Diseño de un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total
AGENDA DE PRESENTACIÓN EL PROBLEMA (Gp:) Tipo de estudio
Población y muestra Instrumentos Procedimientos RESULTADOS
DISEÑO METODOLÓGICO OBJETIVOS DE LA
INVESTIGACIÓN (Gp:) Diagnostico de la situación
actual Descripción de los resultados PRESENTACIÓN
DEL PRODUCTO RESULTADO DEL ESTUDIO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
(Gp:) General Especifico
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES
P.M.H, tiene como función principal procesar y despachar
mineral de Hierro de acuerdos a los requisitos exigidos por los
clientes. FERROMINERA Altos niveles de Calidad Y Productividad
Unidades Productivas Iniciativas Eficiencia en la gestión
de los recursos y procesos internos
TOMA DE DECISIONES Se deriva la necesidad de Diseñar un
Sistema de Gestión Automatizado para la Medición y
Análisis de la Productividad Total PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA Necesidad de una nueva herramienta de gestión
Falta de indicadores claramente definidos Necesidad de mejoras
Cantidad de información de uso diario Exigencias de los
clientes El cumplimiento de los objetivos, no se refleja bajo
informes de gestión Superintendencia de Operaciones P.M.H
Factores que intervienen en el proceso productivo Conocer la
productividad de la unidad
OBJETIVO GENERAL DISEÑAR UN SISTEMA DE GESTIÓN
AUTOMATIZADO PARA LA MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA
PRODUCTIVIDAD TOTAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES DE
P.M.H EN C.V.G FERROMINERA ORINOCO C.A
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar los fundamentos
teóricos sobre, indicadores de gestión, sistemas de
control de gestión y sistemas de medición y
análisis de la productividad, productividad total.
Diagnosticar la situación actual de la Superintendencia de
Operaciones de P.M.H en torno a: entradas y salidas de los
procesos, actividades, control de gestión, manejo de
información y recursos. Identificar los factores que
afectan actualmente la productividad en la Superintendencia de
Operaciones de P.M.H. Determinar los requerimientos de los
usuarios, para incorporarlos al sistema de gestión
propuesto.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar los diferentes diagramas de
flujo de datos del sistema de gestión propuesto. Definir
los indicadores de gestión que permitan medir las
diferentes variables que intervienen en las actividades de la
Superintendencia de Operaciones P.M.H. Diseñar el sistema
de gestión propuesto, elaborando un prototipo, que
satisfaga los requerimientos de los usuarios. Elaborar el manual
del usuario del sistema de gestión propuesto.
TIPO DE ESTUDIO APLICADA: El estudio está orientado a un
problema específico como lo es la ausencia de un sistema
de gestión para la medición y análisis de la
productividad total en la superintendencia. El diseño del
sistema es una aplicación de la investigación.
DESCRIPTIVO: Comprendió la descripción, registro,
análisis e interpretación de la situación
actual en cuanto a la productividad en la Unidad, esto
permitió trabajar sobre realidades de hechos y
características fundamentales.
POBLACIÓN Y MUESTRA La población coincidió
con la muestra, la cual estuvo conformada por las operaciones que
se llevan a cabo en la Superintendencia tales como: procesos
medulares, procesos de soportes, objetivo funcional, servicio y
clientes. Para efectos de la aplicación del instrumento de
recolección de datos como cuestionario y entrevistas, se
tomó en consideración el personal adscrito a la
Superintendencia de Operaciones P.M.H.
INSTRUMENTOS Para la recolección de los datos e
información necesaria se utilizaron los siguientes
instrumentos: Entrevistas. Cuestionario. Observación
directa. Manual de la empresa. Informes internos de la empresa.
Paquetes computarizados. Red Internet y bibliotecas.
PROCEDIMIENTOS Revisión bibliográfica Diagnostico
de la situación actual Requerimientos de los usuarios
Factores que afectan la productividad Definición de los
indicadores Elaboración de formatos Diseño de los
diagramas de flujo Diseño y desarrollo del sistema
Elaboración del manual del usuario Aplicación del
instrumento de recolección de datos
(Gp:) Jefatura de Área Servicio de Limpieza (Gp:) Gerencia
General de Operaciones (Gp:) Gerencia de P.M.H (Gp:)
Superintendencia de Operaciones de P.M.H (Gp:) Jefatura de Turno
Operaciones (Gp:) Supervisión Servicio de Limpieza
Línea de Producción (Gp:) Supervisión
Servicio de Limpieza Línea de Transferencia y Despacho
(Gp:) Supervisión de Operaciones Línea de
Producción (Gp:) Supervisión de Operaciones
Línea de Transferencia y Despacho Descripción de la
unidad: DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS Dada la
estructuración del proceso productivo en la
Superintendencia de Operaciones, se procesa, transfiere y
despacha mineral de Hierro y se ejecuta programas de limpieza en
todo el sistema de procesamiento.
