Procedimiento para la gestión del conocimiento en las aldeas universitarias de la Misión Sucre Eje Barlovento
Resumen
En la actualidad las aldeas universitarias de la
Misión Sucre en el eje Barlovento, no disponen de un
proceder metodológico que le permita seleccionar,
organizar, almacenar, compartir y usar el conocimiento, con el
propósito de socializar y elevar el nivel integral del
mismo. Para contrarrestar esto, el presente trabajo, tiene como
principal objetivo exponer el procedimiento general, para
desarrollar la gestión del conocimiento en las aldeas
universitarias de la Misión Sucre en el eje de Barlovento.
Estado Miranda. En el trabajo se utilizaron diferentes
técnicas como encuestas, cuestionarios, la
observación participante, entrevistas individuales a
coordinadores de aldeas, de programas y facilitadores.
Además se abordan conceptos asociados a la gestión
del conocimiento y criterios necesarios para su
implementación, tanto desde el punto de vista
organizacional, como desde la base tecnológica necesaria
para su funcionamiento en este tipo de institución
universitaria. La realización de esta investigación
brinda la posibilidad a las aldeas universitarias de mejorar su
dirección institucional, distribuyendo el conocimiento e
información para que sean utilizados de la mejor manera
posible y contribuir así a una eficaz dirección del
proceso docente educativo.
Palabras clave: gestión, conocimiento,
procedimiento.
Summary
Currently the university villages of
Mission Sucre on the shaft Barlovento, do not have a methodology
that allows you to select, organize, store, share and use
knowledge, in order to socialize and raise the overall level of
the same. To counter this, the present study, whose main
objective was to present the general procedure for developing
knowledge management in the villages of Mission Sucre university
in the heart of Barlovento. Miranda State. In the work using
different techniques such as surveys, questionnaires, participant
observation, individual interviews with village coordinators,
program and facilitators. You can address concepts related to
knowledge management and criteria for its implementation, both
from the organizational standpoint, and from the technology base
needed to operate in this type of university. The realization of
this research offers the possibility to improve their villages
university institutional address, distributing knowledge and
information to be used in the best possible way and thus
contribute to effective leadership of the educational
process.
Keywords: management, knowledge
process.
Introducción
Desde hace varios años se vive en la Era,
Sociedad o Revolución de la información y del
Conocimiento caracterizada por el uso intensivo de la
información lo que revoluciona la forma de producir,
educarse, comunicarse y recrearse de la sociedad. (Arraiz, 2001;
Bowman, 1996)
Las instituciones de educación universitaria
(IEU) de hoy están inmersas en un profundo y constante
cambio, provocados fundamentalmente por el proceso de
globalización, y el extraordinario avance de la
tecnología, unido a las crecientes exigencias de los
estudiantes y la sociedad quienes, cada vez requieren mayor
información. Las IEU venezolanas, al igual que la del
resto del mundo, se enfrentan a estos cambios y como una
alternativa viable para obtener ventajas competitivas sostenibles
trabajan en generar valor a través del conocimiento.
(Martínez, 2010)
Actualmente existe una tendencia en el desarrollo de
programas para implantar en las instituciones la gestión
del conocimiento. Esto ha generado acciones para divulgar y crear
cultura sobre el tema entre los profesionales de la
gestión de los recursos humanos, de las ciencias de la
información y las comunicaciones, y de los ambientes
universitarios, en todos los casos para estimular y organizar la
formación de los profesionales en gestión del
conocimiento. Es por esto que un gran número de IEU
comienzan a dar los primeros pasos en el estudio y
aplicación de este importante tema. (Martínez,
2010)
El desarrollo obtenido en algunas IEU sujetas a
transformaciones profundas en el marco de las transformaciones de
la enseñanza universitaria venezolana y el surgimiento de
la Misión Sucre, permite reconocer las necesidades de
atender de forma explícita el desarrollo de la
gestión del conocimiento, creando así la
institución inteligente. Una institución
inteligente es el resultado de talentos individuales, más
modos de colaboración, más memoria compartida,
más buena dirección. Para conseguirlo es necesario
implicar a todos los actores en un proyecto compartido, en el que
todos han de tener un "modelo mental" claro. Todas las
instituciones sociales sean educativas o investigativas tienen
que funcionar en un mundo cambiante, de competencia globalizada,
donde los conocimientos, las técnicas y los productos se
generan con gran rapidez en mayor cantidad. Según Marina,
2004 se llama institución inteligente a la que crea un
entorno inteligente en que las inteligencias particulares se
desarrollan con eficacia y brillantez. Lo consiguen por el modo
en que estas instituciones logran hábitos de
colaboración, en un clima estimulante en un proyecto. El
principal problema radica en la forma en que son organizados y
gestionados los recursos intangibles en la institución, lo
cual aún no permite satisfacer y dar respuesta a todas las
exigencias y requerimientos del entorno. En correspondencia con
lo planteado, el principal objetivo del presente trabajo es
exponer un procedimiento, elaborado por los autores, para
desarrollar la gestión del conocimiento en las aldeas
universitarias de la Misión Sucre en el eje de Barlovento.
Estado Miranda. Atendiendo a lo anterior, el trabajo reviste gran
importancia como primera experiencia en el diseño,
asimilación y puesta en práctica de un
procedimiento novedoso para la aplicación de la
gestión del conocimiento, adecuado a las
características de las aldeas universitarias de la
Misión Sucre del Eje Barlovento.
Desarrollo
El procedimiento propuesto para la gestión del
conocimiento en las aldeas universitarias de la Misión
Sucre en el eje Barlovento consta de cinco (5) fases (inicio,
planificación, ejecución, control y
finalización) cada una de las cuales está formada
por actividades. A continuación se describen, de forma
resumida, las fases y actividades del procedimiento:
1) Fase de Inicio:
Esta fase esta compuesta de diferentes actividades, las
cuales son:
Definir el responsable del proyecto y el equipo de
trabajo.
La gestión del conocimiento requiere de una
dirección de conocimiento cuyo principal objetivo sea
dirigir el conocimiento institucional. Si bien la aldea
universitaria entera debe ser involucrada en el proceso
sinérgico de la gestión del conocimiento, es
importante también la generación de
políticas, estrategias, y tácticas en
función de la coordinación de la aldea, para lo
cual debe considerar los factores clave siguientes:
Dirigir activamente el proyecto (liderazgo e
integridad total); capacidad de tomar decisiones.Planificar y convocar reuniones
periódicas.Tener habilidades políticas: Influenciar y
motivar a personas de diferentes orígenes (programas,
área, etc.) y que muchas veces son directivos de la
aldea.Gran parte de la clave del éxito de un
proyecto es realizar una buena gestión, teniendo el
gestor unas cualidades donde el principal peso recae en
aspectos humanos y no técnicos.
Considerar:
Que los directivos no deben obligar a los trabajadores
con conocimientos a ser más productivos De hecho la
mayoría de las veces el conocimiento está encerrado
en programas, unidades de negocio y especialmente, en grupos de
trabajo, con intereses específicos. En muchos casos este
conocimiento es protegido celosamente no solo de los
competidores, sino también de los colegas que se
encuentran en otras partes de la aldea universitaria. De esta
forma se generan muchas islas del conocimiento.
Los grupos de trabajo con intereses específicos,
pueden encontrarse en cualquier parte de la aldea universitaria y
la mayoría de las personas pertenece a más de
uno.
Como a un fin se puede llegar por diferentes caminos; el
procedimiento es aplicarlo en buena parte de las personas de la
aldea, en campos diferentes, y formar parte de la gestión
del conocimiento, previendo un equipo de proyecto que debe
recoger y capitalizar los resultados.
La innovación es mucho más importante que
haber partido de un plan claramente explicitado, las personas
sabiendo que deben buscar soluciones, se sienten coparticipes de
la cultura del conocimiento.
Estudio y esclarecimiento conceptual.
¿Qué es conocimiento? Evolución
hasta el marco conceptual contemporáneo.
¿Qué es el trabajo para una aldea
universitaria basado en el conocimiento? Y ¿quiénes
son los trabajadores con conocimientos?
La actividad primaria y primordial del trabajo basado en
el conocimiento es la adquisición, creación y
aplicación del conocimiento.
A pesar de que los trabajadores con conocimientos
aparecen en todos los niveles, la mayoría siguen siendo
profesionales o especialistas como investigadores, ingenieros, en
software, contables, asesores, profesores, etc. El tiempo de
estos especialistas deberá ser ocupado en mejorar,
compartir y aplicar su conocimiento en beneficio de la aldea
universitaria.
2) Fase de
Planificación
Definir la gestión del conocimiento para la
aldea universitaria.
Esta actividad esta fundamentada por las siguientes
preguntas:
¿Qué es la gestión del conocimiento
para la aldea universitaria?
¿Qué es y será el trabajo para una
aldea universitaria basado en el conocimiento?
Se proponen diferentes vías para la
gestión del conocimiento en una aldea
universitaria.
– Perspectiva centrada en la información, la
gestión del conocimiento teñida de un fuerte
contenido tecnológico.
– Perspectiva centrada en el cambio cultural. La
fusión de historia, comunicación, conversaciones,
trabajo en equipo.
Valorar ambas, determinando qué posibilidades hay
de utilizar y las bondades en una solución de equilibrio.
Ir identificando los cambios necesarios para planificar el
cambio.
¿Cómo implantar la gestión del
conocimiento en la aldea universitaria?
Debe iniciarse una búsqueda auto alusivo,
consistente en detallar aquellos conocimientos que son
críticos para la práctica de la aldea
universitaria. Esta búsqueda puede iniciarse de la forma
siguiente:
A partir de los procesos:
– Qué procesos claves desarrolla la aldea
universitaria.
– Cómo se organiza el personal en la aldea
universitaria
– Cuáles son las competencias principales del
proceso docente educativo en la aldea universitaria
– Competencias y habilidades de las personas.
– Cómo mejorar el proceso docente educativo en la
aldea universitaria.
Conocimiento principal a partir de
procesos.
Con estos elementos puede identificarse mejor las
instancias de proyectos de gestión del conocimiento que
puede desarrollarse en el la aldea universitaria. Tener en
cuenta: que existen procesos estratégicos claves para la
aldea universitaria, por lo que conocerlos y su cadena de valor
es muy importante. Si no existe una clara definición debe
desarrollarse, porque es importante identificar los procesos en
que se desarrolla su práctica y los programas de
formación que la aldea universitaria ofrece o puede
ofrecer a la comunidad. Alineación del proceso de
gestión del conocimiento con las estrategias de la aldea
universitaria.
No es necesaria una implantación brusca de la
gestión del conocimiento en la aldea universitaria. Solo
será necesario establecer cuál es la mejor
oportunidad para iniciar una instancia de proyecto de
gestión del conocimiento que ayude a implantar esta en la
aldea universitaria
Hay que lograr una alineación de los objetivos
estratégicos de la aldea universitaria, buscando que el
aprendizaje apoye estos programas que cooperativamente busquen
soluciones, potenciando el trabajo en equipo y la
colaboración.
Todo proyecto debe ser coherente con la estrategia de la
aldea universitaria El cumplimiento de sus plazos y condiciones
debe suponer una fortaleza más o una oportunidad
futura.
3) Fase de Ejecución.
Esta fase está formada por las actividades
siguientes:
Toma de decisiones.
Al iniciar esta etapa se tiene un resultado de varias
alternativas de proyectos de gestión del conocimiento,
como es el caso de varias instancias de este programa general que
se ha estado enfocando y una valoración de posible impacto
sobre la estrategia de la aldea universitaria.
Tomar la decisión de cuáles ejecutar debe
ser un acto profesional, no puede depender del azar, sino de una
cadena de análisis, síntesis, planificación
y valoración de alternativas.
Según Jesús Mondria (2000), es preciso
pasar por un proceso de adaptación hacia la toma de
decisiones profesional y que use, a menudo una herramienta
especifica.
Este proceso incluye ocho etapas:
1) Revisar las propias convicciones.
2) Establecerse metas.
3) Asignar prioridades.
4) Definir objetivos: No basta con definir los
objetivos, que tienen que ser lógicos. Los objetivos
tienen que ser con fecha límite, relevantes,
especificas, medibles y alcanzables.5) Consultar a expertos.
6) Evaluar alternativas.
7) Tener presente todas las ideas en los
análisis: no desechar ninguna idea que pueda ser
contradictoria y/o superflua.8) Actuar.
Como herramienta para evaluar alternativas se
pueden utilizar:Diagrama de flujo para un proceso de toma de
decisiones.Soporte documental "toma de decisiones".
Para centrar el tema, recopilar información
necesaria y delimitar personas, es conveniente elaborar un mapa
mental, a ser posible, en colaboración con todos los
responsables de llevar a buen termino la decisión
más acertada.
