Procedimiento de gestión y prevención de riesgos en las inversiones de cítricos y frutales (página 2)
1.2 ANTECEDENTES CONCEPTUALES Y REFERENCIALES ACERCA
DE LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS DE
INVERSIONES DE FOMENTOS DE CÍTRICOS Y
FRUTALES.
Todas las empresas, independientemente de su
tamaño, estructura, naturaleza, o sector al que
pertenecen, se encuentran con riesgos en los niveles de su
organización. Los riesgos afectan la habilidad de cada
entidad para sobrevivir, competir con éxito dentro de su
sector, mantener una posición financiera fuerte y una
imagen pública positiva así como la calidad global
de sus productos, servicios y empleados.
El riesgo es un concepto que se puede considerar
fundamental, por su vínculo con todo el quehacer, casi se
podría afirmar que no hay actividad de la vida, los
negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo,
es por ello que la humanidad desde sus inicios buscó
maneras de protegerse contra las contingencias y
desarrolló maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a
través de acciones preventivas.
La gestión y prevención de los riesgos
añade juicios prudentes e inteligencia a la
organización empresarial por cuanto tiende a la
protección y al sentido de la prevención contra sus
consecuencias dañinas y optimiza los medios para
reducirlos o ser dominados.
La Resolución 60 del 2011, de la
Contraloría General de la República define los
términos gestión y prevención de riesgos, y
el autor los asume como tal:
Gestión de riesgos: Conjunto de actividades
coordinadas en una organización para dirigir y controlar
el proceso de identificación y análisis de los
riesgos, la determinación de los objetivos de control y su
prevención.
Prevención de riesgos: Es el conjunto de acciones
de carácter ideológico, técnico,
organizativo y de control, dirigidas de modo consciente a
eliminar o reducir al mínimo posible las causas y
condiciones que propician riesgos internos y externos, hechos de
indisciplinas e ilegalidades que continuadas y en un clima de
impunidad, propician manifestaciones de corrupción
administrativa.
La actividad empresarial se manifiesta en un entorno
incierto, está expuesta a un conjunto amplio de riesgos,
que cada vez son más diversos ante los cambios
económicos, políticos, tecnológicos,
sociales. A todas las empresas le surge la necesidad de
defenderse ante los riesgos existentes.
No es posible reducir los riesgos de una
organización a cero, por lo que es imprescindible la
aplicación de estrategias para minimizar los daños
que nos puedan causar, teniendo en cuenta lo
siguiente:
Las estrategias de reducción del riesgo que se
desarrollan antes de los sucesos de riesgo, a fin de reducir el
riesgo potencial.
Las estrategias para afrontar riesgos reducen el impacto
de una pérdida después de ocurrido el suceso de
riesgo.
Para un eficiente desarrollo de sus actividades, la
gerencia de riesgos en cualquier sector u organización
debe ajustarse para distribuir su trabajo en las siguientes
etapas como mínimo.
Etapa I: Identificación de los Riesgos de
Pérdidas.
Esta primera etapa es la más importante, nos
permite determinar de una manera más exacta la
exposición de una empresa o negocio con respecto a un
riesgo o pérdida.
Entre los principales aspectos en que coinciden quienes
manejan e investigan el tema se encuentran:
1. Historial de siniestro propios y ajenos.
El mantenimiento de registros e información de
los siniestros e incluso de acontecimientos o incidentes de
escasa gravedad, que han implicado daños
económicos, es la primera fuente que permite detectar y
evaluar riesgos. A menudo, estas informaciones son antiguas o
incompletas, por lo que será necesario proyectarlas en el
momento actual y a situaciones futuras. En la mayoría de
las ocasiones el historial de siniestros de una sola entidad
suele ser escaso y se dispondrá de una experiencia propia
insuficiente para identificar y evaluar la totalidad de los
posibles riesgos. Por ello, se debe completar este historial
propio con las experiencias de entidades ajenas del mismo sector
o cercano del que pertenece la entidad en
cuestión.
2. Aplicación de encuestas estándar y
cuestionarios.
Esta clase de documentación suele consistir de
una serie de páginas con cuestiones generales que pueden
ser relevantes para las empresas.
3. El Análisis de informaciones
internas.
A la vista de informes de la entidad, se pueden detectar
métodos, departamentos, sistemas, personas o
mercancías que pueden originar o participar en sus
acontecimientos con resultados negativos. Las informaciones que
con más frecuencias proporcionan indicios o avances de
actuaciones peligrosas son:
Balance y el estado de resultado
Apuntes contables
Informes del personal
Documentos legales
Memorias y proyectos de obras e
instalacionesContratos de suministros, servicios,
representaciones y otrosCartera de proveedores
Procedimientos de producción
(investigación, desarrollo, producción y
otros), informes jurídicos,Inventario de edificio, instalaciones, maquinaria y
mercancías, patentes y tecnologías propias y
adquiridas, gráficos de flujos.Estudios de factibilidad.
Informes de balance de análisis de los
objetivos.Expediente de inversiones de la entidad.
Estas informaciones habrán de ser contactadas
manteniendo conversaciones con los responsables de las
áreas donde se han preparado.
4. Inspecciones personales.
Mediante los documentos, informaciones escritas que
proporcionan los demás métodos, el gerente de
riesgos puede visualizar la mayoría de los riesgos pero no
todos. Para completar la información, es necesario la
comprobación física y de actividades directamente,
equipos, edificios, servicios, las condiciones correspondientes.
Todo esto se lleva a cabo mediante inspecciones de campo. Si la
persona que va a realizar la inspección personal ha
realizado el suficiente trabajo de despacho, revisando toda la
documentación que se ha podido conseguir, podrá
comprobar la importancia de riesgos que se ha encontrado en esta
documentación y ampliarlos hasta alcanzar a conocer la
casi totalidad de los riesgos que afectan a la empresa.
Así pues, no es suficiente la información
documental para identificar todos los riesgos de una empresa y
tampoco es suficiente la sola inspección de campo sino que
ambas se complementan.
5. Consultas con expertos, externos o
internos.
La mayoría de las empresas no tienen los
suficientes recursos como para tener amplia información de
los riesgos que las pueden afectar. En ocasiones, los encargados
de los departamentos no pueden imaginar todos los riesgos que las
afectan por lo que se hace necesario acudir a expertos externos
que pueden ayudar a completar la identificación. El
gerente de riesgos puede acudir a diferentes fuentes externas
como pueden ser los profesionales individuales (abogados,
técnicos de riesgos o contables, consultores) mercados u
organizaciones (publicaciones periódicas o anuales),
agencias gubernamentales y otros.
Etapa II: La Evaluación de los
Efectos.
Una de las finalidades inmediatas que se persigue con la
inspección es la evaluación de los riesgos
detectados. En líneas generales, en la evaluación
se toman en consideración dos factores del riesgo. De una
parte, la evaluación de la probabilidad de que ocurra el
riesgo en cuestión y de otra, la evaluación de la
gravedad económica del daño, en caso de que el
riesgo se materialice. La Gerencia de Riesgos precisa de una
evaluación global que integre ambas variables.
