Organización
Es un conjunto de cargos cuyas reglas
y normas de comportamiento, deben sujetarse a
todos sus miembros y así, valerse de este medio que
permite a una empresa alcanzar sus
determinados.
Importancia de la
organización:
1. Es
de carácter continuo (expresión,
contracción, nuevos productos).2. Es un medio que establece
la mejor manera de alcanzar los objetivos.3. Suministra
los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente, con el
mínimo de esfuerzo.4. Evita lentitud e
ineficiencia.5. Reduce o elimina la
duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y
responsabilidades.6. La estructura debe reflejar
los objetivos y los planes de la empresa,
la autoridad y su ambiente.
Organización
formal:
Es la organización basada en una
división del trabajo racional, con algún criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso de
decisión. Es la organización planeada; la que
está en el papel.
Es generalmente aprobada por la
dirección y comunicada a todos a través
de manuales de organización,
de descripción de puestos, de organigramas,
de reglas y procedimientos, etc.
En otros términos, es la
organización formalmente oficializada.
ORGANIZACIÓN
INFORMAL
Es la organización que emerge
espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organización formal y a partir de las
relaciones que establecen entre sí como ocupantes de
cargos.
Se forma a partir de las relaciones
de amistad o de antagonismo o del surgimiento
de grupos informales que no aparecen en el, o en
cualquier otro documento formal.
La organización informal se
constituye de interacciones y relaciones sociales entre las
personas situadas en ciertas posiciones de la organización
formal.
Chester bernad, autor del libro
clásico de administración, describo la
organización informal como un conjunto de actividades
personales sin un propósito común consistente auque
favorablemente a resultados comunes así, la relaciones
informales establecen en el grupo de personas que juegan ajedrez
a la hora de la comienda puedan contribuir al cumplimiento de
metas organizacionales.
Diseño
organizacional
Comprende elementos de la función de
organización; su alineación e interrelaciones con
las funciones de planeación, dirección y control, y
los complejos intercambios que deben considerarse para lograr una
"correspondencia" entre estas funciones y otros aspectos de la
organización.
Es el arte de organizar
el trabajo y crear mecanismos de coordinación
que faciliten la implementación de la estrategia,
el flujo de Procesos y el relacionamiento entre las
personas y la organización, con el fin de lograr
productividad y competitividad.El gran reto del diseño
organizacional, es la construcción de una estructura y
puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con
estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de
evolución de la organización, con el fin lograr los
resultados y la productividad mediante la organización del
trabajo y la distribución adecuada de las cargas
laborales.Es un proceso, donde los gerentes toman decisiones,
donde los miembros de la organización ponen en
práctica dicha estrategia. El diseño organizacional
hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el
interior de su organización y hacia el exterior de su
organización.
Enfoque clásicoLos primeros
gerentes y autores sobre administración buscaban "el mejor
camino", una serie de principios para crear una estructura
organizacional que funcionara bien en todas las
situaciones.Max Weber, Frederick Taylor y Henri
Fayol, fueron los principales contribuyentes al llamado
enfoque clásico para diseñar organizaciones. Ellos
pensaban que las organizaciones más eficientes v y
eficaces tenían una estructura jerárquica en la
cual los miembros de la organización y por una serie de
reglas y reglamentos racionales.
Importancia del diseño
organizacional Siendo el diseño
organizacional un conjunto de medios que maneja la
organización con el objeto de dividir el trabajo en
diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las
mismas, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la
obtención de objetivos, definiendo las relaciones y
aspectos más o menos estables de la organización.En
la estructura, las partes están integradas, es decir que
se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los
elementos componentes afecta y genera cambios en los demás
elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de
la organización toda.A través del diseño de
la estructura de la organización se busca el logro de un
adecuado grado de eficacia y eficiencia de la
organización.La estructura formal es un elemento
fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la
organización, en el que las actividades que desarrollan
sus miembros contribuyen al logro de los objetivos
organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si
facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente
si permite esa consecución con el mínimo de costo o
evitando consecuencias imprevistas para la
organización.
Puntos básicos
para el Diseño de la Organización
1. Todo aquello que se ha planeado
se debe implementar y lograr los objetivos
planeados.2. Una relación entre el
cliente y los trabajadores.3. Formar líderes para
fomentar el liderazgo.4. Productividad.
