Sistema de información gerencial y estratégico

INTRODUCCIÓN

La exigencia de tecnología de reciente
aparición en la toma de decisiones ejecutivas, permite
disponer de sistemas de información que apoyan esta tarea
a partir de grandes volúmenes de información
procedentes de los sistemas de gestión e integrados hoy en
una plataforma de ordenadores. Durante la última
década, numerosos autores han subrayado la importancia de
los sistemas de información como la base para construir la
estrategia empresarial; ya que los sistemas de información
brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas,
para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar
los procesos de una organización.

La realización de un Plan de Sistemas de
Información dentro de cualquier organización, tiene
como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos
estratégicos de la misma y la información necesaria
para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una
metodología de planificación de sistemas abarque a
toda la organización y exige tener en cuenta una serie de
conceptos, en cuanto a planificación de estrategias, que
desbordan el marco específico de una metodología de
desarrollo de sistemas. No se trata de ser más eficientes
en algunos procesos productivos o transaccionales, sino de
utilizar los sistemas de información para mejorar la
posición competitiva de una empresa alterando la
naturaleza, el comportamiento o la orientación del
negocio. Estamos, ante una nueva categoría de sistema de
información, al que se denomina Sistema de
Información Estratégico y que es fruto de un
proceso evolutivo de las tres últimas
décadas.

La importancia de los sistemas de información
estratégicos radica en el valor que éste le otorgue
al cliente, y a la formulación de la estrategia para
conseguir este resultado.

La experiencia, la intuición y el buen juicio son
factores imprescindibles a la hora de adoptar decisiones, pero a
medida que los entornos se vuelven más complejos y
hostiles, complementar estos ingredientes con un buen sistema de
captación, recogida, análisis e
interpretación de todo el cúmulo de datos que se
generan, puede reducir en gran medida la probabilidad de
equivocarnos. Lo importante es pensar cómo lograr el
futuro deseado para nuestras empresas y, pensar
estratégicamente significa crear el futuro de la
organización tomando decisiones apoyadas en
información interna y externa. La tarea de desarrollar
sistemas de información útiles para la toma de
decisiones estratégicas es un proceso que requiere saber
hacia dónde vamos, conocer la organización, conocer
el negocio, industria y conocer el entorno en el que se
opera.

Desarrollar un sistema de información no es tan
simple como automatizar lo que venimos haciendo. Podríamos
en cambio resumir esta tarea como el proceso que requiere: saber
hacia dónde vamos (visión); conocer la
organización; conocer el negocio/industria en el que
estamos y conocer el entorno en el que se opera. Se necesita
también identificar las áreas estratégicas
de la organización y los factores críticos de
éxito, para luego definir los indicadores que la
dirección se compromete a medir y controlar para corregir
desvíos que la apartan de los objetivos planteados, con
respecto a clientes, a proveedores y a competidores. Muchos
empresarios gestionan en base a la intuición y a la
experiencia, con los grandes números en la cabeza. Y eso
no está mal, sólo que se les presentarán
situaciones en donde sentirán que eso ya no
alcanza.

Es por eso que el presente trabajo sobre el
Sistema de Información Gerencial

/Estratégico, tiene como finalidad dar una
visión general necesaria para posibilitar dicha
integración del factor humano de mano con la
innovación de la tecnología, para obtener un modelo
integral que permita controlar efectivamente una
organización, para una mejor
administración.

SISTEMAS DE
INFORMACIÓN GERENCIAL

Evolución
de los Sistemas de Información Gerencial

Lo que hoy conocemos como Sistema de Información
Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo, en
una primera instancia los canales de comunicación eran
informales en estructura y utilización, sin embargo, con
la aparición y el uso en masas de la informática,
se transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrónico
de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema de
Información Basado en Computadoras que se
popularizó como Sistema de Información
Gerencial.

Los sistemas de información gerencial son una
necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes
cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal
manera que se pueda encontrar información relevante para
tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son
conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios),
esto es debido a que influyen la toma de decisiones, debido a que
los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la
comunicación e información son de gran valor en las
organizaciones, por que representan poder.

Con los avances tanto en el hardware como en el
software, se ha dado lugar a otro sistema de información,
el denominado Sistema de Soporte a las decisiones, el mismo es un
sistema de acceso directo para el usuario y permite a los
gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito
de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas.