La gestión del riego implica los siguientes
pasos:
Recopilación de información: consiste
en recopilar información, o en informarse bien sobre
una inversión antes de tomar la decisión de
adquirirla, lo cual implica conocer sus
características, ventajas, desventajas, rentabilidad
ofrecida (por ejemplo, su tasa de interés en caso de
poseer), su mercado.Análisis de la información: consiste
en analizar la información recopilada, o la
inversión en sí, con el fin de determinar con
la mayor exactitud posible su rentabilidad, su rendimiento,
su período de recuperación del capital, su
seguridad o riesgo.Comparación de alternativas de
inversión: en caso de contar con varias alternativas
de inversión, se procede a compararlas teniendo en
cuenta factores tales como la inversión requerida,
rentabilidad, riesgo, liquidez.Selección de la mejor alternativa de
inversión: en este paso se procede a elegir la mejor
alternativa de inversión, en base a factores tales
como nuestro capital, conocimientos, objetivos de
rentabilidad, tolerancia al riesgo.Diversificación: consiste en crear una
cartera o portafolio de inversión diversificado, es
decir, no concentrar todo el dinero en una sola
inversión o uno sólo tipo de inversión,
sino distribuirlo en diferentes inversiones, con el fin de
minimizar el riesgo.
El entorno empresarial desde finales del siglo pasado se
ha caracterizado por su permanente estado de cambios y ello se ha
acentuado en los últimos años por transformaciones
en los mercados y economías en las diferentes regiones del
mundo, las organizaciones, afectadas directa o indirectamente por
estos acontecimientos, tienen el imperativo de desarrollar sus
sistemas de dirección y gestión empresarial
visionando el futuro.
La Gestión de Riesgos de Inversiones de Fomentos
carece de un paradigma determinante, los aportes teóricos
son heterogéneos marcados por el contexto
socioeconómico no existiendo regencia específica
para las de Cítricos y Frutales.
En la práctica se ha comprobado que las
herramientas para la gestión de los riesgos son
insuficientes para las inversiones de fomentos agrícolas,
la gestión a través de un sistema que permita el
monitoreo tanto en el proceso de ejecución como de
recuperación de la misma, permitirá elevar la
calidad de la gestión y prevención de riesgos en
inversiones de fomentos de la Empresa Citrícola de Ciego
de Ávila
La adecuada gestión y prevención del
riesgo aporta seguridad razonable a la inversión, dota de
criterio y justificación a los costes de
implementación, es la vía para que la
dirección pueda calibrar la inversión que esta
realizando.
En la misma medida en que las organizaciones han
cambiado atendiendo a las características o exigencias de
sus mercados y los retos económicos a enfrentar han ido
evolucionando las diferentes corrientes que proponen modos de
gestionar riesgos de inversiones de fomentos de cítricos y
frutales y se ha requerido de propuestas atemperadas a las
particularidades de la empresa en cuestión, para disponer
de una gestión y prevención de riesgos más
eficientes que les permitan adaptarse a los cambios, en sentido
general, todas las corrientes teóricas sugieren la
evaluación del efecto económico en la
gestión y tienen en común, el propósito de
mejorar la actuación de las organizaciones.
En la bibliografía consultada básicamente
no se definen las líneas para analizar la gestión
de riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y
frutales pero se aprecian tendencias en base a las cuales el
autor define las dos corrientes que se relacionan a
continuación:
Gestión y prevención de riesgos de
inversiones de fomentos de cítricos y frutales
centradas en el mercado.Gestión y prevención de riesgos de
inversiones de fomentos de cítricos y frutales
centradas el manejo de las finanzas.
Las primeras refieren el interés de seguimiento a
la incorporación si fuera necesario durante la etapa de
ejecución de elementos no considerados inicialmente en el
estudio de factibilidad siempre monitoreando todo lo que se
requeriría para satisfacer las expectativas del cliente y
en el segundo centrado en el manejo de las finazas
previstas.
Se parte de la premisa de que no existe sistema de
control ni sistema de gestión y prevención de
riesgos aplicable a todas las organizaciones o situaciones, sino
que dependerá de las circunstancias determinadas en las
que se encuentre la misma, a partir del análisis y efecto
de tres variables esenciales: la estructura, la tecnología
y el entorno.
Una de las definiciones consultadas en la que en mayor
medida se aprecia el reconocimiento del control como
función integradora de la dirección, es la ofrecida
por la International Business Consultants Network (2004:15), al
considerarlo como el conjunto de :"Políticas,
procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales
diseñadas para garantizar razonablemente que se
alcanzarán los objetivos y que se impedirán y
detectarán los eventos no deseados".Esta definición
hace referencia de manera explícita a la actuación
de las funciones de planificación , organización y
dirección, integradas a la de control y se relaciona
directamente con la gestión y prevención de riesgos
de inversiones de cítricos y frutales.
En el criterio del Dr.C. Remberto Naranjo Pérez
(2004), el concepto de control estratégico en las
inversiones se interpreta como la confirmación de que la
estrategia o una línea seleccionada por la
organización están siendo desarrolladas; en otros
casos, el control hace referencia a la elección de la
forma de medir y evaluar los resultados.
Los autores J. Stoner y R. Freeman. (1992) plantean que:
"…el cambio forma parte inevitable del entorno de
cualquier organización y que la función de control
ayuda a detectar los cambios que están afectando y permite
controlar las consiguientes oportunidades o amenazas".
Como se puede apreciar, un momento importante a la hora
de diseñar e implantar el control estratégico,
deberá estar orientado al monitoreo estratégico del
entorno y que esta responsabilidad deberá recaer
fundamentalmente en los niveles superiores o estratégicos
de dirección durante el proceso de gestión y
prevención de riesgos.
Las definiciones expresadas no ofrecen una clara
orientación sobre qué es el control
estratégico en las inversiones por lo que asumimos como:
Control estratégico en las inversiones: aquel a
través del cual se valora la consecución de las
acciones estratégicas trazadas por la organización,
donde se toman como referencia indicadores seleccionados que
constituyen la guía para medir la marcha de las mismas, lo
que permite a los directivos determinar si se requiere de
acciones correctivas o de mejora.
La evolución de las concepciones sobre
gestión de riesgos de inversiones de fomentos de
cítricos y frutales ha estado ligada al desarrollo social,
a los cambios de los mercados, a su internacionalización y
al incremento de la competitividad, al no se estar sistematizado
teóricamente se ha condicionado la necesidad de
desarrollar modelos de actuación que permitan un proceso
de adaptación sistemático a estos
cambios.
En respuesta a los retos actuales impuestos a las
organizaciones, se requiere contextualizar alternativas que
contribuyan a perfeccionar y a adaptar a los nuevos tiempos la
Gestión de riesgos de inversiones de fomentos de
Cítricos y Frutales, proponemos un procedimiento para las
unidades productivas de la Empresa Citrícola de Ciego de
Ávila.
1.2.1 ANTECEDENTES EN LA APLICACIÓN DE
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN Y
PREVENCIÓN DE RIESGOS EN LAS INVERSIONES.
En las actuales condiciones de nuestra economía y
debido a los aspectos técnicos del tema, la
evaluación de los riesgos solo obtendrá resultados
convincentes enfrentando la problemática de un modo
integrado, sistemático y generalizado en todos los
eslabones de la estructura empresarial. Para el logro de esos
cardinales propósitos las nuevas tecnologías de la
información deben constituir un valioso vehículo
dirigido al cómputo y análisis óptimo de las
operaciones
La automatización de los procesos fundamentales
relacionados con las inversiones es un trabajo necesario para
optimizar recursos de todo tipo, específicamente la
información de gestión de riesgos de Inversiones
hasta el momento se efectúan de forma manual, para la
captura de toda la información necesaria acerca de los
procesos en los cuales se requiere con mas urgencia de la misma
se emplean distintas técnicas entre las que resaltan las
entrevistas.
Al evaluar los cambios que ocurren cuando se aplican
procedimientos y herramientas con base en las tecnologías
de la información es necesario tener en cuenta si
están condicionados por el comportamiento de las personas
ya que estas están integradas a todos los procesos de la
organización.
