Diseño de un modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de una empresa de ingeniería
RESUMEN
En el presente Trabajo de Grado se presenta el estudio
que tuvo como propósito la elaboración de un modelo
de información dinámico para la
planificación y toma de decisiones de una empresa de
ingeniería, para dar respuesta a la problemática
que en la actualidad tiene planteada esta empresa. El estudio que
se propone en este trabajo se desarrolló en una primera
etapa como un estudio diagnóstico y en su segunda etapa se
desarrolló como una investigación no experimental
de tipo aplicada, ya que se planteó un modelo para la
optimización al sistema actual de la empresa. Para ello el
trabajo abarca los siguientes resultados: a) Determinación
de la situación actual de la empresa, b)
Identificación y selección de productos, c)
Análisis y definición de Procesos, d)
Definición de diagramas de caracterización, y
determinación de recursos necesarios para los procesos, e)
Definición de indicadores de gestión de los
procesos a través de la elaboración de matrices de
control, f) Determinación de indicadores de gestión
de procesos claves a través de consulta con dueños
de procesos g) Definición del flujo de información
h) Presentación del modelo de información
dinámico i) Conclusiones y Recomendaciones. Se
logró con este trabajo un modelo de información
dinámico para la planificación y toma de decisiones
de una empresa de Ingeniería.
Palabras claves:
1. Modelo. 2. Información 3. Dinámico. 3.
Planificación. 4. Toma de Decisiones. 4.
Ingeniería.
INTRODUCCIÓN
En este mundo de hoy en que la rapidez, la eficiencia y
la calidad tienen un lugar primordial dentro de la empresa
moderna, donde la información es el arma más
poderosa para competir en un mercado cada vez mas duro con altos
grados de exigencia, solo una organización preparada
permitirá a la organización mantenerse en el tiempo
y hacer que esta logre sus objetivos.
Para que la empresa moderna obtenga los mayores
beneficios posibles, es necesario que esta reduzca sus costos,
para mantenerse competitiva frente a sus similares en el mercado
en el cual participa, y la forma de lograr esto es con una buena
organización interna, monitoreando a través de la
información disponible, todas las operaciones para tomar
las decisiones necesarias en el momento oportuno.
La empresa de ingeniería donde fué
desarrollado el presente trabajo, se ve enfrentada a la
difícil situación de tomar decisiones día a
día sin contar con un sistema de información ni de
gestión oportunos que permitan planificar las operaciones
diarias, mensuales o periódicas, ni saber la rentabilidad
de sus proyectos.
El presente proyecto tuvo como propósito
desarrollar un modelo de información dinámico para
la planificación y toma de decisiones de una empresa de
Ingeniería que garantiza información oportuna y
permite la planificación de las actividades claves de la
empresa.
Este trabajo es importante porque proporciona un modelo
que puede ser aplicado posteriormente en pequeñas y
medianas empresas de ingeniería y además plantea
una solución a una empresa de ingeniería para su
sistema de planificación y toma de decisiones que permite
la disponibilidad inmediata de información y de esta
manera también tomar decisiones oportunas (en base a
hechos y cifras) para poder planificar adecuadamente las
operaciones de la empresa, determinar la rentabilidad de sus
proyectos, y orientar las actividades diarias hacia sus objetivos
estratégicos.
Este trabajo se desarrolla dentro y para las operaciones
de una empresa de ingeniería, específicamente
está orientado hacia los sistemas de gestión de
ingeniería y el flujo de información en las
actividades claves que garantizan una adecuada y oportuna toma de
decisiones y planificación de las operaciones y
estrategias.
Para el desarrollo del Modelo de información
dinámico para la planificación y toma de decisiones
de una empresa de ingeniería se utiliza un modelo de
gestión que optimiza el sistema actual de la empresa. Para
ello se procedió de la siguiente manera:
determinación de la situación actual de la empresa,
identificación de productos, análisis y
definición de procesos, definición de diagramas de
caracterización, y determinación de recursos
necesarios para los procesos, definición del control de
los procesos a través de la elaboración de matrices
de control y fijación de indicadores, definición de
flujo de información, presentación del modelo de
información dinámico para la planificación y
toma de decisiones de la empresa, conclusiones y
recomendaciones.
Este proyecto consta de los siguientes capítulos.
