Introducción
A escala mundial se han suscitado profundos cambios en
materia de información contable gubernamental, los cuales
se sustentan en la necesidad del Estado moderno de rendir cuentas
de su gestión en forma confiable, oportuna y transparente,
para brindar a la ciudadanía instrumentos que le permitan
ejercer la imprescindible participación que requiere todo
régimen democrático, además de facilitar el
proceso de toma de decisiones por los distintos niveles de
gobierno y por los mismos usuarios.
Por tal motivo, el crecimiento profesional del Sector
Público se ha acelerado, adoptando una dinámica
propia de la economía global, en sus diferentes variables
e indicadores de gestión.
Ante la necesidad de modernizar la gestión
gubernamental, se requiere el desarrollo y aplicación de
normas contables profesionales válidas para todos los
entes del Sector Público, estableciendo en primer lugar el
marco general para su aplicación, en el que se
sustentarán las normas contables generales y particulares
que se emitan complementariamente para la Administración
Pública. Para tal fin, corresponde partir del
método deductivo de razonamiento contable, es decir, un
sistema desarrollado a partir de objetivos y premisas
básicas y, partiendo de los mismos, deducir principios
lógicos que proporcionen las bases esenciales para
aplicaciones contables concretas y prácticas.
El Gobierno de Costa Rica ha iniciado su camino hacia la
modernización de la gestión gubernamental con la
aprobación de la Ley N° 8131 "Ley de la
Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos (LAFRPP)" y su Reglamento, donde
establece que el Subsistema de Contabilidad Pública es uno
de los subsistemas que integran el Sistema de
Administración Financiera y faculta a la Dirección
General de Contabilidad Nacional (DGCN) a ser el Órgano
Rector del mismo con la responsabilidad, entre otras, de proponer
las normas generales que regirán el citado
subsistema.
Considerando la situación precedentemente
expuesta y siguiendo el camino de la modernización de la
gestión gubernamental, el Gobierno de Costa Rica ha
complementado dicho proceso con la emisión del Decreto
N° 34918-H, a través del cual se aprueba la
adopción de Normas Internacionales de Contabilidad para el
Sector Público (NICSP), de tal forma que permita
acrecentar tanto la calidad como la comparabilidad de la
información financiera presentada por las entidades del
Sector Público.
Por lo expuesto, se hace necesario contar con un Plan
General de Contabilidad Nacional (PGCN) que permita ser
guía del Subsistema de Contabilidad Pública, (SSCP)
tanto para la DGCN como para las entidades del Sector
Público Costarricense (SPC); conforme a un imprescindible
ordenamiento metodológico. La pirámide normativa
aplicable a la Contabilidad Nacional debe partir del Marco
Conceptual Contable (MCC), entendiéndose como tal,
conforme a la definición del Consejo de Normas de
Contabilidad Financiera (FASB por su sigla en inglés), a
"un sistema coherente de objetivos y fundamentos
interrelacionados que se espera guiarán la
elaboración de normas consistentes y que
prescribirán la naturaleza, función y
límites de la contabilidad e información
financiera", para continuar con las Normas Generales
de Contabilidad y las Políticas Contables, todo ello
complementado con el Plan de Cuentas Contable.
El presente PGCN se estructura de la siguiente
forma:
Capítulo I: Contexto Nacional e Internacional.
Presenta el marco legal de administración financiera
existente en el Gobierno de Costa Rica y sus
características, así como el contexto internacional
relacionado con la normativa internacional contable sobre el
Sector Público.
Capítulo II: Subsistema de Contabilidad
Pública. Expone conceptualmente el Sistema de
Administración Financiera (SAF) implementado por el
Gobierno de Costa Rica y sus características.
Capítulo III: Marco Conceptual Contable (MCC) del
Sector Público Costarricense. Constituye un soporte
sustancial a la normativa contable y desarrolla los fundamentos
conceptuales de la información financiera contable, con el
propósito de brindar sustento racional y de congruencia a
las normas contables que lo complementan.
Capítulo IV: Empresas Públicas (EP).
Desarrolla el concepto de las EP y las principales diferencias
existentes entre las normas que les son aplicables, es decir, las
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), con
relación a las aplicadas por las entidades del sector
gobierno general (SGG).
Capítulo V: Normas Generales de Contabilidad y
Políticas Contables – Activo Normas y políticas
contables de las partidas más relevantes del activo de
acuerdo con NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, Manual de
Estadísticas de Finanzas Públicas – 2001
(MEFP) del Fondo Monetario Internacional (FMI) y normas de la
DGC.
