Sistema de indicadores de gestión para el programa deporte de rendimiento (página 3)

Cuadro 6. Cont. Matriz de
análisis de los resultados obtenidos en la
aplicación del cuestionario

Cuadro Nº 7. Proceso Productivo del
Programa Deporte de Rendimiento

Fuente: Flores (2005)

Cuadro Nº 8. Proceso para la
inclusión de atletas en preselección
estadal

Cuadro N º 9. Proceso de Control Técnico
Metodológico Para Atletas y Entrenadores (Fase de
Entrenamientos)

Cuadro Nº 10. Proceso para el
Fortalecimiento de las Asociaciones Deportivas Federadas del
Estado Lara

Cuadro 11. Proceso para Otorgar
Beneficios Socioeconómicos al Atleta

Cuadro 12. Servicio de Atención Médica
-Odontológica

Cuadro Nº 13.Servicio de
Capacitación Técnico Docente

Conclusiones del
Diagnóstico

Una vez culminado el proceso de diagnóstico del
programa Deporte de Rendimiento de la Fundación para el
Deporte del Estado Lara (FUNDELA), se obtienen las siguientes
conclusiones:

• Se determinó que los trabajadores del
  programa Deporte de Rendimiento no están
  familiarizados con la misión y visión de la
  FUNDACIÓN, es decir, no la conocen, lo que puede
  influir negativamente en el logro de objetivos
  institucionales.

• El programa Deporte de Rendimiento no tiene definida
  su misión, lo cual es fundamental para el proceso de
  planificación estratégica, como elementos que
  orientan al proceso y le dan vida a las acciones que debe
  cumplir el programa para el logro de su objetivo.

• En lo que respecta al objetivo del programa, el
  mismo es compartido por las unidades dependientes, lo que se
  traduce en una fortaleza para el programa a la hora de
  asignar responsabilidades y asignar actividades, ya que
  existe una misma orientación para el logro de un
  objetivo en común, como lo es, prestar un servicio de
  calidad al atleta, contribuyendo así, a su
  formación como deportista.

• Se observan serias debilidades en el proceso de
  planificación del programa Deporte de Rendimiento, en
  el análisis realizado se determinó que existe
  una desarticulación entre los objetivos planteados y
  los resultados obtenidos, no están definidos los
  indicadores de progreso del objetivo ni los medios de
  verificación en la mayoría de los casos
  revisados. La programación de actividades no
  está acorde con la cantidad de recursos disponibles
  para su consecución, lo que ocasiona una
  planificación poco sustentable.

• No se evalúa el cumplimiento de metas,
  objetivos y actividades descritos en el Plan Operativo Anual
  de los años 2004.

• Se evidencia inconsistencia en las metas programadas
  y falta de homogeneidad en la concepción del
  objetivo.

• Se evidencia ausencia de políticas de
  evaluación, control y supervisión de las
  actividades contenidas en el plan operativo de los
  años 2004.

• Inexistencia de manuales y normas que regulen de
  manera formal los procesos internos del programa.

• El programa no cuenta con indicadores de
  gestión para evaluar y medir la gestión
  cumplida en un periodo determinado, lo que puede distorsionar
  los resultados mostrados de una gestión al privar
  criterios sujetivos en la valoración de
  resultados.

• Se evidenció que existe la factibilidad de
  implantar un sistema de indicadores de gestión para el
  programa Deporte de Rendimiento, ante la ausencia de este
  instrumento de medida tan valioso para la gerencia moderna y
  que debe formar parte del sistema de control institucional,
  proporcionándole a la gerencia verdaderos beneficios
  para el proceso de evaluación y toma de
  decisiones.

Recomendaciones del
Diagnóstico

Según las conclusiones obtenidas por el
investigador, en el análisis aplicado al
diagnóstico del programa Deporte de Rendimiento de la
Fundación para el Deporte del Estado Lara; se procede a
realizar las siguientes recomendaciones:

• Promover y difundir la misión y visión
  de FUNDELA, entre sus trabajadores, no solo al personal que
  labora en el programa Deporte de Rendimiento sino al resto de
  los programas o unidades orgánicas de la
  Fundación, para lo cual, se recomienda elaborar
  dícticos inductivos para los trabajadores, en el cual
  se difunda el conocimiento de la misión,
  visión, valores y objetivos de la institución.
  Exhibir en lugares centrales de la Fundación estos
  elementos institucionales de manera tal que todo el que entre
  o salga de la institución pueda ver la misión,
  visión, valores y objetivos de FUNDELA.

