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Plan general de contabilidad nacional




Enviado por Floribel Arias



    Introducción

    A escala mundial se han suscitado profundos cambios en
    materia de información contable gubernamental, los cuales
    se sustentan en la necesidad del Estado moderno de rendir cuentas
    de su gestión en forma confiable, oportuna y transparente,
    para brindar a la ciudadanía instrumentos que le permitan
    ejercer la imprescindible participación que requiere todo
    régimen democrático, además de facilitar el
    proceso de toma de decisiones por los distintos niveles de
    gobierno y por los mismos usuarios.

    Por tal motivo, el crecimiento profesional del Sector
    Público se ha acelerado, adoptando una dinámica
    propia de la economía global, en sus diferentes variables
    e indicadores de gestión.

    Ante la necesidad de modernizar la gestión
    gubernamental, se requiere el desarrollo y aplicación de
    normas contables profesionales válidas para todos los
    entes del Sector Público, estableciendo en primer lugar el
    marco general para su aplicación, en el que se
    sustentarán las normas contables generales y particulares
    que se emitan complementariamente para la Administración
    Pública. Para tal fin, corresponde partir del
    método deductivo de razonamiento contable, es decir, un
    sistema desarrollado a partir de objetivos y premisas
    básicas y, partiendo de los mismos, deducir principios
    lógicos que proporcionen las bases esenciales para
    aplicaciones contables concretas y prácticas.

    El Gobierno de Costa Rica ha iniciado su camino hacia la
    modernización de la gestión gubernamental con la
    aprobación de la Ley N° 8131 "Ley de la
    Administración Financiera de la República y
    Presupuestos Públicos (LAFRPP)" y su Reglamento, donde
    establece que el Subsistema de Contabilidad Pública es uno
    de los subsistemas que integran el Sistema de
    Administración Financiera y faculta a la Dirección
    General de Contabilidad Nacional (DGCN) a ser el Órgano
    Rector del mismo con la responsabilidad, entre otras, de proponer
    las normas generales que regirán el citado
    subsistema.

    Considerando la situación precedentemente
    expuesta y siguiendo el camino de la modernización de la
    gestión gubernamental, el Gobierno de Costa Rica ha
    complementado dicho proceso con la emisión del Decreto
    N° 34918-H, a través del cual se aprueba la
    adopción de Normas Internacionales de Contabilidad para el
    Sector Público (NICSP), de tal forma que permita
    acrecentar tanto la calidad como la comparabilidad de la
    información financiera presentada por las entidades del
    Sector Público.

    Por lo expuesto, se hace necesario contar con un Plan
    General de Contabilidad Nacional (PGCN) que permita ser
    guía del Subsistema de Contabilidad Pública, (SSCP)
    tanto para la DGCN como para las entidades del Sector
    Público Costarricense (SPC); conforme a un imprescindible
    ordenamiento metodológico. La pirámide normativa
    aplicable a la Contabilidad Nacional debe partir del Marco
    Conceptual Contable (MCC), entendiéndose como tal,
    conforme a la definición del Consejo de Normas de
    Contabilidad Financiera (FASB por su sigla en inglés), a
    "un sistema coherente de objetivos y fundamentos
    interrelacionados que se espera guiarán la
    elaboración de normas consistentes y que
    prescribirán la naturaleza, función y
    límites de la contabilidad e información
    financiera", para continuar con las Normas Generales
    de Contabilidad y las Políticas Contables, todo ello
    complementado con el Plan de Cuentas Contable.

    El presente PGCN se estructura de la siguiente
    forma:

    Capítulo I: Contexto Nacional e Internacional.
    Presenta el marco legal de administración financiera
    existente en el Gobierno de Costa Rica y sus
    características, así como el contexto internacional
    relacionado con la normativa internacional contable sobre el
    Sector Público.

    Capítulo II: Subsistema de Contabilidad
    Pública. Expone conceptualmente el Sistema de
    Administración Financiera (SAF) implementado por el
    Gobierno de Costa Rica y sus características.