Capítulo VI: Normas Generales de Contabilidad y
Políticas Contables – Pasivo. Normas y políticas
contables de las partidas más relevantes del pasivo de
acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, MEFP 2001 del FMI y
normas de la DGCN.
Capítulo VII: Normas Generales de Contabilidad y
Políticas Contables – Patrimonio Neto. Normas y
políticas contables de las partidas más relevantes
del patrimonio neto de acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o
NIIF, MEFP 2001 del FMI y normas de la DGCN.
Capítulo VIII: Normas Generales de Contabilidad y
Políticas Contables – Ingresos Normas y políticas
contables de las partidas más relevantes de los ingresos
de acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, MEFP 2001 del
FMI y normas de la DGCN.
Capítulo IX: Normas Generales de Contabilidad y
Políticas Contables – Gastos. Normas y políticas
contables de las partidas más relevantes de los gastos de
acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, MEFP 2001 del FMI y
normas de la DGCN.
Capítulo X: Estados Financieros. Normas y
políticas contables de los EEFF principales y
complementarios de acuerdo a NICSP o, en su defecto NIC o NIIF,
MEFP 2001 del FMI y normas de la DGCN.
Capítulo XI: Estados Financieros Consolidados.
Normas y políticas contables de los Estados Financieros
Consolidados de acuerdo a NICSP o, en su defecto NIC o NIIF, MEFP
2001 del FMI y normas de la DGCN.
Capítulo XII: Glosario. Definiciones más
relevantes en el marco del PGCN.
Capítulo I
Contexto Nacional
e Internacional
El presente capítulo expone conceptualmente el
Sistema de Administración Financiera (SAF) implementado
por el Gobierno de Costa Rica y sus características, el
marco legal nacional que lo regula y el contexto internacional
relacionado con la normativa contable sobre el Sector
Público, marco este último que el Gobierno de Costa
Rica ha decidido adoptar.
1. Contexto
Nacional
1.1. Marco Legal
El presente PGCN se sustenta en las siguientes normas
legales costarricenses:
• Constitución de la
República de Costa Rica;
• Ley de la Administración
Financiera de la República y Presupuestos
Públicos.
(LAFRPP)1;
• Reglamentario de la Ley
(RLAFRPP)2;
• Decreto N° 34918 del Gobierno de la
República de Costa Rica sobre "Adopción e
Implementación de las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP)";
• Clasificador Institucional del
Sector Público Costarricense (CISPC) y,
• Clasificador Funcional del Sector
Público Costarricense (CFSPC).
1.2. Sistema de Administración Financiera
(SAF)
El SAF se sustenta fundamentalmente en los siguientes
aspectos:
• Enfoque de sistemas;
• Interrelación de los
sistemas;
• Centralización normativa y
descentralización operativa;
• Principios del SAF;
• Requisitos mínimos para
operar un SAF y,
• Organización básica de
la información en un SAF.
• Enfoque de sistemas
El enfoque de sistemas es un método
utilizado para el estudio y administración de
organizaciones complejas, entendiendo por sistema a "un conjunto
de elementos
1 Versión de la
norma: del 22/07/2008
2 Versión de la
norma: del 09/01/2007
interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades
combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado
(output) es más completo que el resultado que las unidades
podrían tener si funcionaran
independientemente".
El análisis de sistemas es una técnica por
la que un sistema se estudia mediante su desagregación en
los subsistemas que lo conforman, mientras que cada sistema o
subsistema está compuesto por los siguientes elementos o
parámetros: entradas o insumos (input), procesamiento o
transformaciones, salidas o productos (output) y
retroalimentación (feedback). El sistema recibe entradas
para poder operar, procesando o transformando esas entradas en
salidas. Obviamente, durante el proceso se almacenan los datos
con el propósito de utilizarlos posteriormente.
El primer paso para diseñar un sistema de
información consiste en conocer los requerimientos de los
centros de decisión de la organización, para
establecer así las salidas que se esperan obtener del
mismo y luego identificar los datos de entrada y los procesos
necesarios para obtener esas salidas. Una vez identificados
dichos componentes, se establecen las interrelaciones entre ellos
de manera tal que garanticen la consistencia y calidad de los
datos y se mejore la eficiencia del registro y producción
de información.
El procesamiento consiste en transformar un conjunto de
datos de entrada en información de salida y almacenarla
para su uso posterior. El procesamiento puede ser manual o
automatizado pero, dada la magnitud de la información
financiera del Gobierno, debe ser automatizado.
El enfoque de sistemas brinda dos aportes sustanciales
para organizar el flujo de datos y la toma de decisiones: la
interrelación de sistemas y los criterios de
centralización normativa y descentralización
operativa.
