Sistema de información de mantenimiento

INTRODUCCIÓN

Para asegurar la calidad de los productos y servicios y
mantener la empresa en los niveles adecuados de competencia, es
necesario que se mantenga un estándar de operación,
el cual obliga a tomar acciones encaminadas a lograr que la
instalación esté en las condiciones requeridas para
su funcionamiento.

El Mantenimiento, encargado de lograr estas condiciones
normales, combina varios factores: mano de obra,
información, capital, energía, materiales y
herramientas. De forma tal que el proceso de toma de decisiones,
involucra el manejo de gran cantidad de información que
permite conocer el estado de los trabajos, evaluar el
funcionamiento de los equipos y costear las intervenciones,
evaluar riesgos, entre otros.

La gestión de mantenimiento ha evolucionado en
forma dinámica y permanente. Hacer mantenimiento implica
estar acorde con nuevos desarrollos tecnológicos y nuevos
retos para los sectores industrial, comercial, servicio y
agrario. Los nuevos retos están asociados con la necesidad
de optimizar la eficiencia y eficacia en la producción de
bienes y/o en la prestación de los servicios y el
mejoramiento de la calidad.

Estas tendencias tienen directas repercusiones sobre la
gestión del mantenimiento y han generado procesos
evolutivos en torno a la producción de técnicas y
estrategias de mantenimiento, centradas no sólo en las
intervenciones a los equipos, sino también en una
verdadera gestión que aborde, desde una perspectiva
gerencial y sistémica, una acertada relación con el
trabajo administrativo, técnico y operativo del
área de mantenimiento.

Actualmente existen decenas de conceptos y
técnicas de mantenimiento, y en esa dinámica
constante, surgen cada vez más enfoques del mismo. Estos
incluyen:

1. Monitoreo de condición

2. Sistemas expertos

3. Análisis de gestión de
riesgos

4. Modos de fallas y análisis de los
efectos

5. Análisis de confiabilidad

Esto requiere la aplicación de procesos de
mantenimiento que, mediante el uso de herramientas
informáticas faciliten la toma de decisiones, a
través del suministro de información, sobre
aspectos técnicos y económicos, planes de
mantenimiento, control de trabajos, diagnóstico de
condición de equipos y estadísticas de
comportamiento y falla.

La función mantenimiento no es ajena a los
procesos de masificación de tecnologías de la
información y telecomunicaciones, porque ellos le permiten
afianzar el logro de sus objetivos.

Un sistema de información de mantenimiento
más que un software, es una metodología de
gestión y administración de mantenimiento, que
permite a las empresas obtener resultados en cuanto a:

1. Definición de procesos
óptimos

2. Normalización de procedimientos.

3. Análisis de eventos.

4. Conocimiento de los costos.

5. Obtención de indicadores de
gestión.

Los software de mantenimiento (CMMS por sus siglas en
ingles: Computererized Maintenance Managment System) de alto
nivel son aparentemente similares en contenido, siendo su
diferencia la profundidad de la información de algunos
registros y funciones, la capacidad de apoyo e
innovación.

El componente principal de un software para la
gestión de mantenimiento es que sea aplicable a cualquier
tipo de empresa. Contar con módulos integrados para el
manejo de almacenes, compras, facturas, y algunas aplicaciones
para el manejo de proyectos, herramientas, presupuestos,
catálogos, planos, indicadores de gestión,
emisión de reportes y control de
autorizaciones.

La función principal de dicho software es
permitir la planeación y control del mantenimiento, pues
debe servir como herramienta para llevar a cabo dichos procesos.
El sistema debe trabajar con datos compartidos e
interrelacionados, lo que permite que la información fluya
entre distintas dependencias en tiempo real.

Es importante determinar que las nuevas tendencias en
mantenimiento implican un cambio radical de la dirección
de las empresas y del personal responsable del mantenimiento. Por
tal razón, los caminos, estrategias, herramientas y
métodos para cambiar y dejar esas "viejas
prácticas" son numerosos, diversos y a veces
contradictorios; y este hecho incide en que se asuman actitudes
divergentes en el personal de mantenimiento: Muchos insisten que
lo mejor es usar "de todo un poco" y otros que es mejor usar
pocas opciones, pero rigurosas, exigentes y
responsables.

1.- SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

Un Sistema de Información es un conjunto de
elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido
amplio, un sistema de información no necesariamente
incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la
práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de
información computarizado".

Los elementos que interactúan entre sí
son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o
información fuente, programas ejecutados por las
computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de
políticas y reglas de operación.