Hoy en día todas las organizaciones cuentan con
un sistema formal de información, el cual se basa en la
informática; aunque también existe un sistema
informal de información el que por ser informal tampoco
deja de ser relevante.

Por definición se entiende como Sistema de
Información Gerencial al método de poner a
disposición de los gerentes la información
confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de
toma de decisiones y permitir que las funciones de
planeación, control y operaciones se realicen eficazmente
en la organización.

Todas las funciones gerenciales; planeación,
organización, dirección y control son necesarias
para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas
funciones, en especial la planeación y el control son
necesarios los Sistemas de Información
Gerencial.

Los SIG no solamente están destinados a
proporcionar información, sino también capacidades
de comunicación electrónicas, análisis de
datos y organización (Watson et al.,1991), de manera tal
que favorezca el proceso de toma de decisiones. Las redes y los
nuevos enfoques para almacenar y acceder datos hoy en día
han madurado, permitiéndose de manera sencilla el uso
compartido de los datos y el procesamiento rápido de los
mismos debido al poder de cómputo alcanzado y la
visualización en formatos gráficos en formas
fáciles de entender. Los SIG actuales deben permitir que
la información pueda ser tabulada y copiada o exportada
hacia otras herramientas que favorezcan el análisis de los
datos, dando más posibilidades tanto a los directivos como
a los empleados que se encuentran distanciados del máximo
nivel de dirección (Laudon y Laudon, 1996).
Quedaría entonces garantizar que el dato que se registra
esté lo más cercano posible al tiempo real en que
se ejecutan los procesos.

En resumen, los SIG ayudan a los directivos y empleados
con problemas estructurados que ocurren generalmente a nivel
táctico y le proporcionan datos de fuentes internas y
externas, así como un entorno generalizado de
computación y de comunicaciones que puede ser aplicado a
un conjunto diverso de problemas. Ayudan a hacer
pronósticos de tendencias e identifican oportunidades, al
mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en la
ejecución de los procesos establecidos. Facilitan el
seguimiento del desempeño organizacional e incrementan el
control de los diferentes niveles de dirección para apoyar
que la toma de decisiones sea coordinada.

El Sistema de Información Gerencial
se entiende como un sistema integrado usuario

– maquina, para proveer información que
apoye las operaciones, la administración y las funciones
de toma de decisión en una empresa. El sistema utiliza
equipos de computación y software, procedimientos
manuales, modelos para el Análisis, la planeación,
el control y la toma decisión y además una base de
datos.

De esta definición se deduce que la finalidad de
un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a
los gerentes la información adecuada en el momento
oportuno.

Planeación
y Control.

Todas las funciones gerenciales; Planeación,
Organización, Dirección y Control son necesarias
para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas
funciones, en especial la Planeación y el Control son
necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por
tanto el valor de la información proporcionada por el
sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos
básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y
relevancia

Calidad: Para los gerentes es imprescindible que
los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad
planteada.

Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una
organización se deben tomar a tiempo medidas correctivas
en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes
que se presente una gran desviación con respecto a los
objetivos planificados con antelación. Por ello la
información suministrada por un Sistema de
Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para
actuar al respecto.,

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca
tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de
información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil,
pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones
desacertadas.

Relevancia: La información que le es
proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas
y responsabilidades.

En la conformación de los sistemas gerenciales es
necesario un proceso, donde participe la planificación de
sistemas de información, en el cual intervengan, por un
lado los responsables de los procesos industriales con una
visión estratégica y por otro, los profesionales
del SIG capaces de enriquecer dicha visión con la
aportación de ventajas competitivas por medio de los
sistemas y tecnologías de la información y
comunicación, ya que la información gerencial
requerida por los distintos niveles de una organización no
es homogénea, por lo tanto no deben de ser tratadas en la
misma forma las necesidades de información de los
gerentes, gerencia media y alta gerencia; ya que estos tienen
necesidades distintas de acuerdo a la actividad que
desempeñan, como se mencionan a
continuación:

Control operacional: Debe proporcionársele
información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y
detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad
de la información tiene gran importancia en este nivel
puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces
son necesarias imponerlas de inmediato.

