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Manual de Etiqueta y Protocolo




Partes: 1, 2

  1. Etiqueta y protocolo
  2. Etiqueta laboral
  3. Protocolo, ceremonial y precedencias

Monografias.com

Capítulo 1

ETIQUETA Y PROTOCOLO

  • GENERALIDADES

  • PROTOCOLO .- Proviene del Latín "protocollum" . Que significa primera hoja encolada o pegada. La Real Academia Española de la Lengua, define como PROTOCOLO: "Al libro donde se consignan las actas de un congreso diplomático" y por extensión, ceremonial diplomático o palatino establecido por decreto o costumbre.

Un buen proyecto de Protocolo y Ceremonial consigue los siguientes objetivos:

1. Mantener adecuadamente las relaciones de la organización con otras.

2. Reconocer las jerarquías de las personas.

3. Estructurar los cuadros de precedencias.

4. Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios y servidores.

5. Cumplir los rituales que debe observar el ceremonial.

El Protocolo tiene como función coadyuvar al Ceremonial, permitiendo la correcta estructura del directorio o relación de empresas, instituciones, funcionarios y personas, con la finalidad de observar el reconocimiento jerárquico de las mismas mediante la estructura de un cuadro de precedencias, que debe ser instituido en las organizaciones.

  • EL CEREMONIAL.- Es el conjunto de reglas y prácticas que se observan en las actividades oficiales de los estados. En el Perú, el Ceremonial como Protocolo está confiada a una dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, llamada Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado cuya función es la de ordenar y vigilar el reconocimiento por las autoridades nacionales, de los agentes diplomáticos acreditados en el país y determinar las precedencias entre sí y con las personalidades locales, intervenir en la correspondencia Diplomática del Jefe de Estado y en las formalidades de celebrar los tratados.

  • ETIQUETA .- La Real Academia de la Lengua Española, expresa que ETIQUETA proviene del Francés ETIQUETTE y está de la voz Germánica "STIK" que significa: fijar, clavar. La etiqueta es el ceremonial de los estilos, usos y costumbres, que deben observarse en todos los actos solemnes y ceremonias públicas, así como en las manifestaciones externas de la vida social, es decir el conjunto de normas que condicionan nuestra conducta para poder desarrollarnos políticamente, socialmente y lograr una conducta distinguida y honorable.

DESARROLLO DE LA PERSONALIDAD

EL SABER SER

¡SEÑORES, AQUÍ EMPIEZA TODO!

¡SEÑORES, AQUÍ EMPIEZA TODO!

¡SEÑORES, AQUÍ EMPIEZA TODO!

¡SEÑORES, AQUÍ EMPIEZA TODOO!

¡SEÑORES, AQUÍ EMPIEZA TODOOO!

¡SEÑORES, AQUÍ EMPIEZA TODOOOO!

EL PROTOCOLO DE LA EFICACIA PERSONAL es el perfeccionamiento de la persona para aumentar su eficacia en sus relaciones con los demás.

Este perfeccionamiento de nuestra capacidad para relacionarnos se consigue aprendiendo qué es el SABER SER, EL SABER ESTAR Y EL SABER FUNCIONAR que integran en suma, EL SABER VIVIR.

SABER SER + SABER ESTAR + SABER FUNCIONAR = SABER VIVIR

El conocimiento del yo es la base, la piedra angular y, en definitiva, la esencia misma del saber ser. Existen tres yoes distintos, a saber:

??El que uno cree ser,

??El que uno es

??Y el que ven los demás

Lo ideal es que los tres coincidan. Por supuesto, no es fácil, pero la cuestión esencial es conseguir que el Yo que uno es coincida de algún modo con el que uno cree ser. Si lo conseguimos, el resto será sencillo.

La seguridad en uno mismo es el resultado del conocimiento del Yo y de su corolario, la aceptación del Yo. En consecuencia, para tener seguridad en nosotros mismos hemos de comenzar por conocernos. El Yo que somos debe ser igual, en todo lo posible, al que creemos.

  • NATURALIDAD

La naturalidad consiste sencillamente en que el Yo que uno es sea lo más parecido posible al Yo que ven los demás. Para ello son necesarios los siguientes requisitos:

- Ser uno mismo, aceptando los propios defectos.

- No pretender representar ningún papel.

