Sistema de Gestión universitaria

Resumen

Actualmente, en la Universidad de las Ciencias
Informáticas, se realiza un proceso fundamental referente
a las actividades de formación. En este proceso,
denominado Gestión Universitaria, participan diferentes
áreas de la Universidad como son: Pregrado, Posgrado,
Producción, Investigación, Ingreso,
Ubicación Laboral, Laboratorio, Residencia,
Extensión Universitaria, Cooperación Internacional,
Biblioteca y Teleformación, y se debate en torno a
él una considerable cantidad de información muy
variada y de carácter sensible. Canalizar dicha
información se torna cada vez más engorrosa debido
a que estos procesos son vitales en el desarrollo de la
universidad y que unos no pueden existir sin la presencia de
otros y es necesario que todos converjan en una misma
solución. La UCI es un centro productor de software con
responsabilidad de crear productos para satisfacer el mercado
nacional así como las demandas de países y empresas
extranjeras que solicitan los servicios de esta entidad, de
ahí la importancia de realizar el proceso mencionado de la
manera más eficiente.

De lo explicado surge la necesidad de implementar un
sistema informático que de soporte al desarrollo del
proceso estudiado, y que proporcione rapidez en el manejo de la
información, consistencia y seguridad en los datos, y
sobre todo la optimización del proceso.

Palabras claves: información , proceso,
software

ABSTRACT

Currently, in the University of Information Sciences, is
made a fundamental process relating to the activities of
formation. In this process, called Management of Undergraduate
Studies, involve different areas of the University as:
Undergraduate, Graduate, Production, Research, Ingress, Location
Work, Laboratory, Residency, University Extension, International
Cooperation, Library and E-learning, and debate him a
considerable amount of information varied and
sensitive.

Canalize this information becomes increasingly
cumbersome because these processes are vital in the development
of the university and some can not exist without the presence of
others and we must all converge in one solution. The University
is a center of software production with responsibility for
creating products to provide to the national market and the
demands of countries and foreign companies that seeking the
services of this institution, hence the importance of realize the
process mentioned in the most efficient way .

It explained the need arises to implement a computer
system that supports the development of the process studied, and
to provide speed in the handling of information, consistency and
data security, and especially the optimization of the process.
The system proposed in this research is developed in a Web
environment, establishing different levels of access to
information to ensure proper protection and treatment.

Keywords: process, information, software

Introducción

En el avance del conocimiento la educación
superior desempeña un papel primordial, pues las
universidades a través del desempeño de la
docencia, de la investigación y de la extensión
universitaria cometen funciones de producción y
formación del conocimiento de los futuros
profesionales.

Teniendo en cuenta todo esto el desarrollo de las
universidades debe ir a la par del desarrollo de la sociedad, en
la que están surgiendo nuevas necesidades impulsadas por
las posibilidades que ofrece el uso de la Informática y
las Comunicaciones (TIC).

Ante esta necesidad se forja la Universidad de las
Ciencias Informáticas; universidad en la que la docencia
de pregrado, las investigaciones y la extensión
universitaria conjuntamente con la producción, la
superación posgraduada, la residencia, los laboratorios,
la biblioteca, la plataforma virtual de aprendizaje y la
cooperación internacional juegan un papel primordial en la
formación de los profesionales; tanto estudiantes como
trabajadores y profesores. Todos estos procesos influyen
directamente en el ingreso y la ubicación laboral de los
futuros profesionales por lo que no se pueden ver como procesos
aislados dentro de la gestión universitaria.

Debido a que estos procesos son vitales en el desarrollo
de la universidad y que unos no pueden existir sin la presencia
de otros es necesario que todos converjan en una misma
solución, motivo por el cual se hizo necesario el
desarrollo de un Sistema de Gestión Universitaria que
agrupara todos los procesos mencionados anteriormente.

