Metodología para auditar la gestión de mantenimiento de PDVSA. Caso: refinería San Roque
RESUMEN
El presente trabajo de grado tuvo como objetivo general:
Diseñar una Metodología para Auditar la
Gestión de Mantenimiento de PDVSA, tomando como Caso de
Estudio la Refinería San Roque. Esta metodología
planteó la visión de diseñar una herramienta
gerencial que permita determinar la gestión, el grado de
madurez e identificar las áreas de mejora potencial de la
organización de mantenimiento, permitiendo a la Gerencia
tomar decisiones que lleven a optimar el desempeño de la
organización y la consecución de sus objetivos,
garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los
recursos. Esta enfocada en la Filosofía de Mejoramiento
Continuo de Deming. El tipo de investigación es de campo,
mediante observaciones de los procesos, entrevistas y encuestas
realizadas a todo el personal de la organización de
mantenimiento. Se concluye que: el proceso de Gestión de
Mantenimiento en PDVSA esta conformado por tres niveles:
estratégico, táctico y operativo. PDVSA utiliza la
metodología COSO para realizar los procesos de
auditorías. Actualmente las metodologías,
técnicas y herramientas utilizadas para auditar el
mantenimiento son: MES, MQS y MCM. Se diseño una
metodología para auditar la gestión de
mantenimiento en PDVSA que permite evaluar el cumplimiento de las
normativas de PDVSA y el grado de madurez de la
organización con respecto a las mejores prácticas
de Mantenimiento Clase Mundial. Y finalmente se aplico la
metodología en la RSRQ, determinando que esta se encuentra
en etapa de Conciencia, es decir, que existe un sistema de
gestión de mantenimiento básico pero se desconocen
las mejores prácticas de Mantenimiento Clase Mundial
proponiendo un plan de acción (objetivos y metas) que se
debe implantar para encaminar su gestión a lograr el
Mantenimiento Clase Mundial.
PALABRAS CLAVES: Gerencia de Mantenimiento,
Auditoría de gestión y Mejoramiento
Continuo.
INTRODUCCIÓN
Para tener éxito, hoy en día las empresas
deben de identificar y gestionar los riesgos de sus
organizaciones, ya sean operacionales, financieros,
estratégicos y de cumplimiento, lo que hace relevante
analizar los factores de carácter interno o externo que
generan estos riesgos .
Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) para conocer
cual es la exposición al riesgo de las organizaciones que
la conforman, realiza análisis de riesgos por medio de la
Gerencia Corporativa de Auditoría Interna con la finalidad
de establecer el plan anual de auditorías. Este
análisis ha dado como resultado que una de las
organizaciones que representa mayor riesgo es la Gerencia de
Mantenimiento, convirtiéndose su gestión en una
función crítica para la
Corporación.
Por esto en PDVSA es importante la Calidad o Excelencia
del mantenimiento, entendiéndose como la máxima
disponibilidad de los activos, larga vida útil de las
plantas y activos, máxima capacidad de producción y
uso adecuado de los recursos, todo esto alcanzado al
mínimo costo. Por lo tanto se requiere analizar
minuciosamente la Gestión de Mantenimiento en forma
sistémica para determinar el grado de excelencia de la
organización y la forma de gestionar cada uno de sus
departamentos, identificando los puntos de mejora para marcar
directrices de lo que debería ser una
gestión clase mundial y a su vez tener un
sistema de retroalimentación para el monitoreo y
mejoramiento continuo.
La metodología para auditar la Gestión de
Mantenimiento es una herramienta útil que permitirá
evaluar a la organización determinando lo que se ha hecho
(pasado), apreciando lo que se esta haciendo (presente) y
recomendar las posibles acciones (futuro) a la Gerencia de
Mantenimiento, para promover la eficiencia de los procedimientos
existentes mediante la implementación de un plan de
acción.
El presente trabajo propone una metodología de
auditoría de Gestión de Mantenimiento que
utilizará PDVSA para determinar si la ejecución del
mantenimiento, esta dentro de las directrices corporativas,
dentro de la normativa de la corporación y si cumplen con
las mejores practicas de Mantenimiento Clase Mundial. La
adopción de esta metodología, ofrece determinar de
manera continua la Situación Actual de la Gestión
de Mantenimiento para realizar los ajustes pertinentes que
permitan cerrar las brechas existentes asegurando su viabilidad
futura, lo que implica el aprendizaje continuo de la
organización, el seguimiento de una filosofía de
gestión y la participación activa de todo el
personal.
