Función filtrar en planillas electrónicas

Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida
y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las
filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos
comandos para aplicar filtros a los rangos:

•Autofiltro, que incluye filtrar por
selección, para criterios simples

•Filtro avanzado, para criterios
más complejos

A diferencia de la ordenación, el
filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite
modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo
ni ordenarlo.

Autofiltro: Cuando utilice el
comando Autofiltro, aparecerán las flechas de

Autofiltro a la derecha de los
rótulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar

2. Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos
filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado
para mostrar filas que contengan un valor u otro. También
puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas
que cumplan más de una condición en una columna;
por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un
rango específico.

Filtro
avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar
un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra
listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene
que escribir los criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según
los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios
permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplos de criterios
complejos

Varias condiciones en una sola columna: Si
incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba
los criterios en filas independientes, una directamente bajo
otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las
filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la
columna Vendedor.

Una condición en dos o
más columnas

Para buscar datos que cumplan una
condición en dos o más columnas, introduzca todos
los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas
que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la
columna Vendedor y valores de

ventas superiores a 1.000 $.

Una condición en una columna u
otra

Para buscar datos que cumplan una
condición de una columna o una condición de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas
que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la
columna Vendedor o valores de ventas

superiores a 1.000 $.

Uno de dos conjuntos de condiciones para
dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos
conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones
para más de una columna, introduzca los criterios en filas
independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor
y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también muestra
las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores
a 1.500 $.

Más de dos conjuntos de
condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de
dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples
con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $
junto con aquellas inferiores a 500 $.

Condiciones creadas como resultado de
una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor
calculado que sea el resultado de una fórmula
(fórmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos
un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual
(=). Si emplea una fórmula para crear un criterio, no
utilice un rótulo de columna como rótulo de
criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno
distinto a un rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en
la columna C mayor que el promedio de las celdas
C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

• La fórmula que utilice con el
fin de generar una condición debe utilizar una referencia
relativa (referencia relativa: en una fórmula,
dirección de una celda basada en la posición
relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a
la

que se hace referencia. Si se copia la
fórmula, la referencia se ajusta automáticamente.
Una referencia relativa toma la forma A1) para hacer referencia
al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo
correspondiente del primer registro. Todas las demás
referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas
(referencia de celda absoluta: en una fórmula,
dirección exacta de una celda, independientemente de la
posición de la celda que contiene la fórmula. Una
referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1) y el resultado
de la fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo,
"C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro
(fila 7) del rango.

• En la fórmula puede utilizar
un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a
celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el
error

#¿NOMBRE? en la celda que contiene
el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la
forma en que se filtra el rango.

• Cuando evalúa datos,
Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula
y minúscula.

Filtrar un rango

Sólo puede aplicar filtros a un
rango de una hoja de cálculo cada vez.

1. Haga clic en la celda del rango que
desea filtrar.

2. En el menú Datos, seleccione
Filtro y haga clic en Autofiltro.

Filtrar por el número menor o
mayor

1. Haga clic en la flecha de la columna que
contiene los números y haga clic en (Diez
mejores).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic
en superiores o inferiores.

3. En el cuadro del medio, escriba un
número.

4. En el cuadro de la derecha, haga clic en
elementos.

Filtrar un rango para buscar filas que
contengan texto específico

1. Haga clic en la flecha de la columna que
contiene los números y haga clic en
(Personalizar).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic
en igual o en no igual, contiene o no contiene

3. Introduzca el texto que desee en el
cuadro de la derecha.

4. Si necesita buscar valores de texto que
comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un
carácter comodín.

¿Cómo?

Los siguientes caracteres comodín
pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de
comparación para filtros, así como para buscar y
reemplazar contenido.

5. Para agregar otros criterios, haga clic
en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por celdas vacías o
celdas no vacías

Haga clic en la flecha de la columna que
contiene los números y, a continuación, elija
(Vacías) o (No vacías). Las opciones Vacías
y No vacías sólo están disponibles si la
columna que desea filtrar contiene una celda
vacía.

Filtrar por números mayores o
menores que otro número

1. Haga clic en la flecha de la columna que
contiene los números y haga clic en
(Personalizar).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic
en es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor o
igual que.

3. En el cuadro de la derecha, escriba un
número.

4. Para agregar otros criterios, haga clic
en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por un número igual a o
no igual a otro número

1. Haga clic en la flecha de la columna que
contiene los números y haga clic en
(Personalizar).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic
en es igual a o no es igual a.

3. En el cuadro de la derecha, escriba un
número.

4. Para agregar otros criterios, haga clic
en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por el comienzo o el final de
una cadena de texto

1. Haga clic en la flecha de la columna que
contiene los números y haga clic en
(Personalizar).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic
en comienza por o no comienza por, o en termina con o no termina
con.