- No fingir lo que no se es.

- Mantener ante los demás la propia identidad

- Actuar con sencillez.

Todo lo que se acaba de mencionar está al alcance de cualquiera. Por supuesto hay personas que tienen la naturalidad en sus genes, pero para el resto de los mortales, es perfectamente asequible.

  • EL ARTE DE SER BUEN ANFITRIÓN

"Recordemos que si hay algo de verdad molesto y hiere es la impertinencia ".

Autocontrol = Dominio de la razón sobre las emociones

"Aquel que carezca de sentido del humor está perdido "

Anfitrión es la persona que tiene invitados a su cargo. Esta pequeña definición tiene una enorme cantidad de reglas que ha de respetar quien aspire a ser un perfecto anfitrión. Una parte se refiere a los pormenores materiales de la mesa, la comida y el servicio; la otra, a su disposición espiritual, y las atenciones que debe a sus invitados.

  • DONDE RECIBIMOS

Tenemos dos lugares principales donde recibir:

En casa : Son aquellas ocasiones especiales en que congregamos a un grupo de amigos y Personas cercanas a nosotros.

Fuera de casa : Ocasiones en que por el número de invitados o por el tipo de acto, no podemos o queremos hacerlo en casa.

Para conseguir ser un buen anfitrión, se recomienda dos cosas: preocuparse de los preparativos antes de que llegue el invitado, y despreocuparse de ellos después. Estos requisitos, aparentemente contradictorios, y que, lejos de serlo, se complementan, constituyen la clave del éxito para el anfitrión. El cuidado previo de todos los detalles es fácilmente comprensible, pues siendo una invitación un rasgo de cortesía, no pueden quedar librados al azar. Entre las previsiones más necesarias, mencionamos : la selección de los invitados, la fecha, el menú, el arreglo "extra" de la casa (flores, luces, etc.), las indicaciones al personal de servicio y, en caso de que faltara éste, los detalles que puedan evitar las molestias innecesarias.

  • EL PERFECTO INVITADO

La persona que ha sido invitada a un acto debe también atenerse a ciertas reglas:

"Invitar es hacerse cargo de la felicidad de alguien, mientras está bajo nuestro techo "

"Te reciben según te presentas; te despiden según te comporta "

- Debe ser puntual

- Debe comportarse de una forma correcta

- Debe mantener siempre su naturalidad

- No fuerce sus modales

- No discuta en la mesa

- Hay que ser distinguidos y elegantes, pero sin hacerlo notar

- Ir vestido como indica la invitación

  • LA MESA

Si hay algo que mantiene intacta su etiqueta tradicional, es la mesa. La etiqueta de la Mesa no atiende sólo a su arreglo, ni se limita a la vajilla, la platería y los manteles, sino que reglamenta el comportamiento de los comensales, y los deberes que les incumben como dueños de casa o como invitados.

Sus costumbres sufren, desde luego, las variantes que puede introducir la importancia de una reunión, o el número e intimidad de los convidados; pero en lo fundamental sus normas son fijas, y de su observancia depende el buen tono y el éxito de una comida.

1.9.1.1 DISTRIBUCIÓN DE INVITADOS

Una de las funciones más complicadas, sobre todo en determinadas ocasiones, con las que se encuentra un anfitrión es la de ubicar (distribuir) a sus invitados. La disposición de los sitios en la mesa, está regida por el rango o categoría de los invitados. Aunque como en todo hay excepciones, la edad puede ser una de ellos en determinadas ocasiones.

La regla básica es que no debe haber apiñamiento en una mesa y debe procurarse que cada comensal disponga por lo menos de 24 pulgadas de mesa para poder tener la libertad de movimiento.

En este arreglo puede resultar que un caballero es sentado al lado de su esposa, y como no puede ser, es la dama quien es movida y no el caballero. Existen dos métodos principales para distribuir los invitados en una mesa :

1.- Método Inglés .- Los anfitriones se colocan en las cabeceras de la mesa. Muy utilizado en mesas rectangulares.

2.- Método Francés .- Los anfitriones presiden la mesa colocados en el centro de la misma quedando frente a frente.

