Propuesta para reducción de tiempos de operaciones e incremento de exactitud del sistema de gestión de inventarios

Resumen

La empresa GERENPRO C.A, es una empresa dedicada a la
construcción y el acarreo de materiales que se desenvuelve
en el contexto Guayanés que está marcado por una
aguda crisis económica de sus principales empresas,
razón por la cual es el momento oportuno de identificar
las oportunidades de mejora y optimización de los procesos
para enfrentar esta realidad. El Almacén Central de
Gerenpro es el departamento encargado de la custodia y
administración de los inventarios a los clientes internos
que son las unidades de la empresa. Debido al crecimiento
acelerado de la empresa el incremento del flujo de inventarios ha
ido en ascenso y se plantea la necesidad de establecer medidas
que aseguren la calidad de atención a dichos clientes
internos a través de la reducción de tiempos y
exactitud de los inventarios teóricos que fungen como
indicadores. Luego de una serie de entrevistas y
observación directa del trabajo de almacén, se
realizo una serie de diagramas Ishikawa los cuales permitieron
priorizar las causas en base a los resultados obtenidos de una
encuesta a los almacenistas. De estos resultados se
estableció un indicador de tiempos de atención al
cliente, la normalización a través de un manual
para la creación de productos, adaptando los productos ya
existente a estas normas y la creación de un plan de
despacho de producto de contingencia que incluye la
creación y normalización de un nuevo formato de
trabajo, con lo que se esperar disminuir los tiempos de
atención a los clientes y proveedores e incrementar la
confiabilidad de los inventarios teóricos del sistema
integral de gestión de inventarios.

Palabras Claves: Almacenaje,
Normalización, Optimización, Tiempos,
Exactitud

Introducción

La empresa Gerenpro C.A. fundada en el 2003 es una
empresa dedicada al ramo de la construcción y el servicio
de acarreo de materiales, un área que en la región
de Guayana posee una competencia importante y se encuentra en un
contexto económico complejo, marcado por una crisis de las
principales empresas de la región; Sin embargo la empresa
en cuestión ha experimentado un crecimiento acelerado a lo
largo de su trayectoria y una expansión importante de sus
operaciones.

Lo anterior crea la necesidad de identificar todas las
posibles oportunidades de mejora de los procesos de la empresa a
fin de hacerla competitiva abaratando costos y mejorando el
servicio. La gerencia de la empresa se encuentra preocupada por
los problemas inherentes al sistema de gestión de
inventarios actual y como podría esto afectar
significativamente los resultados de sus operaciones y los lapos
de entrega; por lo tanto, en el presente trabajo se analiza desde
un nivel macro hasta un nivel micro el departamento de
almacén para evaluar su funcionalidad e identificar los
problemas más críticos y factibles, elaborar una
propuesta de solución para mejorar las experiencias de los
clientes internos, proveedores y los resultados de las
operaciones

CAPÍTULO I

El
problema

El presente capítulo describe las principales
características del almacén de taller central de la
empresa Gerenpro, C.A, las principales situaciones adversas que
comprometen su eficacia y eficiencia y como el siguiente trabajo
ayudara a subsanarlo en el área específica de
estudio.

Planteamiento del problema

Gerenpro, C.A es una empresa que nace en el año
2003, como resultado de cubrir la necesidad insatisfecha en un
nicho de mercado aprovechando la experiencia acumulada por sus
socios en diversas ramas y especialidades durante años de
trabajo, dentro de la Industria de la Construcción.
Durante su corta vida, Gerenpro ha tenido la oportunidad de
demostrar sus capacidades en la Gerencia y Construcción de
Proyectos de alto grado de exigencia, en estándares de
Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total
satisfacción de sus necesidades y requerimientos, que le
permitan consolidarse como empresa líder en el mercado en
el que participa.

La empresa está conformada por una junta
directiva como máximo órgano de dirección.
La Gerencia está agrupada en tres (3) bloques o Gerencias
Corporativas, de las cuales está la Gerencias Corporativa
de Gestión que a su vez se sub divide en tres (3)
Gerencias, entre las cuales está la de Procura e
Inventario, que está conformada en dos (2) departamentos,
el de Compras y el de Almacén.