• Definir y promover la misión del programa
  Deporte de Rendimiento, la misma debe estar ajustada a la
  realidad del deporte larense.

• Fortalecer el proceso de planificación
  estratégica a través de talleres de
  motivación y de capacitación en el
  diseño y control de indicadores, dirigidos al personal
  responsable de las diferentes áreas, de manera tal,
  que aprendan a utilizar esta herramienta gerencial en el
  día a día de sus actividades.

• Lograr que la cultura organizacional, individual y
  colectiva, esté dirigida a la aceptación de los
  mecanismos de control y evaluación, a través de
  la aplicación de procesos de planificación y
  seguimiento de las acciones plasmadas en el plan operativo
  anual. Utilizando además, el sistema de indicadores de
  gestión como una herramienta de apoyo en el proceso de
  toma de decisiones para implantar correctivos en forma
  oportuna.

• Se recomienda que procedan a elaborar los manuales y
  normativas de control de los procesos internos del programa,
  lo que permitirá que los mismos se cumplan de una
  manera mas objetiva.

• Como una manera de fortalecer al programa y hacer
  mas eficiente la utilización de los recursos, se
  recomienda que diseñen las actividades, las metas, los
  objetivos y los productos, tomando en consideración la
  realidad presupuestaria de la institución, lo que
  permitirá cumplir una gestión con un
  presupuesto sostenible, sustentable y solvente ante terceras
  personas.

• Implantar como política la evaluación,
  control y supervisión de los Planes Operativos, de
  manera trimestral, realizando mesas de trabajo, donde
  participen los responsables de la ejecución
  física y financiera del programa. En la misma, se
  deberán evaluar y analizar los resultados obtenidos
  sobre la base de indicadores de gestión, lo que
  facilitará el proceso para tomar decisiones y aplicar
  correctivos sobre la marcha.

Fase II. Factibilidad del
Proyecto

Para analizar la factibilidad del presente proyecto de
investigación, se analizarán los resultados
obtenidos en la fase de diagnóstico, sus conclusiones y
recomendaciones, sumados a los conocimientos sobre la materia del
investigador, los contenidos teóricos recopilados y la
experiencia de las personas involucradas.

Estudio Económico

En el presente estudio de factibilidad se
analizarán el comportamiento de la oferta y la demanda del
proyecto: la oferta está representada por el Diseño
de un Sistema de Indicadores para el programa Deporte de
Rendimiento de Fundela, que es el aporte final del proyecto a la
Gerencia del Programa, la demanda está conformada por la
Gerencia Administrativa del Programa, el Consejo Directivo y los
Coordinadores de las diferentes áreas del programa ya que
existe la necesidad de la implantación de un sistema de
indicadores que permita evaluar la gestión, el personal ha
mostrado desconocimiento en el área, para el diseño
de indicadores y por ser una exigencia de la Contraloría
General del Estado Lara y del Ejecutivo Estadal, que todo
programa debe ser evaluado sobre la base de indicadores de
gestión, se hace necesario el presente
proyecto.

Estudio Técnico

El estudio técnico se refiere a los recursos
humanos y materiales que se utilizaran para la elaboración
del presente proyecto: El Recurso Humano, está conformado
por el investigador quien aportará la parte
técnica. Los coordinadores de actividades quienes
contribuirán con el levantamiento de la información
en las diferentes áreas. Los recursos físicos,
equipos y materiales los aportará la Fundación para
el Deporte del Estado Lara.

Ubicación del Proyecto

Desde el punto de vista de la
Mácrolocalización, el proyecto está
localizado en el Estado Lara específicamente en el
ámbito del sector deportivo. Desde el punto de vista de la
Microlocalización, el proyecto estará ubicado en la
Sede Administrativa de FUNDELA, específicamente en la
Dirección del Programa Deporte de Rendimiento, bajo la
responsabilidad de la Prof. Yomaira de Lugo – Directora. La
sede de FUNDELA está ubicada en la Avenida Libertador con
calle 40, Barquisimeto, Estado Lara (Anexo 3).

