INTRODUCCIÓN La Gestión de Documentos potencia
todas las áreas de la organización para utilizar
más eficazmente la información basada en
documentos, a la vez que permite una mejor localización y
recuperación de los mismos. Cuando hablamos de
gestión documental nos estamos refiriendo a la
aplicación de la tecnología y también de los
procedimientos que van a permitir la gestión y la
unificación de la información que es generada por
la organización 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 1
Beneficios de la gestión documental: Permite establecer un
espacio que es compartido entre la empresa y el cliente.
Incrementa considerablemente el valor informativo de la empresa.
Evita que se dupliquen las tareas como también los tiempos
que se tarda en la búsqueda de la información
interna de la organización. También incrementa la
calidad de servicio y la productividad dentro de la empresa.
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Gestión documental En la definición más
simple y más auténtica del término, es un
sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea el
formato en que se encuentren sistematizados 25/03/2012
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Documento Según el concepto de Michael Buckland: Un
contenedor de información, es decir, aquello que hace
posible organizar, presentar y gestionar información
relativa a un hecho, una persona o una temática
determinada. 25/03/2012 Dirección de Certificación
Industrial 4
Documento Según la NC-ISO 9000:2005, 3.7.2: Es
información (datos que poseen significado) y su medio de
soporte, ejemplo Registro (3.7.6), especificación (3.7.3),
procedimiento documentado, plano, informe, norma. 25/03/2012
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Documento NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestra patrón o una
combinación de éstos. NOTA 2: Con frecuencia, un
conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros,
se denominan "documentación". NOTA 3: Algunos requisitos
(3.1.2) (por ejemplo, el requisito de ser legible) están
relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede
haber requisitos diferentes para las especificaciones (por
ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los
registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).
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Antecedentes Herramientas manuales básicas: Libros de
registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías
en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u
ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer
referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de
recuperación de información mediante sistemas de
codificación y clasificación 25/03/2012
Dirección de Certificación Industrial 7
Antecedentes En los años 60 del siglo XX Se crean
programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable
Cataloguing) o Catalogación leíble por computador.
Bases de datos, procesadores de textos y otras aplicaciones
ofimáticas, y archiveros 25/03/2012 Dirección de
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Sistemas de Gestión Empresarial SubDocumentación
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Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión
de la calidad, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 9001:
2008. Sistema de gestión para la competencia de los
laboratorios de calibración, conforme a lo establecido en
la norma NC ISO IEC 17025: 2005. Sistema de gestión para
la competencia de los órganos de inspección,
conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17020: 1999
Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo,
conforme a lo establecido en la norma NC 18001: 2005. Sistema de
gestión integrado para la competencia del capital Humano,
conforme a lo establecido en la norma NC 3001: 2005 25/03/2012
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Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión
ambiental, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 14001:
2004. Sistema control interno conforme a lo establecido en la
resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Manual para la Dirección y Organización
Técnica de la Producto (en el MINBAS). Perfeccionamiento
Empresarial conforme a lo establecido en Decreto-Ley 252 del
Consejo de Estado Sobre la continuidad y fortalecimiento del
Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano.