5. Compromiso (nosotros, equipo y
valores) ver a la organización como
familia.6. Saber las fortalezas y
debilidades. Oportunidades y amenazas de la
organización.7. Saber entender que el recuso
humano es primordial.8. La flexibilidad y rigidez de la
organización.
Elementos de la
organización:
1. Especialización: es
el proceso de identificar determinadas tareas y asignarlas a
individuos, equipos, departamentos y divisiones.
2. Estandarización: es
un proceso que consiste en crear prácticas uniformes que
los empleados deben seguir cuando realizan su labor. Tales
prácticas tienen por objetivo generar conformidad y se
expresan mediante procedimientos por escrito, descripciones de
puesto, instrucciones y reglas relacionadas con las funciones en
la organización, el desempeño en diversas tareas y
el comportamiento que cabe esperar de los empleados.
También permite que los gerentes evalúen el
desempeño del personal en relación con las
responsabilidades establecidas y los indicadores de
desempeño. Los procedimientos de contratación, las
descripciones de puesto y los formularios de solicitud se emplean
para estandarizar la selección de empleados. Con los
programas de capacitación en el trabajo se cultivan
habilidades estandarizadas y se refuerzan valores importantes con
la finalidad de que la organización genere buenos
resultados.
3.
Coordinación: comprende los procesos y mecanismos
utilizados para integrar las tareas y actividades de los
empleados y las unidades organizacionales. En cierta medida,
prácticamente todas las organizaciones recurren a reglas,
procedimientos, objetivos e instrucciones formales para alcanzar
el nivel de coordinación deseado. Sin embargo, las capas
administrativas extras y el personal adicional que resulta de
ello, así como la cantidad de coordinación
necesaria.
4. Autoridad: es el derecho de
tomar decisiones de importancia diversa.
5. Estructura organizacional Es la
representación formal de las relaciones laborales, define
tareas por puesto y unidad y señala como deben
coordinase.
6. Organigrama: es un diagrama
que ilustra gráficamente las relaciones entre funciones,
departamentos, divisiones y hasta puesto individuales de una
organización en materia de rendición de cuentas. Un
organigrama ofrece cuatro aspectos de la estructura de una
organización:
7. Tareas: muestra la gama de
tareas que hay en una organización.
8. Unidades: cada recuadro
representa una unidad, subunidad o puesto responsable de ciertas
tareas especializadas en la organización.
9. Niveles de la
organización: el organigrama debe mostrar la
jerarquía desde la alta dirección hasta el empleado
de reciente ingreso o solo un bosquejo jerárquico
general.
9. Líneas de
autoridad: las líneas marcadas que ligan los
recuadros en el organigrama muestran que puestos o unidades
tienen autoridad sobre otros.
Modalidades básicas de
departamentalización
Departamentalización: subdivide el
trabajo en puestos y tareas y los asigna a unidades
especializadas en una organización. También
comprende el diseño de normas para el desempeño de
los puestos y las tareas. La departamentalización aborda
dos de los cuatro elementos básicos de la función
de organización: especialización y
estandarización.
Departamentalización
Funcional: agrupa a los empleados en unidades de
acuerdo con sus ámbitos de competencia y los recursos
a que recurren para realizar un conjunto común de
tareas. La agrupación funcional es la modalidad de
departamentalización más empleada y aceptada.
Agrupar tareas y empleados por función resulta eficaz
y económico. Es más efectivo en caso de
organizaciones pequeñas que elaboran un solo producto,
pues genera una clara jerarquía de autoridad y toma de
decisiones. Las grandes empresas que ofrecen un solo producto
y tienen clientes con características similares
también pueden emplear la departamentalización
funcional como forma estructural primaria.Departamentalización por
lugar: agrupa la mayor parte o todas las funciones
relacionadas con los clientes en cierta zona
geográfica bajo el mando de un gerente, en lugar de
dividir las funciones entre distintos gerentes o agrupar
todas las tareas en una ubicación central. Suelen
emplearla organizaciones que cuentan con muchos clientes o
recursos clave en cuanto a materias primas en diferentes
sitios.Departamentalización por
producto: agrupa la mayor parte o todas las
funciones en unidades relativamente independientes, cada una
de las cuales puede tener incluso la capacidad completa para
diseñar, producir y comercializar sus bienes o
servicios. En su forma mas desarrollada, estas divisiones se
conocen como unidades estratégicas de negocios UEN.