Capítulo 1: se expone el problema objeto de
investigación. En el capítulo 2: se presenta
el marco teórico, donde se detallan los aspectos referidos
a la revisión de literatura, bases teóricas,
sistema de preguntas de investigación y sistema de
operacionalización de las variables que sustentan el
estudio. En el Capítulo 3: se explica el diseño
metodológico que se sigue para realizar el estudio.
Capítulo 4: la presentación de los resultados.
Capítulo 5: Presentación del Modelo. Finalmente se
presentan las conclusiones, recomendaciones, la
bibliografía, los apéndices y anexos.
CAPÍTULO 1
EL
PROBLEMA
Los procesos de internacionalización de mercados,
y el acceso prácticamente inmediato, a la
información, han generado la idea de una gran masa social
capaz de conocer y por tanto contagiarse, de manera casi
instantánea del flujo informativo a que se ve sometida.
Los competidores de un mercado, ahora son capaces de conocer de
forma inmediata las estrategias de sus rivales, aunque
estén en un entorno geográfico y cultural muy
lejano y distinto.
Hoy en día la información es el arma
más poderosa para competir en un mercado cada vez mas duro
con altos grados de exigencia, además, la rapidez, la
eficiencia y la calidad tienen un lugar primordial dentro de la
empresa moderna, donde, solo una organización preparada
para estos cambios vertiginosos, podrá mantenerse en el
tiempo y lograr sus objetivos.
Una organización preparada significa contar con
una buena organización interna, monitoreando a
través de la información disponible todas las
operaciones, para tomar las decisiones necesarias en el momento
oportuno y planificar adecuadamente las actividades y recursos
para obtener los mayores beneficios posibles, de tal forma que se
reduzcan los costos y así mantenerse competitiva frente a
sus similares en el mercado en el cual participa.
El servicio de ingeniería hace primordial un
correcto manejo de la información, por lo cual es de vital
importancia considerar que la toma de decisiones y la
planificación en el rubro de la empresa de
ingeniería, donde se desarrolla este trabajo,
requiere de la oportunidad, calidad, y eficiencia necesarias para
hacer frente a todos los cambios en el entorno.
La Empresa de Ingeniería, es una empresa
Venezolana fundada, en Ciudad Guayana Estado Bolívar en
noviembre de 1992, por un grupo de profesionales quienes
visualizaron y conceptualizaron el negocio para concentrarse en
él. La empresa presta servicios de ingeniería de
consulta para el desarrollo de ingeniería básica y
de detalle, especificación y soporte en la procura de
materiales y servicios. La conforman un equipo multidisciplinario
de profesionales con amplia experiencia en proyectos
Industriales, especialmente de la Industria petrolera nacional,
empresas básicas de Guayana y empresas privadas
nacionales.
Actualmente La Empresa está posicionada
claramente en el mercado de la ingeniería a nivel
regional, posee una cartera de clientes reducida pero importante,
que ocupan la máxima capacidad de la empresa y le otorgan
cierta tranquilidad, pero los clientes cada vez más
exigentes no le permite quedarse estancada, sino por el contrario
le exige constantes avances en el plano de los servicios que
está prestando.
La Empresa cuenta actualmente con una capacidad de
producción de 60.000 h-h /año, una
facturación de menos de 50.000 unidades tributarias, 20
empleados, un espacio físico de 400 m2 de oficina y los
siguientes equipos principales: un (01) servidor de red (Windows
2000 server), red lan (TCP/IP) con servicio de e-mail interno, 01
servidor de internet dedicado (banda ancha), 26 PC desktop /
laptop en red, 01 impresora HP Deskjet 1120 (tamaño A2) en
red, 02 plotters HP designjet 450C/1050C
(tamaño A0). Como se mencionó anteriormente esta
capacidad está utilizada actualmente en su
totalidad.
La organización se ve enfrentada a la
difícil situación de tomar decisiones día a
día sin contar con un sistema de información, ni de
gestión oportunos que permitan retroalimentar y planificar
las operaciones diarias, mensuales o periódicas, ni saber
con precisión la rentabilidad de sus proyectos a pesar de
que cuenta con las herramientas adecuadas como hardware, software
y capital humano calificado. Como evidencia de esto se muestra en
las figuras que se presentan a continuación,
el análisis de los datos de uno de los proyectos
desarrollados en el 2003. Esta información se
determinó seis meses después de concluidos los
proyectos, ya cuando no había más remedio que
asumir los costos y pérdidas de ellos (ver
gráficos 1 y 2).