    Capítulo III: Marco Conceptual Contable (MCC) del
    Sector Público Costarricense. Constituye un soporte
    sustancial a la normativa contable y desarrolla los fundamentos
    conceptuales de la información financiera contable, con el
    propósito de brindar sustento racional y de congruencia a
    las normas contables que lo complementan.

    Capítulo IV: Empresas Públicas (EP).
    Desarrolla el concepto de las EP y las principales diferencias
    existentes entre las normas que les son aplicables, es decir, las
    Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y Normas
    Internacionales de Información Financiera (NIIF), con
    relación a las aplicadas por las entidades del sector
    gobierno general (SGG).

    Capítulo V: Normas Generales de Contabilidad y
    Políticas Contables – Activo Normas y políticas
    contables de las partidas más relevantes del activo de
    acuerdo con NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, Manual de
    Estadísticas de Finanzas Públicas – 2001
    (MEFP) del Fondo Monetario Internacional (FMI) y normas de la
    DGC.

    Capítulo VI: Normas Generales de Contabilidad y
    Políticas Contables – Pasivo. Normas y políticas
    contables de las partidas más relevantes del pasivo de
    acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, MEFP 2001 del FMI y
    normas de la DGCN.

    Capítulo VII: Normas Generales de Contabilidad y
    Políticas Contables – Patrimonio Neto. Normas y
    políticas contables de las partidas más relevantes
    del patrimonio neto de acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o
    NIIF, MEFP 2001 del FMI y normas de la DGCN.

    Capítulo VIII: Normas Generales de Contabilidad y
    Políticas Contables – Ingresos Normas y políticas
    contables de las partidas más relevantes de los ingresos
    de acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, MEFP 2001 del
    FMI y normas de la DGCN.

    Capítulo IX: Normas Generales de Contabilidad y
    Políticas Contables – Gastos. Normas y políticas
    contables de las partidas más relevantes de los gastos de
    acuerdo a NICSP o, en su defecto, NIC o NIIF, MEFP 2001 del FMI y
    normas de la DGCN.

    Capítulo X: Estados Financieros. Normas y
    políticas contables de los EEFF principales y
    complementarios de acuerdo a NICSP o, en su defecto NIC o NIIF,
    MEFP 2001 del FMI y normas de la DGCN.

    Capítulo XI: Estados Financieros Consolidados.
    Normas y políticas contables de los Estados Financieros
    Consolidados de acuerdo a NICSP o, en su defecto NIC o NIIF, MEFP
    2001 del FMI y normas de la DGCN.

    Capítulo XII: Glosario. Definiciones más
    relevantes en el marco del PGCN.

    Capítulo I

    Contexto Nacional
    e Internacional

    El presente capítulo expone conceptualmente el
    Sistema de Administración Financiera (SAF) implementado
    por el Gobierno de Costa Rica y sus características, el
    marco legal nacional que lo regula y el contexto internacional
    relacionado con la normativa contable sobre el Sector
    Público, marco este último que el Gobierno de Costa
    Rica ha decidido adoptar.

    1. Contexto
    Nacional

    1.1. Marco Legal

    El presente PGCN se sustenta en las siguientes normas
    legales costarricenses:

    Constitución de la
    República de Costa Rica;

    • Ley de la Administración
    Financiera de la República y Presupuestos
    Públicos.
    (LAFRPP)1;

    • Reglamentario de la Ley
    (RLAFRPP)2;

    • Decreto N° 34918 del Gobierno de la
    República de Costa Rica sobre "Adopción e
    Implementación de las Normas Internacionales de
    Contabilidad del Sector Público (NICSP)";

    • Clasificador Institucional del
    Sector Público Costarricense (CISPC) y,

    • Clasificador Funcional del Sector
    Público Costarricense (CFSPC).

    1.2. Sistema de Administración Financiera
    (SAF)

    El SAF se sustenta fundamentalmente en los siguientes
    aspectos:

    • Enfoque de sistemas;

    • Interrelación de los
    sistemas;

    Centralización normativa y
    descentralización operativa;

    • Principios del SAF;

    • Requisitos mínimos para
    operar un SAF y,

    Organización básica de
    la información en un SAF.

