ABC costing

Introducción

La contabilidad de costos tradicional
responde claramente a paradigmas no válidos ya
para el actual estado de
la tecnología y las necesidades de adoptar
decisiones en base a una mejor información, dado el
alto nivel de competitividad.

Bajo la tecnología tradicional
de distribución de costos indirectos, se
realizan los prorrateos de costos de los centros
de servicios a los centros productivos; sin embargo,
los costos acumulados en los centros productivos son asignados a
los productos o procesos normalmente con base
en las horas máquina, horas hombre o unidades
producidas; pero estas bases no reflejan con precisión
los recursos consumidos por los diferentes productos o
procesos.

La metodología de Costeo
Basado en Actividades (Activity Based Costing) se basa en el
hecho de que una empresa para producir productos o
servicios necesita llevar a cabo actividades, las cuales consumen
recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego
el costo de las actividades es asignado a los
diferentes objetos de costo (producto,
servicios, grupos de clientes y regiones,
procesos, etc.) que demandan dichas actividades; de tal forma
lograse una mucho mayor precisión en la
determinación de los costos y de la
correlativa rentabilidad.

Los contables basados
en bibliografía propia de la era tayloriana, y
desconocedores de los procesos fabriles, continúan por
tradición y facilismo con un sistema de costeo que da
lugar a tomas de decisiones
y análisis incorrectos. Estas incorrecciones
generan errores en materia de fijación
de precios, cálculos de rentabilidades,
detección de desperdicios, costeo de productos y/o
servicios, y determinación de planes
y presupuestos.

Es hora de desmontar esas viajas ideas y
paradigmas, para reemplazarlos por nuevas concepciones adecuadas
tanto a las nuevas tecnologías de producción e
información, como así también a las nuevas
situaciones de alta competitividad.

El análisis de los costos es
fundamental a la hora de prevenir, detectar, reducir y eliminar
desperdicios.

Para dar solución a estos
inconvenientes y basados en el desarrollo de la nueva
tecnología informática, tenemos el aporte dado
por el sistema de Costeo Basado en Actividades, comúnmente
denominado ABC (Activity Based Costing).

El ABC interviene en el costeo de los
costos indirectos, distribuyéndolas entre las actividades
que consumen dichos recursos. El ABC es por tanto una tentativa
de transformar los costos indirectos en costos directos en la
forma de incidir en cada actividad, lo cual indudablemente exige
una mayor precisión que en las prácticas
tradicionales de costeo.

Para
el cálculo de los costos

En una economía sometida a
la globalización el correcto cálculo de
los costos a los efectos de su control y posterior
reducción resulta fundamental a los efectos
de poder competir eficazmente con los oferentes de
otros lugares del planeta. Ello además es también
fundamental a la hora generar estrategias válidas
para el mercado interior.

Ahora bien, cuales son estas
reglas:

• Primero: superar las barreras
  organizacionales en cuanto a áreas o sectores,
  para dar preponderancia a los
  procesos.

• Segundo: debe ayudar a detectar
  aquellas actividades y procesos no generadores
  de valor agregado para
  el cliente o la empresa, y por lo tanto
  ayuda a su eliminación.

• Tercero: concentra
  su atención más en la
  eliminación de las actividades innecesarias, que en la
  reducción de los costos de las
  actividades.

• Cuarto: permitir
  la fijación de precios
  competitivos para sus productos y/o servicios en el
  mercado.

• Quinto: evitar que
  actividades superavitarias financien a otras
  de carácter deficitaria

ABC?

El ABC fue generado como
un método destinado a dar solución a un
problema que tiene lugar en la mayoría de
las organizaciones que utilizar el sistema
tradicional de costeo, consistentes ello en:

• La incapacidad de reportar
  los costos de productos individuales a un
  nivel razonable de exactitud.

• La incapacidad de proporcionar
  retroinformación útil para
  la administración de la empresa a
  los efectos del control de
  las operaciones.

Por tales circunstancias, los directivos de
las empresas que venden una variedad de productos
y servicios toman decisiones cruciales para la marcha
de la organización, como lo son la
determinación de precios, la composición de
productos y
la tecnología de procesos a aplicar,
basándose en una información de costos
notoriamente inexacta e inadecuada.

