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Gestión y Proceso Contable de los Fondos en Anticipo en Universidades de Venezuela



  1. Resumen
  2. Proceso
    Contable
  3. Fondos en
    Anticipos
  4. Proceso contable en
    los fondos en anticipo
  5. Conclusiones
  6. Bibliografía

Resumen

La necesidad de garantizar una correcta gestión
contable de los fondos en anticipo ha dado lugar al
establecimiento en el ordenamiento jurídico de una serie
de medidas orientadas a evitar irregularidades y a corregirlas en
caso de que se produzcan. A este conjunto de medidas se les
conoce bajo la genérica expresión de "control de la
actividad financiera". En realidad toda actividad administrativa,
sea publica o privada, está sujeta al control. Pero en el
manejo de los fondos es necesario su revisión y
rendición, lo que ha dado lugar a que se establezcan
controles específicos. Las causas hay que buscarlas en dos
circunstancias: de una parte, los fondos no son propios de quien
los gestiona y, por tanto, ha de dar cuenta de su empleo, y la
otra, el riesgo de una mala administración del dinero
conlleva a una penalización por parte de la ley contra la
corrupción.

El objetivo de esta investigación es fundamentar
la importancia de la gestión contable de los fondos en
anticipo, en las universidades venezolanas tomando como punto de
partida a la Universidad Bolivariana de Venezuela como proyecto
bandera dentro del sistema educativo.

La gestión contable esta dirigido por un modelo
básico complementado por un sistema de información
bien planificado y diseñado, ofreciendo de esta manera,
compatibilidad, control, flexibilidad y una relación
aceptable entre costo y beneficio. La gestión contable de
cualquier empresa, sin depender del sistema contable que la misma
utilice, debe llevar a cabo tres pasos básicos utilizando
todos los recursos que se encuentren relacionados con las
actividades financieras.

En cuanto a los datos que deben ser registrados, estos
influyen muchísimo en el momento en que los ejecutivos
tienen que tomar sus decisiones comerciales. La gestión
contable se lleva a cabo en tres etapas; la primera de ellas es
el registro de la actividad financiera en la empresa, y en este
caso la gestión contable lleva un registro de toda la
actividad comercial que se lleva a cabo en un día
común en la empresa.

Por lo general, en una compañía se
realizan todo tipo de transacciones que pueden ser expresadas en
términos monetarios y los mismos deben ser registrados en
los correspondientes libros contables de la empresa, de todas
formas es importante que sepamos que no todos las actividades
comerciales que lleve a cabo una empresa se midan y describan en
una manera objetiva en términos monetarios.

La segunda etapa de la gestión contable es la
clasificación de la información que se trata de un
registro completo acerca de las actividades comerciales; esta
etapa implica habitualmente una gran cantidad de datos ya que de
esta manera resulta muy útil para aquellas personas que
están encargadas de tomar las decisiones, por ello la
información debe ser clasificada en diferentes
categorías: se deben agrupar por separado aquellas
transacciones que reciben dinero y las que lo emiten.

La última etapa de la gestión contable es
el resumen de la información. En este caso decimos que
para que la información contable sea empleada por aquellas
personas encargadas de tomar las decisiones comerciales en una
empresa, la misma debe ser resumida. Para ilustrar un ejemplo
diremos que una redacción completa sobre todas las
transacciones comerciales de una empresa seria demasiado extensa
para cualquier persona que tuviera el trabajo de leerla. Los
empleados que son responsables de comprar la mercancía,
tiene que utilizar la información de las cuentas que se
encuentra resumida por producto.

Objetivos de la gestión
contable

Como todo sistema operativo en una empresa,
la gestión contable posee sus propios objetivos que se
encuentran diseñados para colaborar con el logro de las
metas impuestas por la compañía.

La gestión contable tiene por objetivo predecir
el flujo de efectivo; tomar las decisiones en cuanto a las
inversiones y créditos; apoyar a los administradores en
cuanto a la planeación, la organización y la
dirección de los negocios relacionados con la empresa;
fundamentar la determinación de precios, tarifas y tasas
tributarias; ejercer un cierto control sobre las operaciones
económicas de la empresa; contribuir para la
evaluación de los beneficios o el impacto social que pueda
llegar a tener la actividad que desarrolla la empresa en la
comunidad.