Los sistemas de información son sistemas
sociales. Ellos son desarrollados por personas (desarrolladores)
para personas (clientes y usuarios). El éxito de un
proyecto de diseño de herramientas informáticas
está determinado por los factores sociales – la
tecnología es una cosa secundaria. Hay muchos ejemplos de
sistemas técnicamente inferiores que trabajan y benefician
a los usuarios.
Lo anterior es también corroborado por P. Lorino
(1996) al reconocer que: "…no puede haber un modo de
control que no sea concertado y aceptado, porque una parte
esencial de cada comportamiento se convierte en incontrolable.
Para esto se exige herramientas de informaciones eficaces y
reconocidas por todos". Un elemento que resulta de interés
para el control estratégico es la información esto
fundamenta nuestra propuesta al diseñar la herramienta
informática de este procedimiento.
La información que se requiera a cada nivel debe
corresponderse con la responsabilidad de cada cual en el proceso
y en la medida en que se desciende por los niveles de
dirección, debe proporcionarse información cada vez
más detallada y frecuente. Al diseñar una
herramienta informática hay que considerar lo expresado
por (A. Solano 2002) cuando manifiesta que un buen control debe
acentuar la excepción a partir de manejarse la
información necesaria que permita dirigir la
atención hacia aquellas áreas que requieren
acción correctiva, ya que cuando la cantidad de
información generada es voluminosa hace difícil
determinar la trascendencia de ésta.
Cuando se trabaja para construir una herramienta,
producto o un sistema, es importante seguir una serie de pasos
predecibles
Se pueden emplear los diagramas de actividades en los
que se puede incluir mucha información y pueden ser muy
útiles para la comprensión de los procesos y
además para tener una idea inicial de cuál
será la magnitud que se alcance con la
automatización.
Se realiza un levantamiento de las funcionalidades
requeridas por los usuarios y se incorporan beneficios o bondades
que la automatización deberá lograr:
Establecer y mantener un acuerdo con los usuarios
del futuro software en cuanto a lo que el mismo debe
automatizar.Hacer extensivo a los desarrolladores el
conocimiento de los requerimientos de los
usuarios.Definir los límites del sistema.
Establecer las bases para la distribución de
funcionalidades a través de las distintas
interacciones a realizar.Establecer las bases para el cálculo de
tiempo y costo de la aplicación.Establecer las interfaces de usuario del sistema
haciendo énfasis en las necesidades y metas del
usuario.
Una buena práctica para la definición de
las futuras funcionalidades y características de la
herramienta diseñada es la realización de una
tormenta de ideas entre los usuarios y los
desarrolladores.
Los primeros tienen el conocimiento preciso de las
actividades que son vitales en los procesos de la
inversión pero a veces tienen un horizonte corto de lo que
se puede automatizar o no, por lo que ellos solos no son capaces
de visionar las características de la herramienta
requerida para determinados fines. De esta actividad se obtiene
un listado de todos los requisitos funcionales y no funcionales
de la aplicación futura.
De los requisitos funcionales se genera el modelo de los
casos de uso y los requisitos no funcionales constituyen una
especificación complementaria que completan el conjunto de
propiedades que debe estar presentes. Es importante aclarar que
el énfasis en los requisitos funcionales, que son los que
determinan las funcionalidades del sistema.
El trabajo que se asocia al diseño de
herramientas se puede dividir en 3 fases genéricas, con
independencia del área de aplicación, tamaño
o complejidad del proyecto. Cada fase se encuentra con una o
varias cuestiones de las destacadas anteriormente.
La fase de definición se centra sobre el
qué, es decir, durante la definición, el que
desarrolla la herramienta o software intenta identificar
qué información ha de ser procesada, qué
función y rendimiento se desea, qué comportamiento
del sistema, qué interfases van a ser establecidas,
qué restricciones de diseño existen, y qué
criterios de validación se necesitan para definir un
sistema correcto. Por tanto, han de identificarse los requisitos
clave del sistema y del software.
Aunque los métodos aplicados durante la fase de
definición variarán dependiendo del paradigma de
Ingeniería de Software (o combinación de
paradigmas) que se aplique, de alguna manera tendrán lugar
tres tareas principales: ingeniería de sistemas o de
información, planificación del proyecto del
software y análisis de los requisitos.
La fase de desarrollo se centra en el cómo, es
decir, durante el desarrollo se intenta definir cómo han
de diseñarse las estructuras de datos, cómo ha de
implementarse la función dentro de una arquitectura de
software, cómo han de implementarse los detalles
procedimentales, cómo han de caracterizarse las
interfases, cómo ha de traducirse el diseño en un
lenguaje de programación (o lenguaje no procedimental) y
cómo ha de realizarse la prueba. Los métodos
aplicados durante la fase de desarrollo
variarán.
La fase de mantenimiento se centra en el cambio que va
asociado a la corrección de errores, a las adaptaciones
requeridas a medida que evoluciona el entorno del software y a
cambios debidos a las mejoras producidas por los requisitos
cambiantes.
Para resolver los problemas reales en una empresa se
debe incorporar una estrategia de desarrollo.
La herramienta enriquece el procedimiento propuesto, que
se ejecuta en hojas de Excel vinculadas entre ellas, los
análisis se pueden ejecutar con mucha rapidez, abarcando
un rango de escenarios muy amplio y permitiendo llegar a
conclusiones sobre la versión a proponer
finalmente.
En la herramienta informática del procedimiento
para la gestión y prevención de riesgos en
inversiones de fomentos de cítricos y frutales se emplean
indicadores que se han seleccionado partiendo del criterio de que
constituyen un elemento de la cadena de relaciones causa- efecto
que comunica la calidad de la ejecución de las
mismas.
La sencillez de la herramienta se vincula también
a la cantidad de información que genere, la cual debe ser
fácilmente manejable por quienes la necesiten y sobre todo
basarse en aquellos factores trascendentales que en mayor medida
conduzcan al éxito.
Lo que aporta además de un sistema de mediciones
pude ser mayor en la medida en que sirva, no sólo para
diagnosticar y compartir información, sino también
para que las personas que la reciban sean movilizadas a actuar a
partir de las mismas, o sea que ayude a modificar conductas,
modos de gestionar riesgos.
Un sistema que no brinda beneficio (percibido o real) al
cliente será abandonado, no importa cuán brillante
sea desde el punto de vista técnico. Por lo tanto se trata
de resolver un problema práctico en la vida de la empresa
y en su ciclo de dirección.
1.3 Antecedentes contextuales. Valoración de
la situación actual de la gestión y
prevención de riesgos en la ejecución de
inversiones de cítricos y frutales de la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila.
Sin el conocimiento del pasado no puede comprenderse
plenamente la existencia del presente, ya que sin aquel no
podría establecerse la correspondiente correlación
entre los tiempos idos y los actuales. Ceballos fue siempre la
zona citrícola por excelencia de nuestro país, en
ella las primeras siembras de Cítricos se realizaron en el
año 1905 en las fincas Tres Ceibas y el Noventa, por una
compañía Norteamericana llamada THE –
DEVELOPMENT COMPANY OF CUBA.
Al triunfar la Revolución en 1960, es intervenida
por no acatar las leyes revolucionarias establecidas por el
Estado Cubano, surgiendo así la granja del pueblo Mariana
Grajales y fueron agregándosele otras áreas de
terratenientes cubanos y norteamericanos que abandonan el
país o no daban atención a las
plantaciones.