3. Introduzca el texto que desee en el
cuadro de la derecha.

4. Si necesita buscar valores de texto que
comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un
carácter comodín.

¿Cómo?

Los siguientes caracteres comodín
pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de
comparación para filtros, así como para buscar y
reemplazar contenido.

5. Para agregar otros criterios, haga clic
en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por los números superior
o inferior, por porcentaje

1. Haga clic en la flecha de la columna que
contiene los números y haga clic en (Diez
mejores).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic
en superiores o inferiores.

3. En el cuadro del medio, escriba un
número.

4. En el cuadro de la derecha, haga clic en
Por ciento.

• Cuando aplique un filtro a una
columna, los únicos filtros disponibles para las
demás columnas serán los valores visibles del rango
filtrado actualmente.

• Sólo aparecen las 1000
primeras entradas únicas de una lista al hacer clic en la
flecha.

Quitar filtros

• Para quitar un filtro aplicado a una
columna de un rango o una lista, haga clic en la flecha que
aparece junto a la columna y, a continuación, haga clic en
Todas.

• Para quitar filtros aplicados a
todas las columnas de un rango o una lista, seleccione Filtro en
el menú Datos y haga clic en Mostrar todo.

• Para quitar las flechas de filtro de
un rango o una lista, seleccione Filtro en el menú Datos y
haga clic en Autofiltro.

Validación
de datos

La Validación de datos es una
herramienta extremadamente útil especialmente cuando
compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y
necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar
en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los
usuarios completen el campo "Producto", nos muestre una lista de
los productos a elegir.

O también se busca limitar la
posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un
mensaje de error cuando el número ingresado está
fuera de los parámetros deseados.

En estos casos, Validación es la
herramienta que resuelve nuestros problemas.

Vamos a utilizar el ejemplo de la
derecha.

Tenemos solamente dos columnas: Productos y
Ventas.

Necesitamos limitar que solo puedan
seleccionarse determinados productos (que pusimos en la columna
D) y que las ventas sean valores enteros mayores que
cero.

En Excel 2003 debemos ir al Menú
"Datos" y después seleccionar

"Validación …"

En Excel 2007 se hace desde la
pestaña "Datos" y el menú

"Validación de datos".

PASOS

Para seguir los pasos, va a ser más
fácil si descargas el archivo que acompaña este
tutorial (el link está al inicio del post).

A. Validación de
Productos.

1. Seleccionamos las celdas a las cuales
queremos limitar la selección y que muestre el menú
con las

opciones disponibles. Seleccionamos
entonces las celdas A2:A14

2. En la pestaña de Datos, al
oprimir

"Validación de datos" se despliega
un nuevo menú con tres opciones:

Validación de datos: Es
donde ingresamos los criterios y restricciones.

Rodear con un círculo datos no
válidos: Rodea con un círculo rojo los datos
de las celdas a las cuales les asignamos una restricción
pero que por alguna razón tienen datos que están
fuera de estos rangos.

Borrar círculos de
validación: Simplemente deja de mostrar los
círculos del punto anterior.

3. Seleccionamos Validación de
datos. Se despliega un menú como el de la siguiente
figura.

Tenemos 3 pestañas:

Configuración: En la cual
configuramos qué valores están
permitidos.

Mensaje de entrada (opcional): si
queremos que nos muestre un

mensaje cuando se selecciona la celda con
la validación. Mensaje de error (opcional):
Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su
vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.

o Grave: Directamente NO deja ingresar
datos fuera de los indicados.

o Advertencia: Cuando se ingresa un valor
fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición,
pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

o Información: Simplemente avisa que
el valor no corresponde a los asignados.

Vamos pestaña por
pestaña.

4. Configuración.

Por defecto nos indica permitir "Cualquier
valor". En nuestro ejemplo, tenemos una lista específica
con los productos que necesitamos que estén
disponibles.

Seleccionamos la opción "Lista" lo
cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se
ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se
encuentran los datos disponibles.

En este caso, el Origen son las celdas
=$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si no tendremos
problemas al querer copiar la validación en otras
celdas).

5. Mensajes de error

Para no extenderme mucho más,
simplemente pondré un Mensaje de Error en el cual
indico:

Estilo: Advertencia (como se menciona en el
punto 3)

Título (lo que se mostrará en
la barra azul del mensaje): ingreso "Error de datos"

Mensaje de error: "El producto no
está dado de alta". ACEPTAR !!!

Y Listo! Veremos ahora cuando vamos a
alguna de las celdas que acabamos de validar (de la columna A),
en cuanto hacemos click aparece inmediatamente el botón
característico del menú desplegable.

