Diseño de un Modelo para la Auditoría de la Gestión de Mantenimiento

Resumen

Este artículo tiene como objetivo general:
Diseñar un modelo para la Auditoría de la
Gestión de Mantenimiento basado en el modelo de Gerencia
de Mantenimiento de PDVSA. Este modelo planteó la
visión de diseñar una herramienta gerencial que
permita determinar la gestión, el grado de madurez,
definir prioridades basado en la influencia y dependencia de las
variables e identificar las áreas de mejora potencial de
la organización de mantenimiento, permitiendo a la
Gerencia tomar decisiones que lleven a plantear estrategias y un
plan de acción para optimar el desempeño de la
organización y lograr la consecución de sus
objetivos, garantizando la continuidad operacional y el uso
eficiente de los recursos, llevando a la gestión hacia las
mejores prácticas de Mantenimiento Clase Mundial.
Está enfocado en la Filosofía de Mejoramiento
Continuo de Deming. El tipo de investigación proyecto
factible y al aplicar el modelo es confirmativa, requiriendo la
ejecución de los niveles: exploratorio, descriptivo,
explicativo y proyectivo, mediante observaciones de los procesos,
entrevistas y encuestas realizadas al personal gerencial de la
organización de mantenimiento. Se concluye que: el proceso
de Gestión de Mantenimiento en PDVSA esta conformado por
tres niveles: estratégico, táctico y operativo.
PDVSA utiliza la metodología COSO para realizar los
procesos de auditorías. El modelo diseñado
está basado en los cuatro pasos de Deming y es
representado por medio del pentaculo de Da Vinci, es un modelo
dinámico, flexible y adaptable a cualquier
organización de mantenimiento. Se diseño un modelo
para auditar la gestión de mantenimiento en PDVSA que
permite evaluar el cumplimiento de las normativas de PDVSA, el
grado de madurez de la organización con respecto a las
mejores prácticas de Mantenimiento Clase Mundial y
establecer prioridades basado en la influencia y dependencia
entre las variables de estudio.

PALABRAS CLAVES: Gerencia de
Mantenimiento, Círculo de Deming y Mejoramiento
Continuo.

Introducción

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) para conocer
cuál es la exposición al riesgo de las
organizaciones que la conforman, realiza análisis de
riesgos por medio de la Gerencia Corporativa de Auditoría
Interna con la finalidad de establecer el plan anual de
auditorías. Este análisis ha dado como resultado
que una de las organizaciones que representa mayor riesgo es la
Gerencia de Mantenimiento, convirtiéndose su
gestión en una función crítica para la
Corporación.

Por lo tanto se requiere analizar minuciosamente la
Gestión de Mantenimiento en forma sistémica para
determinar el grado de excelencia de la organización y la
forma de gestionar cada uno de sus departamentos, identificando
los puntos de mejora para marcar directrices de lo que
debería ser una gestión clase mundial y a su vez
tener un sistema de retroalimentación para el monitoreo y
mejoramiento continuo.

La adopción de este modelo, ofrece determinar de
manera continua la Situación Actual de la Gestión
de Mantenimiento para realizar los ajustes pertinentes que
permitan cerrar las brechas existentes asegurando su viabilidad
futura, lo que implica el aprendizaje continuo de la
organización, el seguimiento de una filosofía de
gestión y la participación activa de todo el
personal.

Diseño del
Modelo

El presente artículo contempla el diseño
del Modelo para la Auditoría de la Gestión de
Mantenimiento que permite evaluar la Gestión teniendo en
cuenta el Modelo de Gerencia de Mantenimiento de PDVSA y
cimentado en la metodología para auditar la gestión
de mantenimiento diseñada por Vásquez
(2011).

2.1. Visión Esperada del
Modelo

La visión esperada del modelo es: "Ser una
herramienta gerencial que permita determinar la situación
actual de la gestión de mantenimiento e identificar las
áreas de mejora potencial, permitiendo a la Gerencia tomar
decisiones que lleven a optimar el desempeño de la
organización y la consecución de sus objetivos,
garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los
recursos".

2.2. Objeto del Modelo

Disponer de una herramienta eficaz y confiable en apoyo
de las políticas y controles de gestión de
mantenimiento, proporcionando información sobre la cual la
Gerencia de Mantenimiento puede actuar para mejorar su
desempeño.