Originalmente no existía un software de
administración de inventarios, sino que el proceso se daba
de forma semi-manual a través de hojas de cálculo
electrónicas; Sin embargo, el crecimiento acelerado de la
empresa y el aumento en el volumen de productos manejados
obligó a migrar a un sistema más avanzado como lo
fue el software "Sistema Administrativo Integral", y en
particular el módulo de Almacén en el cual reside
el manejo y administración de productos e inventarios.
Este sistema concebido inicialmente como prueba piloto, no fue
estructurado con su normativa de uso y procedimientos y
así se mantuvo aun después de convertirse en
definitivo. A lo largo del crecimiento de la empresa y el aumento
de volumen de productos tampoco se dieron cambios mayores en el
sistema de gestión de inventarios que permitieran afrontar
las nuevas condiciones.

En empresas como Gerenpro, C.A. el factor tiempo es
determinante para cumplir con los plazos y compromisos asumidos
con los clientes, es por esta razón que el manejo de
materiales, equipos, repuestos y suministros entre las obras y
unidades operativas es vital que respondan a los principios de
practicidad, agilidad y confiabilidad, esta responsabilidad es
del Departamento de Almacén a través de sus
procedimientos y controles internos y la gestión de
inventarios.

Actualmente, actualmente se identifican oportunidades de
mejora de los lapsos de espera que requieren algunas operaciones.
Obviar procedimientos para asegurar la agilidad del proceso,
finalmente resulta en mayores problemas para el Departamento por
sobrecarga de trabajo y extravió de materiales, por lo que
se convierte en un círculo vicioso.

Así mismo, esta situación genera los
siguientes problemas:

• 1. Retraso en la entrega final de productos a
  los requisitantes

• 2. Retraso en el registro de solicitudes y
  movimientos de materiales (entradas y salidas)

• 3. Una base de datos de productos no
  confiable

• 4. Diferencias entre los inventarios
  teóricos y reales

• 5. Fallas de registros de la data

Los retrasos en el manejo de almacén se ve
atenuado debido al no cumplimiento de los procedimientos lo cual
ocasionará a posteriori colapso que comenzara a originar
retrasos importantes en el desempeño del almacén
generando desperdicios que impactan sobre los costos
operacionales, mermando los márgenes de ganancia de la
operación

Ante todo lo anteriormente expuesto valdría la
pena preguntarse la diferencia con respecto a los resultados que
pudiera marcar la diferencia con cosas tan simples como:
demarcación y señalización de las
áreas de trabajo, la creación de manuales de
procedimientos, la racionalización de la cantidad de
códigos de productos y su correcta descripción, la
revisión y mejoramiento de los formatos existente y la
organización de las áreas de trabajo.

Objetivos

Objetivo General

Reducir los tiempos de operaciones e incrementar la
exactitud del sistema de gestión de inventarios del
Almacén de Taller Central de la empresa Gerenpro,
C.A.

Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual
  del Almacén de taller central

• Determinar los tiempos estándar
  de recepción, procesamiento almacenaje y despacho de
  productos

• Establecer un manual de procedimientos
  para la creación de nuevos productos

• Racionalizar el número de
  renglones (códigos) del inventario y adecuar la
  descripción de los productos en la base de datos de
  productos, mediante la estandarización de los
  mismos

• Diseñar un procedimiento de
  despachos de contingencia

Justificación

Gerenpro, C.A. es una empresa de alcance nacional que
requiere constantemente suministros de equipos, repuestos y
materiales los cuales deben ser transportados, lo cual implica
una demora importante, por lo cual el despacho de materiales,
repuestos e insumos debe ser lo más ágil posible
para evitar amenazas a la continuidad de las obras y el
cumplimiento de los plazos y fechas asumidos por la empresa. La
optimización de tiempos también beneficiara a los
trabajadores y empleados que deben interactuar con
almacén, reduciendo el tiempo que invierten en constatar
la existencia de los productos en stock debido divergencias entre
inventarios teóricos y reales, generando incertidumbre en
los inventarios, lo cual conlleva a una pérdida de tiempo
de trabajo distrayendo al personal de sus labores
habituales.