Decreto-Ley 281 del Consejo de Ministro Reglamento para la
implantación y consolidación del Sistema de
Dirección y Gestión Empresarial Estatal Sistema de
gestión energético, conforme a lo establecido en la
norma NC ISO 50001: 2011 25/03/2012 Dirección de
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Normativa 25/03/2012 Dirección de Certificación
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Reglas para la Elaboración Primera regla: Realismo Segunda
regla: Evitar el exceso de detalle Tercera regla: Usar
gráficos y diagramas de flujo Cuarta regla: Usar
referencias a otros documentos Quinta regla: Utilizar modelos
cuando sea apropiado Sexta regla: Aprovechar la
documentación ya existente 25/03/2012 Dirección de
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NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 14 4 FORMULARIOS Y REGISTROS
FORMULARIOS EN BLANCO FORMULARIOS CON INFORMACIÓN
(REGISTROS) POLÍTICA DE CALIDAD IMPLEMENTACIÓN DE
LAS POLÍTICAS (FUNCIONES OPERATIVAS) APLICACIÓN DE
LAS FUNCIONES OPERATIVAS TRIANGULO DE DOCUMENTACIÓN EN UN
SISTEMA DE CALIDAD BASADO EN NORMAS ISO 9000 DOCUMENTACIÓN
REVISABLE 1 MANUAL 2 PROCEDIMIENTOS 3 INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 15 4.2.1 Generalidades “
EXTENSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN “ Tamaño
de la organización Tipo de actividades Complejidad de los
procesos Interacción de los procesos Competencia del
personal
Errores Frecuentes Subestimar la importancia del compromiso de la
alta dirección El manual interminable Asignar
equivocadamente la responsabilidad del proyecto Permitir que la
participación degenere en el caos Copiar impunemente lo
que han hecho otras empresas 25/03/2012 Dirección de
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Errores Frecuentes La verborrea inútil Sucumbir ante la
"calidad – ficción" Exagerar el volumen de la
documentación Los circuitos de aprobación y
distribución Dejar toda la tarea en manos de un asesor
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Etapas de la Gestión Documental SubDocumentación
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Etapas identificadas 25/03/2012 Dirección de
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1. Determinación de las necesidades de
documentación Objetivo: Determinar los tipos de documentos
que deben existir en la organización para garantizar que
los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Tareas: 1. Estudiar las Normas que rigen los Sistemas de
Gestión aplicados en la organización. 2. Estudiar
regulaciones específicas del sector. 3. Determinar los
tipos de documentos que deben existir 25/03/2012 Dirección
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Tipos de documentos Así tenemos que usualmente las
organizaciones tendrán que contar con: Carpeta Legal
Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y
específicos Plan de Prevención Expediente de
Acciones de Control Registros Además podrán existir
otros documentos como: Planes de inspección y ensayo.
Expedientes maestros de los productos Informes Planos Dibujos,
esquemas Etiquetas Certificados Prospectos Reglamentos Facturas
Tarjetas de almacenamiento Modelos Instrucciones 25/03/2012
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2. Diagnóstico de la situación de la
documentación Objetivo: Conocer la situación de la
documentación en la organización comparando lo que
existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior
Tareas: 1. Elaborar la guía para el diagnóstico 2.
Ejecutar el diagnóstico 3. Elaborar y presentar el informe
de diagnóstico 25/03/2012 Dirección de
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3. Diseño del sistema documental Objetivo: Establecer
todos los elementos generales necesarios para la
elaboración del Sistema Documental. Tareas: 1. Definir la
jerarquía de la documentación. 2. Definir autoridad
y responsabilidad para la elaboración de la
documentación a cada nivel. 3. Definir estructura y
formato del Manual. 4. Determinar los procesos de la
documentación. 5. Establecer el flujo de la
documentación. 6. Confeccionar el Plan de
elaboración de doc. 7. Planificar la capacitación
del personal implicado 25/03/2012 Dirección de
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Determinar los procesos de la documentación 25/03/2012
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Gestión de la documentación técnica
Utilización de la documentación
Planificación de la elaboración Entradas:
información sobre la necesidad de documentación y
la posibilidad real de satisfacer esta necesidad. Salidas: Plan
de elaboración de documentos Procesos unitarios:
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(Gp:) Determinación de las necesidades de
documentación (Gp:) Asignación de responsabilidades
y recursos (Gp:) Determinación de prioridades (Gp:)
Elaboración y aprobación del Plan
Elaboración Entradas: Plan de elaboración de
documentos Salidas: Proyecto de documento 25/03/2012
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Búsqueda de información actualizada (Gp:)
Confección del draff del documento (Gp:) Revisión y
corrección por el elaborador
Revisión Entradas: Proyecto de documento Salidas: Proyecto
de documento corregido y listo para aprobar 25/03/2012
Dirección de Certificación Industrial 27 (Gp:)
Recepción del draff por la persona designada (Gp:)
Revisión e información de los resultados al
elaborador (Gp:) Acuerdo entre el elaborador y el que revisa
(Gp:) Corrección del draff de documento
Aprobación Entradas: Proyecto de documento revisado
Salidas: Documento aprobado 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 28 (Gp:) Revisión del
draff por la persona designada (Gp:) Revisión final y
comunicación de los resultados al elaborador
Identificación Entradas: Documento aprobado. Salidas:
Documento identificado con un código. 25/03/2012
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Recepción del documento (Gp:) Asignación del
código (Gp:) Registro del código asignado
Reproducción Entradas: Documento aprobado e identificado.