Gerencia media: (Jefes de división) Estos
necesitan tanto información interna como externa. Se
ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por
lo que necesitan información de problemas a gran escala
con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la
demanda.

Alta gerencia: Sus fuentes de información
deben ser principalmente externas pues requieren
información destinada a la planeación y al control
gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las
tendencias y pronósticos actuales, así como
también necesitan información (interna) de las
ventas, desempeño de la competencia, etc.

Pasos para
Analizar un S.I.G:

Identificar a todos aquellos agentes que
están utilizando o deberían utilizar los distintos
tipos de información (profesionales, trabajadores de
campo, supervisores, administradores, etc.)

Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la
organización, departamento o punto de prestación de
servicios.

Identificar la información que se requiere para
ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y
eficientemente dentro de área de trabajo y a la vez
desechando la información que es recolectada y no
será utilizada.

Determinar cuáles de los formularios y
procedimientos actuales son los más sencillos, utilizados
para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la
información, de tal manera que no requieren demasiado
tiempo y a su vez cubran las necesidades de los diferentes
trabajadores, con la finalidad de determinar cuales son los
formularios y procedimientos que requieren mejorarse.

Revisar todos los formularios y procedimientos
existentes para recolectar y registrar información que
necesiten rediseñarse, para preparar nuevos instrumentos
si es necesario.

Establecer los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información, para que sean
más útiles a los diferentes
trabajadores.

Desarrollar procedimientos que permitan verificar el
cumplimiento del mismo, de tal manera que se certifiquen la
exactitud de los datos.

Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos
formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos
para recolectar, tabular, analizar y presentar la
utilización de la información.

Optimizar un sistema de información gerencial que
permita preguntar, observar y verificar la
información.

Estructura de un
S.I.G.

Un sistema integrado usuario –
maquina, implica que algunas tareas son mejor realizadas por
el

hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la
maquina, para prever información que apoye las
operaciones, la administración y las funciones de toma de
decisiones en una empresa. El sistema utiliza hardware, software,
base de datos, procedimientos y manuales, modelos para el
análisis de la planeación y el control en la toma
de decisiones.

Estructura
piramidal:

La estructura de un SIG, es un soporte a la toma de
decisiones, a las actividades administrativas y a las funciones
organizacionales. Estos tres enfoques se sintetizarán
dentro de la estructura del sistema de información
gerencial. En esencia es una estructura conceptual que le permite
a alguien la descripción del sistema de información
existente o planeado.

El sistema de información gerencial se puede
expresar como una estructura piramidal, la cual esta comprendida
por varios niveles que describen el tipo de recurso utilizado en
cada uno de ellos, los cuales se detalla a
continuación.

La parte inferior de la pirámide
esta comprendida por la información relacionada con el
procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado,
etc. (Personal de

oficina).

El siguiente nivel comprende los recursos de
información, para apoyar las operaciones diarias de
control (Primer nivel de Administradores).

El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de
información para ayudar a la planificación
táctica y la toma de decisiones relacionadas con el
control Administrativo (Personal de especialistas).

El nivel más alto comprende los recursos de
información necesarios, para apoyar la
planificación estratégica y la definición de
políticas de los niveles más altos de la
administración (Gerentes).

Cada nivel del procesamiento de información puede
utilizar los datos suministrado por los niveles mas bajos; sin
embargo también pueden introducirse nuevos datos, por Ej:
parte de la información para apoyar la
administración y la toma de decisión se suministra
con base en los datos que se obtuvieron del procesamiento de
transacciones, mientras que otra parte pueden provenir de los
datos nuevos sobre las actividades externas a la
organización.

Fases en el
desarrollo de un S.I.G.

Conceptualización: La Empresa debe
esclarecer sus necesidades y lleva a cabo una evaluación
inicial de las alternativas viables. Al analizar esta fase
habrá elaborado un documento estratégico que
presentará el curso de acción a seguir.

Evaluación y diseño: La Empresa
evalúa cuidadosamente los sistemas que podrían ser
adquiridos. Si ésta ha decidido modificar un sistema
existente o diseñar un sistema personalizado tendrá
que analizar los problemas de diseño. En el caso que el
sistema sea propuesto, involucra un análisis que recopile
información, estudiando los sistemas y archivos existentes
y llevando a acabo entrevistas, para determinar las necesidades
de los usuarios.