Esta forma de organización suele adoptarse luego que
la cantidad y las modalidades de clientes crecen y la gama de
bienes y servicios ofrecidos se vuelve demasiado grande para
manejar con eficacia y eficiencia la demanda por medio de la
departamentalización funcional, por lugar o
ambas.Departamentalización por
Cliente: consiste en organizarse en torno de los
diversos tipos de clientes a que se atiende. Se emplea cuando
la gerencia desea concentrarse mas en las exigencias de los
clientes que en las habilidades de la empresa (funcional) o
las marcas que produce y vende (bienes y servicios).
También puede utilizarse en combinación con una
o más de las otras formas de
departamentalización. También señala que
la gerencia es sensible a las necesidades de cada grupo de
clientes y que ha identificado grupos con un potencial de
compra sustantivo.
Coordinación.
Principio de unidad de mando.
Plantea que un empleado solo debe tener un jefe. Se
supone que los empleados saben quien les da instrucciones y a
quien repórtale. Según este principio, los gerentes
deben reducir al mínimo cualquier confusión sobre
quien toma las decisiones y quien las instrumenta, pues la
incertidumbre en este ámbito conduce a la ineficiencia y a
problemas de motivación.
Principio de
escalonamiento. Consiste en que una cadena de
mando clara e interrumpida debe relacionar a cada empleado
con alguien de nivel superior en un proceso que llega hasta
la cúspide de la organización. Las tareas deben
delegarse claramente, con un mínimo de
superposición. En la práctica, los equipos y
las comunicaciones formales entre líneas
departamentales facilitan la resolución de problemas y
la comunicación dentro de la
organización.Principio de margen de control.
Señala que debe limitarse la cantidad
de personas que se reportan directamente con el un gerente, pues
un jefe no puede supervisar con eficiencia muchos subordinados.
Cuatro factores que pueden influir en el tramo de control en
cualquier situación:
1. Competencia
del gerente y el empleado.
2. Similitud o
disimilitud de las tareas que hay que supervisar.
3. Incidencia
de nuevos problemas en la gerencia.
4. Grado de
claridad en las normas operativas y las reglas.
Coordinación y
departamentalización.
Cuando
las fuerzas de coordinación en toda la organización
son más fuertes que las de autonomía de la
departamentalización, funciona mejor la
departamentalización funcional, ya que está ayuda a
asegurar el grado necesario de coordinación en toda la
organización.
Cuando
las fuerzas de coordinación y autonomía
departamental son iguales, funciona mejor la
departamentalización por cliente. Esta estructura aborda
los conflictos de necesidad de un gerente de producto, digamos,
de satisfacer las exigencias de un cliente y la del departamento
funcional de ofrecer ayuda técnica. Cuando las
fuerzas de autonomía departamental son mas acentuadas que
las de coordinación, funciona mejor la
departamentalización por lugar o por producto. Estas
unidades deciden únicamente lo que mejor conviene a su
zona de mercado o de producto, sin tener que concentrarse en el
efecto que sus decisiones ejercen en otros ámbitos o
líneas de producto.
Autoridad. Es el derecho a tomar
una decisión y actuar, y se ejerce, por ejemplo,
cuando una junta directiva autoriza la emisión de
títulos para aumentar el capital…etc.
La teoría sobre la aceptación de la
autoridad, consiste en que la autoridad fluye de abajo
hacia arriba. La autoridad conlleva tanto
responsabilidad como rendición de cuentas, lo que
quiere decir que, al ejercer la autoridad, los empleados
aceptan la responsabilidad de actuar y están
dispuestos a da cuenta del éxito o el fracaso de sus
actos.Responsabilidad Es la
obligación que tiene un empleado de realizar las
tareas asignadas. El empleado adquiere esta obligación
al aceptar un trabajo o determinada labor. El gerente no solo
es responsable de llevar a cabo ciertas tareas, sino
también de las acciones de sus
subordinados.Rendición de Cuentas. Es la
expectativa de que los empleados aceptaran el reconocimiento
o la culpa de su desempeño. Ningún gerente
puede supervisar todo lo que hace un empleado. Por tanto,
normalmente establece directrices y normas de
desempeño en el marco de las cuales tienen que
realizarse las responsabilidades. La rendición de
cuentas rinde de abajo hacia arriba.Delegación. Es el proceso de otorgar
autoridad a una persona para que tome decisiones y
actué en ciertas situaciones. Por tanto, además
de hacer que un empleado rinda cuentas de su desempeño
en responsabilidades definidas, el gerente le da autoridad
para que lleve a cabo sus responsabilidades eficazmente. La
delegación empieza cuando se establece la estructura
de una organización y se divide el trabajo.