Delimitación

El presente estudio trata sobre propuestas para la
optimización de tiempos y exactitud del sistema de
gestión de inventarios del almacén de taller
central de la empresa Gerenpro, C.A; a desarrollarse en 16
semanas, la cual se realizara en el Almacén de Taller
Central de la empresa Gerenpro, C.A. más
específicamente en las operaciones de entrada, salida y
requisiciones de materiales y suministros.

CAPÍTULO II

Generalidades de la
Empresa

El presente capítulo describe los principales
valores y principios de la empresa Gerenpro C.A. así como
las principales características de su almacén de
taller central y de los diferentes procesos.

Reseña histórica de la empresa

Gerenpro es una empresa que nació en el
año 2003, como una necesidad de competir en un mercado en
el cual las empresas tradicionales no muestran interés
dejando un nicho importante, aprovechando la experiencia
acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades
durante muchos años, dentro de la Industria de la
Construcción. Es así como se unen sus conocimientos
y experiencias para darle forma a una empresa del Nuevo Siglo,
con Capacidad de Ejecución, dentro de una Gerencia
Moderna, que ofrece Calidad y Competitividad dentro del exigente
mercado Venezolano.

Ubicación Geográfica

Figura 1. Ubicación Gerenpro
C.A.

Fuente: Google Earth

Calle Arboleda, Edif. Gerenpro, Piso Único, Local
Parcela 502-00-20 y 502-00-21, Zona Industrial Matanzas, Puerto
Ordaz, Edo Bolívar, Venezuela. (ver Figura 1)

Breve descripción de la empresa

Durante su corta vida, Gerenpro ha tenido la oportunidad
de demostrar sus capacidades en la Gerencia y Construcción
de Proyectos de alto grado de exigencia, en estándares de
Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total
satisfacción de sus necesidades y
requerimientos.

En sus comienzos, su personal brindó Servicios de
Gerencia a una importante empresa del sector construcción,
brindándole también, apoyo logístico y de
transporte de insumos. Con el devenir del año 2004, la
empresa es favorecida con el otorgamiento de un Contrato de
Construcción en el Proyecto Hamaca, lo cual le
permitió demostrar su adaptación a los
requerimientos de un Cliente internacional como Flúor
Daniel en asociación con Inelectra bajo el exigente
ambiente petrolero, desarrollando, no solamente el alcance
pretendido originalmente (Geotextiles y Nivelación Final),
sino ampliándolo hasta culminar los trabajos de Asfaltado
de la Planta, y fundaciones de Concreto diversas, así como
asistiendo al Cliente en su fase de culminación del
Proyecto.

Misión

Construimos y Prestamos Servicios, aportando soluciones
y bienestar, con: Seguridad, Calidad, Proactividad y Respeto al
Medio Ambiente dentro de un proceso de Mejoramiento
Continuo

Visión

Generar Bienestar en el ámbito general de la
Empresa y su entorno, siendo líderes de nuestro sector en
Venezuela en:

? Seguridad, Calidad y Satisfacción de Clientes
Internos y Externos

? Crecimiento Sostenible y Respeto al Medio
Ambiente

? Desarrollo Social Sustentable

Políticas

Fortalezas

Las Fortalezas de la empresa son:

• Capacidad del personal para involucrarse con las
  necesidades de los Clientes, comprendiéndolas y
  satisfaciéndolas oportunamente.

• Total compromiso de todos los niveles Gerenciales y
  de Supervisión con los Valores Fundamentales de la
  Calidad, Seguridad y Media Ambiente.

• Responsabilidad Social con sus grupos de
  relación, permitiendo una interacción
  más armoniosa y productiva con nuestro
  entorno.

Para lograrlo, Gerenpro cuenta con:

• Personal idóneo, capacitado y motivado para
  afrontar cada una de las responsabilidades
  encomendadas.

• Infraestructura, Equipos y Maquinarias en perfecto
  estado de conservación y uso, para apoyar nuestras
  operaciones.

• Apoyo financiero de la Banca Privada, que garanticen
  la continuidad de nuestras operaciones, y prestigio entre los
  proveedores de bienes y servicios.

Gestión de la Calidad, Seguridad y Ambiente

Gestión de la Calidad

Gerenpro ha evolucionado en la aplicación de la
calidad en todos los niveles de la organización, tanto en
el área administrativa como en la operativa. Ha alcanzado
una serie de metas importantes, las cuales le han permitido
lograr satisfacción para sus clientes y presencia en el
área de la construcción.

En la era moderna, el esfuerzo de calidad de la empresa
que anteriormente era verificado por controles efectuados por sus
propios clientes, ha sido suplantado por los mecanismos de
Aseguramiento de la Calidad, y su control ha pasado a ser una
responsabilidad primordial de la empresa en el cumplimiento de
sus objetivos.

Seguridad y AmbienteLa
protección de su personal, sus clientes e instalaciones y
el ambiente que los rodea, es objeto de especial atención
por parte de su cuadro directivo y gerencial. Para cumplir con
este propósito la empresa ha diseñado y puesto en
práctica un Manual de Protección Integral que
contiene las directrices y normas a ser implementadas.

El resultado del cumplimiento de dichas directrices y
normas es monitoreado basándose en los índices de
Frecuencia y Severidad, siendo meta de seguridad de la empresa
que dichos índices disminuyan año a
año.Así mismo, Gerenpro, está comprometida
en el cumplimiento de las normativas ambientales vigentes en la
legislación venezolana en lo relativo a la actividad de
construcción y prestación de Servicios.

Competitividad

Obras Civiles

Gerenpro está en la capacidad de ejecutar obras
de Fundaciones de Concreto, Edificaciones, Canalización
Hidráulica, Muros de Concreto Armado y otras obras
relativas, para lo cual cuenta con personal supervisorio staff de
primera línea de experiencia comprobada, encofrados,
andamios y en general todos los recursos necesarios para acometer
cualquier proyecto de pequeña, mediana y gran envergadura
en el país

Movimientos de Tierras

El Personal Staff cuenta con una vasta experiencia en la
gerencia de grandes obras de Diques y Movimientos de Tierra,
así como con maquinaria propia y las asociaciones
estratégicas necesarias para acometer y exceder las
necesidades de ejecución de este tipo de obras a nivel
nacional. Así mismo, Gerenpro cuenta con experiencia en
protección de estructuras con uso de Geotextiles y
Geomenbranas, y así garantizar la durabilidad de la
infraestructura requerida por la vida útil de los
proyectos.

Canalizaciones

Dentro de su gama de competencia, contamos con
experiencia en el tendido de Bancadas Eléctricas,
Tanquillas, Canalizaciones de Aguas Servidas, Aguas Aceitosas, y
de otros fluidos requeridos por los proceso o como subproducto o
desecho de los mismos.

Asistencia a las
Operaciones

Gerenpro se ha destacado en la prestación de
servicios vía outsorcing, para diferentes empresas
manufactureras, incluyendo la carga y transporte de Productos y
Materias Primas, Alquiler de Equipos de Apoyo a la
Producción, y cualquier otro servicio conexo requerido,
destacando los valores de garantía de servicio oportuno,
atención de emergencias y asesoría en mejoras al
servicio.

Estructura Organizativa

Figura 2. Organigrama
General

Fuente: Gerencia Corp. De RRHH

Gerenpro cuenta con una junta directiva como
máximo órgano de decisión, que a su vez se
divide en seis (6) gerencias corporativas encargadas de ejecutar
las directrices dictadas por este y coordinar las operaciones.
(ver Figura 2)

Gerencia Corporativa de Gestión

Figura 3. Organigrama de la Gerencia
Corp. de Gestión

Fuente: Gerencia Corp. De RRHH

Departamento de Almacén

El departamento de almacén forma parte junto con
el departamento de compras de la Gerencia Corporativa de
Gestión de Gerenpro, C.A. Donde sus funciones definidas
dentro de la empresa son las siguientes (ver figura
3):

• Organizar y controlar el proceso de recibimiento,
  almacenamiento, surtido y empaque de los productos,
  asegurando el registro y actualización permanente de
  los movimientos que afecten al inventario
  físico.

• Supervisar y evaluar las actividades del personal
  que recibe, resguarda, surte y empaca el material resguardado
  en el almacén central y del demás personal
  asignado al departamento.

• Llevar un estricto control del área de recibo
  en el proceso de recepción.

• Organizar el manejo y acomodo óptimo del
  material en el espacio destinado para su almacenamiento y
  resguardo.

• Coordinar la atención y seguimiento oportuno
  a los pedidos de producto generados por las áreas
  competentes de la entidad.

• Vigilar que el equipo y la maquinaria necesaria para
  el almacenamiento, empaque y embalaje se mantengan en buen
  estado de operación y gestionar su mantenimiento
  preventivo y correctivo.

• Controlar, el material reintegrado al almacén
  central resultado de las devoluciones.

• Estipular periódicamente las entradas y
  salidas del producto.

• Promover, aplicar y vigilar el cumplimiento de las
  normas de seguridad e higiene en la operación del
  almacén central procurando la protección de los
  diversos productos contra robo, y mermas que afecten los
  procesos de distribución y
  comercialización.

• Aplicar medidas de control interno a fin de asegurar
  la operación del almacén y la seguridad del
  material resguardado.

• Procurar la coordinación con las áreas
  que tengan vinculación con el Departamento, a fin de
  facilitar la toma de decisiones y la actualización
  constante de los procesos Operativos y
  sistemáticos.

Para llevar a cabo todas estas funciona el departamento
de almacén cuenta con 1 jefe de departamento, 1
almacenista, 1 asistente de almacén y 1 aprendiz del INCES
para un total 4 empleados trabajando en almacén
central.

Cuenta con 1 carretilla propia y con 1 montacargas que
no es de potestad exclusiva, sino que es un equipo que utilizan
todas las áreas de trabajo circundante.

Todo el trabajo se desarrolla entre 1 almacén
principal conocido como Almacén General 001 y 8 almacenes
satélites en Taller Central, que a continuación se
especifican (ver Tabla 1):

Tabla 1. Almacenes de Taller
central

Fuente: Gerencia Corp. De RRHH

Descripción de las operaciones de
almacén

Entradas

Entrada por orden de compra

Una vez que se genera una necesidad en alguna unidad
operativa ya sea planificada o no el primer paso es generar una
Requisición De Materiales en el Sistema Administrativo
Integral, esto lo puede realizar cualquier empleado autorizado
con un usuario y clave para ingresar al sistema. Estas
requisiciones quedan pendientes esperando por la
autorización por parte del Gerente de Taller o el Gerente
de Procura, en el momento en que esto pasa, la requisición
entra al dominio del Departamento de Compras quienes deben
solicitar las cotizaciones correspondiente a los proveedores,
para poder realizar la negociación respectiva, que cuando
culmina se realiza la orden de compra con la cual el proveedor
procede a hacer despacho de los productos que deben llegar y ser
recibidos por almacén junto con la factura de compra para
poder darle entrada al sistema y por último una vez
registrado se procede o bien a ubicar en el almacén a la
espera de que sea solicitado o se despacha directamente a la
unidad solicitante (ver Figura 4)

Figura 4. Flujograma de entrada por
orden de compra

Fuente: Propia del autor

Entrada por caja chica

Existes necesidades que surgen de emergencia y no pueden
o no deben esperar todo el proceso regular de compra, para esto
algunas unidades operativas se le asigna una caja chica para este
tipo de compras. En el momento que surge la necesidad el
responsable de la unidad hace uso de dichos fondos para comprar
directamente en el proveedor los productos requeridos,
posteriormente debe pasarle solo la factura a almacén para
darle entrada al sistema de inventarios a través de la
función "Entrada por caja chica", en este caso no se ubica
en almacén debido a que por tratarse de compras de
emergencia y hechas directamente por la unidad solicitante el
producto no pasa por el proceso regular de requisición,
orden de compra y cheque o facturación. Este proceso es
netamente administrativo pues inmediatamente al darle entrada a
sistema debe solicitarse que se elabore el vale
electrónico para hacerle la salida (Ver Figura
5)

Figura 5. Flujograma de entrada por
caja chica

Fuente: Propia del autor

Entrada de material recuperado

En ocasiones existen repuestos, materiales o insumos que
luego de ser despachados se pueden reutilizar o se pueden reparar
para su reutilización, este tipo de almacenaje no posee
una forma de entrada al sistema de gestión de inventarios,
por lo tanto el procedimiento no es totalmente manual a
través de un libro donde al momento de llegar el material
recuperado a almacén es registrado y almacenado de forma
independiente para poder localizarlo.