La técnica del diseño conceptual o mapa
mental se utiliza como complemento de la forma secuencial de
exposición. La palabra hablada y escrita se presenta en
forma lineal, mientras que el pensamiento bioasociativo une dos
ideas que, en un principio, no estaban aparentemente
relacionadas. El mapa mental tiene una idea o tema central (el
nombre del asunto). De esta idea principal parten radicalmente
imágenes fundamentales y de estas parten otras
ramificaciones.
El mapa mental ayudará a descubrir y comunicar
aspectos e interrelaciones que se habrían olvidado de la
forma tradicional.
Todo este análisis es el resultado de la
implantación de las acciones. Se relacionan las acciones
necesarias, se asignan prioridades, fechas de ejecución y
responsables.
Definición de variables: las variables
alcance y tiempo.
Las acciones antes definidas pueden ser consideradas por
si mismas micro-proyectos y su alcance y ubicación
temporal para facilitar el proceso de control, debe quedar bien
explicitado.
Para comprender la gestión del conocimiento se
presentan dos variables que permiten visualizar mejor las
diferentes formas en que se presentan estos proyectos en las
instituciones: el alcance y el tiempo (Pérez,
2002).
La variable alcance se puede definir en
función de diferentes criterios.
Tomando como criterio el conocimiento
implicado.
Proyecto estratégico: contempla
concepciones y acciones relativas a la creación de
conocimiento y a su papel en la generación de
competencias esenciales.Proyecto operativo: que incida sobre todo en
los aspectos de distribución y transferencia de
conocimiento básico, cuestión más
relacionada con sistemas, plataformas tecnológicas,
por las cuales debe almacenarse y distribuirse
este.
La variable tiempo: relaciona el alcance con el
tiempo. Los proyectos de gestión del conocimiento
son dinámicos y esta dimensión resulta esencial
para valorar los resultados. Hay que aprender de los errores y
generar nuevas dinámicas de funcionamiento. Hay que
relacionar el alcance inicial con la evolución, lo que
requiere ser documentado, analizado y explicado.
Identificar las acciones necesarias para ejecutar
el cambio.
Paralelamente en el propio proceso de análisis es
necesario realizar un diagnóstico que permita determinar
un estado actual e identificar un estado deseado, para conocer
una brecha con el estado identificado como ideal.
Los métodos de diagnóstico varían
según el objeto del proyecto definido en el alcance y los
objetivos propuestos.
Siempre debe contemplar un análisis de la aldea
universitaria que se propone que abarque las categorías
organizacionales: estructura y sistemas, conocimientos, recursos
y cultura, estilo y valores. Esto permite planificar el cambio en
el entorno organizacional de la aldea universitaria.
4) Fase de control.
Esta fase se ejecuta paralelo al resto, en
interacción, y es la que permite ajustar y darle
seguimiento a las desviaciones del plan. Debe estar presente
durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Procesos de gestión de proyectos: se identifican
actividades como:
Gestión de riesgo.
Realización de informes eficaces sobre el
estado y progreso del proyecto.Ausencia de burocracia.
Comunicación fluida y continua del equipo y
los participantes en general.Gestión eficiente de las reuniones de
trabajo.Mentalizar al equipo de la necesidad de autocontrol
y de valoración del esfuerzo.
En la práctica la información sobre el
avance del programa de gestión del conocimiento en la
aldea universitaria está muy relacionada con tres
dinámicas que se desarrollan y que hay que identificar y
ampliar:
Dinámica organizativa: la
práctica retroalimenta el sistema cultural y el
sistema de decisiones y comunicacional. Representa las
condiciones humanas y organizacionales que favorecen el
conocimiento.Dinámica de la Información:
calidad del feedback, que permite a los sistemas adaptarse y
cambiar, informaciones recibidas en el sistema de si mismo y
de su entorno.Dinámica auto alusiva: rediseña
la práctica a partir de la práctica, incidiendo
en la cultura, las competencias, las redes, la imagen, los
procesos, los resultados. Accionar sobre si misma de materia
planificada y controlada. Es mirarse al espejo y contestar
¿qué conocimiento falta o
quiero?¿qué acción o cambio llevar a
cabo para conseguirlo ?
5) Fase de
finalización
En los proyectos en general se gestiona un ciclo de
vida, se dividen en fases, estas finalizan y dan lugar a otras
fases, hasta obtener un producto final.
En los proyectos de gestión del conocimiento
estas fronteras, deben evaluarse mediante la obtención de
determinados resultados. Pero estos resultados son esencialmente
intangibles, lo intangible puede ser medido pero aun está
en fase de estudio.