Plan de producción (P.M.H – 2.005): “a)
mantener una disponibilidad de los sistemas de volteo,
trituración, secado, apilamiento y despacho mayor o igual
a 85%, b) cumplir el programa de seguridad e higiene industrial
en 90% de las actividades planificadas y registrar un
índice de frecuencia máximo de 9, c) continuar con
los cronogramas de los sistemas de gestión de la gerencia,
calidad, ambiente y seguridad, d) cumplir el 80% del programa de
mantenimiento preventivo de equipos pesados”.
DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS El objetivo funcional:
“Asegurar el cumplimiento de los programas de
producción establecidos por la gerencia de P.M.H, tanto en
los procesos de producción como en el de transferencia y
despacho en términos de calidad, oportunidad y
costos”
Funciones de la unidad: Participar en la elaboración de
los planes y programas de las áreas de volteo,
trituración, transferencia y despacho del mineral. Cumplir
con el SGC y el SGA. Ejecutar efectivamente las operaciones en
cada una de las áreas. Coordinar con los clientes externos
las actividades necesarias para lograr el cumplimiento del
suministro del mineral de Hierro. Cumplir con los
estándares de costo. DESCRIPCIÓN DE LOS
RESULTADOS
EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) PROCESO DE
PRODUCTIVIDAD MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA
PRODUCTIVIDAD (Gp:) Aplicación de Modelo (Gp:)
DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN (Gp:) Sistema
de Indicadores (Gp:) CODIFICACIÓN EN VISUAL BASIC (Gp:)
Sistema de Gestión Propuesto (Gp:) RESULTADOS (Gp:)
Informe de Gestión (Gp:) Modelo de Excelencia de
Gestión (Gp:) Diagnóstico (Gp:) ENTREVISTA
OBSERVACIÓN DIRECTA (Gp:) Toma de Decisiones
EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA Y DESPLIEGUE DE OBJETIVOS 1.1
Análisis y Planes Estratégicos (67%) –
Revisión de la estrategia del negocio considerando el
FODA. – Formulación de Objetivos y Proyectos
Estratégicos. – Mecanismos de seguimiento y control
periódico. 1.2 Despliegue de objetivos (55%) – Mecanismos
para el despliegue de objetivos estratégicos hasta niveles
operativos. – Cada unidad posee y ejecuta planes, programas y
proyectos. 1.3 Proyecciones de Desempeño e índices
a mediano plazo (76%) – Elabora proyecciones de desempeño
considerando los aspectos de mercado, financieros, recursos
humanos, parámetros operacionales claves y de clientes.
INFORMACIÓN Y ANALISIS 2.1 Tipo y Alcance de la
Información (65%) – Definición de indicadores y
estándares en todas las áreas. –
Normalización de los reportes y conocidos en todos los
niveles. 2.2 Sistema de Información y Control de
Gestión (55%) – Disposición de un sistema de
información integral con base a indicadores y
estándares. – Evaluación periódica del
sistema de información. 2.3 Utilización de la
Información e Indicadores (48%) – Toma de decisiones en
base a los indicadores en los reportes de información –
Aplicación de practicas gerenciales tales como: tablero de
control, pizarras, entre otros.
EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Existe un
cumplimiento del 38%. “Suceptibles a mejoras”
Mano de obra DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Capacitados tanto interno como externamente de la empresa. Los
operadores son rotados de una línea a otra y de una
ocupación a otra. No se realiza medición de la
productividad de mano de obra, por carecer de un instrumento de
medición que le permita detectar las fallas en este
aspecto.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Documentación y control No dispone de una herramienta
eficaz que permita evaluar, controlar y comparar el
desempeño actual de su gestión de una manera
sinóptica a través de gráficos y cuadros
comparativos. Toda la información concerniente al
comportamiento de las variables inmersas en el proceso productivo
es obtenida de los informe de gestión generados por la
Superintendencia de Planificación y Control. Se especifica
la actuación de la operaciones del proceso las 24 horas
del día, en ellos se evidencia los indicadores y las
variables más importantes que se encuentran el
informe.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Documentación y control No posee los factores
críticos (misión, visión) y objetivos
estratégicos claramente definidos ni a corto, mediano y
largo plazo. Su planificación se realiza tomando como base
el plan corporativo de la empresa, los lineamientos y estrategias
asociados a una unidad que se consideran que permitirán el
cumplimiento del las metas de la organización. Se cuenta
con un reporte de operaciones por turnos, el cual suministra toda
la información referente a los resultados de las
operaciones por turnos.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Documentación y control La información es manejada
de manera general en la Superintendencia, lo que no permite que
se conozcan las desviaciones específicas de cada unidad de
gestión. La información es afectada por las
opiniones subjetivas de quien la suministra, lo que impide su
correcto procesamiento y confiabilidad. No se realiza un
evaluación de los programas como base para continuar las
actividades que conducen al logro de sus objetivos.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Materia prima La
retraso en la llegada del mineral proveniente de la mina
(esperando tren cargado), trae como consecuencia demoras en el
sistema productivo ocasionando retrasos considerables en la
producción, provocando paradas en el proceso por no tener
vagones disponibles en el tiempo requerido para efectuar las
operaciones en el volteo. Proveedor Superintendencia de
Operaciones FFCC Gerencia de FFCC Cliente Superintendencia de
Operaciones P.M.H Volteador de vagones
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Maquinarias y
equipos Presentan fallas en sus componentes eléctricos y
mecánicos esto afecta la efectividad de sus operaciones y
repercute en las constantes demoras que se presentan en el
proceso productivo, impactando de manera negativa la
productividad de las maquinarias.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Maquinarias y
equipos Las máquinas se mantienen ociosas a consecuencia
de: En el cambio de turno los operadores no espera su respectivo
relevo en su sitio de trabajo, trayendo como consecuencia
interrupciones en las operaciones. Cuando no hay material
disponible o cuando el operador decide apagar la maquinaria por
razones personales. ESTAS CONDICIONES ROMPEN EL PROCESO DE
PRODUCTIVIDAD
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Calidad y
productividad Falta de un sistema de evaluación en base a
indicadores. La productividad no ha sido una cultura que se ha
cultivado en la mente de todos los trabajadores. La alta gerencia
ha prestado más atención a la calidad de los
productos que a la calidad de los procesos. Reflejan sus logros
productivos en vallas y en anuncios de prensa, pero no dicen
cuánto costó ese resultado y si el mismo
respondía a las necesidades de los clientes.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Atención
al cliente No se posee una encuesta de satisfacción del
cliente. Es necesario destacar, la importancia de la
utilización de un instrumento de medición de la
satisfacción del cliente dentro de la Superintendencia,
dado que a través de esta medición se podría
descubrir como el cliente percibe el servicio que se le
está brindando independiente de que este haya sido
efectivo y eficiente.
PROCESO DE PRODUCTIVIDAD
FACTORES QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD Factores
tecnológicos No existe un control en la
planificación de las horas extras. Excesivas demoras en el
proceso productivo. Problemas en la calidad en el mineral
proveniente de la mina, dado que el mineral por sus
características físico-químicas presenta
cierta grado de humedad y alto porcentaje de grueso.
Regulación y decretos gubernamentales, estos afectan tanto
al volumen de salidas como a la distribución de las
entradas.
FACTORES QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD Factores Técnico –
Organizativos No existen programas que permitan medir y evaluar
la productividad laboral dentro de cada unidad de gestión.
Rigurosos métodos mediante los cuales se presenta y se
lleva a cabo el trabajo (Procedimientos) Aumento en la demanda
del tiempo de descanso (comida, tiempo de transporte, relevo del
personal), lo cual influye en el retraso de los tiempos
programados, trayendo como consecuencia el incumplimiento de las
actividades en el tiempo previsto.
FACTORES QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD Factores Motivacionales
Actitud de los trabajadores. Influencia sindical. Condiciones
sociales de los trabajadores. Ambiente organizacional.
Condiciones egocéntricas de los trabajadores. Sistema de
incentivo y motivación.
REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS Evaluar en forma periódica
el avance en el cumplimiento los objetivos de las diferentes
actividades. Almacenar toda la información referente a las
actividades de trabajo diario y mensual de cada unidad de
gestión. Proporcionar resultados exactos y confiables.
Consultar los indicadores de gestión de las distintas
unidades. Los usuarios requieren: Controlar los reportes e
informe de gestión generados por el sistema. Detectar las
fallas y sus causas, así como las acciones
correctivas.