2.- ACTIVIDADES
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso
mediante el cual el Sistema de Información toma los datos
que requiere para procesar la información. Las entradas
pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,
mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas
o módulos. Esto último se denomina interfases
automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnéticas,
las unidades de diskette, los códigos de barras, los
escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el
teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El
almacenamiento es una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta
información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica
de almacenamiento son los discos magnéticos o discos
duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos
(CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la
capacidad del Sistema de Información para efectuar
cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un
tomador de decisiones genere una proyección financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un
balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la
capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior.
Las unidades típicas de salida son las impresoras,
terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los
graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar
que la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o
módulo. En este caso, también existe una interfase
automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control
de Clientes tiene una interfase automática de salida con
el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas
contables de los movimientos procesales de los
clientes.

3.- TIPOS DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Durante los próximos años, los sistemas de
información cumplirán los siguientes
objetivos:

1. Automatizar los procesos
operativos.

2. Proporcionar información de apoyo
a la toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a
través de su implantación y uso.

Con frecuencia, los sistemas de información que
logran la automatización de procesos operativos dentro de
una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya
que su función principal consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de
información que apoyan el proceso de toma de decisiones
son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus
siglas en inglés Decisión Supporting System). El
tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que
cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se
desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las
ventajas competitivas, a través del uso de la
Tecnología de Información (SI).

4.-
DEFINICIÓN DEL MANTENIMIENTO

El mantenimiento de los equipos de una
compañía, hay que entenderlo como un negocio que
debe estar en línea con el negocio global de la empresa.
Por lo tanto, la función del servicio debe ser, la de
evitar las averías y resolver los problemas de
prestación a los equipos al menor costo posible,
garantizando condiciones de calidad y seguridad. En consecuencia
no sólo se debe hacer que las máquinas no se rompan
(condición necesaria, pero no suficiente) sino que, se
debe conseguir de las mismas un funcionamiento óptimo,
(condición suficiente). En este sentido, hay que
comprender y tener conciencia que, la realización del
mantenimiento adecuado permitirá que haya una mayor
disponibilidad de los equipos, menos fallas, menos paradas de
emergencia y disminución de los costos.

5.-
EVOLUCIÓN DEL MANTENIMIENTO

La evolución de las técnicas de
mantenimiento, ha sido el resultado de la necesidad de
adaptación a las nuevas demandas. De igual modo, las
pautas de trabajo han ido variando hasta colocarse en
línea con los cambios operativos obtenidos de la
evolución del mercado y de la tecnología. A
continuación se resume la evolución
histórica de los conceptos de mantenimiento. La tabla
1 explica la evolución histórica del
mantenimiento:

Tabla 1: Evolución de la
gestión de mantenimiento desde 1950 a la
fecha

En los comienzos de la era industrial, se operaba la
máquina hasta que esta se rompiera, entonces se
procedía a repararla. ¿Por qué esperar al
fallo total con la posibilidad de que el problema se agrave y
produzca una larga parada, con las consiguientes pérdidas
de producción? Era preferible perder algo de la vida
útil del componente y cambiarlo en el momento adecuado
para evitar pérdidas mayores. Más adelante, se
fueron desarrollando técnicas que permitían
predecir bajo ciertas condiciones, la situación del
componente, aumentando el aprovechamiento de la vida útil
del mismo, disminuyendo en consecuencia aún más los
costos.

Cuando se produce una falla, particularmente si esta es
repetitiva, es importante determinar la causa real de la misma y
tomar las acciones del caso para evitar su repetición. En
el diseño o modificación de una máquina, se
hizo importante la opinión del personal de mantenimiento a
los efectos de volcar la experiencia recogida, para lograr
máquinas que pudieran tener una menor posibilidad de
sufrir averías y con mejoras en su
mantenibilidad.

En los últimos tiempos, se introduce la
participación del personal operativo en el mantenimiento
de su equipo y del personal de todos los sectores, a
través de la formación de pequeños grupos.
De esta manera, el Mantenimiento Productivo Total (TPM) es una
metodología de mantenimiento que comienza desde las
primeras etapas del diseño de la máquina y que
requiere de la participación del personal de todos los
sectores.

6.- FUNCIONES
BÁSICAS DEL MANTENIMIENTO

El servicio de mantenimiento tiene cinco funciones
básicas a saber: reparar, mantener, preservar, mejorar y
concebir los equipos, con los que la empresa desarrolla su
actividad.

Reparar: Es solucionar las averías que se
producen en el equipo, para devolver al mismo el estado de
disponibilidad perdido a causa de la avería, en el menor
tiempo y con el menor costo posible. Para ello, se debe coordinar
el uso de los recursos (mano de obra y materiales), establecer
los procedimientos y coordinar las prioridades con otros
departamentos.

Mantener: Es planear la forma más adecuada
de intervenir en el equipo, para que el costo total del
mantenimiento sea mínimo a corto plazo. De esta forma, se
evitan las averías y el mal funcionamiento de equipos e
instalaciones a futuro, reduciendo el costo y la cantidad de
intervenciones. Para ello, se utilizan todos los medios
disponibles, incluso los estadísticos para determinar la
frecuencia de revisiones, sustitución de
partes claves, probabilidad de aparición de
averías, etc. La programación, el análisis
de fallas, la relación causa-efecto son herramientas
fundamentales.