Los sistemas tradicionales de costos basan
el proceso de "costeo" en el producto. Los costos
se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del
producto consume los recursos en proporción
al volumen producido. Por lo tanto, los atributos de
volumen del producto, tales como el número de horas de
mano de obra directa, horas máquina, cantidad invertida
en materiales, se utilizan como "direccionadores" para
asignar costos indirectos.

Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen
en cuenta la diversidad de productos en forma de tamaño o
complejidad. No existiendo tampoco una relación directa
entre el volumen de producción y
el consumo de costos.

Al contrario de lo antes expresado, el Costeo Basado en
Actividades basa el proceso de costeo en las actividades; lo cual
implica que los costos se rastrean de las actividades a los
productos, basándose para ello en la demanda de
productos para estas actividades durante el proceso de
producción. Por lo tanto, los atributos de las
actividades, tales como horas de tiempo de
preparación, o número de veces involucrados, se
utilizan como "direccionadores" para asignar los costos
indirectos.

Otra distinción importante entre los sistemas
de costo tradicionales y el sistema ABC es el alcance
de las operaciones. Los sistemas tradicionales, que se dedican
principalmente a la valoración del inventario,
analizan solamente los costos incurridos dentro de las paredes de
la fábrica. La teoría de ABC sostiene
que, debido a que virtualmente todas las actividades de la
empresa existen para apoyar la producción y la entrega de
los bienes y servicios actuales, se les debe incluir
integralmente como costos del producto no a los efectos de
los inventarios, sino a los de la toma de
decisiones.

O sea que para tomar una decisión correcta no
sólo debemos tener en cuenta el costo de
fabricación de un producto, sino también los costos
de publicidad, venta y entrega entre otros relacionados
al mismo. Entre los ejemplos de estos costos de
fabricación y de apoyo empresarial, que pueden dividirse y
remitirse a productos individuales o a familiar de productos,
cabe mencionar:

¿Qué
dio lugar al Sistema ABC?

Muchos gerentes entienden intuitivamente
que sus sistemas contables distorsionan los costos de los
productos, y hacen ajustes informales para compensar. Sin embargo
pocos gerentes pueden predecir la magnitud y el impacto de los
ajustes que deberían hacer.

El ABC se desarrolló por primera vez
como solución a estos problemas por dos
profesores de la Universidad de Harvard, Robin Cooper y
Robert Kaplan. Ellos identificaron tres factores independientes
pero simultáneos como las razones principales que
justifican la necesidad y la práctica del ABC:

• El proceso de estructura de
  costos ha cambiado notablemente. A principios de
  siglo, la mano de obra directa representaba aproximadamente
  el 50% de los costos totales del producto, mientras que los
  materiales representaban un 35% y
  los gastos generales el 15%. Ahora, los gastos
  generales normalmente hacienden a cerca del 60% del costo del
  producto, con los materiales en el orden del 30% y la mano de
  obra directa en tan sólo un 10%. Obviamente,
  el empleo de las horas de mano de obra directa como
  base de asignación tenía sentido hace 90
  años, pero no tiene validez dentro de la estructura de
  costos actual.

• El nivel de competencia que
  confrontan la mayoría de las firmas ha aumentado
  notoriamente. El entorno competitivo mundial y
  rápidamente cambiante no es un cliché, es una
  realidad perturbadora para muchas firmas. Conocer los costos
  reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta
  nueva situación competitiva.

• El costo de
  la medición ha bajado a medida que mejora la
  tecnología de procesamiento de la información.
  Incluso hace veinte años, el costo de acumular,
  procesar y analizar los datos necesarios para
  ejecutar un sistema de ABC habría sido prohibitivo.
  Hoy, sin embargo, estos sistemas de medición de
  actividades no sólo son financieramente accesibles,
  sino que una gran parte de los datos ya existen en alguna
  forma dentro de la organización. Por lo tanto,
  ABC puede resultar sumamente valioso para una
  organización, porque proporciona información
  sobre el alcance, costo y consumo de las actividades
  operativas.

¿Qué
beneficios y usos estratégicos pueden derivarse de esta
información?