Desarrollo e implementación:
La Empresa desarrolla (perfecciona o adapta) el sistema escogido
y lo implementa. En esta fase se requieren varios
pasos:

o La capacitación del personal del departamento
usuario, la cual será decisiva, porque deberá
incluir un entrenamiento detallado a nivel operacional, de
aquellos que intervienen directamente en el sistema.

o La función de preparación de datos, que
debe prever la conversión de los sistemas existentes
podrá involucrar realizar un nuevo análisis, una
corrección, clasificación y codificación
masiva de los archivos existente.

Mantenimiento: La Empresa examina
aquellos aspectos que deberán ser tratados después
de que el SIG ha sido desarrollado e implementado — el
mantenimiento del sistema, las modificaciones y las auditorias
periódicas que se deberán llevar a cabo para
asegurar que el sistema funciona adecuadamente, al surgir nuevas
necesidades de información, cambios en los datos de
entradas o en los volúmenes y cargas de trabajo,
así como circunstancias impredecibles o la
aparición de nuevos equipos básicos o
complementarios.

Componentes de un
Sistema Gerencial.

En el contexto general un SIG puede dividirse en los
siguientes componentes:, Personas (usuarios), información
(datos), tecnología (hardware y software), procedimientos
y manuales, los cuales interactúan bajo una
administración central y de relaciones bien definidas de
acuerdo con los objetivos propuestos en la
organización.

Fig. No. 1 Componentes de Un
SIG

Personas: son los usuarios
operadores, analistas de sistemas y programadores, que tienen una
preparación en el manejo de datos.

Software: Es un término amplio que se le
da a las instrucciones que dirigen la operación del equipo
y se puede clasificar en dos clases principales: software de
sistemas y software aplicativos.

Hardware: Se refiere al sistema de
computación físico y a los dispositivos asociados,
los cual debe proveer las principales funciones: entrada o
acceso, procesamiento, almacenamiento y salida.

Datos: Es un conjunto de información
almacenada por registros que conforman un archivo. Los cuales
pueden ser almacenados por medios físicos como Cds, cintas
magnéticas, disco duro, etc.

Las características usuario – maquina de un SIG,
basado en el computador afectando los requerimientos de
conocimientos, tanto como para quien desarrolla el sistema como
para el usuario. Basado en el computador significa que el
diseñador de un SIG, debe tener un conocimiento acerca de
computadores y de su uso en el procesamiento de
información.

El concepto usuario – maquina significa que el
diseñador de sistemas debería entender tanto las
capacidades del ser humano, como también los componentes
de sistemas (como procesadores de información) y el
comportamiento del ser humano como usuario de la
información.

Las aplicaciones del sistema de información no
deberían requerir usuarios que sean expertos en el
área de computación. Sin embargo, los usuarios
necesitan estar en capacidad de especificar sus requerimientos de
información; alguna comprensión de computadoras, la
naturaleza de información y su uso dentro de diferentes
funciones administrativas, ayudan a los usuarios dentro de sus
tareas.

El SIG suministra la base, para la integración
del procesamiento de información en la
organización. Las aplicaciones individuales con sistemas
de información se desarrollan para y por diferentes grupos
de usuarios. Si no existe la integración de los procesos
ni de los mecanismos, las aplicaciones individuales pueden ser
inconsistentes e incompatibles. Los datos elementales pueden
especificarse en forma diferente y pueden no ser compatibles,
dentro de las aplicaciones que utilizan los mismos datos.
Podrían darse desarrollos redundantes en aplicaciones
separadas, dado que una sola aplicación, podría
servir, para más de una necesidad. Un usuario que espera
realizar un análisis usando los datos de dos aplicaciones
diferentes podría encontrar que la tarea es muy
difícil y algunas veces imposible.

SISTEMAS DE
INFORMACIÓN ESTRATEGICOS

La estrategia puede definirse como la
formulación, ejecución y evaluación de
acciones que permitirán que una organización logre
sus objetivos. La formulación de las estrategias incluye
la identificación de las debilidades y fortalezas internas
de una organización, la determinación de las
oportunidades y amenazas externas, el establecimiento de misiones
de la empresa, la fijación de objetivos, el desarrollo de
estrategias alternativas, el análisis de dichas
alternativas y la decisión de cuales escoger.

Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman
con miras a lograr algo (un objetivo). En el caso de una
organización, una estrategia a largo plazo es lo que
permite lograr la visión de la organización en un
futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie de
decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:

El Alcance del Negocio está asociado con
decisiones que determinan dónde va a competir la empresa,
e implica contestar ¿qué productos o servicios va a
producir?, ¿en qué nichos?, ¿para qué
clientes? y ¿en qué zonas
geográficas?.

Las Competencias Distintivas implican que la
organización tome decisiones acerca de cómo la
empresa va a competir para entregar sus productos o servicios.
Para ello, deben responderse preguntas como ¿Qué va
a hacer que le compren a ella? ¿Qué la distingue de
sus competidores? ¿Qué puede hacerse que sea
difícil de imitar por estos?.

El decidir sobre el Manejo del Negocio implica tomar
decisiones acerca de la propiedad de la empresa considerando,
entre otros factores, la necesidad de establecer alianzas o
sociedades.

La manera de competir de una empresa involucra
habilidades, activos y rutinas que la distinguen de los
competidores y que deben ser aprovechadas en la definición
de la estrategia del negocio. Este concepto, al que
también se ha denominado "Competencias Centrales",
constituye el conocimiento colectivo en la organización
necesario para coordinar habilidades, tecnologías y
recursos en la producción de bienes y
servicios.

Charles Wiseman, por su parte considera a los SIE como
el uso de la tecnología de la información para
soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la
organización a su plan para incrementar o mantener la
ventaja competitiva o bien para reducir las ventajas de sus
rivales.

Monforte (1994) define un SIE como: ?aquel sistema de
información que forma parte del ser de la empresa, bien
porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien por que
está unido de una forma esencial al negocio y aporta un
atributo especial a los productos, operaciones o toma de
decisiones.

K y J Laudon (1996) a su vez definen SIE como: ?sistemas
computacionales a cualquier nivel en la empresa que cambian las
metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del medio
ambiente para ayudar a la institución a obtener una
ventaja competitiva.

Ventajas
Competitivas.

La ventaja competitiva de una empresa se entiende como
aquella característica de una empresa que la diferencia
del resto de competidores colocándola en una
posición relativa superior para competir.

Bueno y Morcillo (1994) la definen como:
?el dominio y control por parte de una empresa de una
característica, habilidad, recursos o conocimiento que
incrementa su eficiencia y le permite distanciarse de los
competidores. Dicha posición de superioridad sobre los
competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo
así se lograrán los resultados para la
organización.

Los SIE cambian las metas, operaciones, productos o
relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas a
ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la
institución así como a los productos, servicios y
procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de
comportamiento. Tales cambios con frecuencia requieren de nuevos
administradores, una nueva mano de obra y una relación
más estrecha con los clientes y proveedores.

Así, un SIE permitiría a una
organización obtener unos mejores resultados que el resto
de agentes de la economía. La empresa se
beneficiaría de una reducción de costos en la
fabricación del producto, reducción del costo de
comunicación entre las diferentes áreas de la
empresa, mejor coordinación entre los diferentes niveles
jerárquicos de la empresa, una mejor conectividad con
proveedores y clientes, rápida adaptación a las
necesidades del consumidor, disminución del tiempo de
entrega del producto, etc. De este modo se reforzaría la
posible estrategia seguida por la empresa, por ejemplo las
planteadas por Porter: liderazgo en costos, diferenciación
del producto y concentración.

Los SIE pueden ser usados por todos los
niveles de la institución, son de mayor alcance y
están más arraigados que los otros tipos de
sistemas.