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS – Carta Estructurada (Gp:) (Gp:)
DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATO (Gp:) S (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:)
(Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:)
GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN
(Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) REPORTE DE
(Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:)
MEN (Gp:) Ú (Gp:) (Gp:) INDICADORE (Gp:) S (Gp:) (Gp:)
INICIO DE (Gp:) SESIÓN (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:)
(Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) MENÚ
(Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:)
INDICADORES (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MEN (Gp:)
Ú (Gp:) (Gp:) INDICADORE (Gp:) S (Gp:) (Gp:) PANTALLA
(Gp:) (Gp:) INICIAL (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:)
MENÚ (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) –
(Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:)
INDICADORES (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:)
(Gp:) – (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) INDICADORE (Gp:) S
(Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATO (Gp:) S (Gp:) (Gp:)
CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:)
(Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:)
GESTIÓN (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:)
(Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADOR (Gp:) ES (Gp:) (Gp:)
REPORTE DE (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:)
(Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME
DE (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) REPORTE
DE (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) DES (Gp:) CARGA DE (Gp:)
(Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:)
(Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME
DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:)
DATOS (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:)
REPORTE DE (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN
(Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:)
MENÚ (Gp:) (Gp:) PRINCIPAL (Gp:) (Gp:) GESTIÓN
(Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:)
GESTIÓN (Gp:) (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:)
INDICADORES (Gp:)
Variables del proceso Datos de indicadores Datos de Usuario
Reportes Mensuales Informes Semanales Indicadores Informes
Mensuales Informe Anual Sistema de Gestión Automatizado
para la Medición y Análisis de la Productividad
Total Fecha Requerimientos estadísticos Suptcia. de
Operaciones Gerencia de P.M.H Sptcia. Planificación y
Control DIAGRAMA DE CONTEXTO – NIVEL 0
DIAGRAMA DE CONTEXTO – NIVEL 1 Contraseña de Usuario
Requerimientos Estadísticos Usuario Autorización
del usuario Cálculos de 2 Descarga de Datos SISTEMA DE
GESTIÓN 3 Generación reportes e informes de
gestión Reportes y/o Informes de Gestión 1
Identificación del Usuario Usuario Indicadores
ESTRUCTURA PIRAMIDAL DE LOS INDICADORES Superintendencia de
Operaciones Indicadores de productividad Indicador de costo
Indicador de calidad Indicador satisfacción al cliente
Medición de la Productividad Jefatura de Turno Operaciones
Indicadores de Productividad Indicador de costo Indicadores de
eficiencia Jefatura Área Servicios de Limpieza Indicadores
de seguridad Indicadores de costo Indicadores de eficiencia
Supervisión Línea de Producción Indicadores
de Productividad Indicadores operacionales (eficiencia)
Indicadores operacionales (varios) Indicadores de seguridad
Supervisión Línea de Transferencia y Despacho
Indicadores de Productividad Indicadores operacionales
(eficiencia) Indicadores operacionales (varios) Indicadores de
seguridad GESTIÓN ESTRATEGICA Control de gestión
global GESTIÓN LOGISTICA Control de gestión
funcional GESTIÓN TACTICA Control de gestión
operacional
CRITERIOS DE DISEÑO El uso de formatos para la
recolección de la data Números de trabajadores.
Horas – trabajador. Seguridad – relaciones de
lesiones personales. Días efectivamente trabajados.
Adiestramiento al personal. Encuesta de medición de
satisfacción al cliente.
CRITERIOS DE DISEÑO Estructura y definición de los
indicadores de gestión Actividades objeto de seguimiento y
control: Actividades del personal: se requiere medir el tiempo
real de trabajo por cada turno, para determinar si los operadores
están laborando eficiente y efectivamente. Atención
de No conformidades: es necesario medir las no conformidades
presentadas en un periodo de tiempo determinado han sido
atendidas, esto le permitirá en caso de que no todas las
no conformidades sean atendidos, determinar las causas
raíces que han influido para que estas no se eliminen,
luego tomar acciones que se consideren necesarias.
CRITERIOS DE DISEÑO Estructura y definición de los
indicadores de gestión Actividades objeto de seguimiento y
control: Atención al cliente: dado que los clientes son
una fuente de información de gran importancia para la
mejora de los procesos, es vital evaluar la satisfacción
de los clientes y determinar si se cumple con sus requerimientos
para así establecer acciones en búsqueda de la
excelencia.
CRITERIOS DE DISEÑO Se definieron los indicadores de
gestión, considerando su alineación con los
objetivos de la Superintendencia Productividad laboral.
Sobretiempo. Ausentismo. Número de trabajadores.
Días efectivamente trabajados. Seguridad. Índice de
adiestramiento al personal. ACTIVIDADES DEL PERSONAL:
ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN
LA VERSIÓN DE DESCARGA