Preservar: Es realizar las intervenciones que
exige el diseño del equipo para su correcta
conservación y así, poder alargar la vida
útil de las máquinas e instalaciones, evitando su
desgaste mediante la generación de rutinas de engrase,
limpieza y protección contra los agentes erosivos y
corrosivos.

Mejorar: Es modificar el diseño del equipo
a la luz de la experiencia, para reducir el costo del
mantenimiento en el futuro. Comprende las actividades de todo
tipo, tendientes a eliminar las necesidades de mantenimiento
(mejorar para no reparar) para corregir las fallas de manera
integral a mediano plazo mediante la modificación de
elementos de máquina, el planteo de nuevas alternativas de
proceso o la revisión de los elementos básicos de
mantenimiento. Analizar la creación de valor mediante
nuevas inversiones.

Concebir: Es participar en el diseño de
los equipos, para transferir al diseñador la experiencia y
los conocimientos de las características de mantenimiento
de los equipos actuales. Esto asegura que, en el diseño de
un nuevo equipo o en la modificación de uno existente, se
tengan en cuenta los factores que de una manera u otra inciden
sobre la mantenibilidad, tanto en lo que trata de evitar
las fallas como en lo concerniente a facilitar las operaciones de
mantenimiento.

7.- TIPOS DE
MANTENIMIENTO

El desarrollo de las técnicas de mantenimiento ha
sido el resultado de la necesidad de adaptación a las
nuevas demandas, provocando el surgimiento de diferentes
opciones, a la hora de la realización del mantenimiento en
las industrias. Estas técnicas u opciones son:

1. Mantenimiento basado en la rotura
(MBR).

2. Mantenimiento basado en el tiempo
(MBT).

3. Mantenimiento basado en la
condición (MBC).

7.1.- Mantenimiento Basado en la Rotura
(MBR)

El Mantenimiento Basado en la Rotura (MBR), consiste en
esperar que se produzca la avería para luego, reparar y
restablecer la condición inicial en el menor tiempo
posible. Un sistema de MBR para ser eficaz requiere:

1. Personal altamente entrenado.

2. Repuestos y subconjuntos
disponibles.

3. Equipos y herramientas necesarios a pie
de máquina para no demorar la
reparación.

El mantenimiento a la rotura se aplica cuando, la falla
del equipo no afecta la seguridad, el medio ambiente, ni los
costos de la producción (los costos de la
producción incluyen descartes, producción perdida,
pérdida de oportunidades, etc.) salvo los propios de la
reparación. Como ejemplo, se puede citar el cambio de
luminarias cuando estas se queman.

7.2.- Mantenimiento Basado en el Tiempo
(MBT)

El Mantenimiento Basado en el Tiempo (MBT), es el
mantenimiento que se realiza con frecuencias preestablecidas y
durante dichos intervalos, no se efectúa ningún
otro tipo de mantenimiento a los equipos. Al ponerlo en
práctica, generalmente se sacrifica un valor residual en
beneficio de la fiabilidad del sistema y de la oportunidad de
aplicación. La intensidad con que se aplique mejora la
confiabilidad, pero aumenta notoriamente los costos.

Para lograr un buen MBT, debemos disponer de:

1. Estadísticas de averías del equipo que
sumadas a las recomendaciones del proveedor, permitan determinar
el período de recambio y/o reparación.

2. Un buen sistema de programación y
manejo de la información.

3. Una adecuada política de
subconjuntos.

Los equipos a nivel de subconjuntos, no siempre son
evaluables con precisión. Algunos parámetros claves
pueden sufrir un deterioro gradual, sin que el mismo pueda
medirse con la tecnología existente. En otros casos
aún cuando la evaluación sea posible, la
oportunidad de reparación sólo se encuentra en
períodos bien definidos, como las grandes paradas anuales.
Por esta razón, estos equipos deben ser tratados con el
concepto de mantenimiento basado en el tiempo.

7.3.- Mantenimiento Basado en la Condición
(MBC)

El Mantenimiento Basado en la Condición (MBC), es
el mantenimiento llevado a cabo "en respuesta" a un deterioro
significativo de una máquina, indicado a través de
un cambio de parámetros en el monitoreo de
condición de la máquina. "No se efectúa
ningún mantenimiento mientras la condición no
cambie". El estudio de los patrones de deterioro de equipos
modernos y complejos nos muestra que, son pocos los equipos a los
cuales podemos aplicar el MBT. Por otra parte la necesidad de
bajar costos, el desarrollo de técnicas y equipos capaces
de predecir con gran seguridad el fin de la vida útil de
un componente, llevó a considerar al mantenimiento basado
en la condición como una herramienta de gran utilidad en
la gestión del mantenimiento.

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