    • Enfoque de sistemas

    El enfoque de sistemas es un método
    utilizado para el estudio y administración de
    organizaciones complejas, entendiendo por sistema a "un conjunto
    de elementos

    1 Versión de la
    norma: del 22/07/2008

    2 Versión de la
    norma: del 09/01/2007

    interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades
    combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado
    (output) es más completo que el resultado que las unidades
    podrían tener si funcionaran
    independientemente".

    El análisis de sistemas es una técnica por
    la que un sistema se estudia mediante su desagregación en
    los subsistemas que lo conforman, mientras que cada sistema o
    subsistema está compuesto por los siguientes elementos o
    parámetros: entradas o insumos (input), procesamiento o
    transformaciones, salidas o productos (output) y
    retroalimentación (feedback). El sistema recibe entradas
    para poder operar, procesando o transformando esas entradas en
    salidas. Obviamente, durante el proceso se almacenan los datos
    con el propósito de utilizarlos posteriormente.

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    El primer paso para diseñar un sistema de
    información consiste en conocer los requerimientos de los
    centros de decisión de la organización, para
    establecer así las salidas que se esperan obtener del
    mismo y luego identificar los datos de entrada y los procesos
    necesarios para obtener esas salidas. Una vez identificados
    dichos componentes, se establecen las interrelaciones entre ellos
    de manera tal que garanticen la consistencia y calidad de los
    datos y se mejore la eficiencia del registro y producción
    de información.

    El procesamiento consiste en transformar un conjunto de
    datos de entrada en información de salida y almacenarla
    para su uso posterior. El procesamiento puede ser manual o
    automatizado pero, dada la magnitud de la información
    financiera del Gobierno, debe ser automatizado.

    El enfoque de sistemas brinda dos aportes sustanciales
    para organizar el flujo de datos y la toma de decisiones: la
    interrelación de sistemas y los criterios de
    centralización normativa y descentralización
    operativa.

    • Interrelación de sistemas

    En función de lo expuesto anteriormente, se dice
    que los sistemas de información están integrados
    cuando es posible fusionar los propios de cada
    organización objeto de estudio con otros de naturaleza
    similar y formar un solo sistema, a partir de la
    identificación de sus elementos básicos. Cuando las
    partes de un sistema están debidamente integradas, el
    total opera en forma más eficaz y eficiente de lo que lo
    haría la suma de las partes individualmente consideradas.
    Igualmente, vale señalar que la calidad de una de las
    partes de un sistema condiciona la calidad del resto de las
    partes que lo integran. No siempre es sencillo diseñar un
    sistema integrado, ya que en muchos casos se deben fusionar
    subsistemas afectados por diversos enfoques, normas, principios y
    técnicas específicas. Ello requiere una
    armonización normativa y operativa previa.

    En el caso de la administración financiera, la
    integración es factible, en la medida que las normas que
    regulan los diferentes sistemas que la componen sean coherentes
    entre sí y que se den adecuadas respuestas técnicas
    para relacionar los diferentes tipos de información
    (presupuestaria, financiera, patrimonial,
    económica).

    Por ello, con el objeto de lograr una
    transformación efectiva en los sistemas de
    administración financiera, se debe procurar un avance
    simultáneo en todos los subsistemas que lo componen y,
    para tal fin, se deben tener claramente definidos los puntos de
    contacto e interrelación entre los subsistemas, con la
    finalidad de evitar dispersión de productos y el
    consecuente fracaso del programa.

    La interrelación o puntos de contactos, en el
    caso de sistemas de administración financiera, no
    sólo se dan entre los subsistemas que lo conforman, es
    decir, Presupuesto, Crédito Público,
    Tesorería y Contabilidad, sino que también existen
    relaciones financieras con otros sistemas que administran
    recursos reales, que suelen denominarse sistemas complementarios,
    como ser el Sistema de Administración de Bienes, el de
    Contrataciones, el de Administración Tributaria, el de
    Recursos Humanos, etc.

