Conciliación bancaria

Análisis que explica la diferencia
entre el saldo de efectivo que aparece en el estado de cuenta o
extracto bancario y el saldo de efectivo que aparece en los
registros del depositante

Proceso Sistemático de
comparación entre los ajustes contable de una cuenta
corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos
correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una
explicación de las diferencias encontradas

En el mundo empresarial el efectivo es
visto como la parte más importante y delicada en cuanto a
la manipulación, uso y preservación del mismo, es
por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices
que garanticen el buen aprovechamiento del este
activo.

Dicha importancia radica en que el
efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o
servicios, útiles para el objetivo general de una empresa
y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo
en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo
del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que
aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos
casos es necesario efectuar una conciliación mensual con
cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas
corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y
se consigue el saldo correcto. La conciliación bancaria no
es un registro contable, sino una herramienta de control interno
del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento,
métodos y las reglas de presentación para elaborar
una conciliación bancaria.

Procedimiento contable previo para la
elaboración de una conciliación
bancaria

Uno de los mayores problemas que se
presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a
veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes
anterior, a continuación se presentan algunos pasos o
recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder
con la conciliación del mes
correspondiente.  

Importante: de NO encontrar los ajustes de los
errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario
(actuales) estas se deben tomar en cuenta para la
conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en
cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en
cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación
actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales
partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta
bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se
toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.
 

Normas para la elaboración del
documento

Luego de realizar dichas revisiones se
procede a la inspección de los libros de la empresa
conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y
así detectar cuales son las discrepancias que existen
entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas
las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos
registros se debe elaborar el documento que avale la
elaboración de la conciliación, esto respetando
algunas normas de presentación que se demuestran a
continuación:

· Encabezado.- el encabezado debe
poseer como requisitos básicos: · Nombre de la
empresa o razón social. · Nombre del documento
"Conciliación Bancaria". · Fecha a la cual se
está elaborando el documento. · Nombre del Banco y
número de la cuenta a conciliar. · Nombre de la
persona que elabora el documento. · Tipo de método
a utilizar (opcional). · Cuerpo.- la estructura del cuerpo
va a depender del método que se valla a utilizar para
realizar la conciliación. · Saldos correctos.
(cuatro o dos columnas) · Saldos encontrados. (una sola
columna)

En esta parte de es donde se mostraran
todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y
es igual para los dos métodos el orden que
explicaré en el numeral posterior. Lo único que
varia en la presentación de los métodos es en el
número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se
le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los
saldos.

· Pie del documento.-
independientemente del método que se utilice al final
deben aparecer las rúbricas del autor de la
conciliación, la persona que la conforma y las necesarias
para mantener un eficiente control interno en la
empresa.

Métodos para elaborar una
conciliación bancaria

4.1. Saldos correctos

A tales efectos me primero me
centraré en el método Saldos Correctos por ser el
método más utilizado y didáctico en cuanto a
su aprendizaje para la elaboración de una
conciliación y que en sí para efectos de lo que a
continuación explicaré será igual para los
dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de
cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el
libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar
las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales.
Para empezar a preparar dicho documento por dicho método,
es de suma importancia que se conozcan las normas de
presentación y estructuración del cuerpo del
mismo:

1) Primero, se presentan las "Partidas no
registradas en el Banco", donde se incluyen las partidas no
asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este
renglón los: 1)a). Cheques en Tránsito: o cheques
pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un
cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el
mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo
que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no
estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que
sea cobrado. 1)b). Depósitos en Tránsito: son
aquellos depósitos que se por lo general se envían
al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que
estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en
estado de cuenta del mes.

2) Segundo, se presentan las "Partidas no
registradas en Libros" donde se incluyen las partidas no
asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados
por parte del banco por concepto de: descuentos de giros,
pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre
otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2)b). Notas
de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la
empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos
descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido
la información respectiva del mismo no se ha abonado en
los libros de la empresa. 2)c). Cheques Omitidos ó no
Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que
nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2)d).
Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los
depósitos que se realizaron pero no se hizo su
correspondiente registro.