A continuación se presenta el modelo de las
fuerzas competitivas de Porter (1982)

Partiendo del modelo, los sistemas de información
servirían para poder competir y obtener mejores
resultados:

a) Amenaza de nuevos participantes: los SI permiten
mejorar el control de los canales de distribución y
aprovisionamiento para limitar el acceso de los competidores.
Además, permiten adecuar mejor los productos a las
necesidades del cliente, explotar economías de escala para
reducir precios, y competir en una guerra de precios siendo
más agresivos en la estrategia de liderazgo en
costos.

b) Amenaza de productos o servicios sustitutos: se puede
adaptar mejor a las necesidades del cliente, ya que se
identifican fácilmente las necesidades insatisfechas, y
también se puede establecer una correcta adecuación
de calidad-precio del producto y redefinir los segmentos del
mercado.

c) Rivalidad con los competidores actuales: los SI
constituyen un arma que permite reducir costos o mejorar la
imagen de marca de la empresa.

d) Poder negociador de clientes y proveedores: los SI
pueden ser utilizados como medio de equilibrar el poder con los
proveedores y los clientes. La empresa puede conseguir la ventaja
competitiva diferenciando el producto, disminuyendo los costos,
utilizando una estrategia de concentración. Por lo tanto,
aquellas organizaciones que no valoren los SI como un elemento
estratégico, o aunque los tengan presentes no lo
desarrollen de una forma coherente con su estrategia, se
enfrentarán a grandes problemas: los competidores,
proveedores y clientes pueden incrementar su poder al negociar
con al empresa, aparece el establecimiento de objetivos
empresariales inalcanzables con los SI actualmente disponibles en
la empresa, surge duplicidad de esfuerzo, inexactitud de los
sistemas, gestión inadecuada de la información,
mala elección de las TI. Ante esto, los SIE permiten a la
empresa sobrevivir en entornos competitivos y lograr
crecimiento.

Impulsos
Estratégicos.

Daniel Cohen y Enrique Asín en
?Sistema de información para los negocios, hacen
mención a los impulsos estratégicos que define
Charles Wiseman para connotar los movimientos que hace una
empresa con el fin de ganar o mantener algún tipo de
ventaja competitiva.

Las cinco categorías que contempla Wiseman en
cuanto a los impulsos estratégicos son:

Diferenciación, costo, crecimiento, alianzas e
innovación.

a) Diferenciación:

Este impulso estratégico se refiere a la
diferenciación de los productos o servicios a
través de precios, plazas o promociones. Proceso de
diferenciación puede trabajar en dos direcciones. La
primera de ellas se refiere a lograr ventajas de
diferenciación sobre los competidores utilizando la
tecnología de la información; la segunda consiste
en identificar oportunidades para reducir las ventajas de
diferenciación de los competidores, clientes o
proveedores.

b) Costo:

Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa
para reducir sus costos o bien provocar la reducción de
costos a proveedores o clientes, con el fin de obtener un trato
preferencial. Las economías de escala se logran cuando se
aumenta el volumen de la ventas de productos o servicios para
reducir los costos unitarios, a través de mejores
negociaciones con proveedores de servicio debidas a mayor volumen
de compra.

c) Crecimiento:

El impulso estratégico del crecimiento permite la
consecución de ventas competitivas, mediante el incremento
del volumen de operaciones en el negocio. El crecimiento de
producto o mercado se refiere a la expansión de mercados,
satisfacción de nuevas necesidades o la
incorporación de nuevas tecnologías asociadas al
producto. El crecimiento puede darse funcionalmente, es decir,
sustituyendo los servicios que proporcionan los proveedores, las
funciones que llevan a cabo los clientes (hacia
delante).

Pueden lograrse ventajas competitivas, el impulso
estratégico de la globalización es, un impulso de
crecimiento que involucra elementos foráneos al producto
neto de la empresa.

d) Alianza:

Las alianzas son definidas como la combinación de
dos más grupos o individuos que se unen para lograr un
objetivo común.

e) Innovación:

Otro de los impulsos estratégicos es la
innovación la cual puede ser apoyándose en la
tecnología de información, para innovar en
productos, procesos nuevos, etc. Para que un proceso de
innovación tenga éxito requiere respuestas
rápidas a las oportunidades que se representan, sin
embargo, existen riesgos inherentes debido a la naturaleza del
proceso, ya que es difícil innovar sin correr riesgos. El
proceso de innovación consta de las siguientes fases:
nacimiento de una idea, venta de la idea a una persona con poder
de decisión, desarrollo de la idea y lanzamiento al
mercado de la idea desarrollada. Alcanzar al mercado la idea
puede tenerse éxito o fracaso en el proceso. Si se tiene
éxito deben construirse barreras de entrada a esta
innovación para protegerse de los competidores.