En 1965 se funda la agrupación de frutales
"Evelio Rodríguez Cúrvelo" y en 1968 cambia su
nombre y se convierte en "Plan Cítrico Camagüey
Oeste" como parte de la política agraria de formar planes
especializados en cultivos específicos, hasta que el
Primero de Enero de 1977, toma el nombre que lleva actualmente
"Empresa Citrícola Ciego de Ávila" con sus oficinas
centrales ubicadas en el Km. 9 ½ de la carretera que une a
Ciego de Ávila con el poblado de Ceballos.
La Empresa Citrícola Ciego de Ávila fue
creada el 15 de diciembre de 1976 con personalidad
jurídica propia por la Resolución No. 333/76 del
Ministro de la Agricultura, comenzando sus operaciones el 1ro de
enero del año 1977, entidad que con la promulgación
del Acuerdo No. 2732 del Comité Ejecutivo del Consejo de
Ministros de fecha 2 de febrero de 1994 por el que se crea la
Corporación Nacional del Cítricos, pasa a formar
parte de esta Organización que reestructura la actividad
en todo el País, aspecto ratificado en la
Resolución No. 890 de 23 de marzo de 1994 de la
Comisión Nacional del Sistema de Dirección de la
Economía.
La referida Organización de acuerdo a la
comunicación No. 148 del Ministerio de Economía y
Planificación de fecha 5 de marzo del 2001 cambia su
denominación por Grupo Empresarial Frutícola,
subordinado igualmente al Ministerio de la Agricultura. Su objeto
empresarial está regido por la Resolución No.
616/2008 del Ministro de Economía y Planificación
de fecha 9 de diciembre de 2008, siendo esta la vigente en la
actualidad.
El Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, a
propuesta del Grupo Gubernamental de Perfeccionamiento
Empresarial y previa aprobación del Expediente por su
homólogo Ejecutivo, adoptó el Acuerdo radicado al
No. 4423 de fecha 24 de mayo del 2002, por el que se autoriza la
implantación del Perfeccionamiento Empresarial en la
Empresa, sistema que impulsa el trabajo de la
generalización de tecnologías, la protección
de medio ambiente, el desarrollo de la ciencia y la
técnica por las necesidades de incremento y desarrollo
científico técnico de la empresa.
Su ordenamiento territorial abarca áreas ubicadas
en los Municipios de Ciego de Ávila, Morón, Ciro
Redondo, Venezuela y Baraguá, todos de la Provincia Ciego
de Ávila.
Su Objeto Empresarial la autoriza entre otras
actividades a:
Producir y acopiar a la base productiva y a otras
empresas para comercializar de forma mayorista, cítricos,
frutales, jugos, pulpas, conservas de frutas y vegetales,
tubérculos, raíces, hortalizas, vegetales, viandas,
cereales, granos, flores, carbón vegetal, carnes de ganado
menor, vísceras y otros derivados, en pesos cubanos y
pesos convertibles.
Producir y comercializar de forma mayorista, paletas,
cajas paletas y módulos de envase, en pesos
cubanos.
Producir, acopiar y comercializar de forma mayorista
papas y viandas fritas en pesos cubanos y en pesos
convertibles.
Producir y acopiar a la base productiva asociada, para
su comercialización mayorista, los excedentes del plan de
plantas ornamentales, posturas de frutales, forestales y de
flores y de forma mayorista y/o minorista como concurrente en el
Mercado Agropecuario Estatal en pesos cubanos.
Producir y comercializar de forma mayorista, medios de
control biológico (entomófagos,
entomopatógenos y biopreparados), materia orgánica,
humus de lombriz, pienso criollo, plantas condimentosas y
medicinales frescas o secas, posturas de tabaco, semillas
botánicas y agámicas que incluyen posturas, yemas y
esquejes de cítricos, frutales y forestales, en pesos
cubanos.
Producir y acopiar de la base productiva y productores
individuales, tabaco en rama para comercializar de forma
mayorista con destino a la Empresa Comercializadora de Tabaco en
Rama, en pesos cubanos.
Prestar servicios en pesos cubanos de beneficio de
productos agropecuarios, de tecnología de
producción, maquinaria agrícola, fumigación,
riego, de nivelación y drenaje, cosecha, de maquinado,
servicios técnicos de aplicación de medios
biológicos, procesamiento de datos primarios,
fertilización, almacenaje, fitosanitarios, tracción
animal y doma de bueyes, aserrado de madera a la base productiva
y productores individuales que se encuentran enclavados en el
territorio de la empresa y a entidades del Ministerio de la
Agricultura y del Ministerio de la Industria Azucarera, en pesos
cubanos.
Producir y comercializar de forma mayorista leche de
ganado mayor y menor y derivados lácteos, dígase
quesos, con destino a la Industria Láctea en pesos cubanos
y pesos convertibles, así como leche fresca al sistema del
Comercio Interior (cruzamiento) en pesos cubanos y de forma
minorista a los trabajadores de la entidad que se
desempeñan como ordeñadores en pesos cubanos, todo
ello cumpliendo las regulaciones establecidas por los Ministerios
del Comercio Interior, de la Industria Alimenticia y de la
Agricultura.
Producir y acopiar a la base productiva, para
comercializar de forma mayorista, animales comerciales de ganado
mayor a la Industria Cárnica en pesos cubanos y pesos
convertibles.
Producir y comercializar de forma mayorista a la
Industria Cárnica carnes de ganado mayor a partir de los
sacrificios por accidentes o depuración que de modo
ocasional se le autoricen por el Ministerio de la Agricultura a
la empresa en pesos cubanos.
Comercializar de forma mayorista los insumos
fundamentales para la producción agropecuaria tanto
producidos como adquiridos, además de artículos de
alta demanda para el sector y subproductos de las cosechas para
alimento animal, semillas, pasto y forraje verde y seco, a la
base productiva asociada y a entidades estatales productoras de
alimentos y de forma minorista a los productores individuales que
se vinculan con la empresa en pesos cubanos, según
nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio
Interior.
Actualmente la Empresa de Cítricos de Ciego de
Ávila trabaja en elevar la productividad y el rendimiento
de los cultivos utilizando tecnologías novedosas que
permiten obtener productos competitivos sostenibles para que
satisfagan el creciente mercado, asegurando además con
ello altos niveles de ingreso y el incremento del nivel de vida
de los trabajadores de la entidad, para ello a integrado todos
los Sistemas de Dirección y Gestión Empresarial
Cubano, garantizando:
La participación y compromiso de los
directivos y trabajadores manteniendo la formación y
desarrollo del personal que garantice la permanencia en los
puestos de trabajo y la mejora salarial.La venta de sus productos en todos los polos
turísticos del país y el mercado fuera de
frontera mejorando continuamente la calidad y los
servicios.Incrementar y diversificar las
producciones.Cumplir con los principios del desarrollo sostenible
y la conservación del medio ambiente.La eficacia de la gestión de la
información y desarrollo del software, con
adquisición de la tecnología informática
necesaria.Una comunicación eficaz y eficiente en todas
las direcciones.
Por lo que es el momento óptimo para incrementar
la calidad de la gestión de riesgos en la ejecución
de las inversiones de fomentos de cítricos y frutales, a
partir de la introducción de un procedimiento
diseñado para este fin atendiendo a características
y particularidades de sus unidades productivas, con una
herramienta informática para sistematizar y analizar
información sobre aspectos específicos de la
actuación de la organización y enviarla a sus
miembros.
La situación actual de la gestión y
prevención de riesgos en la ejecución de
inversiones de fomentos de cítricos y frutales requiere de
estar preparado para la toma de decisiones flexibles y
rápidas, atenuar la incertidumbre, disminuir el impacto de
los cambios del entorno, y facilitar informes a actores externos
o terceros.