La importancia de la gestión contable radica en
que absolutamente todos los entes comerciales y financieros,
tiene la necesidad de mantener un control sobre todos los
movimientos que ocurren en la empresa. De esta manera se
obtendrá una mayor productividad y un mayor
aprovechamiento del patrimonio que la misma posee. Por otro lado,
los servicios que son aportados por la gestión contable
suelen ser imprescindibles para obtener la información
necesaria en cuanto al área legal de una empresa.
Habitualmente, la gente que es partícipe en el mercado
financiero utilizan todos los términos y los conceptos
característicos de la gestión contable para ser
capaces de describir los recursos y actividades en cualquier tipo
de negocio, sea este grande o pequeño y aunque la
contabilidad ha logrado poseer un proceso realmente importante en
el campo de los negocios, la gestión contable es un
elemento vital en todas las áreas que conforma nuestra
sociedad.

Proceso
Contable

La contaduría pública alcanza sus
objetivos de obtención y comprobación de
información financiera, a través de una serie de
fases que integran un proceso, la cual, por derecho natural
llamaremos proceso contable.

Debe entenderse por proceso contable, el conjunto de
fases a través de las cuales la contaduría publica
obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con
tal concepto, resulta sencillo inferir que la contabilidad
alcanza sus objetivos a través del seguimiento de dichas
fases.

Las fases del proceso contable comprenden:

  • 1. Sistematización: fase inicial del
    proceso contable que establece el sistema de
    información financiera en una entidad
    económica.

  • 2. Valuación: segunda fase del proceso
    contable. Cuantificada en unidades monetarias los recursos y
    obligaciones que adquiere una entidad económica en la
    celebración de transacciones financieras.

  • 3. Procesamiento: Tercera fase del proceso
    contable. Elabora los estados financieros resultantes de las
    transacciones celebradas por una entidad
    económica.

  • 4. Evaluación: cuarta fase del proceso
    contable. Califica el efecto de las transacciones celebradas
    por una entidad económica.

  • 5. Información: quinta fase del proceso
    contable. Comunica la información financiera obtenida
    por la contabilidad. (Arechiga, 1998).

En opinión de la autora el proceso contable es
importante en una organización ya que juegan un papel
fundamental en el alcance de los objetivos, a través de un
conjunto indicadores que permiten conocer la situación
actual de la organización necesarios para la
planificación a corto y largo plazo que permitan la toma
de decisiones

Fondos en
Anticipos

Los fondos en anticipo son los girados con
carácter permanente y de reposición
periódica, a los responsables de las unidades
administradoras del respectivo ente, conforme a los
procedimientos que al efecto establezcan los órganos
rectores correspondientes en las áreas de sus
competencias. (Artículo 95 Reglamento Nº 1 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público)

Ningún pago puede ser ordenado sino para pagar
obligaciones válidamente contraídas y causadas,
salvo lo previsto en el artículo 113 de esta Ley.
(Articulo nº 54 Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector
Público)

Los Anticipos son fondos girados con carácter
permanente y de reposición periódica, a los
funcionarios responsables de las unidades encargadas de
administrar los órganos, quienes tienen la
obligación de rendir cuenta de la utilización de
los mismos conforme a la normativa vigente.

La máxima autoridad del ente descentralizado
funcionalmente sin fines empresariales autorizará la
constitución de los fondos en anticipo, mediante la
respectiva resolución interna, la cual contendrá,
como mínimo: la identificación de la unidad
administradora receptora, el funcionario responsable del fondo,
el monto del fondo, los conceptos de gastos a cancelarse mediante
el mismo, el monto máximo de cada pago y la periodicidad
de la reposición, en concordancia con las normas y
procedimientos que al respecto dicte la Oficina Nacional de
Contabilidad.

(Artículo 96 Reglamento Nº 1 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público)

En fin los Fondos en Anticipo, son fondos de
reposición periódica asignados por la
Administración Central destinados a cubrir aquellos gastos
de funcionamiento necesarios para sus distintas dependencias,
enclavadas en todo lo ancho de la geografía nacional y su
gasto y ejecución deben ser administrados por personas
escrupulosas y que estén dispuestas a cumplir con las
leyes y reglamentos emitidos por la Administración
Central.