• Interrelación de sistemas
En función de lo expuesto anteriormente, se dice
que los sistemas de información están integrados
cuando es posible fusionar los propios de cada
organización objeto de estudio con otros de naturaleza
similar y formar un solo sistema, a partir de la
identificación de sus elementos básicos. Cuando las
partes de un sistema están debidamente integradas, el
total opera en forma más eficaz y eficiente de lo que lo
haría la suma de las partes individualmente consideradas.
Igualmente, vale señalar que la calidad de una de las
partes de un sistema condiciona la calidad del resto de las
partes que lo integran. No siempre es sencillo diseñar un
sistema integrado, ya que en muchos casos se deben fusionar
subsistemas afectados por diversos enfoques, normas, principios y
técnicas específicas. Ello requiere una
armonización normativa y operativa previa.
En el caso de la administración financiera, la
integración es factible, en la medida que las normas que
regulan los diferentes sistemas que la componen sean coherentes
entre sí y que se den adecuadas respuestas técnicas
para relacionar los diferentes tipos de información
(presupuestaria, financiera, patrimonial,
económica).
Por ello, con el objeto de lograr una
transformación efectiva en los sistemas de
administración financiera, se debe procurar un avance
simultáneo en todos los subsistemas que lo componen y,
para tal fin, se deben tener claramente definidos los puntos de
contacto e interrelación entre los subsistemas, con la
finalidad de evitar dispersión de productos y el
consecuente fracaso del programa.
La interrelación o puntos de contactos, en el
caso de sistemas de administración financiera, no
sólo se dan entre los subsistemas que lo conforman, es
decir, Presupuesto, Crédito Público,
Tesorería y Contabilidad, sino que también existen
relaciones financieras con otros sistemas que administran
recursos reales, que suelen denominarse sistemas complementarios,
como ser el Sistema de Administración de Bienes, el de
Contrataciones, el de Administración Tributaria, el de
Recursos Humanos, etc.
Lo expuesto precedentemente ha quedado reflejado en el
espíritu de la LAFRPP a través de su articulado,
complementado por su Reglamentario, quedando fuera de este marco
normativo el Sistema de Tributaciones, el Sistema de
Recaudación de Aduanas y el Sistema de Recursos Humanos,
como sistemas complementarios, tal como lo demuestra el siguiente
esquema:
• Centralización normativa y
descentralización operativa3
El SAF está orientado a lograr la
integración de los subsistemas apoyándose en el
principio de centralización normativa y
descentralización operativa, que implica que se concentren
las funciones del dictado de normas y metodologías y se
desconcentren las funciones operativas o de
gestión.
Para garantizar el éxito en la aplicación
de este principio, es importante que exista una clara
delimitación de funciones y competencias entre los
ejecutores y los órganos centrales, evitando así la
concurrencia y superposición de organismos en la
administración de los recursos.
En términos concretos, centralizar
significa:
• Definir las políticas
generales que enmarcan el funcionamiento de cada uno de los
subsistemas.
• Elaborar las metodologías y
procedimientos generales y comunes que regulan la
operación del sistema, sin perjuicio de las adaptaciones
que deban realizarse en función de las
particularidades de determinados organismos públicos, y
supervisar su aplicación.
• Administrar la información
relevante relacionada con el sistema.
• Evaluar el cumplimiento de las
políticas.
Por su parte, la descentralización operativa
implica fortalecer la capacidad administrativa de las
dependencias y entidades públicas para que puedan ejecutar
eficientemente sus objetivos a través de una adecuada
vinculación con los órganos centrales por parte de
las Direcciones Administrativo- Financieras o de las
Oficialías Mayores u otras unidades administrativas con
funciones similares.
• Principios del SAF
El SAF debe cumplir los siguientes
lineamientos:
a) Confiabilidad: ofrecer certeza de los
datos, los hechos y las cifras;
b) Economía: la información
debe obtenerse al menor costo, en igualdad de condiciones de
calidad;
c) Eficacia: consiste en el logro de los
resultados de manera oportuna, en directa relación con los
objetivos y metas;
d) Eficiencia: se trata de la
aplicación más conveniente de los recursos
asignados para maximizar los resultados obtenidos o
esperados;
e) Integridad: se requiere cubrir la
totalidad de las operaciones financieras y no financieras en el
ámbito presupuestario y no presupuestario;
f) Oportunidad: posibilitar la
obtención de estados financieros actualizados en forma
permanente;
g) Publicidad: brindar a terceros la
más amplia información financiera;
h) Seguridad: proteger física y
lógicamente la información contra el acceso no
autorizado;
i) Transparencia: ofrecer
información sobre la gestión financiera del
gobierno federal en forma clara, uniforme y
pública;
j) Unicidad: dada por el registro
único de los datos, los que deben ser ingresados al
sistema en el lugar donde ocurre cada
transacción;
k) Verificación: posibilitar el
control, mediante pistas de auditorías, incluidas en todos
los procesos.
