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Costos Hospitalarios



  1. Respaldo administrativo y
    gerencial
  2. Buscar
    el perfil de un líder
  3. Se
    necesita que el sistema de costos sea
    dinámico
  4. Se
    requiere que la entidad interactúe como un verdadero
    sistema
  5. Indicadores en salud
  6. Manual
    de costos
  7. Trabajo de campo (Unidades funcionales y
    centros de costo)

 Los costos hospitalarios
permiten una integración dinámica entre la parte
asistencial y la administrativa, las decisiones que se pueden
tomar posterior a los resultados obtenidos son de envergadura y
tienen que ver con la eficiencia en el gasto de insumos,
mejoramiento en la calidad y prestación del servicio,
capacidad de negociación con las entidades con las que se
contrata, en fin los beneficios son muchos para una adecuada toma
de decisiones. Los costos hospitalarios deben tener unas
características esenciales para que en realidad sean de
utilidad y muestren unos valores agregados diferentes a los
resultados financieros, tales como: Integralidad Oportunidad
Dinamismo Con los costos hospitalarios se debe tener una
organización total que permita ver a la institución
como un verdadero sistema en donde todas las partes se
interrelacionen entre si para que se obtengan unos resultados con
calidad, los cuales deben de ser la retroalimentación para
un mejoramiento continuo. Las áreas Asistenciales,
Administrativas y Logísticas, deben de trabajar con el
personal estrictamente necesario y el mínimo de insumos
para que la calidad no vaya en detrimento del buen servicio que
debe prestar la institución

Los Costos representan para los administradores de las
instituciones de salud una herramienta gerencial a la hora de
tomar decisiones importantes, pero el gran inconveniente es que
los hospitales y/o clínicas de carácter
llámese públicas o privadas, es no tener una
estructura de costos adecuada, o la información no se va
actualizando en la medida que pasa el tiempo, por ello se cometen
errores al momento de entregar resultados, los costos manejados
de manera adecuada constituyen generación de confianza
para tomar decisiones.

Para obtener los mejores resultados se necesita
colaboración y algunos otros ingredientes que se deben
tener en cuenta como.

  • 1. Respaldo Administrativo y
    Gerencial.

  • 2. Buscar el perfil de un
    líder

  • 3. Se necesita que el sistema de costos sea
    dinámico

  • 4. Se requiere que la entidad interactúe
    como un verdadero sistema

  • 5. Indicadores en salud

Respaldo
administrativo y gerencial

Si no se tiene un respaldo por parte de la Gerencia lo
más recomendable es no empezar a trabajar, pues este
trabajo sería pérdida de tiempo, además debe
pensarse y mirar hacia un futuro y realizar esta pregunta
¿Esencialmente quién o quiénes son las
personas que necesitan la información de costos? La
respuesta es obvia los costos constituyen una herramienta
gerencial y son los gerentes los que en un momento determinado
necesitan de la información.

Un problema que se deja evidenciar en casi todas las
instituciones de salud en la parte administrativa es que los
gerentes no saben el que hacer con la información que se
les presenta a nivel financiero llamase Costos, Contabilidad
ó Presupuesto, dejando entrever que falta la
capacitación en el tema financiero, por ello es posible
que muchas veces se piense mas en lo asistencial (esencial para
el cumplimiento del objetivo de la institución de salud),
y no en lo financiero, debe de anotarse que las dos deben tenerse
como un matrimonio y debe tenerse el conocimiento de ambas para
administrar de una manera efectiva, la información
financiera muchas veces es tomada solo para el cumplimiento de
los requisitos solicitados y muchas veces es firmada por los
gerentes sin tener la certeza de cuál es el contenido de
la misma, esa práctica es bastante peligrosa sobretodo en
el sector público a sabiendas de las implicaciones que
puede traer consigo firmar sin analizar. (Ley 734 de 2002), es
conveniente tener certeza e integralidad del conocimiento
administrativo, financiero y asistencial.

Buscar el perfil
de un líder

BUSCAR EL PERFIL DE UN LÍDER PARA SACAR ADELANTE
LOS OBJETIVOS PROPUESTOS CON EL DESARROLLO E
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS QUE INVOLUCRE A TODA
LA COMUNIDAD HOSPITALARIA:

Debe resaltarse que los costos no son realizados
únicamente por una sola persona, el líder,
éste personaje es el facilitador para obtener toda la
información plasmarla, desarrollarla, obtener resultados,
analizarla y presentarla a los directivos de la
institución.

En el montaje del sistema de costos debe tenerse siempre
el ánimo de salir adelante en el proyecto, porque
además en el transcurso del tiempo e implementación
del mismo se presentan infinidad de dificultades que deben
sortearse para seguir adelante. En este proceso una de las
dificultades más grandes es la adversidad con los
compañeros de trabajo sobre todo por la resistencia que
presentan a los cambios y en este proceso siempre se dan cambios
y adicionalmente se solicita a todas las áreas mucha
información para concatenar todo lo referente al sistema
de costos.

Debe entenderse además que en costos nadie tiene
la última palabra y que todos los días en nuestro
quehacer cotidiano estamos recopilando información que
servirá para el cumplimiento y desarrollo de los costos en
salud, uno de los causales para estar pendiente día a
día de los posibles cambios es la frecuencia ó
dinámica de nuestra normatividad.

De acuerdo a lo anotado es importante que el sistema de
costos sea flexible y dinámico, que se adapte a los
cambios que se presentan tanto a nivel interno como externo, por
ello y preferiblemente el líder debe ser proactivo ante
los desafíos diarios.

Se necesita que
el sistema de costos sea dinámico

Con esto se quiere dar a entender que en la medida en
que las decisiones gerenciales, o las normas que van saliendo,
afecten la prestación de los servicios, el líder de
costos debe estar dispuesto a realizar los cambios necesarios en
el sistema para ajustarlo a la decisión tomada o el ajuste
a la norma expedida, por ejemplo: Cuando se abre un nuevo
servicio, cuando se cierra un servicio, cuando se aumenta o
disminuye el personal de nómina o contratado.

Se requiere que
la entidad interactúe como un verdadero
sistema

Definición de sistema: Un sistema es un conjunto
de partes o elementos organizados y relacionados que
interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los
sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del
ambiente y proveen (salida) información, energía o
materia.

Es necesario que la comunicación fluya de manera
efectiva y que se ajusten las necesidades de información
para una buena alimentación del sistema de costos,
adicionalmente sirve de complemento a las necesidades del Sistema
de Garantía de la Calidad en los Servicios de Salud de la
institución y se debe de trabajar conjuntamente con los
indicadores de gestión, productividad,
hospitalización, morbilidad, mortalidad etc.

Indicadores en
salud

Es indispensable que los indicadores se trabajen de
manera coherente e inherente a la información que debe
producir la oficina de costos, esto genera que la
información sea analizada y refrendada para toma de
decisiones en momentos importantes de la entidad.

La actualización el seguimiento y el
control de los indicadores, debe tener una orientación
hacia el análisis y el uso de la información, esto
permitirá la modificación o eliminación de
actividades que garanticen el mejoramiento de la calidad en los
servicios de salud, encaminado a cumplir con las normas y los
estándares definidos para la
habilitación.

Pasos a seguir para estructurar los
costos

Antes de iniciar el trabajo se debe tener claros los
conceptos y conocer que metodología se va a utilizar para
la implementación del sistema de costos, dentro de la
información a considerar se tiene:

  • Manual de costos

  • Concepto de indicadores

  • Conformación del comité de
    costos

  • Justificación de los costos para la
    entidad

  • Realización del proyecto interno de los
    costos

  • Realización de un cronograma o programa de
    trabajo

  • Trabajo de campo (Unidades funcionales y centros de
    costo)

Manual de
costos

Debe tenerse en cuenta que el manual de costos debe
tener un diseño específico para la obtención
de los costos en salud, este manual debe contener como
mínimo los conceptos básicos de costos, la
descripción de la metodología a seguir y por
último y posterior a la recolección de la
información se realiza el cálculo de los costos,
este último concepto debe involucrar los valores de mano
de obra, los suministros y los gastos generales todos ellos
implicados con la producción.

Para lograr los resultados es conveniente que los costos
sean claros (de fácil entendimiento), sencillos y reales,
es conveniente anotar que para la realización de los
costos deben o requieren la participación de todos, pues
debe de existir una constante interrelación entre lo
administrativo, lo asistencial y la parte logística de la
institución.

Concepto de
indicadores

Al hablar del concepto de indicadores debe tenerse en
cuenta el concepto del control integrado de la gestión es
decir el esquema organizacional, equivalente al conjunto de
normas, principios, planes, estándares, metas y mecanismos
de verificación y evaluación adoptados por las
I.P.S., todo esto traducido en una serie de indicadores
integrados en un tablero de control que debe manejar la
dirección para una mejor toma de decisiones.
Adicionalmente todos los indicadores comparados con los
resultados de costos conforman una herramienta que genera lo que
podríamos denominar el poder de la información, ya
que estos resultados bien administrados son el instrumento para
la toma de las decisiones.

Los indicadores hospitalarios son de obligatorio
cumplimiento y para ello se pueden consultar en la página
del Ministerio de Salud y las normas que las contiene.

Conformación del
Comité de Costos

Con el sistema de costos se espera dar una
participación a todas y cada una de las dependencias del
hospital, donde debe de operar un vínculo estrecho entre
las dependencias administrativas y financieras con las
áreas encargadas de la prestación de los servicios
de salud, por ello es de importancia la creación del
Comité de Costos, en donde participen personas del
área administrativa, asistencia y logística, es una
oportunidad que no se puede desechar y que va en pos de las metas
que se quieren alcanzar para la implementación de los
costos.

Justificación de los Costos
para la IPS

Entre las razones para la implementación de un
sistema de información de costos se pueden enumerar las
siguientes:

  • Exigencia de la Ley 100 de 1993

  • Los Estados Financieros deben contener la
    información ordenada y uniforme de los ingresos,
    costos y gastos de cada institución prestadora de
    servicios de salud, los cuales deben ser presentados ante la
    Contaduría General de la Nación, la
    Superintendencia Nacional de Salud y el Ministerio de
    Salud.

  • La información que se genere como resultado
    del sistema de costos es una herramienta fundamental para la
    toma de decisiones.

Realización del proyecto
interno de la implementación de los
costos

La realización de este proyecto nos va a
justificar la implementación, con un factor que es muy
determinante y es que en la medida que se presenta el informe
"proyecto" se observará que si la entidad es juiciosa,
económicamente no representará un gran valor, en
cuanto a la parte locativa y las herramientas que se
utilizarán para la implementación, lo que si hay
que considerar es que la información en trabajo de campo,
recolección de datos, digitada de la información
ordenada y lógica, actualización constante del
sistema, son tareas que en realidad necesitan de bastante tiempo
y que adicionalmente es necesaria una persona con conocimientos,
entusiasta y con todo el apoyo de las directivas para sacar
adelante lo que se pretende que en este caso es la
implementación del sistema de costos.

Realización de un cronograma
o programa de trabajo

La realización del cronograma de trabajo debe
realizarse en una matriz que determine las siguientes
variables.

  • Actividad

  • Descripción

  • Producto

  • Mecanismo

  • Responsable

A manera de ejemplo.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

PRODUCTO

MECANISMO

RESPONSABLE

1º Definición de los
centros de costo.

  • Conocimiento de toda la
    institución.

  • Listado de todas las
    dependencias.

  • Clasificación de los
    centros de costos.

Organigrama de centros de
costo.

Mapa de centros de costo de toda la
institución

Definición de centros de costo
administrativo, logístico, asistencial.

Encargado de costos, responsable de
cada centro de costo.

2º Definición de
productos institucionales.

Definición de la totalidad de
productos, con definición de su unidad de
medida.

Listado de productos de la
institución.

Trabajo de identificación de
los productos con su unidad de medida, por unidad de
negocios y/o centros de costo.

Encargado de costos, Asesor y
Responsable de cada unidad de negocio.

Trabajo de campo
(Unidades funcionales y centros de costo)

Por unidad funcional se entiende, el conjunto de
procesos de producción específicos, los
procedimientos y actividades que lo componen, los cuales son
ejecutados dentro de una secuencia y límites
técnicamente definidos, en donde es posible visualizar,
analizar e intervenir el proceso global de la venta o
producción del servicio.

En los ingresos de la institución prestadora del
servicio de salud, representan los valores recibidos o causados,
como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento
de su función administrativa o cometido estatal, mediante
la prestación de servicios de salud y conexos, por tanto
se clasifican en unidades funcionales.

Las unidades funcionales están compuestas por los
centros de costos, estos son una localización en cada
unidad funcional, de tal manera que habrán tantas
localizaciones como centros de costos, por lo tanto no puede
haber localizaciones iguales en diferentes unidades funcionales.
Sobre esta base la identificación de los centros de costo
se conformará por el código que lo identifique
según las necesidades de las instituciones.

Las unidades funcionales se establecen de acuerdo a la
organización que tenga cada entidad y a los servicios que
presten, entre otras podemos citar las siguientes:

Unidad Funcional de
Urgencias

Unidad Funcional de Consulta
Externa

Unidad Funcional de
Hospitalización e Internación

Unidad Funcional de Quirófanos
y Sala de Partos

Unidad Funcional de Apoyo
Diagnóstico

Unidad Funcional de Apoyo
Terapéutico

Unidad Funcional de Mercadeo
(Farmacia)

Otros Servicios de Salud

Es de anotar que este es solo un ejemplo, la
organización se puede establecer de acuerdo al criterio de
la persona encargada de costos o de su criterio y
aprobación en el Comité de Costos.

 

 

Autor:

Héctor José Muñoz Montes

 

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