2.3 Objetivos del Modelo

Los objetivos del Modelo para la Auditoría de la
Gestión de Mantenimiento son:

• Conceptualizar las variables a ser estudiadas, las
  cuales están enmarcadas en los factores de
  Mantenimiento Clase Mundial.

• Realizar el diagnóstico de la gestión
  actual de mantenimiento mediante la Norma PDVSA
  MM-01-01-00.

• Analizar las brechas y definir prioridades de
  estudios.

• Elaborar las estrategias y un plan de acción
  para el cierre de brechas.

• Definir los indicadores de gestión para el
  control y seguimiento del plan de acción.

2.4. Fases del Modelo

El modelo cumple con las cuatro (4) fases del
Círculo de Deming o Círculo de Mejoramiento
Continuo, las cuales son Planificar, Hacer, Verificar y Actuar,
tal como se muestra en la Figura N° 1:

Figura N° 1. Círculo de
Deming. Fuente:
http://www.temperies.com.ar/es/workQuality.html

• Planificar:

Variables (V): En esta etapa se definen y se
conceptualizan las variables que serán
estudiadas.

• Hacer:

Investigación + Diagnóstico (I+D):
Se realizan todas las actividades referentes al
diagnóstico de la situación actual de la
gestión de mantenimiento, por medio del instrumento de
medición diseñado para auditar la gestión de
mantenimiento de acuerdo a la Norma PDVSA.

• Verificar:

Brechas + Prioridades (B+P): En esta etapa se
analizan las brechas existentes entre la situación actual
de la gestión de mantenimiento y la situación ideal
basada en una Gestión de Mantenimiento Clase Mundial
determinando el Grado de Madurez y estableciendo a su vez las
prioridades de estudio.

• Actuar:

Estrategias + Plan de Acción (E+A): En
esta etapa se elaboran las estrategias necesarias para el cierre
de brechas y el plan de acción plasmando en formato Gantt
especificando las actividades a realizar, los recursos, tiempo y
responsable.

Control + Seguimiento (C+S): Se define los
indicadores de gestión para realizar el monitoreo continuo
de la implementación del plan de acción, en
función de la obtención de los beneficios tales
como cumplimiento en el tiempo para la consecución de los
objetivos, reasignación de recursos y/o por medio de la
obtención de nuevos recursos.

2.5. Diseño del
Modelo

El modelo se denomina Modelo Da Vinci, porque se
representa por medio del pentáculo Da Vinci. Para Da Vinci
la punta hacia arriba representa al ser humano siendo este el
factor más importante para lograr la gestión eficaz
y eficiente del mantenimiento y las otras cuatro puntas,
representan los cuatro elementos de la naturaleza, Fuego, Aire,
Agua y Tierra, los cuales son elementos representado en cada uno
de los factores que afectan a la Gestión del Activo
Físico, tal como se muestra en la Figura N°
2.

Figura N° 2: Modelo Da Vinci. Fuente:
Propia

El modelo diseñado para la Auditoría de la
Gestión de Mantenimiento se muestra en la figura N° 3.
En esta figura se muestra que la entrada del modelo es la
Gestión Actual de la Organización de Mantenimiento,
el proceso medular son las fases del modelo explicadas en el
punto anterior, obteniendo como salida una Gestión de
Mantenimiento Clase Mundial, todo esto soportado por los doce
(12) factores de Mantenimiento Clase Mundial.

Figura N° 3: Modelo para la
Auditoría de la Gestión de Mantenimiento. Fuente:
Propia

A continuación la descripción detallada de
cada fase del Modelo:

2.5.1.- Variables (V)

Para el diseño de este modelo de
auditoría, es necesario principalmente definir las
variables que permitan diagnosticar la gestión de
mantenimiento.

En el plano mundial, existen diferentes autores que han
definido diferentes variables para este tipo de
diagnóstico, este trabajo contemplo el análisis de
doce (12) variables resultante de las experiencias laborales en
organizaciones de mantenimiento de PDVSA y englobados tanto en
los factores de Mantenimiento Clase Mundial como en las normas de
PDVSA y COVENIN, al igual que en los requerimientos exigidos por
la British Standards Institution (BSi) PAS 55-2:2008,
Gestión de Activos, (Publicly Available Specification:
Especificaciones Disponibles al Publico), para la gestión
optimizada de activos físicos y cuya especificaciones
provee veintiocho (28) requerimientos para establecer y auditar
un sistema de gestión integrado y optimizado a lo largo
del ciclo de vida para todo tipo de activo
físico.