En la primera figura se observa que las horas-hombre
ejecutadas en el proyecto han sido mayores que las horas-hombre
facturadas, lo cual evidencia un porcentaje de desviación
negativa con respecto a lo facturado de 73%. En la figura
siguiente se ratifica la información, tomando como base
sólo la disciplina civil. Pero en cualquiera de los dos
casos, la actividad donde hay mayor consumo de horas y por ende
mayor desviación negativa es la actividad de
cálculo.
Estas desviaciones desfavorables para las operaciones de
la empresa obviamente evidencian un problema que no pudo ser
manejado en su momento por falta de oportunidad de la
información y de métodos adecuados para
comunicarlo, por lo cual no se han tomado las acciones ni
decisiones pertinentes para resolverlo, ni existe la
retroalimentación para una planificación de los
proyectos acorde a la dinámica.
La situación anteriormente planteada
conllevó a la necesidad de realizar el presente estudio
que permitió dar respuestas al siguiente planteamiento
problemático: No contar con adecuados sistemas de
información, que retroalimenten los sistemas de
gestión en forma oportuna, el desconocimiento de
indicadores gerenciales, de productividad, de calidad en la
empresa de ingeniería, han ocasionado la toma de
decisiones importantes basados no en hechos sino en la
intuición y no ha permitido planificar adecuadamente las
operaciones de la empresa, por lo cual se hizo necesario
desarrollar un Modelo de información dinámico para
la Planificación y Toma de Decisiones y de esta manera
mejorar y garantizar información oportuna y por ende dar
una base sólida para el desarrollo de las operaciones de
la empresa.
Este trabajo es importante porque proporcionó un
modelo que puede ser aplicado posteriormente en empresas de
ingeniería y además planteó una
solución a La Empresa de Ingeniería para su sistema
de planificación y toma de decisiones que permite la
disponibilidad inmediata de información y de esta manera
también tomar decisiones oportunas (en base a hechos y
cifras) que retroalimentan el sistema de gestión para
poder planificar adecuadamente las operaciones de la empresa,
determinar la rentabilidad de sus proyectos, y orientar las
actividades diarias hacia sus objetivos
estratégicos.
Este trabajo se desarrolló dentro y para las
operaciones de La .empresa de ingeniería,
específicamente está orientado hacia los sistemas
de gestión de ingeniería y el flujo de
información en las actividades claves que garanticen una
adecuada y oportuna toma de decisiones y planificación de
las operaciones y estrategias.
El modelo que se propuso en el presente trabajo se
desarrolló en una primera etapa como un estudio
diagnóstico, donde se utilizaron herramientas como el
análisis FODA, listas de chequeo basadas en los requisitos
de la norma de excelencia de gestión y la norma ISO 9001
(2000), que permitieron identificar las fortalezas y debilidades
de la empresa. En una segunda etapa, se desarrolló como
una investigación no experimental de tipo aplicada ya que
permitió entonces a través del análisis de
la situación actual de La organización, en cuanto a
sus procesos, productos y sistemas de información
presentar un modelo de información dinámico para la
planificación y toma de decisiones de la empresa de
ingeniería.
1
OBJETIVOS
Con la realización del presente
estudio se lograron los siguientes objetivos:
1.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un modelo de información dinámico
para la planificación y toma de decisiones de una empresa
de Ingeniería y de esta manera mejorar y garantizar el
flujo de información oportuna y por ende una base
sólida para el desarrollo de las operaciones de la empresa
(procesos y servicios).
1.2 OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
1.2.1 Analizar situación actual de
la empresa de Ingeniería.
1.2.2 Determinar los productos y /o
servicios que representan a la empresa.
1.2.3 Analizar y determinar procesos claves
de la empresa e interrelación entre los
procesos.
1.2.4 Determinar caracterización y
recursos necesarios de los procesos claves de la
empresa.
1.2.5 Determinar y aprobar indicadores de
gestión de los procesos claves de la empresa.
1.2.6 Proponer modelo de información
dinámico para la planificación y toma de decisiones
de la empresa de Ingeniería.
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