Diseño de un sistema de indicadores automatizado utilizando el modelo de FIM productividad
El presente trabajo permitió dar respuesta al siguiente
planteamiento problemático: cuáles son los
indicadores de gestión necesarios para la
evaluación del desempeño y mejora continua de la
empresa Jabes Productions C.A que arrojara como resultado
información relevante para la evaluación de la
gestión y posterior toma de decisiones estratégicas
en función de los objetivos de la organización
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
OBJETIVOS Diseñar un sistema automatizado de indicadores
utilizando el modelo de FIM PRODUCTIVIDAD para la medición
de la gestión de la empresa Jabes Productions C.A, para la
toma de decisiones estratégicas por parte de la alta
gerencia y la mejora en el desempeño de la
organización. OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS Analizar referencias bibliográficas y
documentación teórica referida a medición de
la gestión y al modelo de FIM PRODUCTIVIDAD, para
identificar modelos y herramientas para su aplicación
dentro de la organización. Analizar la situación
actual de la organización en cuanto a mecanismos para la
medición de la gestión dentro de la empresa.
Identificar los requerimientos de medición para la empresa
Diseño de indicadores de gestión para cada
área de la empresa de acuerdo a los requerimientos
identificados . Diseñar la base de datos en el programa
Excel para el sistema automatizado de indicadores OBJETIVOS
ESPECIFICOS
SITUACIÓN PROPUESTA “Ser la empresa líder en
Venezuela en Suministros de Soluciones Audiovisuales, con
elevados estándares de calidad, oportunidad y
satisfacción de nuestros clientes, con un sistema de
mejora continua de nuestros procesos siendo de impacto para la
sociedad y el país”. VISIÓN
SITUACIÓN PROPUESTA “suministrar equipos
audiovisuales de alta calidad, a precios competitivos haciendo
énfasis en un excelente servicio al cliente como
máxima prioridad y teniendo al Recurso Humano como
patrimonio más importante de la organización”
MISIÓN
Situación Actual
Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES
DENTRO DE LA EMPRESA PLANIFICACIÓN Existen formatos donde
se registran los datos históricos de los servicios
efectuados por la empresa en los últimos 2 años, en
donde es posible verificar la cantidad de servicios prestados por
la empresa, el cliente que recibió el servicio, el
número de horas trabajadas, entre otros aspectos.
Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES
DENTRO DE LA EMPRESA PUBLICIDAD Y MERCADEO En la actualidad no
existen mecanismos para la medición de la gestión
en esta área, igualmente para la identificación de
nuevos clientes o de nuevos mercados. Por otro lado, la empresa a
realizado un seguimiento de los nuevos clientes adquiridos por la
empresa, aunque se desconocen datos importantes sobre su
captación. CALIDAD No poseen formatos de
recolección de algún tipo de
información.
Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES
DENTRO DE LA EMPRESA FINANZAS Existen bases de datos dentro de la
empresa que registran el total de ingresos y egresos facturados
por cada mes del año en los últimos 2 años.
Esta información es detallada sobre cada ingreso y cada
egreso dentro de la organización. No existen mecanismos
actualmente para manejar esta información. RECURSOS
HUMAMOS Existen bases de datos que registran la cantidad de horas
trabajadas por semana por los operarios. No existe procedimientos
para el trabajo de esta información.
Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES
DENTRO DE LA EMPRESA MANTENIMIENTO Existen bases de datos
referente al inventario de cada uno de los equipos dentro de la
empresa. Igualmente existen formatos para el control
específico referente al uso de las lámparas de los
Video Proyectores Multimedia (Video Beam).
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN
ELEMENTOS CLAVES DE GESTIÓN NATURALEZA DE LA EMPRESA
MODELO FIM PRODUCTIVIDAD
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN
ELEMENTOS CLAVES DE GESTIÓN Mantenimiento y disponibilidad
de los equipos Establecimiento y cumplimiento de metas
financieras y servicios prestados Captación de clientes
Satisfacción de los clientes por los servicios prestados
Uso adecuado de los recursos en equipos y personal.