Lo más interesante son las comparaciones, hay que
tener un punto de referencia, el año anterior, una
previsión, la mejor aldea universitaria.
Como indicación general se recomienda que no sean
muchos y que se disponga de información para
cuantificarlos en un estado inicial y en su evolución en
un tiempo posterior (futuro) que debe explicitarse en
relación con la evolución prevista.
Puede prepararse encuestas, que es una herramienta
universal o indagar en los sistemas de información de la
aldea universitaria, por ejemplo "gestión de recursos
humanos ", medir niveles o tendencias, etc.
En el camino de establecer indicadores de capital
intelectual, y poder medir a través de ellos la
transición de un estado inicial a un estado proyectado en
el futuro, puede llegarse al estado deseado y este ser el punto
final, sin embargo la perspectiva dinámica de la
gestión del conocimiento debe tenerse siempre
presente.
La resolución de problemas, aplicando
conocimientos, en este caso se puede tener resultados y
evaluarlos, pero cabe preguntarse. ¿Debe perderse la
perspectiva de aplicar los nuevos conocimientos, que se
obtuvieron? La respuesta es no, por tanto aceptar que la
gestión del conocimiento es un camino, y no un objetivo,
deriva en que no existe el fin como una ruptura sino la
medición de estados, el avance de un estado actual, a un
estado deseado o ideal, y en esta sucesión de estados,
ocurrirá el tránsito, hacia la
transformación, que el actual entorno demanda. Es el
momento de hacer uso de la creatividad y generar iniciativas que
puedan tener seguimiento y un desarrollo práctico,
teniendo en cuenta el contexto sociocultural en el que se
desarrolla.
Siempre debe ser un objetivo documentar los resultados,
esto permite capitalizar las experiencias, tanto positivas como
negativas, así se aprende de los errores y de las mejores
practicas. Es importante explicitar los conocimientos generados,
esto hará mas fácil su socialización y
quedarán para la historia de la aldea universitaria,
independientes de sus creadores.
Conclusiones
Como resultado de la investigación realizada se
pueden exponer, como principales conclusiones, las
siguientes:
1. La necesidad, importancia y actualidad de
gestionar el conocimiento está condicionada por la
evolución histórica de la sociedad y la
economía, constituyendo un imperativo para las
instituciones de educación universitaria de hoy,
necesitando las mismas proveerse de herramientas
metodológicas para enfrentar este proceso de cambio
que se desarrolla a escala internacional.2. El procedimiento propuesto es de utilidad
para emprender una primera etapa de organización de la
gestión del conocimiento en las aldeas universitarias
de la Misión Sucre en el eje Barlovento.3. El procedimiento propuesto es resultado de
un proceso investigativo de análisis y
síntesis, sobre casos prácticos, reflejados en
la literatura especializada, en el que desarrollar la
gestión del conocimiento ha tenido éxito,
aplicando los resultados de su evolución hasta el
marco conceptual contemporáneo.4. La organización de las personas y los
equipos de trabajo para enfrentar, en la práctica, la
gestión del conocimiento en las aldeas universitarias
debe ser planificado y necesita un seguimiento, para
organizar proyectos de gestión del conocimiento en las
aldeas, que relacionen horizontalmente a las personas y
equipos con independencia de sus responsabilidades
funcionales.5. El proceso de conversión del
conocimiento define conceptualmente el ciclo de vida de los
proyectos de gestión del conocimiento en cada aldea,
interpretándose como un aprendizaje continuo, que
parte de la aplicación de conocimientos para generar
nuevos conocimientos que a su vez debe volverse a aplicar y
así repetir continuamente el proceso, por lo que, se
considera fundamental, registrar la experiencia y establecer
indicadores para evaluar los resultados.
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Prof. Bélgica del Valle Rodríguez
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Institución: Facilitadora del programa de
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Aldea Universitaria Tacarigua. Misión Sucre.
Venezuela.
Dr. C. Carlos Cristóbal Martínez
Martínez.
Institución: Profesor Titular de la Facultad de
Ingeniería Industrial y Turismo Universidad Central "Marta
Abreu" de Las Villas. Cuba.
Dr. C. Roberto Cespon Castro.
Institución: Profesor Titular de la Facultad de
Ingeniería Industrial y Turismo Universidad Central "Marta
Abreu" de Las Villas. Cuba.
8vo Congreso Internacional de
Educación Superior "Universidad 2012"
Ponencia.