La interacción de los procesos de la
gestión universitaria es una necesidad
prácticamente inminente porque hay muchos de estos
procesos que se repiten en las diferentes áreas de
procesos de la universidad, lo cual es algo que hay que
solucionar en vísperas de tener un sistema que permita
tener un control y una mejor gestión de los procesos de
gestión universitaria, por lo que el Centro de
Informatización Universitaria (CENIA), se propuso a la
tarea de desarrollar un ERP Universitario (Planificación
Empresarial de Recursos Universitarios); que incluye la
concepción de varias líneas de desarrollo agrupadas
en las áreas de proceso: Pregrado, Posgrado,
Producción, Investigación, Ingreso,
Ubicación Laboral, Laboratorio, Residencia,
Extensión Universitaria, Cooperación Internacional,
Biblioteca y Teleformación.

A partir de esta situación surge la necesidad de
implementar un sistema automatizado para la Universidad de las
Ciencias Informáticas que ofrezca seguridad, calidad y la
funcionalidad que agilice el proceso al que se hace
referencia.

Por tanto el problema científico queda
formulado en la siguiente interrogante:

¿Cómo lograr que la Gestión
Universitaria en la Universidad de las Ciencias
Informáticas se torne menos engorrosa y más
rápida?

A razón de esto, el objeto de
investigación es el proceso de Gestión
Universitaria en la Universidad de las Ciencias
Informáticas.

Se plantea entonces como objetivo general
desarrollar un sistema que permita la Gestión
Universitaria en la Universidad de las Ciencias
Informáticas de manera más sencilla y más
rápida.

Para cumplir con el objetivo general propuesto y darle
solución a la situación problémica
planteada, se proponen las tareas siguientes:

• Investigar y elaborar un estado del arte a nivel
  mundial y nacional las soluciones existentes que soportan los
  procesos de Gestión Universitaria en la Universidad de
  las Ciencias Informáticas.

• Implementar el sistema
  informático que permita la Gestión
  Universitaria en la Universidad de las Ciencias
  Informáticas..

El campo de acción es la
informatización del proceso de Gestión
Universitaria en la Universidad de las Ciencias
Informáticas.

Métodos Científicos usados en la
investigación

• Teóricos

Analítico-sintético: Este
método ha servido para analizar y comprender la
teoría y documentación relacionada con el tema de
investigación, permitiendo así, extraer los
elementos más relacionados e importantes con el objeto de
estudio.

Análisis
histórico–lógico: Este método ha
ayudado a entender el surgimiento y la evolución del tema
de la investigación, así como otras
temáticas estrechamente relacionadas con la misma a lo
largo de la historia de la Informática.

• Empíricos

Observación: Este método es de
vital importancia ya que ha permitido percibir a partir de la
situación real que se está investigando cómo
se desarrolla a groso modo el proceso que constituye el objeto de
estudio.

Entrevista: Para el desarrollo de este
método se ha entrevistado al Jefe del Grupo de Soporte de
Desarrollo de la Infraestructura Productiva, quien ha aportado
elementos significativos a la investigación.

Análisis de Documentos: Este método
ha sido de gran ayuda porque a partir de un grupo de resoluciones
y documentos que exponen con mucho detalle el flujo que sigue el
proceso que representa el objeto de la investigación, ha
sido más fácil la comprensión del
mismo.

Aportes

Con la realización de este trabajo se espera
solventar los problemas existentes en el proceso de
Gestión de Pregrado en la Universidad de las Ciencias
informáticas, buscado una vía de solución
para desarrollar una aplicación informática capaz
de automatizar este proceso, brindando seguridad para la
información, fácil manejo del sistema, rapidez en
la generación de los datos y por tanto, que el proceso que
constituye objeto de estudio se torne menos engorroso y
más rápido.

DESARROLLO

Estado actual del
negocio

Para dar solución a la propuesta anterior se
definió la siguiente arquitectura:

• Servidor web Apache.

El servidor de páginas web Apache es uno de los
servidores más populares en el mundo, muchas personas
diariamente se suman a utilizar este servidor por la amplia
documentación que existe sobre el mismo y por las
características que posee, como son:

• Es gratuito de código abierto para
  plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y
  otras.

• Apache es un servidor altamente configurable de
  diseño modular. Es muy sencillo ampliar las
  capacidades del servidor web Apache. Cualquiera que posea
  experiencia en la programación de C o Perl puede
  programar módulos para realizar determinadas
  funciones.

• Soporte para scripts PHP y Servlets de Java.

• Postgresql.