Implantación de Sistemas
Estratégicos.

Para implementar un sistema de información
estratégico la alta dirección debe analizar si es
factible y necesario el desarrollo de un sistema de
información, además debe comprometerse con el
proyecto de lo contrario este fracasara. Wiseman propone que la
alta dirección se haga ciertos cuestionamientos para
analizar la factibilidad de desarrollar un sistema de
información estratégico.

La alta gerencia debe analizar cual será la forma
más eficaz de lograr ventajas competitivas, si contar con
mejor información permitirá obtener una ventaja, si
las tecnologías de información pueden proveer de
mejor información, se justifica el esfuerzo
económico si los competidores podrán igualar este
esfuerzo el tiempo que tardaran en crear un sistema similar, la
empresa podrá mantener una innovación constante,
que riesgos se corren al no contar con un sistema de
información estratégico existen otros medios para
adquirir o lograr ventaja competitiva cuales serán las
ventajas que ofrece el nuevo sistemas y cuales son sus
debilidades.

Pasos a seguir en
el Proceso de Planeación de Sistemas
Estratégicos.

Los pasos para una adecuada
planeación de sistemas estratégicos son:

Fase A: Introducir a los administradores de la
informática de la organización en la perspectiva
estratégica de los sistemas dar un panorama del proceso y
describir varios casos.

Fase B: Conducir una sesión de ?lluvia de
ideas con los administradores de la función de la
información. Identificar áreas de oportunidad para
el desarrollo de sistemas de información
estratégicos.

Fase C: Conducir una sesión de ?lluvia de
ideas con el responsable de la función de
informática. Identificar ideas para desarrollar sistemas
de información estratégicos y hacer una
evaluación conjunta, considerando las ideas que surgieron
en las juntas anteriores.

Fase D: Introducir al equipo de
directores del primer nivel al concepto de sistemas de
información estratégicos. Analizar ideas que se han
considerado positivas para el negocio, obtener
autorización para continuar con las sesiones de ?lluvia de
ideas ?, involucrando al área de planeación de la
empresa.

Fase E: Conducir una sesión de ?lluvia de
ideas con los responsables del proceso de planeación del
negocio. Identificar algunas ideas de las juntas previas y hacer
una evaluación final del proceso.

Aplicaciones
Específicas de la Tecnología de Información
para el logro de Ventajas Competitivas en Diferentes
Organizaciones.

Sistemas de Códigos de Barras y Punto de
Venta:

Algunas ventajas que pueden mencionarse incluyen el
aumento de la eficiencia de los comercios debido a la mejora del
control de inventario, reducción del personal operativo en
las cajas, mejora en el proceso de compras de mercancías y
un mejor servicio a los clientes debido a la reducción del
tiempo de espera en las cajas. En cuanto al sistema del punto de
ventas, las ventajas se concentran en el control de inventarios y
una captura más eficiente de precios. Se pueden mencionar
que las áreas estratégicas de oportunidades que se
visualizan con la implantación de un sistema de
código de barra y sistema de punto de venta
son:

Incremento de las ventas.

Incremento de la productividad y
reducción de costos.

Mejora del servicio al cliente.

Mejora del manejo y administración
de recursos económicos.

Transferencia electrónica de
fondos (eft):

La transferencia electrónica se refiere a la
transferencia de dinero de la venta bancaria del cliente a la
cuenta de negocio el interés en EFT ha crecido debido al
ahorro de tiempo para el consumidor y el comerciante.

Esta tiene ventajas para consumidores,
comerciantes y bancos entre las que resaltan:

Incremento en la lealtad de los
consumidores, debido a que el cliente puede comprar con mayor
frecuencia en un establecimiento que ofrece este
servicio.

Reducción significativa del personal
que labora en los bancos debido a la disminución de
transacciones operativas en los mismos.

Sistema de Intercambio
Electrónico de Datos (edi):

Constituye una de las aplicaciones más
importantes de las comunicaciones de datos para lograr ventajas
competitivas. Las ventajas que pueden obtenerse esta nueva
tecnología:

Mejora de la formación
(disponibilidad, tiempo, veracidad, etc.)