Este trabajo de grado esta estructurado en siete (7)
capítulos de la siguiente manera:
/ Capítulo I: El Problema, en este
capítulo se plasma el planteamiento del problema,
objetivos, justificación, alcance y delimitación de
la investigación.
/ Capítulo II: Marco Teórico, esboza los
antecedentes de la investigación, descripción de la
unidad de estudio, sus bases teóricas y finalmente se
definen los términos básicos empleados en la
investigación.
/ Capítulo III: Marco Metodológico,
referido a las actividades que se desarrollaron durante la
investigación, según la fuente trabajada para
lograr los objetivos de la misma.
/ Capítulo IV: Diseño de la
Metodología, referido al diseño de la
metodología, donde se plasma la visión esperada de
la metodología, la filosofía de la
metodología, el objeto de la metodología, objetivos
de la metodología y la metodología
diseñada.
/ Capítulo V: Aplicación de la
Metodología, referido a la implantación de la
metodología en la Refinería San Roque.
/ Capítulo VI: Resultados de la Aplicación
de la Metodología, referido a mostrar las evidencias,
hallazgos y documento de observación como resultado de la
aplicación de la metodología, en la
Refinería San Roque.
/ Capítulo VII: Conclusiones y
Recomendaciones.
CAPÍTULO I.
EL
PROBLEMA
Planteamiento y Formulación del Problema.
Objetivos de la Investigación. Justificación e
Importancia del Proyecto. Alcance y Delimitación del
Proyecto.
1.1.-
PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La Gestión de Mantenimiento es de vital
importancia para el proceso productivo de la Corporación,
puede llegar a convertirse en un elemento generador de valor
agregado, ya que una adecuada gestión de mantenimiento
garantiza la utilización de los activos de modo eficaz,
seguro y rentable, sin afectar la continuidad
operacional.
Las consecuencias de la Gestión de Mantenimiento
desde el punto de vista operacional podrían resumirse en:
fallas de equipos, caída del desempeño, aumento de
costos de producción por paradas de plantas, efectos en el
ciclo de vida de los equipos, inadecuada inversión de
capital e incumplimiento de leyes, lo que impacta directamente
sobre el riesgo operacional, cantidad y calidad de
producción, publicidad adversa, costos operacionales,
seguridad y medio ambiente.
Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) a
través de la Gerencia Corporativa de Auditoría
Interna elabora un plan anual de auditoría por medio del
desarrollo de un análisis de riesgos aplicando la
metodología COSO (Committee Of Sponsoring
Organizations). Este análisis de riesgo se desarrolla para
identificar los procesos de mayores riesgos de la empresa. Un
riesgo que no tiene un efecto significativo sobre la entidad y
una baja probabilidad de ocurrencia, generalmente no justifica
atención seria, sin embargo, cuando presenta una alta
probabilidad de ocurrencia usualmente demanda considerable
atención. Este plan anual 2010, detectó que una de
las organizaciones con mayores riesgo tanto operacional,
financiero, estratégico y de cumplimiento para la
Corporación, es la Gerencia de Mantenimiento.
En Febrero del 2011 durante la ejecución de una
Auditoría de la Gestión Operacional
Refinería San Roque perteneciente a PDVSA
Refinación Oriente, la Gerencia de Auditoría
Interna de Puerto La Cruz, determinó que uno de los
principales costos operativos esta directamente relacionado con
la gestión de la Gerencia de Mantenimiento siendo una
amenaza directa para el proceso productivo.
Esto hace necesario la generación de
metodologías y herramientas que auditen la Gestión
de Mantenimiento a fin de localizar el problema, evaluar las
causas y buscar una mejora sustancial que permita obtener
resultados operacionales y financieros, analizando no solo lo que
hace mantenimiento si no qué tan bien lo hace. La
auditoría de la Gestión de Mantenimiento
permitirá diagnosticar el pasado, apreciar el presente y
asesorar sobre la evolución futura; evaluando
constantemente la gestión de mantenimiento
para tomar decisiones que permitan implementar un sistema
adecuado de gestión.