3) Tercero, se deben presentar los
"Errores", donde se reflejan todos los ajustes por concepto de
equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de
todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre
las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los
cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del
monto de emisión. 3) Depósitos de diferentes
cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto
por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Cheques
mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser
cargados fueron abonados en los libros de la empresa. 3) Notas de
Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error
se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depósitos
ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se
cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa
cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en
diversos bancos. 3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los
cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han
ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos
haciéndoles un cargo por el monto del mismo. 3)b). Errores
del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los
ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por
parte del Banco, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de
diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto
por encima o por debajo del monto de emisión. 3)
Depósitos de diferentes cantidades: son los
depósitos que se abonan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión. 3) Cheques Omitidos ó
no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero
no fueron asentados en el estado de cuenta bancario. 3)
Depósitos Omitidos ó no registrados: son los
depósitos que se emitieron realmente pero no fueron
asentados en el banco. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que
en vez de cargarlos se abonaron. 3) Depósitos mal
ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el
estado de cuenta bancario. 3) Notas de Débito y Cedito mal
ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse
y viceversa. 3) Depósitos ó Cheques de otras
Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el
banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco
posee diversos clientes.

Importante: el orden del 1) al 3) se deben
presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus
numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo
primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para
lograr los saldos correctos o encontrados. Ejemplo de una
conciliación elaborada por el método saldos
correctos: El siguiente documento refleja los movimientos del mes
de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte
perteneciente a El Trébol C.A.:  
 

Este es el estado de cuenta enviado por el
banco al 31 de julio de 2006:

Ahora veremos la conciliación que se
realizó el mes pasado para ajustar los saldos,
véase que ya traen un saldo distinto desde el principio,
230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según
banco Cr.  

  Como se puede notar en la
conciliación anterior se ajustaron los saldos de los
libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual
resulta ser el fin de la conciliación.

Ahora elaboraré la
conciliación del mes de julio con el mismo método
para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y
así llegar a los "saldos correctos" que deberían
tener ambos.

Como ya se explicó en la primera
parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas
en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar
si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se
deberían tomar en cuenta para la conciliación
actual.

De tal forma se puede notar el cheque
Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio,
contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en
el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no
tiene fecha de vencimiento éste se considera que
todavía esta en tránsito.

También véase que el
depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco
al valor que se registró en libros, de haber alguna
diferencia en los depósitos o cheques en transito, se
procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal
caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el
ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la
conciliación del mes de julio.

Los errores de empresa también
fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se
tomarán en cuenta para ajustar.

Ahora, se revisan cuales son las
diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones
realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por
partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como
cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado,
y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos
en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de
Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se
registró, y finalmente encontramos una diferencia en el
cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs.
52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un
análisis de los soportes encontrados se dedujo que error
fue de la empresa.

Al encontrar las partidas que se van a
ajustar se procede a realizar el documento de control
interno:

  Ahora veamos el mismo documento pero
elaborado con cuatro columnas:  

Donde como se observa, los ajustes se
realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo
negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se
realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente
todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a
través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en
banco. 4.2. Saldos encontrados

Este método se basa en la
elaboración la conciliación empezando con alguno de
los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego
reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o
cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al
final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la
finalidad de éste método.

Para ejemplificar tomaremos en cuenta el
anterior, por lo que señalaré la
presentación del documento:

Nótese que en este caso se
comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00
Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el
método anterior, pero en una sola columna, hasta que al
final se "encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs.
565.900,00 Dr.).

Autor:

Jesús Rodríguez
Márquez

Contaduría

4 semestre

Universidad Autónoma del
Carmen

Manuel Joaquín valladares

Contabilidad del activo

Lunes, miércoles y
viernes

11-1pm y 1-2pm

INVESTIGACION

Entrega:23 de mayo del 2012

Ciudad del Carmen Campeche a 30 de mayo del
2012