PostgreSQL es un sistema de gestión de bases de
datos objeto-relacional (ORDBMS) basado en el proyecto PostGres,
de la Universidad de Berkeley. PostgreSQL es una versión
libre (OpenSource) de este proyecto y está basado en
SQL92/SQL99.

Este ORDBMS fue uno de los primeros sistemas basados en
el modelo objeto-relación de la actualidad ya que incluye
características de la orientación a objetos como
puede ser la herencia, tipos de datos, restricciones, funciones,
disparadores, reglas e integridad transaccional. A pesar de todo
esto no es un sistema gestor de bases de datos del todo orientado
a objetos.

• CSS.

Hojas de Estilo en Cascada (CSS) (Cascading Style
Sheets), es un mecanismo simple que describe cómo se va a
mostrar un documento en la pantalla, o cómo se va a
imprimir, o incluso cómo va a ser pronunciada la
información presente en ese documento a través de
un dispositivo de lectura. Esta forma de descripción de
estilos ofrece a los desarrolladores el control total sobre
estilo y formato de sus documentos.

• JavaScript.

JavaScript es un lenguaje de programación
interpretado. Sencillo de aprender, su código es embebido
en el HTML o llamado desde otro fichero haciendo fácil la
creación de páginas web con contenido
dinámico. Su mayor potencial está dado porque
permite realizar validaciones de datos o elementos del lado del
cliente reduciendo de esta manera la carga del servidor y las
transacciones que se efectúan a través de http.
Actualmente es soportado por la mayoría de los
navegadores.

• PHP.

PHP es un lenguaje de secuencia de comandos del lado del
servidor diseñado para la web. Las siglas PHP
equivalían inicialmente a Personal Home Page
(Página de Inicio Personal), pero su equivalente actual es
Hipertext Preprocessor (Procesador de Hipertexto). Se puede
incrustar el código PHP en páginas web, estas se
verán en el lado cliente una vez interpretadas por el
servidor como una página HTML. En el año 2007
más de 40 millones de sitios han empezado a utilizar
PHP.

• IDE.

Netbeans 6.7.1: Licencia del producto: Doble licencia;
Common Development and Distribution License (CDDL) y GNU General
Public License version 2 with Classpath exception
(GPL2).

Solución
propuesta

En el presente acápite se dará
solución al problema planteado teniendo en cuenta las
necesidades de la Universidad. Primeramente se expondrán
las diferentes Vistas con que cuenta el sistema, las mismas son
de gran importancia para ubicar al usuario final en la
navegación del mismo. También se exponen las
diferentes subsistemas y módulos que lo componen, donde se
verán las distintas funcionalidades con que cuentan los
mismos para un mayor entendimiento de la solución
planteada.

En cuanto a la presentación al usuario de las
soluciones de gestión del entorno universitario se hace
necesario definir varios conceptos que articulen una adecuada
experiencia de usuario en soluciones similares, que trabajen
coherentemente las áreas de procesos, subprocesos
horizontales y servicios que resultan de diseñar la
automatización de la gestión universitaria. Del
estudio de homólogos y los diferentes públicos,
así como de la necesidad de mostrar la integración
necesaria y consciente desde la misma presentación de las
soluciones, sumando a ello la sinergia obligada entre el
desarrollo de Intranet2.0 y las soluciones de back-office, se
definen tres vistas de usuario que complementan todos los
conceptos y rasgos que se han identificado:

Vistas.

1. Vista de presentación.

2. Vista de escritorio.

3. Vista de gestión de procesos.

Se aplican estándares y conceptos de la Web2.0, y
a su vez, características de soluciones de gestión
empresarial. Los principios de diseño y funcionamiento de
soluciones sobre tecnologías web también
serán respetados, garantizando un producto de alta
calidad. La presentación al usuario de las soluciones de
gestión del entorno universitario constituye el primer
encuentro entre dos culturas, la de un usuario ávido de
resolver optimizadamente la gestión de su trabajo y la de
un sistema centrado en los procesos como principios de su
diseño. La presentación es además el primer
contacto con el mecanismo de seguridad de la solución. En
última instancia, y no menos importante, muestra el estilo
de diseño basado en la identidad visual de la
organización. Todos estos rasgos son reflejados en la
presentación de la solución que constituye
además la autenticación/autorización de la
solución.