Por tal motivo este trabajo propone una
metodología para Auditar la Gestión de
Mantenimiento de PDVSA, caso de estudio: Refinería San
Roque, generando métodos y técnicas que sirva de
instrumento de colaboración en la toma de decisiones que
le permitirá a la gerencia disponer de él en un
momento determinado, implantar estrategias destinadas a mejorar
de manera sistemática los niveles de calidad y
productividad y aplicar nuevas técnicas que les permita
ser altamente competitivos.
La aplicación de la metodología requiere
del compromiso por parte de la dirección de la
Corporación, no sólo necesita disponer de una serie
de recursos, sino que además necesita ser impulsada desde
la propia Dirección General hacia todos y cada uno de los
responsables de la gestión de mantenimiento.
Esta metodología orienta sus esfuerzos a crear el
orden necesario que permita responder las siguientes
interrogantes:
¿Cuáles son los procesos que
conforman la Gestión de Mantenimiento en
PDVSA?
¿Qué metodología
utiliza PDVSA para realizar auditorías?
¿Qué metodologías,
técnicas y herramientas se utilizan para auditar el
mantenimiento?
¿Qué metodología se
utilizará para auditar la gestión de mantenimiento
en PDVSA?
¿Es aplicable la metodología
para Auditar la Gestión de Mantenimiento de
PDVSA?
1.2.- OBJETIVOS
DE LA INVESTIGACIÓN
1.2.1.-OBJETIVO GENERAL
Diseñar una metodología para
Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA,
tomando como Caso de Estudio la Refinería San
Roque.
1.2.2.-OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
1. Analizar los procesos que conforman la
Gestión de Mantenimiento en PDVSA.
2. Identificar la metodología
utilizada por PDVSA para realizar Auditorías de
Sistema de Control Interno (SCI).
3. Describir las metodologías,
técnicas y herramientas utilizadas para realizar
auditorías de mantenimiento.
4. Diseñar una metodología
para Auditar la Gestión de Mantenimiento de
PDVSA.
5. Aplicar la metodología para
Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA
caso de Estudio la Refinería San Roque.
1.3.-
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL PROYECTO
El diseño de una metodología
para Auditar la Gestión de Mantenimiento de
PDVSA, es:
Desde el punto de vista del
Conocimiento:
La oportunidad de combinar las
técnicas y herramientas de mantenimiento con las
metodologías de auditoría, para mejorar la
productividad operacional y la efectividad del mantenimiento de
PDVSA. Desde el punto de vista Empresarial:
El punto de partida para otros Distritos, Filiales y
empresas que requieren generar transformaciones y cambios que les
permita ser altamente competitivos, generando ahorros
significativos, trabajando eficientemente, con el
propósito de mejorar los tiempos de repuesta de la
Gestión de Mantenimiento a las Gerencias
Operacionales.
Desde el punto de vista Técnico
Productivo, pretenderá:
Asegurar la disponibilidad máxima de
las Plantas Operacionales, al menor costo dentro de los
requisitos de confiabilidad, cantidad y calidad de
producción, costos operacionales, seguridad y medio
ambiente. Aumentar los tiempos entre fallas de equipos
críticos.
Incrementar el Mantenimiento Operacional,
Predictivo y Preventivo y disminuir el Mantenimiento
Correctivo.
Prolongar la vida útil de los
activos.
Adecuar la estructuración de la Base
de Datos de Mantenimiento para la generación de los
informes de Gestión.
Maximizar la productividad.
Desde el punto de vista Metodológico,
permitirá:
Realizar un análisis cualitativo y cuantitativo
de la Gestión de la Gerencia de Mantenimiento que permita
generar una metodología de Auditoría para la
Gestión de Mantenimiento de PDVSA de forma óptima y
eficiente.
Desde el punto de vista
Académico:
Este trabajo se hace imprescindible para dar
cumplimiento a lo establecido en los reglamentos y normas
aplicables al postgrado de la Universidad de Oriente, como
requisito parcial para optar al titulo de Magíster
Scientiarum en Ciencias Administrativas Mención Gerencia
General.
1.4.- ALCANCE Y
DELIMITACION DEL PROYECTO
El alcance de este proyecto es diseñar una
metodología para Auditar la Gestión de
Mantenimiento de PDVSA, caso de estudio Refinería San
Roque, que permita el mejoramiento continuo e innovación
sistemática de los procesos de la Planta a fin de
maximizar la productividad y efectividad del
mantenimiento.
La implantación de esta metodología
permitirá monitorear continuamente la Gestión de
Mantenimiento, presentando alertas que permitan proponer
alternativas para minimizarlos.
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