a. Delegación eficaz:
1. Establecer objetivos y normas: los
individuos o equipos deben participar en la creación de
las metas que se esperará que alcancen.
2. Asegurar la claridad: los individuos
o equipos deben entender con toda claridad el trabajo que se les
ha delegado, reconocer el margen de su autoridad y aceptar que
deben rendir cuentas de los resultados.
3. Participación: los gerentes
deben motivar a los individuos o grupos haciéndolos
participar en la toma de decisiones, manteniéndolos
informados y ayudándolos a mejorar sus destrezas y
habilidades.
4. Expectativa de labores
completas: cabe esperar que los individuos o equipos
realicen una tarea hasta su culminación. La labor del
gerente es ofrecer orientación, ayuda e
información, no terminar la tarea.
5. Ofrecer capacitación: los
gerentes deben evaluar continuamente las responsabilidades
delegadas y ofrecer una capacitación orientada a reforzar
las fortalezas y superar las debilidades.
6. Retroalimentación oportuna: se
debe proporcionar una retroalimentación precisa y oportuna
a individuos o equipos para que puedan comparar su
desempeño con las expectativas establecidas y corregir
cualquier deficiencia.
b. Barreras a la delegación.
La
delegación es tan eficaz como lo sea la capacidad de los
gerentes para delegar. La mayor barrera psicológica a la
delegación es el temor. Entre las barreras
organizacionales que pueden bloquear la delegación se
encuentra la imposibilidad de definir autoridad y responsabilidad
con claridad. Las seis prácticas para lograr una
delegación eficaz constituyen un fundamento sólido
para reducir las barreras a la delegación.
Centralización y
descentralización La centralización y
la descentralización de la autoridad son
filosofías básicas y generales de la
administración, en el sentido de que señalan
donde deben tomarse las decisiones.
La centralización consiste en concentrar la
autoridad en la cúspide de una organización o
departamento.
La descentralización constituye una
distribución de la autoridad de un nivel superior de
autoridad a niveles inferiores en una organización o
departamento.Factores que influyen en las decisiones de los
gerentes:
· Costo
de las decisiones: el costo quizá sea el
factor más importante al determinar el alcance de la
centralización. Como regla general cuanto mas costoso sea
el resultado, mas probabilidad habrá de que la alta
dirección tomo la decisión final.
· Uniformidad
en las políticas: los gerentes
valoran la continuidad favorecen la centralización de la
autoridad. Tal vez deseen asegurar a los clientes que a todos se
les trata de igual manera en términos de calidad, precio,
entrega y servicio.
· Niveles
de competencia: muchas organizaciones trabajan
arduamente para asegurarse de que cuentan con una reserva
adecuada de gerentes y empleados competentes, necesidad absoluta
para la descentralización.
· Mecanismos
de control: se utilizan para evitar errores y
determinar si los hechos reales cumplen con las
expectativas.
· Influencias
del entorno: los factores externos (sindicatos,
organismos reguladores federales y estatales y las
políticas fiscales) influyen en el grado de
centralización de una organización. Las leyes y
regulaciones gubernamentales referentes a horas de trabajo,
salarios, condiciones laborales y seguridad dificultan
descentralizar la autoridad en estos ámbitos.
Autoridad en Línea y Staff.
La autoridad en línea corresponde a
gerentes que tienen derecho a dirigir y controlar las
actividades de los empleados que desempeñan tareas
especiales para lograr los objetivos organizacionales.
Así, la autoridad en línea fluye en forma
descendente en la organización a través de la
cadena de mando principal, según el principio de
escalonamiento. En comparación, la autoridad
staff corresponde a quienes desempeñan
funciones en línea relacionadas con asesoría,
recomendaciones, investigación, destreza
técnica y servicios especializados.
Autor:
Tiare Damilka