  • PLATOS

Sobre la mesa no debe haber más que un plato grande en cada lugar, siendo la única excepción (y también con el objeto de facilitar el servicio) el caso de que el fiambre sea una pomelo (fruta), o algo que ya este servido individualmente. Si se usan individuales, debe cuidarse que los platos estén colocados bien en el centro. Hacia arriba, a la izquierda, se coloca el plato para pan, y a su lado, si los hay, un platito para manteca, con su correspondiente cuchillito cruzado encima.

Los platos usados se retiran por el lado izquierdo y con la mano izquierda, los limpios, se ponen en su lugar por la derecha. Debe tenerse cuidado, cuando se trata de una comida importante, de que los platos estén previamente calentados o fríos, de acuerdo con el menú elegido.

El plato de sopa (hondo) o la taza para consomé se presenta siempre con otro plato abajo, que facilita su manejo. Luego se retiran las dos simultáneamente.

Los centros pueden ser de flores, de frutas, de piezas de porcelana, cristal o plata, y pueden tener como complemento candelabros (aunque esto último ya no se usa mucho), pero su requisito principal será siempre – aparte su adecuación a la oportunidad, y su buen gusto que no entorpezcan por su altura o su ubicación el intercambio entre los comensales, impidiéndoles verse y obligándolos a estiramientos y contorsiones penosos.

Las copas se ponen a la derecha, pero se puede empezar colocando la de agua a la altura del centro del plato. Sobre este particular, no hay regla definida. Pueden colocarse en hilera, en forma de triángulo, o formando un pequeño arco. De todas maneras, lo único que ha de contemplarse es que la de agua encabece la fila, y las del vino sigan el orden en que se servirán estos.

Los complementos restantes se colocan como queden mejor, de acuerdo con la cantidad de comensales y la disposición de la mesa.

Cuando se usan bols (si hay mariscos, o frutas) se ponen sobre un platito, acompañados por una pequeña servilleta, y dentro del agua se coloca una fina rodaja de limón.

Cuando se sirven mariscos, los bols pueden estar colocados en la mesa al mismo tiempo que los platos grandes pero deben retirarse antes del plato siguiente.

  • COMO SE PASAN LAS FUENTES

Las fuentes se pasan siempre por el lado izquierdo del comensal. No deben llevarse nunca sobre bandejas, y se acercarán lo más posible al plato de la persona a quien se sirve, pero sin llegar a apoyarla, ni dar la sensación de estar haciendo equilibrios. La persona que pase la fuente, lo hará con la mano izquierda, manteniendo el brazo derecho flexionado a la espalda, y el cuerpo inclinado ligeramente. Esta es la posición correcta, pues no entorpece los movimientos del comensal.

La fuente se pasará en el orden siguiente en primer término, la dueña de casa. Esto, que podría parecer una descortesía, no lo es en realidad, ya que tiene por objeto que ella de su visto bueno sobre la presentación y apariencia del plato. Luego se sirven las demás señoras, en orden de importancia de acuerdo con su edad o jerarquía y en último término, los señores, teniendo en cuenta, además de la edad, cualquier otra clase de prerrogativa derivada de un cargo.

La primera persona que se sirve, toma los cubiertos que le ofrece el mucamo. Las siguientes lo hacen sacándolos de la misma fuente. Otra manera de servir, siempre que los comensales tengan más o menos la misma edad. Es según el orden de colocación alrededor de la mesa, pasando la fuente en primer término a las señoras y luego a los hombres.

  • USO CORRECTO DE LOS CUBIERTOS

Este es un tema de gran importancia. Por el manejo de los cubiertos pueden hacerse muchas deducciones sobre la educación de una persona.

Seguiremos el orden de una comida, pero antes van estas observaciones :

1. Los cubiertos no deben esgrimirse.

2. Tampoco deben tomarse por los extremos,

3. El cuchillo nunca debe llevarse a la boca.

Cuando se usa una cuchara o un tenedor, en ademán de recoger, la parte ensanchada del mango debe quedar apoyada con comodidad entre el índice y el pulgar, mientras la angosta se sujeta con esos mismos dedos, pero se apoya sobre el medio.

Cuando el tenedor se usa para pinchar, el índice no debe sobrepasar nunca el punto en que el mango se ensancha y se arquea, para bajar luego dividido en dientes. El otro extremo del mango debe quedar oculto dentro de la mano.

Esta última observación vale para todos los cubiertos, es decir que, usados correctamente, no debe verse el extremo del mango en ninguno.