Estudio Financiero:

Los costos que se puedan generar por la
realización de este proyecto, serán cubiertos en un
100% por FUNDELA, en entrevistas con el Director de la
Institución se pudo constatar que existen los recursos
presupuestarios para apoyar el desarrollo del proyecto, los
cuales se estiman en Tres Millones Trescientos Sesenta y un Mil
Quinientos (Bs. 3.361.500,00), calculados de la siguiente
manera.

Los costos involucrados en la ejecución de este
proyecto se estiman en:

Cuadro Nº 14. Costos del Proyecto

Fuente: Flores (2005)

Estudio Político

El proyecto contribuirá a mejorar y orientar las
directrices y políticas institucionales, ya que los
indicadores servirán de instrumento o herramienta a los
Directivos de la Fundación, para la toma de decisiones que
repercutirán en la ejecución de las
políticas vigentes y la formulación de nuevas
políticas, de acuerdo con resultados y productos bien
cuantificados y evaluados.

CAPITULO IV

Propuesta del
estudio

La propuesta comprenderá el diseño de un
sistema de indicadores de gestión para el programa Deporte
de Rendimiento, que permitirá medir y evaluar la
gestión cumplida por el programa, estructurado de acuerdo
a las variables más significativas y representativas de la
gestión y que contribuyan a medir la gestión
aplicando criterios de eficacia, eficiencia y economía en
las actividades cumplidas.

Propósito de la Propuesta

Presentar a la Gerencia de FUNDELA, instrumentos de
medida y evaluación diseñados para uno de los
programas medulares de la institución, como lo es el
programa Deporte de Rendimiento. El mismo, debe permitir
presentar informes de seguimiento, evaluación y control
del plan operativo anual soportados con una información
sistematizada y organizada de manera técnica, para generar
informes objetivos, oportunos y verificables.

El sistema de indicadores, permitirá a la
gerencia del programa, presentar informes sencillos, de manera
rápida y que permitan evaluar todas las dimensiones del
programa de manera conjunta o disgregada, según se
requiera, para aplicar correctivos de manera oportuna, de manera
tal, que se pueda dar un mejor uso y aprovechamiento de los
recursos, con un máximo beneficio a los usuarios del
programa.

Variables Claves a Medir por el
Indicador:

Las variables a medir por el sistema de indicadores,
diseñado para el programa Deporte de Rendimiento de
FUNDELA, están clasificadas de acuerdo a la
clasificación que presenta Guevara (1999) en
económicas, cronológicas y físicas, las
cuales representan las variables con las cuales se
evaluará el desempeño gerencial del programa. Las
mismas se utilizaran para medir cada fase del proceso productivo
del programa (Entrada, Insumo, Proceso, Producto, Efecto o
Impacto).

Las Variables surgidas en el proceso productivo del
Programa Deporte de Rendimiento de FUNDELA se indican en el
cuadro N° 10, las mismas servirán de base para la
formulación de indicadores.

Estructura Básica de un
Indicador

Los indicadores que formaran parte del sistema de
indicadores de gestión del programa Deporte de Rendimiento
de la Fundación para el Deporte del Estado Lara, se
estructurarán de acuerdo a la metodología planteada
por Diafante Acevedo (1999), la cual está representada por
cuatro elementos a saber:

E1: indicador de numeral o cantidad.

E2: preposición "de"

E3: Sustantivo en plural en el que se indica la
categoría de la variable que se quiere medir, es decir,
física, económica o cronológica.

E4: Verbo irregular (terminado en ado, edo, ido, ato,
eto, ito) indicando la acción ejecutada.

Definición de Perfiles para el
Diseño del Sistema de Indicadores de
Gestión:

La metodología utilizada para la
generación de indicadores, esta basada en la
metodología aprobada por la Contraloría General de
la República Bolivariana de Venezuela. El mismo
está estructurado a través de la definición
de perfiles para cada indicador, con los cuales se medirá
la eficacia, eficiencia y economía que ha tenido la
gestión a través de la aplicación de
indicadores de tipo: económico, físico y
cronológicos.

La definición del indicador implica los
siguientes pasos:

• 1. Identificar los procesos
  productivos

• 2. Identificar las variables que surgen dentro
  del proceso productivo.

• 3. Relacionar las variables para formular
  indicadores de II nivel

• 4. Nombre del indicador

• 5. Código del Indicador

• 6. Definir la fórmula del indicador, lo
  cual permitirá interrelacionar las variables y obtener
  un resultado de esa valoración.