• Requisitos mínimos para que pueda operar
el SAF
Para que pueda operar automáticamente un SAF e
integrar la información presupuestaria, financiera,
patrimonial y económica, deben satisfacerse los siguientes
requisitos de diseño y operación:
• Universalidad del registro de las transacciones
con efectos económico- financieros;
• Diseño de un sistema
integrado de cuentas presupuestarias, patrimoniales y de
resultados;
• Registro único de cada
transacción;
• Selección de momentos contables que
permitan interrelacionar los subsistemas de información
presupuestaria, financiera y patrimonial; y
• Cumplimiento del Artículo 125 de la
LAFRPP: "Desarrollo del Sistema Integrado de Información.
El Ministerio de Hacienda promoverá y apoyará el
desarrollo y buen funcionamiento de un Sistema Integrado de
Información de la Administración Financiera, como
elemento facilitador del cumplimiento de los objetivos de esta
ley. Asimismo, podrá establecer en qué casos y con
cuáles requisitos, se utilizarán medios que
faciliten el intercambio de datos y documentos mediante el empleo
de tecnologías de la información y las
comunicaciones, cuyo propósito sea: a) agilizar los
procedimientos, sustituyendo los soportes documentales por
soportes propios de la tecnología disponible en materia de
información y comunicaciones; b) reemplazar los sistemas
de autorización y control, formalizados mediante
diligencias, firmas manuscritas, sellos u otros medios manuales o
mecánicos, por autorizaciones y controles automatizados,
según los requerimientos de los sistemas de
información que se habiliten para el cumplimiento de esta
Ley y sus reglamentos, siempre que el órgano
correspondiente garantice el ejercicio de la
competencia."
a. Universalidad del registro
Se deben registrar todas las transacciones
institucionales que tengan efecto económico- financiero,
sean operaciones presupuestarias o no presupuestarias y tengan o
no efecto monetario (movimientos de caja). El registro de las
transacciones debe realizarse en función de
los momentos seleccionados con tal finalidad, que se denominan
momentos contables.
b. Diseño de un sistema integrado de
cuentas presupuestarias, financieras y
económicas
Los clasificadores presupuestarios y los planes de
cuentas contables utilizados en los registros presupuestarios,
general y de cuentas nacionales deben permitir su acoplamiento
modular, asegurando el procesamiento automático de la
información y evitando conversiones o nuevas
reasignaciones de los datos ya procesados.
Este requisito obliga a que entre los clasificadores y
los planes de cuentas se especifiquen cuáles serán
utilizados a nivel de cada transacción y, de ser
necesario, cuáles surgirán por agregación de
datos ya registrados a nivel de las mismas. Por otra parte, una
de las condiciones que deben satisfacer los planes de cuentas
utilizados, es que deben permitir la conversión
automática de los datos presupuestarios y patrimoniales de
la "base devengado" a la "base caja".
El RLAFRPP, a través del artículo 131
referido a la "Integración entre contabilidad
presupuestaria y patrimonial", faculta a la DGCN a diseñar
e implementar los mecanismos necesarios para convertir
automáticamente los registros presupuestarios en
patrimoniales, de tal forma que partiendo de un registro
único de cada transacción presupuestaria, se
generen las diferentes afectaciones en los registros
contables.
c. Registro único de cada
transacción
Por razones de eficiencia del sistema y confiabilidad de
la información, todas las transacciones que realicen las
dependencias y entidades y que tengan incidencia en la
situación económico-financiera, deben registrarse
una sola vez, suprimiéndose o evitándose los
registros de la misma transacción o de datos similares en
distintos subsistemas o centros de registro. Dicho registro
único tiene efectos múltiples dentro del
sistema.
El RLAFRPP en su artículo 22 define las "Unidades
Financieras" de la Administración Central, que
dependerán jerárquicamente del órgano del
cual sea parte, pero técnicamente del Ministerio de
Hacienda. Estas unidades tienen entre sus funciones el registro
electrónico de las operaciones. El mismo Decreto, a
través de su artículo 123 establece que el SSCP
será integrado, partiendo del registro único de
cada transacción que permita la afectación
presupuestaria, financiera y patrimonial.
d. Momentos del registro.
Los procesos administrativo-financieros que originan
"ingresos" (fuentes) y "gastos y aplicaciones" (usos) tienen un
momento o etapa clave de sus respectivas transacciones, que es el
que permite integrar los registros presupuestarios, financieros y
económicos.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.