La validación de datos de
Microsoft Excel: permite definir el tipo de datos que se
desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la
entrada de una puntuación por letras con sólo las
letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la
validación de datos para evitar que los usuarios
introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y
comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden
proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la
celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a
corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen
los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones
proporcionadas por el usuario.

La validación de datos resulta
especialmente útil al diseñar formularios u hojas
de cálculo que otras personas utilizarán para
introducir datos como formularios presupuestarios o informes de
gastos.

Tipos de datos que se pueden
validar

Excel permite designar los siguientes tipos
de datos válidos para una celda:

Números Especifique que la
entrada en una celda debe ser un número entero o un
número decimal. Puede establecer un mínimo o
máximo, excluir un número o intervalo determinado,
o utilizar una fórmula para calcular la validez de un
número.

Fechas y horas Establezca un
mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u
horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de
una fecha u hora.

Longitud Limite el número de
caracteres que se puede escribir en una celda o exija un
número mínimo de caracteres.

Lista de valores Elabore una lista
de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño,
mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda.
Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un
usuario hace clic en la celda para facilitar la selección
de una opción de la lista.

El formato condicional sirve para que
dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato
especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse
para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor
contenido en ella, etc…

Formato condicional

Cómo aplicar un formato condicional
a una celda:

– Seleccionamos la celda a la que vamos a
aplicar un formato condicional.

– Accedemos al menú Formato y
escogemos la opción Formato condicional… Nos aparece un
cuadro de diálogo Formato condicional como el que vemos en
la imagen.

En este cuadro indicaremos una
condición y el formato que deberán tener los
valores que cumplan esa condición.

Podemos escoger entre una condición
basada en el Valor de la celda o basada en una
Fórmula.

Si nos basamos en Valor de la celda podemos
escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un
rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor
menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser
valores fijos o celdas quie contengan el valor a
comparar.

Si pulsamos sobre el botón
Formato… entramos en un cuadro de diálogo donde podemos
escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando
la condición se cumpla. El formato puede modificar, el
color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda,
el color de fondo de la celda, etc.

Si pulsamos sobre Agregar >> podemos
aplicar más de una condición. Como máximo
podemos aplicar tres condiciones distintas.

Si pulsamos sobre Eliminar… nos aparece
un cuadro de diálogo donde podemos escoger la
condición a eliminar.

Al pulsar sobre Aceptar aplicaremos el
formato condicional sobre la celda.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se
aplicarán los cambios efectuados en el formato
condicional.

Si el valor incluido en la celda no cumple
ninguna de las condiciones, no se le aplicará
ningún formato especial.

¿Cómo localizar celdas con
formatos condicionales?

Para averiguar cuales son las celdas que
tienen un formato condicional podemos utilizar el cuadro de
diálogo Ir a que abrimos con el menú Edición
– Ir a… o pulsando F5.

En el cuadro de diálogo Ir a…
debemos hacer clic sobre el botón Especial… y en esta
pantalla seleccionar Celdas con formatos
condicionales.

Al pulsar sobre Aceptar se nos
remarcarán aquellas celdas que contengan formato
condicional.

EJEMPLOS DE FILTROS EN MICROSOFT EXCEL
2003

Los Filtros en Excel es una de las
herramientas más importante del
programa.

Proporciona una ventaja enorme a la hora de
manejar una base de datos o una planilla con muchos datos que
queremos ordenar o hacer que aparezcan de determinada forma, por
ejemplo, por fecha, alfabéticamente, o simplemente los que
cumplen determinada condición o son algo determinado. La
opción de filtros más básica que posee
Excel, es la de Autofiltro.

Para encontrar la opción de Los
Filtros en Excel usando Autofiltro iremos a la barra de
menús de la hoja en la cual deseemos aplicar Autofiltro y
después recorreremos el siguiente camino:
Datos/Filtro/Autofiltro.

Antes de aplicar el Autofiltro debemos
tener seleccionada la fila donde se encuentran los nombres de los
rótulos de datos que deseamos filtrar. Por ejemplo, para
aplicar Autofiltro a la hoja que se muestra en la imagen, vale
seleccionar la fila dos, para luego hacer el camino:
Datos/Filtro/Autofiltro , para aplicar el Autofiltro y poder
realizar la opción de Filtros de Excel más
básica. Próximamente seguiremos dando soluciones de
Filtros de Excel más avanzadas para que usted pueda seguir
creciendo en sus conocimientos sobre las Fórmulas y
Funciones de Excel.

En la versión 2007, para realizar
Filtros en Excel se deberá ingresar al menú Datos y
Luego oprimir el botón Filtro.

ANEXOS

Autor:

Cinthia Britez

Gabriela Aquino

Prof.: Jorge Martínez

Informática IV

2° año C

Año: 2011