Salidas

Salida por vale electrónico

Toda salida de material, insumos o repuestos que se
encuentran en el sistema de inventarios deben ser solicitados a
través de una vale electrónico. Cuando una unidad
requiere solicitar productos a almacén debe ingresar a la
opción "Vales Electrónicos de Materiales…" e
incluir un nuevo vale electrónico con todos los productos
solicitados, guardarlo, procesarlo y con el numero de vale
electrónico dirigirse al almacén donde los
productos son ubicados y al ser entregados el solicitante, este
debe firmar en la guía de salidas el numero de vale
correspondiente como despachado. El último paso es dar
salida al vale por parte del despachador en la función
"Vales Electrónicos pendiente por dar salida" y procesar
el vale para que el sistema le dé finalmente salida del
inventario de productos. (ver Figura 6)

Figura 6. Flujograma de salida por
vale electrónico

Fuente: Propia del autor

Material Recuperado

Existen materiales, insumos y materiales que se pueden
reutilizar o que pueden ser reparados para su
reutilización, a esto se le llama material recuperado.
Este tipo de inventario no posee una entrada forma en el sistema,
lo que se hace es realizar un ajuste de forma manual en las
cantidades del sistema correspondiente al producto recuperado en
un deposito especial creado para tales fines.

Despacho de Equipos de Protección
Personal

Semanalmente es necesario dotar a todos los obreros con
algunos equipos de seguridad menores tal como lo son los guantes
y las mascarillas; de los cuales se hace un estimado semanal, se
elabora un vale electrónico por dicha cantidad y
posteriormente se vas despachando a medida que los empleados lo
van solicitando en el almacén, lo único que
necesitan es firmar como recibido una guía de despacho de
EPP.

Préstamos

El procedimiento para el préstamo de herramientas
o materiales también es manual, no se lleva en el sistema
de gestión de inventario sino una contabilización
manual, el solicitante pide que se le sea ubicada la herramienta
o material, se llena un renglón del cuaderno de
préstamos, se hace firmar al solicitante el despacho, una
vez haya culminado su trabajo con la herramienta o material lo
devuelve y es rellenado el cuadro de devolución con fecha
y firma del receptor.

CAPÍTULO III

Marco
teórico

El presente capitulo contiene los basamentos
teóricos en los cuales se fundamenta la
investigación

Sustentación teórica

• Estudio

Es una técnica para determinar con la mayor
exactitud posible, partiendo de un número de
observaciones, el tiempo para llevar a cabo una tarea determinada
con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido.

• Historia

Se deben compaginar las mejores técnicas y
habilidades disponibles a fin de lograr una eficiente
relación hombre-máquina. Una vez que se establece
un método, la responsabilidad de determinar el tiempo
requerido para fabricar el producto queda dentro del alcance de
este trabajo. También está incluida la
responsabilidad de vigilar que se cumplan las normas o
estándares predeterminados, y de que los trabajadores sean
retribuidos adecuadamente según su rendimiento. Estas
medidas incluyen también la definición del problema
en relación con el costo esperado, la reparación
del trabajo en diversas operaciones, el análisis de cada
una de éstas para determinar los procedimientos de
manufactura más económicos según la
producción considerada, la utilización de los
tiempos apropiados y, finalmente, las acciones necesarias para
asegurar que el método prescrito sea puesto en
operación cabalmente.

• Alcance

A pesar de que a Frederick W. Taylor se le considera el
padre del estudio de tiempos, esta práctica ya se
venía dando desde 1760, por un francés apellidado
Perronet quién realizó estudios sobre la
fabricación de alfileres del no. 6. Setenta años
más tarde, Charles Babbage hizo estudios de tiempos
relacionados con alfileres comunes del no. 11, y cuyos resultados
sorprendieron ya que determinó que una libra de alfileres
(5,546 unidades) debían fabricarse en 7.6892 horas.
[5].

