Importancia del sistema de información gerencial en la alta gerencia
CAPITULO I
Problema de
investigación
TEMA:
IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
EN LA ALTA GERENCIA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LAS
INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO DE LA CIUDAD DE
ESMERALDAS.
PROBLEMA:
INEFICAZ USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
(SIG) EN LA ALTA GERENCIA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LAS
INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO DE LA CIUDAD DE
ESMERALDAS.
CONTEXTUALIZACIÓN:
En nuestro País existen organizaciones o
instituciones gubernamentales y privadas pioneras en la
aplicación de Sistemas de Información Gerencial
(SIG) y su aplicabilidad se las están dando en ciudades
como Quito, Guayaquil, Cuencadonde se concentran una gran
cantidad de Empresas que utilizan ya este Sistema
(SIG).
En la ciudad de Esmeraldas tiene una gran cantidad de
instituciones gubernamentales y no gubernamentales donde la Alta
Gerencia puede aplicar los Sistemas de Información
Gerencial (SIG) para el beneficio organizacional.
Los gerentes o administradores dependen de diferentes
medios formales e informales para obtener los datos que requieren
para tomar decisiones. La información informal incluye
rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La
experiencia personal, educación, sentido común
intuición y conocimiento del medio social y
político son partes de los medios informales para la
recolección de datos.
En cambio, la información formal diariamente
llega a las manos de los gerentes mediante informes
administrativos y estadísticos de rutina. Estos informes
generalmente son estandarizados, se producen regularmente y
constituyen la parte más visible de lo que se denomina
Sistema de Información Gerencial (SIG).
Desafortunadamente en muchas organizaciones, grandes y
pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería de
ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de
información que requieren, o esta llega demasiado tarde o
en formato que puede no ser confiable o es difícil de
interpretar.
En este trabajo se presentan los temas de mayor
relevancia en el uso de los Sistemas de Información
Gerencial (SIG) como instrumento norma de trabajo de los
administradores y ejecutivos en general.
ARBOL DEL PROBLEMA:
ANALISIS CRITICO:
En general se puede mencionar que el problemadel
ineficaz uso del Sistema de Información Gerencial (SIG);
en la alta gerencia para la toma de decisiones en las
instituciones del sector público y privado de la ciudad de
Esmeraldas es que las informacionesson abordadasen forma muy
genérica y global.Las informaciones son consideradas a
través de un conjunto decaracterísticas sin
diferenciar la finalidad y los distintos tipos de
usuarios.
Al no diferenciar si este tipo de información es
para uso interno o hacia terceros uno puede imaginar cuál
es la calidad de las decisiones asumidas si en vez de degustar la
comida por su contenido se la "come con la vista". Las vitaminas,
proteínas, minerales están en el contenido, y es
esto lo que se debe analizar. Es la única manera de lograr
empresas sólidas y fuertes.
A no dudar que esta situación se refleja con
frecuencia en las empresas, donde muchosinformes de
gestión están destinados más a impresionar
en sus formas que en su contenido.
Por eso cuando la información, está
referida al análisis de gestión de la empresa, se
la deberá realizar a través de formas
estandarizadas, para poder concentrar la atención en el
contenido de los datos.
Los Sistemas de Información dedican
un punto específico al tema.En él se desarrollan,
se explican y analizan las diferencias entre el Sistema de
Información Administrativa (MIS), el Sistema de Apoyo de
Decisiones (SAD), y los Sistemas Inteligentes, (que aún
están en proceso de desarrollo).Al respecto se define
"como un método formal de poner a disposición de
los administradores la información confiable y oportuna
que se necesita para facilitar el proceso de la toma
dedecisionesypermitir que las funciones de planeación,
control y operacionales se realicen eficazmente en la
organización".
Para su implementación se requiere la
participación del Área de Información
queopera como el "vínculo humano entre la alta
administración o gerencia y la
información".
Por otro lado, establece necesidades de
información a un nivel estratégico, administrativo
y operacional. Pero el problema no está en la magnitud de
la empresa, sino en comprender que la información es
única, lo que cambia es el tipo de análisis y
conclusiones que se realiza sobre dicha
información.
Es obvio que en los nivelessuperiores se tiende a un
manejo global de la información,pero:
¿Quién es el responsable de
asumir?
¿Cuál es el grado ideal de
síntesis?
¿Cómo se resuelve esta situación en
la metodología de reportes que es de
aplicacióngeneralizada para todos los niveles de la
empresa?
Los sistemas de información se trascribe
aquí porque expresa en forma sintética la
opinión del autor del futuro de los Sistemas de
Información desde el punto de vista del
Management.
"Es muy probable que las necesidades de
información de las empresas y de los ejecutivos cambien
rápidamente. Durante estos últimos años las
Instituciones se dedican a mejorar la información
tradicional, la que casi exclusivamente tiene que ver con lo que
sucede dentro de una organización.
El sistema contable, que es el sistema de
información tradicional del cual siguen dependiendo la
mayoría de los ejecutivos, registra lo que sucede dentro
de la compañía. Los cambios y mejoras más
recientes del área contable tales como la
estimación de costos basada en la actividad, las tarjetas
de puntajes para ejecutivos y el análisis del valor
económico todavía apuntan a brindar mejor
información sobre los acontecimientos que suceden dentro
de la empresa. Los datos producidos por la mayoría de los
nuevos sistemas de información tienen también este
mismo propósito.
En realidad, aproximadamente el 90% o más de la
información que cualquier organización recopila
tienen que ver con hechos internos.
Pero progresivamente, una estrategia ganadora
requerirá información sobre los hechos y
condiciones que tienen lugar fuera de la empresa: entre los que
no son clientes, con las tecnologías ajenas a las que
utiliza la compañía y sus actuales competidores, o
en los mercados a los que la empresa todavía no atiende.
Sólo con esta información podrá una
organización decidir como asignar los recursos del
conocimiento para producir el mayor rendimiento
posible.
De igual manera queremos mostrar nuestra coincidencia
con la importancia que se le asigna la información
"externa" fundamentalmente al momento de desarrollar las
estrategias competitivas.
Por último y como punto final coincidimos con la
necesidad de desarrollar métodos rigurosos para reunir y
analizar la información externa
PROGNOSIS:
El Sistema de Información Gerencial (SGI)es una
nueva herramienta empresarial que analiza todos los recursos de
la empresa y sus objetivos, determina el lugar del camino donde
se encuentran y ayuda a diferenciar entre lo óptimo,
lo posible y lo real.La información debe ser
determinada por la gerencia general y debe ser conocida,
analizada, comprendida y aceptada por todos los directivos, que
son los encargados de conducir a la empresa hacia los objetivos
fijados.
En la actualidad quien tiene la información es
quien domina en todos los ámbitos en el que se
desarrolle.
FORMULACION DEL PROBLEMA:
¿Cuál será el aporte que brinde la
utilización de los Sistema de Información
Gerencial(SIG) en las instituciones públicas y privadas de
la ciudad de Esmeraldas?
INTERROGANTES:
¿Por qué no se ha implementado el Sistema
de Información Gerencial(SIG) en todas las instituciones
públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas?
¿Cuáles son las causas por las que no se
han implementado el Sistema de Información Gerencial (SIG)
en todas las instituciones públicas y privadas de la
ciudad de Esmeraldas?
¿Cuáles son los errores más
frecuentes que cometen lasorganizacionesen la toma de decisiones
en las instituciones del sector público y privado de la
ciudad de Esmeraldas?
¿De que manera ayuda las alternativas de
decisiones de la Alta gerencia en las instituciones del sector
público y privado de la ciudad de Esmeraldas?