Fig 1. Vista de
presentación.

Características:

• Su diseño refleja la identidad visual de la
  organización y muestra la dimensión de la
  orquestación e integración de procesos del
  entorno universitario.

• Constituye el punto de partida de la
  implementación de las directrices de experiencias de
  usuario del ERP Universitario.

• Constituye la vista de
  autenticación/autorización de la
  solución corporativa.

• Punto de partida para la personalización de
  la vista de escritorio.

La sinergia necesaria entre el desarrollo de
Intranet2.0, como concepto que abarca desde el portal corporativo
con servicios al usuario como piedra angular de su diseño,
hasta los sistemas de gestión del entorno universitario,
que a su vez son el backoffices de las soluciones Intranet2.0,
necesita de una vista que sirva de punto intermedio entre dos
experiencias de usuarios distintas. Se define una segunda vista
basado en el concepto de escritorio para organizar el acceso a
toda la información (áreas de procesos, subprocesos
horizontales, servicios y documentos) que se brinda en el ERP
Universitario. Un escritorio que es a su vez el núcleo de
la solución empresarial. Hereda la personalización
al usuario, el principio de diseño basado en servicios,
acceso a un clic y los rasgos de diseño visual de
Intranet2.0.

Fig 2. Vista de
escritorio.

Características

• Punto intermedio en las experiencias de usuario de
  Intranet2.0 y ERP Universitario.

• Acceso a todo el ERP Universitario.

• Punto de partida para todos los procesos y
  servicios.

• Diseño centrado en servicios al
  usuario.

Las soluciones de gestión de procesos y servicios
en el entorno universitario reflejan las mismas
características de las soluciones de gestión
empresarial tradicionales. Las experiencias de usuario se acercan
más a las maneras de hacer de los involucrados en los
procesos, es decir, su diseño está centrado en los
procesos. La noción del proceso, de los pasos que se
ejecutan, del control de las actividades, unido a la
parametrización y el manejo de eventos son de los rasgos
de obligada atención en el diseño de las soluciones
de gestión. Dichas vistas heredan además las trazas
de orientación al usuario como referencia de su actividad
sobre la solución informática. Es la vista con
más complejidad por el volumen de información y
trámites que la conforman.

Fig 3. Vista de
gestión.

Características

• Diseño centrado en los procesos.

• Se adapta al área de procesos y se
  particulariza.

• Se optimiza en espacios y presentación de los
  contenidos.

• El cambio entre vistas de gestión de
  área de procesos diferentes se hace a través de
  la vista de escritorio.

• Se hace distinción entre las vistas de
  registro de información y las vistas de salidas o
  resúmenes de datos como son: estadísticas,
  reportes y gráficos.

Núcleo

Gestiona las funcionalidades horizontales del Sistema de
Gestión Universitaria, permitiendo estandarizar las mismas
para ser usadas por cada uno de los subsistemas del Sistema de
Gestión Universitaria. El mismo está compuesto por
los módulos Estructura y composición, Seguridad,
Configuración, Escritorio, Trazas y Reportes,
gráficas y estadísticas.

• Estructura y composición

Gestiona la información referente a toda la
estructura administrativa y la jerarquía de la misma,
así como la asignación de responsabilidades a las
estructuras, establecidas por el centro de educación donde
se decida implantar el Sistema de Gestión
Universitaria.

• Seguridad

Gestiona los permisos que posee un usuario determinado
sobre las funcionalidades del sistema, restringiendo el acceso a
los datos manejados por el sistema.

• Configuración

Gestiona la información necesaria para realizar
las configuraciones del sistema, tanto globales, como las que son
usadas por más de un subsistema. Permite además
realizar acciones de exportación, importación y
desinstalación e instalación de subsistemas o
módulos.

• Escritorio

Apoyado en los módulos de seguridad y
configuración personaliza la pantalla de entrada al
sistema para el usuario autenticado. Muestra las áreas de
procesos con sus módulos a las que el usuario tiene
acceso.