Cuando se tienen que dejar por un momento los cubiertos, deben colocarse sobre el plato y no apoyados en los bordes del mismo, ni del platito de pan, pero cuando se quiere dar a entender que se ha finalizado, se colocan uno al lado del otro siguiendo la misma dirección.

  • ORDEN EN QUE SE USAN LOS CUBIERTOS

En una comida importante, los cubiertos que van a necesitarse se colocan al poner la

mesa, excepción hecha de los de postre. En tal caso, conviene recordar que siempre se deben

usar primero los que están más hacia fuera, es decir, los que se encuentran más alejados del

plato, y en ese orden seguir con los demás.

  • EMPLEO DEL CUCHILLO Y TENEDOR SIMULTÁNEAMENTE

Como ya señalamos, el cuchillo es más que para cortar. No se usará nunca para cargar sobre el bocado alguno de las guarniciones.

Cuando solamente el tenedor es necesario, habrá que dejar el cuchillo sobre el plato, y nunca fuera de él, ni apoyado entre el borde del plato y la mesa.

CUCHARA

La cuchara de sopa no debe llenarse completamente. Cuando la sopa se sirve en tazas, se usa la cuchara de postre.

No se inclinará el plato para facilitar el trabajo de la cuchara, y se llevará esta a la boca, dejar caer el liquido y no sorbiéndolo.

La cuchara de postre se usa del mismo modo que la de sopa si se trata de postres muy líquidos, y combinada con el tenedor cuando se trata de postres de cocina como flanes, budines, etc. Si el postre es helado, la cucharita que corresponde tiene forma de palita achatada y se usa lo mismo que cualquier otra.

La cucharita de café se emplea para revolver y no para tomar el café con ella.

EL TENEDOR

El Tenedor se emplea con la mano derecha cuando se trata de comidas blandas. Si requieren el auxilio del cuchillo para cortar, se usa con la mano izquierda. Es conveniente, aunque el plato tenga alimentos duros y blandos, no estar pasando constantemente el tenedor de una mano a la otra.

Hay una variante de tenedor de postre, que sirve para comer los melones. Son muy parecidos a los que emplean para comer tortas. Uno de los dientes es más ancho y aplanado, pero su tamaño es igual al del tenedor de postre.

El tenedor de tortas es por consiguiente, igual que el anterior, pero más pequeño. Cuando se coloca ese tenedor, no se debe usar con él ningún cuchillo.

No se usará el tenedor para comer sandwiches ni masas, pues esto es considerado como un rebuscamiento. En el único caso en que está disculpado hacer uso de él, es cuando una masa es muy húmeda y pegajosa (borrachos, tocinitos del cielo, etc.)

Cuando no se cuenta con esta clase de tenedor, se puede reemplazar por uno de postre, común o por tenedorcitos más pequeños, llamados "de lunch".

CUCHILLOS

Cuchillo de mesa, de postre, de servir, para pomelos, para servir manteca, cuchillos individuales para manteca, de pescado, de té, y de pan.

El cuchillo de pan, que se emplea también para cortar tortas, tiene como particularidad su filo dentado.

Capítulo 2

ETIQUETA LABORAL

  • CORTESÍA LABORAL

A lo largo de la vida, pasaremos por etapas laborales en las que tendremos que convivir y relacionarnos con otras personas: compañeros, subordinados, jefes ... y tenemos que procurar establecer unas relaciones cordiales y fluídas por nuestro bien personal y el de nuestro trabajo . Hay que tener en cuenta que la mayor parte del día la pasamos trabajando, por lo que deberemos tratar de crear un buen ambiente laboral. De las relaciones laborales pueden surgir posteriores relaciones personales . Hay un dicho popular que afirma: el roce genera cariño.

Traslade a su despacho, negocio u oficina las normas de cortesía que aplica en su vida diaria (aunque haya algunas pequeñas diferencias a tener en cuenta). Es de máxima importancia evitar contratiempos y dificultades surgidas por malas o inadecuadas relaciones laborales. El trabajo supone una adaptación a un medio distinto, por lo general, a nuestra vida privada.