En primer lugar tenemos costos de productos
más exactos, lo cual lleva a poder tomar mejores
decisiones estratégicas concernientes con:

• Determinación
  del precio del producto.

• Combinación de
  productos.

• Determinar la conveniencia de comprar o
  producir.

• Inversiones
  en investigación y desarrollo.

En segundo lugar la mayor visibilidad de
las actividades realizadas permite que una
empresa pueda concentrarse en la mejora de las actividades
de alto coste, y por otro lado detectar y eliminar las
actividades no generadoras
de valor agregado.

Podemos resumir las ventajas y beneficios
de la aplicación del ABC en los siguientes
puntos:

• Permite la
  investigación sobre las causas que originan las
  actividades y a su vez los costes.

• No plantea dificultades de
  implantación en cualquier tipo de
  organización.

• Es compatible con el método de
  Costes Totales, o Full Costing, ya que de hecho se fundamenta
  en el cálculo del coste total.

• Permite su adaptación tanto a
  los costes históricos como a los costes
  standard.

• Facilita la eliminación de
  aquellas actividades que no generan valor.

• Permite el cálculo "a priori" de
  actividades que se deseen incorporar, así como el
  impacto que las mismas producirían de llevarse a
  término.

• Facilita la toma de
  decisiones estratégicas ya que pone de manifiesto
  el nivel real de competitividad de la empresa,
  así como las posibilidades de éxito o
  fracaso frente a la competencia.

Principios del método ABC

Las dos ideas fundamentales de las cuales
parte la metodología en cuestión
son:

• Los productos no consumen costes sino
  actividades.

• Las actividades son las que realmente
  consumen recursos. Los costes son la expresión
  cuantificada de los recursos consumidos por las
  actividades.

De ello se deriva en primer lugar que la
gestión de los costes se deberá centrar,
principalmente en las actividades que los originan, llevando a
que la gestión óptima de las mismas genere la
reducción de los costes que de ellas se
derivan.

En segundo lugar debe establecerse una
relación causa / efecto entre las actividades y los
productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo de
actividades corresponde la imputación de mayores costes y
viceversa.

Por último y en tercer lugar,
tenemos que la mayor objetividad en la asignación de los
costes, resultante ello de conocer los recursos consumidos en
cada actividad. Por lo tanto la imputación al producto
o servicio será en función de
las actividades que haya producido o consumido.

La actividad y el
volumen producido

Un criterio tan usual como negativo que se
prodiga en el sistema tradicional de costes es la
consideración de repartir los costes indirectos en
función de un volumen determinado, que puede ser
producción, ventas, etc. El resultado de ello es que
cuando de un producto se producen pequeñas cantidades, se
absorben por lo tanto pequeñas cantidades de costes
indirectos, con independencia de lo que hayan consumido
realmente.

No se tienen en cuenta, en ocasiones,
que funciones tales como: lanzamiento de órdenes
de producción, diseño, investigación,
preparaciones y cambios de herramientas, y gestiones
de compras entre otras, provocan actividades que no son
contempladas, ni mucho menos imputadas.

Este criterio puede generar un crecimiento
de los costes indirectos que, o bien, deben ser soportados por el
resto de los productos o servicios, u obviamente provocará
una caída de la rentabilidad.

El ABC concede la posibilidad de analizar
la información no sobre los costes que se les ha imputado
en función de un determinado criterio sino para detectar
aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de
reducción e incluso de eliminación.

El ABC en
acción

Los sistemas
de administración de costos basados en
actividades (ABC) ubican los costos generales a las actividades
específicas que los ocasionan, con lo cual proporcionan un
costo del producto más seguro. Cuatro conceptos
claves diferencian los sistemas de contabilidad de costos basados
en actividades de los de contabilidad de costos tradicional, lo
que permite a los sistemas basados en actividades proporcionar
datos de costos del producto más precisos:

• Determinar las actividades
  fundamentales que se deben llevar a cabo para satisfacer
  los objetivos de una empresa. Las actividades
  permiten la identificación de cómo una
  compañía despliega sus recursos para lograr sus
  objetivos básicos.