Aun cuando estos 12 factores están englobados en
lo antes mencionados, el cumplimiento de estos factores o
variables solo representaría un estándar
mínimo que debe ser considerado como buenas
prácticas pero que no representan las mejores
prácticas porque puede variar de acuerdo a las necesidades
de cada organización.

2.5.2.- Investigación +
Diagnostico (I+D)

Esta etapa se inicia con una investigación,
diagnóstico y/o estudio que permitirá definir la
situación actual de la organización auditada en los
términos de las variables y principios básicos
definidos en la etapa anterior.

Para realizar este diagnóstico, se
diseñó un instrumento de medición que entre
otros, evalúa los aspectos de la norma de PDVSA:
MM-01-01-00 "Modelo de Gerencia de Mantenimiento" y utiliza la
metodología para auditar la gestión de
mantenimiento diseñada por Vásquez (2011), la cual
se apoya en el formato de la Norma COVENIN 2500-93 "Manual para
Evaluar los Sistemas de Mantenimiento en la Industria",
utilizando el sistema de deméritos que permite partir de
la situación ideal para ubicar la situación actual
de la gestión de mantenimiento.

Los deméritos definidos son los que por
omisión o por incidencia negativa, originan que la
efectividad de los principios básicos no sea completa,
disminuyendo la puntuación total de dicho principio. La
ponderación de estos deméritos al igual que la de
cada principio básico, es basada en la experiencia y
conocimiento del autor y en las observaciones realizadas en las
visitas a diversas organizaciones de Mantenimiento de PDVSA, por
lo tanto podrían ser modificadas para cualquier otro
proceso de auditoría.

Para verificar el cumplimiento de la norma PDVSA, este
instrumento evalúa la gestión de mantenimiento
enfocada en tres niveles, estratégico, táctico y
operativo, donde se distribuyen los doce (12) factores o
variables de Mantenimiento Clase Mundial.

Para completar la calificación de cada demerito,
se efectuó un análisis interno realizando
entrevistas y encuestas al personal Gerencial/Administrativo de
la Gerencia de Mantenimiento de Refinería Puerto La Cruz y
se apoyó en los cuestionarios MES y MQS elaborados por
Vásquez (2011). Con este instrumento además de
poder graficar el comportamiento de la gestión, se
determina un valor porcentual que mide el grado de madurez de la
gestión de mantenimiento basada en la escala de madurez
definida por Vásquez (2011).

Adicional, se procede a graficar cada variable en un
Diagrama Radar o Araña, con el cual podemos mostrar
visualmente las discrepancias entre la situación actual y
la situación ideal.

2.5.3.- Brechas + Prioridades
(B+P)

Para analizar los datos recolectados el instrumento
determina el "Índice de Brecha", es decir, muestra
porcentualmente la diferencia entre lo que se definió como
situación ideal (81%) y la situación actual
(resultado de la evaluación).

Una vez determinado este índice de brecha para
los Principios Básicos de cada variable, se procede a
realizar un análisis de prioridades utilizando el
Método de Priorización de Variables basado en
Matrices.

Con este método se analizan las variables
(Principios Básicos) del objeto de estudio como un sistema
donde cada elemento guarda una relación de
interdependencia. Este método puede considerarse una
técnica cuantitativa, ya que hace uso de índices
estadísticos o de la elevación en potencial de
matrices para poder obtener el valor de influencia o de
dependencia de las variables. Es por ello que resulta una
técnica de gran utilidad para poder establecer
cuáles son aquellas variables o principios básicos
que por su influencia afectan todo el sistema y poder emprender,
a partir de los resultados obtenidos, alguna estrategia para su
modificación, pues cualquier acción sobre ellas
modificará a las demás.

Una vez que se tiene establecido y definido los
principios básicos de cada variable a utilizar, estas se
distribuyen, tanto por filas como por columnas en la matriz. Las
variables que ocupen el lugar de las filas se manejan como
influyentes y cuando estén en las columnas se manejan como
dependientes.