• Trazas

Gestiona todo lo referente a las
incidencias de un usuario sobre el sistema, registrando el
usuario, la acción realizada y el momento en que se
ejecutó la misma, creando las bases para un futuro
módulo de auditoría.

• Reportes, gráficas y estadísticas

Brinda información tanto nominal, cuantitativa y
gráfica a partir de los datos generados de todo el proceso
de gestión a nivel general, quedando identificados en
cuatro grandes grupos como son: Reportes de matrícula,
Indicadores Cuantitativos, Resultados Docentes y
Movimientos.

Subsistemas

• PREGRADO.

Es el encargado de gestionar los procesos de
formación de pregrado en la universidad tanto del curso
regular diurno (CRD) como el curso para trabajadores (CPT); el
cual incluye los procesos de diseño y gestión de la
carrera, actividades de secretaría, registro y control
docente, la gestión de los trabajos de diploma y los
títulos y la planificación y control del proceso
docente. Además de los procesos de apoyo: estructura y
composición de las diferentes áreas de la entidad o
centro de estudios, gestión del personal, seguridad,
configuración del sistema, reportes y estadísticas
asociadas al resultado de la gestión de información
de los diferentes procesos.

• Diseño de carrera

Gestiona el proceso de organización de las
carreras definidas por el MES, acorde a las necesidades y
características de la entidad, (Planes de estudio,
Homologación de Plan de estudio y Solicitudes de cambio)
además de realizar ajustes personalizados a un estudiante
o grupo de estudiantes .

• Personal y secretaría

Gestiona todo el personal vinculado con los procesos de
Pregrado. Posibilita la realización de movimientos de un
estudiante (traslados, bajas, licencias), así como
acciones de secretaría (promoción de estudiantes,
registro de datos docentes para los profesores, solicitudes de
movimiento, inscripción de alumnos ayudantes,
etc).

• Registro y control docente

Gestiona todo el registro de las evaluaciones docentes y
asistencia de los estudiantes, asignar profesores a las
diferentes estructuras docentes, establecer un balance de la
carga docente de los profesores así como posibilitar un
mejor control de los profesores por facultad y grupo.

• Tesis y títulos

Gestiona todo el proceso de desarrollo de una tesis de
pregrado (asignación, seguimiento y control) y el
otorgamiento de los títulos.

• POSTGRADO.

Gestiona los procesos de formación postgraduada
tanto de profesionales del centro como fuera de ella, llevando la
gestión de las actividades de formación
académica (FA) y de superación profesional (SP) con
el objetivo de garantizar, de una forma más eficiente y
eficaz, la superación profesional y académica del
claustro de profesores del centro y contribuir a la
superación de los profesionales universitarios de todo el
país.

• Curso

Gestiona todo lo relacionado con la creación de
un curso, tales como su aprobación, registro, desarrollo y
cierre, siendo este la célula básica de la cual
están consituidos los procesos relacionados con la
superación profesional y parte de la formación
académica.

• Superación Profesional y Formación
  Académica

Gestiona todo el proceso de desarrollo de las
modalidades clasificadas dentro de la Superación
Profesional así como la gestión de tesis
(asignación, seguimiento y control) y el otorgamiento de
los títulos.

• Registro y control docente

Gestiona todo el registro de las evaluaciones docentes y
asistencia de los estudiantes.

PRODUCCIÓN

Gestiona todos los procesos de la producción,
desde los servicios que se brindan a la producción por las
diferentes direcciones y centros de la universidad, y los
procesos relacionados con el registro y control de los proyectos
productivos de la universidad convirtiéndose así,
en la plataforma de gestión de la actividad
productiva.

• Registro de Proyectos

Gestiona el proceso del registro de un proyecto. Pueden
ser proyectos de programas nacionales, de exportación o
internos de informatización. Son previamente aprobados por
la oficina de Gestión de Proyectos Productivos,
otorgándole un identificador, por el cuál
será también identificado en el Redmine y en el
Archivo Universitario.

• Recursos Humanos

Gestiona el personal de cada proyecto y los roles que
desempeñan, estableciendo una integración con la
herramienta Redmine.

• Servicios Especializados

Gestiona y expone los servicios que brindan las
distintas áreas de la Infraestructura
Productiva.