• 7. Definir criterios de evaluación, lo
  que permitirá valorar el indicador a través de
  criterios de eficacia, eficiencia y
  economías.

• 8.  Categorías de las Variables: para
  determinar si el indicador es físico, económico
  o cronológico.

• 9. Tendencia: implica darle un valor hacia el
  cual el indicador se aproxima para presentar resultados
  positivos.

• 10. Objetivo: indicar el propósito del
  indicador que se está definiendo

• 11. Rango de desempeño: escala de
  valores que permitirá ubicar el indicador en un rango
  predeterminado.

• 12. Causas de la Variación: permite
  definir las principales causas que le dan origen a una
  variación en los resultados obtenidos por el
  indicador.

• 13. Correctivos: Precisar cuales son las
  medidas que deben aplicarse para corregir las variaciones
  obtenidas.

• 14. Niveles de Aplicación: se refiere al
  ámbito en el que puede ser aplicado el
  indicador.

• 15. Comparación con otros indicadores:
  permite evaluar los resultados obtenidos por el indicador con
  los resultados obtenidos por otros indicadores aplicables a
  esas variables.

• 16. Ubicación Física de los
  datos: Se refiere a la localización de las fuentes de
  información utilizadas para calcular el
  indicador.

• 17. Periodicidad el uso: con que frecuencia
  debe ser medido o evaluado el indicador.

• 18. Usuarios potenciales: representa las
  personas interesadas en conocer los resultados obtenidos con
  el indicador.

Cuadros indicadores de
gestión

CAPITULO V

Conclusiones y
recomendaciones

Conclusiones

El proyecto de investigación cumplido para
realizar la propuesta de un Sistema de Indicadores de
Gestión para el Programa Deporte de Rendimiento de la
Fundación para el Deporte del Estado Lara (FUNDELA),
permitió conocer y definir en forma esquemática,
los procesos internos que se cumplen en el programa, para poder
obtener un producto final que es la formación de atletas
de alta competencia deportiva en el Estado Lara.

El trabajo cumplido permitió identificar los
puntos críticos del programa y las variables mas
relevantes que posteriormente permitieron definir los principales
indicadores de gestión con los cuales se puede evaluar y
medir las actividades cumplidas dentro del proceso para el logro
de los objetivos del programa y de la
institución.

La fase de Diagnóstico, permitió conocer
las principales fallas o debilidades del programa que pueden
afectar de manera directa o indirecta los productos de la
organización. Así mismo, esta fase permitió
determinar las principales variables que surgen dentro del
proceso productivo del programa, el cual se identifica en un
cuadro resumen del Sistema de Variables, de acuerdo a los
componentes o unidades operativas del programa.

El programa Deporte de Rendimiento no cuenta con una
misión definida formalmente, auque de forma
implícita se conoce el objetivo y la misión del
mismo, la cual en líneas generales, es formar atletas de
alta competencia.

Se determinó que no existen políticas de
evaluación de las actividades cumplidas o de los
resultados obtenidos en la gestión, debido a que no
cuentan con indicadores de gestión.

Ausencia de un proceso de control y registro
estadístico que permita contar con una base de datos
actualizada, que ofrezca información sobre el desarrollo
deportivo obtenido por el programa.

El proceso de Seguimiento, Evaluación y Control
se presenta de forma mensual, pero no se cumple la etapa de
monitoreo de las actividades cumplidas y los resultados
obtenidos, lo que imposibilita la aplicación de
correctivos dentro del periodo de la gestión.

La planificación de actividades no guarda
relación directa con los recursos disponibles ya que se
pudo constatar que el programa opera con un presupuesto
insuficiente y que recurre a créditos adicionales para
cubrir las insuficiencias.

Falta de coherencia entre lo planificado y lo ejecutado,
debido a que no están bien definidas las metas y objetivos
dentro del proceso de planificación.

En la Gerencia del programa existe la disposición
y la voluntad para implantar un sistema de indicadores de
gestión.

Recomendaciones

Se recomienda que se revise el proceso de
planificación que cumple el programa de manera tal, que
permitirá implantar correctivos al evaluar el grado de
cumplimiento de las metas y objetivos.

Difundir la misión del programa, de manera que
todos los trabajadores del mismo, puedan definirla y tenerla
presente en el cumplimiento de sus actividades
rutinarias.