• Determinar las relaciones causales que
  permiten que los productos (resultado) se atribuyan a los
  insumos (recursos). Un gran número de éstas
  relaciones se basará en mediciones no relacionadas con
  el volumen como el número de partes en un
  diseño nuevo.

• Comprobar la salida de una actividad en
  términos de una medida del volumen de actividad a
  través del cual los costos de un proceso de
  negocios varían de forma más directa (por
  ejemplo, número de configuraciones de máquina
  que se requieren para un diseño complejo).

• Relacionar las actividades con los
  productos (u otros objetos) y determinar cuánto de
  cada actividad se dedica a ellos. Una estructura de costos,
  conocida como lista de actividades, se usa para describir
  cada patrón de consumo de actividad del
  producto.

• Determinar los factores fundamentales
  de éxito mediante los que las actividades de la
  empresa se pueden alinear con los objetivos
  estratégicos planteados. Este paso indica qué
  tan efectivamente se lleva a cabo el funcionamiento que se
  desea a través de las actividades que la
  compañía emprende.

• Tomar medidas, con
  la filosofía de mejoramiento continuo, sobre
  las oportunidades de productividad que se
  identifican en los pasos A-E. Como el costo de actividad es
  la razón de los recursos consumidos por una actividad
  a la medida de la producción de la actividad, un medio
  para evaluar la efectividad y eficacia (es decir,
  productividad) está disponible para los
  administradores. Ahora se pueden evaluar, en forma realista,
  varias alternativas para realizar los cambios que se desean
  en los patrones de actividad, a través de
  la inversión o de medios
  organizacionales.

• Contabilidad de
  actividad. En un sistema basado en actividades, el
  costo del producto es la suma de todos los costos que se
  requieren para fabricar y entregar el producto. Las
  actividades que desarrollo una empresa consumen sus recursos,
  y la disponibilidad y uso de recursos crean costos. La
  contabilidad de actividades descompone a una
  organización en una estructura de actividades que
  proporciona un análisis razonado de causa y efecto de
  cómo los objetivos fundamentales y sus actividades
  asociadas crean costos y tienen como resultado productos. De
  acuerdo con Brimson, un sistema de contabilidad de
  actividades efectivo usa el siguiente
  método:

• Conductores de costos. Un
  conductor de costos es un suceso que afecta al costo /
  funcionamiento de un grupo de actividades
  relacionadas. Los conductores de costos familiares incluyen
  el número de configuraciones de máquina,
  número de avisos de cambios
  de ingeniería y número de
  órdenes de compra. Los conductores de costos reflejan
  las demandas colocadas sobre las actividades en los niveles
  de actividad y producción. Al controlar el conductor
  de costos, se pueden eliminar los costos innecesarios, lo que
  tiene como resultado una mejora en el costo del
  producto.

• Identificación
  directa. La identificación directa implica
  atribuir costos a aquellos productos o procesos que consumen
  recursos. Muchos costos generales ocultos se pueden
  identificar de forma efectiva a los productos, proporcionando
  de esta manera un costo del producto más
  exacto.

• Costos agregados sin
  ningún valor. En los procesos de
  producción, los clientes pueden percibir que ciertas
  actividades no agregan valor al producto. Mediante la
  identificación de los conductores de costos, una
  empresa puede determinar con precisión estos costos
  innecesarios. Los sistemas de costos basados en actividades
  identifican y colocan un costo sobre las actividades
  ejecutadas (que agregan valor y que no lo agregan) de modo
  que la administración puede determinar los
  cambios esperados en los requerimientos de recursos para cada
  actividad. En contraste, los sistemas de costos tradicionales
  acumulan costos mediante partidas de línea
  presupuestaria y por funciones.

Estos cuatro conceptos básicos se
incluyen en los sistemas de contabilidad de
costos basados en actividades y conducen a
información de contabilidad de costos más precisa.
Además, los sistemas de contabilidad de costos basados en
actividades proporcionan más flexibilidad que los sistemas
tradicionales porque producen una variedad de cifras de costos
útiles para contabilidad de tecnología,
contabilidad de costos de productos y análisis de ciclo de
vida.

Autor:

Andreita Castillo