    Lo expuesto precedentemente ha quedado reflejado en el
    espíritu de la LAFRPP a través de su articulado,
    complementado por su Reglamentario, quedando fuera de este marco
    normativo el Sistema de Tributaciones, el Sistema de
    Recaudación de Aduanas y el Sistema de Recursos Humanos,
    como sistemas complementarios, tal como lo demuestra el siguiente
    esquema:

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    • Centralización normativa y
    descentralización operativa3

    El SAF está orientado a lograr la
    integración de los subsistemas apoyándose en el
    principio de centralización normativa y
    descentralización operativa, que implica que se concentren
    las funciones del dictado de normas y metodologías y se
    desconcentren las funciones operativas o de
    gestión.

    Para garantizar el éxito en la aplicación
    de este principio, es importante que exista una clara
    delimitación de funciones y competencias entre los
    ejecutores y los órganos centrales, evitando así la
    concurrencia y superposición de organismos en la
    administración de los recursos.

    En términos concretos, centralizar
    significa:

    • Definir las políticas
    generales que enmarcan el funcionamiento de cada uno de los
    subsistemas.

    • Elaborar las metodologías y
    procedimientos generales y comunes que regulan la
    operación del sistema, sin perjuicio de las adaptaciones
    que deban realizarse en función de las
    particularidades de determinados organismos públicos, y
    supervisar su aplicación.

    • Administrar la información
    relevante relacionada con el sistema.

    • Evaluar el cumplimiento de las
    políticas.

    Por su parte, la descentralización operativa
    implica fortalecer la capacidad administrativa de las
    dependencias y entidades públicas para que puedan ejecutar
    eficientemente sus objetivos a través de una adecuada
    vinculación con los órganos centrales por parte de
    las Direcciones Administrativo- Financieras o de las
    Oficialías Mayores u otras unidades administrativas con
    funciones similares.

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    • Principios del SAF

    El SAF debe cumplir los siguientes
    lineamientos:

    a) Confiabilidad: ofrecer certeza de los
    datos, los hechos y las cifras;

    b) Economía: la información
    debe obtenerse al menor costo, en igualdad de condiciones de
    calidad;

    c) Eficacia: consiste en el logro de los
    resultados de manera oportuna, en directa relación con los
    objetivos y metas;

    d) Eficiencia: se trata de la
    aplicación más conveniente de los recursos
    asignados para maximizar los resultados obtenidos o
    esperados;

    e) Integridad: se requiere cubrir la
    totalidad de las operaciones financieras y no financieras en el
    ámbito presupuestario y no presupuestario;

    f) Oportunidad: posibilitar la
    obtención de estados financieros actualizados en forma
    permanente;

    g) Publicidad: brindar a terceros la
    más amplia información financiera;

    h) Seguridad: proteger física y
    lógicamente la información contra el acceso no
    autorizado;

    i) Transparencia: ofrecer
    información sobre la gestión financiera del
    gobierno federal en forma clara, uniforme y
    pública;

    j) Unicidad: dada por el registro
    único de los datos, los que deben ser ingresados al
    sistema en el lugar donde ocurre cada
    transacción;

    k) Verificación: posibilitar el
    control, mediante pistas de auditorías, incluidas en todos
    los procesos.

    • Requisitos mínimos para que pueda operar
    el SAF

    Para que pueda operar automáticamente un SAF e
    integrar la información presupuestaria, financiera,
    patrimonial y económica, deben satisfacerse los siguientes
    requisitos de diseño y operación:

    • Universalidad del registro de las transacciones
    con efectos económico- financieros;

    • Diseño de un sistema
    integrado de cuentas presupuestarias, patrimoniales y de
    resultados;

    • Registro único de cada
    transacción;

    Selección de momentos contables que
    permitan interrelacionar los subsistemas de información
    presupuestaria, financiera y patrimonial; y