Salidas: Documento reproducido en el número de copias
necesarias. 25/03/2012 Dirección de Certificación
Industrial 30 (Gp:) Recepción del documento (Gp:)
Determinación del número de copias necesarias (Gp:)
Reproducción del documento (Gp:) Colocación de las
firmas y cuños pertinentes Registro de
reproducción
Distribución Entradas: Documento a distribuir. Salidas:
Documento distribuido en las áreas. 25/03/2012
Dirección de Certificación Industrial 31 (Gp:)
Recepción del documento (Gp:) Entrega del documento a las
personas autorizadas (Gp:) Registro de entrega
Archivo Entradas: Documento a archivar. Salidas: Documento
archivado. 25/03/2012 Dirección de Certificación
Industrial 32 (Gp:) Recepción del documento (Gp:)
Colocación en el archivo (Gp:) Actualización del
índice de archivo
Comprobación Entradas: Documento vigente. Salidas:
Documento comprobado. 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 33 (Gp:) Revisión del
documento vigente (Gp:) Comprobación de la
adecuación del documento (Gp:) Decisión sobre
modificar, derogar o mantener vigente
Modificación Entradas: Documento vigente. Salidas:
Documento modificado. 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 34 (Gp:) Recepción de la
solicitud de modificación (Gp:) Aprobación de la
solicitud por personal competente (Gp:) Ejecución de la
modificación
Derogación Entradas: Documento obsoleto. Salidas:
Documento derogado y/o destruido. 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 35 (Gp:) Recepción del
documento obsoleto (Gp:) Archivo de una copia en archivo
histórico (Gp:) Destrucción del documento derogado
(Gp:) Actualización del registro de Control de
Documentos
Consulta Entradas: Solicitud de consulta. Salidas: Documento
devuelto al archivo. 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 36 (Gp:) Solicitud de consulta
(Gp:) Aprobación de la solicitud (Gp:) Recuperación
del documento (Gp:) Consulta (Gp:) Devolución
Liberación (para los registros) Entradas: Registros
llenos. Salidas: Registros revisados. 25/03/2012 Dirección
de Certificación Industrial 37 (Gp:) Recepción del
registro lleno (Gp:) Comprobación de los datos y
revisión (Gp:) Solución de los problemas detectados
(Gp:) Emisión de notificación de
liberación
4. Elaboración de la documentación. Objetivo:
Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
Tareas: 1. Capacitar al personal implicado. 2. Elaborar los
procedimientos generales. 3. Elaborar Manuales 4. Elaborar otros
documento según Plan. 5. Revisar y aprobar todos los
documentos 25/03/2012 Dirección de Certificación
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Implantación del Sistema Documental Objetivo: Poner en
práctica lo establecido en los documentos elaborados.
Tareas: Definir el cronograma de implantación. Distribuir
la documentación a todos los implicados Determinar las
necesidades de capacitación y actualizar el plan de
capacitación Poner en práctica lo establecido en
los documentos. Recopilar evidencia documentada de lo anterior
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Mantenimiento y mejora Objetivo: Mantener la adecuación
del sistema a las necesidades de la organización a
través de la mejora continua. Tareas: Realizar
auditorías internas para identificar oportunidades de
mejora. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes
a eliminar no conformidades en la documentación.
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Estructura de los Procedimientos Generales según NC ISO
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