Fortalecimiento de relaciones y
comunicación cliente-proveedor.

Incremento en la eficiencia de
servicio.

Eliminación del proceso de levantar
el pedido para beneficio del representante de ventas con la
consecuente reducción del flujo, lo que permite mayor
énfasis a actividades como: enfocarse a presentar y
promover productos nuevos y especiales, aprender más de
los clientes y desarrollar relaciones comerciales más
fuertes, y resolver las necesidades especiales de los
clientes.

Tarjeta Electrónica para
Clientes:

Esta forma de comercio electrónico
permite a los distribuidores ofrecer al consumidor los productos
que desea y coordinarlo con la base de datos demográficos
y preferencia del consumidor.

Compras
Electrónicas:

Este sistema puede cambiar radicalmente la forma actual
de las compras que se efectúan, ya que muchas personas
trabajan fuera de casa y carecen de tiempo para efectuar sus
compras por método tradicional.

Nuevas Estrategias de
Ventas:

Para incrementar las ventas es necesario ser el primero
en proporcionar información a clientes potenciales sobre
un producto en particular y mantener una relación con
ellos a través de información
permanentemente.

Comunicación Electrónica
con el Proveedor:

Por medio a este mecanismo el fabricante logra
incrementar la lealtad de sus distribuidores. El resultado que se
obtiene a través es el incremento en las ventas tanto para
el distribuidor como para el fabricante.

Productividad en los Procesos de
Manufactura:

Tal es el caso del CIM, que significa manufactura
integrada por computadora. Estas especificaciones son producidas
y almacenadas en discos magnéticos y pueden constituir la
entrada a otros sistemas de computadoras que controlan robots y
otras máquinas que fabrican las partes.

Servicios Bancarios y Financieros al
Público:

Las instituciones financieras, especialmente los bancos
se han apoyado mucho en la tecnología de la
información para cambiar de manera radical el servicio que
ofrecen a sus clientes, lo cual les ha permitido tener ventajas
competitivas.

Interfaces de Voz como Apoyo en el
Proceso de Ventas:

Las interfaces de voz utilizando una línea
telefónica pueden apoyar el proceso de ventas de
productos, permitiendo que la computadora realice de manera
automática el proceso, afectando así también
el inventario y las cuentas por cobrar.

Control Automático de Procesos
Industriales:

Al utilizar equipos software para el control
automático de los procesos industriales, hacen más
eficientes su ciclo productivo y sus principales beneficios
son:

Disminución del desperdicio de la
materia prima que utiliza.

Mejoramiento de la calidad, reduciendo
productos defectuosos.

Aumento del volumen de producción al
automatizar el proceso.

Desarrollo de los Sistemas de
Información Estratégicos.

La consecución de una ventaja competitiva
utilizando los sistemas de información estratégicos
dependerá en gran medida del correcto desarrollo y puesta
en funcionamiento del sistema de información. El
desarrollo de un sistema de información estratégico
no resulta sencillo. Aquellas organizaciones que simplemente
adquieren tecnologías de información sin tener en
cuenta las necesidades existentes en la empresa
fracasarán, poniendo en peligro la supervivencia de esta.
Por ello resulta fundamental los pasos a seguir en el desarrollo
de los sistemas de información
estratégicos.

El proceso de desarrollo de los sistemas de
información estratégicos consta de siete etapas
fundamentales:

Definición del
Proyecto:

En esta etapa se determina si la empresa presenta
problemas y como estos pueden solucionarse mediante la
implantación de un sistema de información
estratégico. En ella se identificarán los objetivos
del uso de los sistemas de información estratégicos
y como estos se ubican dentro de la estrategia global de la
empresa. En esta fase resulta fundamental que la dirección
considere los sistemas de información estratégicos
como un arma y crea realmente en ello.

Análisis de
Sistemas:

Tras haber identificados los problemas de la
organización estos serán analizados más
detenidamente, identificando las causas que lo originan y
planteando diversas soluciones. En esta fase se producirá
un estudio de factibilidad, para ver si las soluciones son
posibles dados los recursos que posee la organización. Se
hablará de tres tipos de factibilidad: