conocido, y
menos aún usados entre nosotros. El organigrama circular;
es recomendado por la practica de la relaciones humanas, para
disipar la imagen de subordinación que traducen los
organigrama verticales y tradicionales con esa forma de
disposición de las unidades, las cuales están
colocada unas arribas y abajo pensamos que este tipo de
organigrama requerirá de mucho tiempo para que pueda ser
aceptado entre nosotros, porque de él no se deriva ninguna
práctica; lejos de esto, se presta a confusiones e
interpretaciones torcidas. Los organigramas se clasifican
también con base en la rama o actividad de la empresa a la
que representa su estructura.

SIMBOLOS

Los signos y símbolos de mayor uso son las
siguientes:

1. Sobre las líneas llenas:

A) Líneas llenas sin interrupciones, indican la
autoridad formal, relación de línea o mando,
comunicación y la vía jerárquica.

B) Líneas llenas verticales indican autoridad
sobre. Las horizontales señalan especialización y
correlación.

C) Líneas de puntos o discontinuas indican
relaciones de coordinación, y algunos las utilizan para
señalar las relaciones funcionales. Cuando la línea
llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura
geométrica (cuadrado, rectángulo y a veces
círculos) indica mando, autoridad. Cuando la línea
llena cae o se coloca los lados de la figura geométrica o
recuadros, indica relación de apoyo.

Unidad de apoyo es aquella a la cual sele coloca la
línea al lado y la que ha salido de las unidades de la
línea de la estructura principal. Se recomienda
línea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos
finos para las unidades de menor jerarquía. El grosor de
las líneas debe ir en disminución a que descendemos
en la jerarquía. Las líneas geométricas de
las unidades deben guardar relaciones con la jerarquía, en
lo que a su tamaño respecta; a mayor jerarquía de
las unidades, mayor será el tamaño relativo. La
figura geométrica con un recuadro, significa
condición especial o autónoma. Hay que se esto en
el sitio de i del dibujo.

Si se desea destacar una unidad, se utiliza medió
recuadro, bastante coloreado para cada unidad que se vaya a
resaltar, tal como aquí se indica. Este detalle se utiliza
para llamar la atención sobre las unidades que se quiere
poner de relieve. Línea con inflexión en su
trayectoria, indica que no existe relación en ella y la
línea con la cual se cruza; donde el departamento de
tesorería sólo tiene relación especial con
la sucursal de ciudad Bolívar, en materia
particular.

Líneas con zigzagueos al final y una flecha en el
remate se continuación de la estructura. También
tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en
el remate. La etcétera se usa en ocasiones, para indicar
lo mismo. Líneas con zigzagueos al final y cuando ya a
caer sobre una unidad o recuadro, indica relaciones espacio y
especia. También podría indicar discontinuidad a
que la estructura mayor y esta ubicada en el trayecto de la
línea llena. Círculos colocados en espacios
especiales del organigrama y que tienen un números en su
interior; el cual esta colocado en otro recuadros o unidades de
la estructura, indica un comité en el que participo todas
las unidades sean con el mismo número.

Se recomienda colocar el círculo en el espacio
reservado al nivel que corresponda a la unidad de mayor
jerarquía entre todas las participantes. Toda unidades que
tiene el número (1) por refiere participan en el
comité señalado con el círculo. En esta
forma se evitan tas múltiples líneas para indicar
la coordinación entre esas unidades.

Técnicas
para la elaboración de los organigramas

1. El organigrama es el resultado de la creación
de una organización, la cual hay que representar. Son dos
posibilidades que dan base para la elaboración de un
organigrama:

Cuando se crea una nueva
organización.

Cuando esta existe pero no tiene
organigrama, y silo tiene, hay que organizar y
reajustar.

2. Ningún organigrama debe tener el
carácter de final, puesto que su valor verdadero depende
de que se le mantengo al día y en conson con los cambios
que va experimentando la estructura.

3. El tipo de organigrama que ve a regir para la
organización se selecciono de mutuo acuerdo con la
dirección, tomado como guía fundamental la
adopción del que resulte de mayor utilidad y provecho para
la empresa, y no aquel destinado a satisfacer el capricho de
alguien.

4. En el sector público hay intención de
reorganizar sus estructuras organizativas, y aun más, su
organización en general. La Comisión de
Administración Publica de Venezuela ha puesto mucho
empeño. Este es un organismo asesor de la presidencia de
la republica. Por este condicionamiento a que esta sujeta, su
labor no ha podido ser mas efectiva.

5. En Venezuela el sector privado no tiene practica de
usar organigramas para sus estructuras de la organización,
pero ello obedece, en parte, a la condición en que se en
la industria y porque el tamaño de la mayoría de
las empresas es relativamente pequeño y por lo tanto no
tiene gran necesidad de poseer esos elementos. Algunas de esas
empresas, que han adquirido cierto tamaño, han adoptado
por elaborar su organigrama, por ejemplo, la Electricidad de
Caracas y algunas de las empresas llamadas "venezolanas", que no
son más que unidades descentralizadas de las casas
"matrices de EE.UU., Holanda y Gran Bretaña

Importancia de
los organigramas

Como instrumento de análisis: Detectar fallas
estructurales, ya que representa gráficamente las unidades
y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o
relación que corresponda con el tipo de actividad,
función o autoridad que desempeña la unidad en
sí y Detecto fallo de control de supervisión en la
departamentalización. A través de análisis
periódicos de los organigramas actualizados se pueden
detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su
capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la
modificación de la estructura en sentido vertical u
horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se
crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el
momento de actualizar los organigramas se descubren dobles
líneas de mando.

A modo de
Conclusión

Actuará bajo la dependencia orgánica
directa de la Delegación de la Imprenta, Boletín
Oficial de la Provincia y Publicaciones, sin perjuicio de su
relación funcional con el Área de Cultura y
Acción Ciudadana, y asumirá la responsabilidad de
la dirección, gestión y organización de las
dependencias de la Imprenta, teniendo atribuidas para ello las
siguientes facultades y funciones:

1. Dirección, gestión, coordinación
e inspección de las dependencias de la
Imprenta.

2. Elaboración de los proyectos de
determinación de objetivos y planes de
actuación.

3. Confección de las propuestas de programas de
necesidades de la Imprenta.

4. Distribución y organización de tareas
en el ámbito del servicio, coordinando la actuación
de las unidades que integran el mismo y elaborando, en su caso,
el orden de prioridades de los trabajos que hayan de realizarse
para el cumplimiento de planes y objetivos.

5. Elaboración de propuestas procedimentales y de
normalización de actuaciones.

6. Ejecución de directrices, instrucciones y
órdenes de trabajo emanadas de los órganos de la
Administración Provincial en el ámbito del servicio
encomendado.

7. Asesoramiento a los órganos y servicios
Corporativos en materia de su competencia.

8. Representación de la Imprenta en sus
relaciones administrativas con las Áreas o Servicios
Corporativos.

9. Gestión de los recursos materiales y humanos
asignados a la Imprenta con sujeción a las directrices
generales dictadas por los órganos
corporativos.

10. Elaboración de informes periódicos o
puntuales sobre el grado de ejecución de los planes de
actuaciones y de consecución de objetivos, así como
respecto de cuantas actividades sean realizadas por las
dependencias de su cargo.

11. Proponer el orden de suplencia de los órganos
administrativos integrados en la Imprenta en los supuestos en que
dicho orden no se encuentre expresamente definido atendiendo
siempre a la idoneidad profesional del suplente para realizar la
suplencia.

* JEFE DE NEGOCIADO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA
IMPRENTA

Tendrá encomendadas las siguientes
funciones:

1. Distribución y organización de tareas
en el ámbito de la dependencia, coordinando la
actuación del personal adscrito a la misma.

2. Seguimiento y control de la actividad interna
formulando propuestas de programación de
objetivos.

3. Elaboración de propuestas procedimentales y de
normalización de actuaciones.

4. Emisión de informes periódicos y de
cuantos otros les sean requeridos por la Coordinación de
la Imprenta.

5. Ejecución de directrices, instrucciones y
órdenes de trabajo emanadas de la Coordinación de
la Imprenta.

6. Control y previsión de las necesidades de
medios para el normal funcionamiento de la
dependencia.

7. Colaboración y asistencia en la
elaboración del Presupuesto.

8. Tramitación de expedientes de compras y
facturas.

9. Tramitación de expedientes relativos a tasas y
precios públicos.

10. En general, la contabilidad y seguimiento del
presupuesto del Área.

11. Control de los libros de Registro de la
dependencia.

* AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

Realizará las tareas de mecanografía,
despacho de correspondencia, manejo de maquinaria
ofimática, archivo de documentos, atención al
público y otras funciones análogas en el
ámbito de la unidad a la que se encuentra adscrito y de
conformidad con las instrucciones emanadas de sus superiores
jerárquicos.

* CONDUCTOR

Realizará portes, embalajes y traslados, con o
sin vehículo, dentro o fuera de la Imprenta Provincial,
así como el reparto de boletines diariamente y todos los
trabajos de los distintos servicios. Asimismo cargará y
descargará el vehículo que tenga que utilizar para
realizar los repartos.

* ENCARGADO DE TALLER

Bajo la dependencia directa de la Coordinación de
la Imprenta se configurará un puesto de Encargado de
Taller que tendrá encomendada con carácter general
la dirección técnica de los trabajos a realizar por
la Imprenta Provincial, teniendo para ello atribuidas las
siguientes funciones:

1. Distribución y
organización de tareas en el ámbito de la
dependencia, coordinando la actuación del personal
adscrito a la misma.

2. Seguimiento y control de la actividad
interna formulando propuestas de programación de
objetivos.

3. Emisión de informes
periódicos y de cuantos otros les sean requeridos por la
Coordinación de la Imprenta.

4. Ejecución de directrices,
instrucciones y órdenes de trabajo emanadas de la
Coordinación de la Imprenta.

5. Control y previsión de las
necesidades de medios para el normal funcionamiento de la
dependencia.

6. Control del estado de
conservación y mantenimiento de maquinaria y
materiales.

7. Seguimiento del correcto mantenimiento
de dicha maquinaria.

8. Coordinación en la
previsión de los trabajos a realizar a corto
plazo.

9. Estudio de presupuestos de reparaciones
y tiempos de reparación.

10. Control de reparaciones, en cuanto a
prioridades y urgencias.

11. Estudio de reformas y
modernización del Taller, maquinaria y
material.

12. Confección de Informes
técnicos para la adquisición de maquinaria y
material.

* FOTOCOMPOSICIÓN

Dependerán directamente del
Encargado de Taller y tendrán asignadas las siguientes
funciones:

1. Diseño y maquetación de los trabajos a
realizar en la Imprenta

Provincial.

2. Escritura en cuerpos determinados con anterioridad,
de todos los edictos, vengan remitidos en soporte papel o
informático, incorporándolos en papel para su
lectura y corrección en otra sección. Realizada
esta tarea, se extraerá en papel vegetal, película
o soporte informático para imprimirlo en
boletín.

3. Mantenimiento y conservación de
la maquinaria y herramientas asignadas para la realización
de su trabajo.

También tendrá asignadas las siguientes
funciones:

1. Referidas a la confección del BOP:

– Tecleado de originales del B.O.P.
(Edictos, notificaciones, anuncios, etc.)

– Escaneado de originales del B.O.P.

– Maquetación (PageMaker)

– Envío-recogida de los edictos,
anuncios, notificaciones, etc. Confeccionados
informáticamente para su montaje
electrónico.

– Montaje electrónico del B.O.P. y envío a
su impresión directa

(docutech).

2. Referidas a la confección de revistas,
dípticos, trípticos, etc.:

– Picado de texto. Elección de tipografía
y corrección.

– Escaneado de fotografías, logos y
dibujos.

– Tratamiento de imagen blanco-negro y color.

–
Diseño-maquetación-autoedición.

– Impresión pruebas y
filmación.

3. Referidas a la confección de
impresos:

– Picado-maquetación-filmación.

4. Referidas al asesoramiento y
atención directa a los usuarios de la imprenta:

– Información sobre programas, confección,
separaciones de color, etc.

* CORRECCIÓN

Dependerán directamente del
Encargado de Taller y tendrán asignadas las siguientes
funciones:

1. Colaboración en la
corrección de las primeras pruebas de todo los impresos,
edictos y demás trabajos que realiza la
Imprenta.

2. Realización de las cajas de
tipografía.

3. Mantenimiento y conservación de la maquinaria
y herramientas asignadas para la realización de su trabajo
y, especialmente, la propuesta de reposición de los tipos
de letras y otros que se deterioran.

* MÁQUINAS

El trabajo de este sector consiste en:

1. Con carácter general, la impresión en
cualquier soporte de los trabajos encomendados.

2. Carga de papel, vigilancia de aceites y tones en la
máquina asignada.

3. Recepción del trabajo de
fotocomposición una vez maquetado, procesamiento y control
de la impresión, plegado, grabado, guillotinado, alzado,
fresado y demás funciones de la maquinaria
asignada.

4. Mantenimiento y conservación de la maquinaria
y herramientas asignadas para la realización de su
trabajo.

* MANIPULADO

El trabajo del Oficial de Encuadernación consiste
en:

1. Realizar las tareas de provisión de papel y
material en general para la ejecución de las labores de
impresión.

2. Efectuarán empaquetados, cortes de papel,
plegados, fresados, grapados, alzados, cosidos y, en general, las
tareas de manipulación del papel impreso.

3. Para la realización de sus tareas
utilizarán guillotinas, traspaleta- toro, plegadora,
alzadora, grapadora, fresadora de estampación y otras
máquinas manuales cuidando de su mantenimiento y
conservación.

El cometido primordial del Oficial Almacenista
Manipulador, consistirá en el control y registro de
entradas y salidas de material del Almacén, aunque
desarrollará tareas de manipulado y encuadernación
consistentes en:

1. Realizar las tareas de provisión de papel y
material en general para la ejecución de las labores de
impresión.

2. Efectuarán empaquetados, cortes de papel,
plegados, fresados, grapados, alzados, cosidos y, en general, las
tareas de manipulación del papel impreso.

3. Para la realización de sus tareas
utilizarán guillotinas, traspaleta-toro, plegadora,
alzadora, grapadora, fresadora de estampación y otras
máquinas manuales cuidando de su mantenimiento y
conservación.

* MONTAJE

Tendrán asignadas las siguientes
funciones:

1. Montaje de todos los trabajos remitidos desde la
dependencia de fotocomposición.

2. Ensolar planchas, limpiar y guardar astralones de
montaje y creación

del archivo de trabajos montados e impresos.

3. Mantenimiento y reposición diaria de
líquidos reveladores.

4. Mantenimiento y conservación de la maquinaria
y herramientas asignadas para la realización de su
trabajo, especialmente la ensoladora.

Además de dichas funciones, el Dibujante
reproductor tendrá encomendada la preparación de
ilustraciones, fotos, pictogramas y logotipos que contenga el
trabajo a realizar, teniendo asimismo encomendadas con carckter
general Ia copia, reproducci6n y adaptaci6n de modelos,bocetos o
dibujos originales de toda clase.

Autor:

Lic. Jesús A. Cerda

Facilitador del taller de Artes
Graficas

INFOTEP