La autora considera que los Fondos en Anticipos se
presentan como una cuenta destinada a sufragar todos aquellos
gastos distintos de remuneraciones, los cuales tienen que ver
directamente con pagos de viáticos al personal, pagos por
suministro de materiales de oficina, pagos por repuestos de
vehículos, bebidas y alimentos, y en fin una serie de
gastos que no forman parte de las remuneraciones pero que son
compromisos válidamente adquiridos por las
universidades.

Proceso contable en
los fondos en anticipo

Después de cumplirse el proceso administrativo
generado por la adquisición de materiales, bienes y
servicios requeridos para el funcionamiento en las Universidades;
la documentación y/o soporte físico, es remitido al
Departamento de Contabilidad. A partir de este momento se inicia
todo el proceso contable. Los especialistas contables
(contadores, analistas, auxiliares, etc.) revisan, analizan y
registran todas las operaciones a través de la
realización de los asientos de diario, en el Sistema
Contable, apoyados en el Plan Único de Cuentas vigente y
conforme a principios de contabilidad de aceptación
general y a las Normas de contabilidad que rigen para los
organismos del Estado.

Este proceso global está constituido por
distintos fases o sub – procesos cuyos detalles se describen en
las páginas siguientes, las cuales son:

  • Recepción y Revisión de
    documentación

  • Análisis y registro de las cuentas
    contables

  • Emisión de reportes contables

  • Emisión de Estados Financieros

De la siguiente manera se realiza el proceso contable
de los fondos en anticipo:

Monografias.com

La base legal para el proceso contable esta
fundamentada en varias normativas las cuales son:

  • Ley orgánica de la administración
    financiera sector público en sus artículos
    3,121 al 130.

  • Ley orgánica de la contraloría general
    de la republica y sistema nacional de control fiscal en sus
    artículos 33, 71, 72, y 73.

  • Reglamento parcial n°4 de la ley orgánica
    de la administración financiera del sector
    público, sobre el sistema de contabilidad
    pública en sus artículo 1 al 44.

  • Manuales de organización, manuales normas y
    procedimiento y manual de contabilidad, basados en las normas
    general de control interno en su articulo 20,22,y
    28.

Posibles debilidades existentes en el proceso
contable:

  • Inexistencia de un sistema integrado con las
    demás áreas administrativas.

  • Debilidad con el sistema de contabilidad
    existente.

  • Personal no capacitado.

  • Espacio físico reducido.

  • Inexistencia manuales de procedimiento
    aprobados

  • Falla comunicacional

  • Fallas en los controles internos de los procesos
    administrativos

  • Desconocimientos de algunas normativas
    legales

Conclusiones

La gestión de los fondos en anticipo para las
universidades son establecidos por el estado para el manejo de
gastos menores, fijándole un porcentaje del presupuesto
asignado a cada institución, los cuales son supervisados
por la dirección de administración y finanzas, como
también por las unidades de auditoria interna, a
través de leyes y reglamentos del estado incluidos en los
manuales y normas de procedimientos para los fondos en anticipo y
en avance.

Bibliografía

  • 1. El Reglamento Nº 1 de la Ley
    Orgánica de la Administración Financiera del
    Sector Público (LOAFSP.2005).República
    Bolivariana de Venezuela.

  • 2. Reglamento de Universidad Centroccidental
    "Lisandro Alvarado" 2008. Barquisimeto. Venezuela.

  • 3. Manual de Normas de Control Interno 2005.
    Superintendencia de Auditoria Interna. República
    Bolivariana de Venezuela.

  • 4. Decreto de creación de la Universidad
    Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Ordinaria Nº
    37.737

  • 5. Ley Orgánica de la
    Administración Pública, Gaceta Oficial 37.305
    (2001).

 

 

Autor:

Yuliana Sojo Cabrita

Lic. Administración Recursos
Materiales y Financieros

Universidad Nacional Experimental
"Simón Rodríguez". Caracas Venezuela.

 

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