  • UNA SONRISA

Cualquiera que sea la actividad que desarrolle, hágalo siempre de forma cordial y distendida. Pese a las dificultades que pueda encontrar, tanto en su vida personal como social, no deje que se reflejen en su vida laboral , utilice una gran dosis de diplomacia . Aparque sus problemas a la puerta del trabajo, aunque no le sea fácil. Todo su entorno se lo agradecerá, así como usted mismo trabajará de forma más fluída y en un ambiente más agradable.

  • EDUCACIÓN

Siempre por encima de todo sea educado. Tanto si es empleado como si es jefe, como si es un profesional liberal. Tener una carrera o un determinado puesto no nos da ningún derecho a ser maleducados con el resto de las personas. Tampoco por ser algo o alguien, presupone ser una persona educada. Hay muy buenos profesionales en su materia cuyos modales dejan mucho que desear. Las relaciones laborales, al igual que el resto de relaciones (sociales y familiares) deben estar presididas por un trato cordial y educado en todo momento, incluso en los momentos más difíciles o crispados.

  • JEFES

El trato con nuestros jefes ha dejado de ser, en la actualidad, un relación tan rígida y formal como en épocas pasadas, aunque en determinadas profesiones y sectores aún se mantienen. No obstante, esta mejora en el trato, no debe dar pie a confundir cordialidad con familiaridad. Debemos saber respetar con mínimo de educación el trato debido por el cargo.

Una buena relación con los jefes hará más cordial nuestro ambiente de trabajo, y esto es muy conveniente si tenemos en cuenta el número de horas al día que pasamos trabajando.

  • SUBORDINADOS

Las relaciones con empleados y subordinados, en la actualidad, no se basan en relaciones de sumisión total, como hace años, si no en un plano de mayor igualdad. Aunque siempre quedan cosas por hacer, las relaciones con empleados y subordinados han mejorado cualitativamente en los últimos años, logrando erradicar determinadas posiciones tiránicas y de fuerza que se ejercían sobre muchos empleados por determinadas empresas. Tenemos que saber diferenciar un trato respetuoso con un trato impersonal. Hay que mantener las distancias pero conservando un trato humano y educado.

  • COMPAÑEROS

Si, como hemos dicho, pasamos la mayor parte del día trabajando pasamos la mayor parte de nuestras horas con los compañeros. Independientemente de nuestra relación exterior con ellos (conocido, amigo, familiar, pareja ...) debemos mantener un relación cordial con ellos, ya que se ven muchas horas al día. El trato suele ser muy cercano (más que con los jefes o subordinados), debido, generalmente, a la igualdad de categoría dentro de la empresa. El trato diario hace que muchas relaciones laborales acaben en amistad o en relaciones afectivas

  • COLEGAS

El trato entre colegas (personas de la misma profesión), se caracteriza por ciertas peculiaridades. Una de ellas es la utilización de su propia "jerga" profesional ( todos conocemos alguna: médicos, abogados, etc.). Su relación lleva implícito una trato de gran igualdad, sobre todo en temas profesionales, debido en gran medida a la convergencia de ejercer una misma profesión. (aunque la falta de equiparamiento entre profesiones, aún hoy en día hace que algunas profesiones, y a veces sus profesionales, se crean de más importancia que otras).

  • IMAGEN PERSONAL

La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personas tengamos otros muchos valores la primera impresión es fundamental. La forma de vestir junto con nuestros modales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damos de la empresa o institución a la que representamos. Según reza un dicho popular: "Te reciben según te presentas; te despiden según te comportas". Por ello hay que causar una buena primera impresión, pero eso por sí solo no vale.

  • HIGIENE

Tener una buena imagen, no solamente es cuestión de vestuario. Nuestra imagen exterior está muy condicionada por nuestra higiene. Debemos tratar de tener un aspecto agradable y limpio. Esto se consigue: higiene corporal diaria (ducha o baño, cambio de muda, desodorante, etc.), cabello cuidado y arreglado (aunque se lleve melena se deberá llevar cortado y arreglado), uñas, manos, maquillaje moderado (hay veces que una persona no se maquilla sino que se "restaura", barba, etc. Tenemos que dar una imagen exterior correcta, sin perder nuestra propia personalidad. Lo mismo con los complementos que deben ir acordes al tipo de vestuario utilizado.