En 1881, Taylor comenzó su trabajo de estudio de
tiempos y doce años después desarrolló un
sistema basado en "tareas" en donde proponía que la
administración de una empresa debía encargarse de
planear el trabajo de cada empleado por lo menos con un
día de anticipación y que cada hombre debía
recibir instrucciones por escrito que describieran su tarea a
detalle para evitar confusiones.

En 1903, en la reunión de la A.S.M.E efectuada en
Saratoga, Taylor presentó su famoso artículo "
Administración del taller", cuya metodología fue
aceptada por muchos industriales reportando resultados muy
satisfactorios. En 1917, C. Bernard Thompson informó
acerca de 113 plantas o fábricas que habían
implantado la " administración
científica".

De ellas, 59 consideraron que habían tenido
éxito rotundo, 20 sólo éxito parcial y 34 un
fracaso completo. Finalmente, en julio de 1947 se aprueba una ley
que permite utilizar el estudio de tiempos en la
Secretaría de Guerra de los Estados Unidos. En la
actualidad no existe ninguna restricción en la
aplicación de estudio de tiempos en ninguna empresa o
país industrializado.

• Elementos y Preparación para el Estudio de
  Métodos:

Es necesario que, para llevar a cabo un estudio de
tiempos, el analista tenga la experiencia y conocimientos
necesarios y que comprenda en su totalidad una serie de elementos
que a continuación se describen para llevar a buen
término dicho estudio.

• Selección de la operación :

Que operación se va a medir. Su tiempo, en primer
orden es una decisión que depende del objetivo general que
perseguimos con el estudio de la medición. Se pueden
emplear criterios para hacer la elección:

El orden de las operaciones según se presentan en
el proceso

La posibilidad de ahorro que se espera en la
operación. Relacionado con el costo anual de la
operación que se calcula mediante la siguiente
ecuación:

Según necesidades específicas.

• Selección del operador. Al elegir al
  trabajador se deben considerar los siguientes
  puntos:

Habilidad, deseo de cooperación, temperamento,
experiencia

• Actitud frente al trabajador

• El estudio debe hacerse a la vista y conocimiento de
  todos

• El analista debe observar todas las políticas
  de la empresa y cuidar de no criticarlas con el
  trabajador

• No debe discutirse con el trabajador ni criticar su
  trabajo sino pedir su colaboración.

• Es recomendable comunicar al sindicato la
  realización de estudios de tiempos.

• El operario espera ser tratado como un ser humano y
  en general responderá favorablemente si se le trata
  abierta y francamente.

• Análisis de comprobación del
  método de trabajo:

Nunca debe cronometrar una operación que no haya
sido normalizada.

La normalización de los métodos de trabajo
es el procedimiento por medio del cual se fija en forma escrita
una norma de método de trabajo para cada una de
las operaciones que se realizan en la fábrica.

En estas normas se especifican el lugar de trabajo y sus
características, las máquinas y herramientas, los
materiales, el equipo de seguridad que se requiere para ejecutar
dicha operación como lentes, mascarilla, extinguidores,
delantales, botas, etc. Los requisitos de calidad para dicha
operación como la tolerancia y los acabados y por
último, un análisis de los movimientos de mano
derecha y mano izquierda.

Un trabajo estandarizado o con normalización
significa que una pieza de material será siempre entregada
al operario de la misma condición y que él
será capaz de ejecutar su operación haciendo una
cantidad definida de trabajo, con los movimientos básicos,
mientras siga usando el mismo tipo y bajo las mismas condiciones
de trabajo.

La ventaja de la estandarización del
método de trabajo resulta en un aumento en la habilidad de
ejecución del operario, lo que mejora la calidad y
disminuye la supervisión personal por parte de los
supervisores; el número de inspecciones necesarias
será menor, lográndose una reducción en los
costos.

• Ejecución del estudio de tiempos

Obtener y registrar toda la información
concerniente a la operación.

Es importante que el analista registre toda la
información pertinente obtenida mediante
observación directa, en previsión de que sea
menester consultar posteriormente el estudio de
tiempos.

La información se puede agrupar como
sigue:

• Información que permita identificar el
  estudio de cuando se necesite.

• Información que permita identificar el
  proceso, el método, la instalación o la
  máquina

• Información que permita identificar al
  operario

• Información que permita describir la
  duración del estudio.