En el caso de la empresa se caracteriza porque las
inversiones no se limitan sólo a sus cinco unidades
empresariales de base sino que abarcan a siete Unidades
Básicas de Producción Cooperativa que tienen la
misión de producir cítricos y frutales que
comercializan para la empresa según las necesidades de
está y a su ves la empresa invierte de sus recursos para
garantizar estas producciones.
A partir de la experiencia acumulada por el grupo de
trabajo de inversiones que ha mantenido una composición
estable desde su creación y ha dado seguimiento al
desarrollo de las mismas, se muestra una evaluación del
estado de la gestión y prevención de riesgos en las
inversiones de fomentos de cítricos y frutales en la
Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.
Desde su creación en la empresa aunque no
existió procedimientos de ningún tipo para
gestionar riesgos de inversiones se les dió seguimiento
con métodos de control operativos que al carecer en
algunos casos de sistematicidad y en otros de experiencia en la
base productiva no siempre arrojaron los resultados
esperados.
No se tenia conciencia en todos los casos de la
importancia de monitorear el proceso y prevenir para garantizar
que la ejecución se correspondiera con lo planificado
inicialmente, el seguimiento se ha efectuado a partir de tareas
en los planes de trabajo, estos se confeccionan con acciones que
se consideran las necesarias para lograr los resultados
esperados, inicialmente se dirigía por
instrucciones.
A finales de la década del 90 la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila va dejando a tras
métodos tradicionales de dirección incursionando en
la Administración por Objetivos apareciendo en ellos
reflejado el proceso inversionista.
Este importante paso en el proceso de dirección,
en la creación de una cultura de trabajo basada en la
Dirección por Objetivos y la Planeación
Estratégica acerca más a los directivos al empleo
de técnicas y métodos relacionados con la
gestión y prevención de riesgos. Sin embargo con el
decursar del tiempo se han manifestado deficiencias tales
como:
Limitada participación en la gestión y
prevención de riesgos de los implicados en la
ejecución de las inversiones.Falta de conocimientos y sensibilización de
algunos técnicos que en la base productiva participan
en la ejecución de las inversiones.Divorcio entre los proyectos, estudios de
factibilidad y las acciones de control y seguimiento a las
inversiones.Se carece de referentes en sentido general del modo
de gestionar riesgos, no existiendo en el Grupo
Frutícola, ni en la Delegación Provincial de la
Agricultura un modelo específico.En la Empresa y en las Unidades Básicas de
Producción Cooperativas no se ha capacitado
suficientemente a los equipos de dirección en la
gestión y prevención de riesgos de inversiones
de fomentos de cítricos y frutales.En la práctica, en la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila, la gestión
y prevención de riesgos planificada, ordenada y
sistemática no ha formado parte del proceso de
dirección y control.
En el caso de las inversiones de fomentos que realiza la
empresa para garantizar las producciones de las Unidades
Básicas de Producción Cooperativas que le
suministran cítricos y frutales, se han manifestado
limitaciones a la hora de realizar la gestión y
prevención de riesgos de dichas inversiones, entre las que
se encuentran:
Los directivos de las Unidades Básicas de
Producción Cooperativas han carecido de datos
relevantes y análisis comparativos al efectuar el
seguimiento a la ejecución de las inversiones de
fomentos por no existir monitoreo eficaz de las
mismas.Ningún nivel de dirección de la
empresa ha tenido como referente un procedimiento que oriente
sobre los momentos por etapas claves e indicadores
críticos para realizar los controles, lo que
provocó que primara un estilo de trabajo de lo
operativo sobre lo estratégico.No tener definido por escrito la asignación
de responsabilidades en la ejecución y control para
los diferentes niveles organizativos.
Estas limitaciones inciden en la calidad de la
gestión y prevención de riesgos, condicionando la
necesidad de elaborar un procedimiento que ordene el actuar en
este sentido para las inversiones de fomentos de cítricos
y frutales.
La utilización de procedimientos en la empresa se
inició con la implantación de un sistema de
gestión de la calidad que ha sido muy útil, sobre
todo para orientar y concentrar los esfuerzos colectivos e
individuales hacia aquellas cuestiones esenciales y más
aún como base para la evaluación.
Sin embargo, independientemente del reconocimiento sobre
la utilidad de los mismos no se diseño hasta el momento
uno para la gestión y prevención de riesgos en
inversiones.
El control es reconocido como la función
integradora de la gestión, sin embargo, en las
organizaciones productivas pertenecientes al sector
agrícola en la empresa, se carece de procedimientos de
trabajo asociados a la gestión y prevención de
riesgos en sentido general y de herramientas informáticas
que faciliten el trabajo a los directivos.
Las diferentes inversiones se han realizado en sus
Unidades Empresariales de Base, en las mismas solo se registran
los gastos de los distintos elementos, porque el control en su
ejecución se realiza a nivel del grupo de inversiones de
la empresa, lo cual no permite monitorear a tiempo las
desviaciones ocurridas durante la ejecución de las
inversiones para la toma de decisiones en cada
momento.
El monto de las inversiones que ha destinado la empresa
para su desarrollo sostenible, tomando como referencia desde
Marzo de 2007 hasta igual fecha del 2011 ha sido de forma
ascendente, de 4.4(mp) en el 2007 a 17.3(mp) en el 2011, (Anexo
2) diversificado en sus unidades para el Fomentos de
Cítricos, Fomentos de Frutales, Obras Hidráulicas,
Casas de Cultivos, adquisición de Máquinas
Extractoras de Jugos, Planta productora de Barras y Mini dosis,
Adquisición de camiones para la explotación del
carbón entre otras y de ella como promedio el 93 %
corresponden a los fomentos de cítricos y frutales con un
valor de 15.98 mp y 1.27 mp en el resto de las
inversiones.
Figura. 1. Representación de las
inversiones de fomentos de cítricos y frutales en el total
de inversiones de la Empresa.
En la Empresa Citrícola Ciego de Ávila el
diseño de procedimientos y herramientas para gestionar y
prevenir riesgos en las inversiones de fomentos de
cítricos y frutales, no ha tenido hasta ahora los
éxitos esperados al efectuar el control
estratégico, lo que puede estar condicionado a
diseños que no consideran su correspondencia con las
líneas estratégicas de las organización, no
ser empleados para medir sistemáticamente el resultado del
trabajo y no estar sometidos a un proceso de mejora continua
atendiendo a los cambios del entorno.
Aunque en las organizaciones a escala internacional y en
las empresas de clase mundial existentes ya en el contexto
empresarial cubano, el control estratégico en las
inversiones va mas allá de acciones de diseño de
procedimientos y herramientas para la gestión y
prevención de riesgos de inversiones de cítricos y
frutales, en las unidades productivas de la organización
objeto de estudio aún no se han obtenido los éxitos
esperados.
1.4 CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO.
El análisis de los aspectos abordados en el
capítulo, referidos a los antecedentes históricos,
conceptuales, referenciales y contextuales del objeto y campo de
la investigación, permite arribar a las siguientes
conclusiones parciales:
Nacionalmente no se dispone de ninguna normativa,
metodología o procedimiento dirigido a orientar la
forma de gestionar y prevenir riesgos en inversiones de
fomentos de cítricos y frutales.No existen suficientes referentes conceptuales para
gestionar y Prevenir riesgos en las inversiones de fomentos
de cítricos y frutales para la base productiva lo que
justifica el diseño de este procedimiento que
estará sujeto a un perfeccionamiento
continuo.Resulta indispensable el reconocimiento de la
necesidad de apropiarse de una cultura de la
aplicación de tecnologías
informáticas.