  • VALORES ÉTICOS

En el desarrollo de las interacciones humanas, el respeto es de carácter recíproco y debe ameritarse con principio y acciones concretas; en caso contrario se pierde la autoridad moral y por lo tanto el derecho de ser respetado.

  • deferencia

  • la aceptación

  • honor

  • honradez

  • puntualidad

  • amabilidad/cordialidad

  • compasión

  • confianza

  • consideración

  • cortesía

  • generosidad

  • fidelidad/lealtad

  • gratitud

  • humildad

  • justicia

  • moderación

  • tolerancia

  • integridad

Capítulo 3

PROTOCOLO, CEREMONIAL Y PRECEDENCIAS

  • LA PRECEDENCIA

  • DEFINICIÓN

La precedencia en la diplomacia según el Varón Carlos De Martens, es el prerrogativa que conlleva las desigualdades convencionales, para que el estado la reconozca. En las empresas e instituciones: Es el derecho en virtud del cual quien la disfruta, se halla autorizado, para ocupar entre muchas plazas, aquella que es mirada como la más distinguida.

La precedencia en las organizaciones, se refiere a la jerarquía de las personas, de acuerdo a la importancia de los cargos que desempeñan u ocupan y que les permite gozar de ciertas preferencias de lugar, ubicación y atención, que las demás personas de la misma organización y con cargos de inferior jerarquía.

3.2. CUADRO DE PRECEDENCIA UNIVERSITARIA

1. Rector

2. Vicerrector Académico

3. Vicerrector Administrativo

4. Decanos de Facultades – Directores de Escuela de Post Grado

5. Secretario General de la Universidad

6. Directores de Consejos

7. Directores Universitarios

8. Jefes de Departamento Académico – Jefes de Escuelas Profesional

9. Coordinadores Académicos o de Área

10. Secretarios Académicos de Facultades

11. Profesores Principales

12. Profesores Asociados

13. Profesores Auxiliares

14. Docentes Contratados

NOTA : La Asamblea Universitaria, debía estar ubicada en primer término, sin embargo siendo representada administrativamente por el rector y conformada por docentes y alumnos no podría físicamente aparecer en un cuadro de precedencias.

  • PRECEDENCIA DE RECTORES EN EL PERÚ

La precedencia de los rectores se da por la antigüedad de creación de la Universidad que representan, siendo el cuadro el siguiente :

"Aprenda del mejor, mejore lo que aprendió y el éxito será su mejor premio".