¿Por qué los recursos de
Información existentes en las instituciones del sector
público y privado de la ciudad de Esmeraldas no han sido
debidamente utilizados, con la finalidad de dar buena
información para la toma de decisiones de la Alta
Gerencia?
¿En que tiempo se lograra la aplicación de
losSistema de Información Gerencial (SIG) en todas las
instituciones públicas y privadas de la ciudad de
Esmeraldas?
¿Qué se lograra con la utilización
de los SIG en las Instituciones públicas y privadas de la
ciudad de Esmeraldas?
¿Qué función
tendrán el personal de las Instituciones públicas y
privadas de la ciudad de Esmeraldas en el Sistema de
Información Gerencial (SIG)?
¿Qué hacer para promocionar
la propuesta elaborada en la presente
investigación?
DELIMITACIONES:
OBJETIVOS.
OBJETIVO GENERAL:
Plasmar la importancia de los Sistemas de
Información Gerencial en todas las instituciones
públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas.
OBJETIVO ESPECIFICO:
Diagnosticar la aplicación y uso de los
Sistemas de Información Gerencial (SIG)en las
Instituciones Públicas y Privadas existentes, en la
ciudad de Esmeraldas.Analizar la operatividad de los Sistemas de
Información Gerencial (SIG) en las Instituciones
Públicas y Privadas de la ciudad de
Esmeraldas.Considerar la aplicabilidad de los Sistemas de
Información Gerencial (SIG) en las Instituciones
Públicas y Privadas de la ciudad de
Esmeraldas.Establecer lineamiento general para la
elaboración de la propuesta.
Justificación
Las instituciones públicas y privadas en la
ciudad de Esmeraldas y su Alta Gerencia serán las
beneficiadas
Los Sistemas de Información Gerencial son la
mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos,
de otra forma los datos procesados serían menos
confiables. En este orden, el sistema propuesto es una
herramienta confiable para el manejo y manipulación de
información.
El sistema propuesto en esta investigación esta
orientado a mejorar el proceso de tomas de decisiones de la Alta
Gerencia de las Instituciones públicas y privadas de la
ciudad de Esmeraldas , además de permitir al interesado
que maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida,
evitando así pérdida de tiempo y de
información.
La iniciativa de incluir esta herramienta en
lasInstituciones públicas y privadas de la ciudad de
Esmeraldas, responde a la carencia de control de inscripciones
antes mencionados, sin embargo, el propósito del
diseño de un sistema automatizado para las instituciones,
es el mayor y mejor control en el manejo de los procesos de
información, creando un ambiente cómodo para el
beneficiario.
La comunicación entre el beneficiario y el
sistema propuesto será más confiable y amigable
para así facilitar la efectiva toma de decisiones de las
Alta Gerencia de las Instituciones públicas y privadas de
la ciudad de Esmeraldas.
Factibilidad
Las Instituciones publicas y privadas de la ciudad e
Esmeraldas pueden acceder a este Sistema con los recursos
técnicos con que cuentan las instituciones como son: el
equipo que se cuenta, la tecnología existente de software
y el personal disponible y también traerá
beneficios económicos y sin duda este aspecto es el mas
importante en las instituciones ya que los gerentes muchas veces
no están dispuestos a solventar estos costos cuando no hay
los suficientes fundamentos que los convenzan de que es necesario
la realización del proyecto por los beneficios ya sea
tanto económicos como de calidad y rapidez en la
ejecución de actividades que se podrán realizar en
menos tiempo.
Este Sistema una vez ya desarrollado e implantado en
lasinstitucionesserá muy útil y necesario para
todos los que hacen la Organización.
Autor:
MAESTRANTE
Ing. Aguirre Bedoya Jorge
Joffre
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE
ESMERALDAS
"LUIS VARGAS TORRES"
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS
ANTEPROYECTO DE TESIS PREVIO LA
OBTENCIÓN DEL TITULO DE MÁSTER EN
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
AÑO 2011