CAPÍTULO II:
Propuesta de
procedimiento
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS DE INVERSIONES DE
FOMENTOS DE CÍTRICOS Y FRUTALES EN LA EMPRESA
CITRÍCOLA DE CIEGO DE ÁVILA
En este capítulo se define la metodología,
se explica la elección y fundamentación de los
instrumentos escogidos para la descripción, recogida y
procesamiento de la información y se presenta el
procedimiento propuesto, así como las herramientas de
implementación, para el perfeccionamiento de la
gestión y prevención de riesgos en inversiones de
fomentos de cítricos y frutales.
El Procedimiento es presentado mediante su esquema
general y descrito en sus diferentes etapas y pasos, en tanto el
mismo, se expone sintetizadamente.
2.1 Metodología utilizada para el
diseño de la investigación.
La investigación se desarrolló en dos
Unidades Empresariales de Base la de producción de
piña y producción de frutales de la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila, ya que son las dos
unidades de desarrollo de inversiones de fomentos de
cítricos y frutas más grandes que tiene la empresa
en cuanto a diversidad de los cultivos, que incluyen
además de los cítricos, la guayaba, el mango, el
coco y la piña que es representativa en cantidad y en
símbolo del territorio. De igual forma algunas de las
herramientas utilizadas como parte de los métodos
empíricos, en particular la encuesta a los especialistas
seleccionados y el grupo de discusión, se aplicaron fuera
de la instalación, a los efectos de validar los
resultados.
Los trabajos se llevaron a cabo en el período
comprendido entre octubre de 2010 al 2011.
La investigación clasifica como cualitativa
longitudinal con enfoque de investigación acción, y
se caracteriza porque fue concebida con una visión
holística y desarrollada de manera simultánea con
su aplicación práctica. Se contó con la
participación y compromiso de los directivos y
técnicos de las Unidades Empresariales de Base
Producción de Piña y producción de Frutales,
y de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila
relacionados con las materias objeto de
análisis.
Actualmente la investigación cualitativa, es la
más usada para el estudio de las Ciencias Empresariales,
ya que con esta se logra la comprensión de las complejas
interrelaciones que se dan en la realidad. Se caracteriza por la
utilización de técnicas que permiten recabar datos
que informen de la particularidad de las situaciones, permitiendo
una descripción exhaustiva y densa de la realidad concreta
objeto de investigación.
Variable Independiente: La gestión y
prevención de riesgos
Variable Dependiente: Control en las inversiones
de fomentos de cítricos y frutales.
Tareas de la investigación: De manera
sintetizada las tareas para llevar a cabo la investigación
pueden resumirse en las siguientes etapas:
Etapa facto-perceptible:
Determinación de los antecedentes
históricos de la investigación.Caracterización de los conocimientos
científicos, los resultados de las investigaciones y
las experiencias publicadas en torno al tema de la
gestión y prevención de riesgos en las
inversiones de fomentos de cítricos y
frutales.Caracterización de la situación
concreta de la Empresa Citrícola de Ciego de
Ávila.
Etapa de elaboración del diseño del
procedimiento:
Planificación del diseño y
desarrollo.Determinación de los elementos de
entrada.Revisión y verificación del proceso de
diseño.Elaboración progresiva.
Validación
Etapa de aplicación:
Preparación del marco lógico para la
elaboración del procedimiento.Elaboración del procedimiento.
Implantación del procedimiento.
Corroboración de la factibilidad y eficacia
del procedimiento diseñado e implantado en la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila, mediante la
validación.
Los métodos teóricos utilizados en la
investigación fueron los siguientes:
Histórico-lógico para profundizar en
la determinación de los antecedentes históricos
del establecimiento de los riesgos en inversiones de fomentos
de cítricos y frutales y sus tendencias en las
diferentes etapas, así como para su
conceptualización desde el punto de vista
teórico.Análisis–síntesis para
establecer las relaciones y características de los
modelos empleados por diversas organizaciones y autores para
la gestión y prevención de riesgo en
inversiones de fomentos de cítricos y
frutales.Inducción–deducción para
posibilitar el planteamiento de la hipótesis, tomando
en consideración las teorías existentes acerca
del objeto y el campo de la investigación.Hipotético-deductivo para arribar a
conclusiones a partir de los resultados obtenidos con la
aplicación de los métodos
empíricos.Método abstracción-concreción
para poder determinar y evaluar la influencia e
interrelaciones de la gestión y prevención de
riesgos con los procesos de la
organización.Sistémico y estructural-funcional. Este
método, como expresión superior de la
modelación, está dirigido a modelar el objeto
mediante la determinación de sus componentes y
constituye una importante vía para la
explicación del objeto de
investigación.
Los métodos empíricos utilizados en la
investigación, para obtener la información
requerida fueron los siguientes:
El estudio de documentos a los efectos de obtener,
organizar y analizar la información disponible
vinculada con el objeto y el campo.La encuesta para obtener información acerca
de las bondades e insuficiencias del procedimiento propuesto,
así como de la herramienta informática
implantada en la organización como complemento del
mismo. Igualmente dicha herramienta se utilizó con el
propósito de obtener evidencias acerca del nivel de
conocimientos y compromiso de los trabajadores y
técnicos, en torno al procedimiento.El criterio de especialistas para validar el
procedimiento propuesto.El grupo de discusión con el propósito
de obtener los criterios y nivel de consenso de los
técnicos y especialistas vinculados al tema, y
participantes en el proceso de validación del
procedimiento, acerca de los principales atributos que lo
caracterizan.
Los métodos estadísticos para el
tratamiento de los datos obtenidos tomaron en
consideración:
Cálculo porcentual: para el análisis
de los resultados de las encuestas aplicadas al personal
preseleccionado para la validación del
procedimiento.Desviación estándar: para los
gráficos.
Población, unidades de estudio y
muestra:
Teniendo en cuenta la economía de tiempo, de
recursos materiales y esfuerzos humanos y la posibilidad de un
análisis más profundo, con la utilización de
varios métodos, para obtener en consecuencia datos de
mayor riqueza que los recopilados a través del estudio de
la población completa, se seleccionaron una muestra a
partir de determinadas características.
La población objeto de la investigación la
constituyen las inversiones de fomentos de cítricos y
frutales de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila
y trabajadores de diferentes categorías que laboran dentro
de los procesos de inversiones de fomentos de cítricos y
frutales, del control interno y calidad, en la Entidad objeto de
análisis, los que ascienden a 242, como se muestra en la
figura 2
La muestra empleada es no probabilística. La
selección de los sujetos tuvo carácter intencional
pues se trabajó con aquellos que pudieron aportar
información valiosa para la
investigación.
Figura 2 Representación de la
población y la muestra del estudio.
Las unidades de estudio de la investigación,
fueron el 100% de las inversiones de la empresa dedicadas a
cítricos y frutales en las unidades empresariales de base
Frutales y la Piña y los técnicos y dirigentes que
se desempeñan en los mismos.
La muestra la conforma el 100 % de las inversiones de
fomentos de cítricos y frutales de las unidades
empresariales de base de producción de Frutales y
producción de Piña y el 38 % de los dirigentes,
técnicos y especialistas.
El tamaño provisional de la muestra es 36, fueron
escogidos trabajadores que dentro estos, tuvieran mayor nivel de
participación en las inversiones y en la gestión de
riesgo y sus responsabilidades fueran las más directas en
el desarrollo del proceso, por lo que se escogieron los 8
directivos, los 28 técnicos, 47 especialistas principales,
quedando representada de la siguiente forma:
Figura 3. Representación de la
muestra del estudio.
2.1.1 Descripción, recogida y procesamiento de
la información.