1. Universidad Nacional Mayor de San Marcos

2. Universidad Nacional San Antonio Abad del Cuzco

3. Universidad San Cristóbal de Huamanga

4. Universidad Nacional de La Libertad de Trujillo

5. Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa

6. Pontificia Universidad Católica del Perú – Lima

7. Universidad Nacional de Ingeniería – Lima

8. Universidad Nacional de San Luis Gonzaga de Ica

9. Universidad Agraria la Molina - Lima

10. Universidad Nacional de la Amazonía Peruana – Iquitos

11. Universidad Nacional de Altiplano – Puno

12. Universidad Nacional de Piura

13. Universidad Peruana Cayetano Heredia – Lima

14. Universidad Católica Santa María – Arequipa

15. Universidad Nacional del Centro del Perú – Huancayo

16. Universidad Nacional de Cajamarca

17. Universidad del Pacífico - Lima

18. Universidad de San Martín de Porres - Lima

19. Universidad de Lima

20. Universidad Femenina del Sagrado Corazón - Lima

21. Universidad Nacional Federico Villarreal - Lima

22. Universidad Agraria de la Selva – Tingo María

23. Universidad Nacional Hermilio Valdizán - Huánuco

24. Universidad Inca Garcilazo de la Vega - Lima

25. Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle - Lima

26. Universidad Nacional Daniel Alcides Carrión – Cerro de Pasco

27. Universidad Nacional del Callao

28. Universidad de Piura

29. Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión - Huacho

30. Universidad Ricardo Palma - Lima

31. Universidad Nacional Pedro Ruiz Galo - Lambayeque

32. Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna

33. Universidad Nacional Santiago Antúnez de Mayolo - Huaraz

34. Universidad Nacional de San Martin - Tarapoto

35. Universidad Nacional de Ucayali - Pucallpa

36. Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez de Juliaca - Puno

37. Universidad Peruana de los Andes de Huancayo

38. Universidad Peruana de Unión de Lima

39. Universidad Andina del Cusco

40. Universidad Tecnológica de los Andes de Abancay

41. Universidad Nacional de Tumbes

42. Universidad Nacional del Santa de Chimbote

43. Universidad de Tacna

44. Universidad Particular de Chiclayo

45. Universidad San Pedro de Chimbote

46. Universidad Particular Antenor Orrego

47. Universidad Particular Huánuco

48. Universidad de Moquegua

49. Universidad Particular Marcelino Champagnat de Lima

50. Universidad Particular de Iquitos

51. Universidad Nacional de Huancavelica

52. Universidad Particular César Vallejo - Trujillo

53. Universidad Particular de Ciencias y Tecnología - Ica

54. Universidad Particular del Norte – La Libertad

55. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas - Lima

56. Universidad Particular Los Angeles - Chimbote

57. Universidad San Ignacio de Loyola - Lima

58. Universidad Particular Juan XXIII - Chepén

59. Universidad Alas Peruanas - Lima

60. Universidad Cristiana del Perú – María Inmaculada - Lima

  • EL CEREMONIAL

Después de haber tratado el Protocolo no podemos dejar de lado el Ceremonial, a través del complejo camino de la organización que requiere, debido a que el primero va junto al segundo y el éxito de uno es el del otro.

Las ceremonias requieren de un buen proyecto que comienza con la coordinación, sigue con la programación, planificación, ejecución y termina con evaluación del plan que nos mostrará el cumplimiento de los objetivos.

La organización y el desarrollo de las ceremonias ofrecen dificultades protocolarias, debido a la asistencia de diferentes autoridades, que determina un especial cuidado en las acciones de recepción de las mismas, su ubicación en la sala de la ceremonia, en el saludo que debe ofrecérsele antes y durante la ceremonia, las consideraciones protocolarias que deben guardar los oradores para con ellos, las atenciones que debe tributárseles al término de la ceremonia etc., en sí, se justifica la premisa:

Toda ceremonia organizada tiene como único objetivo, aplicar el protocolo que se diseñó.

La única forma de evitar desairar a las autoridades, funcionarios invitados y a los servidores de la misma institución, es a través de un meticuloso cuidado en la PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN de las actividades que comparte el 50% del éxito o del fracaso con las acciones protocolares de la precedencia.

La programación la comprendemos como un conjunto de tareas y operaciones necesarias para cumplir el objetivo, que determina el orden de prioridades de ejecución de cada una de las actividades relacionadas, como una cadena de acciones hasta el informe final.

Para desarrollar coherentemente la programación tenemos que pensar en cual es el objetivo central del evento (el evento en sí o la asistencia de personalidades), y que actividades

"Los certámenes organizados por la Oficina de Relaciones Públicas, tienen el apoyo del 20% del personal, el otro 20% tratarán que fracase y el 60% esperará a ver que sucede".

  • PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE CEREMONIAS

en detalle deben proyectarse, para conseguir el éxito del mismo y esas actividades diseñadas con que antelación, prioridad u orden debe ser efectuadas.

  • ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE LA CEREMONIA

El secreto para una óptima organización de eventos del tipo que fuere, está en la previsión que debe darse a los tres grupos de actividades conocidos como el "ADD" (ANTES, DURANTE Y DESPUÉS), que conlleva la programación y planificación del ceremonial:

3.4.2. ACTIVIDADES:

01. ANTES del evento,

02. DURANTE el evento y,

03. DESPUÉS del evento.

Aclaramos que la programación y planificación de un evento es diferente a la elaboración del PROYECTO de un evento, este último comprende únicamente el documento formal que debe presentarse a la superioridad, para conseguir la aprobación y asignación de los fondos presupuestales para su ejecución y que es una tarea más del ADD.

3.4.3. ANTES DE LA CEREMONIA

01. Coordinar con oradores.

02. Directorio de invitados y asistentes.

03. Agasajo a invitados.

04. Programa y presupuesto de la ceremonia.

05. Proyecto.

06. Aprobación del proyecto.

07. Diseño de la ceremonia.

08. Contratos.

09. Tarjetas y croquis de estacionamiento.

10. Cuadro de precedencias.

11. Programa de información y comunicación.

12. Plano o croquis del local.

13. Arreglo de la mesa de honor.

14. Distribución de asientos.

15. Ubicación de equipos de amplificación y proyección.

16. Determinación y difusión del cuadro de responsabilidades.

17. El guión de la ceremonia.

18. Confirmación de asistencia de los invitados.

19. Ensayo.

3.4.4. DURANTE LA CEREMONIA

01. Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones.

02. Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones.

03. Coordinación de detalles durante la ceremonia.

04. Atención a visitantes.

3.4.5. DESPUÉS DE LA CEREMONIA

01. Evaluación del proyecto.

02. Envío de notas de prensa.

03. Envío de agradecimientos.

04. Resolución a colaboradores.

05. Entrega del Informe Final de la actividad.

  • CEREMONIAL UNIVERSITARIO

Son pocas las ceremonias universitarias que se desarrollan durante el año académico, pero las que se efectúan están rodeadas de un exigente y estricto protocolo y adecuado ceremonial, por el grado magistral con que deben ser conducidas.

Las siguientes ceremonias cuentan con la asistencia del rector, vicerrectores, decanos y la comunidad universitaria en pleno :

1. Apertura del año Académico

2. Aniversario Institucional

3. Colación de doctores honoris causa

4. Aniversario Patrio

5. Clausura del año académico

  • ARREGLO DE LA MESA DE HONOR

Las mesas de honor en las ceremonias universitarias son bastantes grandes para dar cabida al mayor número de autoridades (decanos), cuando por razones de espacio no pudiera ubicarse a todos los decanos acompañando al rector y vicerrectores, protocolo debe comunicar antes de la ceremonia, por esquela adjuntando un croquis, la ubicación de los decanos en la mesa de honor, en la sala o auditorio.

La mesa de honor en las ceremonias universitarias, debe contar con un tapete que cubra el tablero y llegue hasta el suelo por el lado que da al público y en la mesa debe colocarse lo siguiente:

- File de cartulina con un rótulo (PROGRAMA) y en el interior debe incluirse: - El Programa de la ceremonia.

- Nombre y cargos en forma jerarquizada de las personas que conforman la mesa.

- Nombres de los decanos y de la facultad que se encuentran en la sala, (de acuerdo a su criterio el orador pueden mencionarlos antes de iniciar el discurso)

- Una o dos hojas de papel para notas.

- Un micrófono con pedestal de mesa

- Vasos para agua y botellas o jarras con agua de mesa o vasos con agua.

- Posavasos de cualquier material.

- Servilletas de papel.

- Carteles, señalando los nombres y cargos de las personas, (permite ubicar los sitios), estos carteles en la parte que da a la sala, deben estar impresos con letras grandes.

- Detrás de la mesa de honor debe colocarse el Pabellón Nacional (autorizado por centro de estudios) y el estandarte de la universidad en forma obligatoria.

  • SÍMBOLOS PATRIOS

Una de las principales actividades del Protocolo y Ceremonial, es cumplir y hacer cumplir las normas de respeto y administración de nuestros símbolos patrios, determinados por el Art. 49 º de la Constitución Política del Perú, participar en la estructura del ceremonial en los homenajes que se les debe tributar, señalar su uso y ubicación dentro de la institución.

El respeto que nos merecen los símbolos, no es sólo en recuerdo de nuestra independencia, es sobre todo, en honor a la sangre que derramaron nuestros héroes, por defender y preservar el bendito suelo patrio, y nuestro homenaje a ellos es mantener siempre en el más sagrado sitial, los símbolos de nuestra Nación.

El uso de los símbolos patrios en las instituciones y empresas, están normadas por Leyes – algunas de ellas ya centenarias pero vigentes - que nos aclaran su uso, es notorio que por desconocimiento de la Ley, constantemente se cometan errores que llevan a las organizaciones a incurrir en una falta de respeto.

  • INICIO DEL AÑO ACADÉMICO

La ceremonia de inicio de año académico en la facultad, difiere con la ceremonia organizada por el Rectorado de la universidad, mientras la primera cuenta con la asistencia de los alumnos y es de orden instruccional, la segunda es netamente académica.

La ceremonia en la facultad está presidida por el decano, quien es acompañado en la mesa de honor por los jefes de departamento o escuela profesional, según sea el caso, coordinadores de área y docentes.

Partes: 1, 2

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