Posteriormente, se asignan valores de cero (0), uno (1)
y dos (2) a las variables o principios básicos,
dependiendo si influye o no en las demás. Se establece el
valor 0 para una influencia nula, 1 para un poca influencia y 2
para una mucha influencia. La razón de hacer dicha
asignación de un valor numérico es para poder
establecer una sumatoria tanto de filas como por columnas. La
sumatoria de los números por filas nos indica las veces
que cada una de las variables impactaron a las restantes. La
sumatoria de los números por columna nos indica las veces
que cada variable es influida por las restantes. En la Figura
N° 4 se muestra la respectiva matriz.

Figura N° 4: Matriz de
Influencia/Dependencia. Fuente: Propia

Una vez construida la matriz, se calcula un
índice de influencia el cual se obtiene de la sumatoria de
las columnas de cada principio básico, entre el total de
la sumatoria de valores de influencia y se obtiene el promedio de
influencia dividiendo a este, entre el total de los principios.
Para el promedio de dependencia, este se obtiene de la sumatoria
de las filas de cada principio básico entre el total de
los principios.

Una vez obtenida la información anterior, para
poder establecer, de qué tipo de variables se trata, se
procede a relacionar cada uno de los índices de influencia
con cada uno de los índices de dependencia en un plano
cartesiano. El eje Y es influencia y el eje X dependencia; donde
el límite entre cada zona es el máximo y
mínimo de cada índice.

Se considera que un principio básico tiene un
índice de influencia alta cuando es mayor al promedio y un
bajo índice de influencia cuando su porcentaje es menor al
promedio. De manera análoga sucede con el índice de
dependencia. Así, una vez graficado cada uno de los
índices tal como se muestra en la Figura N° 5, se
puede observar el lugar que ocupa cada una de las variables, lo
cual permitirá establecer cuáles son aquellas que
por su influencia afectan todo el sistema. La utilización
de dicha técnica permite, que una vez ubicados los
principios básicos influyentes en los cuadrantes I y II,
es decir Zona de Poder y Zona de conflicto respectivamente, se
puede emprender alguna estrategia para su modificación, ya
que cualquier acción sobre ellos modificará a los
demás.

Figura N° 5: Zona de
Influencia/Dependencia. Fuente: Propia

A continuación se describe cada zona de
influencia y dependencia:

• Zona de Poder: Representada en la figura con
  el color rojo, en esta se encuentran los principios
  básicos que tienen más alta influencia y la
  más baja dependencia. Por ello, son las más
  importantes porque son las que más influyen en el
  resto y tienen menos dependencia de los demás. Las
  modificaciones que en ellas ocurran tienen repercusiones en
  todo el sistema, por lo que son las que deben recibir mayor
  atención a su solución.

• Zona de Conflicto: Se localizan los
  principios básicos de alta influencia y alta
  dependencia mostrados en color amarillo. Son importantes por
  su influencia pero también dependen mucho del resto.
  Al igual que influyen son influidas y las variaciones que
  ocurran en ellas tendrán repercusiones en todo el
  sistema. Después de los principios básicos de
  la zona de poder son las que deben recibir la atención
  porque cumplen la función de enlace entre la zona de
  poder y las restantes, porque sus consecuencias se
  reflejarán en los principios básicos de la zona
  de salida que son consecuencia de las anteriores.

• Zona de Salida: Son las mostradas en el
  cuadrante de color azul. Tienen menor importancia por su baja
  influencia. Por su alta dependencia del resto estas se
  solucionaran en forma consecuente y se deberán atender
  luego de atender los de la zona de poder y
  conflicto.

• Zona Aislada: Son los que deben atenderse al
  final y representadas de color verde, ya que son las que
  tienen poca o ninguna dependencia o influencia del resto,
  razón por la cual se les denomina aisladas.

Una vez obtenido tanto el Grado de Madurez y el
Índice de Influencia/Dependencia de cada principio
básico, se le asignara un puntaje a cada uno de estos tal
como se muestra en la Tabla N° 1 para posteriormente
multiplicarlos, y los principio básicos que resulten con
mayor valor, serán a los que se le dará prioridad
para ser analizado, específicamente los ubicados en la
Zonas de Poder y Zona de Conflicto de la matriz de
ponderación de variables y cuyo Grado de Madurez
estén principalmente en la etapa de Inocencia y
Conciencia, es decir, los prioritarios serán los que
tengan un puntaje mayor o igual a ochenta (80).