Dando cumplimiento a los objetivos de la
investigación se partió de una revisión
documental de las principales regulaciones para el desarrollo del
proceso inversionista y el control interno en lo referido a la
gestión y prevención de riesgos y de la literatura
relacionada con el tema de investigación.
Se procedió a la planificación del
diseño y desarrollo del procedimiento, por etapas
(planificación, definición de los elementos de
entrada, revisión del diseño y desarrollo del
procedimiento, verificación del diseño y desarrollo
del procedimiento, validación de los resultados del
diseño y desarrollo del procedimiento, con sus respectivas
actividades (Anexo 3).
Las tareas previstas en la planificación para las
diferentes etapas, fueron posteriormente conciliadas con las
actividades del proyecto, incluidas las responsabilidades y
plazos de ejecución.
2.1. 2 Herramientas utilizadas para la
validación del procedimiento.
El procedimiento fue validado con el empleo de tres
métodos empíricos:
Criterio de especialistas: Para la validación del
procedimiento se procedió a realizar la selección
del personal participante, utilizando como fuente 47especialistas
de reconocido prestigio técnico y profesional, competentes
en las temáticas relacionadas con la investigación
e inversiones, y de ellos a 20, les fue aplicada una encuesta
semiestandarizada y directa para conocer su competencia en las
siguientes materias. (Anexo 4).
a) inversiones, b) inversiones de fomentos, c)
control interno, d) gestión y prevención de
riesgos e) dirección.
La información obtenida a partir de las encuestas
fue procesada mediante la ponderación, lo que
permitió realizar la selección de aquellos que
declararon un mayor nivel de competencias en las temáticas
relacionadas con el objeto de estudio.
Los especialistas seleccionados, representan a las dos
unidades seleccionadas de la empresa.
Encuesta semiestandarizada y directa: aplicada a los
especialistas seleccionados (Anexo 6), a los efectos de obtener
sus consideraciones sobre el procedimiento para lo cual le fue
proporcionado el mismo y la herramienta informática. Las
indagaciones estaban dirigidas a confirmar las bondades o
posibles insuficiencias del procedimiento propuesto.
Grupo de discusión: Con el propósito de
obtener los criterios y nivel de consenso acerca de los aspectos
esenciales que deben caracterizar el procedimiento, fue
desarrollado una tormenta de ideas. En la misma intervinieron 63
técnicos, especialistas y dirigentes, los cuales eran
conocedores del procedimiento por haber participado en su
validación.
Las características sobre las que se deseaba
obtener información fueron:
Aplicabilidad.
Nivel de generalidad.
Nivel de pertinencia.
Originalidad.
Validez.
Posibilidad de generalización
El desarrollo del ejercicio incluyó la
recopilación de los criterios acerca de los atributos
antes mencionados y la jerarquización de los
mismos.
Encuesta del Taller de gestión y
prevención de riesgos en inversiones de fomentos de
cítricos y frutales. Una herramienta de suma importancia
utilizada para la validación del procedimiento,
desarrollado en el Centro de Superación y Desarrollo de
Frutales de la Empresa Citrícola. (Anexo 5)
La encuesta, (semiestandarizada y directa),
utilizó un cuestionario con preguntas cerradas
dicotómicas y directas y consideró los aspectos
evaluados en el criterio de especialistas, pero en esta
ocasión las opiniones fueron recogidas de los Jefes de
Colectivos Agrícolas y trabajadores presentes en el
evento, algunos de los cuales disponían de experiencias en
la gestión de riesgos de inversiones de fomentos de
Cítricos y Frutales. Para posibilitar la encuesta, el
evento tuvo como colofón la presentación del
procedimiento, sobre el cual se pronunciaron en total 25 de los
participantes.
En la fundamentación del diseño del
Procedimiento propuesto, se tomaron en consideración los
resultados de las revisiones bibliográficas y al propio
tiempo se utilizaron las regulaciones de la Legislación
vigente.
2.2 Consideraciones metodológicas para la
elaboración del procedimiento para la Gestión y
Prevención de Riesgos en las Inversiones de
Cítricos y Frutales.
A nuestro juicio el éxito en el diseño y
la implantación de cualquier procedimiento descansa en los
siguientes principios:
1- Estar alineado con la estrategia la
organización2- Ser empleado en la evaluación
sistemática del trabajo.3- Estar sometido a un proceso de mejora
continua.
Tener en consideración el primer principio
permite que el mismo tribute a las proyecciones y líneas
estratégicas y de desarrollo de la organización
constituyendo una referencia común y asequible a la
totalidad de las unidades productivas y de los trabajadores, y en
este sentido tendrá un seguimiento permanente.
El procedimiento elaborado permite gestionar y prevenir
riesgos de inversiones de fomento de frutales y cítricos
en dos de sus etapas fundamentales contribuyendo al cumplimiento
de esta línea de la estrategia empresarial de forma
coherente y clara.
Para implantar un procedimiento se requiere del concurso
y la participación activa de todos los miembros de la
organización, aplicándolo para materializar una
línea estratégica se asume con mayor
motivación y responsabilidad.
El segundo principio expresa que cuando un
procedimiento de trabajo se emplea para medir
sistemáticamente la calidad del desempeño su grado
de aplicación diaria permite garantizar el resultado de su
implantación.
El cumplimiento del tercer principio condiciona
su permanencia para la organización al ser mejorado en
correspondencia con el entorno empresarial responderá
permanentemente a los retos que tenga que enfrentar la misma,
vinculando aspectos de carácter operativo y
estratégicos.
Si se respetan en el diseño de procedimientos
estos principios se facilitara la apropiación y
participación de los directivos y trabajadores en su
implantación, estos deben liderar el proceso de
diseño e implantación, ello garantiza que la
organización sea movilizada a partir de los mismos para
gestionar procesos.
Al diseñar el procedimiento el autor no se
ciñe estrictamente a las etapas para la ejecución
de inversiones definidas en la Resolución 91 del
Ministerio de Economía y Planificación, ya que en
las inversiones de fomentos de cítricos y frutales la
recuperación se inicia parcialmente al 70 % del tiempo
transcurrido desde la plantación, a diferencia de otras
inversiones en las que la etapa de recuperación comienza
con su puesta en marcha.
Entre los aspectos metodológicos más
significativos a tener en cuenta para la elaboración del
procedimiento para la gestión y prevención de
riesgos en las inversiones el autor propone tener en cuenta los
siguientes:
Toma en consideración el ciclo Deming o ciclo
de la mejora continua (PDCA).Se desarrolla en ocho momentos fundamentales, en
cada uno de las cuales a su vez precisan los elementos
esenciales.Sugiere que la elaboración de procedimientos
se enfrente como proyectos de innovación
tecnológica.Toma en consideración las regulaciones
establecidas en la legislación vigente en lo relativo
a la gestión y prevención de riesgos, la
ejecución de las inversiones y a su vez relaciona
éstas con el procedimiento propuesto.Etapas y pasos para el diseño de un
procedimiento de gestión y prevención de riesgo
de inversiones:
Etapa 1 Preparación para el diseño del
procedimiento (Anexo 3): Cualquier organización al
diseñar procedimientos para el perfeccionamiento y
desarrollo de sus sistemas de gestión y control, debe
desarrollar los pasos y actividades que le permitan determinar,
de manera preliminar, su situación inicial y sus
aspiraciones o estado deseado. Los pasos que se recomiendan
incluyen:
Análisis del contexto: Se refiere a los
trabajos exploratorios a realizar en la organización,
para conocer de manera preliminar la situación que
presenta en cuanto a su estructura, políticas,
principales producciones y servicios, posicionamiento en el
mercado y monto de las inversiones que se ejecutan, de ellas
el nivel de representatividades de las inversiones de
fomentos de cítricos y frutales. Particular
atención se le debe conceder al análisis de las
orientaciones de los órganos superiores de
dirección, relacionados con el proceso inversionista,
las inversiones de fomentos de cítricos y frutales, la
gestión y prevención de riesgos en las
inversiones de fomentos de cítricos y frutales,
así como a precisar ventajas y desventajas que pueda
reportar la elaboración de procedimientos para este
fin.Definición del alcance: Se refiere a definir
con precisión el tipo de inversiones donde se requiere
priorizar el diseño y aplicación de un
procedimiento par gestionar y prevenir riesgos, así
como los límites de su aplicación en cuanto a
unidades, áreas o procesos a incluir. Este paso
reviste vital importancia y constituye un punto de partida
sobre el cual actuarán el resto de las actividades,
tanto en esta como en las etapas posteriores.