Es necesario realizar un estudio sistemático
tanto del producto como del proceso, para facilitar la
producción y eliminar ineficiencias, constituyendo
así el análisis de la operación y para lo
que se debe considerar lo siguiente:

• Objeto de la operación.

Hay que determinar si una operación es necesaria
antes de tratar de mejorarla. Si una operación no tiene
objeto útil, o puede ser reemplazada o combinada con otra,
debe ser eliminada por lo que se puede suspender el
análisis de dicha operación.

• Diseño de la pieza.

El diseño de los productos utilizados en un
departamento es importante. El diseño determina cuando un
producto satisfará las necesidades del cliente.
Éste es un factor de mayor importancia que el costo. Los
diseños no son permanentes y pueden ser cambiados. Es
necesario investigar el diseño actual para ver si
éste puede ser cambiado con el objeto de reducir el costo
de manufactura sin afectar la utilidad del producto.

• Tolerancias y eficiencias.

Las especificaciones son establecidas para mantener
cierto grado de calidad. La reputación y demanda de los
productos depende del cuidado de establecer y mantener
especificaciones correctas. Las tolerancias y especificaciones
nunca deben ser aceptadas a simple vista. A menudo una
investigación puede revelar que una tolerancia estricta es
innecesaria o que por el contrario, haciéndola muy
rigurosa, se pueden facilitar las operaciones subsecuentes de
ensamble.

• Material.

Los materiales constituyen un gran porcentaje del costo
total de cada producto por lo que la selección y uso
adecuado de estos materiales es importante; Una selección
adecuada de éstos da al cliente un producto terminado
más satisfactorio, reduce el costo de la pieza acabada y
reduce los costos por desperdicio, lo que hace posible vender el
producto a un precio menor.

• Proceso de manufactura.

Existen varias formas de producir una pieza. Se
desarrollan continuamente mejores métodos de
producción. Investigar sistemáticamente los
procesos de manufactura ideará métodos
eficientes.

• Preparación de herramientas y
  patrones.

La magnitud justificada de aditamentos y patrones para
cualquier trabajo, se determina principalmente por el
número de piezas que van a producirse. En trabajos de baja
actividad únicamente se justifican aditamentos y patrones
especiales que sean primordiales. Una alta actividad usualmente
justifica utensilios especiales debido a que el costo de los
mismos se prorratea sobre un gran número de
unidades.

• Condiciones de trabajo.

Las condiciones de trabajo continuamente deberán
ser mejoradas, para que la planta esté limpia, saludable y
segura. Las condiciones de trabajo afectan directamente al
operario. Las buenas condiciones de trabajo se reflejan en salud,
producción total, calidad del trabajo y moral del
operario.

• Manejo de materiales.

La producción de cualquier producto requiere que
sus partes sean movidas. Aunque la carga sea grande y movida a
distancias grandes o pequeñas, este manejo debe analizarse
para ver si el movimientos se puede hacer de un modo más
eficiente. El manejo añade mayor costo al producto
terminado, por razón del tiempo y mano de obra empleados.
Una buena regla para recordar es que, la pieza menos manejada
reduce el costo de producción.

• Distribución de maquinaria y
  equipo.

Las estaciones de trabajo y las máquinas deben
disponerse en tal forma que la serie sistemática de
operaciones en la fabricación de un producto sea
más eficiente y con un mínimo de manejo.

• Principios de economía de
  movimientos.

Las mejoras de métodos no necesariamente
envuelven cambios en el equipo y su distribución. Un
análisis cuidadoso de la localización de piezas en
el área de trabajo y los movimientos requeridos para hacer
una tarea, resultan a menudo en mejoras importantes. Una de las
fuentes de mayores gastos inútiles en la industria
está en el trabajo que es ejecutado al hacer movimientos
innecesarios o inefectivos. Este desperdicio puede evitarse
aplicando los principios experimentados de economía de
movimientos.

• Equipo Utilizado

El estudio de tiempos exige cierto material fundamental
como lo son: un cronómetro o tabla de tiempos, una hoja de
observaciones, formularios de estudio de tiempos y una tabla
electrónica de tiempos.