Tabla N° 1: Puntaje a ser asignado.
Fuente: Propia

2.5.4.- Estrategias + Plan de Accion
(E+A)

Una vez priorizados los principios básicos, se
procede a diseñar estrategias que permitirán cerrar
las brechas entre la situación actual y la
situación ideal. Para establecer estas estrategias, se
utilizan como referencia los propios deméritos de cada
principio básico definidos en el instrumento de
medición, por supuesto, tomando en cuenta los de mayor
calificación obtenida.

Considerando el resultado del análisis y las
estrategias definidas, se crea un plan de acción que
permitirá incrementar la eficiencia y eficacia de la
gestión de mantenimiento. El plan de acción
estará constituido por las estrategias, actividades a
realizar, recursos necesarios, tiempo de ejecución y
responsables, de manera que pueda cubrir los principios
básicos de cada variable tal como se muestra en la Figura
N° 6.

Figura N° 6: Plan de Acción.
Fuente: Propia

2.5.5.- Control + Seguimiento
(C+S)

Para el control y seguimiento del plan de acción,
se tiene como punto de referencia los indicadores de la Norma de
PDVSA MM-01-01-02: Indicadores de Gestión y se relacionan
con cada estrategia para definir los indicadores de
gestión que permitirán hacer seguimiento al
cumplimiento del plan de acción propuesto y por
consiguiente el logro de las estrategias fijadas.

3. Conclusiones

El modelo para la auditoría de la gestión
de mantenimiento diseñado, está basada en los
cuatro (4) pasos del circulo de Deming: Planificar, Hacer,
Verificar y Actuar, lo cual permite enfocarse en la
filosofía del Mejoramiento Continuo y evaluar
constantemente si la organización de mantenimiento
auditada cumple con las normativas de PDVSA y las mejores
prácticas de Mantenimiento Clase Mundial.

El modelo se representa por medio del pentáculo
Da Vinci, de tal forma que se identifica al ser humano con la
punta hacia arriba siendo este el factor primordial para lograr
la gestión eficaz y eficiente del mantenimiento y las
otras cuatro puntas, representan los cuatro elementos de la
naturaleza, Fuego, Aire, Agua y Tierra, los cuales son elementos
representados en cada uno de los factores que afectan a la
Gestión del Activo Físico.

El modelo para la auditoría de la gestión
de mantenimiento formulado, es flexible y adaptable al contexto
donde se aplique, lo cual se ajusta a la realidad de las
organizaciones de mantenimiento que son dinámicas,
interactivas y deben responder a los cambios.

El modelo para la auditoría de la gestión
de mantenimiento, está diseñado para lograr una
visión de carácter gerencial, que le permita
capturar las oportunidades de mejora de la organización
para:

• Asegurar la disponibilidad máxima de las
  Plantas Operacionales, al menor costo dentro de los
  requisitos de confiabilidad, cantidad y calidad de
  producción, costos operacionales, seguridad y medio
  ambiente.

• Aumentar los tiempos entre fallas de equipos
  críticos.

• Incrementar el Mantenimiento Preventivo y disminuir
  el Mantenimiento Correctivo.

• Prolongar la vida útil de los
  activos.

• Adecuar la estructuración de la Base de Datos
  de Mantenimiento para la generación de los informes de
  Gestión.

• Maximizar la productividad.

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presentado como requisito para optar al título de
Magíster Scientiarum en Gerencia de Mantenimiento.
Anzoátegui, Venezuela.

Autor:

Vásquez G., Emiro J., Ing. Msc.
Msc.

Asesor de Mantenimiento de PDVSA

Magister en Gerencia de Mantenimiento.
(UDO-UNEFA)

Magister en Ciencias Administrativas mención
Gerencia General. (UDO)

Especialización en Ingeniero de Procesos de
Producción de Superficie (PIA-IPS/PDVSA)

Ingeniero Electricista. (UDO)

Con más de 22 años de
experiencia como Ingeniero, Supervisor, Superintendente y Gerente
de Mantenimiento de PDVSA en el área de
Exploración, Producción y Refinación de
Petróleo y Gas, en las diferentes filiales de Oriente
PEQUIVEN Jose, Corpoven/PDVSA San Tome, PDVSA Punta de Mata y
PDVSA Refinación Oriente.