    • Cumplimiento del Artículo 125 de la
    LAFRPP: "Desarrollo del Sistema Integrado de Información.
    El Ministerio de Hacienda promoverá y apoyará el
    desarrollo y buen funcionamiento de un Sistema Integrado de
    Información de la Administración Financiera, como
    elemento facilitador del cumplimiento de los objetivos de esta
    ley. Asimismo, podrá establecer en qué casos y con
    cuáles requisitos, se utilizarán medios que
    faciliten el intercambio de datos y documentos mediante el empleo
    de tecnologías de la información y las
    comunicaciones, cuyo propósito sea: a) agilizar los
    procedimientos, sustituyendo los soportes documentales por
    soportes propios de la tecnología disponible en materia de
    información y comunicaciones; b) reemplazar los sistemas
    de autorización y control, formalizados mediante
    diligencias, firmas manuscritas, sellos u otros medios manuales o
    mecánicos, por autorizaciones y controles automatizados,
    según los requerimientos de los sistemas de
    información que se habiliten para el cumplimiento de esta
    Ley y sus reglamentos, siempre que el órgano
    correspondiente garantice el ejercicio de la
    competencia."

    a. Universalidad del registro

    Se deben registrar todas las transacciones
    institucionales que tengan efecto económico- financiero,
    sean operaciones presupuestarias o no presupuestarias y tengan o
    no efecto monetario (movimientos de caja). El registro de las
    transacciones debe realizarse en función de
    los momentos seleccionados con tal finalidad, que se denominan
    momentos contables.

    b. Diseño de un sistema integrado de
    cuentas presupuestarias, financieras y
    económicas

    Los clasificadores presupuestarios y los planes de
    cuentas contables utilizados en los registros presupuestarios,
    general y de cuentas nacionales deben permitir su acoplamiento
    modular, asegurando el procesamiento automático de la
    información y evitando conversiones o nuevas
    reasignaciones de los datos ya procesados.

    Este requisito obliga a que entre los clasificadores y
    los planes de cuentas se especifiquen cuáles serán
    utilizados a nivel de cada transacción y, de ser
    necesario, cuáles surgirán por agregación de
    datos ya registrados a nivel de las mismas. Por otra parte, una
    de las condiciones que deben satisfacer los planes de cuentas
    utilizados, es que deben permitir la conversión
    automática de los datos presupuestarios y patrimoniales de
    la "base devengado" a la "base caja".

    El RLAFRPP, a través del artículo 131
    referido a la "Integración entre contabilidad
    presupuestaria y patrimonial", faculta a la DGCN a diseñar
    e implementar los mecanismos necesarios para convertir
    automáticamente los registros presupuestarios en
    patrimoniales, de tal forma que partiendo de un registro
    único de cada transacción presupuestaria, se
    generen las diferentes afectaciones en los registros
    contables.

    c. Registro único de cada
    transacción

    Por razones de eficiencia del sistema y confiabilidad de
    la información, todas las transacciones que realicen las
    dependencias y entidades y que tengan incidencia en la
    situación económico-financiera, deben registrarse
    una sola vez, suprimiéndose o evitándose los
    registros de la misma transacción o de datos similares en
    distintos subsistemas o centros de registro. Dicho registro
    único tiene efectos múltiples dentro del
    sistema.

    El RLAFRPP en su artículo 22 define las "Unidades
    Financieras" de la Administración Central, que
    dependerán jerárquicamente del órgano del
    cual sea parte, pero técnicamente del Ministerio de
    Hacienda. Estas unidades tienen entre sus funciones el registro
    electrónico de las operaciones. El mismo Decreto, a
    través de su artículo 123 establece que el SSCP
    será integrado, partiendo del registro único de
    cada transacción que permita la afectación
    presupuestaria, financiera y patrimonial.

    d. Momentos del registro.

    Los procesos administrativo-financieros que originan
    "ingresos" (fuentes) y "gastos y aplicaciones" (usos) tienen un
    momento o etapa clave de sus respectivas transacciones, que es el
    que permite integrar los registros presupuestarios, financieros y
    económicos.

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