• RESIDENCIA.

Gestiona todos los procesos de residencia, comenzando
por el alojamiento de los estudiantes una vez ingresan al centro
hasta el trabajo educativo, evaluaciones de la residencia
así como la gestión del avituallamiento.

• Trabajo educativo

Gestiona todo el trabajo educativo en la residencia,
evaluación de los estudiantes, caracterizaciones, las
indisciplinas, sanciones, estructura FEU en la residencia,
etc.

• Avituallamiento y
  lavandería

Gestiona todos los procesos de otorgamiento y
devolución de módulo de avituallamiento y
confección de una boleta, el cambio de avituallamiento, la
realización y devolución de préstamos a
profesores, especialistas y organizaciones, entrada y salida de
medios al almacén, asignación de químicos a
la lavandería, transferencia entre lavanderías y
lavado de medios en lavandería La Flora.

• Alojamiento

Gestiona todos el proceso de alojamiento de todos los
estudiantes y trabajadores internos de la universidad, desde la
realización de la zonificación, distribución
del personal en la residencia hasta las permutas en las
residencia.

• LABORATORIOS.

Gestiona todos los procesos de control en los
laboratorios en la universidad.

• Servicios telemáticos

Gestiona todo el proceso de registros de usuarios y
configuración de los servicios. Además del indexado
y las búsquedas de Software.

• Servicios de distribución de
  software

Gestiona el directorio activo y todo el proceso de
solicitud de software.

• Gestión de los laboratorios

Gestiona todo el procesos de administración, el
control de las personas, de los medios, el control de acceso, de
la productividad y la reservación de tiempo de
máquina.

• BIBLIOTECA.

Gestiona todos los procesos de la actividad
bibliotecaria relacionados con los préstamos, impresiones
de documentos, imágenes y certificaciones de
publicaciones.

• INVESTIGACIONES.

Gestiona todos aquellos procesos de investigaciones
relacionados con los eventos, participantes, actividades, etc. Se
encarga además de la gestión de los balances de
ciencia y técnica y todos aquellos procesos que
contribuyen al mismo.

• INGRESO.

Gestiona los procesos de ingreso de los estudiantes a la
universidad comenzando una vez que realizan las pruebas de
aptitud hasta que pasan a ser pre matrícula de la
universidad. Estos procesos incluyen además el anonimato
de exámenes y realización de
escalafón.

• EXTENSIÓN.

Gestiona todos los procesos de extensión
universitaria, contemplando las actividades deportivas y las
culturales permitiendo llevar un control de todos aquellos
aficionados así como de los grupos de aficionados
existentes en la universidad, además de llevar un control
del patrimonio cultural de la universidad.

• TELEFORMACIÓN.

Gestiona la interacción que debe de existir entre
el sistema de gestión universitaria y la plataforma de
teleformación.

• COOPERACIÓN.

Gestiona el desarrollo de todas las actividades de
cooperación Internacional que se llevan a cabo en la
universidad, ya sean trámites de viajes, visitas,
actividades de cooperación entre centros, etc.

• EGRESO.

Gestiona todo el proceso de ubicación laboral
desde la creación de las plazas que se le asignan a la
universidad hasta que se le asignan las plazas a los estudiantes
recién graduados. Además de llevar el seguimiento
de los estudiantes egresados de la universidad.

Conclusiones
generales

A lo largo de la investigación se obtuvo una
aplicación de software que cuenta con varios subsistemas
los cuales dan solución al problema planteado.

Primeramente se estudió e investigó las
distintas tecnologías, lenguajes y herramientas que se
deben utilizar en la realización del sistema,
argumentándose en cada caso el porqué de su uso.
Todas ya fueron utilizadas con éxito en la primera
etapa.

Utilizando una metodología de desarrollo de
software se realizó paulatinamente los distintos
módulos que pertenecen a los subsistemas planteados, los
cuales son la base de la solución a una Gestión
Universitaria en la Universidad de las Ciencias
Informáticas.

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Autor/a:

Ana Maria Sánchez
González

Universidad de las Ciencias
Informáticas, Carretera de San Antonio de los
Baños, Km.

21/2, Torrens, Boyeros, La Habana,
Cuba.