En dependencia del nivel de desarrollo alcanzado en las
prácticas para gestionar y prevenir riesgos se define el
alcance del procedimiento.
Para definir el alcance de los procedimientos se precisa
de un mesurado análisis de la situación concreta de
la organización y valorar diferentes variantes atendiendo
al nivel de generalización posible y las particularidades
de su aplicación, para lo cual es conveniente que los
directivos y especialistas que participen en estos trabajos, sean
instruidos al respecto.
Planificación del diseño y desarrollo
del procedimiento: La planificación del diseño
y desarrollo del procedimiento, se realiza a partir de las
informaciones aportadas por el análisis del contexto y
el alcance definido. Dicha planificación debe
considerar:
Las etapas en las que se deberán organizar
los trabajosLas revisiones, verificaciones y validaciones
requeridasLas responsabilidades y autoridades
Preparación del marco lógico: El marco
lógico constituye una valiosa herramienta que permite
lograr racionalidad y coherencia para la preparación
de proyectos y facilita la interpretación y el
análisis de los mismos.
En su contenido se incluye un resumen de la meta,
propósito, salidas y actividades del proyecto, así
como los indicadores para cada caso, incluido el presupuesto,
además de los medios de verificación y las
suposiciones o hipótesis relacionadas con los factores
externos que pueden poner en riesgo el éxito del
proyecto.
Las actividades correspondientes a la etapa de
preparación presuponen asegurar que todas las actividades
establecidas, incluidos los registros, sean consideradas.
Particular atención se le deberá prestar a las
acciones vinculadas con la validación del diseño y
desarrollo del procedimiento, atendiendo a la carencia de
suficientes referentes teóricos en el tema gestión
de riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y
frutales.
Los integrantes de la organización que participan
o tienen relación con las actividades relacionadas
anteriormente deben recibir las acciones de capacitación
requeridas, así como una adecuada información sobre
los avances y tareas desarrolladas.
Etapa 2 Planificación (Anexo 3): La etapa de
planificación tiene como propósito determinar la
situación de la organización, incluidas la
definición de sus principales fortalezas y debilidades, en
lo relacionado con las regulaciones establecidas para el alcance
definido, y a partir de esta información, realizar la
proyección.
Etapa 3 Documentación (Anexo 3): La etapa de
documentación tiene como objetivo declarar por escrito a
partir de las disposiciones o regulaciones establecidas en las
normativas, así como aquellas definidas internamente como
necesarias a desarrollar para asegurarse de la eficaz
aplicación en relación al alcance.
La mayor o menor complejidad de esta etapa depende en lo
fundamental de la existencia o no de sistemas de procedimientos
para la elaboración de documentos y para efectuar la
gestión y prevención de riesgos, así como a
la disponibilidad de regulaciones de las instancias superiores de
dirección de la entidad.
El procedimiento puede presentarse en cualquier medio o
soporte, aunque se recomienda la documentación sólo
en soporte digital por los múltiples beneficios que
reporta, tales como disminución de los costos por
conceptos de materiales de oficina y la facilitación para
la introducción de cambios o modificaciones. De igual
forma deben ser lo más sencillo posible, siempre y cuando
permitan comunicar el propósito y proporcionar las
evidencias exigidas.
Los principales pasos y actividades que se desarrollan
en esta etapa pueden resumirse en:
Diseño de la estructura del Procedimiento: Se
refiere a la definición de la estructura a adoptar en
el procedimiento específicamente en el acápite
Desarrollo o Generalidades que es donde se describen y
explican las acciones a desarrollar en la gestión y
prevención de riesgos de inversiones de fomentos de
cítricos y FrutalesDefinición de las regulaciones acerca de la
elaboración del procedimiento: Es conveniente que la
elaboración del procedimiento se inicie con la
definición de las reglas y formatos para la escritura,
lo cual puede establecerse a partir del procedimiento para la
elaboración de documentos si existe en la
organización sino se define a este
propósito.Elaboración o ajustes al procedimiento: Este
paso consiste en elaborar o introducir los ajustes requeridos
al procedimiento, siguiendo las reglas definidas en el paso
anterior.
Etapa 4 Implantación (Anexo 3): La
implantación del procedimiento se puede ir desarrollando
progresivamente en la medida que se creen las condiciones para
ello, lo cual considera no sólo la aprobación del
documento en sí, sino el aseguramiento de los recursos en
los casos necesarios y la capacitación al personal
implicado. Incluye además el seguimiento o monitoreo de su
aplicación, el cual se desarrolla de manera
sistemática para comprobar en la práctica la
aplicabilidad de la herramienta Informática asociada, y
como resultado de ello puede resultar conveniente introducir
ajustes al mismo.
Etapa 5 Evaluación (Anexo 3): Las actividades
utilizadas para la evaluación del sistema tienen como
propósito ofrecer confianza a la dirección de la
organización, de que se cumplen las regulaciones
establecidas y se alcanzan de manera eficaz los resultados
esperados. De igual forma permite identificar oportunidades de
mejora. Incluyen entre otras las siguientes
actividades:
Chequeos periódicos del cumplimiento de los
diferentes planes y programas relacionados con el sistema de
gestión.Análisis a los diferentes niveles de
informaciones relacionadas con el comportamiento de
temáticas seleccionadas.Auditorias internas
Revisiones por la dirección
2.3 Descripción del Procedimiento para la
gestión y prevención de riesgos en las inversiones
de fomentos de cítricos y frutales.
A los efectos de facilitar la comprensión del
procedimiento se expone a continuación un esquema
simplificado de la estructura del mismo.
Figura 4 Estructura del
procedimiento.
La necesidad de un procedimiento que guíe la
gestión y prevención de riesgos en las unidades
productivas para las inversiones de fomentos de cítricos y
frutales es resultados del estudio de esta problemática y
de la experiencia en el seguimiento y control de las inversiones
en la empresa.
No existen recetas que proporcionen el modelo adecuado
para cada organización en cada época de su vida,
teniendo en cuenta la diversidad e intensidad de los factores que
influyen en el desarrollo de las organizaciones.
La gestión y prevención de riesgos no
puede determinarse de forma permanente, se enriquece
constantemente, se va configurando poco a poco, a partir de las
decisiones que se toman y del comportamiento que da consistencia
a estas decisiones.
Para la elaboración de este procedimiento se
utilizó la documentación del sistema de calidad de
la empresa que estipula la metodología para la
elaboración de procedimientos.
El procedimiento para la gestión y
prevención de riesgos para las inversiones de fomentos de
cítricos y frutales es una propuesta metodológica
que orienta paso a paso las acciones necesarias a acometer y
está estructurado del modo siguiente.
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