Tomar como medida de control interno, el monitoreo de
actividades cumplidas en comparación con lo programado, lo
que permitirá analizar las variaciones obtenidas,
justificarlas y aplicar correctivos dentro del mismo ciclo de
evaluación.

Realizar reuniones trimestrales con todos los
responsables del cumplimiento de actividades, para analizar los
resultados obtenidos basándose en los indicadores
propuestos para el programa, lo cual permitirá tomar
decisiones estratégicas que permitan optimizar los
productos e implantar correctivos y acciones preventivas a la
gestión cumplida.

Se recomienda aplicar un proceso de capacitación
para el personal involucrado en cada una de las actividades del
programa deporte de rendimiento, con el fin de prepararlos para
el manejo, formulación y control de los indicadores de
gestión.

Diseñar sistemas estadísticos, que
permitan controlar y registrar los datos obtenidos en el proceso
productivo del programa, lo cual es indispensable para aplicar y
definir indicadores de gestión.

Programar las actividades aplicando criterios de
solvencia y sustentabilidad presupuestaria.

Evaluar e implantar la propuesta de Indicadores de
Gestión que aquí se presenta, lo cual
contribuirá con el fortalecimiento interno del programa,
agilizar el proceso de toma de decisiones de la Gerencia de
FUNDELA y presentar resultados objetivos, de la gestión
cumplida en un periodo determinado.

Una vez implementados los indicadores propuestos, se
debe ampliar el entorno de evaluación, hacia una
evaluación de impacto, para lo cual, se deben
diseñar indicadores que midan la calidad del servicio
ofrecido a los atletas y la satisfacción de la
población beneficiada con las actividades del
programa.

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Tamayo M. y Tamayo (1996). El proceso de
Investigación Científica. Tercera
Edición.

DEDICATORIA

Dedico el presente trabajo de investigación,
a mi hija Andrea Virginia y a mis sobrinos Richard Manuel y
Elimar Alexandra, quienes son la razón y objeto de todos
mis logros. Sirva mi esfuerzo por profesionalizarme, de ejemplo
en cuanto a constancia y dedicación.

A la Fundación para el Deporte del Estado
Lara (FUNDELA), por su valioso aporte para la realización
de este trabajo, que le servirá como herramienta para
medir y evaluar el principal proceso productivo de la
Fundación, como lo es, el programa Deporte de Rendimiento.
Por ser la institución que me abrió las puertas
para mi desarrollo profesional en el sector público y en
agradecimiento al apoyo que me ha brindado en el proceso de
formación en el área de Planificación y
Presupuesto.

FUNDELA, es el hogar de la familia deportiva del
Estado Lara y como tal debemos cuidarla y preservarla como un
patrimonio del gentilicio larense. Este trabajo de
investigación está dirigido a fortalecer el control
interno de uno de los programas medulares, que le da la
razón de ser a esta prestigiosa institución, por lo
que solicito a su Directiva, que sea revisado y puesto en
aplicación.

Lic. Carmen Elena
Flores

AGRADECIMIENTO

Doy Gracias principalmente a Dios, quien es mi
refugio y fortaleza espiritual, por ayudarme a superar los
momentos difíciles.

Al Divino Niño Jesús, por todos los
favores concedidos, entre los cuales esta la culminación
de este trabajo de grado.

A mi madre, Beda Pastora, por su apoyo incondicional
en todo lo que hago.

A mi hija, Andrea Virginia, por estar en mi vida y
ser el motor que me impulsa; para ti todos mis
logros.

A mi cuñada Yolimar y a la Sra. Flor, por la
colaboración brindada día a
día.

A mi compadre y amigo, Lic. Américo Perozo,
por la colaboración prestada en la realización de
este trabajo.

Al Lic. Juan leal Melo, por las orientaciones y
recomendaciones dadas en este proyecto.

A FUNDELA y el personal involucrado en el proceso de
levantamiento de información, de manera muy particular a
la Prof., Nancy de Sanoja y a la Prof. Yomaira Aguilar por la
colaboración y el apoyo brindado.

A mi persona, por la constancia y perseverancia en
el logro de mis metas y objetivos.

A todos de corazón,
gracias.

Autor:

Lic. Carmen Elena Flores

Tutor: MSc. Juan Leal Melo

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO
ALVARADO"

DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

POSTGRADO DE GERENCIA SOCIAL