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD De acuerdo al modelo de FIM PRODUCTIVIDAD
establece la definición de las funciones de las unidades
de la empresa y posteriormente la normalización del
indicadores. A continuación las funciones y los
indicadores diseñados
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD Definición El objetivo Los niveles de
referencia La responsabilidad Los puntos de lectura La
periodicidad El sistema de procesamiento y toma de decisiones Las
consideraciones de Gestión
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD Definición Es la expresión
matemática que cuantifica el estado de la
característica o hecho que queremos controlar Objetivo
Expresa el lineamiento político, la mejora que se busca y
el sentido de esa mejora
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD Niveles de referencia El acto de medir se
realiza a través de la comparación y ésta no
es posible si no contamos con una referencia contra la cual
contrastar el valor de un indicador
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD Responsabilidad Se refiere a la necesidad de
especificar y clarificar a quien le corresponde actuar en cada
momento y en cada nivel de la organización, frente a la
información que nos está suministrando el indicador
y su posible desviación respecto a las referencias
escogidas
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD Puntos de lectura Se debe definir quien hace,
organiza las observaciones y define las muestras y con qué
instrumentos. Periodicidad ¿Cuándo hacer la
medición?
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD Sistema de Procesamiento y toma de decisiones
El sistema de información es el que debe garantizar que
los datos obtenidos de las lecturas se presenten adecuadamente al
momento de la toma de decisiones.
ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO
FIM PRODUCTIVIDAD Consideraciones de Gestión En este
aspecto debe incluirse organizadamente las alternativas de
solución probadas
ANÁLISIS Y RESULTADOS
RESULTADOS
RESULTADOS Sistema automatizado SA
RESULTADOS Sistema automatizado SA
Actualmente, la empresa JABES PRODUCTIONS C.A, no cuenta con un
Sistema de Indicadores para la medición de la
Gestión de la empresa. En la actualidad, en la empresa
existen diferentes formularios de registro para la toma de
información referente a la gestión de la empresa
pero no existe un mecanismo definido para el tratamiento de la
información, medición u análisis. El modelo
implementado para el diseño de los indicadores de
gestión fue el definido por FIM PRODUCTIVIDAD, el cual
establece entre otros elementos la definición del
indicador, el objetivo, la responsabilidad, la frecuencia, las
consideraciones de gestión. CONCLUSIONES
Con la realización de este trabajo se lograron definir y
normalizar, nueve indicadores claves para la medición de
la gestión de la empresa JABES PRODUCTIONS C.A, los cuales
se encuentran alineados hacia el cumplimiento del objetivo de la
empresa en cuanto a los lineamientos definidos por la alta
dirección, de esta manera se facilitará toma de
decisiones. De estos indicadores 4 corresponden a eficacia, 3
para efectividad y 2 para eficiencia. Los niveles de referencia
de los indicadores son en su mayoría establecidos como
meta por parte de la alta dirección de la
organización. Esto basado en las necesidades que estos
manifestaron y a los objetivos estratégicos que esta
persigue. CONCLUSIONES
Se diseñaron las fichas técnicas para cada uno de
los indicadores propuestos con sus respectivos detalles. Se
diseño un sistema en Excel para el calculo automatizado de
los indicadores de gestión. Se definió que para su
manejo el responsable será el coordinador de
planificación CONCLUSIONES
Implantar el Sistema de Indicadores de Gestión propuesto,
como herramienta automatizada para el registro, procesamiento y
control de los datos generados, el cual le permite a la empresa
evaluar su desempeño en el tiempo. Asegurar que los datos
empleados para el cálculos de los indicadores sean
suministrados de manera oportuna y confiable, para que los
resultados arrojados por el sistema propuesto presente
precisión y confiabilidad. Presentar al personal de la
empresa el nuevo modelo de medición como un instrumento
beneficioso para la mejora corporativa y personal de cada miembro
que la compone. RECOMENDACIONES
Evaluar otras relaciones de indicadores para determinar mayor
amplitud en la elaboración de nuevos indicadores que
permitan obtener una idea mas precisa del comportamiento de la
gestión en el tiempo. Documentar el proceso de toma de
datos y el llenado de la información en Excel como
constancia dentro de la organización. RECOMENDACIONES